MANUAL DE USUARIO GESTION Y CONTROL DE ASISTENCIAS ADDIN ASISTENCIAS. Página 1 de 38

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1 MANUAL DE USUARIO GESTION Y CONTROL DE ASISTENCIAS ADDIN ASISTENCIAS Página 1 de 38

2 Contenido FUNCIONALIDAD DEL ADDIN ASISTENCIAS... 3 CONFIGURACIONES PREVIAS:... 3 PARAMETRIZACIÓN DE CAMPOS OBLIGATORIOS CONFIGURACION DE NEGOCIOS CARGA DE USARIOS PARA LA TABLA BASE USUARIOS GESTIÓN DE ASISTENCIAS MODIFICACIÓN CONTENIDO PLANTILLAS DE CORREO Página 2 de 38

3 FUNCIONALIDAD DEL ADDIN ASISTENCIAS A través de la funcionalidad del addin asistencias el usuario gestiona la interacción entre los representantes de servicio y los clientes. Permite introducir y actualizar la información relativa a contratos de servicio, números de artículo y de serie, reclamaciones y consultas de clientes, así como realizar diversas funciones relacionadas. Cada vez que un cliente comunica un problema, usted lo registra mediante una llamada de servicio. CONFIGURACIONES PREVIAS: Configuración de plantilla para cada servicio. En cada Servicio (Dato maestro de artículo) se define el formato del correo electrónico que aplica para ese servicio. Este formato se usará para enviar el correo electrónico al cliente que solicita la asistencia, en cada formato se define el tipo de fotos y datos que el cliente debe facilitar para dar adecuado tratamiento a la asistencia. Configuración de Ramo, Grupo de artículo, Garantía y Causa. Página 3 de 38

4 Para cada artículo seleccione siempre el grupo del articulo y el ramo con el fin de que se pueda hacer el filtro del servicio por estos parámetros al momento de diligenciar las configuraciones de negocio y los servicios prestados en la asistencia. Página 4 de 38

5 Los campos Garantía y Causa son opcionales y lo puede diligenciar en caso de que lo requiera Página 5 de 38

6 Parametrización del correo electrónico del Asesor. Se debe parametrizar la dirección de correo electrónico del asesor encargado de la asistencia para el momento en que el usuario confirme el cargue de fotos. Página 6 de 38

7 Parametrizaciones de correo y servidor de fotos. Ruta: Menú principal del estándar de SAP Servicios Gestión y Control de Asistencias Parametrizaciones Parámetros. En esta ventana el usuario define los parámetros necesarios para envió de correos al cliente durante el proceso de la asistencia. Esta parametrización es usada por el addin para el envío de plantillas y encuestas. Solo se debe definir una linea de parametrizacion ya que el addin solo lee la primer linea diligenciada. Nombre Campo Code: Name: Contraseña: Correo Remitente: ServidorSMTP: Puerto Smtp Entrante: Link encuesta: Url Fotos: Descripción Código de línea Nombre de línea (igual al código de línea) Clave del correo electrónico desde el cual se enviarán las plantillas de correo electrónico Dirección de correo electrónico desde la cual se enviarán las plantillas de correo electrónico Servidor SMTP del correo electrónico Puerto Smtp Entrante del correo electrónico Link generado por el usuario donde puede acceder al formato de encuesta diseñado por el usuario. Url del servidor en el que se alojaran las fotos cargadas por los clientes para cada asistencia Despues de dar clic en el botón crear la parametrización se guardará en la base de datos. Parametrizaciones de Pais, Ciudades, Tipo de Documentos, Marca llantas, Modelos, Rines, Tipo Vehiculo, Anchos, Altos, Almacenes d e contrato. Ruta: Menú principal del estándar de SAP Servicios Gestión y Control de Asistencias Parametrizaciones Página 7 de 38

8 En estas ventanas se definen los diferentes datos de configuración para diligenciamiento de los documentos Configuración de Negocios y Asistencia. Página 8 de 38

9 Paises. Tipo Documento. Página 9 de 38

10 Marca llantas. Modelos. Página 10 de 38

11 Rines. Tipo vehiculo. Página 11 de 38

12 Anchos. Altos. Página 12 de 38

13 Nombre Campo Code: Name: Descripción Código único de línea Descripción del País, Ciudad, Tipo de Documento, Marca de Llanta, Modelo, Rin, Tipo de vehículo, Ancho, Alto o Almacén de contrato Después de diligenciar todos los datos correspondientes debe dar clic en el botón crear para que la información se almacene en la base de datos. Parametrizaciones de Marcas de Vehículo. Ruta: Menú principal del estándar de SAP Servicios Gestión y Control de Asistencias Parametrizaciones Marcas Vehiculos En esta ventana se configuran las Marcas de vehículos y las clases de vehículos asociadas a cada marca, estos datos son solicitados durante la creación de la asistencia. Nombre Campo Code: Name: Código único de la marca Descripción de la marca Descripción Página 13 de 38

14 Después de ubicar el cursor en la marca correspondiente y dar clic en el botón Asistencias Clase Vehículos se puede ver la ventana para diligenciar las clases de vehículo asociados a la marca seleccionada. En la siguiente imagen se ven las Clases de vehículo que pertenecen a la marca ACB Nombre Campo Marca Vehículo: Clase: Descripción Código diligenciado en la línea de Marca, este valor debe corresponder a lo diligenciado en la línea seleccionada de la ventana OK1_ASIS_MARCAS, para el ejemplo es ACB Descripción de la marca PARAMETRIZACIÓN DE CAMPOS OBLIGATORIOS. Ruta: Herramientas Ventanas definas por el usuario OK1_ASIS_ELEMENT_NT Asistencias Elementos No Trad Desde la ventana Asistencias Elementos No Trad se pueden definir los campos de obligatorio diligenciamiento en el detalle de la asistencia para cada línea de servicio. Página 14 de 38

15 Nombre Campo Code Name Tipo Asistencia Especialización Grupo Art/serv Articulo Garantia Causa Campos Obligatorios Descripción Diligencie el código único de línea, se recomienda llevar el consecutivo Diligencie el nombre de línea, se recomienda que sea el mismo Code Diligencie el tipo de asistencia para el cual aplica la regla de campos obligatorios (Tradicional/No tradicional) Diligencie el código del ramo del servicio para el cual aplicará la regla de campos obligatorios Diligencie el código del grupo del servicio para el cual aplicará la regla de campos obligatorios Diligencie el código del servicio para el cual aplicará la regla de campos obligatorios Diligencie la garantía del servicio para el cual aplicará la regla de campos obligatorios Diligencie la causa del servicio para el cual aplicará la regla de campos obligatorios Para los campos desde TipoVehiculo hasta NroGarantia seleccione SI si el campo debe ser de obligatorio diligenciamiento cuando este creando la asistencia, seleccione NO si el campo no se debe diligenciar durante la creación de la asistencia (el campo se mostrará inactivo) Página 15 de 38

16 CONFIGURACION DE NEGOCIOS. Ruta: Menú principal del estándar de SAP Servicios Gestión y Control de Asistencias Configuraciones de Negocio. En esta ventana se definen los contratos con las aseguradoras y los servicios que presta cada una de ellas. Campos de cabecera. Nombre Campo Nro. De Contrato Código Cliente Nombre del negocio Existe contrato Fecha Inicio Fecha Inicio Descripción Valor automático dado por el sistema Se debe seleccionar el código del socio de negocios correspondiente de la aseguradora. El sistema trae el nombre de la aseguradora Se debe diligenciar una descripción para el negocio Seleccione si existe contrato físico o no con esta aseguradora Fecha inicio del contrato Fecha fin del contrato Seleccione si la frecuencia de facturación para este contrato es Mensual o Anual Frecuencia Facturación RenovaciónAutomática Seleccione si para este contrato se realiza una renovación automática o no Página 16 de 38

17 Activo Seleccione el estado del contrato, Si para activo y No para inactivo Campos de Línea. Nombre Campo Descripción Línea de asistencia Seleccione el tipo de asistencia del servicio, seleccione Tradicional o No Tradicional Digite el ramo al cual pertenece el servicio, si no lo conoce seleccione el Ramo icono (lupa) del campo y seleccione el ramo Digite el grupo al cual pertenece el servicio, si no lo conoce seleccione el icono (lupa) del campo y seleccione uno de los grupos asociados al Grupo ramo ya seleccionado. Digite el servicio asociado a ese ramo y grupo, si no lo conoce seleccione el icono (lupa) del campo y seleccione uno de los servicios Servicio relacionados al ramo y grupo diligenciados con anterioridad. Campo diligenciado automáticamente por el sistema al diligenciar el Descripción Servicio servicio Diligencie el monto del grupo permitido para los servicios asociados a Monto Grupo ese grupo Monto Máximo Evento Diligencie el monto máximo de evento permitido para el servicio Monto Max Cobertura Diligencie el monto máximo de cobertura permitido para el servicio Evento Vigencia Diligencie el número de eventos de vigencia permitidos para el servicio. País Seleccione el País de cobertura para el servicio Ciudad Cobertura Diligencie la ciudad o ciudades que tienen cobertura del servicio Precio Anual Riesgo Diligencie el precio anual de riesgo para el servicio Después de diligenciar todos los datos y dar clic en el botón crear el documento se guardará en la base de datos. Opciones de clic derecho sobre las líneas de Configuración de Negocios. Página 17 de 38

18 Agregar línea: Para agregar una nueva línea ubicarse en las líneas del documento, dar clic derecho y seleccionar la opción Agregar Línea, se agregará una línea al final del documento. Borrar línea: Para borrar una de las líneas del documento, ubicarse en uno de los campos de la línea a borrar, dar clic derecho y seleccionar la opción Borrar línea, se borrará la línea en la que se estaba ubicado. CARGA DE USARIOS PARA LA TABLA BASE USUARIOS Diligenciamiento de la plantilla. Diligenciamiento de plantilla para el cargue de usuarios en la tabla OK1_PLOLIZACLIENTE (Base Usuarios). La plantilla se debe guardar como tipo texto delimitando por tabulaciones y se deben diligenciar los siguientes campos para cada línea (ningún campo debe quedar vacío): Nombre Campo Cedula Beneficiario Descripción Diligencie la cedula del beneficiario Diligencie el tipo de documento del beneficiario, este valor debe corresponder con el codigo de alguno de los tipos diligenciados en la tabla OK1_ASIS_TIPDOC (Tipo Documento) Tipo Documento Nombre del beneficiario Fecha Inicio Vigencia Fecha Fin Diligencie el nombre del beneficiario Diligencia la fecha de inicio de vigencia del beneficiario Diligencia la fecha de fin de vigencia del beneficiario Página 18 de 38

19 Vigencia Ciudad Dirección Teléfono Móvil Placa Vehículo Marca Línea Modelo Nro. Chasis Nro Motor Nro de Póliza Tipo de Póliza Estado Diligencie la ciudad de procedencia del beneficiario Diligencie la dirección de residencia del beneficiario Diligencie la dirección de correo electrónico del beneficiario Diligencie el número telefónico fijo del beneficiario Diligencie el número telefónico móvil del beneficiario Diligencie el número de la placa del vehículo del beneficiario Diligencie la marca del vehículo del beneficiario Diligencie la clase de vehículo del beneficiario Diligencie el modelo del vehículo del beneficiario Diligencie el número de chasis del vehículo del beneficiario Diligencie el número del motor del vehículo del beneficiario Diligencie el número de póliza del vehículo del beneficiario Diligencie el tipo de póliza del vehículo del beneficiario Diligencie el estado del beneficiario (Activo o Inactivo) El documento no debe llevar valores de cabecera, solo la información de cada línea. Puede ser diligenciado en un documento de Excel y luego guardarlo como un Archivo de texto delimitado por tabulaciones. Ejemplo: Cargue de la Plantilla. Ruta: Menú principal del estándar de SAP Servicios Gestión y Control de Asistencias Cargue Planos Usuarios Desde la ventana Proceso Cargue de Usuarios se puede seleccionar el documento de texto y asociar los beneficiarios definidos en el documento a un contrato especifico. Página 19 de 38

20 Nombre Campo Ruta Plano Clientes Nro. Contrato Descripción Seleccione el archivo de texto con los datos de los usuarios Seleccione la aseguradora a la cual pertenecen los beneficiarios a cargar Seleccione el contrato (Configuraciones de Negocios) al cual pertenecen los beneficiarios a cargar Después de dar clic en el botón Cargar Info Usuarios desde Archivo Plano, los datos se pueden ver reflejado desde SAP Business One en la tabla Base Usuarios (ruta: Menú principal del estándar de SAP Servicios Gestión y Control de Asistencias Base Usuarios) El sistema trae automáticamente a la tabla los datos Nro Contrato, Código Aseguradora y Aseguradora, estos datos son los diligenciados en la ventana de cargue Proceso Cargue de Usuarios. Página 20 de 38

21 GESTIÓN DE ASISTENCIAS Después de tener configurados los contratos con las aseguradoras y después de haber cargado los beneficiarios se puede prestar el servicio de asistencia. Ruta: Menú principal del estándar de SAP Servicios Gestión y Control de Asistencias Gestión de Asistencias En esta venta se hace un registro de la asistencia prestada al beneficiario, se lleva un detalle de la asistencia donde se evidencian las llamadas de servicio realizadas, el servicio del cual se solicitó asistencia además de las actividades programadas para dar tratamiento a la solicitud. A través de Página 21 de 38

22 este documento se puede generar la correspondiente solicitud de pedido para el servicio demandado por el beneficiario. Después de recibir la llamada del solicitante y registrar los datos pertinentes puede enviarle un correo electrónico con la guía de las fotos necesarias para el tratamiento de la asistencia y un correo electrónico con la encuesta para evaluar la satisfacción del cliente al finalizar el proceso. Campos de cabecera. Nombre Campo No. Asistencia Nombre Asesor Estado Descripción Identificador de la asistencia asignado automáticamente por el sistema Seleccione el usuario encargado de dar tratamiento a la asistencia Seleccione el estado de la asistencia Página 22 de 38

23 Usuario Creador Fecha Hora Datos del Asegurado Valor asignado automáticamente por el sistema del usuario actualmente logueado en SAP Fecha del sistema, asignada automáticamente por el sistema Hora del sistema, asignada automáticamente por el sistema Seleccione el tipo de documento configurado en la tabla Tipo Documento desde las parametrizaciones Tipo Documento No. Documento Móvil Nombre Asegurado Dirección Teléfono Cliente Preferencial Solicitante Igual a Asegurado Datos del Diligencie el número de documento del beneficiario Diligencie el número telefónico del móvil del beneficiario Diligencie el nombre del beneficiario Diligencie la dirección de correo electrónico del beneficiario Diligencie la dirección de residencia del beneficiario Diligencie el número telefónico fijo del beneficiario Marque el check si el beneficiario se considera un cliente preferencial Marque el check si el solicitante de la asistencia es el mismo beneficiario, al marcar este check los datos del Asegurado se copian automáticamente a los datos del solicitante Página 23 de 38

24 solicitante Seleccione el tipo de documento configurado en la tabla Tipo Documento desde las parametrizaciones Tipo Documento Nombre Solicitante Nro Documento Solic. Dirección Móvil Telefono1 Telefono2 Diligencie el nombre del solicitante Diligencie el número de documento del solicitante Diligencie la dirección de residencia del solicitante Diligencie la dirección de correo electrónico del solicitante Diligencie el número telefónico del móvil del solicitante Diligencie el número telefónico fijo del solicitante Diligencie otro número telefónico fijo del solicitante El diligenciamiento de los datos de cabecera y la información de los servicios se puede hacer de forma manual cuando los datos del beneficiario no se encuentran en la base de usuarios, si los datos del beneficiario se encuentran diligenciados en dicha tabla la información correspondiente a ese usuario se puede cargar desde el botón Buscar Información Negocios. Botón Buscar Información Negocios. Después de dar clic desde la asistencia en el botón Buscar Información Negocios se abrirá la Ventana de Búsqueda. En esta ventana según los parámetros de búsqueda se encuentran los datos del beneficiario, la aseguradora a la que se encuentra asociado y los servicios a los que tiene derecho, con esto no se tienen que diligenciar manualmente los datos de cabecera de la asistencia y algunos datos de línea del Detalle de Asistencia. Página 24 de 38

25 Nombre Campo Código Cliente Nro contrato Negocio Servicio Descripción Seleccione la aseguradora a la cual se encuentra asociado el beneficiario Valor diligenciado automáticamente por el sistema al momento de seleccionar el Código, corresponde al nombre de la aseguradora Seleccione el contrato al cual se encuentra asociado el beneficiario. Se visualizarán los contratos que tengan marcados los campos Existe Contrato y Activo en SI Valor diligenciado automáticamente por el sistema al momento de seleccionar el Nro contrato, corresponde al nombre dado al contrato De doble clic sobre el campo y seleccione el servicio que solicita el beneficiario, se listan los servicios parametrizados en el contrato seleccionado. Al elegir el servicio y dar clic en seleccionar este se carga en la lista Servicios por cliente. Si la cantidad de servicios es extensa se puede filtrar por el código del servicio o por el nombre del servicio Página 25 de 38

26 Nro Documento Nro. Póliza Placa Vehículo Botón Mostrar Usuarios Seleccione el beneficiario al cual se le prestará el servicio Seleccione el número de póliza del beneficiario Seleccione la placa del vehículo del beneficiario Al dar clic en este botón se carga en la lista 'información de usuarios' todas las coincidencias de los datos que se diligenciaron que existan en la tabla Base Usuarios Debe seleccionar las líneas a cargar en la asistencia y la línea de los datos del beneficiario a cargar en la asistencia, luego debe dar clic en seleccionar y se cargará automáticamente la información del beneficiario y de los servicios seleccionados en la asistencia. Página 26 de 38

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28 Nota: El usuario debe estar activo para que se pueda encontrar en la búsqueda. También el contrato debe estar activo y además debe estar el campo Existe Contrato marcado como SI Pestaña Básico Asistencia. Nombre Campo Cliente Nombre Nro. Convenio Convenio Fecha Inicial Vigencia Fecha Final Vigencia Nro lik llamada Tipo de Confirmación Nro. Póliza Tipo Asistencia Cobertura Placa Vehículo Descripción Seleccione la aseguradora a la cual pertenece el beneficiario El sistema trae automáticamente el nombre de la aseguradora Seleccione el número del contrato al cual pertenece el beneficiario El sistema trae automáticamente el nombre del contrato Fecha de inicio de vigencia del beneficiario Fecha fin de vigencia del beneficiario Digite el número de la llamada física que realiza el asesor Seleccione el tipo de confirmación de la asistencia (IMAGEN) Digite el número de póliza del vehículo del beneficiario Seleccione si la asistencia es Tradicional o No tradicional Seleccione la opción SI si hay cobertura para llevar a cabo la solicitud de la asistencia, de lo contrario seleccione la opción NO Diligencie la placa del vehículo Pestaña Detalle Asistencia. Página 28 de 38

29 Nombre Campo Llamada Nro interno Ramo Grupo Cod Servicio Descr. Servicio Garantia Causa Monto Servicio Descripción Valor automático dado por el sistema al crear la llamada de servicio para la línea Diligencie el ramo asociado al servicio Diligencie el grupo asociado al ramo Diligencie el servicio asociado al ramo y grupo Valor automático asignado por el sistema al momento de seleccionar el servicio Valor automático asignado por el sistema al diligenciar el servicio, corresponde al dato diligenciado en el campo de usuario GARANTIA del servicio Valor automático asignado por el sistema al diligenciar el servicio, corresponde al dato diligenciado en el campo de usuario CAUSA del servicio Diligencie el valor que corresponde al servicio. Después de diligenciar el monto se harán las correspondientes validaciones de montos para ese servicio, estas validaciones dependen de lo definido para ese servicio en la ventana Configuraciones de Negocios. Para la correcta validación de los montos, en los contratos (ventana Configuraciones de Negocios) se debe definir SI para los campos Existe Contrato y Activo Página 29 de 38

30 Fecha Presentación Serv Hora Presentación Serv Campos Obligatorios Estado Anexo Comentarios SC Observ. Montos Nro.int.Sol Plantilla Correo Enviado Encuesta Enviada Diligencie la fecha necesaria para la generación de la solicitud de compra y la llamada de servicio Diligencia la hora de la llamada de servicio Diligencie los campos obligatorios que se parametrizaron en la tabla OK1_ASIS_ELEMENT_NT, comprende los campos desde Tipo Vehículo hasta No. Garantía Valor automático asignado por el sistema cuando la validación de montos no cumple las condiciones para la generación de la solicitud de pedido. El sistema actualiza la información del campo a Pendiente Autorizar Valor automático dado por el sistema al momento de enviar el correo con las indicaciones para la carga de fotos Valor automático dado por el sistema después de diligenciar todos los campos obligatorios. La información de este campo se lleva automáticamente a la solicitud de pedido al campo definido por el usuario 'Comentarios' para obtener más detalle del servicio que se debe solicitar por el área de compras Valor automático asignado por el sistema cuando la validación de montos no cumple las condiciones para la generación de la solicitud de pedido. Según la validación de monto que no se cumpla el sistema actualiza la información del campo a: Supera el monto de grupo, Supera el monto máximo de Evento, Supera el monto máximo de cobertura o Supera el monto de Evento de vigencia. Valor asignado automáticamente por el sistema después de que se genera la solicitud de pedido desde el botón Crear Solicitud de Pedido Seleccione la plantilla correspondiente para el servicio, debe elegir un formato de correo donde se solicitan las fotos necesarias para prestar el servicio. Si este parámetro no se define, al momento de enviar el correo electrónico se tomará automáticamente la plantilla definida en el campo de usuario 'Estructura ' del servicio Campo seleccionado automáticamente por el sistema después de que se envía el correo con las especificaciones de las fotografías necesarias Campo seleccionado automáticamente por el sistema después de que se envía el correo con la encuesta de evaluación de prestación del servicio Página 30 de 38

31 Sol Pedido Campo seleccionado automáticamente por el sistema después de que se genera la solicitud de pedido desde el botón Crear Solicitud de Pedido Después de crear la asistencia el sistema crea automáticamente para cada línea de servicio la llamada de servicio correspondiente. Opciones de clic derecho sobre la pestaña Detalle Asistencia. Agregar Línea llamada Servicio: Esta opción permite agregar una nueva línea en el detalle de la asistencia cuando el solicitante requiere más de un servicio, debe ubicarse sobre la columna #, dar clic derecho y seleccionar la opción Agregar Línea llamada Servicio, se agregará una línea al final. Modificar Línea Llamada: Esta opción permite modificar la información de los campos obligatorios parametrizados que comprenden desde Tipo Vehículo hasta No. Garantía en las líneas para las que ya se crearon las solicitudes de pedido, debe ubicarse desde la columna # en la línea de servicio a la que le modificará la información de los campos obligatorios, dar clic derecho y seleccionar la opción Modificar Línea Llamada. Esta opción es válida y funcional cuando los servicios diligenciados en la línea son: VP-LL-2129, VP-LA- 2190, VP-LH-2190, VL-CA-1128, VL-LA-2190, VL-LL-2129, VL-LH-2190, MO-LA-2190, MO-LE- 2190, MO-LC Nota: Para la correcta validación de montos se debe tener configurado en los contratos los campos Existe contrato en SI y Activo en SI Página 31 de 38

32 Botones sobre la pestaña Detalle de Asistencia. Botón Enviar Correo Fotos: Esta opción permite enviar al correo del asegurado una guía de las fotos que debe cargar para el tratamiento de la asistencia. Al correo electrónico se envía el formato seleccionado en el campo Plantilla del detalle de la asistencia, si el campo no se encuentra diligenciado, se envía el correo electrónico con la plantilla definida en el campo de usuario Estructura del servicio. Si el campo no se encuentra diligenciado en alguno de los anteriores campos no se envía correo electrónico al asegurado. Después de dar clic en el botón el sistema enviará automáticamente el correo electrónico con el link de cargue de fotos y diligenciará en el campo Anexo del detalle de la asistencia ese mismo link. El correo electrónico tiene el siguiente formato, este puede variar según la plantilla parametrizada. Al acceder al link el usuario verá la siguiente ventana. Desde el botón Elegir archivos puede seleccionar las fotos o archivos a cargar y desde el botón Cargar imagen puede subir las fotos para ser visualizadas. Página 32 de 38

33 Después de cargada la imagen puede ser borrada desde el icono enseguida de la imagen. Desde la opción Confirmar al asesor! el usuario envía un correo al asesor encargado de la asistencia (campo Nombre Asesor de la cabecera de la asistencia) confirmando que las fotos necesarias ya fueron cargadas. Nota: No está dentro del alcance la administración del hosting en el que se alojan las fotos, es responsabilidad del cliente esa administración. Botón Enviar Encuesta: Desde este botón el usuario envía por correo electrónico del link de la encuesta a la dirección de correo del asegurado, el cual fue diligenciado en la ventana de Parametrizaciones. El formato del correo es el siguiente Nota: No está en el alcance el diseño de la encuesta ni la administración de los resultados de la misma, la aplicación toma el link configurado por el usuario. Página 33 de 38

34 Botón Crear Solicitud de Pedido: Desde este botón el usuario creará las solicitudes de pedido para cada servicio diligenciado en las líneas del detalle de la asistencia, que tengan marcado el check en la columna Sol Pedido. A la solicitud de pedido se llevarán los datos del servicio y en el campo de usuario Comentarios se diligencia el detalle del servicio (campos obligatorios del detalle de la asistencia). Pestaña Detalle Actividad. En esta pestaña se diligenciarán las actividades asignadas para cada llamada de servicio. Página 34 de 38

35 Nombre Campo Nro Actividad Llamada relacionada Tipo Actividad Usuario Logueado Asignado a Contenido Comentario Fecha Inicial Hora Inicial Fecha Final Hora Final Duración Descripción Valor automático dado por el usuario después de que se crea la actividad desde el botón Crear Actividad Seleccione el número de llamada que se relacionará a la actividad, estos números de llamada corresponden a las creadas en la pestaña Detalle Asistencia del mismo documento Seleccione el Tipo Actividad (Tarea/Llamada telefónica) Valor diligenciado automático por el sistema, corresponde al usuario que creó la asistencia Seleccione el usuario al que se le asignará la actividad Diligencie el contenido Diligencie el comentario Diligencie la fecha de inicio de la actividad Diligencie la hora de inicio de la actividad Diligencie la fecha de fin de la actividad Diligencie la hora de fin de la actividad Valor diligenciado automático por el sistema, corresponde al cálculo de fechas y horas para determinar la duración de la actividad Página 35 de 38

36 Estado Prioridad Seleccione el estado de la actividad (No Iniciado/Concluido) Seleccione la prioridad de la actividad (Bajo/Normal/Alto) Seleccione la repetición de la actividad Repetición Link llamada Telefónica Diligencie el número de llamada física que corresponde a esa actividad Botón Crear Actividad: Desde este botón el usuario creará las actividades asociadas a la llamada de servicio. A la actividad se llevarán los datos diligenciados en la correspondiente línea de la pestaña Detalle Actividad. El usuario también puede crear la actividad desde el estándar de SAP abriendo la llamada de servicio asociada a la asistencia y creando la actividad con clic derecho desde allí. Página 36 de 38

37 MODIFICACIÓN CONTENIDO PLANTILLAS DE CORREO. Para modificar el contenido de una de las plantillas de correo electrónico realice el siguiente proceso: Vaya a la siguiente ruta: \B1_SHR\BPACREMOTO\addInAsistencias\Resources\ y ubique el correo que desea modificar, abra el documento y realice la modificación correspondiente en el contenido (texto) del correo. Los espacios remarcados corresponden a un ejemplo del texto (contenido) que se puede modificar: Nota: No debe modificar el texto que se encuentre dentro de los signos %XXXX%, tampoco debe modificar las etiquetas definidas por los siguientes símbolos: <h1 style="text-align: center;"> Página 37 de 38

38 </h1><p style="text-align: justify;"> </p><p style="text-align: justify;"> </li><li> </p><p> </p><ul><li> Si modifica alguno de ellos el formato del correo se verá afectado. Tampoco debe modificar el nombre del archivo, este es usado como un identificador. Página 38 de 38