Administración de Compras e Inventarios

Transcripción

1 Administración de Compras e Inventarios

2 1 Sesión No. 12 Administración de Inventarios. Parte II Objetivo: Al terminar esta sesión el estudiante interpretará los indicadores de gestión para saber en todo momento cómo se encuentran las áreas de la empresa y tomar decisiones. Contextualización En la actualidad las empresas están obligadas a buscar claves que aseguren la competitividad y su mantenimiento en el mercado, estas claves se resumen en ofrecer al cliente un servicio rápido, de calidad y al menor costo posible. Los stocks tienen un rol muy importante en este desafío, ya que si una gestión de los stocks es eficiente puede ser una pieza clave para el éxito de la empresa. Además es fundamental establecer un sistema de gestión de inventarios que determine la cantidad de existencias que necesita mantener el almacén y sobretodo el ritmo adecuado de pedidos para cubrir las necesidades de producción y comercialización de la empresa.

3 2 Introducción al Tema El logro de la excelencia es un objetivo fundamental en los negocios y empresas de todo el mundo, con el fin de alcanzar este objetivo, las personas tienen que saber evaluar los sistemas de la calidad y utilizar las auditorías como herramienta de gestión para favorecer la mejora continua. También deben familiarizarse con los sistemas de la calidad y las normas para auditorías utilizadas nacional e internacionalmente. El adecuado uso y aplicación de los indicadores y los programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas, son una base de generación de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional.

4 3 Explicación Demandas cíclicas de la producción Se entiende por demanda a la cantidad de bienes y servicios que el mercado requiere o solicita para buscar la satisfacción de una necesidad específica a un precio determinado. Cuando hablamos de la demanda cíclica de la producción nos referimos al consumo periódico regular de los productos o materiales que se utilizan para llevar a cabo las operaciones internas de la empresa. Debemos tomar en cuenta el ritmo de los consumos a través de la experiencia, determinar cómo es el consumo de materia prima: Lineales: la producción se comporta siempre de la misma manera. Estacionales: hay períodos donde la producción es baja y períodos donde es alta. Combinados: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción estacionales. Impredecibles: la producción no se puede planear, pues depende de factores externos no controlables. Imagen obtenida de mce-tsu-401.blogspot.com

5 Demandas inesperadas por ventas ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS 4 El plan de ventas tiene una relación fundamental con el plan de finanzas debido a que fija los volúmenes de ventas con base en los cuales se presupuestan los ingresos que deberá registrar la organización durante el periodo, también, es un elemento fundamental para que el área de fabricación pueda desarrollar eficazmente su labor, es decir, obtener los resultados esperados, indicando al plan de producción lo que debe producir y los volúmenes requeridos. Si la demanda total es muy variable, la habilidad de resarcirse de los inventarios dependerá también de la velocidad de reacción de la producción a los cambios erráticos. Si se reacciona con rapidez será posible mantener inventarios más bajos requiriendo así menos inversión en el capital de trabajo. Una forma de combatir este problema cuando tenemos ventas no esperadas y son mayores a la cantidad de producto que tenemos es previendo un Inventario de Fluctuación, estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Imagen obtenida de blog.lacor.es Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias

6 5 de la demanda. La desventaja de tener un stock de seguridad es que supone costos de almacenaje. En este caso debemos tener una buena relación con nuestro proveedor, ya que debe intervenir con un abastecimiento de emergencia en donde el proveedor se comprometa para asegurar el surtimiento de materiales que solicitamos para seguir con nuestra producción por medio de los acuerdos realizados al inicio de nuestra relación como clientes. Análisis de normas y rechazos por control de calidad La calidad es un conjunto de propiedades y características de una entidad, actividad, proceso o producto, que le confieren para satisfacer unas necesidades implícitas, explícitas o previamente acordadas. Los sistemas de calidad son procesos y procedimientos que se planifican y diseñan para estructurar y facilitar las acciones, tomando como base los métodos productivos que generan medios de seguimiento y control en las tareas operativas de producción y de prestación de servicios dentro de los estándares de calidad exigidos. Imagen1 obtenida de Imagen2 obtenida de

7 6 Cuando los productos que recibimos por parte de nuestros proveedores no cumplen con los estándares de calidad que requerimos, se debe dar aviso inmediato a nuestros proveedores y el producto debe ser utilizado para nuestra producción hasta que sea reemplazada. Es importante que el procedimiento de la devolución sea documentada y se especifique el número de lote el cual recibió para tener antecedentes y poder darle la información completa a nuestro proveedor para que tome las medidas necesarias para resolver y verificar también su línea de producción. Indicadores de gestión Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades. Los indicadores logísticos son relaciones de datos numéricos y cuantitativos aplicados a la gestión logística que permiten evaluar el desempeño y el resultado en cada proceso. Incluyen los procesos de recepción, almacenamiento, inventarios, despachos, distribución, entregas, facturación y los flujos de información entre los socios de negocios. Es indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores de gestión logística, con el fin de poder utilizar la información resultante de manera oportuna (tomar decisiones). Características de los indicadores de gestión: Cuantificables. Debe ser expresado en números o porcentajes y su resultado obedece a la utilización de cifras concretas. Consistentes. Un indicador siempre debe generarse utilizando la misma fórmula y la misma información para que pueda ser comparable en el tiempo.

8 7 Agregables. Un indicador debe generar acciones y decisiones que redunden en el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados. Comparables. Deben estar diseñados tomando datos iguales con el ánimo de poder compararse con similares indicadores de similares industrias. Niveles de referencia. El acto de medir se realiza con base en la comparación y para ello se necesita una referencia contra la cual contrarrestar el resultado del indicador. Existen varios niveles: el histórico, el estándar, el teórico, el que requieren los usuarios, los de la competencia, los por política, los de consenso y los planificados. Responsabilidad. Quién debe actuar de acuerdo con el comportamiento del indicador con respecto a las referencias escogidas. Puntos de lectura e instrumentos. Se debe definir quién hace, organiza las observaciones y define las muestras y con qué instrumentos. Periodicidad. Es fundamental saber con qué frecuencia se deben hacer las lecturas: diaria, semanal o mensualmente. Sistema de información. Debe garantizar que los datos obtenidos en las mediciones se presenten adecuadamente (agilidad y oportunidad) al momento de la toma de decisiones, para lograr realizar la realimentación rápida en las actividades. Imagen obtenida de

9 8 Objetivos de los indicadores de gestión Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos. Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales de entrega y la optimización del servicio prestado. Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial (Benchmarking).

10 9 Conclusión Para producir artículos terminados debemos tomar en consideración los plazos de producción y consumo, los cuales debemos programar, función importante del mantenimiento de inventarios óptimo con que las empresas llevarán a cabo las operaciones de compra y venta. Esto requiere de una coordinación de compras, producción y almacenes pues tiene mucha relación con los inventarios de reserva, la periodicidad de las compras y con las corridas de producción para que se puedan lograr los objetivos de satisfacer las necesidades de que la producción esté a tiempo para que no ocurran faltantes y puedan surtirse los pedidos de los clientes. Como hemos visto, los indicadores de gestión nos ayudan para facilitarnos los procesos de toma de decisiones, así como controlar la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables, es importante ya que nos sirve como base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles para nuestra organización, así como para propiciar la participación de las personas en la gestión de la organización, su evolución comprender su situación actual y el futuro de ella.

11 10 Para aprender más Conoces las normas ISO? Asesoría, Formación y Sistemas de Gestión. Obtenido de Caso de éxito Calidad Total Ranault, aplicando la estandarización y Kaizen. Obtenido de es/

12 11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual investigarás y resumirás en qué se basa cada filosofía de los sistemas de gestión de calidad total EFQM, ISO y SixSigma. Lo tendrás que realizar en formato de texto con un máximo de 3 cuartillas, al finalizar lo subirás a la plataforma en el lugar y fecha establecida. En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Investigación

13 12 Bibliografía Lerma y Kirchner, A. E. y Bárcena Juárez, S. (2013) Planeación comercial: guía práctica. México: Alfaomega Grupo Editor. Mora García, L.A. (2010) Gestión logística integral: las mejores prácticas en la cadena de abastecimientos. Colombia: Ecoe Ediciones. Rubio Ferrer, J. y Villarroel Valdemoro, S. (2012) Gestión y pedido de stock. España: Ministerio de Educación de España. Sastra, J. (2009) Administración financiera de inventarios. Argentina: El Cid Editor.