MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA CHICA. Aspectos Generales del Proceso GFC-M-001

Transcripción

1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA CHICA Aspectos Generales del Proceso GFC-M-001 Versión 1.4 Caracas, Febrero 2017

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3 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica CONTENIDO 1. OBJETIVO GENERAL 5 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5 3. ALCANCE DEL MANUAL 6 4. UNIDAD RESPONSABLE 6 5. UNIDADES INVOLUCRADAS 6 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS 7 8. GLOSARIO 8 9. BASE LEGAL Y NORMATIVA NORMAS GENERALES DE LA APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA NORMAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA DEL MANEJO DE LOS FONDOS/ COMPRAS NORMAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA/ COMPRAS DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS NORMAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA NORMAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA ARQUEO DE CAJA 55 Página 3 de 99

4 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 1. NORMAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA CONTROL INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA NORMAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA CONTROL INTERNO DE REGISTRO DE PAGOS EFECTUADOS NORMAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL INTERNO DE REGISTRO DE PAGOS EFECTUADOS FORMULARIOS DEL PROCESO DE CAJA CHICA 71 Página 4 de 99

5 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 1. OBJETIVO GENERAL Establecer las normas y estandarizar las actividades de los procesos de gestión (apertura, manejo, reposición y cierre) y control (arqueo, control de libros, registro y conciliación bancaria) de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Instituto Nacional de Estadística (INE), bajo los parámetros establecidos en las presentes normas. Sirviendo a los interesados como guía en la realización de los trámites administrativos al hacer explícito el procedimiento para su gestión estableciendo los procedimientos internos para la ejecución del gasto, bajo criterios de racionalidad, austeridad, transparencia y rendición de cuenta en el uso de los mismos. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2.1 Establecer los mecanismos necesarios para la correcta administración, seguimiento y control de los procesos relativos la gestión y control de la caja chica Servir como instrumento normativo de apoyo y consulta, a todas las unidades administrativas del Instituto Nacional de Estadística, que requieran hacer uso de este procedimiento; así como en la toma de decisiones Establecer las responsabilidades operativas en los procedimientos de apertura, manejo, reposición, arqueo, control interno de la caja chica, así como brindar las orientaciones requeridas para una correcta aplicación del mismo Ofrecer los lineamientos necesarios como instrumento de control, a los fines de optimizar los procesos de revisión objetiva, metódica y completa a ser realizadas por las unidades correspondientes. Página 5 de 99

6 Aspectos Generales del Proceso Versión: ALCANCE DEL MANUAL El Manual de Fondos de Caja Chica, es de observancia general y obligatoria para todas las Unidades Administrativas del Instituto Nacional de Estadística (INE), siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en el presente documento. La no aplicación del mismo podrá generar las sanciones correspondientes a las y los funcionarios responsables, según lo establecido en los distintos instrumentos legales que regulan la materia. 4. UNIDAD RESPONSABLE La Unidad Administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina de Administración y Finanzas. 5. UNIDADES INVOLUCRADAS Internas: - Presidencia del INE - Unidades solicitantes - Oficina de Administración y Finanzas - Oficina de Planificación y Presupuesto Externas: - Oficina Nacional del Tesoro - Oficina Nacional de Contabilidad Pública e - Instituciones Bancarias.

7 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS. El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Planificación y Presupuesto de los procedimientos y sus respectivas normas es el (la) Gerente (a) de la Oficina de Administración y Finanzas conjuntamente con el responsable del proceso. 7. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS El procedimiento deberá revisarse por la Oficina de Planificación y Presupuesto al menos una vez al año o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y operativo del Instituto Nacional de Estadística. Página 7 de 99

8 Aspectos Generales del Proceso Versión: GLOSARIO CAJA CHICA Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines institucionales; que por su naturaleza no ameritan la elaboración de una Orden de Compra u Orden de Servicio. RESPONSABLE Y/O CUSTODIO DEL FONDO DE CAJA CHICA: El (la) Gerente(a), Gerentes Generales y/o Gerentes de Línea de la unidad administrativa a nivel Central y nivel Estadal; con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación de erogaciones en efectivo. UNIDADES ADMINISTRATIVAS: En el presente manual de normas y procedimientos, se refiere a la Coordinación Ejecutiva del Despacho, Gerencias Generales, Gerencias Estadales y Oficinas que conforman al Instituto Nacional de Estadística UNIDAD TRIBUTARIA: Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al 1º de enero del respectivo ejercicio económico financiero. ALÍCUOTA IMPOSITIVA: Porcentaje (%) que se aplica a la base imponible (monto facturado) para obtener la cuantificación de la deuda tributaria por cada operación gravada. APERTURA FONDO DE CAJA CHICA: Acto por el cual una unidad administrativa recibe por primera vez fondos de caja chica, dentro de las normativas establecidas en el presente manual. ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA: Conteo que se realiza en un momento determinado tanto del efectivo como de las facturas y/o recibos originales existentes en el fondo objeto del arqueo, debiendo ser la sumatoria de los mismos coincidente con el monto asignado al fondo de caja chica.

9 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica BANCO: Institución que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de crédito; recibe y concentra en forma de depósitos los capitales captados para ponerlos a disposición de quienes puedan hacerlos fructificar. CIERRE FONDO DE CAJA CHICA: Es la acción mediante la cual se da por terminada la asignación del fondo de caja chica y se efectúa: en caso de renuncia o cambio del titular de la caja chica. al término de cada Ejercicio Fiscal. EVENTOS ESPECIALES: Comprende una actividad eventual o especial que se ejecuta en una fecha determinada. FACTURA: Documento que cumple con las normativas establecidas por el SENIAT y el cual es expedido por el proveedor a la contraparte, cuando se realiza la transacción de compra. En la misma se detalla con la debida especificación, la clase y cantidad de mercancía vendida, así como su precio unitario y valor total. FONDO DE CAJA CHICA: Representa el monto fijo en bolívares asignado a las diferentes unidades organizativas del INE, para adquirir bienes, materiales y/o servicios en forma ágil y expedita, los cuales reúnen como características especiales lo siguiente: - son de carácter urgente. - son por bajo monto (gastos menores) - son por conceptos contemplados en las partidas presupuestarias autorizadas a ejecutar a través de fondos de caja chica. FRACCIONAMIENTO: Dividir en varios contratos la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el objeto de disminuir la cuantía del mismo. Página 9 de 99

10 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica OFERTA: Es aquella propuesta para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra, que ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los requisitos exigidos por el Contratante. ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO: documento que emite la organización para adquirir un bien y/o servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas. PAGO: Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación contraída para con terceras personas, tanto naturales como jurídicas, mediante el abono en cuenta o la entrega de un cheque o efectivo. PASAJE: Valor o precio que se paga por el servicio de traslado de un lugar a otro, por intermedio de algún tipo de transporte. PRESUPUESTO: Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras. PROCESO: Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salida. PROCEDIMIENTO: Es una serie de pasos o tareas sistemáticas ejecutadas en una sucesión cronológica para consolidar algún proceso. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que tenga por objeto la venta de bienes muebles o que presten servicios ya sean en carácter de mayorista o minorista. REGISTRO CONTABLE: Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera. Página 10 de 99

11 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica RENDICIÓN DE CUENTA: Constituye la presentación de las relaciones y soportes correspondientes de los gastos pagados a través de los fondos de caja chica en el desarrollo o ejecución de un evento y/o proyecto especial, específicamente asignado a una unidad. REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA: Es la solicitud de efectivo para reponer los fondos utilizados, durante un período determinado, con el objeto de mantener un flujo permanente de efectivo en la misma. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA: Es el funcionario titular y responsable de los fondos de la caja chica, ante las autoridades administrativas del Instituto Nacional de Estadística. Está representado por un funcionario de la unidad a la cual está asignado el fondo. SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO: Es un documento de erogación realizado por la unidad de ordenación de pago. UNIDAD ADMINISTRADORA: La Oficina de Administración y Finanzas, es la responsable de conformar la documentación del fondo de caja chica, previa aprobación por parte del Presidente del Instituto. Corresponde a esta Oficina velar por el cumplimiento de la correcta aplicación del proceso de administración de fondos de caja chica. UNIDAD EJECUTORA: Son las unidades cuyos titulares tienen asignados fondos de caja chica, responsables de aplicar las normas y procedimientos para la administración de los mismos, así como también las unidades que intervienen en algunos de los procesos inherentes a los fondos de caja chica. Página 11 de 99

12 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 9. BASE LEGAL Y NORMATIVA Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº Extraordinaria del , cuya primera reforma o enmienda a los Artículos 160, y 230 que permiten la reelección inmediata de cualquier cargo de manera continua o indefinida, fue publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinaria del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinaria del Reglamento N. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N Extraordinaria del Reglamento N. 2 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Crédito Público publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Reglamento N. 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Tesorería publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Reglamento Parcial N. 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº del Normas Generales de Control Interno publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados publicadas en la Gaceta Oficial N del

13 Aspectos Generales del Proceso Versión: 1.4 Normas Generales de Auditoría de Estado publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Normas para la Ejecución de los Trabajos y Presentación de Resultados por Auditores, Consultores, Profesionales Independientes y Firmas de Auditores que presten Servicios en Materia de Control publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Modelo Genérico de Reglamento Interno de Unidades de Auditoría Interna publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoría Interna publicados en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Normas para Regular la entrega de los Órganos de la Administración Pública y de sus respectivas Oficinas y Dependencias publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Normas para Fomentar la Participación Ciudadana publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Normas para la Verificación de la Declaración Jurada de Patrimonio publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Normas Generales para el Funcionamiento Coordinado de los Sistemas de Control Externo e Interno publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Normas Generales de Contabilidad del Sector Público publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Página 13 de 99

14 Aspectos Generales del Proceso Versión: 1.4 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinaria del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº del Decreto Nº con Rango y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinaria del Decreto Nº 1.399, mediante el cual se dicta el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial Nº Extraordinaria, del Ley de Presupuesto del ejercicio económico vigente (2017). Decreto Nº Instructivo Presidencial para la Eliminación del Gasto Suntuario o Superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº del Providencia Administrativa Nº 0071, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT), mediante la cual se establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designa a los Órganos y Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº del Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Vigente en el ejercicio económico financiero Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley Contra la Corrupción, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº extraordinaria del Ley del Estatuto de la Función Pública publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº del Página 14 de 99

15 Aspectos Generales del Proceso Versión: NORMAS GENERALES 1. El (la) funcionario (a) responsable de la Oficina de Administración y Finanzas podrá autorizar el funcionamiento de un Fondo de Caja Chica, previa aprobación del Presidente del Instituto. El Fondo de Caja Chica será abierto a nombre de la Unidad Organizativa al cual esté asignado el mismo. 2. Cuando un funcionario responsable de la unidad administrativa tenga asignado un fondo de anticipo podrá crear uno o más Fondos de Caja Chica, según lo establecido en la normativa legal vigente. 3. El responsable del Fondo de Caja Chica, será el Jefe de la Unidad a la cual está asignado el Fondo, no obstante, el Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas podrá asignar como responsable del mismo a un funcionario distinto al Jefe de la Unidad, cuando en consideración de la fluidez de operatividad del Instituto, así lo considere conveniente. Generalmente es el caso de Fondos de Caja Chica asignados para un fin o concepto en específico. 4. El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.) calculadas al valor que esté vigente a la fecha de aprobación de la apertura del fondo. 5. La Oficina de Administración y Finanzas designará el monto del Fondo de Caja Chica para el ejercicio fiscal, tanto a las Gerencias y Unidades del nivel central, como a la Gerencias Estadales, con base en una comparación de los montos de los recursos presupuestarios asignados a cada unidad administrativa, el promedio mensual que resulte del monto de utilización (reposiciones y rendición de cuenta) de los Fondos de Caja Chica, realizadas por las citadas Unidades en el ejercicio anterior. 6. El monto del Fondo de Caja Chica para el caso de las Gerencias y/o unidades administrativas que no hayan tenido Fondos de Caja Chica en el año anterior, será establecido por la Oficina de Administración y Finanzas, con base en la evaluación que realice de la exposición de motivos planteada por la respectiva Unidad. 7. El monto máximo de cada gasto a ser cancelado con cargo a los Fondos de Caja Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.). 8. En la fecha en la cual entre en vigencia, para el ejercicio en curso, un nuevo valor para la Unidad Tributaria (U.T.), la Oficina de Administración y Finanzas, podrá tramitar los ajustes necesarios de los Fondos de Caja Chica asignados, para equiparar los mismos al nuevo valor de la U.T.; tanto para su apertura como para el gasto, previa aprobación del Presidente del Instituto, mediante la presentación del respectivo punto de cuenta. 9. El nuevo valor de la Unidad Tributaria y la autorización de aplicación de la misma debe ser notificada por la Oficina de Administración y Finanzas, a través de memorando- Página 15 de 99

16 Aspectos Generales del Proceso Versión: 1.4 circular, dirigido a todas las unidades involucradas en el manejo y /o proceso de Fondos de Caja Chica. 10. El Fondo de Caja Chica, sólo podrá utilizarse para la adquisición y cancelación en instrumentos financieros de bienes y servicios indispensables para garantizar el funcionamiento de las unidades administrativas del INE, que en razón a su inmediatez deban realizarse y no justifiquen la elaboración de una Orden de Compra o de Servicio. 11. Los gastos a realizarse con cargo al Fondo de Caja Chica, deben corresponderse estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en el Presupuesto de Gastos del INE, correspondientes a la Materiales, Suministros y Mercancías; y a la Servicios no Personales. 12. No podrá cancelarse con cargo a los Fondos de Caja Chica, ninguno de los conceptos de viático, por cuanto los mismos deben regirse por lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes aprobado por el INE. 13. No podrán ser adquiridos con cargo a los Fondos de Caja Chica, ningún tipo de artículo y/o equipo, tipificado o que califique como Bien Nacional, cuya imputación presupuestaria se corresponda con la partida 4.04 Activos Reales, en dichos casos, la adquisición debe ser canalizada a través de la Oficina de Administración y Finanzas, mediante una orden de compra. 14. El Fondo de Caja Chica no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o servicios mayores, que excedan los límites establecidos en las presentes normas. 15. Podrán realizarse gastos de funcionamiento de manera excepcional por la vía de los Fondos de Caja Chica, para atender conceptos de gastos específicos, como: pasajes, mantenimiento de vehículos, compra de repuestos para mantenimiento de servicios generales, etc.; en cuyo caso la autorización del gasto estará debidamente justificado. 16. En aquellas circunstancias excepcionales se podrá utilizar como instrumento financiero, la tarjeta de débito de la cuenta correspondiente a la Caja Chica, siempre y cuando se solicite autorización a la Oficina de Administración y Finanzas, previa justificación. 17. Las Gerencias Estadales están autorizadas a efectuar compras de los materiales que requieran, a través del Fondo de Caja Chica. Solamente en aquellos casos en que el tipo de material (Ejemplo tóner para impresoras, etc.) por sus características especiales no se consiga en el mercado local, lo solicitará al almacén del Instituto. 18. Cuando las necesidades de manejo de Caja Chica así lo requieran, los funcionarios responsables de Fondos de Cajas Chicas depositarán los fondos en una cuenta bancaria a nombre del Instituto Nacional de Estadística (INE), la cual se abrirá previa autorización de la Oficina Nacional del Tesoro. Página 16 de 99

17 Aspectos Generales del Proceso Versión: Los conceptos de gasto relacionados en la apertura como en la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar ajustados a los códigos y conceptos que contempla el Clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) vigente en cada ejercicio económico financiero. 20. A los efectos del seguimiento y control, el Funcionario Responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, debe llevar un expediente que contenga copia de todo el movimiento del Fondo, desde su constitución y manejo hasta su cierre. 21. El Responsable del Fondo de Caja Chica podrá a su vez designar, por escrito, a un funcionario en calidad de Custodio del Fondo, quien tendrá a su cargo el manejo operativo del proceso de control y custodia de la documentación (facturas, relaciones) pagado a través del Fondo de Caja Chica. El nombramiento del Custodio del Fondo, en ninguna circunstancia, exime o libera al Responsable del Fondo de Caja Chica de su responsabilidad exclusiva ante el INE por la integridad y manejo del fondo financiero asignado. 22. Todo funcionario responsable del Fondo de Caja Chica debe contar con la respectiva caución, de conformidad con lo que establece el Manual de Caución del INE. 23. Los Titulares o Responsables de los Fondos de Caja Chica deben cumplir con los siguientes deberes: o Manejar los Fondos de Caja Chica en forma ordenada y adecuadamente respaldada. o Gestionar y obtener el estado de cuenta de la cuenta corriente bancaria, correspondiente al mes y realizar mensualmente la conciliación bancaria, efectuando el seguimiento y solución de las partidas de conciliación bancaria que puedan surgir. o Utilizar de manera correcta los Fondos asignados y puestos bajo su responsabilidad y cumplir con todas las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual. o Mantener la correspondencia exacta (cuadre) del monto asignado, con el efectivo en custodia y/o disponibilidad bancaria y los justificantes originales de los egresos (pagos) efectuados. o Custodiar los Fondos de Caja Chica bajo adecuadas medidas de seguridad. o Entregar dinero en adelanto únicamente previa aprobación del egreso o compra a realizar y previamente elaborado, aprobado y firmado el formulario de Efectivo en Tránsito. o No entregar dinero en adelanto a funcionarios que tengan pendientes por rendir cuenta de otro adelanto de dinero (formulario de Efectivo en Tránsito ). Página 17 de 99

18 Aspectos Generales del Proceso Versión: 1.4 o Elaborar oportuna y correctamente la relación y solicitud de reposición de los Fondos de Caja Chica de conformidad con lo establecido en el presente Manual. o Efectuar el cierre del Fondo de Caja Chica, a la fecha de cierre del año fiscal y el reintegro del saldo no utilizado, si lo hubiese, en la fecha establecida en el cronograma de actividades del cierre del ejercicio económico. 24. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y Finanzas, deberá llevar el control de las cuentas corrientes bancarias abierta para el manejo de los Fondos de Caja Chica y exigirá la presentación mensual de la respectiva conciliación bancaria de la misma. 25. En el caso de las Gerencias Estadales, Gerencia General y/o Oficinas de Apoyo, la respectiva cuenta corriente bancaria abierta, deberán ser destinada únicamente al manejo del Fondo de Caja Chica, esto en beneficio de la fluidez en la oportuna disponibilidad de los recursos financieros requeridos y transferidos a las citadas Gerencias. 26. Los cheques y/o transferencias bancarias, correspondientes tanto a la apertura, como a la cancelación de las solicitudes de reposición serán emitidas a nombre del INE específicamente bajo el nombre con el cual está registrada la cuenta corriente bancaria abierta en el Banco. 27. En el caso de ausencias temporales (vacaciones, reposos por enfermedad) del Responsable del Fondo de Caja Chica, se debe designar un funcionario responsable debidamente caucionado, con carácter temporal para el período de la ausencia y realizar un arqueo físico del Fondo, para dejar constancia de la situación del mismo y de la entrega al responsable temporal. 28. Las modificaciones requeridas del presente Manual, serán determinadas por la Oficina de Administración y Finanzas, como unidad usuaria y dueña del proceso, para su trámite ante la Oficina de Planificación y Presupuesto, quien tendrá la responsabilidad de emitirlas siguiendo el esquema de conceptualización del Manual. Página 18 de 99

19 Manual de Normas y Procedimientos Versión: DE LA APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA 1. NORMAS ESPECÍFICAS 1.1. El funcionario facultado para formalizar la apertura de los Fondos de Caja Chica, para las unidades administrativas que lo soliciten es el (la) Gerente(a) de la Oficina de Administración y Finanzas, por solicitud del responsable de la unidad administrativa Para los funcionarios responsables de Fondos de Caja Chica deberá constituirse caución, de acuerdo a lo establecido en Manual de Caución que rige dicho procedimiento en el Instituto Las unidades administrativas del INE que requieran la apertura de un Fondo de Caja Chica deberán efectuar la solicitud ante la Oficina de Administración y Finanzas, utilizando el Formulario Apertura de Fondo de Caja Chica, en el cual se debe indicar: Justificación Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica 1.4. La Oficina de Administración y Finanzas, procederá al análisis de la solicitud para su autorización y remitirá a la Presidencia del Instituto para la aprobación del Fondo, mediante punto de cuenta, cuadro de determinación de Fondos de Caja Chica y los documentos señalados en la norma La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Tesorería y Finanzas, será la responsable de efectuar ante la Oficina Nacional del Tesoro, los trámites pertinentes para solicitar la autorización de apertura de las respectivas cuentas corrientes bancarias cuando las circunstancias del caso lo ameriten La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y Finanzas, tramitará en forma centralizada ante la o las Instituciones bancarias, la apertura de las cuentas corrientes en las respectivas agencias ubicadas en las localidades sedes de las Gerencias Estadales, indicando la instrucción de que los estados de cuenta correspondientes sean remitidos a la dirección de la respectiva Gerencia Estadal La Coordinación de Contabilidad Fiscal, dentro del lapso de 5 días hábiles del ejercicio que se inicia, elaborará un cuadro demostrativo del movimiento registrado en el ejercicio que finaliza, correspondiente a la utilización (reposiciones y cierre) de cada uno de los Fondos de Caja Chica asignados, a los efectos de determinar el monto promedio de su utilización mensual.

20 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: Las Gerencias Generales y/o unidades administrativas del nivel central del Instituto, que requieran de la asignación de Fondos de Caja Chica, para atender las necesidades de las diferentes unidades centrales, justificarán mediante Informe de exposición de motivos, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, la creación del mismo. En la exposición de motivos, deben indicar en forma general los conceptos a ser atendidos a través del fondo Las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica deberán contar con copia de la consignación de la Certificación de Caución del funcionario responsable del fondo. Página 20 de 99

21 Manual de Normas y Procedimientos Versión: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA. Entradas del Proceso: Solicitud de Apertura del Fondo Salidas del Proceso: Fondo de Caja Chica constituido. Responsable PASO A PASO Unidad Administrativa Solicitante (Gerencias Estadales, Unidades administrativas del nivel central) Oficina de Administración y Finanzas Oficina de Administración y Finanzas 1. Designa el funcionario que manejará el Fondo. 2. Realiza solicitud de apertura de Fondos de Caja Chica (GTF-F-201), debidamente soportada con la exposición de motivos que justifica la creación del mismo. 3. Remite solicitud suscrita a la Oficina de Administración y Finanzas. 4. Recibe el formulario y firma copia a la unidad administrativa solicitante a los efectos de su control y seguimiento. 5. Revisa documentación anexa y determina la pertinencia de la creación del Fondo de Caja Chica solicitado, : 1.1. En caso de reparos, prepara comunicación explicativa de la no pertinencia de la apertura del Fondo y devuelve a la Unidad Solicitante para su corrección. (Regresa paso 1) 1.2. En caso de conformidad, suscribe el monto de cada uno de los Fondos de Caja Chica a ser asignados y elabora dos cuadros de los montos asignados: a nivel global de las Gerencias Estadales, y a nivel de las Gerencias y/o unidades del nivel central. Va a la paso Elabora punto de cuenta para aprobación por parte del Presidente para la apertura del fondo de Caja Chica. 7. Remite a presidencia punto (s) de cuenta (s) con documentos anexos.

22 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 Responsable Presidencia PASO A PASO Recibe los puntos de cuenta correspondiente a las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica, con sus respectivos anexos, verifica y decide al respecto. 8 En caso de no conformidad, devuelve la documentación a la Oficina de Administración y Finanzas, con la indicación de las acciones a seguir. Regresa al paso En caso de conformidad, firma y sella el punto de cuenta, en señal de aprobación y envía a la Oficina de Administración y Finanzas para su trámite correspondiente. Oficina de Administración y Finanzas 9 Abre expediente y asigna a cada Solicitud de Apertura de Fondo, el respectivo número de Control. 10 Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto, una copia del punto de cuenta aprobado acompañado con copia de los cuadros de asignación y/o copia de las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica aprobados, según corresponda. 11 Remite a la Coordinación de Contabilidad, expediente y copia de punto de cuenta aprobado. Coordinación de Contabilidad 12 Recibe expediente de solicitud de Apertura de Fondos de Caja Chica y verifica en el sistema los datos de los documentos físicos con respecto a los transcritos en el sistema En caso de no conformidad, contacta a la Oficina de Administración y Finanzas para solventar reparos. Regresa a la Actividad En caso de conformidad, efectúa el registro contable de cada uno de los expedientes de las solicitudes de Página 22 de 99

23 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 Responsable PASO A PASO Apertura de Fondos. 13 Envía registro contables de expedientes en físico y electrónicamente a la Coordinación de Tesorería y Finanzas. Coordinación de Tesorería y Finanzas 14 Recibe expediente de solicitud de Apertura de los Fondos de Caja Chica y verifica en el sistema los datos de los documentos físicos con respecto a los transcritos en el sistema y el registro contable En caso de no conformidad, devuelve a la Coordinación de Contabilidad Fiscal para su corrección correspondiente. Regresa a la Actividad En caso de conformidad, efectúa en el sistema el proceso correspondiente de recepción, codificación y verificación. Coordinación de Tesorería y Finanzas 15 Tramita el pago de las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica vía electrónica o emisión de cheque. 16 Imprime el reporte bancario correspondiente a la transferencia bancaria electrónica efectuada y la envía por Fax o entrega física, a la Gerencia/Unidad beneficiaria, según sea la ubicación de la misma. Unidad administrativa solicitante 17 Recibe monto de Fondo de Caja Chica (por cheque o transferencia). 18 Archiva soportes de documentación (copia del cheque o recibo de transferencia electrónica) al expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo Página 23 de 99

24 Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4

25 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 Página 25 de 99

26 Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4

27 Manual de Normas y Procedimientos Versión: DEL MANEJO DE LOS FONDOS/ COMPRAS 1. NORMAS ESPECÍFICAS 1.1. El monto máximo de cada factura a cancelar con cargo al Fondo de Caja Chica no podrá ser superior a VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T) Los Fondos de Caja Chica no podrán ser utilizados para: Abrir algún tipo de cuenta bancaria a nombre personal. Efectuar compras fraccionadas. Cambiar cheques. Otorgar préstamos. Comprar regalos y obsequios. Cancelar compromisos contraídos en ejercicios anteriores al cual corresponde el Fondo asignado. Pago de Servicios básicos 1.3. En el caso que la atención de un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica requiera de adelanto de fondos a funcionarios (as), deberá utilizarse el Formulario Efectivo en tránsito, el cual no podrá ser usado para efectuar la reposición del Fondo de Caja Chica; a tal efecto, el gasto deberá justificarse con las facturas y comprobantes respectivos, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la entrega del dinero en efectivo, por parte del Funcionario (a) a quien se le hizo el efectivo en tránsito, ante el Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica. Se exceptúa los casos en los que las compras deban realizarse fuera de la localidad de la sede de la respectiva Unidad, por ejemplo las compras relacionadas con la realización de encuestas, en cuyo caso el lapso se establece en un máximo de seis (6) días hábiles La rendición de cuenta del efectivo en tránsito consistirá en la entrega de la o las facturas correspondientes a la compra efectuada, y el reintegro del remanente del efectivo, si se diese el caso, lo cual se hará constar llenando el segundo cuerpo del formulario Efectivo en Tránsito emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo. Si se diese el caso de reintegro del efectivo recibido, por no haberse efectuado la compra, se debe dejar constancia de los motivos por las cuales no se efectuó la compra, mediante explicación en el segundo cuerpo del Formulario Efectivo en tránsito emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica deberán estar amparados por los documentos originales que soportan los correspondientes gastos.

28 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilización del Fondo de Caja Chica deben estar escritos a máquina o con bolígrafo, en letra legible y en tinta de un solo color, sin tachaduras o enmiendas que puedan poner en duda su contenido o legitimidad; emitidos a nombre del INE y su respectivo Rif, debiendo tener especificado en forma clara el concepto que lo origina, la cantidad y precio total. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soporten un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica, deben cumplir con las disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa Nº 0071, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT), mediante la cual se establecen las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del , a saber: a) Requisitos de las Facturas elaboradas en Formatos o Formas Libres por los contribuyentes ordinarios al impuesto al valor agregado: Contener la denominación de "Factura". Numeración consecutiva y única. Número de Control pre impreso. Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente manera "desde el N. hasta el N.". Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor. Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos. Nombre y Apellido o razón social y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), del adquirente del bien o receptor del servicio. Podrá prescindirse del número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), cuando se trate de personas naturales que no requieran la factura a efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o pasaporte, del adquirente o receptor. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en aquellas prestaciones de servicio que por sus características ésta no pueda expresarse. Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado con el impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de la descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E). Página 28 de 99

29 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde. Contener la frase "sin derecho a crédito fiscal", cuando se trate de las copias de las facturas. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), de la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa de autorización. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8) dígitos. b) Requisitos de la Factura emitida a través de Máquinas Fiscales: La denominación "Factura". Nombre y Apellido o razón social, número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) y domicilio fiscal del emisor. Número consecutivo y único. La hora y fecha de emisión. Descripción, cantidad y monto del bien o servicio. Podrá omitirse la cantidad en las prestaciones de servicio que por sus características no pueda expresarse. En los casos en que las características técnicas de la Máquina Fiscal limiten la impresión de la descripción específica del bien o servicio, deben identificarse los mismos genéricamente. Si se tratare de productos o servicios exentos o exonerados o no sujetos del impuesto al valor agregado, Página 29 de 99

30 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 debe aparecer junto con de la descripción de los mismos o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E). La descripción del bien o servicio debe estar separada, al menos, por un carácter en blanco de su precio. En caso de que la longitud de la descripción supere una línea el texto puede continuar en las líneas siguientes imprimiéndose el correspondiente precio en la última línea ocupada. En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde, precedido de la palabra "TOTAL" y, al menos, un espacio en blanco. Logotipo Fiscal seguido del Número de Registro de la Máquina Fiscal, los cuales deben aparecer en ese orden al final de la factura, en una misma línea, con al menos tres (3) espacios de separación. Las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales darán derecho a crédito fiscal o al desembolso, cuando, además de cumplir con todos los requisitos establecidos en este artículo, la misma imprima el nombre o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquirente o receptor de los bienes o servicios en la propia factura. c) Las facturas emitidas sobre los formatos o formas libres, por los sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben contener la siguiente información: La denominación Factura. Página 30 de 99

31 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 Numeración consecutiva y única. Número de control preimpreso. Total de los números de control asignados, expresado de la siguiente manera desde el N hasta el N. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor. La expresión Contribuyente Formal o no sujeto al impuesto al valor agregado, de ser el caso. Fecha de emisión, constituida por ocho (8) dígitos. Nombre y Apellido o razón social y el número de registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquiriente del bien o receptor del servicio. Podrá prescindirse del número de RIF cuando se trate de personas naturales que no requieran la factura a efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o pasaporte, del adquiriente o receptor. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y monto. En los casos que se carguen cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos. En los casos de operaciones cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente a moneda nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. d) Con respecto a la norma que antecede, se establecen las excepciones que se detallan a continuación: Servicios prestados por terceros: como es el caso de la limpieza de oficinas y/o locales, por parte de personas naturales, el INE habilitará la emisión de un recibo, tipo factura, contentivo de los datos básicos de identificación del proveedor del servicio, el cual numerará en forma consecutiva. Formulario RECIBO. Estos gastos se ubicarán en la sub-partida Estacionamiento, Fotocopias: el soporte estará constituido por el respectivo ticket expedido por la máquina fiscal. Página 31 de 99

32 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 Comisión bancaria: nota de débito bancaria, bien sea obtenida directamente de la agencia bancaria, u obtenida vía Internet. 2 No se deberán aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea Varios o alguna palabra genérica; ya que ello impide determinar la imputación presupuestaria a la cual se cargará el monto respectivo. 3 En caso de presentar facturas por concepto de comidas elaboradas, deben venir acompañadas de una justificación avalada por el Responsable del Fondo de Caja Chica. 4 En los casos que el objeto de la compra no refleje con claridad la utilidad que se le dará al mismo en función de los intereses institucionales, deberá expresarse en hoja anexa, la explicación de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y estampar la firma del Gerente del área correspondiente. 5 Toda factura, recibo o comprobante deberá estar conformado por el funcionario responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, tener asentado el sello de la correspondiente Unidad y estar inutilizados con el sello de PAGADO; los mismos se mantendrán archivados temporalmente hasta la fecha de la reposición del Fondo. 6 Cuando se reintegre a un (a) Funcionario (a) el monto de un gasto causado para atender intereses institucionales, éste deberá consignar ante el responsable del Fondo de Caja Chica la factura respectiva, ajustada a los términos expresados en las presentes normas; y deberá firmar el Formulario Reintegro a Funcionarios con cargo al Fondo de Caja Chica, como constancia de habérsele reintegrado el monto respectivo. 7 El (la) beneficiario (a) del reintegro, según lo señalado en el numeral anterior, podrá autorizar por escrito a otro (a) Funcionario (a), para hacer el retiro del monto en efectivo solicitado, ante el (la) Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica. 8 Cuando una Unidad, por causas justificadas, no pueda ajustarse a las partidas presupuestarias autorizadas en la constitución de su Fondo de Caja Chica, deberá tramitar ante la Oficina de Administración y Finanzas las facturas correspondientes, para que sean cancelados dichos gastos a través de la Caja Chica de la citada Oficina o solicitar el reintegro de los mismos. 9 Las movilizaciones de los Fondos de Caja Chica deberán relacionarse en el formulario Ejecución de Fondos de Caja Chica debidamente firmado por el Servidor(a) responsable de su manejo. Página 32 de 99

33 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA Entradas del Proceso: Solicitud de bien o servicio. Salidas del Proceso: Adquisición de bien o servicio. RESPONSABLE PASOS Funcionario (a) solicitante Custodio del Fondo Responsable del Fondo 1. Detecta la necesidad de realizar la compra de Bienes, Materiales o Servicios. 2. Aporta al Custodio del Fondo los datos relativos al concepto y justificación de la compra. 3 Recibe y verifica los datos relativos al concepto, justificación de la compra. 3.1 Si hay reparos, solicita aclaratorias al Solicitante. El procedimiento finaliza. 3.2 Si no hay reparos, emite en el Sistema (Sistema Integrado de Caja Chica) el formulario GTF-F-202 Efectivo en Tránsito, indicando los datos y justificación de la compra, de conformidad con lo establecido en el Manual de Usuario. Va al paso Entrega al Responsable del Fondo el original y copia del formulario Efectivo en Tránsito, para su aprobación. 5 Evalúa la necesidad real de la compra, decide al respecto. a. Si es aprobada, firma y sella el formulario. Va al paso 5. b. Si no es aprobada, devuelve al custodio del Fondo. Va al paso 3 6 Entrega al solicitante el efectivo y le hace firmar el formulario Efectivo en Tránsito, entrega Página 33 de 99

34 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 RESPONSABLE PASOS copia al Solicitante y el original al Custodio del Fondo. Custodio del Fondo 7 Recibe del Responsable del Fondo el formulario de Efectivo en Tránsito, y verifica si fue negada o aprobada: a) Si fue negada, anula original y copia del Formulario. El procedimiento finaliza. b) Si fue aprobada, archiva original del Formulario para establecer el control sobre la rendición de cuenta del Fondo. Va al paso 7. Funcionario(a) solicitante 8 Recibe el efectivo solicitado y firma el formulario Efectivo en Tránsito en señal de conformidad. 9 Gestiona de inmediato la compra del bien, material y/o servicio para el cual fue solicitado el efectivo correspondiente. 10 Obtiene del proveedor la factura legal de la compra efectuada, verifica de que la misma cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT. En el caso de servicios prestados por personas naturales, tales como limpieza de oficinas o locales, pintura, etc., les emite el formulario Recibo. 11 Rinde cuenta al Custodio del Fondo de la Unidad, mediante la presentación de los documentos (Facturas y Recibos) que amparan la compra realizada. Custodio del Fondo 12 Recibe y verifica la suficiencia de los documentos entregados. Página 34 de 99

35 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 RESPONSABLE PASOS a) En caso de inconformidad, devuelve documentos al solicitante para su corrección. Va al paso 10. b) Si todo está conforme, efectúa manualmente el llenado del segundo cuerpo del Formulario Efectivo en Tránsito, para dejar constancia de la rendición de cuenta. 13 Firma el segundo cuerpo del formulario Efectivo en Tránsito y lo hace firmar por el solicitante que rinde cuenta del mismo, en señal de conformidad. 14 Entrega al Responsable del Fondo el efectivo reintegrado por el solicitante, de quien demanda su firma sobre el original y copia del formulario Efectivo en Tránsito. 15 Devuelve al solicitante, el original del formulario Efectivo en Tránsito y archiva en forma permanente la copia del formulario Solicitante, de quien demanda su firma sobre el original y copia del formulario Efectivo en Tránsito. 16 Codifica los documentos recibidos (Facturas y Recibos) como rendición de cuenta del efectivo entregado, utilizando el formulario GTF-F-203 Codificación de Factura Pagada. 17 Anexa al formulario la factura correspondiente al gasto efectuado y llena los datos requeridos. 18 Registra en el Sistema de Caja Chica los documentos soportes de la compra efectuada, de conformidad con lo establecido en el manual de usuario. 19 Mantiene en archivo temporal y organizado a nivel de cada Proyecto, la documentación correspondiente a los desembolsos efectuados Página 35 de 99

36 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 RESPONSABLE PASOS por las compras realizadas. Página 36 de 99

37 Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4

38 Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4

39 Manual de Normas y Procedimientos Versión: DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS 1. NORMAS ESPECÍFICAS 1.1 La reposición del Fondo de Caja Chica será tramitada por el funcionario responsable de su manejo, una vez que se haya utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado. 1.2 Para proceder a la reposición de los Fondos de Caja Chica la unidad administrativa autorizada para el manejo del Fondo deberá solicitar ante la Oficina de Administración y Finanzas la reposición del mismo a nombre del funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica; y a la misma se anexará expediente con diferentes formularios que emite el Sistema Integrado de Caja Chica. 1.3 La organización del expediente, correspondiente a la solicitud de reposición, debe guardar el siguiente orden ascendente: En primer orden: Los respectivos lotes de facturas originales (insertadas, en el formulario OAF-CFP-F207 Codificación factura pagada), debidamente codificadas desde un punto de vista presupuestario, numeradas comenzando en cada período de reposición, desde el número 1. Cada lote de facturas y/o relaciones de servicio será archivado como anexo del respectivo Formulario OAF-RGXPCCH- F203, Relación de Gastos por Proyecto Caja Chica En segundo orden: El grupo de formularios cuya información resumen la reposición, así como también el Memorando de remisión de la solicitud de reposición, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, detallados en siguiente orden: Formulario OAF-RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyecto y Sub- Partida. Formulario OAF-ESF-F205 Estado de Situación del Fondo de Caja Chica. Formulario OAF-LB-F209 Estado del Movimiento Bancario (Libro de Banco). Formulario OAF-CB-F210 Conciliación bancaria del o los meses comprendidos dentro del período o lapso de la reposición. Formulario OAF-DDB-F211 Demostración disponibilidad bancaria. Formulario OAF-SRFCCH-F206 Solicitud Reposición Fondos de Caja Chica.

40 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: Memorando de remisión. (podemos cambiar los nombres y números correlativos a los formatos) 1.4 Las Facturas, recibos y comprobantes utilizados para rendir el gasto causado, con las cuales se solicite la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar debidamente ordenadas; colocada la justificación respectiva en los casos que lo requieran; firmadas por el funcionario responsable del Fondo; y colocada la imputación presupuestaria a la cual se cargó el gasto. 1.5 Las reposiciones de Fondos de Caja Chica deben realizarse estrictamente en un lapso no mayor de dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se haya gastado como mínimo el 75% del fondo asignado.las reposiciones de Fondos de Caja Chica deben estar soportadas por los documentos (facturas) originales correspondientes a los pagos efectuados a través del Fondo Si se requiere la adquisición de bienes y/o servicios de diferentes naturalezas, en un mismo día y para un mismo proveedor, se aceptarán diferentes facturas siempre que el monto total de las mismas sea menor o igual al monto permitido Las Unidades involucradas en la recepción, revisión y en general todos los trámites administrativos y financieros de las solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica, darán prioridad y agilización a dichos trámites a los efectos de la cancelación de las mismas dentro de un lapso razonable, a partir de la fecha de su recepción en la Oficina de Administración y Finanzas La cancelación de las solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica, serán realizadas, preferiblemente, mediante transferencias bancarias (electrónicas) en aquellos casos en que la tecnología de las conexiones bancarias, así lo permita y serán respaldadas mediante reporte denominado Transferencias entre cuentas de grupo en línea- Verificación que se obtiene de la ejecución de dicha operación y el mismo será firmado por el Coordinador de Tesorería y Finanzas, como funcionario autorizado para la realización de este tipo de operación Se podrán realizar cancelaciones de solicitudes de reposición de Fondo de Caja Chica mediante cheque, en aquellos casos en los cuales el Responsable del mismo, no maneje cuenta corriente del INE, asignada. Página 40 de 99

41 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: Si durante la evaluación de la reposición con sus soportes se identifican anexos con reparos, se le notificará oportunamente a la unidad solicitante el motivo de los mismos devolviéndole el referido soporte. Con la corrección del reparo, la unidad solicitante podrá incluir el monto respectivo con su soporte en la próxima reposición de fondos, siempre y cuando sea corregido el reparo y cumpla con lo estipulado en el presente manual Durante el análisis de las solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica debe considerarse la racionalidad de los gastos en los cuales se incurre, cuando se tiene conocimiento de que las unidades ejecutoras cuentan con los bienes, materiales o pueden cubrir los servicios que reportan Página 41 de 99

42 Manual de Normas y Procedimientos Versión: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA Entradas del Proceso: Solicitud de Reposición de Fondos. Salidas del Proceso: Transferencia o Cheque de Reposición de Fondos. RESPONSABLE PASOS Funcionario custodio del Fondo. 1. Extrae del archivo temporal los respectivos lotes de formulario OAF-CFP-F207 Codificación Factura Pagada. 2. Agrupa las Facturas y Recibos según el Clasificador Presupuestario. 3. Accede al archivo Fondos de Caja Chica, e imprime los Formularios: OAF-RGXPCCH-F203 Relación de gastos por Proyectos, Caja Chica; OAF- RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyectos y Partida y OAF-ESF-F205 Estado de Situación del Fondo de Caja Chica. 4. Obtiene el estado de cuenta del respectivo Banco. 5. Realiza la verificación de los movimientos registrados en el Libro de Banco Formulario OAF- LB-F209, con respecto a los reflejados en el Estado de Cuenta bancario. 6. Efectúa la conciliación bancaria en el Formulario OAF-CB-F210 del o los meses comprendidos dentro del período o lapso de la reposición. 7. Imprime los Formularios: Formulario OAF-LB-F209 y Formulario OAF-CB-F Elabora en el Sistema el Formulario OAF-SRFCCH- F206 Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica, de conformidad con lo establecido en el Manual de Usuario, y el memorando de remisión

43 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 RESPONSABLE PASOS que lo complementa. 9. Organiza Expediente físico, en original y copia, en el orden establecido en la Norma específica que así lo indica en el presente Manual. 10. Presenta el expediente al responsable del Fondo para su revisión y autorización. Responsable del Fondo 11 Recibe y revisa el original del Expediente. a) En caso de observación, informa al Custodio del Fondo para su corrección. Regresa a la actividad 3. b) Si no hay observación, firma y sella el formulario solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica en señal de aprobación. 12 Envía expediente de Reposición a la Oficina de Administración y Finanzas. 13 Mantiene en archivo la copia del expediente de la solicitud de Reposición de Fondos, para su control interno. Oficina de Administración y Finanzas 14 Revisa documentación del Expediente para verificar conformidad: a) Si no está conforme, se comunica con el Responsable del Fondo de la Gerencia o Unidad solicitante notificándole el motivo de los reparos, y le remite los anexos con error mediante memorando. Va al paso 11. b) Si está conforme, elabora el formulario GTF-F-212 Aprobación Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica y Página 43 de 99

44 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 RESPONSABLE PASOS anexa al expediente, tramita la firma y sello del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas, y envía original a la Coordinación de Presupuesto. Coordinación Presupuesto de 15 Recibe y revisa que los soportes estén debidamente elaborados y que las cifras estén perfectas. a) En caso de no conformidad, devuelve el expediente a la Oficina de Administración y Finanzas para que gestione su corrección. Regresa a la Actividad 6. b) En caso de conformidad, realiza la codificación presupuestaria, accede al Módulo de Presupuesto del Sistema automatizado y carga la información. 16 Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal el expediente original en físico y la información del Sistema de la Solicitud de reposición del fondo de Caja Chica. Coordinación Contabilidad Fiscal de 17 Recibe original en físico del Expediente de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica, accede al Sistema administrativo y efectúa la revisión de los datos básicos del documento, con respecto a lo transcrito recibido de la Coordinación de Presupuesto. a. En caso de no conformidad, devuelve los documentos recibidos a la Coordinación de Presupuesto, a los fines de su corrección. Regresa a la Actividad 15. Página 44 de 99

45 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 RESPONSABLE PASOS b. Si está conforme, realiza el registro contable aplicando para ello las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Contabilidad. Envía a la Coordinación de Tesorería y Finanzas, el expediente original en físico y la información del Sistema de la Solicitud de reposición del fondo de Caja Chica Coordinación de Tesorería y Finanzas 18 Recibe el expediente y chequea que la información esté debidamente cargada en el sistema. 19 Autoriza la solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica y procede según sea el medio de pago de la misma. a) Si el pago se va a efectuar por transferencia en línea: i. Accede a la conexión con el respectivo Banco y efectúa el proceso del pago en línea e imprime el reporte correspondiente a la operación, el cual sella y firma. ii. Anexa al expediente el reporte de la transferencia efectuada y lo envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal. iii. Notifica, por la vía más expedita (Fax, Internet, teléfono), al titular del Fondo la cancelación efectuada por transferencia bancaria de la respectiva solicitud de reposición del Fondo de Caja Chica. b) Si el pago se va a efectuar mediante cheque: i. El funcionario autorizado efectúa el proceso de emisión del cheque y sigue Página 45 de 99

46 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 RESPONSABLE PASOS el procedimiento administrativo establecido al respecto Unidad solicitante administrativa 20 Recibe cheque o comprobante de transferencia. 21 Hace efectivo el cheque o transferencia. 22 Incorpora copia del cheque al expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo. Página 46 de 99

47 Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4

48 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 Página 48 de 99

49 BORRAD OR MANUAL DE PROCESOS Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 Página 49 de 99

50 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 14. CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA 1. NORMAS ESPECÍFICAS Los responsables de los Fondos de Caja Chica deben efectuar el cierre de los Fondos que le fueron asignados al finalizar cada ejercicio fiscal. Durante el mes de diciembre los responsables de los Fondos de Caja Chica deben efectuar todos los trámites y ejercer los controles necesarios que aseguren la atención y realización de todas las compras y desembolsos autorizados, con el objeto de evitar que queden pagos pendientes por atender en el ejercicio en cierre. Se establece como fecha de corte administrativo, para el cierre de los Fondos de Caja Chica el antepenúltimo día hábil (3 días) del mes de diciembre de cada año. Esto con excepción de los gastos por concepto de gasolina los cuales requieren ser atendidos hasta el último día hábil inclusive. Los responsables de los Fondos de Caja Chica deben efectuar el depósito bancario, el último día hábil laborable del mes de diciembre. Se realizará en la cuenta corriente de operaciones del Instituto que le indique la Coordinación de Tesorería y Finanzas correspondiente al reintegro de las disponibilidades no utilizadas del Fondo de Caja Chica. Los responsables de los Fondos de Caja Chica, deben insertar en la respectiva planilla bancaria del reintegro del Fondo no utilizado la leyenda siguiente: Reintegro Cierre Caja Chica-Nombre de la Gerencia/Nombre de la Unidad en caso de ser necesario. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica, de inmediato a la realización del depósito bancario, correspondiente al reintegro del Fondo no utilizado harán entrega, remitirán vía Fax o por correo electrónico (según sea la ubicación de su sede) a la Coordinación de Tesorería y Finanzas, de una copia de la planilla bancaria correspondiente al reintegro efectuado. La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe exigir a todas las Gerencia y/o Unidades poseedoras de Fondos de Caja Chica, la oportuna entrega de la copia de la planilla bancaria correspondiente al depósito del reintegro del Fondo de Caja Chica no utilizado, por cualquiera de las vías señaladas en la norma anterior.

51 BORRAD OR Manual de Normas y Procedimientos MANUAL DE PROCESOS Versión: 1.4 El registro de la planilla bancaria correspondiente al reintegro del Fondo no utilizado, debe realizarlo la Coordinación de Tesorería y Finanzas inmediatamente después de su recepción bajo la misma fecha en que se efectúo el depósito. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica, deben elaborar y remitir a la Coordinación de Presupuesto, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de enero del año siguiente la relación de cierre de los Fondos de Caja Chica asignados, la cual constituirá la rendición de cuenta del cierre de los Fondos. La Rendición de Cuenta de cierre debe ser elaborada en los formularios previstos para la solicitud de reposición de Fondos de Caja Chica, insertando en los mismos la leyenda siguiente: Rendición de Cuenta de Cierre. Las relaciones de rendición de cuenta de cierre, constituyen el cierre del fondo asignado para el año fiscal y por lo tanto no son susceptibles de ser reembolsadas. En el caso de las Gerencias Estadales, en cuyas localidades de sus sedes no existan agencias bancarias de la cuenta del Instituto, estas deben tomar las previsiones necesarias para adelantar, razonablemente, las fechas de cierre y reintegro de los Fondos de Caja Chica, de manera tal de emitir y enviar a la Coordinación de Tesorería y Finanzas el cheque de reintegro de los fondos, por lo menos con 3 días de anticipación al último día laborable del mes de diciembre, a objeto de que la recepción del mismo permita efectuar su depósito el último día hábil del mes de diciembre. Página 51 de 99

52 BORRAD OR Manual de Normas y Procedimientos MANUAL DE PROCESOS Versión: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA Pasos Unidad Responsable 1. Determina la disponibilidad por no ejecución en el Fondo Responsable del de Caja Chica. Fondo de Caja Chica 2. Elabora planilla bancaria por el monto del fondo a ser reintegrado e inserta leyenda Reintegro Cierre Caja Chica Gerencia/Unidad. 3. Efectúa el depósito bancario correspondiente al reintegro del fondo no utilizado. Envía copia de la planilla bancaria a la Coordinación de Tesorería y Finanzas por algún medio electrónico. 4. Mantiene copias de los soportes enviados. Coordinación de Tesorería y Finanzas 6 Recibe por algún medio los documentos que evidencian el reintegro de Fondos efectuados. 7 Procesa en el sistema automatizado el registro de las planillas bancarias correspondientes al reintegro de las disponibilidades no utilizadas de los Fondos de Caja Chica. 8 Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal en físico y electrónicamente los documentos correspondientes a los depósitos bancarios procesados. Coordinación Contabilidad Fiscal de 9 Recibe física y electrónicamente los documentos procesados y verifica los datos de los documentos electrónicos con respecto al físico de las planillas bancarias en el sistema. 10 Procesa en el sistema los documentos electrónicos en sus fases de recepción, codificación y verificación, aplicando para ello las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Contabilidad. Gerencia y/o Unidades del Nivel Central 11 Elabora Rendición de Cuenta de Cierre utilizando para ello los formularios y procedimientos establecidos en el presente Manual para la Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica 12 Anexa al expediente de Rendición de Cuenta de Cierre, la Página 52 de 99

53 BORRAD OR Manual de Normas y Procedimientos MANUAL DE PROCESOS Versión: 1.4 Unidad Responsable Oficina Administración Finanzas Coordinación Contabilidad Fiscal de y de Pasos copia original de la planilla bancaria, o copia del cheque emitido, según sea el caso, correspondiente al reintegro de fondos realizada. 13 Envía el expediente a la Oficina de Administración y Finanzas. 14 Recibe de las respectivas Gerencias y/o Unidades, los expedientes de Rendición de Cuenta de Cierre de Fondos de Caja Chica. 15 Efectúa en el sistema administrativo el proceso de la documentación aplicando los procedimientos establecidos en el presente Manual para el proceso de Reposición de fondos de Caja Chica. 16 Envía en físico y electrónicamente a la Coordinación de Contabilidad Fiscal el expediente de Rendición de Cuenta de Cierre Fondos Caja Chica. 17 Recibe física y electrónicamente los documentos correspondientes a la Rendición de Cuenta Cierre de Fondos de Caja Chica. 18 Procesa en el sistema automatizado los documentos aplicando las normas y procedimientos establecidos para el proceso de Cierre del ejercicio fiscal en el Manual de Contabilidad. Fin del procedimiento. Página 53 de 99

54 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica MANUAL DE PROCESOS

55 Manual de Normas y Procedimientos MANUAL DE PROCESOS Versión: ARQUEO DE CAJA 1. NORMAS ESPECÍFICAS 1.1. El Responsable del Fondo de Caja Chica, en forma periódica y contando con la participación del custodio del Fondo, está en la obligación de realizar arqueos físicos del Fondo, que le permita comprobar la integridad del mismo, mediante el conteo y/o verificación de las disponibilidades del efectivo o saldo de la cuenta bancaria y los documentos pagados que soportan los movimientos de egresos La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y Finanzas y/o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, podrá realizar arqueos a los Fondos de Caja Chica, cuando lo determine pertinente, independientemente de los que realice la Unidad de Auditoría Interna en el ejercicio de sus funciones de control posterior. Para ello designará dos funcionarios comisionados quienes serán responsables del arqueo Los resultados obtenidos en los arqueos realizados se harán constar en Acta que se levantará al efecto y la cual debe ser firmada por los funcionarios participantes en la realización del arqueo Los Comisionados, para la realización del arqueo, deberá verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos que para cada proceso establece el presente Manual De los arqueos realizados por la Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y Finanzas, o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, así como también los realizados por la Unidad de Auditoría Interna, dichas unidades deberán emitir un Informe exponiendo los resultados, observaciones y recomendaciones a que haya lugar Es conveniente a los efectos del adecuado funcionamiento del control interno, que a los Fondos de Caja Chica, les sean practicado, durante el año fiscal, por lo menos un arqueo físico, por parte de la Oficina de Administración y Finanzas En caso de observaciones determinadas en el cumplimiento del Manual de Fondos de Caja Chica. Documenta las observaciones y anexa copias de los documentos que evidencien los casos, indicando en el Informe las recomendaciones que considera necesarias Efectúa revisión de la documentación correspondiente tanto a reposiciones anteriores, como la que está en su período de ejecución, verificando el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual Revisa que la documentación de pago que se mantiene en archivo temporal pendiente de tramitar la respectiva Solicitud de Reposición para comprobar, en

56 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica presencia del Responsable del Fondo, la integridad o cuadre del Fondo asignado, representado por los valores (efectivo, disponibilidad bancaria) y los documentos de los pagos realizados Si determina observaciones, toma nota de las observaciones identificadas, formula verbalmente las recomendaciones que considere necesarias al Responsable del Fondo de Caja Chica y le notifica que las observaciones serán expuestas detalladamente en el Informe que emitirá al respecto. Página 56 de 99

57 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA Responsable Paso Oficina de Administración y Finanzas 1. Autoriza a funcionarios como comisionados para realizar el arqueo de caja chica. Funcionario Comisionado 2. Presenta al Responsable del Fondo de Caja Chica la credencial que lo identifica y autoriza para la realización del arqueo del Fondo de Caja Chica. 3. Solicita del Responsable del Fondo la entrega de los valores y documentación soporte de los movimientos del Fondo de Caja Chica. Responsable del Fondo de Caja Chica 4. Verifica la credencial para satisfacerse de la correcta procedencia de la misma. 5. Presenta al Comisionado la documentación y valores (efectivo, chequera, Libro de Banco, facturas, conciliaciones bancarias anteriores y reposiciones de fondos). Funcionario Comisionado 6. Organiza los valores. En el caso del efectivo, efectúa el conteo del mismo en presencia del Responsable del Fondo. 7. Devuelve al Responsable del Fondo, una vez efectuado el conteo del efectivo. 8. Revisa la cuenta corriente y los movimientos asentados en el Libro de Banco, con respecto a lo indicado en el talón de la chequera. 9. Gestiona, a través del Responsable del Fondo, la solicitud de un corte de la cuenta corriente bancaria, a los efectos de su conciliación con respecto al Libro de Banco. 10. Revisa que la documentación de pago que se mantiene en archivo temporal, valores y documentos Página 57 de 99

58 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Responsable Paso de pago realizados. 11. Levanta Acta. 12. Firma el Acta para dejar constancia de la conformidad de su contenido y tramita la firma del Responsable del Fondo. Responsable del Fondo de Caja Chica 13. Firma el Acta de Resultados del Arqueo elaborada por el Comisionado, en señal de conformidad con los resultados expuestos en la misma. Funcionario Comisionado 14. Efectúa revisión de la documentación correspondiente tanto a reposiciones anteriores, como la que está en su período de ejecución, verificando el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual. 15. Devuelve al Responsable del Fondo toda la documentación que le fuera entregada. Responsable del Fondo de Caja Chica 16. Recibe y revisa la documentación 17. Entrega la documentación al custodio del Fondo. Funcionario Comisionado Oficina de Administración 18. Elabora Informe, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, sobre el resultado integral del Arqueo realizado y revisiones efectuadas. 19. Presenta el Informe al Coordinador y/o Auditor Interno, según sea el caso, para su revisión, aprobación, firma y trámite de envío a la Oficina de Administración y Finanzas. 10 Recibe el Informe correspondiente al Arqueo y Revisión de los Fondos de Caja Chica, toma nota Página 58 de 99

59 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Responsable y Finanzas Paso de las observaciones planteadas. 11 Gira instrucciones al Responsable del Fondo de Caja Chica para que se apliquen los correctivos necesarios. Página 59 de 99

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62 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica MANUAL DE PROCESOS Página 62 de 99 CONTROL

63 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA 1. NORMAS ESPECÍFICAS 1.1. Los Responsables de los Fondos deben efectuar el registro de los movimientos que se realicen en la cuenta bancaria del Fondo de Caja Chica, en el Formulario GTF-F- 204 LIBRO DE BANCO, establecido al efecto en el presente Manual, independientemente de las anotaciones que se efectúen en el talón de la respectiva chequera Los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben obtener el Estado de cuenta mensual, emitido por el Banco correspondiente a la cuenta en la cual está depositado el Fondo de Caja Chica El Estado de Cuenta del Banco debe ser conciliado mensualmente con respecto a los movimientos registrados en el respectivo Libro de Banco Los responsables de los Fondos de Caja chica, independientemente de la gestión y recepción de los estados de cuenta mensuales, deberán obtener del Banco un corte del movimiento de la cuenta corriente, en la oportunidad en que así se requiera. Dicho corte debe ser conciliado con respecto a los registros del Libro de Banco Las partidas de conciliación determinadas en el Libro de Bancos deben ser registradas, antes de efectuar la emisión definitiva de la conciliación bancaria Para el archivo de las conciliaciones bancarias y la demostración de la disponibilidad bancaria se debe contener los siguientes documentos: Original: archivo temporal para ser anexada a la Solicitud de Reposición y/o Rendición de cuenta, por cierre del Fondo de Caja Chica Copia: para su archivo permanente, a los efectos de cualquier revisión futura. Página 63 de 99

64 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA Responsable Pasos Responsable del Fondo de Caja Chica 1. Obtiene el respectivo documento, en la oportunidad de efectuar o conocer algún movimiento en la Cuenta del Fondo de Caja Chica (emisión de Cheque, depósito bancario, recepción transferencia bancaria). 2. Obtiene del Banco, por la vía de recepción y/o Internet, el estado de cuenta del mes. 3. Entrega al Custodio del Fondo el documento que respalda el movimiento efectuado en el Banco (talón chequera, planilla depósito, nota de débito y/o nota de crédito) y Estado de cuenta del mes Custodio del Fondo de Caja Chica 4. Recibe el documento que respalda el movimiento bancario efectuado y estado de cuenta del mes. 5. Imprime el Formulario GTF-F 204 Libro de Banco. 6. Procesa el registro del movimiento en el Formulario GTF-F 204 Libro de Banco. 7. Efectúa la conciliación bancaria, mediante la comparación de los registros del estado de cuenta, con respecto a los registros asentados en el Libro de Banco y determina las partidas de conciliación correspondiente. 8. Llena el Formulario GTF-F 205 Conciliación Bancaria y lo imprime. 9. Firma el Formulario GTF-F-205 Conciliación Bancaria y lo organiza anexándole el Estado de Cuenta del banco. 10. Envía la conciliación bancaria al Responsable del Fondo de Caja Chica, a los efectos de su conocimiento y firma. Responsable del Fondo 11. Recibe el Formulario correspondiente a la conciliación Página 64 de 99

65 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Responsable Pasos de Caja Chica bancaria y elabora el formulario GTF-F-206 Demostración Disponibilidad Bancaria, la cual anexa al formulario de Conciliación bancaria, como complemento de la misma Si presenta partidas de conciliación, efectúa los trámites necesarios para la solución de las mismas. Regresa a la actividad Si no presenta partidas de conciliación, firma y sella la conciliación, conjuntamente con la demostración de la disponibilidad bancaria y la devuelve al custodio del Fondo, para su archivo correspondiente. Custodio del Fondo de Caja Chica 12. Archiva la conciliación bancaria y la demostración de la disponibilidad bancaria. Página 65 de 99

66 Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 MANUAL DE PROCESOS Flujograma del Procedimiento de Control Interno de Libro y Conciliación Bancaria Inicio Obtiene el documento para conocer movimiento de cuenta del Fondo Obtiene del Banco el Estado de cuenta del mes Entrega el documento que respalda movimiento del Banco y Estado de Cuenta Recibe documento de respaldo y estado de cuenta bancaria Imprime formulario GTF-F- 204 Procesa el registro de movimiento en formulario Efectúa conciliación bancaria y determina las partidas de conciliación Llena formulario GTF-F-205 Pág.2

67 Manual de Normas y Procedimientos Versión: 1.4 MANUAL DE PROCESOS

68 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica MANUAL DE PROCESOS 17. CONTROL INTERNO DE REGISTRO DE PAGOS EFECTUADOS 1. NORMAS ESPECÍFICAS 1.1. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben mantener el control permanente sobre el oportuno registro de la utilización de los Fondos, para ello supervisarán el proceso continuo, por parte del Custodio del Fondo de Caja Chica, de los siguientes aspectos: Actualización, a la fecha del día, del Libro de Banco. Registro de inmediato a su ocurrencia de los documentos (facturas y/o servicios) correspondientes a los pagos efectuados a través del Fondo. Adecuada organización a nivel de Proyecto, en archivo temporal y custodia de la documentación (facturas y recibos) correspondiente a los pagos efectuados. Realización mensual y/o por lapsos, si fuese necesario, de las conciliaciones bancarias, correspondientes a la cuenta bancaria del Fondo de Caja chica Los responsables de los Fondos de Caja chica deben ejercer el adecuado control sobre la oportuna elaboración de las respectivas solicitudes de reposición de los Fondos de Caja Chica, en los plazos establecidos en el presente Manual. Página 68 de 99

69 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Responsable Paso Custodio del Fondo Encargado del Fondo 1. Recibe del Solicitante, según procedimiento Compras por Caja Chica los documentos de compra (Facturas y Recibos) correspondientes al pago efectuado por la compra de bienes, materiales o servicios. 2. Efectúa la liquidación del Efectivo en Tránsito, aplicando para ello lo establecido en el procedimiento Compras por Caja Chica, en cuanto a la codificación de los documentos como soporte del formulario GTF- F 203 Codificación Factura Pagada, a saber: 3. Indica en el documento pagado (factura) el número correlativo que, a nivel del respectivo proyecto, le corresponde en el orden de ocurrencia del pago del gasto, en el período de utilización del Fondo de Caja Chica. Custodio del Fondo 4. Registra los documentos en sistema y emite relación de Gastos por Proyecto. 5. Registra la factura pagada introduciendo todos los datos requeridos en el Sistema, de conformidad a lo establecido en el Manual de Usuario, y genera el Formulario GTF-F 208 Relación de Gastos por proyecto - Caja Chica. 6. Archiva temporalmente, los documentos pagados, en archivo individual a nivel de cada proyecto, y mantiene en custodia hasta la oportunidad de cierre del período de reposición y elaboración de la Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica. Página 69 de 99

70 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica MANUAL DE PROCESOS Página 70 de 99

71 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 18. FORMULARIOS DEL PROCESO DE CAJA CHICA A continuación se muestran los Formularios que se utilizan en el Sistema de Caja Chica con sus respectivos instructivos. Estos son: 1. Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica (F201). 2. Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica (F202). 3. Relación de Gastos por Proyecto (F203). 4. Relación de Gastos por Partidas (F204). 5. Relación de Gastos por Proyectos y Partidas (F205). 6. Justificación de Gastos (F206). 7. Estado de Situación de Fondo de Caja Chica (F207). 8. Codificación de Facturas Pagadas (F208). 9. Libro de Banco (F209). 10. Conciliación Bancaria (F210). 11. Efectivo en Tránsito (F211). Para los cierres de Caja Chica los Formularios desde el F202 hasta el F207 inclusive, deben llevar la leyenda Rendición de Cierre de Caja Chica. Página 71 de 99

72 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 1. SOLICITUD DE APERTURA DE FONDO DE CAJA CHICA 1.1 PROPÓSITO Servir de instrumento para recoger información relativa a la Apertura de Fondos de Caja Chica, solicitada por las respectivas Oficinas, Gerencias y/o Unidades del Instituto Nacional de Estadística. 1.2 MODELO SOLICITUD DE APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA Fecha: N Control: Punto de Cuenta N : Gerencia / Unidad Solicitante Código de Proyecto Nombre: Cedula de Identidad: Cargo: Titular del Fondo Justificación del Fondo Anexos Documentos: Si No * Constancia de haber presentado la Declaración Jurada del Patrimonio. * Copia de la Certificación de Caución. Observaciones: Fecha: U.T. Fondo Asignado Monto Bs.: Fecha Solicitado por: Fecha Autorizado Oficina de Administración y Finanzas Firma y Sello Firma y Sello FORMA: OAF - AFC - F201 Página 72 de 99

73 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 1.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Núm. Campo Descripción 1. Fecha Indique el día, mes y año de elaboración del formulario 2. N Control Indique el número de control asignado a la solicitud, de acuerdo la Norma específica 10 y 11 (Solo para Uso de la Oficina de Administración y Finanzas) 3. Punto de Cuenta N Indique el Número del Punto de Cuenta mediante el cual se aprueba el Fondo de Caja Chica. (Solo para Uso de la Oficina de Administración y Finanzas) 4. Gerencia Indique el nombre de la Unidad o Gerencia que solicita la asignación del Fondo de Caja Chica 5. Código de Proyecto Indique el Código del Proyecto para el cual se solicitó la apertura 6. Titular del Fondo 6.1 Nombre: Indique nombres y apellidos del funcionario designado como Titular del Fondo. 6.2 Cédula de Identidad: Indique el número de la cédula de identidad del Titular del Fondo. 6.3 Cargo: Indique la denominación del cargo del funcionario Titular del Fondo 7. Justificación del Fondo Describa en forma detallada los motivos que justifican la asignación del Fondo de Caja Chica solicitado, haciendo mención inclusive de los Proyectos a los cuales estará destinada la utilización del mismo. 8. Anexos 8.1 Documentos: a) Constancia de haber presentado... Marque con una X en el recuadro correspondiente el resultado de la verificación de la constancia de presentación de la Declaración Jurada de Patrimonio. b) Copia de la Certificación de Caución: Marque con una X en el recuadro correspondiente el resultado de la verificación de la certificación de caución. 8.2 Observaciones Página 73 de 99

74 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Núm. Campo Descripción 9. Fondo Asignado 9.1 Fecha: Indique la fecha efectiva de asignación del Fondo solicitado (Sólo para uso de la Oficina de Administración y Finanzas). 9.2 Cant. U.T.: Indique la cantidad de unidades tributarias (U.T.) asignadas. 9.3 Monto Bs.: Indique el monto en bolívares asignado para la apertura del Fondo de Caja Chica. 10. Solicitado por 10.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la firma de la Solicitud de Apertura del fondo de Caja Chica Firma y Sello: Firme y estampe sello de la Unidad solicitante. 11. Autorizado por 11.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la aprobación de la Solicitud Firma y Sello: Firma y sello de la Oficina de Administración y Finanzas. Página 74 de 99

75 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 2. SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA 2.1 PROPÓSITOS Servir de instrumento básico para presentar en forma consolidada la Solicitud de Reposición de Fondo de Caja Chica. 2.2 MODELO SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA 1. Fecha: 2. N Control: 3. Gerencia / Unidad Solicitante: 4. Código Asignado a la Caja Chica Desde: 5. Período de Reposición: Hasta: 6. Monto Requerido Bs. 7. Monto Aprobado Bs. Estado de Situación del Fondo 8. Saldo Inicial.Bs. 9. Fondos Recibidos.Bs. 10. Pagos Efectuados...Bs. 11. Saldo Final....Bs. 12. Elaborado Por: 13. Titular de Fondo de Caja Chica Apellido y Nombre Apellido y Nombre C.I. C.I. Firma Firma y Sello 14. Observación 15. Autorizado por Oficina de Administración y Finanzas FORMA: OAF-AFC-F202 Firma y Sello Fecha de Emisión: Página 75 de 99

76 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 2.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Núm. Campo Descripción 1. Fecha Indique el día, mes y año de la elaboración del Formulario Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica. 2. N Control Asigne un número a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, el cual debe estar constituido de la siguiente manera: XXX- (código asignado a la caja chica al momento de la apertura)- seguido de un número correlativo de solicitud de reposición (la primera vez que se solicita es el número 1, la segunda el 2 y así sucesivamente). Ejemplo: Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad que elabora la Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica. 4. Código Asignado a la Caja Chica Coloque el número asignado al respectivo Fondo de Caja Chica, por la Oficina de Administración y Finanzas al momento de la apertura. 5. Período de Reposición Indique el lapso al cual corresponden los gastos de los que se solicita reposición. (Desde: día, mes, año Hasta: día, mes, año). 6. Monto Solicitado Bs. Indique en bolívares el monto al cual asciende la reposición solicitada, y el cual está determinado por sumatoria de las respectivas Relaciones de Gastos de Caja Chica que conforman la Solicitud de Reposición. 7. Monto Aprobado Bs. Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Indique en bolívares el monto aprobado, de conformidad a la revisión de los soportes suministrados por la Unidad solicitante. 8. Saldo Inicial Indique el valor reflejado en el campo del Saldo Final de la última Solicitud de Reposición. En el caso de que sea la primera reposición que se solicita, este monto se corresponderá con el monto del fondo asignado. Página 76 de 99

77 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Núm. Campo Descripción 9. Fondos Recibidos Indique el monto en bolívares de los reembolsos (cancelaciones) de las Solicitudes de Reposición, recibidos en el período. 10. Pagos Efectuados Indique el monto en bolívares de los pagos efectuados y relacionados en el período al cual corresponde la Solicitud de Reposición. 11. Saldo Final Indique el monto en bolívares del resultado de la operación algebraica de los campos 8, 9 y Elaborado Por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora, el Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica quien debe firmar el formulario. 13. Titular del Fondo de Caja Chica: Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar el Formulario Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica en señal de conformidad 14. Observación Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Coloque las observaciones que motivaron la asignación menor del monto solicitado o cualquier otra que se considere importante. 15. Autorizado por Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Estampe firma y sello del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas, en señal de autorización del pago de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica. Página 77 de 99

78 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 3. RELACIÓN DE GASTOS POR PROYECTO-CAJA CHICA 3.1 PROPÓSITO Servir de instrumento para relacionar detalladamente las facturas desagregadas por cada proyecto, pagados a través de los Fondos de Caja Chica. 3.2 MODELO RELACION GASTOS POR PROYECTO - CAJA CHICA Número de Control: Fecha: Gerencia/Unidad: Período: Proyecto Desde: Hasta: Código: Nombre: Titular del Fondo: Monto Asignado: CI: Monto en Letras: RELACIÓN DE PAGOS N Nro Fecha Rif/CI Beneficiario Concepto Monto Bs. Monto Total Bs. - Elaborado por: Aprobado por: Nombre: Nombre: FORMA : OAF -CFA-F203 Firma Fecha de Emisión: Firma Página 78 de 99

79 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 3.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Núm. Campo Descripción 1. N de Control Indique el mismo número asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, seguido de un número correlativo correspondiente a la Relación de Gastos de Caja Chica elaborada. Ejemplo: Fecha Indique el día, mes y año de cierre de la Relación de Gastos de Caja Chica elaborada. 3. Gerencia/Unidad Indique el Nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora la Relación de Gastos de Caja Chica. 4. Período Indique el lapso de Reposición al cual corresponde la Relación de Caja Chica elaborada (Desde: día, mes, año Hasta: día, mes, año. 5. Titular del Fondo Indique el nombre del Titular del Fondo de Caja Chica 6. C.I Número de la cédula del Titular del Fondo. 7. Proyecto Nombre del proyecto al cual están asociados los gastos. 8. Código Indique el Código del proyecto a que corresponden las facturas pagadas. 9. Monto Asignado Indique en bolívares el monto del Fondo de Caja Chica asignado. 10. Monto en Letras Monto asignado en letras. RELACIÓN DE PAGOS 11. N Indique el número consecutivo, el cual internamente fue asignado al documento, comenzando para cada período de reposición desde el Nº Nro. Indique el número de la factura y/o Viático. 13. Fecha Fecha de la factura relacionada. 14. RIF/CI Registro de Información Fiscal del Proveedor o número de cédula (CI) cuando el gasto relacionado es de viáticos. 15. Beneficiario Descripción del proveedor del material, bien o servicio. Página 79 de 99

80 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Núm. Campo Descripción 16. Concepto Indique la descripción del gasto incurrido. 17. Monto Bs. Indique el total del monto en bolívares de la factura o viático. 18. Monto Total Indique el total general de los gastos relacionados para el período en la Relación de Gastos de Caja Chica. 19. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora la Relación de Gastos de Caja Chica, quien debe firmar la misma. 20. Aprobado por Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar la Relación en señal de conformidad. Página 80 de 99

81 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 4. RELACIÓN DE GASTOS POR PARTIDAS 4.1. PROPÓSITO Servir de instrumento para relacionar detalladamente las facturas referidas a un proyecto desagregados por partida, pagados a través de los Fondos de Caja Chica. 4.2 MODELO RELACIÓN DE GASTOS POR PARTIDAS Código Fecha: Proyecto: Nro. Control: Gerencia/Unidad: Período: DESDE: HASTA: N Codificación Presupuestaria Denominación Monto Bs. Elaborado por: Monto Total Bs. Aprobado por: Nombre: Nombre: Firma FORMA: OAF-CFA-F204 Página 81 de 99 Fecha de Emisión: Firma

82 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 4.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Núm. Campo Descripción 1. Fecha: Indique el día, mes y año de cierre de la Relación de Gastos por Partida. 2. Código Proyecto: Indique el Código del proyecto a que corresponden las facturas pagadas. 3. Nro. Control: Indique el mismo número asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, seguido de un número correlativo correspondiente a la Relación de Gastos de Caja Chica elaborada. Ejemplo: Gerencia/Unidad Indique el Nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora la Relación de Gastos por Partida. 5. Período: Indique el lapso al cual corresponde la Relación de elaborada (Desde: día, mes, año Hasta: día, mes, año. 6. N Enumere los gastos que va a relacionar 7. Codificación Presupuestaria Indique el Código Presupuestario al cual corresponde el gasto a relacionar según el Clasificador Presupuestario 8. Denominación Especifique el gasto que va a relacionar 9. Monto Bs. Indique el monto del gasto a relacionar 10. Monto Total Bs. Indique el resultado de la sumatoria de los montos de cada uno de los gastos relacionados en este formulario. 11. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora la Relación de Gastos por Partida, quien debe firmar la misma. 12. Aprobado por Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar la Relación en señal de conformidad. Página 82 de 99

83 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 5. RELACIÓN GASTOS POR PROYECTOS Y PARTIDAS 5.1 PROPÓSITO Servir de instrumento básico para presentar el total de gastos pagados a través del fondo de caja chica a nivel de cada proyecto, durante el período al cual corresponde la solicitud de reposición de la cual forma parte. 5.2 MODELO RELACIÓN GASTOS POR PROYECTO Y PARTIDAS-CAJA CHICA Fecha: Nro. Control: Gerencia / Unidad: Periodo: DESDE: Proyecto 6. Relación Partidas Cód. Denominación Nro. Cantid HASTA: Totales Bs Monto Totales Bs. Nombre: Elaborado por: Aprobado por: Nombre: Forma: OAF-CFA-F205 Firma Fecha de Emisión: Firma Página 83 de 99

84 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 5.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Núm. Campo Descripción 1. Fecha: Indique el día, mes y año de elaboración de la Relación de Gastos por Proyecto y Partida. 2. Nro. Control: Indique el mismo número asignado a la Solicitud de Reposición de Caja a la cual corresponde la relación elaborada. 4. Gerencia/Unidad Indique el Nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora la Relación de Gastos por Proyecto y Partida. 5. Período: Indique el lapso al cual corresponde la Relación de elaborada (Desde: día, mes, año Hasta: día, mes, año. Proyecto 6. Cod Indique el Código de cada proyecto que esta incluyendo en la relación. 7. Denominación Indique el Nombre del proyecto que esta incluyendo en la relación. Relación 8. Nro. Indique el número asignado a la Relación de Gastos Por Proyecto-Caja Chica, por cada relación de Gastos por Proyecto elaborada. 9. Cant. Indique el número total de facturas de cada relación de Gastos por Proyecto elaborada. 10. Partidas Indique el monto correspondiente a las partidas 4.01, 4.02, 4.03 y 4.04 reportados en la Relación de Gastos por Proyecto 11. Total Bs. Indique el monto total de todas las partidas por proyecto relacionado en cada línea. 12. Monto Totales Bs. Suma total por partidas y totales de todos los proyectos relacionados 13. Elaborado por: Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo o custodio que elabora la Relación de Gastos por Proyecto y Partida, quien debe firmar la misma. 14. Aprobado por: Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar la Relación en señal de conformidad. Página 84 de 99

85 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 6. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS 6.1 PROPÓSITO Servir de instrumento para presentar la justificación de los gastos causados en relación de la Caja Chica. 6.2 MODELO JUSTIFICACIÓN DE GASTOS-CAJA CHICA PARA: DE: ASUNTO: FECHA: Nro Fecha Nro Factura Proveedor Justificación Monto Bs. Nombre: Elaborado por: Nombre: Aprobado por: Firma FORMA: OAF-CFA-F206 Fecha de Emisión: Firma Página 85 de 99

86 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 6.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Núm. Campo Descripción 1. PARA: Indique a quién va dirigida la justificación 2. DE: Indique la Gerencia u Oficina que presenta la justificación 4. ASUNTO: Indique de forma concisa el motivo de esta comunicación 5. FECHA: Indique la fecha día, mes y año en la cual se elaboró la justificación 6. ESPACIO DE REDACCIÓN Indique el enunciado de las notas justificativas de las erogaciones efectuadas a través de los diferentes formatos (facturas, recibos de gasolina, tickets de estacionamiento, comisiones bancarias, entre otros /.) 7. Nro Enumere en orden consecutivo las facturas que va a relacionar 8. Fecha Indique la fecha día, mes y año que registra la factura a relacionar 9. Nro Factura Indique el Número registrado en la factura a relacionar 10. Proveedor Indique el nombre de la empresa registrado en la factura que proporcionó el bien o servicio relacionado 11. Justificación Indique de forma breve y concisa el motivo por el cual se realizó el gasto relacionado en la factura 12. Monto Bs. Indique el monto total en bolívares registrado en la factura relacionada 13. Elaborador por: Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora la Justificación de Gastos, quien debe firmar la misma. 14. Aprobado por: Indique el nombre y apellido del funcionario que aprueba el Fondo, quien debe firmar y sellar la Justificación en señal de conformidad. Página 86 de 99

87 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 7. ESTADO DE SITUACIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA 7.1 PROPÓSITO Servir de instrumento básico para presentar en forma resumida los importes de los movimientos de egresos e ingresos ocurridos en el Fondo de Caja Chica a la fecha de cada Reposición de Fondos. 7.2 MODELO ESTADO DE SITUACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA 1. Fecha: 2. N Control: 3. Gerencia / Unidad: 4. Saldo Inicial Bs. Gasto Reposición 5. Fecha 9. Descripción 6. N 7. N Cheque 8. Fecha Relación 10. Créditos 11. Débitos 12. Saldo 13. Total Créditos 14. Total Débitos 15. Saldo Actual 16. Elaborado por: 17. Titular del Fondo Nombre: Fecha: Firma: Firma y Sello: Forma: OAF-CFA-F207 Página 87 de 99

88 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 7.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Núm. Campo Descripción 1. Fecha Indique el día, mes y año de la elaboración del Formulario Estado de Situación del Fondo de Caja Chica. 2. N Control Indique el número de control asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica. 3. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad que elabora el Estado de Situación del Fondo de Caja Chica. 4. Saldo Inicial Indique el Saldo, con el cual se inicia el período al cual corresponde la Solicitud de reposición. Este saldo se corresponde con el Saldo actual de la Reposición que antecede. Gasto 5. Fecha Indique, en orden cronológico la Fecha de cada Solicitud Reposición (Gasto) tramitada 6. N Relación Indique el número asignado a la Relación de Gastos Por Proyecto Caja Chica, sin incluir el número asignado al proyecto, cuando sea el caso de varios proyectos en una misma reposición. Reposición 7. N Cheque Indique el número del Cheque o de la Nota de Crédito, en el caso de transferencia bancaria, correspondiente al reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición. 8. Fecha Indique, siguiendo el orden cronológico, la fecha de recepción del reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica. 9. Descripción Describa brevemente el concepto del movimiento que se registra. Si es reposición o gasto. 10. Créditos Indique el monto en bolívares que ingresó al Fondo de Caja Chica, correspondientes al reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición de Fondo de Caja Chica. 11. Débitos Indique el monto en bolívares que se gastó en el período de la Reposición de Fondo de Caja Chica. 12. Saldo Indique la diferencia entre los Débitos, los Créditos y el Saldo Inicial. (Saldo Inicial+ Créditos-Débitos). Página 88 de 99

89 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Núm. Campo Descripción 13. Total Créditos Indique la sumatoria de los valores indicados en la columna de CRÉDITOS, lo cual representa el total de los Egresos ocurridos en el Fondo, y relacionados en las respectivas Solicitudes de Reposición de Fondo de Caja Chica. 14. Total Débitos Indique la sumatoria de los valores indicados en la columna de DÉBITOS, lo cual representa el total de los Ingresos ocurridos en el Fondo, por concepto de los reembolsos de las Solicitudes de Reposición. 15. Saldo Actual Indique la diferencia entre el TOTAL DE DÉBITOS y el TOTAL DE CRÉDITOS, el resultado debe coincidir con el reflejado en la última línea del campo Nº 12 SALDO. 16. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora el Estado de Situación del Fondo de Caja Chica quien debe firmar el formulario. 17. Titular del Fondo Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar el Formulario Estado de Situación del Fondo de Caja Chica en señal de conformidad. Página 89 de 99

90 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 8. CODIFICACIÓN DE FACTURA PAGADA CAJA CHICA 8.1 PROPÓSITO Servir de instrumento para presentar en forma organizada la codificación de las facturas pagadas a través del Fondo de Caja Chica, así como facilitar y estandarizar el archivo de las mismas. 8.2 MODELO CODIFICACION FACTURA PAGADA-CAJA CHICA Cod. Reintegro: Correlativo Nº: Nº: Fecha: Datos Factura Beneficiario: Monto Bs: PEGUE AQUÍ EL DESEMBOLSO Código Presupuestario Cod: Proyecto: Partida Subpartida Genérica Específica Sub-Específica Aprobado por: Nombre: Fecha: / / Firma y Sello: Forma: OAF - CFA - F208 Página 90 de 99

91 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 8.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Núm. Campo Descripción 1. Cod Reintegro: Este Código lo asigna el sistema y esta conformado por 4 campos: Año-Oficina-X-Y (Año de presentación de la factura; Oficina o gerencia que presenta la factura; X: Y:) 2. Correlativo N Indique el Nº correlativo que corresponda al momento de utilización del fondo, discriminado por proyecto. 3. Datos Factura Nº Indique el Nº de la respectiva factura. Fecha Beneficiario Monto en Bs. Cuerpo para Pegar la Factura Indique la fecha de la respectiva factura. Indique el nombre del Proveedor, indicado en la respectiva factura. Indique el monto en Bs. Total de la factura. Espacio en blanco para anexar factura. 4. Código Presupuestario Cod Indique el Código del respectivo Proyecto, al cual corresponde el gasto pagado. Proyecto Indique el Nombre del Proyecto, al cual corresponde el gasto pagado. Partida Indique el código de la respectiva partida presupuestaria Genérica Indique el código de la respectiva partida, genérica, específica y subespecífica presupuestaria. Específica Indique el código de la respectiva partida, genérica, específica y subespecífica presupuestaria. Sub-Específica Indique el código de la respectiva partida, genérica, específica y subespecífica presupuestaria. 5. Aprobado por Nombre: Indique el nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica. Firma: Estampar firma y Sello del Responsable del Fondo de Caja Chica. 6. Fecha Indique la fecha, día, mes y año de elaboración del formulario. Página 91 de 99

92 Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica 9. LIBRO DE BANCO 9.1 PROPÓSITO Servir de instrumento básico para registrar cada uno de los movimientos ocurridos en la Cuenta Corriente bancaria, a través de la cual se maneja los Fondos de Caja Chica. 9.2 MODELO LIBRO DE BANCOS 1. Gerencia / Unidad: 2. Banco: 3. Cuenta Corriente Nº: 4. Mes: 5. Fecha 6. ºCH/NC/ND/DP 7. BENEFICIARIO 8. DEBE Bs. 9. HABER Bs. 10. SALDO Bs. FORMA: OAF-CFA-F TOTALES Bs. Página 92 de 99