Plan de Comunicación Institucional

Transcripción

1 Plan de Comunicación Institucional Cajamarca Enero del 2012

2 1. Justificación El presente documento servirá para articular los principios de las relaciones públicas, la actividad periodística y publicitaria con el trabajo de la institución. A partir de éste se promoverá una buena imagen y se motivará a la población a participar en actividades que den sostenibilidad a los programas y proyectos. La realización de este plan refuerza el análisis y la integración de las políticas, estrategias y actividades comunicacionales del plan Con el enfoque de las relaciones públicas orientamos el trabajo de imagen institucional y sensibilización social en el ámbito de la ejecución de los programas y proyectos de la Unidad Ejecutora de Programas Regionales del Gobierno Regional de Cajamarca, PROREGION. Se incorpora en este plan la comunicación interna de la institución, que va a aportar a generar una cultura organizacional formal que favorecerá a la imagen institucional. 2. La organización a. Antecedentes: Mediante Dictamen Nº GR.CAJ/COI-COP, evaluado por las Comisiones Ordinarias de Infraestructura y Planeamiento, de fecha 20 de enero del 2009, donde emite su opinión favorable para la aprobación del Proyecto de Ordenanza Regional propuesto por el presidente de la Comisión de Reestructuración y Reorganización del Gobierno Regional Cajamarca, mediante el cual se crea la Unidad Orgánica Programas Regionales - PROREGION, como organismo público ejecutor de la inversión regional que tendrá la condición de Unidad Ejecutora Presupuestal, con autonomía técnica y administrativa, cuyo objeto es ejecutar obras de infraestructura básica en materia de Saneamiento, Transportes, Energía y otros de impacto regional; debiéndose iniciar las acciones de la presente unidad ejecutora, con los programas Mejoramiento y Ampliación de los Sistemas de Agua Potable, Alcantarillado y Tratamiento de Aguas Residuales de las principales ciudades del Departamento de Cajamarca I Etapa, Programa de Ampliación de la Frontera Eléctrica PAFE III Cajamarca y el Proyecto para la Construcción del Nuevo Hospital Regional de Cajamarca. 2

3 b. Organigrama: c. La Unidad de Sostenibilidad de la Inversión. Tiene las siguientes funciones: - Planear, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las acciones propias de la Sostenibilidad de la inversión en el tiempo. - Supervisar el cumplimiento de los convenios suscritos con los distintos entes involucrados en los proyectos, en lo que respecta a la post inversión. - Coordinar los aspectos socio-culturales de la gestión de proyectos de promoción de la inversión en infraestructura y otros de impacto regional. - Brindar asesoría técnica en temas socio-culturales, al equipo de PROREGIÓN, respecto a los procesos de promoción de la inversión. - Difundir los programas y los proyectos en el marco de la intervención social para contribuir con la sensibilización de la población beneficiaria. d. Misión: Formular y Ejecutar programas y proyectos de impacto del Gobierno Regional de Cajamarca que promuevan la inclusión social. 3

4 e. Visión: Ser una organización permanente y que contribuya al futuro sostenible de la Región. f. Valores: Honestidad, Responsabilidad y Transparencia. g. Análisis: El marco de la realización de este documento, toma en cuenta: El Plan de Intervención Social de Agua y Saneamiento, y el Plan de Intervención Social de Electrificación Rural del PAFE III y los documentos a realizarse: Plan de Intervención Social de Electrificación Rural PRER I y el Plan de Intervención Social de Hospitales. La Unidad de Sostenibilidad se articulará con las instancias competentes del Gobierno Regional, empresas y organizaciones, encargadas de implementar los planes de intervención social y comunicación en torno a los programas y proyectos. Cada uno de estos programas y/o proyectos de impacto regional requiere de tratamiento comunicacional apropiado que responda a las particularidades de los públicos de interés con la finalidad de difundir mensajes adecuados y pertinentes que aporten con la sensibilización y educación de los beneficiarios. Asegurando la sostenibilidad de los proyectos. h. Propuesta: Reforzar la orientación comunicacional dentro del marco de las Relaciones Públicas por tratarse de una organización del Estado no vinculada directamente al mercado de intercambio de productos y servicios. Aplicaremos las herramientas de comunicación y según los públicos se determinarán los mensajes que fortalezcan los planes de sensibilización y educación, contribuyendo con la sostenibilidad de los programas y proyectos. Al mismo tiempo se promoverá una buena imagen de la institución apoyada en la incorporación de los procesos comunicacionales internos de la organización. Además, incluir en las estrategias de comunicación aspectos de la responsabilidad social que promuevan la mejor calidad de vida en torno a los programas y proyectos ejecutados. 4

5 Finalmente, con el manejo comunicacional adecuado y teniendo la información en mensajes claros y precisos se promoverán las condiciones para la promoción de la inversión. 3. Objetivo: Fortalecer la actividad comunicacional en la organización para contribuir con las relaciones de confianza que se requieren con los públicos de interés para generar las condiciones de la sostenibilidad de la inversión Objetivos específicos: - Motivar a la población a participar de la sostenibilidad de los programas. - Difundir información oportuna a los públicos de interés. - Promover una buena imagen de la organización. - Impulsar la Comunicación interna de la institución. 4. Actividades: 3.1. Motivar a la población a participar de la sostenibilidad de las obras. Implementar planes de intervención social Implementar herramientas comunicacionales Determinar mensajes apropiados para nuestros públicos Crear conceptos publicitarios y editoriales 3.2. Difundir información oportuna a los públicos de interés. Elaborar e implementar manual de estilo periodístico. Implementar manual de comunicación de crisis mediática. Acceso a la información actualizada de los programas. Realizar notas de prensa. Realizar comunicados a la opinión pública. Coordinar entrevistas en medios. Actualizar la información periodística en la web. Realizar y obtener registros fotográficos y audiovisuales. 5

6 Elaborar y difundir el boletín virtual: El Proregional Formar la red de monitoreo de información y pauteo en medios 3.3. Promover una buena imagen de la organización. Realizar un plan o guía de medios Diseñar piezas gráficas institucionales y publicitarias Crear concepto publicitario Crear guiones para spots de radio y tv Coordinación con medios para la difusión. Proponer formatos publicitarios: publirreportajes, cintillos en el periódico, carteles publicitarios, banners para tv. Coordinar la publicación de la Memoria anual 2011 Presentación y entrega de memoria anual Apoyar con información a la dirección de imagen institucional de la sede del Gob Reg Impulsar la comunicación interna de la institución 3.6. Impulsar la comunicación interna de la institución Realizar base de datos de los trabajadores Actualizar y ordenar periódico mural Enviar información institucional a trabajadores Eposiciones y charlas 5. Estrategias de las actividades: a. Motivar a la población a participar de la sostenibilidad de los programas. Implementar planes de intervención social: De acuerdo a los programas ejecutados se realizarán reuniones con el equipo de la unidad de sostenibilidad de la inversión para revisar y evaluar comunicacionalmente los planes de intervención social. Implementar herramientas comunicacionales: según los objetivos de los planes de intervención social y las actividades programadas se realizará la propuesta de herramientas comunicacionales para que refuercen la sensibilización. Determinar mensajes apropiados para nuestros públicos: Contribuir con la conceptualización y la precisión de los mensajes en las piezas comunicacionales según el público de interés al que va dirigido la sensibilización. 6

7 Crear conceptos publicitarios y editoriales: En el marco de los planes de intervención social se crearán los conceptos de comunicación y se realizará la concepción editorial de publicaciones. b. Difundir información oportuna a los públicos de interés. Elaborar e implementar manual de estilo periodístico: Analizar e identificar deficiencias en la articulación del trabajo comunicacional con otras instancias y realizar un documento que sirve como guía para la actividad periodística de la institución. Implementar manual de comunicación de crisis mediática: Analizar e identificar casos en coordinación con dirección para definir un documento guía para actuar frente a posibles situaciones de crisis mediáticas. Acceso a la información actualizada de los programas: Realizar la agenda del personal según sus actividades y solicitar la información de las mismas. Y se solicitará el consolidado de los programas a las unidades correspondientes en fichas técnicas. Realizar notas de prensa: De acuerdo a la información pormenorizada obtenida de los programas ejecutados por la institución se realizarán notas de prensa para ser enviados, publicados y difundidos en los medios de comunicación. Realizar comunicados a la opinión pública: Según lo requiera la institución y de acuerdo a la coyuntura en la ejecución de los programas se realizarán estos comunicados. Coordinar entrevistas en medios: Luego de realizar un consolidado de información actualizada de los programas se coordinará con los medios de comunicación y la dirección de la institución para realizar las entrevistas. Actualizar información periodística en la web: Se publicarán las notas de prensa, material gráfico, fotográfico y audiovisual en la página web. Además se gestionará un espacio de reclamos para el público. Realizar y obtener registros fotográficos y audiovisuales: Se realizarán viajes a las zonas de ejecución de los programas en correspondencia a la generación de información para los medios y las necesidades de la institución, para obtener información y registrarlas en soporte fotográfico y audiovisual. Elaborar y difundir el boletín virtual: El Proregional : Se creará concepto editorial y se diseñará un boletín institucional para rendir cuentas a la población acerca del avance en la ejecución de los programas. Se enviará a través de mailing y se publicara en web. 7

8 Formar la red de monitoreo de información y pauteo en medios: Establecer contacto con personal, elaborar directorio y designar responsables en las provincias. c. Promover una buena imagen de la organización. Proponer la realización de Suvenir: Identificar los suvenires en el doc. de identidad visual corporativa y evaluar su realización, de acuerdo al resultado coordinar con logística los requerimientos. Realizar plan o guía de medios: Se precisarán nuestros públicos de interés según los programas que se ejecutan y se realizará un documento recomendando la frecuencia de la difusión de piezas publicitarias y el perfil de los medios de comunicación. Diseñar piezas gráficas institucionales y publicitarias: Se diseñarán de acuerdo a las necesidades de los programas ejecutados carteles de obra y otras piezas gráficas. Al mismo tiempo se diseñarán 3 piezas gráficas al mes en correspondencia a la información periodística para ser publicadas en web y otros soportes impresos según la institución. Crear conceptos publicitarios: evaluar según los públicos de interés y las necesidades de la institución se crearán conceptos publicitarios para incluir en las piezas publicitarias. Crear spots de radio y tv: Según los conceptos publicitarios, se crearán guiones técnicos para spots de radio y tv. Y se hará seguimiento al producto final. Difusión de spots: Identificar medios con mayor audiencia en la región y emitir spots. Realizar plan o guía de medios. Proponer formatos publicitarios: Según la naturaleza de la ejecución del programa se propondrán la creación y difusión de piezas publicitarias que contribuyan con la generación de confianza con nuestros públicos de interés. Promover y difundir prácticas de Responsabilidad Social: Dar iniciativas, organizar y difundir actividades que beneficien socialmente a la población vinculada a los programas y proyectos. Coordinar la publicación de la Memoria anual 2011: Se coordinará y determinará el concepto editorial, el contenido de la publicación que resumirá la actividad anual de la institución, destacando las actividades más importantes. 8

9 Apoyar con información a la dirección de imagen institucional de la sede del Gob Reg. Se dinamizará el flujo de información entre PROREGION y la oficina de comunicaciones de la sede. d. Impulsar la comunicación interna de la institución Realizar base de datos de los trabajadores Se visitará a cada trabajador de cada área y pedir la información y luego realizar el directorio impreso y virtual. Actualizar y ordenar periódico mural Precisar las secciones, y actualizar los contenidos cada mes o cuando sea necesario. Enviar información institucional a trabajadores A través del correo electrónico enviar información institucional a todos los trabajadores. Eposiciones y charlas Realizar un sondeo sobre la percepción organizacional de la institución. Identificar los temas a desarrollar. Organizar las actividades con la participación de los colaboradores. 9

10 6. Matriz del proceso comunicacional: Objetivos Actividad Tipo de actividad Motivar a la Implementar planes Sensibilizació población a de intervención social n Social participar de Implementar la herramientas sostenibilida comunicacionales d de los Precisar mensajes programas Crear conceptos publicitarios y editoriales de sensibilización Difundir información oportuna a los públicos de interés Promover una buena imagen de la organización Elaborar e implementar manual de estilo periodístico Mejorar manual de comunicación de crisis Tener acceso a la información actualizada de los programas Realizar notas de prensa Subir información para web Realizar comunicados a la opinión pública Coordinar y realizar entrevistas en medios Realizar y obtener registros fotográficos y audiovisuales Realizar boletín virtual Formar la red de monitoreo de información y pauteo en medios. Proponer la realización de souvenirs Realizar plan o guía de medios: Diseñar piezas gráficas institucionales y publicitarias: Crear concepto publicitarios Periodística Publicitaria y de imagen institucional Público de interés Beneficiarios del programa Población de la ciudad de Cajamarca. Población de las capitales de provincia. Trabajadores del Gobierno Regional. Autoridades locales. Medios de comunicació n. Directivos, funcionarios y colaboradore s de instituciones. Estrategia De acuerdo a los programas ejecutados se realizarán reuniones con el equipo de la unidad de sostenibilidad de la inversión para acceder a la información y los enfoques de los planes de intervención social. Según los objetivos de los planes y las actividades programadas se sugerirá la utilización de herramientas comunicacionales para que refuercen la sensibilización. Contribuir con la conceptualización y la precisión de los mensajes en las piezas comunicacionales según el público de interés al que va dirigido la sensibilización. En el marco de los planes de intervención social se crearán los conceptos de comunicación y se realizará la concepción editorial de publicaciones impresas. Identificar las fuentes de información eterna y de acuerdo a las necesidades se creará el documento que servirá como guía para la actividad periodística de la institución. Identifican los agentes encargados de brindar la información institucional y la naturaleza de los medios y se genera un documento guía para actuar frente a posibles situaciones de crisis mediáticas. Semanalmente realizar la agenda del personal según sus actividades y solicitar la información de las mismas. Cada mes se solicitará el consolidado de los programas en fichas técnicas. De acuerdo a la información pormenorizada obtenida de los programas ejecutados por la institución se realizarán 3 notas de prensa al mes para ser enviados, publicados y difundidos en los medios de comunicación. Se publicarán en correspondencia a las notas de prensa 3 notas informativas para página web. Fotografías, videos, boletines y diseños gráficos. Según lo requiera la institución y de acuerdo a la coyuntura en la ejecución de los programas se realizarán estos comunicados. Luego de realizar un consolidado de información actualizada de los programas se coordinará con los medios de comunicación y la dirección de la institución para realizar las entrevistas una vez por mes. Se realizarán aproimadamente 3 viajes al mes a las zonas de ejecución de los programas en correspondencia a la generación de información para los medios y las necesidades de la institución, para obtener información y registrarlas en soporte fotográfico y audiovisual. Se creará concepto editorial y se diseñará cada dos meses un boletín institucional para rendir cuentas a la población acerca del avance en la ejecución de los programas. Se enviará a través de mailing y se publicará en web. Establecer contacto con personal, elaborar directorio y designar responsables en las provincias. Se diseñarán varios objetos para la utilización en oficinas y prendas para contribuir con la identidad visual corporativa. Se precisarán nuestros públicos de interés según los programas que se ejecutan y se realizará un documento recomendando la frecuencia de la difusión de piezas publicitarias y el perfil de los medios. Se diseñarán de acuerdo a las necesidades de los programas ejecutados carteles de obra y otras piezas gráficas. Al mismo tiempo se diseñarán 3 piezas gráficas al mes en correspondencia a la información periodística para ser publicadas en web y otros soportes impresos según la institución. Tomando en cuenta los públicos de interés y las necesidades de la institución se crearán conceptos publicitarios para incluir en las piezas publicitarias. Producto Doc. o informe de propuesta Doc. o informe Doc. o informe de propuesta 01 Doc. de gestión 01 Doc. de gestión 02 Resúmenes al mes. 03 notas de prensa mensual 03 notas inf. mensual Según demanda Registro de entrevistas Archivo fotográfico y audiovisual 01 boletín mensual Directorio de personal de la red. Doc. Funciones. 01 Doc de diseño 01 Doc.de gestión 3 piezas gráfica al mes. Y según demanda Slogans según demanda Crear spots de radio y tv Difusión en radio y tv Proponer formatos publicitarios para posicionar a la institución Subir información a la Pag. Web Según los conceptos publicitarios, se creará una vez al mes guiones técnicos para spots de radio y tv. Y se hará seguimiento al producto final. Identificar medios con mayor audiencia en la región y emitir spots Según la naturaleza de la ejecución del programa se propondrán la creación y difusión de piezas publicitarias que contribuyan con la generación de confianza con nuestros públicos de interés. Se alimentará la pag web con material periodístico, fotográfico y audiovisual en la pag web en correspondencia a las eigencias de transparencia e imagen institucional. Y se gestionará la creación de un libro de reclamos. 01 Guión al mes Doc. o informe de propuesta Pag web actualizada 10

11 Promover y difundir prácticas de Responsabilidad Social Dar iniciativas, organizar y difundir actividades que beneficien socialmente a la población vinculada a los programas y proyectos. Realización de chocolatadas navideñas Memoria anual y presentación Se determinará el concepto editorial y el contenido de la publicación que resumirá la actividad anual de la institución. Y se realizará la presentación de la publicación. Machote de la publicación Apoyar con información a la dirección de imagen institucional de la sede del Gob Reg. Se dinamizará el flujo de información entre PROREGION y la oficina de comunicaciones de la sede. 4 envíos de información al mes Impulsar la comunicación interna Realizar base de datos de los trabajadores Actualizar y ordenar periódico mural Comun. Interna Colaborador es de la institución PROREGION Se visitará a cada trabajador de cada área y pedir la información y luego realizar el directorio impreso y virtual. Precisar las secciones, y actualizar los contenidos cada mes o cuando sea necesario. directorio Periódico mural actualizado Enviar información institucional a trabajadores A través del correo electrónico enviar información institucional a todos los trabajadores. 3 envios de información al mes Eposiciones y charlas Realizar un sondeo sobre la percepción organizacional de la institución. Identificar los temas a desarrollar. Organizar las actividades con la participación de los colaboradores. 1 charla trimestral

12 7. Cronograma: Objetivos Actividad enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto Sep. Oct. Nov. Dic. Motivar a la Implementar planes de población a intervención social participar de la Implementar herramientas sostenibilidad comunicacionales de los Precisar mensajes programas Crear conceptos publicitarios y editoriales Difundir información oportuna a los públicos de interés Elaborar e implementar manual de estilo periodístico Implementar manual de comunicación de crisis mediática Tener acceso a la información actualizada de los programas Realizar notas de prensa Promover una buena imagen de la organización Subir información periodística para web Realizar comunicados a la opinión pública Coordinar y realizar Cuando se requiera entrevistas en medios Realizar y obtener registros fotográficos y audiovisuales Realizar boletín virtual Formar la red de monitoreo de información y pauteo en medios. Proponer la realización Cuando se requiera de souvenirs Realizar plan o guía de medios: Diseñar piezas gráficas institucionales y publicitarias: Crear concepto publicitarios Crear spots de radio y tv Difusión de spots Proponer formatos publicitarios Subir piezas gráficas a la Pag. Web Actividades responsabilidad social Memoria anual y presentación Apoyar con información a la dirección de imagen institucional de la sede del Gob Reg. 12

13 Impulsar la comunicación interna Realizar base de datos de los trabajadores Actualizar y ordenar periódico mural Enviar información institucional a trabajadores Eposiciones y charlas 8. Responsables: Objetivos Actividad Responsable Motivar a la población a participar de la Implementar planes de intervención social y sostenibilidad de los programas Implementar herramientas comunicacionales y Precisar mensajes y Crear conceptos publicitarios y editoriales Difundir información oportuna a los públicos de Elaborar e implementar manual de estilo periodístico interés Implementar manual de comunicación de crisis mediática Tener acceso a la información actualizada de los y programas y proyectos Realizar notas de prensa Promover una buena imagen de la organización Subir información periodística para web Realizar comunicados a la opinión pública Coordinar y realizar entrevistas en medios Realizar y obtener registros fotográficos y audiovisuales Realizar boletín virtual Formar la red de monitoreo de información y pauteo en medios. Proponer la realización de souvenirs Realizar plan o guía de medios: Diseñar piezas gráficas institucionales y publicitarias: Crear concepto publicitarios Crear spots de radio y tv Difusión de spots Proponer formatos publicitarios Subir piezas gráficas a la Pag. Web Actividades responsabilidad social Concepto editorial Memoria anual Presentación memoria Apoyar con información a la dirección de imagen institucional de la sede del Gob Reg. Impulsar la comunicación interna Realizar base de datos de los trabajadores Actualizar y ordenar periódico mural Enviar información institucional a trabajadores Eposiciones y charlas

14 9. Presupuesto: Objetivos Actividad Implementación Precio unitario cantidad Total Motivar a la población a participar Herramientas comunicacionales Trípticos de la sostenibilidad de los Diseño tripticos programas Souvenirs Microprograma radial Video educativo Gigantografías Realización spot tv Realización spot radio Promover una buena imagen de la Proponer formatos publicitarios Publireportaje prensa escrita organización Cintillos carátula prensa escrita (dis y publ) Banner TV (dis y publ) Carteles publicitarios Memoria anual Diseño y diagramación Impresión Impulsar la comunicación interna Eposiciones y charlas Breack Material de trabajo TOTAL *El costo del resto de actividades son cubiertas por las funciones que desempeñan los comunicadores de la Unidad. 14