FORMACIÓN VIRTUAL EN ECOPETROL: UN HITO QUE TRASCIENDE EL ENTRENAMIENTO FORMAL EN LAS EMPRESAS DE OIL & GAS

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1 UN HITO QUE TRASCIENDE EL ENTRENAMIENTO FORMAL EN LAS EMPRESAS DE OIL & GAS Leonardo Morales Contreras, Elianeth Mancera Valetts, Bertha Nereyda Gómez Rey Abstract. En este artículo se resalta la experiencia significativa de implementación de la plataforma LMS para viabilizar la formación virtual como complemento de la formación presencial en Ecopetrol y de esta forma facilitar la cultura de transferencia del conocimiento en los procesos operativos críticos de la empresa y que están enmarcados en el Centro de Formación de Ecopetrol denominado Universidad Corporativa - (UCE), como un mecanismo para asegurar y transferir el conocimiento. Este proceso se ha hecho viable desde abril de 2010 cuando se hizo entrega de formación a empleados a través de la solución LMS:LSO 6.0 Enterprise. Keywords: Ecopetrol: Empresa Colombia de Petróleos; GTC: Gestión de Tecnología y Conocimiento; UCE: Universidad Corporativa de Ecopetrol; LMS: Learning Management Systems.

2 2 1 Introducción La gestión del conocimiento en Ecopetrol hoy en día, es el resultado de la maduracion de un proceso que parte del año 2004, fecha a partir de la cual son multiples y exitosas las iniciativas implementadas, dentro de las cuales se destaca la UNIVERSIDAD CORPORATIVA DE ECOPETROL apalancada en tecnologías de información a a través de la cual hoy formamos talento humano bajo modalidades presenciales, virtuales y blended. 2 Implementación de la estrategia de Gestión de Conocimiento en Ecopetrol. Como parte del plan de iniciativas a llevarse a cabo en el proceso de Gestión del Conocimiento en Ecopetrol, en el año 2004 se implementó una política corporativa de gestión de tecnología y conocimiento con una visión única, soportada en procesos de gestión humana, aseguramiento y documentación de las prácticas clave de los negocios, y la puesta en marcha de soluciones de Tecnologías de Información, para la consolidación de la red social de conocimiento en Ecopetrol, que faciliten la cultura de transferencia del conocimiento de la gente para la gente.

3 Fig. 1. Visión del Programa de Gestión de Tecnología del Conocimiento Esta política está soportada en unos principios básicos: 1. Identificar y fortalecer las competencias para crecer y competir 2. Aprovechar al máximo el conocimiento de los funcionarios de la empresa. 3. Trabajar en equipo encontrando valor en aprender juntos, capitalizando y compartiendo las experiencias para el mejoramiento permanente 4. Monitorear y evaluar continuamente los avances tecnológicos para ampliar el portafolio de oportunidades y realimentar la estrategia 5. Aprovechar la tecnología disponible; innovar y crear soluciones para mejorar y expandir la organización. 6. Desarrollar alianzas con los mejores, para complementar las capacidades

4 7. Asegurar con eficacia el conocimiento, la información y la tecnología requeridos para el óptimo desempeño 8. Proteger los activos tecnológicos generados y consolidarlos como ventaja competitiva. 4 Como parte de las metas de consolidación organizacional del marco estratégico de Ecopetrol , hoy se cuenta el proceso de Gestión de Tecnología y Conocimiento en la organización liderado por el Equipo Empresarial de Gestión de Tecnología y Cononocimiento- EEGTC. Fig. 2. Marco Estratégico de Ecopetrol

5 Dentro de los principales hitos contemplados en el Programa de Gestión de Tecnología y Conocimiento (PGTC) se tienen que desde 2008 inició las operaciones continuas de la Universidad Corporativa con una proyección que a 2011 se convierta en un habilitador clave del desarrollo de competencias técnicas en Ecopetrol: Fig. 3. Hitos del Programa Empresarial de Gestión de Tecnología y Conocimiento PEGTC

6 En el 2007, con el acompañamiento de la firma RWD, se elaboró el plan estratégico de la UNIVERSIDAD CORPORATIVA DE ECOPETROL, como un mecanismo para asegurar y transferir el conocimiento crítico y diferencial de la compañía. Las operaciones tempranas de la UNIVERSIDAD CORPORATIVA DE ECOPETROL inician en Febrero de 2008 con la misión de formar personal competente para brindarle soporte a la estrategia de Ecopetrol: 6 Asegurando la disponibilidad de programas de capacitación para satisfacer las necesidades del negocio. (Diseñando, desarrollando, ofreciendo y evaluando). Facilitando la incorporación de mejores prácticas, lecciones aprendidas y conocimientos críticos. (identificación, captura, transferencia). Certificando la calidad de la capacitación: Estableciendo los criterios que permitan la identificación, formación y medición del desempeño de capacitadores. Estandarizando los métodos, contenidos y medios. Ofreciendo servicios de certificación o acceso a servicios de certificación externos en competencias de interés para Ecopetrol.

7 3 Implemetación de la solución LMS en Ecopetrol Teniendo como referencia el plan estratégico y el plan táctico definido para la implementación de la UNIVERSIDAD CORPORATIVA DE ECOPETROL y las mejores prácticas de otras empresas altamente competitivas con programas de formación de alto impacto, desde el inicio de sus operaciones se ha buscado el apoyo de las tecnologías de información para garantizar la efectividad de las operaciones, implementando así el LCMS en el año 2008 y el LMS desde el año El primero para apoyar la creación de recursos virtuales y la administración del proceso clave de desarrollo de contenido y el segundo para garantizar el gerenciamiento del proceso de aprendizaje y flexibilizar el uso e incorporatción de nuevas modalidades de formación, las cuales de acuerdo a afirmación de Gregory W. Hishlop en el que menciona que el uso de la formación virtual es inevitable Ecopetrol constituyó el proyecto Tecnologías de información para Gestión de Conocimiento, Proyecto de inversiones que hace parte de su portafolio al 2013 que tiene como objetivo diseñar, proveer e implantar soluciones de tecnología de información con productos y servicios para apoyar la gestión de conocimiento, trabajo colaborativo y los procesos de comunicación en Ecopetrol y la función de la Universidad Corporativa mediante los siguientes aspectos:

8 8 Soluciones para creación de contenidos LCMS Learning Content Management Systems Soluciones para gerenciamiento de aprendizaje LMS - Learning Management System Soluciones para conferencias o salones virtuales y herramientas de colaboración. En la fase 1 de implementación que tenía como propósito configurar la solución y parametrizarla según las características de Ecopetrol, se aseguró una solución que apalanque la nueva forma de aprender y compartir conocimiento en la organización, la cual involucró la ejecución paralelamente del plan de cambio, gestión de proyecto e implementación de requerimientos SOX (Ley Sarbanes Oxley).

9 Fig.4. Descripción breve de las fases utilizadas en el proyecto de formación virtual En esta fase, el proyecto estaba conformado por un equipo primario de 25 personas aproximadamente, un equipo extendido con stakeholdes principales y patrocinadores de alrededor de 40 personas y una población piloto de 261 aprendices. El compromiso y tenacidad de este equipo contribuyó al éxito de esta fase, la cual culminó sin desviaciones en terminos de cumplimiento de indicadores de ejecución de cronograma y presupuesto.

10 A partir de abril de 2010, Ecopetrol cuenta con una plataforma LMS que permite gerenciar los procesos de aprendizaje y viabiliza la entrega de programas de formación virtual como complemento a la formación presencial de sus empleados. 10 Los siguientes módulos han sido implementados: 1. Soluciones para creación de contenidos LCMS Learning Content Management Systems (Sap Productity Pak -SPP) 2. Soluciones para gerenciamiento de aprendizaje LMS - Learning Management System (Enterprise Learning Solution -LSO de SAP) 3. Soluciones para conferencias o salones virtuales. (Adobe Connect) Como resultados destacables de la implementacion y configuración de la solución LSO 6.0 Enterprise de SAP, se resalta: 1. Un fuerte patrocinio de Ecopetrol y respaldo a la necesidad de implementar la plataforma LMS para optimizar los procesos de gerenciamiento de aprendizaje. 2. En productivo plataforma tecnológica LMS-SAP parametrizada según requerimientos propios de Ecopetrol y perfectamente integrada con su plataforma Tecnológica.

11 3. Plan de manejo de cambio ejecutado para sensibilizar a la población piloto sobre la efectividad de la formación virtual. 4. Desarrollo de contenidos de formación para modalidad virtual basado en la metodología propia de UNIVERSIDAD CORPORATIVA DE ECOPETROL con particpipación de expertos temáticos de la Empresa apropiando una Oferta de formación de 15 programas. 5. La transferencia de conocimiento del consultor hacia el equipo de trabajo y su correspondiente incorporación en Ecopetrol. 6. Participación de los funcionarios de diferentes niveles de cargo de Ecopetrol en los programas de formación virtual (incluyendo operadores, supervisors,técnicos y profesionales) presentes en todos los espacios geográficos donde Ecopetrol opera en Colombia. Para el cierre del año 2010 se alcanzó en Ecopetrol una mayor cobertura de trabajadores (superior a 2000 funcionarios) con una oferta de programas de formación virtual mas robusta alineada con las necesidades de desarrollar talento humano competente y una cultura apropiada que favorezca el uso y aprovechamiento de tecnologías de información para formar talento humano y asegurar conocimiento critico y diferencial en Ecopetrol.

12 12 3. Conclusiones Para Ecopetrol ha sido un factor critico de éxito contar con el patrocinio de la alta dirección para gestionar el Conocimiento y la Tecnología. La implementación de la política de gestion de Conocimiento es el resultado de los esfuerzos de la organización por hacer de Ecopetrol una empresa donde el Conocimiento se socializa y se asegura. La creación de la Universidad Corporativa ha dinamizado y viabilizado en Ecopetrol un cambio en la manera de desarrollar el talento humano competente mediante el uso de tecnologías de información que soporten los procesos de aprendizaje. La formación virtual apalanca la estrategia de contar con talento humano competente y asegurar y transferir el Conocimiento critico y diferencial de Ecopetrol que complementa la formación presencial. Es clave contar con una estrategia de cambio organizacional que movilice a toda la población impactada a adoptar la cultura deseada, manteniendo siempre en mente que la tecnología es un medio y no un fin en si misma.

13 Para 2011 se tiene proyectado que el 80% de los trabajadores de Ecopetrol, estén inmersos en programas de formación virtual, como alternativa viable de mejora de sus competencias técnicas, contando con un portafolio aún mas robusto de eventos de formación, que aborden en lo posible toda la cadena de valor de la organización.

14 14 4. Referencias 1. LA ERA VIRTUAL DEL CONOCIMIENTO EN ECOPETROL - Elianeth Mancera Valetts, Bertha Nereyda Gómez Rey, Claudia Patricia García y otros 2. Ecopetrol SA, 3. RWD Technologies, Plan Estratégico de la Universidad Corporativa de Ecopetrol, Piedecuesta, RWD Technologies, Plan Táctico de la Universidad Corporativa de Ecopetrol, Piedecuesta, Gregory, W., Hislop.: The Inevitability of Teaching Online. IEEE Computer vol. 42, no. 12, pp , Dec (2009) 6. SAP Global, 7. SAP Education, HR270: SAP Enterprise Learning (LSO), Handbook, (2008) 8. SAP Education, HR272: SAP Enterprise Learning E- learning Deveolpment and Integration, Handbook, (2008)