MANUAL A LOS CLIENTES

Transcripción

1 MANUAL A LOS CLIENTES : Fecha Descripción del Cambio Pag. Responsable Puesto 22/06/2016 Creación 1

2 I. OBJETIVO a) El objetivo principal del proyecto es definir un proceso estructurado que permita facilitarle al cliente la emisión de la factura y la gestión del pago por el servicio de pesaje de contenedores o carga de exportación. A través de una propuesta acorde a los requerimientos y necesidades del mercado (Exportadores, Agentes Navieros, Agentes Aduaneros). b) Certificar el peso de cada contenedor que se exporte a través de la Terminal de OPC. II. DEFINICIONES Y NOMENCLATURA 1 Bat Number Número de identificación para la recepción y el despacho de los contenedores de la terminal. 2 Código de Pase entregado al motorista al momento de la creación de la transacción en el gate. Barra 3 Consolidación de carga Agrupación de carga en un contenedor de exportación realizada en la Terminal (Bodega). 4 Discrepancia Diferencia de peso encontrada en el mismo contenedor. de peso 5 EIR (Equipment Interchange Receipt por sus siglas en inglés) Reporte detallado del estado o condición en que se entrega o se recibe un contenedor. 6 Flatrack Recipiente de carga para transporte de mercadería sobredimensionada. 7 Handheld Computador portátil que sirve para registrar sellos y daños de los contenedores en el sistema. 8 OHF (Over High Frame por sus siglas en inglés) Es un dispositivo adaptable a una spreader telescópico, para el manejo de carga sobredimensionada. 9 Peso Peso obtenido a través de un ente/empresa certificadora externa. certificado 10 Peso final Peso obtenido a través del destare vía bascula dinámica 2 (Contenedor - Camión particular). 11 Peso inicial Peso obtenido a través del paso por la báscula dinámica 1 (Contenedor + Camión particular). 12 Peso Peso reflejado o manifestado por el cliente a través del TOS. preavisado 13 Proceso de destare. Proceso realizado a través de la báscula dinámica 2 en donde se calcula el peso del camión para restarlo al peso registrado al peso inicial. 14 Safe Weight Peso seguro a manejar por tipo de contenedor específico. 15 Tare Weight Peso de fabricación del contenedor. 16 Tolerancia de Máxima diferencia que se acepta que exista entre un valor peso y otro. peso 17 TOS (Terminal Operational System por sus siglas en inglés) Sistema Operacional de la Terminal. 18 Truck Visit Transacción creada a través del TOS para cada uno de los ingresos de exportación. 2

3 III. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES 1) CLIENTE: La Agencia Naviera (encargado de la elaboración del preaviso) procede con la creación del preaviso de exportación en el portal web de OPC, en donde adicional a los campos que ya ingresa debe colocar: si cuenta o no con certificado externo (Campo: Cert. SOLAS Y/N), Dueño de la carga (Campo: Exportador/Importador), Responsable del pago por el servicio de pesaje (Campo: Fact. Cargos SOLAS a). El cliente (encargado de la elaboración del preaviso), al momento de crear el preaviso debe estar seguro que el contenedor ingresara a la terminal y que la información ingresada esta correcta, ya que al generar el mismo el sistema de OPC automáticamente generara la factura por el servicio de pesaje (en caso de requerir el servicio de pesaje con OPC). Si el cliente requiere una cancelación o cambio de buque, debido a que ya existe una factura por el servicio de pesaje, el preaviso creado no puede ser eliminado por lo que el cliente debe enviar la solicitud al correo [email protected] y [email protected] detallando la información correcta. La persona encargada de la atención de servicios en línea y/o planificación procederá a realizar la actualización en el sistema. Si al momento de ingresar el nombre del cliente responsable del pago por el servicio de pesaje este no se encuentre en la base de datos de OPC, este no le aparecerá en la lista desplegable por lo tanto se debe enviar a OPC la solicitud para la creación al correo [email protected] y [email protected]. La solicitud puede ser enviada las 24 horas del día, el tiempo máximo para la creación del cliente será de 2 horas. Posteriormente el Área de Créditos y Cobranza estará requiriendo la siguiente información: Declaración Jurada. Copia RTN Poder de representante legal. Una vez realizado el preaviso el cliente puede proceder al ingreso del contenedor a la terminal. Cuando el contenedor realice el ingreso a la terminar (Gate in) se realizará el proceso de registro o verificación de peso. Si el cliente No posee un certificado externo y requiere del servicio de pesaje de OPC al momento de realizar el preaviso deberá indicar y con esto se procederá el sistema de OPC procederá a generar la factura por servicio de pesaje certificado, proporcionado por OPC. No será necesario ningún 3

4 proceso adicional entre el preaviso y envío de la unidad, la misma al ingresar por el Gate se registrará su peso y se mostrará la información de VGM en el portal web de OPC según condiciones de pago. Si el cliente posee un certificado de pesaje externo, deberá ingresar al portal web de OPC e ingresar la siguiente información: contenedor, visita de buque, fecha y hora de certificado, peso certificado (VGM: tara + peso de carga), ente certificador, contacto, correo electrónico, dirección y teléfono. Posteriormente deberá presentarlo en las oficinas de Servicio al de OPC, antes del ingreso del contenedor y en horario de oficina de lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm. Sábado 8:00 a 2:00, Domingo 9:00 a 2:00pm. Para los clientes que al momento de la creación del preaviso indicaron que Si tenían el certificado y no lo presentaron antes del ingreso del contenedor, en horario administrativo, se le permitirá el ingreso del contenedor a la Terminal y se le brindara el servicio de pesaje de OPC aplicándole el cobro por dicho servicio. El VGM se pondrá a disposición del cliente en el portal web de OPC (publico) una vez que haya pasado por el proceso de verificación de peso. Si el cliente es crédito podrá ver el VGM después que se generó la factura, si es cliente de contado podrá ver el VGM una vez realizado el pago y registrado en el sistema. Para ver e imprimir el certificado de VGM deberá ingresar el RTN y el número de contenedor y/o visita del barco, y se mostrará la información del certificado en formato PDF. 2) FACTURACION En caso que OPC realice el pesaje: Las facturas se pondrán a disposición del cliente en el portal web de OPC (publico), en donde con el número de RTN y el número de contenedor y/o visita del barco podrá consultar e imprimir la factura en formato PDF. Si el cliente dispone de un crédito se le mostrara factura final, si es un cliente de contado se le mostrara una factura proforma, para que pueda realizar el pago correspondiente. Si el cliente NO tiene una cuenta corriente (crédito o pago anticipado con OPC), este deberá realizar el pago de la factura proforma en los bancos: Ficohsa, Occidente, Davivienda y Lafise, en donde puede realizar los pagos en línea o en las ventanillas de dicho banco solo debe brindar el número de factura proforma y el código de cliente, de esta manera el pago se verá reflejado de manera automática en el sistema de OPC. El pago por el servicio deberá realizarlo 6 horas antes de la 4

5 fecha/hora de embarque (como fecha/hora máxima de pago) y de esta manera evitar atrasos en la planificación y exportación del contenedor. En caso que OPC no realice el pesaje: El cliente deberá presentar el certificado en la oficina de servicio al cliente de acuerdo a los lineamientos establecidos. Una vez presentado dicho documento se procederá a emitir la factura correspondiente. Si es un cliente de contado este deberá realizar pago por el servicio 6 horas antes de la fecha/hora de embarque (como fecha/hora máxima de pago) y de esta manera evitar atrasos en la planificación y exportación del contenedor. En caso de detectar incongruencia entre el peso certificado externo y el peso de OPC y este excede el 5% de tolerancia permitido se aplicara la tarifa servicio de balanza/bascula más las re-estibas que tenga el contenedor. 3) SERVICIO AL CLIENTE En caso que OPC no realice el pesaje. El cliente deberá presentar el certificado de pesaje externo (original) en la ventanilla de Servicio al de OPC de acuerdo a los lineamientos establecidos. Una vez recibido el Auxiliar de Servicio al deberá validar la información que fué ingresada por el cliente a través del portal web de OPC: contenedor, visita de buque, fecha y hora de certificado, peso certificado (VGM: tara + peso de carga), ente certificador, contacto, correo electrónico, dirección y teléfono. Para los exportadores de países limítrofes (Nicaragua, El Salvador, y Guatemala) que poseen un certificado de pesaje externo podrán enviarlo via correo electrónico a la cuenta: [email protected] en horario de oficina de lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm, Sábado 8:00 a 2:00pm, Domingo 9:00 a 2:00pm. 5

6 REGLAS DEL NEGOCIO 1. La solicitud por el servicio de pesaje será de manera electrónica a través del preaviso de exportación. El servicio de pesaje será brindado y facturado según solicitud a Agentes Navieros, Agentes Aduaneros y Exportadores. 2. La solicitud para creación de clientes (exportadores) puede ser enviada las 24 horas del día a los correos: [email protected] y [email protected], el tiempo máximo para la creación del cliente será de 2 horas. Posteriormente el Área de Créditos y Cobranza estará requiriendo la siguiente información: declaración jurada, copia RTN, poder de representante legal. 3. Debido a que el cliente será creado inicialmente solo con el RTN y nombre (información que será brindada por el cliente), y posteriormente se realizara el proceso de documentación. No existe responsabilidad legal para OPC por información brindada por el cliente para fines de facturación. 4. La facturación por servicio de pesaje que genere OPC es de dominio público. Por lo esta se pondrá a disposición para consulta en el portal web de OPC (Portal Público). 5. Para clientes de contado el pago por el servicio será requerido 6 horas antes de la fecha/hora de embarque (como fecha/hora máxima de pago), para evitar atrasos en la planificación del barco y que el contenedor no sea exportador por falta de pago. 6. En caso de contenedores en los que la agencia naviera en representación del cliente solicita autorización para ingreso/recepción vía directa, para evitar inconvenientes y que el contenedor pueda ser embarcado, la agencia naviera y el cliente deben tener en cuenta que, debe estar realizado el pago de la factura por el servicio de pesaje o contar con una cuenta corriente (crédito o pago anticipado con OPC). 7. Para los exportadores de países limítrofes (Nicaragua, El Salvador, y Guatemala) si el cliente no cuenta con una representación en el país o en caso que no tenga una cuenta corriente (crédito o pago anticipado con OPC), el pago por el servicio de pesaje deberá ser realizado por la Agencia Naviera (al momento de crear el preaviso para estos contenedores deben colocar como responsable del pago el nombre de la naviera, caso contrario no podrán crear el preaviso). 8. El cliente deberá presentar el certificado externo en las oficinas de Servicio al OPC antes del ingreso del contenedor y en horario de oficina de lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm, Sábado 8:00am a 2:00pm, Domingo 9:00am a 2:00pm. En caso países limítrofes (Nicaragua, El Salvador, y Guatemala) podrán enviarlo vía correo electrónico a la cuenta: [email protected], en horario de oficina. 6

7 9. Los equipos que se presenten con sobrepeso (supere el Safe Weight del contenedor); una vez identificado por parte de Planificación se procederá a informar a la linea/agente naviero de la discrepancia presentada y a su vez notificarle que el contenedor no se exportará en esa condición y que deberá realizar las gestiones de des consolidar carga en área Container Freight Station o en otro contenedor, el cual la línea deberá de informar del mismo. Este servicio deberá de ser coordinado en las oficinas de Servicio al. 10. El certificado de VGM se pondrá a disposición del cliente en el portal web de OPC (publico) una vez que haya pasado por el proceso de verificación de peso. Si el cliente es crédito podrá ver el VGM después que se generó la factura, si es cliente de contado podrá ver el VGM una vez realizado el pago y registrado en el sistema. 11. Si el servicio de pesaje fue facturado a un cliente que no tiene una cuenta corriente (crédito o pago anticipado con OPC), si al momento de embarcar el contenedor este no ha realizado el pago por dicho servicio, el sistema de OPC no permitirá que dicho contenedor sea cargado al buque, hasta que este sea liberado por medio del pago del servicio. 12. En caso que la Agencia Naviera al momento de realizar el preaviso coloque que es un contenedor vacío y al momento del ingreso del contenedor se detecte que este es un contenedor lleno. Se enviara la notificación a la Agencia Naviera y se les realizara el cobro por el servicio de pesaje. 7