INFORME DE GESTION 2012 GRUPO DE COMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD

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1 INFORME DE GESTION 2012 GRUPO DE COMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD

2 INTRODUCCION La nueva estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias la consolida como Entidad ejecutora de políticas para el fomento, fortalecimiento y desarrollo del sector solidario, Entidad con personería jurídica y autonomía administrativa y presupuestal, cuyo objetivo es diseñar, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar los programas y proyectos para la promoción, planeación, protección, fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones solidarias (Cooperativas, Fondos de Empleados, Asociaciones Mutuales, Corporaciones, Federaciones, Asociaciones, Fundaciones y Voluntariado) en el país. En el proceso de transformación y redirecionamiento estratégico de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, dando cumplimiento al precepto constitucional, consagrado en Título XII de la Constitución Política de Colombia; lo estipulado por la ley 152 de 1994, los decretos 4110 de 2004 y 1599 de 2005, rediseñó su Plan Estratégico Prosperidad Solidaria. Como herramienta planeación y proyección, mediante un proceso de construcción participativo se formularon trece (13) planes de acción de los grupos de la Unidad, en los cuales se plasmó las actividades a realizar durante la vigencia 2012; y con las cuales se dio cumplimiento a los objetivos, metas y estrategias de la Entidad, en armonía y articulación con el Plan Nacional de Desarrollo. La evaluación consignada en el presente informe, parte del cálculo del cumplimiento promedio de las metas propuestas para las actividades programadas al inicio de la vigencia y del análisis del cumplimiento individual de cada una de estas actividades. Los datos descritos dan fundamento cuantitativo al análisis presentado y a las recomendaciones realizadas. El presente informe da a conocer los avances del seguimiento al plan de acción del Grupo de Comunicaciones y Conectividad en el periodo Enero Diciembre de 2012, de acuerdo a las metas e indicadores planteados por el grupo, con la asesoría técnica del Grupo de Planeación y Estadística.

3 1. RESULTADOS DE GESTIÓN DEL PROYECTO DE INVERSIÓN 1.1 DIVULGACIÓN Y PRENSA EN COLOMBIA En el marco del proyecto de Divulgación y Prensa en Colombia con el cual se da a conocer la cultura de la solidaridad y la asociatividad en los colombianos mediante los diferentes medios de comunicación, contó con una asignación presupuestal de $ se adelantaron 6 contratos orientados a la divulgación y posicionamiento de la labor del sector y la Entidad en medios de información y comunicaciones: CONTRATO VALOR PRODUCTOS Diseño, diagramación, impresión y acabados de la revista institucional organizaciones solidarias, para difundir los programas, proyectos, la misión institucional de la unidad administrativa especial de organizaciones solidarias y experiencias exitosas del sector solidario. Servicios de preproducción, producción y postproducción del programa institucional de televisión Emisión en el canal institucional, diez (10) capítulos del programa institucional de televisión Diseño y ejecución de una estrategia de comunicaciones, relaciones públicas y free press a nivel nacional con los medios masivos de comunicación para apoyar la labor de posicionamiento y visualización de la unidad administrativa espacial de organizaciones solidarias y del sector solidario. *6 ediciones de la revista ORGANIZACIONES SOLIDARIAS de $ ejemplares cada una. $ Producción de diez (10) programas de televisión. $ Edición de diez (10) programas de televisión. 5 eventos realizados con cubrimiento de medios locales, regionales y nacionales. Productos digitales, audiovisuales e impresos, entre otros, necesarios para la implementación de las estrategias realizadas. Difusión en medios de comunicación de notas, entrevistas e informes especiales, de acuerdo con lo que se establezca desde la Entidad. $ Informe de resultados Emisión de un mensaje institucional con código cívico para televisión en por lo menos 10 medios de comunicación. Servicio de monitoreo diario en medios de comunicación (radio, prensa, televisión e internet) a la información y noticias que sobre la unidad administrativa especial de organizaciones solidarias y el sector solidario se publique, con el fin de mantener de mantener informada a la entidad sobre los resultados de la tarea de posicionamiento que adelanta. Publicación de los avances de la gestión de la unidad en el periódico eco solidario en el segundo semestre 2012 $ Reporte diario de notas monitoreando; informe mensual de monitoreo. Tres (3) informes de dos (2) páginas cada uno en el périodico Ecosolidario $ Un (1) banner de 40 x 300 pixeles en la página web de Ecosolidario un aviso de 5 cm de alto en policromia

4 1.2 CONSOLIDACIÓN Y APLICACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS En el marco del proyecto de Consolidación y Aplicación de Nuevas Tecnologías Información y Comunicación a nivel nacional para el reconocimiento, fomento, desarrollo y fortalecimiento del sector solidario, contó con una asignación presupuestal de $ y se adelantaron 6 contratos orientados al mantenimiento y adecuación de la plataforma tecnológica de la Entidad: CONTRATO VALOR PRODUCTOS contratar el servicio de reparación de 1 aire acondicionado y el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos de 2 aires acondicionados que encuentran en el centro de cómputo de manera que nos permita mantener funcionando correctamente bajo condiciones normales de temperatura los servidores, ups, router y en general todos los dispositivos de comunicaciones que allí se alojan. Adquirir una licencia perpetua para el software sistema operativo de red Windows server 2008 r2 interprise edition en español o lp nl gob, adquirir el sotfware antivirus de la suite de la kaspersky business space los servicios de actualización de licenciamiento del software antivirus kaspersky y de seguridad perimetral con la reinstalación, configuración y soporte del software desde las especificaciones técnicas requeridas e identificadas por la coordinación de comunicaciones y conectividad. los sistemas de administración de la administración, protección y seguridad perimetral de la unidad administrativa especial de las organizaciones solidarias actuales son: Windows server 2008 r2 enter prise, firewall sony wall y antivirus kaspersky durante un año Mediante el presente contrato el contratista se obliga para con la unidad especial de organizaciones solidarias, a realizar rediseño, desarrollo e implementación del sitio web institucional y que permita dar cumplimiento a los lineamientos de estrategia de gobierno en línea manual 3.0 y al documento lineamiento y metodología en usabilidad para gobierno en línea, desde las necesidades de la entidad. mediante el presente contrato el contratista se obliga para con la UAEOS a título de compraventa a suministrar, instalar y configurar dos sistemas de energía eléctrica interrumpible ( ups) de 15 kva cada una para el sistemas de energía suplementaria del centro de cómputo y de todos los equipos informáticos q utilizan los funcionarios de la entidad mediante el presente contrato el contratista se obliga para la unidad administrativa especial de organizaciones solidarias, a la compraventa de treinta y tres (33) computadores de escritorios, tres (3) computadores portátiles y cuatro (4) disco duros externos, teniendo en cuenta los requerimientos técnicos identificados por la coordinación del grupo de comunicaciones y conectividad de la unidad administrativa especial de organizaciones solidarias en virtud del presente documento el contratista se obliga para con organizaciones solidarias a trasferir a título de compraventa de equipos audiovisuales, a saber: (1) tablero interactivo u (1) mini proyector portátil, teniendo en cuenta los requerimientos técnicos definidos por el grupo de comunicaciones y conectividad de la unidad administrativa especial de organizaciones solidarias Servicio de almacenamiento y custodia externos de la información digital de Organizaciones Solidarias garantizando condiciones adecuadas de seguridad, temperatura, control constante de humedad y transporte para prevenir deterioro o pérdida parcial o total de la misma. $ *Aires acondicionados funcionando correctamente. *Una licencia del Software Windows Server 2008 R2 OLP NL GOV *Actualizacion de Setenta y cinco(75) licencias $ *una licencia antivirus Kaspersky para servidor Lunix CentOS server 5.7. *Renovacion de las actualizaciones del Firewall Sonic Wall TZ 190. *Sitio Web rediseño, desarrollo e implementando acorde a las $ necesidades de la entidad y cumpliendo los criterios y lieamientos dados en los documentos. $ (dos) UPS de 15 KVA cada una. *33 Computadores de escritorio $ *3 Computadores portatil *4 Discos duros externos * Un (1) tablero interactivo $ * Un (1) mini proyector portatil. almacenamiento y custodia externa de la información digital de $ Organizaciones Solidarias.

5 2. SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN GRUPO DE COMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD En el plan de acción del Grupo de Comunicaciones y Conectividad para la vigencia 2012 se programó actividades acordes con los proyectos de inversión, Divulgación y Prensa Consolidación y Aplicación de Nuevas Tecnologías tales como la divulgación de la misión institucional, producción y emisión del programa institucional y cubrimiento de eventos; de igual manera se proyectó la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea y el soporte técnico a la plataforma tecnológica de la Entidad. AVANCE CUMPLIMIENTO POR ACTIVIDAD ACTIVIDADES 1. Diseñar el Plan de Comunicaciones de Organizaciones Solidarias, orientándolo a la divulgación y posicionamiento de la labor de la Entidad y la importancia del sector para el desarrollo del país. 2. Divulgar la misión de la Entidad a través de free press en los medios masivos de comunicación y página web institucional. 3. Difundir y promocionar información de Organizaciones Solidarias y del sector. 94,44% 4. Editar la revista Solidario para divulgar la gestión de la Entidad y las experiencias significativas del sector solidario a nivel nacional. 5. Producir y emitir el programa de Televisión institucional para divulgar la gestión de Organizaciones Solidarias y las experiencias significativas del sector solidario a nivel nacional. 6. Realizar el cubrimiento de los eventos de carácter nacional organizados por la Entidad. 7. Implementar los lineamientos establecidos por el programa GEL para el cumplimiento del manual Realizar el soporte técnico necesario para el buen funcionamiento de la arquitectura de tecnologías de la información y las comunicaciones de la Entidad. 9. Proteger los datos y la información de la Entidad.

6 2.1 RESUMEN DE ACTIVIDADES Frente a las metas proyectadas, y en cumplimiento de las actividades programadas en el Plan de Acción del Grupo de Comunicaciones y Conectividad, se destaca: Comunicación, Divulgación y Prensa: Se elaboró y socializó el plan de comunicaciones de la Entidad y se definió como estrategia para divulgar las herramientas de fomento realizar publicaciones en la Revista Organizaciones Solidarias y en el programa de televisión institucional. Se aseguró el cumplimiento de las especificaciones técnicas del contrato de Free-Press como estrategia de comunicaciones para divulgar la misión de la Entidad en los medios masivos de comunicación y página web institucional. Se publicaron doscientas veinte cinco (225), contenidos sobre la entidad y el sector solidario, y doscientas cuarenta y una (241) notas publicadas en medios masivos de comunicación para divulgar la gestión de Organizaciones Solidarias. Se elaboraron y publicaron veintiocho (28) boletines internos; sesenta y uno (61) boletines externos. Como estrategia de comunicación e información a la ciudadanía, se ha promocionado la Entidad mediante las redes sociales de Facebook y twitter, contando con un total de tres mil doscientos dieciocho (3.218) seguidores Se redactaron cuarenta y siete (47) artículos para la realización de la revista "Organizaciones Solidarias" de acuerdo a las necesidades de la entidad y del sector y se realizaron cinco (5) borradores de la revista, queda pendiente para la próxima vigencia la elaboración de un borrador de la revista. En cumplimiento del contrato de producción y emisión del Programa de Televisión institucional para divulgar la gestión de Organizaciones Solidarias y las experiencias significativas del sector solidario a nivel nación, se han produjeron y emitieron diez (10) programas institucionales. Cubrimiento de los eventos de carácter nacional: Lanzamiento 2012 Año Internacional de las Cooperativas y Dialogo Social Nacional organizado por la Vicepresidencia, apoyados por Organizaciones Solidarias, Encuentro Internacional de Políticas Públicas, Desarrollo Local y Cooperativismo, XII Encuentro Nacional Cooperativista, Acuerdo para la Prosperidad del Sector Solidario y Aniversario de la Unidad. Buen Gobierno: se realizan actividades para el cumplimiento de la estrategia Gobierno en Línea 2012, logrando un en la implementación de los criterios técnicos de la estrategia. La página web institucional se encuentra diseñada de conformidad con los requerimientos de Gobierno en Línea. Se atendieron el de las solicitudes realizadas mediante la página web.

7 Soporte a la Plataforma Informática: se suscribió contrato para el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de la entidad y se realizó el mantenimiento a los equipos de se brindó asistencia técnica para el funcionamiento permanente la página web, la intranet y la plataforma tecnológica de la Entidad. Se realizó el monitoreo del comportamiento de la red y se realizaron y presentaron doce (12) informes, se elaboraron copias de seguridad a los equipos de cómputo y se elaboró el correspondiente informe. Doce (12) reportes de las Copias de seguridad de la información realizadas a todos los equipos de la Entidad. 2.2 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO FRENTE A LAS DEMAS AREAS DE LA ENTIDAD COMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD GRUPO DE GESTIÓN CENTRO PLANEACIÓN Y ESTADISTICA EDUCACIÓN E INVESTIGACIONES GESTION HUMANA CONTROL INTERNO COOPERACIÓN INTERNACIONAL OFICINA ASESORA JURIDICA GESTION FINANCIERA GRUPO DE GESTIÓN SUR GESTION ADMINSTRATIVA GRUPO DE GESTIÓN CENTRO GRUPO DE GESTIÓN NORTE 99,38% 98,59% 98% 98% 97,22% 97% 96% 94% 94% 90,81% 83,58% 82% 80,83%

8 No. GRUPO/OFICINA % DE CUMPLIMIENTO 1 OFICINA ASESORA JURIDICA 94% 2 OFICINA DE CONTROL INTERNO 97% 3 GRUPO DE GESTION HUMANA 97,22% 4 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA 83,58% 5 GRUPO DE GESTION FINANCIERA 94% 6 GRUPO DE GESTION NORTE 81,61% 7 GRUPO DE GESTION CENTRO ORIENTE 98,59% 8 GRUPO DE GESTION CENTRO 82% 9 GRUPO DE GESTION SUR OCCIDENTE 90,81% 10 GRUPO DE COOPERACION INTERNACIONAL 96% 11 GRUPO DE PLANEACIÓN Y ESTADISTICA 98% 12 GRUPO DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN 98% 13 GRUPO DE COMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD 99,38% % DE CUMPLIMIENTO 93 % 3. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL El grupo de comunicaciones ejecuta dos proyectos de inversión, Aplicación y consolidación de nuevas tecnologías de información y comunicación a nivel nacional y Divulgación y prensa del sector solidario, con la siguiente asignación: APLICACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL $ DIVULGACION Y PRENSA DEL SECTOR SOLIDARIO $

9 La ejecución del proyecto de Tecnologías en la vigencia 2012, comprometió el 82.2% del total de los recursos asignados y realizo pagos por el 75.8% del esta asignación presupuestal. PROYECTO APLICACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL TOTAL PRESUPUESTO CDP %CDP RP %RP PAGOS %PAGOS $ $ ,2% $ ,2% $ ,8% APLICACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN A NIVEL NACIONAL 82,2% 82,2% 75,8% %CDP %RP %PAGOS El proyecto lo ejecuto a través de la suscripción de 5 contratos: RECURSOS UNIDAD CONTRATISTA No MANEJO TECNICO DE LA INFORMACIÓN CONTRATO COMPAÑÍA INTEGRADORA DE TECNOLOGÍAS CONTRATO STORAGE TECHNOLOGY CONTRATO MICOSITIOS LTDA CONTRATO SPECTRONIC LIMITADA CONTRATO COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE COLSOF S.A. COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE COLSOF S.A. CONTRATO 099 CONTRATO SERVER & SOFTWARE CONTRATO 048

10 El segundo de los proyectos ejecutado por el grupo de comunicaciones y conectividad, es el de Divulgación y Prensa, el cual comprometió el 95.1% del total de los recursos asignados, y realizo pagos por el 83.8% de los asignado. PROYECTO DIVULGACION Y PRENSA DEL SECTOR SOLIDARIO TOTAL PRESUPUESTO CDP %CDP RP %RP PAGOS %PAGOS $ $ ,1% $ ,1% $ ,8% DIVULGACION Y PRENSA DEL SECTOR SOLIDARIO 95,1% 95,1% 83,8% %CDP %RP %PAGOS Este proyecto se ejecutó a través de la suscripción de 6 contratos. RECURSOS UNIDAD CONTRATISTA No IMPRENTA NACIONAL CONTRATO CANAL REGIONAL TV ANDINA CONTRATO RADIO TELEVISION DE COLOMBIA CONTRATO ACCESO DIRECTO ASOCIADOS LIMITADA CONTRATO MONITOREO DE MEDIOS CONTRATO ECOSOLIDARIO CONTRATO 036

11 4. RECOMENDACIONES GENERALES Organizaciones Solidarias, con el objetivo de contribuir con los fines del Estado, el desarrollo económico, cultural y social del país y dando aplicación a lo expresado por la ley 454 de 1998, que define el sector solidario como un sistema eficaz para el desarrollo socioeconómico; implementó en su Plan Estratégico, objetivos orientados en tres objetivos (Fortalecimiento del sector de la economía solidaria, fortalecimiento de organizaciones de desarrollo Fortalecimiento institucional), los cuales se materializaron en los planes de acción de cada uno de los grupos de la entidad. La gestión adelantada por el Grupo de Comunicaciones y Conectividad, permitió que durante la vigencia, se cumplieran en un 99,38% las metas proyectadas en su plan de acción y en un 93% las metas de la Entidad. De acuerdo al promedio de cumplimiento de los grupos, se puede establecer muy buena gestión y compromiso de los servidores públicos del grupo. Teniendo en cuenta el principio de mejoramiento el Grupo de Planeación y Estadística se permite realizar las siguientes recomendaciones generales: Analizar y definir las metas para la siguiente vigencia de acuerdo al nivel de cumplimiento logrado, teniendo en cuenta los contratos que quedan en ejecución y la capacidad del grupo de gestión de la Entidad en el cumplimiento de las actividades fijadas, para incluir en el plan de acción de la vigencia 2013 actividades de seguimiento de rezagos de la actual vigencia. Incluir en el plan de acción acciones para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea para dar cumplimiento al manual de acuerdo a los criterios técnicos establecidos por el programa. Evaluar la efectividad de la revista de la Unidad como estrategia de divulgación y proponer reformas que permitan que este medio tenga mayor impacto o establecer herramientas complementarias que permitan llegar a la ciudadanía en general que no pertenece al sector y en la cual se requiere posicionarlo. Fortalecer los indicadores de gestión del Grupo. Estandarizar y normalizar las políticas, metodologías, procedimientos y demás documentación que soporta los procesos de Gestión Informática y Comunicaciones y Prensa en el Sistema Integrado de Gestión, en cumplimiento de la NTCGP 1000:2005. De la misma forma, es necesario consolidar las resoluciones que definen las políticas de operación del proceso y articularlas al sistema integrado de gestión. Elaboró: Grupo de Planeación y Estadística