Análisis y Detección de Necesidades de Capacitación. L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

Transcripción

1 Análisis y Detección de Necesidades de Capacitación L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth 1

2 Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) El Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) levanta la información necesaria para ejecutar un programa de capacitación. 2

3 Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) Esto lo logra mediante un análisis segmentado en tres dimensiones: 1. Organización 1. Cuál es el contexto del negocio? 2. Cargo Qué conocimientos, destrezas y/o habilidades se necesitan para desempeñarse óptimamente en la posición? 3

4 Análisis de Necesidades de Capacitación (ANC) 3. Individuo Cuál es la diferencia entre el perfil de la persona que ocupa el cargo y el perfil requerido para un desempeño óptimo? 4

5 De esta forma, los resultados del ANC son un elemento fundamental para la planificación de la estrategia de capacitación y, especialmente, para la evaluación de los resultados de la intervención. Si una intervención organizacional está basada en las necesidades del negocio y se alinea con su estrategia no tendrá un efecto perecedero. Toda intervención efectiva altera el funcionamiento de la organización como un todo, de manera progresiva, así sea sutilmente. 5

6 En este sentido, cabe destacar que el ANC es un proceso de diagnóstico organizacional muy potente y que puede generar información valiosa para tomar decisiones estratégicas que no se restringen al proceso de capacitación. 6

7 Necesidades de capacitación Lo que se hace = Lo que hay que hacer BRECHA 7

8 Necesidades de capacitación Por discrepancia Por cambio Por incorporación 8

9 Necesidades por discrepancia Algo que debería hacerse en un cierto nivel no se está haciendo y se incurre en tiempo o costos adicionales. La causa es falta de conocimientos, habilidades o actitudes. 9

10 Necesidades por cambio Sobrevienen cuando un proyecto cambia la manera de hacer algo que ya se está haciendo, pero no se lo podría hacer si no mediase alguna forma de aprendizaje. 10

11 Necesidades por incorporación Aparecen como efecto de incorporar una nueva actividad, tarea o perfil a algo que se está haciendo y no se lo podría hacer si no mediase un acto de aprendizaje en las personas que desarrollarán esa nueva actividad. 11

12 Determinar los Objetivos de la Organización Definir las habilidades y conocimientos requeridas para alcanzar los objetivos Determinar las necesidades de Recursos Humanos Desarrollar planes de acción para satisfacer la necesidades previstas Se evalúa con rapidez y precisión las capacidades de la organización y ayuda en la toma de decisiones, para así planificarla formación de los empleados futuros Elaborar Objetivos a Corto o largo plazo Determinar los Objetivos de la empresa Reunir la información acerca de los RRHH de la organización Preferencias especiales Capacidad del individuo Datos de la empresa Sueldo e historia laboral Cualificación Datos personales

13 Una vez que hemos detectado una necesidad de capacitación (por cambio, discrepancia o por incorporación),y analizado las características del Inventario de Recursos Humanos vamos a dar una respuesta educativa que apunte a cubrir dicha necesidad. El plan de capacitación describe el conjunto de respuestas educativas previsto para una determinada organización en un tiempo determinado. 13

14 Dicho plan debe incluir cuatro elementos para cada una de las actividades de formación propuestas Estos son: 1. Justificación institucional 2. Objetivos generales 3. Objetivos operacionales 4. Objetivos de aprendizaje 14

15 Dicho plan debe incluir cuatro elementos para cada una de las actividades de formación propuestas Estos son: 1. Justificación institucional 2. Objetivos generales 3. Objetivos operacionales 4. Objetivos de aprendizaje 15

16 Es posible que varias actividades de formación compartan la misma justificación institucional y los mismos objetivos generales y hasta, en contados casos, los mismos objetivos operacionales. Los objetivos de aprendizaje suelen ser exclusivos para cada actividad. 16

17 1. Justificación institucional Expresa el POR QUE se decide desarrollar una actividad de capacitación, es decir, su justificación. Es la que, de algún modo, explica el problema describiendo la necesidad de capacitación encontrada, a la que daremos respuesta con la actividad o las actividades de formación propuesta/s. 17

18 EJEMPLO: Justificación institucional Entendemos (consideramos u otro) que la Empresa X, tiene la necesidad de mejorar la satisfacción de sus clientes y, por lo tanto, de aumentar la venta potencial de sus productos, reduciendo al máximo los porcentajes de quejas en la posventa. Hoy la fuerza de ventas se halla conformada por 30 vendedores, de los cuales, 10 han ingresado desde hace 3 meses. Este último grupo, si bien ha cumplido con los objetivos de venta propuestos, demuestra un conocimiento parcial sobre los productos, de modo que dificulta un asesoramiento adecuado al cliente y, un escaso manejo de técnicas de venta, sobre todo, en lo que concierne a la detección de necesidades del cliente. 18

19 2. Objetivo general Describe el PARA QUE de la actividad, es decir, lo que se espera obtener como resultado global. EJEMPLO: Brindar a los participantes conceptos y procedimientos sobre los equipos informáticos de última generación y, las técnicas adecuadas para un cierre de ventas exitoso. 19

20 3. Objetivos operacionales Indican globalmente qué operaciones o tareas deberá estar en condiciones de realizar el participante, una vez que retome su puesto de trabajo luego de finalizado el proceso de capacitación. En otros términos, qué es lo que se espera que el participante APLIQUE EN EL PUESTO DE TRABAJO. 20

21 EJEMPLO: Se espera que el participante esté(se encuentre) en condiciones de... o, Como resultado de esta actividad, se espera que el participante pueda Detectar claramente la necesidad del cliente. 2. Presentar los beneficios del producto que mejor satisface su necesidad. 3. Asesorar correctamente al cliente en relación con el manejo técnico del equipo y orientar sus consultas en el manual de uso. 4. Aplicar todos los pasos del proceso de venta que conduzcan a un cierre exitoso. 5. Utilizar estrategias de relación interpersonal que le permitan establecer contactos efectivos y constructivos con el cliente. 21

22 Observemos las características que presentan estos Objetivos 0peracionales: Expresan CONDUCTAS OBSERVABLES, operaciones o tareas, que el empleado debe realizar en su puesto de trabajo. IMPORTANTE: las conductas esperadas deben ser observables, para que alguien(superior inmediato, pares, consultor externo, etc.) las pueda EVALUAR. Cada Objetivo comienza con un VERBO EN INFINITIVO. Recordemos que antes utilizamos el enunciado se espera que... 22

23 Son objetivos CONCISOS Y CLAROS. Cada objetivo expresa una conducta o tarea que se espera que la persona realice. La redacción del objetivo, además, no debe prestarse a confusión sobre el desempeño esperado. Sea cual fuere la persona o personas que evalúen su cumplimiento, el objetivo no debe dar lugar a dudas sobre cuál es la conducta que es preciso evaluar. 23

24 Son VARIOS OBJETIVOS. En relación con la cantidad de objetivos, ésta depende de las conductas que se pretenda que los participantes modifiquen/desarrollen en el puesto de trabajo (siempre relacionadas con la actividad de formación, es decir, relacionadas directamente con la necesidad de capacitación detectada -no se trata de una descripción total del puesto-). No obstante, si pretendemos llevar a cabo un plan de capacitación REALISTA (y éste es otro requisito de los objetivos operacionales), no deberían superar un número de 6. También debemos tener en cuenta una variable crucial: el tiempo que disponemos para desarrollar el proceso educativo. 24

25 NO SE REPITEN LOS VERBOS Desde el punto de vista de la redacción formal, no repetimos los verbos. Por lo tanto, si hemos de buscar logros similares en términos de aprendizaje, sugerimos encontrar sinónimos. 25

26 Una vez que hemos definido los Objetivos Operacionales, es decir, aquellas conductas que los empleados deben demostrar en su puesto de trabajo, nos vamos a formular la siguiente pregunta: qué necesitan aprender para alcanzar estos objetivos? De aquí surgirán los OBJETIVOS DE APRENDIZAJE. Los Objetivos de Aprendizaje expresan los logros que se espera que el participante haya alcanzado, al finalizar la actividad de capacitación 26

27 Ahora nos vamos a detener en cada Objetivo Operacional de nuestro ejemplo e iremos contestando a la pregunta : qué necesitan aprender para lograrlos? OBJETIVOS OPERACIONALES En el puesto de trabajo Detectar claramente la necesidad del cliente. 2. Presentar los beneficios del producto que mejor satisface su necesidad. 3. Asesorar correctamente al cliente en relación con el manejo técnico del equipo y orientar sus consultas en el manual de uso. 4. Aplicar todos los pasos del proceso de venta que conduzcan a un cierre exitoso. 5. Utilizar estrategias de relación interpersonal que le permitan establecer contactos efectivos y constructivos con el cliente. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Al finalizar el curso, el participante estará en condiciones de: Desarrollar la habilidad para escuchar activamente al cliente. Aplicar técnicas de sondeo de requerimientos. Describir los beneficios de los equipos informáticos que comercializa la compañía. Realizar una demostración sobre cómo operar con las funciones más novedosas del equipo. Ubicar claramente en el manual de uso los temas de interés para el cliente. Seleccionar y aplicar una estrategia para un cierre de venta exitoso. Demostrar habilidades de empatía, adecuándose al estilo personal de cada cliente. 27

28 De un Objetivo Operacional puede desprenderse más de un Objetivo de Aprendizaje. Pero esto no significa que elaboremos una larga lista de éstos últimos. Vamos a seleccionar los que consideramos más importantes de LOGRAR en un plazo determinado de tiempo. 28

29 LISTA DE VERBOS SUGERIDA PARA REDACTAR OBJETIVOS OBSERVABLES/EVALUABLES DISTINGUIR MANEJAR DETECTAR CLASIFICAR CALIFICAR REALIZAR APLICAR REGISTRAR ORGANIZAR SELECCIONAR USAR RESOLVER EXPLICAR PLANIFICAR CONTROLAR DISCRIMINAR LISTAR RELACIONAR EXPONER EVALUAR UTILIZAR ENUMERAR CONDUCIR IDENTIFICAR DEMOSTRAR 29

30 El Problema de la Motivación La motivación, la inspiración para que los colaboradores acudan a la convocatoria de capacitación motu proprio es compleja de encontrar;si los individuos no presentan una conducta Proactiva, habrá muy poca concurrencia, interés y aprendizaje 30

31 Cómo motivar en las sesiones de capacitación? La capacitación aúlica no siempre motiva. Para motivar muchas empresas alquilan estancias o fincas para realizar sus actividades de capacitación. El manejo de las expectativas de los participantes es crucial, estas deben ser realistas y debe evitarse sobre vender o sobre prometer, al mismo tiempo cada uno debe poder sacar en claro cuál será el beneficio obtenido a nivel individual de la capacitación 31