MACROPROCESO GOBIERNO CORPORATIVO Procedimiento Diseño de la Estructura Orgánica

Transcripción

1 Proceso Diseño Organizacional Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: MACROPROCESO GOBIERNO CORPORATIVO Procedimiento Diseño de la Estructura Orgánica Carlos Jiménez Rojas, UGC Bernal Piedra Castillo, UGC Randall Montes Porras, UGC Maritza Sanabria Masís Jefe de Unidad Gobierno Corporativo Marta Acosta Zúñiga Subcontralora General de la República Despacho Contralor EO Versión: 1 Fecha:

2 1. Concepto La estructura organizacional en la Contraloría General (CGR) refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan sus actividades, tomando en consideración las relaciones entre todos los funcionarios y funcionarias de la entidad, sean estos del nivel gerencial, profesional, técnico u operativo. Las áreas funcionales de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz, en el caso de la CGR es por función a través de su Reglamento Orgánico. Es un modelo que regula todo lo relativo a relaciones, actividades, derechos y obligaciones, que es preciso fijar mediante normativa. Es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera cumpla con el mayor rendimiento posible. El tamaño está positivamente correlacionado con el número de niveles jerárquicos y con el número de divisiones existentes. 2. Objetivo del procedimiento Establecer la estructura funcional de las dependencias internas de la CGR para lograr el cumplimiento de las ideas rectoras institucionales. 3. Abreviaturas. Abreviatura CGR DFOE DO MAGEFI MTD SIGI SIGYD UGA UGC UJI US Significado Contraloría General de la República División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Diseño Organizacional Manual General de Fiscalización Integral Módulo de Toma de Decisiones Sistema de Gestión Institucional Sistema Integrado de Gestión y Documentos Unidad de Gestión Administrativa Unidad de Gobierno Corporativo Unidad Jurídica Interna Unidad/División Solicitante

3 4. Fundamento jurídico. Norma Art. Detalle Apartado 2.5 Estructura Organizativa Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE) Establece que debe procurarse una estructura que defina la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y coordinación, que apoye el logro de los objetivos. Dicha estructura debe ajustarse según lo requieran la dinámica institucional y del entorno y los riesgos relevantes. Para lograrlo el análisis de la estructura orgánica se convierte en una herramienta para cumplir dicha normativa. Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI) 2008 Proceso de Diseño Organizacional Establece el diseño de la medición de la estructura orgánica como uno de los temas que conforma el proceso de diseño organizacional en la CGR. 5. Clientes Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República Clientes o Grupos de Clientes TIPO DE CLIENTE Externo Interno Inicial Asamblea Legislativa: Diputado individual Final 1 B CI F C Grupo de diputados (grupo, fracciones, comisiones y subcomisiones) Grupos organizados de la sociedad civil y entes extranjeros: Gremios laborales Clientes internos Despacho Contralor Auditoría Interna de la CGR Unidad de Gobierno Corporativo de la CGR Otras divisiones, áreas o unidades de la CGR 1 B: Beneficiario, CI: Ciudadanos Interesados, F: Fiscalizados, C: Consumidores

4 Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República Clientes o Grupos de Clientes Partes interesadas Personas, entidades u órganos de la Administración Pública, diferentes del sujeto fiscalizado. TIPO DE CLIENTE Externo Interno Final Inicial 1 B CI F C 6. Ejecutores Ejecutores Contralor(a) Subcontralor(a) Gerente de División Gerente de Área/Asociado Jefe de Unidad Asistente Técnico Asociado Asistente Auxiliar de Secretaria 7. Participantes Participantes No se identifican

5 8. Insumos específicos Código Insumo Insumo (del proceso) Insumo específico para el procedimiento Fuentes Acceso Restringido I1 Perfil de proyecto 01 Perfil de proyecto de diseño Organizacional o de Mejora Continua. I2 Mejores prácticas sobre gestión pública o privada. 01 Informes de cambios de estructura organizacional de otras entidades. 02 Criterios e informes de especialistas sobre el tema de estructura organizacional. I3 Normativa externa 01 Decretos, Resoluciones, Normativa, Reglamentos internos, Políticas y Lineamientos en materia de estructura organizacional aplicables al sector público. PA-02 Entorno Entorno PA-01 Entorno I4 Conocimiento e información de los ejecutores. 01 Lineamientos de Diseño Organizacional emitidos por la CGR. 02 Histórico de estudios de estructura organizacional de la CGR. PA Documentos técnicos sobre mejores prácticas en materia de estructura organizacional. Entorno 04 Puestograma institucional actualizado 05 Información del SIGI y SIGYD PA-06 PA-02 SIGI SIGYD 9. Tareas. A continuación se presenta un Modelo Gráfico que muestra la secuencia de las tareas del procedimiento, sus ejecutores y puntos de control señalados en color verde.

6 MACROPROCESO GOBIERNO CORPORATIVO PROCESO DISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Ejecutores Código Tarea Tareas Contralor (a) Subcontralor (a) Gerente División Gerente de Área / Asociado Jefe de Unidad Asistente Técnico Asociado Asistente Auxiliar de Secretaria Herramientas Técnicas EO EO Actividad 1: Planificación detallada del proyecto Completar el formulario para solicitar el estudio para la determinación de la estructura orgánica (insumo I1) (US) Identificar las hipótesis y supuestos sobre las que se fundamentará el estudio para el diseño de la estructura orgánica. (US) EO EO EO EO EO Verificar que las condiciones técnicas necesarias para el desarrollo del proyecto (perfil y /o formularios) se encuentren disponibles (recurso humano competente, tiempo, plazos, riesgos, entre otros). (US) Identificar las fuentes y la disponibilidad de la información respecto de las variables para determinar la estructura orgánica en la división, área o unidad donde se realizará el estudio. (US) Consultar los lineamientos para proponer cambios en el diseño organizacional. (US) Recopilar la información de los parámetros requeridos para determinar la viabilidad de la nueva estructura orgánica solicitada. (US) Ajustar en caso de ser necesario, los objetivos, el alcance, las tareas, procedimientos, métodos, plazos y responsables y productos esperados en función de la naturaleza del estudio y de los estudios o datos previos investigados. (US) EO Formalizar ante la UGC la solicitud de cambio organizacional (US) Analizar solicitud de cambio organizacional remitida por la Unidad EO solicitante (formulario) (UGC) EO Emitir las recomendaciones (en caso de requerirse) se estimen convenientes sobre la solicitud de cambio. (UGC) EO Analizar las recomendaciones de la UGC sobre los parámetros mínimos que sustentan la propuesta de cambio en la organizacional (formulario) (US) EO EO EO EO EO EO EO EO EO Incluir los ajustes en el formulario a la luz de las recomendaciones de la UGC. (US) Elaborar el perfil del proyecto. (US) H-EO-01-13_01 Validar el perfil del proyecto ajustado con las instancias que se requiera. (US) Aprobar el perfil del proyecto en función de los requerimientos y de los estándares requeridos. H-EO-01-13_01 Organizar la documentación generada durante la actividad de planificación. Identificar requerimientos gerenciales necesarios para realizar el cambio de estructura orgánica. (US) Investigar estudios previos de cambio de estructura orgánica en la dependencia donde se aplicará el nuevo estudio. (US) Analizar documentos que orientan hacia donde se dirige la CGR en materia de estrategia de fiscalización, por ej: Hacia la Contraloría del S.XXI, PEI actual, resultados del Monitoreo del Entorno, resultados de valoraciones de riesgo institucionales, resultados de informes de Control Interno, resultados de la evaluación institucionales anteriores, informes de equidad de genero,estudios de cargas de trabajo, etc. (US) Actividad 2: Elaboración de la propuesta Realizar un análisis descriptivo de la operación de la nueva propuesta de estructura organizacional. (US) EO Elaborar nueva distribución de temas, competencias, atribuciones acerca de los ámbitos que en materia respectiva (fiscalización o apoyo) les corresponde atender a cada una de las divisiones, áreas o unidades según la nueva propuesta de cambio de estructura ocupacional.(us) EO EO EO EO EO Elaborar la propuesta de ajuste al Reglamento Orgánico vigente de manera que refleje los nuevos cambios en la estructura organizacional. Balancear la distribución de los funcionarios/as asignado a las divisiones, áreas, unidades según nueva propuesta. (US) Elaborar propuesta de reasignación de activos de todos los funcionarios/as a los que les aplica el cambio en la estructura organizacional. (US) Listar los requerimientos necesarios para complementar la propuesta de cambio organizacional a saber: de redes de tecnología de información y comunicaciones, fuentes de electricidad, distribución de planta, aspectos de ergonomía, entre otros. (US) Formular la logistica de movilización de los funcionarios/as a la nueva división, área o unidad de manera que sea eficiente, eficaz y oportuna. (US)

7 MACROPROCESO GOBIERNO CORPORATIVO PROCESO DISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Ejecutores Código Tarea Tareas Contralor (a) Subcontralor (a) Gerente División Gerente de Área / Asociado Jefe de Unidad Asistente Técnico Asociado Asistente Auxiliar de Secretaria Herramientas Técnicas EO Coordinar con la UGA las actividades requeridas para ejecutar la distribución de funcionarios/as para implementar la nueva propuesta de estructura (limpieza, residuos, devoluciones de activos al almacen, entre otros). (US, UGA) EO EO EO EO Determinar si la nueva propuesta de cambio de estructura implica un ajuste a los roles, competencias en los distintos puestos de trabajo de la dependencia donde se aplica la propuesta de cambio de estructura. (US) Identificar beneficios esperados y riesgos asociados acerca de la viabilidad para implementar la propuesta de estructura orgánica. (US) Analizar la normativa interna que podría sufrir modificación según las recomendaciones del informe de estructura orgánica. (US) Elaborar el informe de proyecto con la nueva propuesta de estructura organizacional que incluya los principales resultados de las tareas realizadas durante la elaboración de la propuesta. (US) EO EO EO EO EO EO Presentar los resultados a las gerencias y jefaturas, directamente relacionadas con la nueva propuesta. (US) Valorar las observaciones recibidas de las gerencias y jefaturas. (US) Validar jurídica, técnica y operativamente la propuesta de cambio de estructura organizacional ( UJI, UGC, UGA) Retroalimentar para que las condiciones técnicas en materia de estructura orgánica estén acorde a los lineamientos o requerimientos de la unidad que lidera el proceso de Diseño Organizacional.(UGC) Realizar los ajustes derivados de las observaciones de la UGC, UJI, DGA en caso de existir. (US) Organizar la documentación generada durante la elaboración de la propuesta del estudio de estructura orgánica. (US) EO Elaborar presentación con la propuesta de cambio de DO Despacho Contralor (US) EO Realizar la presentación de los resultados del estudio al Despacho Contralor (cambios en la normativa interna). (US) EO Valorar las observaciones finales recibidas del Despacho Contralor. (US) EO Incorporar a la propuesta de Informe del estudio las observaciones recibidas del Despacho Contralor. EO Emitir el Informe Final. (US) EO Aprobar los cambios del DO relacionados con la estructura orgánica. EO Emitir la Resolución o comunicado formalizando el cambio a nivel institucional. (US) EO Comunicar los resultados del estudio a todo el personal de la CGR. (US) EO Efectuar los cambios en la normativa interna según las recomendaciones del informe. EO Organizar la documentación del estudio que conformará el expediente digital. (US) EO-01 EO-02 EO-03 EO-04 EO-05 Generar el expediente electrónico correspondiente al proyecto sobre la propuesta del nuevo diseño de estructura orgánica. Determinar los permisos de acceso al expediente electrónico del proyecto. (US) Resguardar los archivos con el análisis de datos de la nueva propuesta de estructura orgánica. (US) Archivar el expediente electrónico correspondiente en el espacio de la red previsto para esto. (US) Custodiar aquella información recibida de los sistemas institucionales, relacionada directamente del estudio como lo son las solicitudes de información acerca de los volúmenes y tiempos de las gestiones de los procesos en estudio, se mantendrá dentro del expediente electrónico del estudio de estructura orgánica. (US) Actividad 3: Emisión de la normativa interna Manejo documental 1 EO-06 EO-07 Determinar los permisos de acceso al expediente electrónico del proyecto. (US) Determinar el acceso a los datos confidenciales durante la elaboración del estudio. (US) 1 En la medida en que exista el documento en formato electrónico deberá conformarse el expediente electrónico asociado al expediente físico. Herramientas H-EO-01-13_01 Formulario "Solicitud para realizar un estudio de cambio organizacional". Lineamientos de diseño para cambios en el diseño organizacional. Perfil de proyecto

8 10. Productos Intermedios 2 del procedimiento Código del Producto Pi1 Pi2 Pi3 Productos Intermedios Recomendaciones sobre los parámetros mínimos que sustentan la propuesta de cambio en la organizacional. Plan logístico de movilización de los funcionarios/as. Programación de actividades de conserjes y personal de mantenimiento. Acceso Restringido 11. Productos finales del procedimiento Código Producto final Productos del proceso MAGEFI Productos finales del procedimiento Destino Acceso Restringido P1 Modelo Organizacional 01 Oficio de remisión del informe de cambio de la estructura organizacional. 02 Informe de cambio de la estructura organizacional de la unidad proponente. 03 Directrices institucionales derivadas de los resultados del informe de cambio de estructura organizacional. Cliente Interno Procesos internos PA-02 2 Aquellos productos o servicios que se generan durante alguna de las tareas del procedimiento y que son insumos para otra tarea o actividad del mismo procedimiento, u otro proceso o que son remitidos a un cliente interno, o a un cliente externo, aportan valor a la razón de ser del procedimiento. No deben entenderse simplemente como las comunicaciones entre las distintas unidades.

9 Código Producto final Productos del proceso MAGEFI Productos finales del procedimiento Destino Acceso Restringido P2 Normativa interna de CGR. 01 Resolución para ejecutar los resultados del estudio de cambio de la estructura organizacional a nivel institucional. PA-02 PA-06 PA-07 PA-08 PA-10 PA-13 PA-14 PA Glosario Concepto Definición No hay Anexo 1: Sistemas Automatizados internos o externos utilizados en el procedimiento. Sistemas relacionados Siglas Nombre Interno Origen Externo (Nombre entidad) MTD Módulo de Toma de Decisiones SIGYD Sistema Integrado de Gestión y Documentos SIGI Sistema de Gestión Institucional