DIRECCIÓN 1. INTEGRACIÓN

Transcripción

1 DIRECCIÓN La dirección es la ejecución de proceso administrativo mediante el ejercicio de la toma de decisiones, de la motivación, la comunicación y el liderazgo. En muchas ocasiones se utilizan como sinónimos los conceptos administrar y dirigir. 1. INTEGRACIÓN La integración es la etapa por medio de la cual se eligen los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones. En esta etapa se adquieren los recursos necesarios para que la empresa opere. En el caso de una nueva empresa, se llevan a cabo los trámites necesarios para su apertura. Mediante la integración, la empresa obtiene el personal y los recursos para el desempeño de las actividades. Los Principios que se aplican en la integración de los recursos humanos y materiales son: Provisión de elementos necesarios: A cada miembro de la empresa se le deben proporcionar los recursos necesarios para enfrentar con eficiencia las necesidades de su puesto. Calidad de los proveedores: En ningún caso debe sacrificarse la calidad de los insumos, ya sean materiales o tecnológico, en aras de un menor costo. El hombre adecuado para el puesto adecuado: Las personas que se integren a la organización deben reunir los requisitos para desempeñar su labor correctamente, en otras palabras, se

2 debe garantizar que reúna las habilidades, conocimientos, experiencias y competencias necesarias para cubrir cada puesto. 2. TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones es el proceso sistemático y racional mediante el cual se selecciona, de entre varias alternativas, el curso de acción óptimo. La toma de decisiones es de gran importancia porque tiene dos tipos de repercusiones en la empresa: internas, en cuanto a las utilidades, el producto y el personal, entre otras; y externas, ya que también afectan a los proveedores, los clientes, el entorno y la economía. Las decisiones poseen un efecto multiplicador. Es imprescindible que se fundamente en un proceso lógico y racional y en una serie de tácticas que permitan evaluar objetivamente el entorno, los costos, las repercusiones y los resultados. El proceso de la toma de decisiones a. Definición del problema Algunos lineamientos para identificar el problema son: Obtener información completa, fidedigna y oportuna (estadísticas, informes, proyecciones, etc.) No confundir el problema con las causas ni con los efectos. Utilizar vocabulario específico y concreto. Definir las causas

3 Algunas técnicas para para identificar y definir el problema correctamente son las lluvias de ideas y las herramientas de Ishikawa. b. Determinación y selección de alternativas Se desarrollan varias opciones o alternativas para resolver el problema aplicando métodos cualitativos o cuantitativos. Una vez que se han identificado varias alternativas se elige la óptima, utilizando criterios de acuerdo con el costo beneficio de cada opción. c. Implantación Una vez que se ha elegido la alternativa optima, se deberán establecer todas las actividades para implantarla y efectuar un seguimiento de los resultados. Técnicas para la toma de decisiones Las técnicas o herramientas con las que puede auxiliarse el directivo para la toma de decisiones pueden ser: o Cualitativas: cuando se basan en el criterio, la experiencia y las habilidades de quienes las toman. o Cuantitativas: que utilizan métodos matemáticos, estadísticos y de ingeniería económica.

4 3. MOTIVACIÓN En su acepción más sencilla, motivar significa mover, conducir, impulsar a la acción. Por medio de esta se logra que los empleados trabajen con responsabilidad y agrado, de acuerdo con los estándares o patrones establecidos. Jerarquía de las necesidades de Abraham Maslow. Postula que a la naturaleza humana le son inherentes, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento. a. Necesidades básicas: Fisiológicas: Son aquellas que surgen de la naturaleza física. De seguridad: Implica la necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del entorno. Amor o pertenencia: Constituyen los deseos de relaciones afectivas con las demás personas. De reconocimiento o estimación: Es la necesidad de obtener el reconocimiento por los resultados obtenidos en el desempeño del trabajo. b. Necesidades de crecimiento o autorrealización. Autorrealización: El deseo que existe en todo ser humano de obtener el máximo desarrollo de su potencial.

5 Estas necesidades se satisfacen a partir de las básicas, cuando las necesidades fisiológicas han sido satisfechas, la de seguridad se activa y así sucesivamente. Cuando se han cubierto de modo suficiente sus cuatro necesidades básicas, se sienten motivadas por la necesidad de crecimiento o autorrealización. 4. COMUNICACIÓN La comunicación puede ser definida como el proceso mediante el cual se transmite y recibe información. Tipos de comunicación Formal. Se origina en la estructura formal de la organización y fluye por medio de los canales organizacionales. Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior. Horizontal. Esta se da en niveles jerárquicos semejantes. Ascendente. Se transmite de un nivel jerárquico superior a uno inferior. Descendente. Se transmite de un nivel jerárquico inferior a uno superior. Verbal. Se transmite oralmente. Escrita. Mediante material escrito o gráfico. No verbal. Se refiere a las actitudes, gestos y comportamientos que no se expresan directamente durante la comunicación.

6 La comunicación efectiva conlleva la existencia de los siguientes requisitos: Claridad. Debe ser clara. El lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirlo deben ser accesibles para quien está dirigida. Integridad. Debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr la cooperación necesaria y la realización de los objetivos. Aprovechamiento de la organización informal. Es más efectiva cuando se utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal. Equilibrio. Toda acción administrativa debe acompañarse de un programa de comunicación para darla a conocer. Moderación. Debe ser lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede provocar burocracia, ineficiencia y parálisis por exceso de información. Difusión. La comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo. 5. LIDERAZGO El liderazgo es la capacidad de influir y guiar hacia el logro de una visión. Las cualidades más sobresalientes de un líder son: Seguridad en sí mismo. Iniciativa y creatividad. Sentido común. Compromiso. Optimismo. Espíritu de logro. Sencillez y humildad. Visión.

7 Estilos de liderazgo El estilo de liderazgo se refiere a una serie de comportamientos en la forma de dirigir que caracterizan al líder.

8 La grafica anterior muestra que predominan cinco estilos básicos de dirección, aunque en total existen 81 formas, las cuales son el número de rejillas que tiene el grid. Los cinco estilos son predominantes aunque no únicos, ya que estos pueden manifestarse solos o combinados. Estilo 9.1 o autocrático. Caracterizado por un alto interés por los resultados y una mínima preocupación por la gente. Estilo 1.9 o paternalista. Por lo general considera que proporcionar toda clase de prestaciones y sistemas de incentivos al personal será suficiente para motivarlos e incrementar de manera continua la productividad. Estilo 1.1 o burócrata. Corresponde al dirigente que no se compromete. No le interesa la gente ni los resultados y permite que los subordinados trabajen como les convenga para eliminar problemas y evitar situaciones que causen controversia y desacuerdos. Estilo 5.5 o demócrata. Es el hombre organización, ya que es justo pero firme, hace concesiones a cambio de resultados, acepta los arreglos de las prácticas culturales y busca mejoras. Soluciona los conflictos mediante negociación de un acuerdo intermedio. Estilo 9.9 o transformador. Es la manera más adecuada para lograr la máxima productividad, se distingue por un alto grado de interés por los resultados, unido a un gran interés por la gente. Autoridad Tipos de autoridad: Formal. Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser: o Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. o Funcional. Ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas. Técnica o staff. Surge de los conocimientos especializados de quien la posee. Personal. Se origina en la personalidad del individuo. El ejercicio de la autoridad se realiza a través de la delegación y el mando. Delegación La delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. Ventajas: Permite al directivo dedicarse a las actividades más importantes, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se delegan. La responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos. Requisitos para delegar: Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, con el fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc. Especificar metas y objetivos de la función delegada. Capacitar al personal en quien se va a delegar. Establecer estándares de actuación.

9 Mando El mando asume dos formas: órdenes e instrucciones La orden es el ejercicio de autoridad mediante el cual se transmite la indicación de que una actividad debe de ser desempeñada. Para que una orden sea efectiva debe: Motivar la acción. Que sea transmitida por escrito. Que sea clara y precisa. Explicar y fundamentar la necesidad de su cumplimiento. Oportunidad. Elegir el momento y el lugar más apropiados para transmitir la orden. Las instrucciones son secuencias o pasos que deben realizarse en situaciones de carácter repetitivo. Los instructivos y las circulares son los medios más convenientes para transmitirlas. 6. PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN De la resolución del conflicto. Los problemas deben de atenderse a partir del momento en que surgen, ya que no tomar una decisión cuando se origina un conflicto, por insignificante que parezca, ocasiona que este crezca y después sea irresoluble. Aprovechamiento del conflicto. Los conflictos y obstáculos deben verse como oportunidades, ya que obligan al directivo a pensar en soluciones y en nuevas estrategias. Impersonalidad de mando. Cuando un directivo o jefe emite una orden es necesario que explique a sus colaboradores que esta es un requerimiento de la empresa, no debe existir prepotencia ni abuso de autoridad de los jefes. Coordinación de intereses. Los objetivos de todos los departamentos deben relacionarse de forma armoniosa para lograr la misión y la visión organizacionales. De la vía jerárquica. Es indispensable respetar los niveles jerárquicos establecidos en la estructura formal, de tal menara que, al emitir una orden, se transmita a través de las líneas de comunicación definidas por la organización.