ENSAYO. Esther De María Chen Molina Carnet: COBAN, A.V. OCTUBRE 2,014.

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1 UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS CURSO: SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL DOCENTE: INGE. CLAUDIA ESMERALDA VILLELA ENSAYO Los sistemas de información Gerencial Actuales, como una alternativa para la mejora del Monitoreo dentro de Las Organizaciones Internacionales de Desarrollo. Esther De María Chen Molina Carnet: COBAN, A.V. OCTUBRE 2,014. 1

2 INTRODUCCION Los sistemas de Información Gerencial, son nuevas herramientas que permite contar con indicadores de control que puedan medir los objetivos y metas en todas las organizaciones, siendo esta una herramienta estratégica de apoyo eficiente que permite tomar daciones adecuadas. La exigencia de tecnología de reciente aparición en la toma de decisiones ejecutivas, dispone de sistemas de información que apoyen esta tarea a partir de grandes volúmenes de información procedentes de los sistemas de gestión integrados en una plataforma de ordenadores. El siguiente ensayo ayuda a conocer más sobre los sistemas de información gerencial actuales, enfocado a la mejora dentro de las organizaciones Internacionales de Desarrollo. Esto le permite a las organizaciones el diseño de sus herramientas de monitoreo, de la mano con la elaboración y estandarización de las unidades o instrumentos que permiten la recolección de los datos y el análisis de los medios de verificación. 2

3 I. Los sistemas de información Gerencial Actuales, como una alternativa para la mejora del Monitoreo dentro de Las Organizaciones Internacionales de Desarrollo. Sistemas De Información Gerencial: Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema total. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un súper sistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros. Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Esta transformación se realiza con base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad selectiva de los datos. Laudon, Kenneth C. Y Laudon, Jane P. México Desarrollo De Los Sistemas De Información: El proceso de desarrollo contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de requisitos hasta la instalación del soporte lógico. Además de estas tareas, incluye dos partes en el diseño, también 3

4 cubre las pruebas unitarias y de integración del sistema. El desarrollo del sistema de información debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que será necesario establecer actividades específicas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnología orientado a objeto. Para los casos de las pequeñas hasta medianas organizaciones industriales sugerimos que se adquiera sistemas de información ya elaboradas y probadas listo para su puesta en marcha e implantación de la misma, sin embargo para las organizaciones industriales consideradas como la gran industria en nuestro país recomendamos el desarrollo, de los sistemas de información, pues permitirá diseñar y crear parámetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organización. Los sistemas de información desarrollados para la organización en particular en cuanto sea implantada y puesta en funcionamiento mostrarán un rendimiento al 98%, mientras que, aquellos adquiridos mediante una compra, su rendimiento oscila en el intervalo del 60 al 70 %, ocasionando gastos de mantenimiento elevado. Jcv Briano Y Vilaboa Pablo, Argentina, Diseño Del Sistema De Información: El proceso de esta parte de los sistemas de información es obtener la definición de la arquitectura del sistema y del entorno tecnológico que la va dar soporte, junto con la especificación detallada de los componentes del sistema de información. A partir de dicha información, se generan todas las especificaciones de construcción relativas al propio sistema, así como la especificación técnica del plan de pruebas, la definición de los requisitos de implantación y el diseño de los procedimientos de migración y carga inicial. Ralph Stair, George Reynolds, Mexico

5 Construcción del sistema de información: La construcción del sistema de información tiene como objetivo final la construcción y prueba de los distintos componentes del sistema de información, a partir del conjunto de especificaciones lógicas y físicas del mismo. Se desarrollan los procedimientos de operación y seguridad, elaborándose los manuales de usuario final y de explotación. Como resultado de este proceso se debe tener lo siguiente: a. Resultado de las pruebas unitarias. b. Evaluación del resultado de las pruebas de integración. c. Evaluación del resultado de las pruebas del sistema. d. d. Producto final de soporte lógico que debe tener: Sistemas De Monitoreo Programáticos y Financieros: Para las organizaciones internacionales se hace necesario el contar con sistemas de monitoreo que muestren al equipo gerencial el avance en las metas y los objetivos tanto programáticos como los financieros. Derivado de la existencia de múltiples indicadores que se utilizan para la medición de los diferentes proyectos, el contar con una herramienta que sea homogénea y que le permita al Country managment team, la toma de decisiones a través de sistemas integrados de monitoreo se hace crucial. Debido a que existen varios sistemas de información gerencial, se abre un mundo de posibilidades para la implementación de diversidad de ellos. Sin embargo, puede considerarse como una de las alternativas: El Cuadro de Mando Integral o como se le conoce en Ingles, Balance Scord Cards. Esto le permite a las organizaciones el diseño de sus herramientas de monitoreo, de la mano con la elaboración y estandarización de las unidades o 5

6 instrumentos que permiten la recolección de los datos y el análisis de los medios de verificación. El cuadro de mando integral, puede ser construido para que se analicen los diferentes indicadores programáticos, y de la mano integrar los financieros, para ello se hace crucial el establecimiento de un cuadro de mando integral general, el cual se va alimentando gradualmente por unidades más especificas, como los son cuadros de mando integral de las unidades de recursos humanos, operaciones, compras, servicios generales, entre otros. Estos cuadros más específicos, recolectan la información que alimenta al cuadro global, pero también permite hacer el análisis del alcance de los objetivos para cada uno de los departamentos, proveyendo información de manera que este análisis por departamento, proporciona datos que se compilan y analizan para analizar reformas a los procedimientos internos de cada departamento. Para la implementación de un sistema de información gerencial como lo es el cuadro de mando integral, hay que considerar ciertas condiciones, razonablemente aceptadas que permitan volver el procedimiento en una condición sistemática: a. establecer como grupo gerencial de país la necesidad de la creación de un sistema de monitoreo nacional que permita el seguimiento tanto programático como administrativo. b. Formalizar con los diferentes departamentos las necesidades de integración de sistemas, así como el compartir la información del monitoreo de los indicadores de calidad. c. Determinar las condiciones que prevalecerán en los sistemas de monitoreo, como tiempos, periodicidad, criticidad, entre otros. 6

7 d. Desarrollar los parámetros y los instrumentos, tanto de nivel global como los específicos, acompañados con las instrucciones de manera estandarizada de los criterios que se utilizaran para alimentar los indicadores que se han generado, y cuando existan indicadores complejos, establecer el peso que arrojan los diferentes componentes al alcance de los indicadores. e. Generar las matrices de medición f. Desarrollar los sistemas de procesamiento de datos para la traficación y difusión del análisis. Implantación Y Aceptación Del Sistema De Información: Este proceso tiene como objetivo, la entrega y aceptación del sistema de información en su totalidad, el mismo que puede comprender varios sistemas de información desarrollados de manera independiente, según lo establecido en el estudio de viabilidad. Para el inicio de este proceso se toma como punto de partida los componentes del sistema probados de forma unitaria e integrada en el proceso de construcción del sistema de información, así como la documentación asociada. En este proceso se ve también el plan de mantenimiento del sistema y que pase a producción, es decir a formar parte de la estrategia y ventaja comparativa de la empresa, como resultado de este proceso se debe tener lo siguiente: 1. Plan de implantación del sistema de información. 2. Equipo de implantación. 3. Plan de formación de usuarios. 4. Evaluación de resultados de pruebas. 5. Plan de mantenimiento previo al paso a producción. 7

8 6. Acuerdo del nivel de servicio del sistema. 7. Producción. Mantenimiento de sistemas de información: Este proceso tiene por finalidad obtener nuevas versiones del sistema y su continua actualización y ajuste a los requerimientos de la organización, del mimo modo este proceso lleva a un mejoramiento continuo y la obtención de la versatilidad del sistema de información. Debido a que los procesos son siempre dinámicos, es importante también que estos sistemas deben de estar siempre en un proceso de mejora continua. Para ello las organizaciones internacionales, deben de fijar periodos de tiempo en los cuales se ensaye y desarrolle la medición de los diferentes indicadores, y que al final de los periodos se realicen evaluaciones de los aportes de los sistemas de monitoreo. Para ello se debe contar con acciones que encaminen a la readecuación de los indicadores o de las herramientas en la medida que estas se van transformando. El cuadro de mando integral, al final, cuando se logra establecer como sistemas de medición y de información gerencial, permiten en un solo pantallazo o en una sola hoja, tener una perspectiva de si se van alcanzando o no los estándares, indicadores y objetivos que se plantean para toda la operación. De igual manera, permiten dar un seguimiento adecuado a las intervenciones, ya que ponen en paralelo la información financiera que arroja datos del avance de la ejecución, pero a la vez, contrastan con el alcance de los objetivos programáticos, lo cual no solo permite hacer procesos de rendición de cuentas, si no que, también dan herramientas a las gerencias para la toma de decisiones de manera oportuna para reencausar los esfuerzos y para hacer factible el alcance de las acciones planificadas. 8

9 CONCLUSION Podemos concluir diciendo que la globalización y la competencia con la que cada organización u empresa se enfrenta obliga a todos a implementar este tipo de tecnología, ya que los objetivos principales de los sistemas de información son la automatización de procesos por facilicitar la información y lo mas resaltante es que ayudan a lograr una ventaja competitiva. Debido a que los procesos son siempre dinámicos, es importante que los sistemas de información estén siempre en un proceso de mejora continua. Para ello las organizaciones internacionales, deben de fijar periodos de tiempo en los cuales se ensaye y desarrolle la medición de los diferentes indicadores, y que al final de los periodos se realicen evaluaciones de los aportes de los sistemas de monitoreo. Para ello se debe contar con acciones que encaminen a la readecuación de los indicadores o de las herramientas en la medida que estas se van transformando. 9

10 BIBLIOGRAFIA 1. Laudon, Kenneth C. Y Laudon, Jane P. Sistemas de información gerencial México, Jcv Briano, Cf Frejedo,Seali Jorge Y Vilaboa Pablo, Dinámica de Sistema de Organizaciones, Argentina, Ralph Stair, George Reynolds, Principios de Sistema de Información, México James A.O Brien, George M. Marakas, Sistema de Información Gerencial, México informacion%20gerencial.pdf 10

11 ANEXOS MODELO DE UN SISTEMA DE INFORMACION 11