Módulo Registro de calificaciones vía archivo SCE

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1 Página: 1 de 31 r Módulo Registro de calificaciones vía archivo SCE MANUAL PARA OPERAR EL MÓDULO DE REGISTRO DE CALIFICACIONES VÍA ARCHIVO 1

2 Página: 2 de 31 CONTENIDO 1 GENERALIDADES DEL MÓDULO OBJETIVOS GENERALES BENEFICIOS ACCESO AL SISTEMA MÓDULOS DEL SISTEMA MÓDULO MEDIO CICLO ACCESO AL REGISTRO DE CALIFICACIONES VÍA ARCHIVO Descarga del archivo de alumnos Ejecución de macros en excel Captura de calificaciones Carga del archivo de alumnos con calificaciones

3 Página: 3 de 31 1 GENERALIDADES DEL MÓDULO En el mes de abril personal directivo de las áreas de Sistemas y Tecnologías de Información, Servicios Escolares, Consejería Legal y Política Educativa, sostuvieron una reunión con los representantes de las escuelas particulares del Estado de Guanajuato en la cual éstos últimos expresaron la situación de capturar las calificaciones en el Sistema de Control Escolar (SCE) que existe actualmente en línea. Derivado de la inquietud de las instituciones educativas particulares de facilitar y agilizar la captura de calificaciones, se propone la creación de un sistema que permita el registro de calificaciones de una manera masiva a cualquier usuario con permisos de registro de calificaciones al SCE y sin la necesidad de estar conectado permanentemente al SCE mientras se realiza el proceso de registro de calificaciones. 1.1 OBJETIVOS GENERALES - Permitir la captura de calificaciones y sincronización de la información al Sistema de Control Escolar sin necesidad de estar permanentemente conectado a internet. - Disminución del tiempo de registro de calificaciones en el Sistema de Control Escolar(SCE) mediante la opción de hacerlo de manera masiva brindando la facilidad de llenado del formato de registro de calificaciones evitando el tráfico de usuarios que ingresan al SCE en los tiempos establecidos para el registro de calificaciones. 1.2 BENEFICIOS - Disminución en los tiempos de captura y registro de calificaciones al no depender de la velocidad proporcionada por la de conexión a internet para realizar la captura en línea. - Optimización de los recursos del servidor central al disminuir la cantidad de peticiones que se demandan durante los periodos de registro de calificaciones. - Independencia de operación al no depender de una conexión permanente para realizar la captura de calificaciones. 3

4 Página: 4 de 31 2 ACCESO AL SISTEMA Para acceder al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR es necesario contar con la clave de tu Centro de Trabajo y contraseña. Dar clic en la dirección siguiente: Te muestra la pantalla siguiente. Introducir el nombre de usuario y contraseña, dar clic en el botón ENTRAR. El sistema mostrará la pantalla donde se despliegan los accesos a los sistemas a los que puede acceder de acuerdo con su perfil de usuario, seleccione dando clic izquierdo sobre el icono SCE. 4

5 Página: 5 de 31 3 MÓDULOS DEL SISTEMA En la pantalla siguiente muestra los módulos del Sistema de Control Escolar, los datos de la institución educativa, la información que se presenta en los diferentes módulos es la referente a este centro. Este encabezado permanecerá presente en todas las pantallas. El Sistema de Control Escolar consta de 6 módulos: Inicio de Ciclo Medio Ciclo Fin de Ciclo Reportes Consultas Sistema de Inscripciones Descarga SIA Cada uno de estos módulos tiene su propio menú. 5

6 Página: 6 de 31 4 MÓDULO MEDIO CICLO Al seleccionar la pestaña Medio ciclo (señalada con la fecha roja) en la imagen siguiente: Muestra el menú Medio ciclo que consta de las siguientes opciones: Cartillas para escuela Cartillas para alumno Traslados Alumnos con necesidades especiales Inasistencias Registro de evaluaciones Registro de calificaciones vía archivo ETS Primaria Uniformes 6

7 Página: 7 de 31 5 ACCESO AL REGISTRO DE CALIFICACIONES VÍA ARCHIVO Estando en el menú del módulo Medio ciclo seleccionar la opción Registro de calificaciones vía archivo (señalado con la flecha roja en la imagen) dando clic izquierdo con el mouse. Te muestra el submenú Registro de calificaciones vía archivo que tiene 3 opciones: Descargar archivo de alumnos registrados en SCE. Cargar archivo de alumnos con calificaciones. Manual de operación. 7

8 Página: 8 de DESCARGAR ARCHIVO DE ALUMNOS REGISTRADOS EN SCE En la opción Descargar archivo de alumnos registrados en SCE del menú, puede generar el archivo en formato XLS (Excel) con la relación de alumnos a quienes se les registrarán calificaciones. Se debe tomar en cuenta que, si está usando el navegador Firefox debe realizar previamente las siguientes instrucciones para poder descargar el archivo de Excel: En el menú de su navegador desplegar Herramientas y seleccionar de la lista Opciones. 8

9 Página: 9 de 31 Aparecerá un cuadro de dialogo, en el cual deberá ser seleccionada la pestaña de Contenido, debe asegurarse de que la opción de Bloquear ventanas emergentes este desactivada. Para finalizar dar clic en el botón Aceptar. Si está usando el navegador Chrome debe realizar previamente las siguientes instrucciones para poder descargar el archivo de Excel: Buscar en el lado derecho el botón Configuración. para desplegar el menú, elegir la opción de 9

10 Página: 10 de 31 El navegador mostrara una página web en el cual se debe buscar al final el link Mostrar opciones avanzadas, dar clic sobre el texto. 10

11 Página: 11 de 31 Esta desplegara en la página más opciones de configuración, se debe buscar el apartado Privacidad, que aparece inmediatamente después de desplegar, ahí dar clic en el botón Configuración de contenido. Aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debe asegurarse de que la opción Permitir que todos los sitios muestre pop-ups este habilitada. 11

12 Página: 12 de 31 Ahora puede cerrar la ventana y los cambios se guardarán automáticamente. Al seleccionar esta opción oprimiendo el botón izquierdo del mouse sobre el ícono se presenta la pantalla de especificación de criterios de selección dónde, de acuerdo a su perfil de usuario, deberá especificar uno o más criterios; su perfil de usuario le indica al sistema que valores se seleccionan por defecto y los que no son necesarios especificar, los presenta inhabilitados. Bimestre de evaluación: Seleccione de la lista el bimestre para el que desea generar el archivo. Turno: Seleccione de la lista el turno del Centro de Trabajo para el que desea generar el archivo. 12

13 Página: 13 de 31 Grado: Seleccione de la lista el grado escolar para el que desea generar el archivo. Grupo: Seleccione de la lista el grupo para el que desea generar el archivo, por defecto el sistema pre-selecciona la opción Todos. Consideraciones: Todos los criterios deben tener valor para poder generar el archivo. El sistema verifica que el bimestre no haya sido registrado anteriormente con los criterios especificados, de ser así, emitirá un mensaje de error. El sistema verifica que no haya bimestres sin registro de calificaciones anteriores al bimestre especificado, de ser así, emitirá un mensaje de error. Todos los alumnos que se pretendan descargar, deberán tener completo el registro de sus calificaciones de los bimestres anteriores. Puede generar un archivo para cada grupo del grado especificado o un archivo con todos los grupos del turno especificado. El archivo se genera con la extensión XLS (Hoja de cálculo de Microsoft Excel ) no debe modificarla, de lo contrario el sistema no podrá reconocer el archivo. 13

14 Página: 14 de 31 Oprimiendo el botón izquierdo del mouse sobre el ícono (iniciar la descarga), inicia el proceso de construcción del archivo y el sistema desplegará la pantalla del explorador. Si lo desea puede modificar el nombre de archivo, se recomienda no usar nombres muy extensos, también puede cambiar la ubicación donde quedará almacenado el archivo generado, para cambiar el nombre basta con que sustituya el asignado por el sistema (en la imagen se indicada con la flecha amarilla), para modificar la ubicación donde se almacenará el archivo puede navegar dentro del explorador (en la imagen se indica con el marco rojo) o modificando directamente la ruta (en la imagen se indica con la flecha naranja). El archivo debe ser guardado en una ubicación de fácil acceso, por ejemplo en Mis documentos o en el Escritorio de su computador. Oprima el botón para almacenar el archivo en su computador o el botón para cancelar el proceso. 14

15 Página: 15 de 31 En cualquier caso el sistema dejará inhabilitada la pantalla, basta con que oprima el botón izquierdo del mouse en el icono la imagen se indica con el marco rojo). para habilitarla nuevamente (en Consideraciones: El nombre del archivo sugerido por el sistema se compone por la clave del CT más el ciclo escolar más el bimestre utilizando el guión bajo (_) como separador, del tal forma que en el ejemplo 11EPR0000X_2013_2014_1 se entenderá como el primer bimestre del ciclo escolar del centro de trabajo 11EPR0000X. 15

16 Página: 16 de EJECUCIÓN DE MACROS EN EXCEL Antes de iniciar la captura en el archivo generado, es necesario habilitar la ejecución de macros en Microsoft Excel, para esto, siga las instrucciones que correspondan a su versión: Excel 2000 y Vaya al menú Herramientas > Macros > Seguridad 2. Seleccione nivel Bajo y acepte. 3. Cierre Excel y ábralo de nuevo para que se apliquen los cambios. 16

17 Página: 17 de 31 Excel Abrir la aplicación de Excel y desde el botón con el ícono de Office de la puerta superior izquierda, acceder a Opciones de Excel: 17

18 Página: 18 de A continuación seleccionamos el menú de centro de confianza y accedemos a la Configuración. 18

19 Página: 19 de En el apartado Configuración de macros, marcamos la opción Habilitar todas las macros y en el apartado Configuración de la macro del programador, marcamos la opción Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA. 4. Cierre Excel y ábralo de nuevo para que se apliquen los cambios. 19

20 Página: 20 de 31 Excel Abrir la aplicación Excel, ir a la solapa Archivo y pulsar sobre Opciones: 20

21 Página: 21 de A continuación seleccionamos el menú de centro de confianza y accedemos a la Configuración. 21

22 Página: 22 de En el apartado Configuración de macros, marcamos la opción Habilitar todas las macros y en el apartado Configuración de la macro del programador, marcamos la opción Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA. 4. Seleccione el apartado Vista protegida y asegúrese de que las opciones de Habilitar la Vista protegida para los archivos procedentes de Internet y Habilitar modo Prevención de ejecución de datos estén desactivadas. 22

23 Página: 23 de Cierre Excel y ábralo de nuevo para que se apliquen los cambios. Encontrará más información en la siguiente dirección: CAPTURA DE CALIFICACIONES Las hojas de su archivo Excel se construyen dependiendo del nivel y el bimestre para el que fueron generadas. Para primaria y secundaria se generan las columnas de la CURP, Id del alumno y el nombre completo del alumno. 23

24 Página: 24 de 31 Para secundaria, si es el primer bimestre, se generan listas de selección (combos) para especificar las materias de Artes, Asignatura Estatal, Lengua Extranjera y Educación Tecnológica más tres columnas por cada materia para capturar las calificaciones e inasistencias por cada mes que comprende el bimestre. 24

25 Página: 25 de 31 En educación primaria se genera una columna por cada materia para capturar calificaciones y una columna por cada mes que comprende el bimestre para la captura de inasistencias. Una vez capturadas las calificaciones guarde los cambios, cierre el libro de Excel y proceda con el envío del archivo con las calificaciones. 25

26 Página: 26 de 31 Consideraciones: Por cada grado-grupo se generará una hoja en el libro de Excel, el nombre de la hoja está formado por el grado más el grupo más el ciclo escolar más el bimestre utilizando el guión bajo (_) como separador, de tal forma que si el nombre de la hoja es 1A_2013_2014_1 se entenderá como la hoja del primer grado grupo A del ciclo escolar del bimestre 1. Las calificaciones deben estar comprendidas entre 5.0 y 10 Si la calificación es de un entero, no es necesario capturar el punto y el 0 basta con capturar el valor entero. En las columnas de asignatura cuyo nombre termine con asterisco (*) la calificación válida es A (acreditado) o NA (no acreditado). Las inasistencias deben ser números enteros entre 1 y 23. En las inasistencias no es necesario capturar el 0 para indicar que no hubo inasistencias, puede dejar la celda vacía. Solo se debe hacer uso del área destinada para la captura de calificaciones e inasistencias, al archivo no se le debe agregar texto o números fuera del área destinada para la captura, ni agregar texto y después borrarlo, ya que de hacer esto se podría ocasionar un error el momento de cargar las calificaciones. Dependiendo de la versión de Excel que esté utilizando se presentarán una o más pantallas donde solicitará su autorización para ejecutar macros durante el guardado y el cierre del libro, en todos los casos acepte la ejecución de las macros. Dependiendo de su versión de Excel es probable que al guardar los cambios le presente un tipo distinto a XLS (libro de Excel ), asegúrese que al guardar los cambios el archivo quede almacenado con el tipo correcto seleccionando libro de Excel del combo de Tipo. 26

27 Página: 27 de CARGAR ARCHIVO DE CALIFICACIONES En la opción Cargar archivo de alumnos con calificaciones del menú, puede incorporar en el sistema de Control escolar (SCE) el archivo con las calificaciones capturadas en el libro de Excel. Al seleccionar esta opción, oprimiendo el botón izquierdo del mouse sobre el ícono se presenta la pantalla de selección de archivo donde deberá especificar el archivo que quiere cargar al sistema. Al dar clic derecho en el mouse sobre el botón explorador de Windows para que seleccione el archivo. se despliega el 27

28 Página: 28 de 31 Una vez seleccionado el archivo de clic en el botón para continuar o bien clic en el botón para cancelar la operación. 28

29 Página: 29 de 31 Si decidió continuar con el proceso aparecerá el nombre del archivo seleccionado en la pantalla de carga, para iniciar el proceso haga clic en el icono Si el sistema encuentra errores en la captura emitirá un informe, este contendrá los datos generales de la hoja donde está ubicado el error, cada error estará señalando la columna y el renglón donde se encontró y una descripción breve. Para corregirlos, abra nuevamente la hoja de excel, modifique la información, GUARDE CAMBIOS y vuelva a intentar cargar el archivo. 29

30 Página: 30 de 31 De no encontrarse errores en el proceso el sistema emitirá un informe donde lista los datos generales de la institución, la fecha y ciclo escolar, el nombre del archivo, así como los datos del grado y grupo, el nombre de la hoja y la cantidad de registros que se procesaron. 30

31 Página: 31 de 31 Consideraciones: Si el archivo fue correctamente procesado y registrado conserve este así como el informe emitido por el sistema, para ser utilizado en caso de una eventual aclaración. 31