Beta 10. Solución de negocio para compañías de instalaciones, seguridad y vigilancia. GLOBAL IT SERVICES

Transcripción

1 Beta 10 Solución de negocio para compañías de instalaciones, seguridad y vigilancia. micro server GLOBAL IT SERVICES

2 A diferencia de otras soluciones de software genérico, Grupo Microserver está completamente comprometido con el sector al aportar soluciones de gestión exclusivamente diseñadas para las empresas de seguridad y vigilancia. Compañías instaladoras de sistemas, con servicios de mantenimiento, de vigilancia activa o pasiva, tienen en Beta10 la solución adecuada para la gestión integral de todos los departamentos. En función de sus necesidades, dispone además de los siguientes módulos opcionales: El módulo de Vigilancia simplifica la gestión de cuadrantes, facturación y control de horas y servicios, así como asignaciones de material. La integración en tiempo real del módulo de Movilidad (SAT) permite acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Con los módulos de Extranet, se facilita el acceso a distintas zonas de Beta10 por parte de nuestros clientes y vigilantes. Para completar el circuito de información gerencial, el módulo de Contabilidad se integra completamente con Beta10. Principales características Clientes/abonados Gestión de cuotas y contratos, ficheros adjuntos, enlace con herramienta de e-marketing, CRM integrado, control de riesgos Compras Pedidos de mercancía bajo mínimos, control de estados de la mercancía, etiquetas desde albarán, asistente de facturación Presupuestos Permite presupuestar materiales, mano de obra y cuotas, impresión en varios idiomas, líneas opcionales, archivo de imágenes, versiones de presupuestos, anticipos, notas Documentos Contratos (conexión CRA, mantenimiento, vigilancia...), certificados de instalación y mantenimiento, librocatálogo de instalaciones y revisiones, altas de conexión en CRA... Instalaciones y almacén Gestión de tipos de instalación, ficheros adjuntos asociados, técnicos de la instalación, múltiples partes por orden, acciones de mantenimiento periódico, planning de técnicos Custodia de llaves Emisión de etiquetas para llaveros, identificación de llaves a través de códigos de barras, identificación del personal que repone/retira las llaves, registro histórico Administración Facturación automática desde albarán, por lotes, emisión de documentos de tesorería, gestión de reclamaciones de pago a clientes, asistente de liquidación de ventas a comerciales Aplicación Enlaces contables, definición de usuarios y permisos, exportación de informes a Microsoft Word, Excel y Acrobat PDF, envío de documentos por Módulos Opcionales Vigilancia Cuadrantes de vigilantes, liquidación de cuadrantes a facturación, liquidación de cuadrantes por empleado, partes de novedades, control de flota de vehículos... SAT de Movilidad Totalmente online con Beta10, realización de partes de trabajo, gestión de mercancías, firma del cliente en pantalla, check-list de validación, consulta datos de instalación, envío de correo electrónico al cliente... Extranet Acceso web a funciones compartidas de Beta10, consulta de facturas y revisiones de instalación, calendario de vencimientos, realización de pagos, novedades por vigilante, consulta de cuadrantes...

3 Clientes/abonados: Ficha de Cliente Control de riesgo Periodos de cuotas Gestión de cuotas Generación de contratos Gestión de ficheros Contactos Campañas de marketing Asistente de mailing Mailing clientes Acceda desde la ficha de cliente a la información de sus instalaciones, presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes o facturas. Asegúrese de que las operaciones abiertas de sus clientes no superan el riesgo contratado. Defina periodos de cuotas (mensual, trimestral, semestral, etc.) por tipos (adelantado, vencido). Defina cuotas de servicio, asociando precio por defecto e información comercial. Realice los contratos automáticamente desde la aplicación y gestiónelos con ella. Imprima diferentes contratos según el servicio que se le presta al cliente. Adjunte a la ficha del cliente, contratos escaneados, planos de la casa o cualquier otro documento o imagen que desee. Gestione todos los contactos que se realicen con clientes existentes o con clientes potenciales. Realice el envío de mailing a clientes para campañas comerciales, saludos, recordatorios u otros. Diseñe una plantilla para el correo que desee enviar y seleccione como destinatarios a sus clientes. Consulte en la ficha de cliente todas las campañas en las que se le ha enviado correspondencia. Presupuestos: Presupuestos Gestión de idiomas Ubicaciones Líneas opcionales Márgenes Control de estados Imágen de instalación Versión de presupuesto Anticipos Notas Paso a orden de trabajo Capítulos Desglose correctamente los presupuestos a sus clientes estructurando correctamente la información. Imprima los presupuestos según el idioma del cliente. Indique la ubicación dentro de la instalación donde se instalará cada material. Marque líneas de presupuesto como opcionales para que el cliente elija según marca, modelo o características, el material que prefiera para su instalación. Calcule márgenes totales y porcentuados según costos y precios de venta de los materiales. Controle las fechas de los cambios de estado de los pedidos (pdte. envío, enviado, pdte. aceptación, etc.). Asocie imágenes de planos, materiales o fotos de la instalación. Almacene versiones del presupuesto (fecha, nº versión y documento en PDF), controlando los cambios Asocie anticipos de cliente para presupuestos aceptados. Adjunte notas informativas al presupuesto. Asistente de paso automático a orden de trabajo para presupuestos aceptados. Agrupe los diferentes conceptos por capítulos e incluya imágenes de los artículos Instalaciones y Almacén: Gestión de tipos de instalación Gestión de tipos de actuación Órdenes de trabajo Detalle de material Traducción de artículos Propuesta de pedido a proveedor automática Múltiples partes por orden Estados de la orden Orden de trabajo por mantenimiento Acciones de mantenimiento periódico Especificación de técnicos Planning de técnico por día o semana Planning general por día o semana Paso de orden a albarán Impresión del parte Control de stock min./max. por artículo Desglose de cuotas para facturación Grados de seguridad Certificado Libro-Catálogo Organice sus instalaciones según el tipo: Alarmas, CCTV, servicios de vigilancia... Organice el trabajo técnico por tipo de actuación: Instalaciones, mantenimientos, reparaciones... Cree órdenes de trabajo por tipo de instalación y tipo de actuación. Indique materiales a instalar y mano de obra a realizar. Introduzca la traducción de sus artículos para sus clientes en otros idiomas. Genere automáticamente propuestas de pedido de materiales faltantes en stock para un proveedor. Desglose el trabajo en múltiples partes de montaje. Establezca estados de órdenes de trabajo (pendiente de compra, pendiente de instalación, finalizado) Genere múltiples órdenes de trabajo por mantenimientos periódicos. Programe cada cuánto tiempo debe realizar los mantenimientos y revisiones técnicas de las instalaciones de sus clientes. Indique los instaladores/técnicos que realizarán el parte. Funciona junto con la agenda de montadores. Visualice el planning de los instaladores por día o semana. Visualice partes por día y hora y tipo de actuación. Genere automáticamente un albarán de un parte de trabajo realizado. Imprima el parte de trabajo para entregarle al técnico o instalador. Gestione su stock ayudándose de los stocks máximos, mínimos y recomendados. Gestione cómodamente los conceptos de las cuotas facturadas por cada abonado. El grado de seguridad de los sistemas se recoge en la instalación y en los artículos con posibilidad de filtrar los artículos por el grado de seguridad. Certificado de instalación de dispositivos de seguridad. Libro-catálogo de instalaciones y revisiones.

4 Custodia de llaves: Emisión de etiquetas para llaveros Identificación de llavero a través de códigos de barras Identificación del personal que repone/retira las llaves Registro histórico de todo movimiento de llaves Listado de personas externas autorizadas a retirar una llave Controle cada llavero con una etiqueta que identificará unívocamente el mismo. La lectura del código de barras indica al supervisor de qué llavero se trata. La persona que retira/repone una llave debe identificarse a través de una contraseña. Registre todo movimiento de entrada/salida con fecha/hora, persona y motivo. Controle y registre las peronas autorizadas para retirar una llave. Compras: Mercancía bajo mínimos Mercancía según necesidades Estados de mercancía Recepción de proveedores Etiqueta de albarán de mercancía recibida Gestión de facturas de proveedores Acreedores Genere una propuesta automática de pedidos a proveedor de mercancía por debajo de stock mínimo. Genere propuestas automáticas de pedidos a proveedor de mercancía necesaria para servir pedidos. Controle en todo momento el estado de la mercancía, pendiente, en stock, reservada, pendiente de servir... Recepcione la mercancía directa de sus pedidos a proveedor. Imprima directamente etiquetas para sus productos desde los albaranes de mercancía recibida. Controle los albaranes pendientes de facturar de sus proveedores y coteje importes y cantidades. Introduzca facturas de acreedores (profesionales, servicios, alquileres, etc.). Documentos e informes más útiles: Seguimiento de presupuestos Beneficios por instalación Albaranes pendientes de facturar Vencimientos pendientes Cobros realizados Existencias valoradas Movimientos de caja Movimientos de stock Vea de un solo vistazo:contactos pendientes de atender, el estado de los presupuestos, ordenes no ejecutadas o albaranes no facturados. Consulte en detalle el margen obtenido por el material instalado en cada cliente. Tenga controlado en todo momento el trabajo realizado pendiente de facturar. Acceda a un completo panel de información para conocer el estado de los vencimientos. Visualice listados detallados para conocer sus ingresos por tipo de cuota de facturación. Valore en cualquier momento las existencias de materiales por cada almacén. Controle el histórico de todos los movimientos que se produzcan. Consulte los movimientos de entrada y salida que ha tenido cada material. Administración: Facturación Facturación por lotes Gestión de cartera Gestión de remesas Renegociación de deudas Reclamaciones de pago Múltiples vencimientos Recibos devueltos Movimientos de caja Conciliación Bancaria Liquidación de ventas Pago de remesas Tesorería Pago de vencimientos Realice la facturación automática desde albarán, por trabajos realizados. Genere y facture las cuotas, por tipo de periodo de cuota, tipo de instalación y forma de pago. Controle las deudas y los vencimientos de clientes, y tenga control de su estado. Genere desde la aplicación, el fichero para el banco de cobro de recibos. Agrupe varias facturas de un cliente para renegociar sus vencimientos. Genere las reclamaciones de pago a clientes desde la aplicación. Establezca rápidamente como cobrados, vencimientos de distintas facturas. Devuelva recibos registrando los gastos bancarios y apuntando en contabilidad. Todas las operaciones de tesorería registran automáticamente movimientos que posteriormente pueden auditarse. Concilie los movimientos de tesorería de la aplicación con el extracto de movimientos recibido del banco. Liquide periódicamente a sus agentes comerciales según tengan comisiones sobre nuevas instalaciones o sobre facturación de cuotas. Genere automáticamente las remesas de pago a sus proveedores/acreedores. Emita desde la aplicación los documentos de tesorería (pagarés) hacia sus proveedores/acreedores. Indique fácilmente como cobradas las deudas, al poder marcar múltiples vencimientos. Aplicación: Enlaces contables Permite definir usuarios y perfiles de usuario Permite definir permisos por pantalla y operación Exportación de informes a Word, Excel y PDF Envíos de informes por Otros Tanto las facturas emitidas, como las recibidas y los cobros y pagos que se produzcan se contabilizarán automáticamente. Cree cuentas de usuario y asígneles contraseñas para acceder a la aplicación. Controle de manera exhaustiva el acceso a la información. Exporte a los formatos mas utilizados cualquier informe de la aplicación. Envíe por cualquier documento o informe de la aplicación. Configure por usuario, los filtros que se utilizan para buscar información. Identifique todos los informes con el nombre y el logo de la compañía.

5 Módulo de Vigilancia M ó d u l o s O p c i o n a l e s Cuadrante de vigilantes Controles adicionales en asignación de vigilantes Control de tarificación a clientes Control de costes Paso a facturación Paso a nóminas Informes Gestiene sus vigilantes Asignaciones de material Gestión de puestos de servicio Parte de novedades Prácticas de tiro Control de flota Compatibilidad Online Partes de trabajo Mercancía Consultas Alta de partes Mano de obra Reasignación Firma en pantalla Checklist Confirmación por mail Datos de clientes Google Map Use el asistente de definición de cuadrante de vigilantes. Busque rápidamente vigilantes libres en ese horario. Organice servicios con el patrón de asignación de turnos. Examine la superposición de vigilantes en puestos de servicio. Controle los huecos en el planing. Revise el número de horas extras mensuales por vigilante. Examine las excepciones en el horario de puestos de servicio. Configure el precio de venta por puesto de servicio, tipo de servicio y tipo de hora. Disponga las cuotas fijas de servicio. Configure los costes específicos por vigilante y tipo de hora. Pase a facturación la tarificación de horas de producción por cliente. Pase a nóminas el importe de horas realizadas por vigilante. Obtenga informes de cuadrante por cada vigilante y de costo por puesto de servicio. Imprima informes de producción y rentabilidad por puesto de servicio. Administre sus vigilantes (Gestión de información de vigilantes, auxiliares, escoltas...). Controle la asignación de materiales por vigilante (transmisores, linternas, armas, uniformes, etc..). Organice los puestos de servicio, con calendario de turnos a cubrir. Asocie vigilantes (habituales, cubrepuesto, conocedores, excluidos) y materiales al puesto de servicio. Gestione los partes de novedades por puesto, vigilante y día. Almacene información de las prácticas de tiro realizadas por cada vigilante. Administre los vehículos (control de revisiones, repostajes, salidas y llegadas). Módulo SAT de Movilidad Diseñado para trabajar con cualquier dispositivo móvil con navegador y conexión a Internet. Totalmente online con Beta10 Software. Realización de partes de trabajo asociados a órdenes de trabajo y cierre. Partes pendientes por instalador. Gestión de mercancía asociada a partes y finalizados por instalador y cliente. Consulta de órdenes pendientes sin asignar a instaladores. Creación de parte de trabajo de órdenes pendientes. Introducción de mano de obra por hora de inicio - hora fin. Posibilidad de pasar a comercial o a otro instalador. Firma del cliente en pantalla del dispositivo móvil. Partes de trabajo con lista de validación (checklist). Envío de correo electrónico con albarán y parte firmado al cliente. Consulta de datos de cliente. Integración con mapa de Google para localización de la instalación o incidencia. Módulos Extranet Extranet de Administración Creación de cuentas de cliente Facturas de clientes Vencimiento de pagos Presupuestos confeccionados Pagos Online Se asignará un usuario y contraseña a los clientes que deseen acceder a la plataforma. Desde esta zona privada, los clientes podrán consultar sus facturas emitidas y descargarlas en formato PDF. Se muestra un calendario de vencimientos para las facturas pendientes de pago. Consulta de presupuestos emitidos al cliente y posibilidad de descargar en formato PDF. Con esta función, los clientes podrán realizar pagos directamente desde la web sobre facturas pendientes. Extranet de Vigilancia Crear cuentas de cliente Planning de vigilancia Identificación de vigilante Gestión de incidencias Cambios en planning Creación cuentas de vigilante Consulta de planning por el vigilante Parte de novedades Se asignará un usuario y contraseña a los clientes para acceder a la plataforma. Los clientes podrán consultar el planning de vigilancia asignado según calendario. Desde esta opción, se podrá consultar el vigilante asignado por fecha y servicio para su correcta El cliente podrá consultar las incidencias surgidas en determinado servicio e introducir las nuevas que se puedan generar. En este apartado, se pueden solicitar cambios en los servicios asignados. Se asignará un usuario y contraseña a los vigilantes para acceder a la plataforma. El vigilante podrá conocer qué puestos de servicios que le han sido asignados con antelación, la dirección y un mapa en Google Maps con la dirección de estos servicios. Podrá conocer el horario y cualquier nota adicional asociada a él (indumentaria especial, indicaciones de comportamiento...). El vigilante podrá introducir el parte de novedades sobre el servicio realizado. Basta con que tenga un dispositivo con conexión a Internet.

6 Beta S E R V I C I O S C E N T R A L E S C/ Obispo Salvador de los Reyes, Nave SI Málaga Tlf Fax info@grupomicroserver.com