Sistema integrado de gestión de bibliotecas

Transcripción

1 Sistema integrado de gestión de bibliotecas Grupo de desarrollo de LINTI - Facultad de Informática Universidad Nacional de La Plata Noviembre de

2 Manual de la Intranet Para uso de los bibliotecarios 2

3 Indice 1. Introducción a Koha-UNLP Qué es la Intranet? Acceso a la Intranet Módulo Inicio Búsqueda combinada Búsqueda avanzada Módulo Catálogo Búsqueda avanzada Estantes virtuales Creación de estantes virtuales Agregar documento Agregar ejemplares Módulo Circulación Préstamos Préstamos a partir de reservas Devoluciones y renovaciones Sanciones Módulo Usuarios Usuarios potenciales Usuarios reales Modificar datos Eliminar usuario Cambiar contraseña Modificar permisos Generar carnet Libre deuda Subir foto Historial de préstamos Historial de reservas Agregar usuario Módulo Parámetros Preferencias Unidades de información Tablas de referencia Tipos de documento Categorías de usuarios Tipos de préstamo Administración de libre deuda Feriados Sanciones Consideraciones particulares respecto a sanciones y reservas Módulo Reportes Reportes del Módulo Catálogo Reporte de inventario Reporte de signatura topográfica Reporte Generar etiquetas Reportes del Módulo Usuarios Reporte Generar carnet Reportes del Módulo Circulación Actividades anuales Registro de circulación. 37 3

4 1. Introducción a Koha-UNLP Koha-UNLP es un sistema integrado de gestión de bibliotecas en idioma español, que permite realizar los servicios técnicos bibliotecarios y administrar los servicios a usuarios. El término Koha significa regalo, obsequio en idioma maorí. El nombre se relaciona con su origen, ya que fue desarrollado por programadores neozelandeses y franceses en el año Su primera publicación tuvo lugar a principios del año En nuestro país, en el marco del Proyecto SIU (Sistema de Información Universitaria), surgió la iniciativa de integrar un módulo de bibliotecas basado en software libre. En este contexto, en la Universidad Nacional de La Plata comenzaron a trabajar en conjunto la Facultad de Informática, la Facultad de Ciencias Económicas -como proyecto piloto- y la Biblioteca Pública. Se realizaron pruebas, correcciones, estudios y desarrollos que contribuyeron a lograr esta plataforma que se denomina Koha-UNLP. Más tarde, en la UNLP se creó el Grupo de Desarrollo Koha-UNLP integrado por profesionales informáticos del Laboratorio de Investigación en Nuevas Tecnologías Informáticas (LINTI) de la Facultad de Informática y bibliotecarios documentalistas de la Facultad de Ciencias Económicas. El Grupo de Desarrollo continúa investigando y desarrollando mejoras para incorporar mayor funcionalidad y nuevas tecnologías al sistema. Además, tiene a su cargo la capacitación y mantenimiento de los sitios que actualmente se encuentran en producción. Actualmente, Koha-UNLP se encuentra en funcionamiento en varias bibliotecas de la Universidad Nacional de La Plata y del ámbito gubernamental de la Provincia de Buenos Aires: En la Universidad Nacional de La Plata: Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas (incluyendo a la Biblioteca de la Escuela de Postgrado de Marketing Internacional) Biblioteca de la Facultad de Informática Biblioteca del Colegio Nacional Biblioteca de la Facultad de Bellas Artes - Biblioteca de la Facultad de Ciencias Exactas - Biblioteca Conjunta (Fac. de Veterinaria y Fac. de Ciencias Agrarias y Forestales) En la Provincia de Buenos Aires: Biblioteca de la Legislatura de la Provincia de Buenos Aires y Biblioteca de la Comisión Provincial por la Memoria. A su vez, a nivel mundial existe gran cantidad de bibliotecas públicas, escolares, universitarias y especializadas que utilizan Koha-UNLP como sistema de administración. El funcionamiento de Koha-UNLP se gestiona vía Web, de manera que se accede fácilmente utilizando cualquier navegador. Es compatible con Linux, Unix, Windows y MacOS y facilita el acceso concurrente e ilimitado de usuarios. Permite importar registros bibliográficos de otros sistemas, como ISIS, y de sistemas de administración de alumnos, como SIU Guaraní. La arquitectura del sistema e presenta en dos interfaces: una interfaz de administración privada denominada Intranet, objeto de este manual, y una interfaz de acceso público denominada OPAC, que es objeto del Manual de Usuario Final. El Manual del bibliotecario describe las funciones de la Intranet, módulo por módulo. Está dirigido a los profesionales que estén a cargo de la puesta en marcha de este sistema en bibliotecas de cualquier tipo. Pretende ser una herramienta de apoyo para la implementación y aprovechamiento de los recursos que ofrece Koha-UNLP. 4

5 1.2 Qué es la Intranet? La Intranet es el entorno de trabajo privado para los bibliotecarios. Desde la Intranet, usted podrá administrar las operaciones del sistema, utilizando las funciones de los módulos que componen el sistema: Inicio, Catálogo, Usuarios, Circulación, Parámetros, Reportes, y Ayuda. Desde esta interfaz, usted podrá realizar los servicios técnicos y gestionar la administración de los servicios, por ejemplo: Catalogación de documentos: compatible con MARC ; Gestión de tareas administrativas: autogeneración de inventarios y seguimiento de ejemplares; Administración de estructuras de estantes virtuales; Generación de etiquetas con códigos de barra; Búsquedas en el catálogo: visualización en pantalla o generación de salidas impresas; Obtención de estadísticas y exportación a planilla de cálculo; Gestión de usuarios: ingreso o habilitación de usuarios importados desde otro sistema; Generación de historiales de préstamo, reservas y sanciones; Gestión de circulación: préstamos, devoluciones, renovaciones (locales y remotas), reservas vía Web; Impresión de carnets con códigos de barra; Emisión de certificados de libre deuda; Aplicación automática de las reglas de sanciones; y Envío de notificaciones a través de s. El acceso a las funciones o grupos de funciones se realizará mediante la habilitación de permisos en el registro de cada usuario. Los permisos serán determinados por el responsable de la administración del sistema en la biblioteca Acceso a la Intranet El acceso a la Intranet se deberá realizar mediante la identificación del usuario y el ingreso de su contraseña. El correcto ingreso de los datos lo llevará al módulo Inicio. Imagen 1. Pantalla de ingreso de datos 5

6 2. Módulo Inicio La pantalla del módulo Inicio de Koha-UNLP presentará la barra de menúes desde donde se podrá ingresar a las funciones de cada uno de los módulos que integran el sistema. Imagen 2. Pantalla de inicio de Koha UNLP Desde esta pantalla también se pueden localizar documentos usando las facilidades de las Búsquedas combinada y avanzada. 2.1 Búsqueda combinada Esta modalidad le permitirá realizar búsquedas de términos en los campos: autor, autores adicionales, título, temas y serie. Imagen 3. Búsqueda combinada En todos los campos el sistema truncará automáticamente la expresión sin necesidad de agregar caracteres especiales. Así, podrá ingresar el término o frase exacta o bien podrá escribir sólo una parte, incorporando la acentuación correspondiente o sin ella, ya que Koha-UNLP no es sensible a los caracteres acentuados. La denominación combinada se debe precisamente a su facilidad de encontrar términos contenidos en diferentes campos. Es decir, podrá combinar en una misma expresión autor y título, autor y tema o tema y título usando los términos completos o truncados. 6

7 Ejemplo: Si se desea buscar el documento: Varian, Hal R. Economía: una aproximación a la teoría de los precios, podrá ingresar una raíz de cada término. Imagen 4. Ejemplo de búsqueda combinada Koha-UNLP realizará el proceso de búsqueda en ambos campos y devolverá el resultado producto de esa combinación. Allí podrá visualizar los datos para identificar el documento: título, autor, año y le informará acerca de la disponibilidad y cantidad de ejemplares. 2.2 Búsqueda avanzada Imagen 5. Resultado de búsqueda combinada La pantalla de Búsqueda avanzada ofrece opciones de búsqueda sobre los datos bibliográficos y también sobre la información administrativa del documento. A su vez, podrá utilizar también las ventajas de la Búsqueda combinada (ver sección anterior). Las opciones de búsqueda son múltiples y serán explicadas en profundidad en la sección dedicada al módulo Catálogo. Imagen 6. Página de búsqueda avanzada 7

8 3. Módulo Catálogo El módulo Catálogo permite administrar las operaciones de servicios técnicos de una biblioteca: catalogación descriptiva, por materia y clasificación, así como también realizar búsquedas en el catálogo. A su vez, este módulo ofrece las facilidades necesarias para realizar procesos administrativos, como la generación e impresión de etiquetas con código barra y la autogeneración de inventario, entre otras. 3.1 Búsqueda avanzada La función Búsqueda avanzada permite llegar al documento utilizando varios puntos de acceso diferentes, mediante la obtención de datos de orden bibliográfico o administrativo. Como se explicó en la sección sobre el módulo Inicio, no es necesario escribir el término exacto ni completo, ya que Koha-UNLP truncará la expresión de búsqueda sin necesidad de agregar caracteres especiales. Las facilidades de la búsqueda avanzada se comportan de la misma manera en las dos interfaces de Koha-UNLP y han sido descriptas exhaustivamente en el Manual de usuario final. Debido a esto, en este manual se describirán sólo las opciones de la búsqueda que se relacionen con funciones de orden interno de la biblioteca. Los ejemplos de búsqueda por autor y título se muestran con la intención de mostrar el entorno gráfico desde la Intranet. Autor: Este campo abarca al autor principal, y, si los hubiese, autores adicionales y colaboradores. Pueden buscarse tanto autores personales como institucionales. Ejemplo: Imagen 7. Ejemplo de búsqueda por autor Larson Imagen 8. Resultados de búsqueda por autor Larson Título: La búsqueda por este campo abarca al título propiamente dicho y al título informativo. 8

9 Ejemplo: si se desea buscar el término Economía como parte del campo, el sistema devolverá el siguiente resultado: Imagen 9. Ejemplo de búsqueda por título En este caso se visualizará que encontró dos resultados que incluyen el término Economía en el campo título, uno correspondiente al registro de un libro y el otro a una analítica. Código de barras: permite realizar búsquedas por el código de barras utilizado en la biblioteca. Generalmente se usa el código de la biblioteca seguido del número de inventario para ser representado por este código. Deberá ingresar un guión para separar ambos datos. Ejemplo: Imagen 10. Ejemplo de búsqueda por código de barras Signatura topográfica: permite realizar una búsqueda por la signatura asignada al documento. Deberá ingresar la signatura topográfica completa o bien una parte: Ejemplo: se quiere saber qué documentos han sido agrupados en una clasificación en particular, por lo tanto se ingresa 3 como expresión de búsqueda: Imagen 11. Ejemplo de búsqueda por signatura topográfica Koha-UNLP devolverá una pantalla con los resultados obtenidos: 9

10 3.2 Estantes virtuales Imagen 12. Resultados de búsqueda por signatura topográfica Los estantes virtuales le permitirán crear y administrar estructuras de datos bibliográficos asociados bajo un denominador común. La funcionalidad de los Estantes es versátil y puede aprovecharse con múltiples objetivos: para almacenar datos que permitan construir una bibliografía, para reunir documentos que respondan a un tema o materia de interés para una línea de investigación, para agrupar los documentos que responden a la bibliografía citada en los programas de estudio, etc Creación de estantes virtuales Para crear un estante virtual deberá seleccionar la función Estantes virtuales, ingresar el nombre que le quiere dar y hacer clic en Agregar. En esta misma pantalla también se podrán borrar estantes seleccionando la función Eliminar estantes. Imagen 13. Creación de estantes virtuales Una vez creado el estante, deberá asociar registros que estarán contenidos en él utilizando la función Búsqueda en diccionario. 10

11 Imagen 14. Facilidad de Búsqueda en Diccionario entre las opciones de un estante virtual Una vez seleccionada la opción Búsqueda en diccionario, Koha-UNLP abrirá una pantalla donde podrá escribir la expresión para realizar la búsqueda por autor o título. Imagen 15. Pantalla especial de Búsqueda en Diccionario En la pantalla siguiente se visualizará el resultado de la búsqueda y deberá seleccionar el documento que será incorporado al Estante y presionar Aceptar para guardar. Una vez que haya completado este procedimiento, el registro quedará asociado al estante. En esta pantalla podrá continuar agregando estantes y sub-estantes o eliminando contenidos. 3.3 Agregar documento Koha-UNLP permitirá la creación de registros bibliográficos y el almacenamiento de sus datos, a la vez que facilitará su recuperación y representación mediante la visualización en pantalla, reportes y listados. La función Agregar documento le proporcionará pantallas para crear un registro bibliográfico en las cuales se le indicará las condiciones de repetibilidad y obligatoriedad. Luego, la biblioteca decidirá qué reglas de catalogación utilizará para la definición, determinación de la forma de entrada de cada campo y transcripción de los datos. El sistema presenta una estructura de catalogación en 3 niveles de descripción: Imagen 16. Diagrama de la estructura de catalogación de Koha-UNLP En el Nivel 1 se deberán ingresar los datos del autor, autores adicionales, título propiamente dicho y otros títulos, temas, clasificación. En este Nivel es obligatorio el campo título. En el Nivel 2 se ingresarán los datos de edición, lugar, editor, fecha, descripción física, serie, ISBN. En el Nivel 3 se ingresarán los datos relacionados con la administración de los ejemplares: cantidad, inventario, signatura y disponibilidad. El anexo de imágenes contiene capturas de pantalla de los formularios correspondientes a los niveles 1 y 2. 11

12 En el proceso de alta de un documento nuevo, Koha-UNLP le presentará una primera pantalla que contiene los datos correspondientes al Nivel 1 de descripción. Importante: en los formularios, deberá tener en cuenta que los campos señalados con un asterisco (*) son de carácter Obligatorio. Términos de búsqueda Los términos de búsqueda podrán ser: Autor, Autores adicionales, Colaboradores, Título, Título informativo y Temas. Los campos que se presentan en la pantalla del Nivel 1 de descripción son los siguientes: Autor: aquí deberá ingresar el autor que tiene responsabilidad principal en el documento. Registrar apellidos y nombres. Autores adicionales: en este campo deberá ingresar los autores secundarios. Registrar apellidos y nombres. En el caso de responsabilidad compartida, ingresar uno por línea. Colaboradores: aquí deberá ingresar otras personas que tienen responsabilidad intelectual en el documento: compilador, prologuista, etc. Registrar apellidos y nombres y seleccionar su función desde la tabla que se visualiza en pantalla. Título: aquí deberá ingresar el título propiamente dicho o de un documento. Título informativo: aquí deberá ingresar el título informativo u otra información sobre el título. Otros títulos: deberá ingresar en este campo otros títulos que no se hayan consignado en los campos anteriores, como puede ser el título paralelo. Temas: aquí podrá ingresar el término o grupo de palabras que identifican el contenido del documento. Podrá registrar solo un término por línea en caso de contar con más de una ocurrencia. CDU: este campo está ideado para ingresar el código usado por la biblioteca para identificar el contenido del documento. Deberá registrar el código extraído de CDU, Dewey u otro sistema similar. Notas: aquí tendrá oportunidad de ingresar información complementaria que se considere relevante y que no haya sido incluida en los campos anteriores. Resumen: aquí podrá ingresar una exposición con una representación breve del contenido del documento. Una vez completada esta pantalla, deberá hacer clic en Guardar para grabar los datos. Luego, el sistema le presentará la pantalla correspondiente a los niveles 2 y 3, en los que deberá ingresar los datos administrativos y bibliográficos restantes. Código de barras del ejemplar: en este campo deberá ingresar el número de inventario del ejemplar. Si fuese más de uno, deberá separar con una coma cada uno de los números de inventario ingresados. Autogeneración de inventarios: Koha-UNLP tiene la facilidad de generar los inventarios en forma automática. Para aprovechar esta función deberá dejar en blanco el campo código de barras, entonces el sistema buscará el último número asignado y le sumará la cantidad de ejemplares que desee ingresar en ese momento. 12

13 Cantidad de ejemplares a agregar: si decide autogenerar los inventarios deberá indicarle al sistema la cantidad de ejemplares. Unidad de información: en este campo aparecerá el nombre de la biblioteca que será definido en el módulo Parámetros. Signatura topográfica: aquí corresponde ingresar el dato para la localización física del documento. Disponibilidad: en este campo deberá indicar el acceso establecido para el documento, ya sea para la consulta en sala de lectura o para préstamo domiciliario. Estado: aquí deberá indicar el estado en que se encuentra el documento, que puede ser uno de los siguientes: a) Disponible: indicará que se puede acceder al documento a través de la modalidad de préstamo definida en el campo Disponibilidad. b) No disponible: indicará que ese documento no se puede afectar al préstamo por diferentes razones: se encuentra en encuadernación, perdido, o en otra categorización que determine la biblioteca. Imagen 17. Menú de opciones de estado del documento Luego, deberá continuar con el ingreso de los datos bibliográficos: Nivel bibliográfico: ingresar el tipo de tratamiento que se le ha dado al documento en proceso, ya sea analítico, monográfico, colección u otra categorización que establezca la biblioteca. Tipo de documento: ingresar el código que identifique las características intelectuales del tratamiento del documento. Podrá ser: LIB= libros, TES= tesis u otra categorización que establezca la biblioteca. Podrá acceder al módulo Parámetros/Tipos de documento para personalizar esta tabla. Soporte físico: ingresar el medio físico en el cual se presenta el documento. Podrá utilizar: impreso en papel, cd-rom u otra categorización que establezca la biblioteca. Edición: ingresar el número de edición del documento, correspondiente al conjunto de ejemplares editados sobre un mismo molde. Lugar de publicación: ingresar la ciudad o país como aparece en el documento. 13

14 Editor: ingresar los datos de la empresa o persona responsable de la edición del documento. Deberá ingresar uno por línea en caso de tener varias ocurrencias. Año de edición: ingresar la fecha en la que se publicó el documento. Descripción física: ingresar los datos referidos a la extensión y características físicas del documento, como pueden ser: cantidad de páginas, volúmenes. Tamaño: ingresar los datos que describan el tamaño del documento. Serie: ingresar los datos de serie. ISBN: ingresar el número asignado por la agencia internacional que identifica al documento. No deberá ingresar la sigla ISBN, ya que será incluida por el sistema en la visualización del registro. Volumen: si se tratara de un documento publicado en más de un volumen, consignar el número correspondiente al volumen que se esté ingresando. Descripción del volumen: ingresar el título del volumen si lo tuviera. País: seleccionar de la tabla el país correspondiente a la sede del editor. Idioma: seleccionar de la tabla el idioma en que está escrito el documento. Notas: ingresar toda información complementaria considerada de interés. Índice: ingresar el índice del documento. Estantes y Sub-estantes: seleccionar de la tabla el estante o sub-estante virtual al cual quiere vincular el documento. Luego deberá hacer clic en a estante virtual para que el documento sea asignado al estante elegido. Recuerde que la estructura de la facilidad de estantes virtuales fue explicada en la sección 3.2. Una vez finalizado el ingreso de datos, deberá seleccionar Confirmar alta de registro o bien Agregar nuevo volumen si está ingresando un documento publicado en más de un volumen Agregar ejemplares Koha-UNLP le permitirá agregar más ejemplares a un registro que ya haya sido creado sin tener que repetir el ingreso de los datos de descripción bibliográfica. Deberá seleccionar la función Agregar ejemplares y buscar el ISBN o el título del documento al cual quiere sumar ejemplares. Imagen 18. Agregar ejemplares 14

15 Como resultado de la búsqueda, Koha-UNLP le presentará una lista con datos de título, autor y edición para la identificación del documento pertinente. Ante esta situación, tendrá dos opciones: Si localizó el documento de su interés: podrá seleccionar Agregar ejemplares para comenzar a agregar los datos de los nuevos ejemplares. Si no localizó el documento de su interés: deberá seleccionar la opción Crear descripción bibliográfica vacía para crear un registro nuevo. Imagen 19. Resultados de la búsqueda Si la opción elegida es Agregar ejemplares, Koha-UNLP le presentará la pantalla de los niveles 2 y 3. En este caso deberá tener en cuenta si el ejemplar a ingresar corresponde a: 1. Un documento publicado en un solo volumen: en este caso solamente deberá completar los datos administrativos ya que los datos bibliográficos fueron ingresados cuando se usó la función Agregar documento. Imagen 20. Documento de un solo volumen En este caso sólo deberá completar los campos: código de barras, número de inventario, cantidad de ejemplares, signatura topográfica y disponibilidad. El proceso de ingreso de datos para este caso finalizará en el título Agregar a descripción bibliográfica existente, donde 15

16 deberá hacer clic en Agregar nuevo ejemplar a registro existente para guardar (o grabar) los datos. 2. Un documento publicado en más de un volumen: cuando se trate de agregar un ejemplar publicado más de un volumen deberá completar los campos que se describieron para el caso de un ejemplar en un solo volumen y además deberá completar los campos encabezados por el título Agregarlo a una nueva descripción bibliográfica. Imagen 21. Documento de más de un volumen Al finalizar deberá seleccionar deberá seleccionar Confirmar alta de registro o bien Agregar nuevo volumen si decidiera seguir incorporando volúmenes. 16

17 4. Módulo Circulación El módulo Circulación permite administrar las transacciones de préstamos, devoluciones, renovaciones, reservas y sanciones. El funcionamiento de este módulo se relaciona directamente con el módulo Parámetros, ya que en éste se indican las condiciones de uso establecidas por la Biblioteca para el servicio de circulación: tipos de préstamos, cantidad de días, horarios y esquema de sanciones. Los procedimientos explicados para los Préstamos, Devoluciones y Renovaciones son comunes a todos los tipos o modalidades de préstamos establecidos por la Biblioteca. Las operaciones de Circulación (préstamos, devoluciones y renovaciones) están representadas por los íconos que se detallan a continuación: 4.1 Préstamos Imagen 22. Íconos que representan las devoluciones, los préstamos y las renovaciones, respectivamente El préstamo de documentos se realiza mediante la localización del documento requerido a través de cualquier opción de búsqueda en el menú Catálogo. Ejemplo: búsqueda de un documento titulado Cálculo y geometría analítica. Imagen 23. Ejemplo de búsqueda en el catálogo El resultado de la búsqueda se muestra en una nueva pantalla donde se visualizan los datos bibliográficos relevantes para la identificación del documento solicitado. En la columna Disponibilidad, Koha-UNLP informará la cantidad de ejemplares que posee la Biblioteca y su disponibilidad: consulta en sala de lectura, préstamos, u otra opción que se determine. Imagen 24. Disponibilidad del ejemplar Deberá posicionar el cursor sobre el campo Título para acceder al registro bibliográfico completo y a la lista de ejemplares disponibles para los diferentes tipos de préstamo: 17

18 Imagen 25. Ejemplo de registro Una vez localizado el libro, podrá realizar el préstamo haciendo clic en el ícono que muestra el libro rojo. Si el usuario requiere este libro para consulta en la Sala de Lectura, deberá proceder de la misma manera, pero posicionando el cursor sobre el ejemplar dispuesto para esa modalidad. Imagen 26. Préstamo normal y a Sala de Lectura. El segundo ejemplar se encuentra prestado al usuario Usuario Usuario En otra pantalla, Koha-UNLP le solicitará que ingrese el apellido o DNI del usuario, y luego que confirme (aceptar) o anule la operación (cancelar). Imagen 27. Pantalla de datos del usuario para préstamo de un ejemplar Una vez que haya presionado aceptar se emitirá un formulario del préstamo correspondiente. El anexo de imágenes contiene un ejemplo de formulario de préstamo. En el caso de los libros dispuestos para consulta, podrá seleccionarse la modalidad de préstamo dispuesta por la Biblioteca, por ejemplo, préstamo especial, préstamo para sala de lectura, etc. Luego de ingresar los datos del usuario, deberá seleccionar el tipo de préstamo desplegando las opciones dispuestas. Imagen 28. Tipos de préstamo disponibles 18

19 4.1.1 Préstamos a partir de reservas Se puede realizar el préstamo de un libro reservado previamente por el usuario desde el OPAC. Deberá ingresar los datos del usuario y Koha-UNLP mostrará una pantalla donde se visualizarán los libros asignados que estén disponibles para ser prestados. Para realizar el préstamo, deberá proceder de la misma manera que para cualquier préstamo, pero seleccionando el o los ejemplares, después de hacer clic en el ícono rojo. Una vez finalizado el préstamo, Koha-UNLP mostrará la operación realizada, nombre del usuario y fecha de vencimiento. 4.2 Devoluciones y renovaciones Imagen 29. Préstamos a partir de reservas Las devoluciones y renovaciones pueden realizarse desde el módulo Circulación y también desde las facilidades de los módulos Catálogo y Usuarios, como se explica a continuación: Desde el módulo Circulación, en el menú Préstamos y Devoluciones: deberá ingresar el apellido o DNI del usuario y el código de barras (inventario) del ejemplar y luego hacer clic en el ícono verde para Devolver o en el celeste para Renovar. Imagen 30. Ejemplo de devolución o renovación desde el módulo Circulación Desde el módulo Catálogo: deberá buscar el libro, seleccionar el ejemplar y pulsar en el ícono verde para Devolver o en el celeste para Renovar. Imagen 31. Ejemplo de devolución o renovación desde el módulo Catálogo Desde el módulo Usuarios/Usuarios reales: en la pantalla de registro del usuario, Koha-UNLP mostrará los datos del usuario y los Ejemplares prestados. Allí, deberá seleccionar el o los títulos que serán renovados. 19

20 Imagen 32. Ejemplares prestados al usuario para renovar En todos los casos, deberá aceptar o cancelar la operación en la pantalla de confirmación siguiente donde se visualizan los datos del libro y del usuario. Imagen 33. Pantalla de confirmación Una vez aceptada la renovación, el sistema emitirá un formulario correspondiente a esta operación. Si el ejemplar se encuentra reservado, el sistema no permitirá renovar el préstamo, sólo admitirá la devolución del mismo. 4.3 Sanciones Koha-UNLP aplica el esquema de sanciones determinado por cada Biblioteca, que debe ser especificado en el módulo Parámetros. Si al momento de prestar un libro o renovar un préstamo al usuario, éste se encuentra sancionado por otro préstamo no devuelto o devuelto fuera de término, el sistema no permite el préstamo ni la renovación a ese usuario, informando la suspensión en un cartel rojo. Cuando se realice una devolución cuyo libro haya vencido, el sistema suspenderá al usuario por el término de los días que correspondan. En la pantalla de sanciones también se muestra el listado de usuarios afectados por las sanciones y se puede eliminar esta condición. La opción de eliminar una sanción le está permitida solamente al administrador del sistema o responsable de la Biblioteca. Imagen 34. Listado de usuarios sancionados Imagen 35. Información sobre un usuario sancionado 20

21 5. Módulo Usuarios El Módulo Usuarios permite administrar el registro de los usuarios, actualizar datos, otorgar permisos y realizar operaciones individualmente para cada usuario. KOHA-UNLP permite la administración de dos grandes grupos de usuarios: usuarios reals y usuarios potenciales. 5.1 Usuarios potenciales Los Usuarios potenciales son aquellos que se encuentran almacenados en la base de datos y que aún no se han registrado para usar los servicios de la Biblioteca. Cuando deciden ser socios, la Biblioteca los habilita como tales. Los datos de estos usuarios pueden ser obtenidos de un proceso de importación desde otro sistema, por ejemplo, en las bibliotecas de la Universidad, es el resultado de la importación desde el sistema de alumnos SIU Guaraní. Las Bibliotecas que no usen sistema de administración de alumnos o no tengan sus usuarios almacenados previamente, deben ingresar registrar los datos utilizando la función Agregar usuario. Búsqueda de usuarios potenciales: permite utilizar el apellido, DNI o legajo como expresión de búsqueda. Luego presionar Buscar. Ver usuarios: permite listar todos los usuarios a partir de una letra. 5.2 Usuarios reales: Los Usuarios reales son los usuarios que fueron habilitados para el uso de la Biblioteca usando la funcionalidad de Usuarios potenciales. Los Usuarios reales pueden loguearse en el OPAC, realizar búsquedas y acceder a la reserva y renovación en forma remota. 21

22 Búsqueda de usuarios reales: permite utilizar el apellido, DNI o legajo como expresión de búsqueda. Luego presionar Buscar. Ver usuarios: permite listar todos los usuarios a partir de una letra. Utilizando la función Búsqueda de usuarios reales se pueden acceder al registro para para editar o modificar datos. Se selecciona Apellido, nombres o DNI y a partir de allí el sistema abre una nueva pantalla donde se encuentran los datos del usuario requerido. Desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes operaciones: Modificar datos: Se accede a la misma pantalla usada para realizar la operación Agregar Usuario. Permite modificar los datos personales: apellido, domicilio, , etc. Recordar que esta operación también la puede realizar el usuario directamente desde la opción MI CUENTA en el OPAC. En este caso la información ingresada por el usuario registrado pasa automáticamente a su registro de usuario en la Intranet. Una vez realizados los cambios presionar el botón '''Guardar. A continuación KOHA- UNLP abrirá una nueva pantalla de confirmación con el texto Confirme registro donde se visualizarán los datos modificados. Nuevamente seleccionar Guardar para grabarlos en el sistema, en caso contrario las modificaciones realizadas no serán almacenadas. 22

23 5.2.2.Eliminar usuario: Esta función se utiliza cuando un usuario registrado puede decidir no continuar con esta condición, o bien la Biblioteca decide dar de baja usuarios que no cumplan con los requisitos dispuestos. Cuando se realiza esta operación aparece un mensaje para confirmar si realmente se quiere efectuar la baja Cambiar contraseña: Una vez seleccionada esta opción se abrirá una nueva pantalla donde se puede cambiar la contraseña del usuario, deberá introducirla y luego confirmarla Modificar permisos: Los usuarios internos del sistema, bibliotecarios, operadores, personal de apoyo, pueden acceder a determinadas funciones de acuerdo a las tareas que desarrollen. Así, la persona responsable de la administración de KOHA-UNLP, tendrá la totalidad de los permisos identificados como Superlibrarian. Esta persona podrá decidir y asignar los permisos del resto de su grupo de trabajo, por ejemplo: el personal de procesos técnicos tendrá acceso a las funciones del Módulo Catálogo pero no podrá realizar operaciones de Circulación, o viceversa. 23

24 Generar carnet: Desde esta función se obtiene el carnet de socio que lo habilita al uso de los servicios de la Biblioteca. En el carnet se imprimen los datos identificatorios del usuario, su foto, los datos de la Biblioteca y el código de barra que codifica su identificación Libre deuda: Administra la emisión del certificado de libre deuda. La emisión del mismo dependerá del estado del usuario ante la Biblioteca según las reglas de uso establecidas. El estado del socio se controla mediante una preferencia del sistema, que se verifica al momento se solicitar el certificado. Esta preferencia está determinada por defecto para validar que el usuario no tenga préstamos vencidos. KOHA-UNLP ofrece otras posibilidades que permiten la personalización de esta función Subir foto: Permite incorporar la foto del usuario a su registro. Ésto permitirá identificar visualmente al usuario en pantalla. Se debe presionar sobre el botón Examinar para buscar el archivo (jpg) de la foto y luego presionar el botón Subir foto para que la imagen sea agregada Historial de préstamos: Permite almacenar los datos de las operaciones de préstamos realizadas por el usuario. Se podrán visualizar los siguientes datos: título, autor, codigo de barras, signatura topográfica, fecha del préstamo y fecha de vencimiento de los préstamos. 24

25 Historial de reservas El Historial de reservas permite almacenar los datos de las reservas realizadas por el usuario. El Historial guarda los datos: autor, título, estado, fecha de la reserva y vencimiento. El estado puede ser: anulada en el caso que el usuario haya cancelado la reserva y otorgada si la reserva se convirtió en un préstamo. 5.3 Agregar usuario: Esta función permite dar de alta a los usuario que no estén incluidos en los Usuarios potenciales. Seleccionado esta opción, se abrirá un pantalla para completar los datos personales requeridos por el sistema: Apellido y nombres, número de documento, legajo, dirección, mail, etc. Utiliza la misma pantalla que la función: Modificar datos. Campos obligatorios: Los campos identificados con un asterisco (*) son considerados como OBLIGATORIOS. Completados todos los datos deberá presionar el botón '''Guardar. A continuación KOHA- UNLP abrirá una nueva pantalla de confirmación con el texto Confirme registro donde se 25

26 visualizarán los datos modificados. Nuevamente seleccionar Guardar para grabarlos en el sistema, en caso contrario las modificaciones realizadas no serán almacenadas. Operaciones de Circulación En la pantalla de registro del usuario también se pueden realizar operaciones de circulación: si el usuario tiene préstamos en curso o reservas realizadas, al pie de la pantalla aparece un listado desde donde se pueden realizar las devoluciones y renovaciones de préstamos activos y efectivizar las reservas. 26

27 6. Módulo Parámetros El módulo Parámetros permite administrar las opciones para configurar el funcionamiento de Koha-UNLP de acuerdo a las normas de uso de cada biblioteca. 6.1 Preferencias Las Preferencias del sistema son variables que controlan el funcionamiento de Koha-UNLP, por ejemplo: categorías de usuario, modalidades de préstamos, tipos de documento, envío automático de mails, etc. 6.2 Unidades de información El anexo de imágenes contiene la tabla de preferencias. Esta función permite configurar los datos de las distintas unidades de información que administrará el sistema. Deberá ingresar los datos de la biblioteca: nombre, institución, domicilio, teléfono, mail y categoría. Koha-UNLP le permitirá editar los datos de una biblioteca o darla de baja, utilizando los íconos que representan la función: permite editar, corregir o modificar los datos. permite dar de baja (borrar) una unidad de información como usuaria del sistema. Estos dos íconos estarán presentes en todo el entorno del sistema, y sus funciones serán, respectivamente, editar y eliminar datos de cualquier tipo. 6.3 Tablas de referencia Imagen 38. Unidades de información Las Tablas de referencia permiten normalizar la entrada de datos para todos los registros. Es decir, si se adopta un descriptor para identificar a un tema, este término se escribirá siempre de la misma forma y cuando se modifique, el cambio se aplicará a todos los registros que contengan dicho descriptor. Este mismo procedimiento se usará para el caso de los autores. Deberá seleccionar desde el listado la tabla a utilizar: temas o autores. 27

28 Imagen 39. Listado de tablas de referencia Koha-UNLP le presentará la pantalla Administración de categorías donde podrá escribir el término de interés y obtener el resultado de la búsqueda para Editar (modificar) o Eliminar dicho término. Editar: Imagen 40. Ejemplo de búsqueda de categorías Para la función Editar se presentará una pantalla donde puede manipular los datos de ese registro. Este cambio se aplicará a todos los registros del sistema que tengan referencia a este registro en particular. Eliminar: La función Eliminar permitirá asignarle todos los registros que contengan el término que desea eliminar (tema o autor) a un término similar que encuentre el sistema. En esta pantalla tendrá dos opciones: Asignar y borrar: asignará el término de referencia a otro autor o tema y borrará el autor o tema actual. Asignar: asignará las referencias del autor o tema a otro autor o tema y conservará los datos del tema original. 6.4 Tipos de documento Permite definir los diferentes tipos de documento que serán procesados por la biblioteca. Las categorías definidas serán utilizadas en el proceso de alta, baja y modificación de registros permitidas en el módulo Catálogo. En esta pantalla podrá indicar el código que representará el tipo de documento, descripción y las condiciones de préstamo y renovación. En esta pantalla, además, podrá: Agregar: crear una categoría de documento: libro, tesis, mapa, etc, crear un código que identifique ese documento y definir las reglas de uso establecidas para cada documento: disponibilidad, cantidad de días permitidos para el préstamo y opción de renovación. 28

29 Modificar: editar el registro de los tipos antes definidos y modificar sus reglas. Eliminar: borrar un tipo de documento. 6.5 Categorías de usuarios Imagen 41. Tipos de documento Permite definir las categorías de usuarios establecidas por la biblioteca. En esta pantalla podrá: Agregar: crear una categoría de usuario: alumnos, docentes, investigadores u otra categoría que especifique, crear un código que la identifique y definir las reglas de uso establecidas para cada grupo: cantidad de días permitidos para el préstamo, cantidad máxima de préstamos, etc. Modificar: editar el registro de las categorías antes definidas y modificar sus reglas. Eliminar: borrar una categoría. 6.6 Tipos de préstamo Imagen 42. Categorías de usuarios Permite definir los parámetros para la administración de los tipos de préstamos que gestione la biblioteca. 29

30 Como en los casos anteriores, en esta pantalla deberá: Agregar: crear un tipo de préstamo: préstamo domiciliario, préstamo especial, préstamo para sala de lectura u otra categoría específica. También deberá crear un código que lo identifique y definir las reglas de uso establecidas para cada tipo de préstamo: cantidad de días permitidos, cantidad máxima de préstamos, etc. Modificar: editar el registro de los tipos antes definidos y modificar sus reglas. Eliminar: borrar un tipo de documento. 6.7 Administración de libre deuda Imagen 43. Tipos de préstamo La emisión del certificado de libre deuda deberá ser administrada desde esta función. En esta pantalla podrá indicar las razones por las cuáles Koha-UNLP no deberá emitir el certificado. Podrá seleccionar una o varias de las opciones del listado, o bien podrá indicar al sistema que aplique todas las condiciones a la vez. En todos los casos deberá hacer clic en Guardar para grabar las opciones elegidas. Imagen 44. Administración de libre deuda 30

31 6.8 Feriados Esta función le permitirá marcar con anticipación en el calendario los días en los que la biblioteca no brindará servicios. Podrá seleccionar los feriados nacionales, períodos vacacionales, asuetos u otros días que la institución establezca como inactivos. 6.9 Sanciones Imagen 45. Ejemplo de calendario con feriados marcados como días inactivos Esta funcionalidad le permitirá personalizar el esquema de sanciones para que Koha-UNLP lo aplique en forma automática desde el módulo Circulación. Las sanciones pueden ser aplicadas, por ejemplo, a usuarios que devuelvan los ejemplares fuera de término o aquellos que realicen una reserva y luego no retiren el ejemplar, u otra causa que establezca la biblioteca. A continuación se muestra una captura de la pantalla de administración de sanciones, en la que se configura a qué tipo de préstamo y a qué categoría de usuario se aplica una determinada sanción, con el período de demora de la devolución del ejemplar y la cantidad de días de sanción que corresponden. También aquí se puede determinar la cantidad de veces que un usuario puede incurrir en una sanción determinada. 31

32 Imagen 46. Panel de control de sanciones Consideraciones particulares respecto a sanciones y reservas Sanciones Para configurar la aplicación de las reglas de sanciones deberá activar las Preferencias del sistema que afectan las sanciones: a) sanctions: habilita o deshabilita la aplicación de las reglas de sanciones. b) daysofsanctionreserves: indica la cantidad de días de sanción que corresponde a los usuarios que tienen reservas no retiradas. Debe tener en cuenta que el esquema de sanciones considerará que las mismas se aplicarán sobre tipos de préstamo, categorías de usuarios y plazos que la biblioteca determine. Las sanciones se aplicarán cuando el usuario cumpla con la devolución del ejemplar. En el caso de que un usuario sancionado tenga varios ejemplares vencidos en su poder, la sanción se aplica cuando se devuelve el último ejemplar. Si varios de los ejemplares fueron devueltos con demora, la sanción que se aplica es la que corresponde a la devolución más atrasada. Cuando un usuario haya devuelto un libro fuera de término y posea más libros vencidos en su cuenta, no podrá realizar operaciones de circulación hasta no devolver el último ejemplar y se haya cumplido el plazo de la sanción aplicada. Reservas Para configurar la aplicación de las reglas de sanciones deberá acceder al módulo Parámetros y activar las Preferencias del sistema que afectan las reservas: a) maxreserves: cantidad máxima de reservas que puede efectuar un usuario. b) ReserveItem y reservegroup: cantidad de días de plazo para retirar el libro reservado. c) daysofsanctionreserves: cantidad de días de sanción que le corresponden a un usuario que no retira una reserva. d) reservefrom: dirección desde la que llegan los s referidos a las reservas. e) reservemessage: mensaje de aviso de reserva disponible. f) reservesubject: asunto del mail con aviso de reserva disponible. 32

33 7. Módulo Reportes El módulo Reportes permite obtener reportes y estadísticas de las operaciones realizadas por el sistema. Koha-UNLP permite visualizar los datos en pantalla, obtener un listado, generar un archivo en formato pdf o exportar esos datos a una planilla de cálculo de la aplicación Open Office. Los reportes están estructurados de acuerdo a las tareas que se realizan desde cada módulo. Así, si se requieren datos del servicio de préstamos de la biblioteca, se deberán obtener desde las opciones listadas en el bloque del módulo Circulación. 7.1 Reportes del módulo Catálogo Reporte de inventario En esta pantalla podrá obtener el listado de inventarios de los documentos ingresados al sistema. Para la generación del reporte, deberá especificar un rango de números de inventario en la opción Localización del ejemplar entre. Deberá ingresar el código de la biblioteca seguido del número de inventario y presionar Buscar. Recuerde que los datos deben estar separados por un guión. Imagen 47. Reporte de inventario Como resultado, Koha-UNLP le presentará un listado con los números de inventarios y los datos bibliográficos. Además, le informará en la barra superior los números de inventario mínimo y máximo que encuentra almacenados. Para exportar esos datos a una planilla de cálculo deberá seleccionar Generar planilla y acceder a ella desde la aplicación. En este reporte tendrá también la facilidad de ordenar los datos de manera ascendente o descendente, para lo cual deberá hacer clic en las columnas número de inventario, autor, título o signatura topográfica. Imagen 48. Listado de inventario 33

34 7.1.2 Reporte de signatura topográfica En esta pantalla podrá obtener el listado de las signaturas topográficas utilizadas. Tendrá dos opciones para generar el reporte. Iniciar la búsqueda por una signatura en particular, por ejemplo 316 WEB. El sistema le listará solamente los documentos que tengan asignada la signatura requerida. Imagen 49. Resultados de búsqueda por signatura Iniciar la búsqueda a partir de la generación del reporte. Deberá especificar un rango de signaturas usadas, por ejemplo: Desde 316 Hasta 338. Imagen 50. Búsqueda por rango de signaturas Como resultado el sistema le presentará una pantalla donde se listarán todos los documentos cuyas signaturas están comprendidas en el rango especificado. Imagen 51. Resultados de búsqueda por rango de signaturas 34

35 En cualquier caso, podrá elegir la Cantidad de resultados por página que desea visualizar. En el caso de este ejemplo, la cantidad de resultados excede el número solicitado, por lo tanto el resto de los datos se podrán ver en las páginas siguientes. Tal como se explicó en Reporte de inventario, si se quisiera exportar esos datos a una planilla de cálculo, se deberá seleccionar Generar planilla y acceder a ella desde la aplicación. En este reporte tendrá también la facilidad de ordenar los datos de manera ascendente o descendente. Para ello deberá hacer clic en las columnas signatura topográfica, autor, título o número de inventario Reporte Generar etiquetas Este reporte le permitirá generar el listado de las etiquetas con código de barras para luego imprimirlas y aplicarlas al documento. Como en los reportes descriptos anteriormente, en este caso también tendrá la facilidad de realizar reportes a partir de un rango de datos, ya sea de números de inventario o de signatura topográfica. Como resultado, el sistema le presentará una pantalla con el listado requerido. Imagen 52. Listado de ejemplares para generar etiquetas Luego, deberá seleccionar Generar etiquetas y obtener el archivo de etiquetas a imprimir. Imagen 53. Etiqueta generada 35

36 7.2 Reportes del módulo Usuarios Reporte Generar carnet Este reporte le permitirá generar el listado de los usuarios para imprimir su carnet correspondiente. Como en los reportes descriptos anteriormente, aquí también tendrá la facilidad de generar el reporte a partir de un rango de datos. En este caso podrá indicarse un rango a partir del apellido o del legajo del usuario. También podrá seleccionar un rango de categoría de usuario o listar Todos los tipos de usuarios. Imagen 54. Generar carnets de usuarios Una vez que haya obtenido el reporte, podrá seleccionar Generar carnet para obtener el archivo para imprimir. 36

37 Imagen 55. Carnets de usuarios Otros reportes del módulo Usuarios que se pueden obtener: Usuarios por categoría: permite obtener información de cantidad de usuarios por categoría: alumnos, docentes, investigadores u otra categorización establecida por la biblioteca; Frecuencia de uso: frecuencia de uso de los servicios de la biblioteca, por año y por categoría. 7.3 Reportes del módulo Circulación Actividades anuales Este reporte le permitirá tener una representación de las operaciones realizadas anualmente en el servicio de circulación y préstamos de la biblioteca. Deberá seleccionar el año que dará origen al reporte y el sistema le presentará una pantalla donde se podrán visualizar los datos mensuales de cantidad de préstamos (en sus diferentes modalidades), devoluciones, renovaciones y cantidad de usuarios que accedieron a esas operaciones. Imagen 56. Actividad anual Como en los reportes descriptos anteriormente, Koha-UNLP le brinda la facilidad de exportar los datos a una planilla de cálculo. Otros reportes del módulo Circulación que se pueden obtener: Préstamos: este reporte indica la cantidad de préstamos actuales, así como los vencidos; Reservas: devuelve las reservas actuales de los usuarios de la biblioteca; Reportes históricos de préstamos y sanciones Registro de circulación Este reporte pemite obtener la cantidad y el listado para cada tipo de préstamo y operación en una determinada fecha. 37