4soCución MTC/01. Lima, 11 de octubre de 2017 VISTOS:

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1 1 D.p,t 4soCución Lima, 11 de octubre de MTC/01 VISTOS: El Oficio N MTC/PEJP-2019 de la Dirección Ejecutiva del "Proyecto Especial para la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos"; y, CONSIDERANDO: Que, con Resolución Suprema N MINEDU, modificada por la Resolución Suprema N MTC, se declaró de Interés Nacional la organización de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019, a realizarse en Lima, entre el 26 de julio y el 11 de agosto de 2019; y se formalizó la creación del grupo de trabajo denominado "Comité Organizador de los XVIII Juegos Panamericanos y Sextos Juegos Parapanamericanos del 2019 (COPAL-PERÚ)", encargado de llevar a cabo la organización y las actividades necesarias para la realización del citado evento deportivo; Que, mediante Decreto Supremo N MINEDU, modificado con Decreto Supremo N MINEDU, se creó en el ámbito del Ministerio de Educación el "Proyecto Especial para la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019", con el objeto de programar y ejecutar las acciones necesarias para el desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y de los Juegos Parapanamericanos del 2019; Que, con Resolución Ministerial N MINEDU, se aprobó el Manual de Operaciones del "Proyecto Especial para la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019"; Que, por el Decreto Legislativo N 1335, se transfiere al Ministerio de Transportes y Comunicaciones el Proyecto Especial para la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos, en adelante el Proyecto Especial; PROA C Mrc 4. DOMINGt/F7 Que, el artículo 4 de los Lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones - ROF de las entidades de la Administración Pública, aprobados con Decreto Supremo N PCM, se dispone que la definición de las funciones y, de ser el caso, la estructura orgánica de los programas y proyectos se aprueba mediante un Manual de Operaciones; Que, con Informe N MTC/PEJP la Oficina de Presupuesto, Programación y Monitoreo del Proyecto Especial, adjunta el Informe Técnico

2 sustentatorio de la propuesta de modificación del Manual de Operaciones del Proyecto Especial; Que, mediante el Memorándum N MTC/09 el Director General de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, sustentado en el Informe N MTC/09.05 de la Oficina de Organización y Racionalización, emite opinión favorable a la propuesta de Manual de Operaciones del Proyecto Especial, remitida por el Director Ejecutivo del citado Proyecto Especial con Oficio N MTC/PEJP-2019; Que, en consecuencia es necesario aprobar el Manual de Operaciones del "Proyecto Especial para la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos"; De conformidad con lo dispuesto por la Ley N y el Decreto Supremo N MTC; SE RESUELVE: Artículo 1.- Aprobar el Manual de Operaciones del "Proyecto Especial para la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos", que como anexo forma parte integrante de la presente resolución ministerial; el mismo que consta de treinta y nueve (39) artículos, tres (3) disposiciones complementarias finales y dos (2) anexos. Artículo 2.- Publicar la presente Resolución Ministerial en el Diario Oficial El Peruano y el Anexo en el Portal del Estado Peruano ( en el Portal Institucional del Ministerio de Transportes y Comunicaciones ( y en el Portal Institucional del Proyecto Especial para la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos. Artículo 3.- Derogar la Resolución Ministerial N MINEDU. Regístrese, comuníquese y publíquese BRUNO GIUFFRA MONTEVERDE Ministro de Transportes y Comunicaciones

3 MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES MANUAL DE OPERACIONES PROYECTO ESPECIAL PARA LA PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE LOS XVIII JUEGOS PANAMERICANOS DEL 2019 Y SEXTOS JUEGOS PARAPANAMERICANOS 2017

4 CONTENIDO TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES 4 TÍTULO II DE LA NATURALEZA, OBJETO Y FUNCIONES GENERALES 4 TÍTULO III ESTRUCTURA Y FUNCIONES ESPECÍFICAS 6 CAPÍTULO I ÓRGANOS DE DIRECCIÓN 7 DIRECCIÓN EJECUTIVA 7 SECRETARÍA EJECUTIVA 8 CAPÍTULO II ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO 9 OFICINA DE GESTIÓN DEL PROGRAMA 9 OFICINA DE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN 10 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA 10 OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO 11 CAPÍTULO III ÓRGANOS DE APOYO 13 OFICINA DE ADMINISTRACIÓN 13 OFICINA DE PERSONAL DE LOS JUEGOS 14 OFICINA DE VOLUNTARIADO Y ACREDITACIÓN 15 CAPÍTULO IV ÓRGANOS DE LÍNEA 16 GERENCIA DE PROYECTOS E INFRAESTRUCTURA 16 GERENCIA DE OPERACIONES 19 GERENCIA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO Y TRANSMISIONES 20 GERENCIA DE COMUNICACIONES, COMERCIAL Y MERCADOTECNIA 22 TÍTULO IV PROCESOS DEL PROYECTO ESPECIAL 23 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES 28 ANEXO 01: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 30 ANEXO 02: MAPA DE PROCESOS 31 2

5 ACRÓNIMOS Y SIGLAS MO : Manual de Operaciones COPAL - PERÚ PCM MINEDU MTC ODEPA IPC PMO RNSDD SUNAT Comité Organizador de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos Presidencia del Consejo de Ministros Ministerio de Educación Ministerio de Transportes y Comunicaciones Organización Deportiva Panamericana Comité Paralímpico Internacional Oficina de Gestión del Programa Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria 3

6 TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1.- Alcance El presente Manual de Operaciones - MO, es el documento de gestión institucional que desarrolla la naturaleza, objeto, funciones, estructura orgánica y procesos asociados al Proyecto Especial para la Preparación y Desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos, en adelante "Proyecto Especial". Las disposiciones contenidas en el presente MO son aplicables a todos los órganos del Proyecto Especial. TÍTULO II DE LA NATURALEZA, OBJETO Y FUNCIONES GENERALES Artículo 2.- Naturaleza y Objeto del Proyecto Especial El Proyecto Especial se encuentra en el ámbito del Ministerio de Transportes y Comunicaciones - MTC, y tiene por objeto programar y ejecutar las acciones necesarias para el desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos, en adelante los Juegos, principalmente los proyectos de inversión pública en infraestructura deportiva, en el marco del Plan Maestro y los compromisos asumidos por COPAL - PERÚ. El Proyecto Especial cuenta con autonomía técnica, económica, financiera y administrativa, conforme a lo establecido en su norma de creación. Constituye una Unidad Ejecutora. Artículo 3.- Base Legal Las funciones del Proyecto Especial se sustentan en las siguientes normas: a) Ley N 28036, Ley de Promoción y Desarrollo del Deporte. b) Ley N 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. c) Decreto Legislativo N 1248, Decreto Legislativo que dicta medidas para agilizar el proceso de inversión y otras actividades en el marco de la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos del d) Decreto Legislativo N 1335, Decreto Legislativo que modifica la entidad a cargo del desarrollo de la infraestructura, equipamiento y las operaciones para los XVIII Juegos Panamericanos y Sextos Juegos Parapanamericanos - Lima Decreto Supremo N MINEDU, Crean Proyecto Especial para la preparación y desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019, en el ámbito del Ministerio de Educación. f) Decreto Supremo N MINEDU, Modifica el Decreto Supremo N MINEDU que crea el Proyecto Especial para la preparación y desarrollo 4

7 de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019, en el ámbito del Ministerio de Educación. g) Resolución Suprema N MINEDU, Declaran de interés nacional los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y formalizan Comité Organizador. h) Resolución Suprema N MTC, Modifican Resolución Suprema que declara de interés nacional los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y formaliza Comité Organizador. Artículo 4.- Definiciones Para efectos de la aplicación del presente MO se consideran las siguientes definiciones: a) Comité Organizador de los XVIII Juegos Panamericanos y Sextos Juegos Parapanamericanos del 2019, COPAL - PERÚ: Es el grupo de trabajo creado mediante Resolución Suprema N MINEDU y modificatoria, encargado de llevar a cabo la organización y las actividades necesarias para la realización del citado evento deportivo. Está conformado por representantes de diversas entidades tales como: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Municipalidad Metropolitana de Lima, Gobierno Regional del Callao, Comité Olímpico Peruano, Instituto Peruano del Deporte, Ministerio de Economía y Finanzas, Ministerio de Educación, Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, Comité Olímpico Internacional y la Asociación Nacional Paralímpica del Perú - ANPP. b) Organización Deportiva Panamericana - ODEPA: Es una organización internacional, de carácter regional, jurídicamente constituida, integrada y registrada como asociación civil, sin fines de lucro, cuya fundación data del 08 de agosto de Los miembros que la constituyen o integran son los Comités Olímpicos Nacionales de América, teniendo como objetivos primordiales la celebración y conducción de los Juegos Panamericanos; así como, el desarrollo y protección del Deporte y el Movimiento Olímpico en América, a través de los Comités Olímpicos Nacionales que la integran. c) Plan Maestro: Es el documento de gestión del nivel estratégico que tiene como objetivo general la planeación y la organización de las actividades necesarias para la realización de los XVIII Juegos Panamericanos 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos en Lima. d) Comité Olímpico Peruano - COP: Es la entidad directriz del deporte amateur en el Perú, representa al Comité Olímpico Internacional en el país. Programa: Es el conjunto de inversiones y actividades organizadas en líneas de intervención, que permite cumplir de manera articulada con el objeto del Proyecto Especial, incluyendo las actividades de cierre y transferencia de legado. f) Legado: Elementos materiales e inmateriales, a nivel de infraestructura, cultura, deporte, organización, conocimiento en general, económica, entre otros, generados durante la preparación y desarrollo de los Juegos que deben ser capitalizados por las ciudades donde se desarrollan este tipo de eventos y en el país. 5

8 Artículo 5.- Funciones Generales El Proyecto Especial tiene las siguientes funciones generales: a) Dirigir y ejecutar la gestión integral de los proyectos de inversión para el desarrollo de los Juegos, incluyendo los procesos de planificación, control y rendición de cuentas del mismo. b) Programar y ejecutar las acciones y actividades necesarias para el desarrollo de los Juegos, en el marco del Plan Maestro y los acuerdos y compromisos del Comité Organizador. c) Brindar el apoyo técnico y administrativo que requiera el COPAL - PERÚ, coadyuvando a la organización del evento. d) Promover la participación del sector privado y la sociedad civil en el financiamiento, estudios, ejecución y/o mantenimiento de infraestructura, según las formas previstas por la normativa aplicable. e) Coordinar y articular con las entidades de la administración pública y la sociedad civil organizada, el apoyo y la participación que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos trazados en el Plan Maestro. f) Celebrar convenios y contratos conforme a la normativa vigente. g) Presentar un Informe Anual al Consejo de Ministros, respecto de los avances de la ejecución del Plan Maestro. h) Otras funciones que, en el marco de sus competencias, le sean asignadas. TÍTULO III ESTRUCTURA Y FUNCIONES ESPECÍFICAS Artículo 6.- Estructura Orgánica El Proyecto Especial tiene la siguiente estructura orgánica: 1. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA SECRETARÍA EJECUTIVA 2. ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO OFICINA DE GESTIÓN DEL PROGRAMA OFICINA DE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO 6

9 3. ÓRGANOS DE APOYO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE PERSONAL DE LOS JUEGOS OFICINA DE VOLUNTARIADO Y ACREDITACIÓN 4. ÓRGANOS DE LÍNEA GERENCIA DE PROYECTOS E INFRAESTRUCTURA UNIDAD DE ESTUDIOS UNIDAD DE EJECUCIÓN DE INFRAESTRUCTURA GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO Y TRANSMISIONES GERENCIA DE COMUNICACIONES, COMERCIAL Y MERCADOTECNIA Artículo 7.- Dirección Ejecutiva CAPÍTULO I ÓRGANOS DE DIRECCIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA La Dirección Ejecutiva es el máximo órgano decisorio del Proyecto Especial, y como tal es responsable de su dirección y administración. La Dirección Ejecutiva está a cargo de un Director Ejecutivo quien ejerce la representación del Proyecto Especial y la Titularidad de la Unidad Ejecutora. Es designado mediante Resolución Ministerial del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, contando con la no objeción de la Municipalidad Metropolitana de Lima. Artículo 8.- Funciones de la Dirección Ejecutiva La Dirección Ejecutiva tiene las siguientes funciones: a) Ejercer la dirección, administración y representación del Proyecto Especial. b) Dirigir, conducir y supervisar las acciones, servicios y procesos orientados al logro del objeto del Proyecto Especial. Aprobar o proponer, según corresponda, los documentos normativos de carácter general; así como los instrumentos de gestión necesarios para el funcionamiento y operación del Proyecto Especial, en el marco de sus competencias. 7

10 Proponer al COPAL - PERÚ las modificaciones al Plan Maestro. Disponer la implementación de las recomendaciones de la Contraloría General de la República, a través de los órganos del Proyecto Especial. Dirigir y supervisar las acciones que permitan la implementación y operatividad del Sistema de Control Interno - SCI. Disponer e implementar las acciones y sanciones disciplinarias que correspondan, en el marco de la normativa vigente. Suscribir convenios, contratos y otros documentos afines, conforme a la normativa vigente. Expedir resoluciones en las materias de su competencia. Designar o encargar los cargos de confianza del Proyecto Especial. Dirigir y supervisar las acciones del legado del Proyecto Especial. Informar al Ministro sobre el avance de las inversiones y actividades del Proyecto Especial, así como presentar los informes anuales de rendición de cuentas y el informe final de liquidación del Proyecto Especial. m) Presentar el Informe Anual al Consejo de Ministros, respecto de los avances de la ejecución del Plan Maestro. n) Delegar total o parcialmente las atribuciones y funciones no privativas de su cargo, en el marco de la normatividad vigente. o) Otras funciones que, en el marco de sus competencias, le sean asignadas. Artículo 9.- Secretaría Ejecutiva SECRETARÍA EJECUTIVA La Secretaría Ejecutiva es el órgano responsable de la coordinación y supervisión de los órganos a cargo de los sistemas administrativos y de asesoría jurídica; así como de la gestión y conducción del voluntariado, y la acreditación de los actores involucrados en los Juegos. Depende de la Dirección Ejecutiva. La Secretaría Ejecutiva está a cargo del Secretario Ejecutivo. Artículo 10.- Funciones de la Secretaría Ejecutiva La Secretaría Ejecutiva tiene las siguientes funciones: a) Asistir a la Dirección Ejecutiva en las materias de su competencia. Coordinar y supervisar a los órganos responsables de abastecimiento, contabilidad, tesorería, presupuesto público, planeamiento, y modernización de 8

11 la gestión pública, en el ámbito de su competencia; así como de la gestión del personal del Proyecto Especial. c) Gestionar y conducir las acciones relacionadas al voluntariado y a la acreditación para el desarrollo de los Juegos. d) Proponer a la Dirección Ejecutiva los planes y programas institucionales, el presupuesto, la memoria institucional, el balance y los estados financieros del Proyecto Especial, y demás instrumentos previstos en la normativa vigente. e) Supervisar el cumplimiento de las disposiciones sobre acceso a la información pública y transparencia, de acuerdo a la normativa vigente. f) Supervisar la implementación de recomendaciones y el levantamiento de observaciones formuladas por la Contraloría General de la República. g) Conducir el trámite documentario, la gestión documental y el archivo del Proyecto Especial. h) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo y aquellas que le correspondan por la normativa vigente. CAPÍTULO II ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO OFICINA DE GESTIÓN DEL PROGRAMA Artículo 11.- Oficina de Gestión del Programa La Oficina de Gestión del Programa - PMO, es el órgano de asesoramiento responsable de asesorar, monitorear y controlar respecto al cumplimiento del Plan Maestro. Depende de la Dirección Ejecutiva. Artículo 12.- Funciones de la Oficina de Gestión del Programa La PMO tiene las siguientes funciones: a) Monitorear y controlar las inversiones y actividades organizadas en líneas de intervención del Proyecto Especial, en cumplimiento del Plan Maestro. b) Identificar y diseñar estándares y procedimientos para la gestión y el monitoreo de las inversiones y actividades del Plan Maestro; así como supervisar su cumplimiento. c) Asesorar y participar en el proceso de control de cambios de las inversiones y actividades del Proyecto Especial. Monitorear, controlar y proponer modificaciones al Plan Maestro; así como facilitar la información a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. Elaborar el informe anual de los avances de la ejecución del Plan Maestro. 9

12 f) Identificar, analizar y gestionar los riesgos de la ejecución de las inversiones y actividades del Proyecto Especial; así como proponer y coordinar la implementación de respuestas a dichos riesgos. g) Diseñar y ejecutar las acciones del monitoreo del legado del Proyecto Especial, en coordinación con las entidades públicas y privadas correspondientes. h) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. OFICINA DE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN Artículo 13.- Oficina de Gestión de la Integración La Oficina de Gestión de la Integración es el órgano de asesoramiento responsable de la articulación e integración de las actividades para la preparación y desarrollo de los Juegos en coordinación con los órganos de línea del Proyecto Especial. Depende de la Dirección Ejecutiva. Artículo 14.- Funciones de la Oficina de Gestión de la Integración La Oficina de Gestión de la Integración tiene las siguientes funciones: a) Conducir los procesos de gestión de la integración del Proyecto Especial. b) Coordinar con los órganos del Proyecto Especial la programación de actividades para el desarrollo de los Juegos. c) Diseñar estrategias y coordinar la implementación de las operaciones requeridas para la transición de los Juegos Panamericanos a los Parapanamericanos. d) Simular y evaluar la capacidad de respuesta de los diferentes operadores en la ejecución de los planes integrados del Proyecto Especial; así como proponer medidas de mitigación para la preparación y desarrollo de los Juegos. Coordinar con los órganos de línea del Proyecto Especial los eventos de prueba. f) Programar, implementar y dirigir la estructura de coordinación y comunicación de los Juegos; así como desarrollar, implementar y capacitar al personal en los sistemas y procesos asociados. Coordinar con los gobiernos regionales y locales las estrategias que faciliten la integración de sus actividades con las de los órganos del Proyecto Especial. h) Diseñar y proponer mecanismos de coordinación con la ODEPA y el IPC para la integración de las actividades de los órganos de línea del Proyecto Especial. Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. 10

13 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA Artículo 15.- Oficina de Asesoría Jurídica La Oficina de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento responsable de emitir opinión y asesorar sobre los asuntos de carácter jurídico a la Dirección Ejecutiva y demás órganos del Proyecto Especial. Depende de la Secretaría Ejecutiva. Artículo 16.- Funciones de la Oficina de Asesoría Jurídica La Oficina de Asesoría Jurídica tiene las siguientes funciones: a) Asesorar a la Dirección Ejecutiva y a los órganos del Proyecto Especial en los asuntos de carácter jurídico legal que sean requeridos. b) Elaborar o participar en la formulación de proyectos normativos y emitir opinión sobre aquellos que sean sometidos a su consideración por la Dirección Ejecutiva, en el ámbito de sus competencias. c) Emitir opinión y visar los proyectos de resolución a ser suscritos por el Director Ejecutivo del Proyecto Especial. d) Emitir opinión legal y visar los convenios, contratos y otros documentos afines que sean suscritos por el Director Ejecutivo. e) Absolver consultas y emitir opinión en asuntos de carácter jurídico legal que sean puestos a su consideración. Coordinar con los organismos del Estado asuntos jurídicos de interés del Proyecto Especial, en el ámbito de sus competencias. g) Coordinar y brindar colaboración a la Procuraduría Pública del MTC para el ejercicio de la defensa jurídica del Proyecto Especial ante instancias administrativas, arbitrales y judiciales. Otras funciones que le asigne el Secretario Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Artículo 17.- Oficina de Planeamiento y Presupuesto La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el órgano de asesoramiento responsable de conducir y coordinar los procesos de presupuesto, planeamiento y modernización de la gestión pública. Depende de la Secretaría Ejecutiva. Artículo 18.- Funciones de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto Oficina de Planeamiento y Presupuesto tiene las siguientes funciones: 11

14 Asesorar y brindar asistencia técnica en la formulación de planes y programas a nivel del Proyecto Especial, en el marco del Plan Maestro y de los lineamientos en la materia, que emite el MTC. Conducir y realizar el seguimiento del proceso presupuestario del Proyecto Especial en todas sus fases, en coordinación con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del MTC, proponiendo los procedimientos que sean necesarios. Asesorar a la Gerencia de Proyectos e Infraestructura en la elaboración del Programa Multianual de Inversiones, en el marco del Proyecto Especial, según los lineamientos del ente rector y del MTC. Conducir el seguimiento y evaluación de la ejecución física y financiera de las metas del Proyecto Especial, en el marco del sistema de planeamiento estratégico y del sistema de presupuesto público, proponiendo los instrumentos que sean necesarios. Coordinar con la Oficina de Administración del Proyecto Especial y con el órgano competente del MTC, el proceso de conciliación del gasto e ingreso de la ejecución presupuestal del Proyecto Especial. Formular, proponer, supervisar y evaluar el Plan Operativo Anual del Proyecto Especial en coordinación con los órganos del Proyecto Especial. Conducir el proceso de formulación, evaluación y actualización de los documentos de gestión institucional, de acuerdo a las normas y lineamientos sobre la materia. Coordinar y asistir a los órganos del Proyecto Especial en la simplificación de procesos y procedimientos, que faciliten el cumplimiento de los objetivos y metas del Proyecto Especial. Elaborar la información para el informe de Rendición de Cuentas en el marco de la normativa de la Contraloría General de la República; Informe Anual y el Informe Final; en coordinación con los órganos del Proyecto Especial. Asesorar y emitir opinión, cuando corresponda, en la formulación, negociación, aprobación, ejecución y supervisión de convenios de cooperación con entidades públicas y privadas. Elaborar la Memoria Anual del Proyecto Especial, en coordinación con los órganos del Proyecto Especial. I) Emitir opinión técnica en materias de sus competencias. m) Otras funciones que le asigne el Secretario Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. 12

15 Artículo 19.- Oficina de Administración CAPÍTULO III ÓRGANOS DE APOYO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN La Oficina de Administración es el órgano de apoyo responsable de la administración de los recursos financieros y materiales del Proyecto Especial; así como de la conducción, ejecución, orientación y realización del seguimiento a los sistemas administrativos de contabilidad, tesorería y abastecimiento del Proyecto Especial. Es el órgano responsable de las contrataciones, así como de la administración del patrimonio del Proyecto Especial. Depende de la Secretaría Ejecutiva. Artículo 20.- Funciones de la Oficina de Administración La Oficina de Administración tiene las siguientes funciones: a) Programar, organizar, coordinar, ejecutar y supervisar los procesos técnicos, los procedimientos y las actividades de los sistemas administrativos de contabilidad, tesorería, abastecimiento; así como del control patrimonial, en concordancia con la normativa vigente. b) Elaborar y proponer normas internas o directivas relacionadas con los sistemas administrativos a su cargo. c) Emitir las resoluciones que correspondan en el marco de sus competencias. d) Realizar las acciones que correspondan ante las entidades del Sistema Financiero Nacional para la apertura de cuentas bancarias del Proyecto Especial. e) Formular y presentar los estados financieros y presupuestales del Proyecto Especial, de conformidad con la normativa vigente. Programar, ejecutar y supervisar los procedimientos de selección de bienes y servicios para el funcionamiento del Proyecto Especial; así como para el desarrollo de los Juegos, en base a los requerimientos formulados por los órganos del Proyecto Especial. Identificar y dimensionar las necesidades de seguros patrimoniales de las sedes de los Juegos, en coordinación con los órganos competentes del Proyecto Especial. h) Ejecutar los procesos de contratación de los seguros necesarios para el desarrollo de los Juegos; así como encargarse de su gestión y administración. Desarrollar la gestión administrativa de los contratos suscritos por el Proyecto Especial. 13

16 j) Monitorear y coordinar los procesos de contratación efectuados dentro del marco del convenio de Gobierno a Gobierno. k) Supervisar, monitorear y coordinar las contrataciones efectuadas en el marco de los Convenios de Administración de Recursos, en el ámbito de sus competencias. I) Formular y proponer el Plan Anual de Contrataciones y sus modificatorias de acuerdo a las normas aplicables; así como conducir, supervisar, evaluar e informar respecto de su ejecución a la Secretaría Ejecutiva. m) Conducir la gestión administrativa de los contratos, la aplicación de las penalidades, el procedimiento de pago, entre otros, en el marco de sus competencias. n) Administrar, controlar y actualizar el margesí de los bienes patrimoniales propios o en administración del Proyecto Especial. o) Ejecutar los procesos de atención al ciudadano, gestión documental y archivo del Proyecto Especial. p) Brindar información de acceso público, en el marco de lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información y demás normas de la materia. n) Otras funciones que le asigne el Secretario Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. OFICINA DE PERSONAL DE LOS JUEGOS Artículo 21.- Oficina de Personal de los Juegos La Oficina de Personal de los Juegos es el órgano de apoyo responsable de la conducción y ejecución de los procesos de dotación de personal bajo las distintas modalidades de contratación, que se adecúen a los protocolos deportivos requeridos por los órganos del Proyecto Especial. Supervisa la correcta aplicación de la normativa vigente sobre la materia. Depende de la Secretaría Ejecutiva. Artículo 22.- Funciones de la Oficina de Personal de los Juegos La Oficina de Personal de los Juegos tiene las siguientes funciones: a) Programar, dirigir, ejecutar y supervisar los procesos de selección para la dotación y gestión de personal, bajo las diferentes modalidades contractuales, en concordancia con los protocolos deportivos y las normas vigentes. b) Diseñar, proponer e implementar lineamientos, reglamentos, directivas y procedimientos para la captación masiva de personal, inducción, fidelización con el Proyecto Especial, confidencialidad en el manejo de la información y retención del personal de los Juegos. Realizar el análisis de necesidad de personal, consolidar y formular el Cuadro de Puestos del Personal de los Juegos, o el documento que haga sus veces, de acuerdo con los protocolos deportivos. " 14

17 d) Implementar y actualizar la base de datos del personal especializado en eventos y disciplinas deportivas. e) Desarrollar los procedimientos disciplinarios, en aplicación de la normativa vigente. f) Establecer los procedimientos aplicables a las acciones para la desvinculación del personal. g) Realizar acciones para el cumplimiento de las normas en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. h) Registrar y actualizar la información del personal, en el aplicativo informático para el Registro Centralizado de Planillas y de Datos de los Recursos Humanos del Sector Público del Ministerio de Economía y Finanzas, en el Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido - RNSDD, el T - Registro de SUNAT, y demás aplicativos creados para la gestión del personal. i) Registrar y controlar las operaciones de planillas de pagos y de compensaciones; así como efectuar la declaración del PDT - PLAME dentro de los plazos establecidos en el cronograma de SUNAT. j) Gestionar los procesos de bienestar social, cultura organizacional, clima laboral y relaciones laborales de trabajo. Otras funciones que le asigne el Secretario Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. OFICINA DE VOLUNTARIADO Y ACREDITACIÓN Artículo 23.- Oficina de Voluntariado y Acreditación La Oficina de Voluntariado y Acreditación es el órgano de apoyo responsable de la dotación y gestión de personas voluntarias que colaboran en el desarrollo de los Juegos; así como la acreditación de los participantes que intervienen directa e indirectamente en el desarrollo de los mismos. Depende de la Secretaría Ejecutiva. Artículo 24.- Funciones de la Oficina de Voluntariado y Acreditación La Oficina de Voluntariado y Acreditación tiene las siguientes funciones: a) Diseñar, implementar las estrategias, lineamientos, protocolos y planes, entre otros, del voluntariado; así como supervisar su cumplimiento. Ejecutar las acciones de reclutamiento, inducción, capacitación, fidelización, incentivos, término de participación, entre otros, de los voluntarios para el desarrollo de los Juegos, en concordancia con los requerimientos de los órganos de línea del Proyecto Especial. Elaborar y proponer el Manual de Acreditación para determinar los derechos de acceso de los participantes que intervienen directa e indirectamente durante la preparación y desarrollo de los Juegos. 15

18 d) Organizar, implementar y administrar el proceso de acreditación de los participantes que intervienen directa e indirectamente en el desarrollo de los Juegos. e) Diseñar, administrar, distribuir y supervisar la dotación de los uniformes al personal del Proyecto Especial y a los voluntarios. f) Gestionar y supervisar que el personal y los voluntarios estén uniformados e identificados, respetando los protocolos de seguridad que se instauren durante el desarrollo de los Juegos. g) Otras funciones que le asigne el Secretario Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. CAPÍTULO IV ÓRGANOS DE LÍNEA GERENCIA DE PROYECTOS E INFRAESTRUCTURA Artículo 25.- Gerencia de Proyectos e Infraestructura La Gerencia de Proyectos e Infraestructura es el órgano de línea responsable de la formulación, programación, dirección y supervisión de las acciones para la disposición de la infraestructura definitiva y temporal de las diferentes sedes de competencia y no competencia para el desarrollo de los Juegos. Es el responsable de la conducción de las inversiones, en el marco del Sistema de Programación Multianual y Gestión de Inversiones, en las fases del ciclo de inversión. Depende de la Dirección Ejecutiva. Artículo 26.- Funciones de la Gerencia de Proyectos e Infraestructura La Gerencia de Proyectos e Infraestructura tiene las siguientes funciones: a) Dirigir, supervisar, coordinar y evaluar las acciones conducentes a la habilitación de las sedes de competencia y no competencia, que comprenden las inversiones para la infraestructura definitiva y las actividades para la instalación de la infraestructura temporal. b) Supervisar el proceso de programación de inversiones y las actividades para la instalación de la infraestructura temporal, para el desarrollo de los Juegos. Proponer la programación de inversiones a la Dirección Ejecutiva para su remisión a la Oficina de Programación de Inversiones del MTC. Supervisar la formulación y evaluación de los proyectos de inversión para la habilitación de las sedes de competencia y no competencia, en el marco del Sistema de Programación Multianual y Gestión de Inversiones. Dirigir las acciones de promoción para la participación del sector privado y la sociedad civil en la ejecución de la infraestructura de los Juegos. 16

19 f) Verificar y supervisar el registro de información de las inversiones del Proyecto Especial en el Banco de Inversiones. g) Supervisar la fase de ejecución de las inversiones conforme al Plan de Gestión de Infraestructura, así como las acciones para las transferencias en el marco de la normativa vigente. h) Elevar a la PMO las propuestas de modificaciones del Plan de Gestión de Infraestructura. i) Formular y programar los requerimientos de los bienes y servicios que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones. j) Supervisar la ejecución de los contratos requeridos para el cumplimiento de sus funciones, en el ámbito de sus competencias. p) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. Artículo 27.- Unidad de Estudios La Unidad de Estudios es la responsable de la programación, formulación y evaluación de las inversiones y de las actividades para la implementación de la infraestructura definitiva y temporal, destinadas a la habilitación de las sedes de competencia y no competencia, para el desarrollo de los Juegos. Depende de la Gerencia de Proyectos e Infraestructura. Artículo 28.- Funciones de la Unidad de Estudios a) Elaborar el Programa Multianual de Inversiones del Proyecto Especial, según los lineamientos del ente rector y del MTC, y en coordinación con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. b) Coordinar con la Oficina de Programación de Inversiones del MTC el seguimiento de cada una de las fases del ciclo de inversión, en concordancia con el Plan de Gestión de Infraestructura y la normativa vigente. c) Evaluar y proponer las modificaciones al Plan de Gestión de Infraestructura, en el ámbito de sus competencias. d) Elaborar la programación de la infraestructura temporal para la habilitación de las sedes de competencia y no competencia. e) Formular y evaluar la cartera de inversiones de los Juegos, y verificar que las inversiones de optimización, de ampliación marginal, de reposición y de rehabilitación, no comprendan intervenciones que constituyan proyectos de inversión. f) Declarar la viabilidad de los proyectos de inversión y aprobar las inversiones de optimización, ampliación marginal, de reposición y de rehabilitación del Proyecto Especial, así como registrar en el Banco de Inversiones cuando corresponda. 17

20 g) Elaborar las especificaciones técnicas para los requerimientos de los bienes y servicios que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones. h) Administrar y supervisar la ejecución de los contratos requeridos en cumplimiento de sus funciones. i) Otras funciones que le asigne el Gerente de Proyectos e Infraestructura y aquellas que le correspondan por normativa vigente. Artículo 29.- Unidad de Ejecución de Infraestructura La Unidad de Ejecución de Infraestructura es la responsable de la ejecución e implementación de la infraestructura definitiva y temporal de las sedes de competencia y no competencia para el desarrollo de los Juegos. Depende de la Gerencia de Proyectos e Infraestructura. Artículo 30.- Funciones de la Unidad de Ejecución de Infraestructura a) Coordinar, ejecutar o supervisar las inversiones de infraestructura definitiva y la habilitación de la infraestructura temporal de las sedes de los Juegos, conforme al Plan de Gestión de Infraestructura y la normativa vigente. b) Evaluar y proponer las modificaciones del Plan de Gestión de Infraestructura, en el ámbito de sus competencias. c) Elaborar los expedientes técnicos y especificaciones técnicas para la ejecución de las inversiones de infraestructura definitiva y temporal, según corresponda, para el desarrollo de los Juegos y coordinar la aprobación. d) Realizar acciones para el cumplimiento de la ejecución física y financiera de las inversiones del Proyecto Especial. e) Administrar y supervisar el cumplimiento de la ejecución de los contratos de consultorías de obras y ejecución de obras; proponiendo su modificación o resolución, según corresponda, en el marco de sus competencias y la normativa aplicable. Supervisar la liquidación física y financiera de las obras y coordinar la transferencia a las entidades responsables de su operación y mantenimiento. ) Actualizar la información de la ejecución de las inversiones en el Banco de Inversiones durante la fase de ejecución, en concordancia con la ficha técnica o con el estudio de preinversión, para el caso de los proyectos de inversión, y con el Programa Multianual de Inversiones. h) Promover la participación del sector privado y la sociedad civil en la ejecución de la infraestructura de los Juegos. Programar y formular los requerimientos de los bienes y servicios que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones. D Otras funciones que le asigne el Gerente de Proyectos e Infraestructura y aquellas que le correspondan por normativa vigente. 18

21 Artículo 31.- Gerencia de Operaciones GERENCIA DE OPERACIONES La Gerencia de Operaciones es el órgano de línea responsable de la gestión de las acciones y actividades relacionadas, entre otros, con los deportes, sedes deportivas, alojamiento, relaciones internacionales, transporte, seguridad, servicios médicos, alimentación, limpieza y manejo de residuos sólidos para el desarrollo de los Juegos. Depende de la Dirección Ejecutiva. Artículo 32.- Funciones de la Gerencia de Operaciones La Gerencia de Operaciones tiene las siguientes funciones: a) Dirigir la ejecución de las acciones y actividades para la preparación y desarrollo de los Juegos, en el ámbito de sus competencias. b) Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades para la participación de las delegaciones deportivas en los Juegos. c) Programar y ejecutar las actividades para el desarrollo de los Juegos en coordinación con las federaciones deportivas nacionales e internacionales. d) Verificar y supervisar el cumplimiento de los estándares y requisitos internacionales de los escenarios deportivos, en coordinación con las autoridades deportivas. e) Programar, organizar, coordinar y ejecutar las acciones operacionales que complementen la habilitación y acondicionamiento de las sedes deportivas para el desarrollo de los Juegos, así como gestionar su mantenimiento. Organizar y coordinar los servicios de alojamiento para el desarrollo de los Juegos, entre otros, en la Villa Panamericana y villas satélites. Administrar el edificio y los centros comerciales, los recursos y bienes que se encuentran dentro de la Villa Panamericana; así como gestionar su mantenimiento. Programar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar los servicios que se brindan a los Deportistas y Oficiales de los Juegos en las instalaciones de la Villa Panamericana. i) Conducir la política de relaciones internacionales de los Juegos en el marco de sus competencias. Brindar servicios de traducción para el desarrollo de los Juegos. Organizar y coordinar el sistema de transportes para los Juegos. Organizar y coordinar el sistema integral de seguridad para los Juegos, con las instituciones públicas, entidades privadas y organismos afines a la seguridad 19

22 ciudadana, en el ámbito de la defensa nacional, seguridad pública e inteligencia. m) Coordinar con las entidades públicas competentes las acciones para la seguridad de los Juegos, de los atletas, de sus equipos, de los voluntarios, del personal administrativo y de apoyo, entre otros; así como del personal encargado de la organización de los mismos. n) Organizar y coordinar los servicios de salud médica deportiva y antidopaje para los Juegos, lo cual comprende sus diferentes sedes; así como la elaboración de los lineamientos técnicos para dichos fines. o) Organizar y coordinar los servicios de alimentación para los participantes en los Juegos, entre otros, deportistas, oficiales, jueces, dirigentes, personal, voluntarios. ID) Organizar y coordinar los servicios de limpieza, así como el manejo de residuos sólidos en las sedes de competencia y no competencia. q) Coordinar y supervisar la accesibilidad a las sedes, y los servicios a brindar a los participantes y los deportistas en los Juegos Parapanamericanos. r) Administrar y supervisar el cumplimiento de los contratos en el ámbito de sus competencias. s) Efectuar las coordinaciones con los gobiernos y con los organismos internacionales involucrados en el desarrollo de los Juegos, en el marco de sus competencias. Proponer la suscripción de convenios de cooperación para el desarrollo de los Juegos con gobiernos y organismos internacionales, en el ámbito de sus competencias. u) Programar y formular los requerimientos de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de los Juegos. v) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo y las que le correspondan por normativa vigente. GERENCIA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO Y TRANSMISIONES Artículo 33.- Gerencia de Desarrollo Tecnológico y Transmisiones La Gerencia de Desarrollo Tecnológico y Transmisiones es el órgano de línea responsable de la provisión de Tecnología de la Información y de las Transmisiones en todas las sedes de competencia y sedes de no competencia; así como de la reproducción y emisión de las señales en televisión y radio durante el desarrollo de los Juegos. Depende de la Dirección Ejecutiva. 20

23 Artículo 34.- Funciones de la Gerencia de Desarrollo Tecnológico y Transmisiones La Gerencia de Desarrollo Tecnológico y Transmisiones tiene las siguientes funciones: a) Formular e implementar el Plan de Gestión de Tecnologías y Transmisiones. b) Gestionar los estudios y evaluaciones para la implementación de los Centros de Tecnologías y Transmisiones, para el funcionamiento de la plataforma tecnológica en el desarrollo de los Juegos. c) Gestionar las evaluaciones preliminares de los componentes de tecnología y transmisiones en los locales donde se realizan los Juegos. d) Diseñar el sistema de telecomunicaciones e interconexión para la realización de los Juegos. e) Diseñar e implementar la estrategia de servicios de tecnologías y transmisiones para el desarrollo de los Juegos. f) Administrar y supervisar el mantenimiento y actualización de los recursos tecnológicos y de las transmisiones para la operatividad de los sistemas de información para el desarrollo de los Juegos; así como la infraestructura física donde se encuentran instalados. g) Administrar y supervisar el cumplimiento de los contratos en el ámbito de sus competencias. Supervisar el cumplimiento de los estándares de audio y video en alta definición para la producción, distribución, transmisión y almacenamiento de las señales de televisión de acuerdo con los contratos suscritos. i) Administrar el centro de datos y los servicios informáticos que se requieran durante los Juegos, en las sedes de competencia y no competencia. Realizar el monitoreo y control de la infraestructura de Internet o el acceso remoto a servicios y aplicaciones que se usen durante los Juegos. k) Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo, administrar los recursos de hardware y software, así como brindar el soporte técnico para el desarrollo de los Juegos y la operatividad del Proyecto Especial. Implementar los mecanismos para la seguridad de las plataformas tecnológicas. Programar y formular los requerimientos de los bienes y servicios que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones. n) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. VIS CION basese, 21

24 GERENCIA DE COMUNICACIONES, COMERCIAL Y MERCADOTECNIA Artículo 35.- Gerencia de Comunicaciones, Comercial y Mercadotecnia La Gerencia de Comunicaciones, Comercial y Mercadotecnia es el órgano de línea responsable de la elaboración y gestión de los lineamientos y estrategias de comunicaciones, desarrollo comercial y mercadotecnia; así como el protocolo y la organización y realización de las ceremonias de los Juegos. Depende de la Dirección Ejecutiva. Artículo 36.- Funciones de la Gerencia de Comunicaciones, Comercial y Mercadotecnia La Gerencia de Comunicaciones, Comercial y Mercadotecnia tiene las siguientes funciones: a) Formular, proponer y ejecutar los lineamientos, planes y estrategias de comunicaciones, desarrollo comercial, mercadotecnia; así como las acciones de protocolo. b) Promover la participación del sector público y privado, las federaciones deportivas nacionales y la sociedad civil, en el marco de sus competencias. c) Difundir los objetivos, planes, actividades y avances del Proyecto Especial. d) Administrar la información pública que se transmite a través de los diferentes medios de comunicación. e) Realizar el seguimiento y análisis de reportes de la información de interés del Proyecto Especial. Elaborar, proponer y difundir el material informativo para boletines de prensa, comunicados oficiales, síntesis informativa, folletos, videos y publicaciones del Proyecto Especial, orientados al posicionamiento o difusión de su labor, coordinando sus contenidos con los órganos competentes. g) Elaborar, ejecutar y evaluar los planes de mercadotecnia. h) Administrar y actualizar la información del portal web institucional y las redes sociales. i) Desarrollar la arquitectura y el manual de la marca de los Juegos. j) Proponer la suscripción de contratos de patrocinio o auspicio; así como supervisar y evaluar el cumplimiento de los mismos. Promover y coordinar la venta de entradas a los Juegos con las entidades competentes. Proponer la suscripción de contratos de venta de derechos de transmisión de los Juegos a los medios de comunicación local en todas las plataformas. Formular, proponer y ejecutar el Plan de Estrategia Publicitaria de los Juegos. 22

25 n) Administrar y supervisar el cumplimiento de los contratos en el ámbito de su competencia. o) Supervisar las actividades durante la realización de los Juegos, tales como paquetes de patrocinador VIP, activaciones de marca y las áreas de aficionados, así como los derechos de los patrocinadores, incluyendo señalización, tableros/led, o cualquier otro espacio publicitario negociado previamente en los contratos. ID) Supervisar el desarrollo del programa de licencias, en relación con la fabricación y venta de artículos promocionales. q) Coordinar y ejecutar los eventos institucionales de los Juegos, en el ámbito de sus competencias. r) Coordinar la realización de las ceremonias de apertura, cierre o clausura de los Juegos y el relevo de la antorcha. s) Programar y formular los requerimientos de los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Proponer la suscripción de convenios de cooperación para el desarrollo de los Juegos con gobiernos y organismos internacionales, en el ámbito de sus competencias. Supervisar la ejecución de los contratos requeridos para el cumplimiento de sus funciones. Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo y aquellas que le correspondan por normativa vigente. TÍTULO IV PROCESOS DEL PROYECTO ESPECIAL Artículo 37.- Procesos del Proyecto Especial El Proyecto Especial se gestiona con procesos integrados, en concordancia con su naturaleza y objeto. Las actividades del Proyecto Especial se inician con el Plan Maestro de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y los Acuerdos y Compromisos del Comité Organizador, desplegándose a partir de estos instrumentos, doce (12). Artículo 38.- Clasificación de Procesos 38.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS a. Gestión de Planeamiento y Presupuesto b. Gestión del Programa - PMO c. Gestión de la Integración CION 6,tlesole, 38.2 PROCESOS MISIONALES a. Gestión de Infraestructura 23

26 b. Gestión de Comunicaciones, Comercial y Mercadotecnia c. Gestión de Desarrollo Tecnológico y Transmisiones d. Gestión de Operaciones 38.3 PROCESOS DE SOPORTE a. Gestión Administrativa b. Gestión de Personal c. Gestión de Asesoría Jurídica d. Gestión del Voluntariado e. Gestión de la Acreditación Artículo 39.- Descripción de los Procesos 39.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS a. Gestión de Planeamiento y Presupuesto Es el proceso orientado al alineamiento de los objetivos, estrategias y metas que facilita la gestión integral del Proyecto Especial en concordancia con las directrices impartidas por las normas generales e institucionales del MTC respecto de los sistemas administrativos de planificación, presupuesto y modernización de la gestión pública. Comprende las actividades de análisis, formulación, seguimiento, evaluación y control de los objetivos, la estrategia y su instrumentación en planes; haciendo uso de herramientas y mecanismos estandarizados; así como de la información que generan los demás procesos. Asimismo, comprende la elaboración del plan operativo, el programa multianual de inversiones, la formulación del presupuesto, el seguimiento y evaluación correspondiente, la formulación de proyectos de inversión; así como la asesoría en aspectos de organización y mejora de procesos y procedimientos. Salidas o productos: Propuesta del Plan General del Proyecto Especial, según contenido y plazos establecidos en las disposiciones generales del Sistema correspondiente y las directrices del MTC; incluye actividades y proyectos. Propuesta de Presupuesto del Proyecto Especial, según contenido y plazos establecidos en las disposiciones generales del Sistema correspondiente y las, directrices del MTC. Propuesta de instrumentos de organización del Proyecto Especial; así como servicios de asesoría en la mejora de procesos y procedimientos de mayor criticidad. Informes de seguimiento y evaluación periódicos. Servicios de asesoría en materia de planificación, presupuesto y modernización que sean necesarios para la planificación y ejecución de las actividades de los diferentes órganos del Proyecto Especial. b. Gestión del Programa Es el proceso orientado al aseguramiento del cumplimiento de los estándares comprometidos, para que los proyectos y/o servicios se entreguen en los 24

27 plazos establecidos y dentro de los presupuestos estimados conforme a lo dispuesto en el Plan Maestro. Comprende las actividades de monitoreo y control en el nivel estratégico. Salidas o productos: Estado de ejecución, alertas y recomendaciones respecto del cumplimiento del Plan Maestro. Informe anual de estado de ejecución del Plan Maestro. Propuesta de actualización del Plan Maestro. Legado articulado. c. Gestión de la Integración Es el proceso que mantiene la articulación, integración y simulación de ejecución de los planes operacionales de detalle para la preparación y desarrollo de los Juegos; así como la implementación, conducción y dirección de la estructura de coordinación y comunicación de los Juegos. Salidas o productos: 0E9 Planes Operacionales de detalle articulados e integrados. Recomendaciones para mejorar la capacidad de respuesta de los operadores en la ejecución de los planes operacionales de detalle. Estructura de coordinación y comunicación efectivas. Respuesta oportuna a los riesgos de demoras, entregas y sobrecostos. Transición exitosa a los Sextos Juegos Parapanamericanos. Protocolos de coordinación y comunicación con los diferentes actores participantes en el desarrollo de los Juegos PROCESOS MISIONALES a. Gestión de Infraestructura Es el proceso orientado a la habilitación de las sedes de competencia y no competencia mediante la ejecución de inversiones y actividades contemplados en el Plan de Gestión de Infraestructura, de acuerdo con los parámetros internacionales y con la normatividad aplicable. Salidas o productos: Plan multianual de inversiones formulado o actualizado Proyectos de inversión viabilizados Sedes de competencia y no competencia habilitados Propuestas de inversiones que no son proyectos de inversión desarrollados. Inversiones ejecutadas. Infraestructura temporal. 25

28 b. Gestión de Operaciones Es el proceso operativo orientado a identificar, diseñar, programar y hacer el cronograma del conjunto de necesidades o requerimientos para la preparación de los Juegos. Comprende la elaboración de prototipos de los materiales y los requerimientos de calidad y cantidad de los mismos; así como la preparación de las sedes de competencia y no competencia, alojamiento, alimentación, limpieza, seguridad, transporte, manejo de residuos sólidos, eventos culturales, atención en salud. Salidas o productos: - Competencias programadas realizadas - Servicios a los participantes brindados según los estándares exigidos Gestión de Deportes. Gestión de Sedes. Servicios varios, entre otros, limpieza y manejo de residuos, alimentación, alojamiento, transportes, seguridad. c. Gestión de Comunicaciones, Comercial y Mercadotecnia Es el proceso orientado a la generación, difusión e implementación de planes comerciales y estrategias de mercadotecnia, para el desarrollo de los juegos. Comprende el diseño y gestión de las estrategias de comunicación hacia los grupos de interés mediante la elaboración, ejecución y evaluación de planes y acciones de comunicación, como también, las actividades de planificación, diseño, organización y conducción de las estrategias comerciales y de mercadotecnia; además de promover la coordinación y cooperación con el sector público y privado, las federaciones deportivas nacionales y la sociedad civil. Salidas o productos: - Interesados comprometidos con los Juegos. - Marca posicionada. - Ingresos previstos obtenidos. - Ceremonias realizadas. Gestión de Desarrollo Tecnológico y Transmisiones Es el proceso conducente a la gestión oportuna y el aseguramiento de la operatividad de las Tecnologías de la Información y Transmisiones en todas las sedes de competencia y no competencia; así como demás órganos del Proyecto Especial. Comprende actividades de diseño, planificación, implementación, control y evaluación de los sistemas y Tecnologías de la Información y Transmisiones. Salidas o productos: - Tecnologías de Información y de la Comunicación de soporte para el desarrollo de las acciones del Proyecto especial. 26

29 Tecnología de soporte especializado para el desarrollo de los Juegos. Transmisiones. Gestión de tarifas (transmisión) PROCESOS DE SOPORTE a. Gestión de Asesoría Jurídica Es el proceso que comprende las actividades orientadas a brindar asesoría jurídica y emitir opinión legal. Salidas o productos: Opiniones Jurídicas Proyectos normativos b. Gestión Administrativa Es el proceso conducente a proveer a los diferentes órganos del Proyecto Especial, los bienes y servicios requeridos para la ejecución de las acciones y proyectos programados para el cumplimiento de sus objetivos y metas específicas, cumpliendo con los criterios de calidad, oportunidad, costo y transparencia; comprende las contrataciones de bienes, servicios, obras en base a los requerimientos de los órganos, la gestión de la ejecución del gasto, control patrimonial; así como las actividades de administración y organización de la gestión documental y archivo. Salidas o productos: Provisión de bienes y servicios requeridos por los órganos del Proyecto Especial. Ejecución del gasto asociado a las provisiones. Registros contables. Estados Financierbs Control administrativo de los procesos de abastecimiento, tesorería, contabilidad y patrimonio. Gestión de Personal Es el proceso conducente a la dotación de personal a los diferentes órganos del Proyecto Especial según sus requerimientos, que incluye los procesos de selección, contratación, control, retribución, sanción, bienestar y desvinculación, cumpliendo con los criterios de calidad, oportunidad, costo y transparencia, según corresponda a las diferentes modalidades a emplear. Salidas o productos: Personal contratado según requerimiento de los órganos del Proyecto Especial. Contratos CAS y otros. Reporte de personal, planilla CAS. 27

30 - Personal capacitado. - Archivo PLAME - SUNAT. d. Gestión del Voluntariado Es el proceso conducente a las actividades de reclutamiento, inducción, permanencia y término de participación de los voluntarios para el desarrollo de los juegos. Salidas o productos: - Voluntarios reclutados - Efectividad respecto a permanencia e. Gestión de la Acreditación Comprende la acreditación de los grupos de clientes, personal remunerado, voluntariado, contratistas y en general la familia de los XVIII Juegos Panamericanos 2019 y VI Parapanamericanos. Salidas o productos: - Grupos de clientes, fuerza laboral que incluye personal remunerado, voluntarios y contratistas, así como familia de los Juegos, entre otros, delegaciones, ODEPA, COP, COI, acreditados. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES Primera.- La previsión de los puestos de trabajo necesarios para el cumplimiento de las funciones consignadas en el presente MO se establece en el respectivo Cuadro de Puestos del Proyecto Especial para la Preparación y Desarrollo de los XVIII Juegos Panamericanos del 2019 y Sextos Juegos Parapanamericanos. egunda.- El Director Ejecutivo y los titulares de los órganos del Proyecto Especial, on los responsables del cumplimiento de lo dispuesto en el presente MO. Tercera.- En todo lo no previsto en el presente MO, se aplica la normativa vigente que corresponda. 28

31 ANEXO 01 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL PROYECTO ESPECIAL PARA LA PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE LOS XVIII JUEGOS PANAMERICANOS DEL 2019 Y SEXTOS JUEGOS PARAPANAMERICANOS DIRECCIÓN EJECUTIVA SECRETARÍA EJECUTIVA OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE PERSONAL DE LOS JUEGOS OFICINA DE VOLUNTARIADO Y ACREDITACIÓN OFICINA DE GESTIÓN DEL PROGRAMA OFICINA DE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN GERENCIA DE PROYECTOS E INFRAESTRUCTURA GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO Y TRANSMISIONES GERENCIA DE COMUNICACIONES, COMERCIAL Y MERCADOTECNIA UNIDAD DE ESTUDIOS UNIDAD DE EJECUCIÓN DE INFRAESTRUCTURA 29

32 ANEXO 02 MAPA DE PROCESOS DEL PROYECTO ESPECIAL PARA LA PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE LOS XVIII JUEGOS PANAMERICANOS DEL 2019 Y SEXTOS JUEGOS PARAPANAMERICANOS E01. Gestión de E02. Gestión del E03. Gestión de Planeamiento y Programa (PMO) la Integración Presupuesto ---. M03. Gestión de Comunicaciones, Comercial y Mercadotecnia Mal. Gestión de Infraestructura M02. Gestión de Operaciones M04. Gestión de Desarrollo Tecnológico y Transmisiones ;.,..,..._,,.; :...n,. :::...',, :4., s..,: ::::,...:...,. i.... -,.v....._r-.:'.;'1,..,. fax S01. Gestión de Asesoría Jurídica S02. Gestión Administrativa S03. Gestión de Personal,-. z-,..w.,5-;- ;7...,,,,i,> ' P '.: ': SO4. Gestión del Voluntariado. S05. Gestión de la Acreditación 30