CAPÍTULO III PROPUESTA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA TECNODESARROLLOS S.A. DE C.V.

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1 CAPÍTULO III PROPUESTA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA TECNODESARROLLOS S.A. DE C.V.

2 Capítulo III Propuesta de comunicación organizacional para el área administrativa de la empresa Tecnodesarrollos S.A. de C.V. En el presente capítulo se muestra la propuesta de comunicación organizacional, basándose en los resultados generados por los cuestionarios aplicados. Entre los resultados se observó que falta motivación para que los trabajadores realicen al 100% su trabajo, esto debido a falta de comunicación y a exceso de trabajo por parte de los superiores. Para poder lograr que exista una buena comunicación organizacional, Tecnodesarrollos S.A. de C.V. debe establecer canales de información para poder crear una comunicación constante, así como elaborar una propuesta para dar a conocer la información a las distintas áreas de la empresa, en donde se debe contar con una nueva estructura organizacional que delimite responsabilidades del personal que labora en ella. 3.1 Crear un periódico mural Una de las propuestas es diseñar un periódico mural, pues éste crea una forma de comunicación alternativa que despierta el interés y obtiene departe de los observadores una reacción que induce una respuesta positiva y creativa que puede ser de carácter individual o comunitario, además de ser un medio didáctico que permite en una forma interactiva conocer los sucesos e informaciones generadas en la empresa y fuera de ella.

3 Al realizar un periódico mural se busca como objetivo general la unión entre los trabajadores que conforman Tecnodesarrollos S.A. de C.V., puesto que ellos mismos pueden ayudar en el diseño de éste. Las personas que realicen el periódico mural se introducirán en una dinámica de recolección de información, sobre los eventos más cercanos que lo rodean, aunque también tendrá acceso a otras unidades de información nacional e internacional, además deberá abordar campañas motivacionales de comunicación, así como reconocimientos y sugerencias. Planear y llevar a cabo en una organización un periódico mural, no es sólo para tener un medio de información en el que se pueda escribir, sino que también sea un medio que se pueda aprovechar para propiciar, en primera instancia, el acercamiento entre los superiores y los trabajadores, el conocimiento y la relación entre el personal, el intercambio de información con otras empresas y la sensibilización de las personas en general sobre las actividades que se llevan a cabo en dicha empresa. Las ventajas que se tienen al realizar el periódico mural es que permite presentar uno o varios temas, estimula la participación de los trabajadores, enfoca un tema desde diferentes perspectivas, ofrece una retroalimentación inmediata e integra al grupo. Como sugerencias para la realización del periódico mural son las siguientes: Colocarlo en un espacio que sea frecuentado por los trabajadores de la empresa. Usar color para hacerlo mas llamativo. Buscar una presentación estética. Equilibrar imagen y texto. No unir imagen con imagen.

4 No debe haber demasiados espacios blancos. No unir texto con texto. Abrir espacios para comentarios. Actualizar los temas por lo menos cada semana. Involucrar a los trabajadores en la elaboración del periódico. 3.2 Motivación e incentivación Las motivaciones de una persona pueden ser varias, a una puede motivarla el deseo de obtener cosas materiales, ya sea una casa ó un carro, a otra puede motivarla el deseo de realización o relajamiento. Entendiendo por motivación como un termino genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares 7. En este caso se tratará de incentivar a los trabajadores para que puedan alcanzar un alto desempeño, y así tratar de intensificar el impulso de satisfacer sus deseos. Para poder lograr una mejor motivación en Tecnodesarrollos S.A. de C.V. deberán establecerse condiciones favorables, por ejemplo, los trabajadores que se han creado un prestigio de excelencia, tienden a sentirse motivados y a contribuir a favor de ese prestigio. Una manera de motivar a los empleados es reconocerlos por su puntualidad, asistencia y desempeño en su trabajo, tratando con esto de obtener mejores resultados en las actividades realizadas y la satisfacción de la persona de ser reconocida por sus superiores y compañeros. 7

5 Las formas de motivar a un trabajador son varias, desde el factor económico hasta el emocional y sería cuestión de los superiores determinar cómo incentivar a los trabajadores de excelencia. Esta forma de motivación tratará de influir en la conducta del trabajador y así poder hacer una diferencia en las actividades que realiza. Así mismo, la comunicación entre los superiores y los empleados jugará un papel muy importante, debido a que con una mejor comunicación resultará una mayor motivación por parte del jefe y los empleados y esto propiciará una mayor productividad, es decir, los trabajadores motivados tendrán una mejor disposición para el trabajo, facilitando su productividad. 3.3 Curso de comunicación y habilidades organizativas Como parte de los problemas detectados en Tecnodesarrollos S.A. de C.V. es la motivación de los trabajadores y la organización de la empresa, otra de las propuestas es diseñar un curso de comunicación y habilidades organizativas para el área administrativa de la empresa, en donde el objetivo es ofrecer a los trabajadores herramientas para desarrollar habilidades de organización, disciplina y comunicación efectiva, para mejorar su desempeño en las actividades que realizan. El curso estaría dirigido a todos los trabajadores del área administrativa de Tecnodesarrollos S.A. de C.V. El contenido temático estaría formado de la siguiente manera: La formación de la personalidad. Comunicación efectiva para equipos de trabajo. Diseño y ejecución de planes de trabajo. Procedimientos para priorizar y tomar decisiones. Administración estratégica del tiempo.

6 Los temas que componen el curso están formados en base a los resultados obtenidos de los cuestionarios, encontrando como antecedentes que el empleado solo está integrado para cumplir con una necesidad en sus departamentos, y en ocasiones teniendo falta de responsabilidad en éstos para realizar sus funciones correctamente. El tema de la formación de la personalidad, tratará de mejorar el carácter del trabajador suprimiendo malas costumbres, esto mediante charlas de formación en donde se destaquen las cualidades de cada una de las personas y así acertar más fácilmente con el comportamiento correcto. El tema de comunicación efectiva para equipos de trabajo, tratará de que los trabajadores mejoren sus relaciones personales con sus compañeros, al mismo tiempo que comprendan las ventajas de una buena comunicación y del trabajo en equipo. El tema de diseño y ejecución de planes de trabajo será impartido para la elaboración de programas que puedan ser útiles al momento de organizar o planear proyectos, a la empresa le ayudará a economizar tiempo y esfuerzo en cuestión laboral al momento de ejecutarlos, logrando obtener como resultado el éxito de un proyecto. En procedimiento para priorizar y tomar decisiones, se capacitará al los trabajadores para que tengan la disposición de aceptar el liderazgo y dirección de situaciones presentadas en la empresa, por lo que ellos elegirán el método más factible para resolver problemas o situaciones imprevistas dentro de la empresa. En administración estratégica del tiempo, se tratará de lograr economizar en todos los factores que influyen en las actividades de los trabajadores, teniendo como resultado mayor productividad en menor tiempo.

7 Lo que se tratará de combatir con este curso es la falta de compromiso, responsabilidad y una capacitación insuficiente, lo que dan como resultado falta de integración con la empresa, causando: comunicación deficiente, inconformidad, ausentismo y un ambiente laboral tenso. El objetivo del curso será la integración total de los trabajadores del área administrativa de Tecnodesarrollos S.A. de C.V. tanto personal como profesionalmente, con éste se buscará conocer en cada uno de los trabajadores sus hábitos y formas de trabajar para lograr visualizar cada perfil y así llegar a unificar criterios, pensamientos y formas de actuar para cumplir con las metas y objetivos trazados. 3.4 Propuesta de organigrama para Tecnodesarrollos S.A. de C.V. En el presente punto, se expondrá la propuesta de una nueva estructura organizacional para la empresa, partiendo de las necesidades de la misma y el personal con el que cuenta. La importancia de implementar una nueva estructura organizacional es para que los empleados trabajen en orden al asignarles las tareas correspondientes a desempeñar y mostrarles cual es el nivel que ocupan dentro de la organización lo cual nos dará como resultado una mejor comunicación, esto se logrará al establecer una relación comunicativa ascendente, es decir de los empleados a los jefes, que están en el nivel superior del organigrama, tomando en cuenta sus inquietudes y sus problemas laborales. Al mismo tiempo se aplicará una comunicación descendente la cual permitirá mejorar la integración de los trabajadores y para poder llegar a acuerdos e intercambiar mensajes entre personas que ocupan un mismo nivel es necesario que se establezca la comunicación horizontal la cual nos permitirá entablar relaciones y hacer llegar mensajes a distintos niveles del organigrama.

8 Tomando en cuenta el punto anterior la empresa puede quedar estructurada de la siguiente manera: Cuadro # 1 Estructura de Tecnodesarrollos S.A. de C.V. Nivel Puesto Primer Director General, secretaria y recepcionista Segundo Gerente administrativo Tercer Jefes de contabilidad, compras y técnicos Cuarto Encargados de nominas, finanzas y recursos humanos Quinto Residente de obra Sexto Maestro de obra Diseño: Masayoshi M. Gasca (2005). Al diseñar una nueva estructura organizacional en Tecnodesarrollos S.A. de C.V. se tratará que los mensajes fluyan de distintas formas, pero siempre coordinados por el director general y el gerente administrativo, así como la toma de decisiones se llevará a cabo con la participación de todas las áreas pero de igual forma coordinada por el director general y el gerente, estableciendo un clima organizacional óptimo, en el siguiente cuadro se muestra como estaría diseñado el nuevo organigrama de la empresa.

9 Cuadro # 2 Propuesta de organigrama para Tecnodesarrollos S.A. de C.V. Director general Secretaria y recepcionista Gerente administrativo Jefe de contabilidad Jefe de compras Jefes técnicos Encargado de nóminas Encargado de finanzas Recursos Humanos Residente de obra Maestro de obra Diseño: Masayoshi M. Gasca (2005).