Rego. Fecha 1 [) Ie 201 ' Aprueba Directiva para Inventario General de Bienes Patrimoniales de la EPS SEDAPAR SA

Transcripción

1 ,é:i:;:';:',;,':.::,':<::;.,-,1/'0,- ' '.-;;, ',? r;-,":',:<?,:','>:j v'\;~ t_ d "l~ se arar sa '.r Arequipa, 2011 dicierobre 05 RESOLUCION Asunto: W /S-1010 "EPS S. Rego N Oficina Trámite ' Do~ufTl~ntariorV o -5/9-0/ - // -.'- Fecha 1 [) Ie 201 ' Aprueba Directiva para Inventario General de Bienes Patrimoniales de la EPS SA Vistos: El informe N" /S-1151 de fecha , emitido por la Oficina de Control Patrimonial, el Informe N" /S-1150 de fecha del Departamento de Servicios Generales y demás documentos que conforman el presente expediente, CONSIDERANDO: Que, con Resoluci6n N" NC-8503 del 31 de marzo 1980, se aprobó la Directiva para el 'éz\ Control de Bines de ESAR : ';;,:;~:~'~2 ~'Que, con informe N" /S-1151 de de la Oficina de Control Patrimonial, -<;' ~ <:,;1 presenta la modificación de la Directiva para el Inventario General de Bienes Patrimoniales de ':J!.~:_,Y;;{l "",,,-.;;:-!,~ EPS SA Estando a lo opinado, los documentos de vistos y en aplicación a las facultades conferidas a la Gerencia General. RESUELVE: Dejar sin efecto la Resolución N" NC-8503 del , 2, Aprobar, la Directiva para el Inventario General de Bienes Patrimoniales de la EPS SA presentado por la Oficina de Control Patrimonial en fojas 10 y que esta constituido de Siete Titulas, Quince Articulas y Un Anexo que forman parte de la presente Resolución, I I CC. Sub-Gerencias, Niveles Equivalentes. J Opio.. OC 1" Archivo

2 -1 "DIRECTIVA PARA EL INVENTARIO GENERAL DE BIENES PATRIMONIALES DE LA EPS S.A."

3 - 2 /'1 JUSTIFICACiÓN El presente documento tiene por finalidad, dotar el proceso de toma de inventarios de la empresa SA, de una directiva de apoyo que permita a la oficina de Control Patrimonial optimizar la eficiencia de dicho proceso, a la vez que permita a los UOR (Unidad Orgánica Responsable) tener un mayor cuidado de los bienes patrimoniales de la empresa que se les fueran asignados. Esta propuesta es presentada al observarse que en los últimos años se ha demostrado que algunos usuarios no siguen el procedimiento establecido en el manejo de los bienes que se les fueron asignados, lo que causa un descontrol en el patrimonio empresarial. OBJETIVOS - GENERALES Dotar de Una directiva de apoyo en el proceso de Toma Inventarios que permita la eficiencia y eficacia en el control de bienes patrimoniales de la empresa S.A. - ESPECíFICOS Mejorar el control de bienes muebles e inmuebles asignados a usuarios especificas Actualización de los registros del sistema de control patrimonial en tiempo real Apoyo por parte del personal usuario de la empresa S.A. en el proceso de la toma de inventarios

4 3 TITULO I DISPOSICIONES GENERALES /J Articulo 1. FINALIDAD 1.1. Mantener al día el Inventario de Muebles. Inmuebles, Maquinarias, Equipos, Almacenes de Suministros y Unidades de Producción en General de la empresa SA 1.2. Controlar los actos de administracióny disposición sobre el patrimonio de la empresa Asegurar el uso correcto y permanencia de los Muebles, Inmuebles, Maquinarias, Equipos, Almacenes de Suministros y Unidades de Producción en general que constituyen patrimonio de SA 1.4. Proporcionar información objetiva, uniforme, completa, ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes suceptibles de ser considerados como Patrimonio de S.A. Articulo 2. OBJETIVO 2.1 Establecer las disposiciones indispensables para la adecuada y oportuna ejecución del Inventario Físico General de Muebles, Inmuebles, Almacenes de Suministros, Maquinarias, Equipos y Unidades de Producción en General, en todas las Dependencias de SA 2.2 Ejecutar el Inventario Físico de los Muebles, Inmuebles, Almacenes de Suministros, Maquinarias, Equipos y Unidades de Producción en general de SA Articulo 3. ALCANCE 3.1 Lo dispuesto en la presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios y trabajadores de S.A. bajo responsabilidad.

5 . 4 Artículo 4. LA UNIDAD EJECUTORA ji' / 4.1 La Jefatura Administrativa, Departamento de Servicios Generales por intermedio de la Oficina de Control Patrimonial Artículo 5. BASE LEGAL 5.1 Ley W Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatale 5.2 D.S, N Vivienda, Reglamento de la Ley N" 29151, 5.3 D:S, N Vivienda, Modificación del DS: Vivienda 5.4 Resolución Contraloría N CG, 5.5 Resolución Contraloría N" C,G 5,6 Ley Ley general del Sistema Nacional de Contabílidad. TITULO 11 DE LOS ORGANOS RESPONSABLES Articulo 6. Constituye el Órgano Responsable de los bienes de SA La Jefatura administrativa, Departamento Contrataciones y Adquisiciones, Departamento de Servicios Generales, Departamento Contabilidad y la Oficina de Control Patrimonial. Artículo 7. Corresponde a la oficina de control patrimonial: 7,1 De supervisar, Administrar, registrar, controlar y fiscalizar el patrimonio general de la Empresa SA asi como proporcionar los documentos, instrucciones técnicas y normas necesarias para el cumplimiento de dichos fines, 7.2 Supervisar y aprobar la coordinación entre sus diferentes dependencias para un eficaz control patrimonial. 7,3 Precisar las instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos, y responsabilidades, para el levantamiento del inventario del patrimonio general de SA 7.4 Integrara la comisión de inventario y coordinar la elaboración del inventario general.

6 'i Alcantarillado de Arequipa - 5 TITULO 111 DE LA COMISION DE INVENTARIOS J/! ;, Articulo 8. Conformación de la Comisión de Inventarios de S.A. 8.1 Para la Realización de la toma de inventarios Muebles, Inmuebles, Almacenes de Suministros, Maquinarias, Equipos y Unidades de Producción, se constituirá una comisión de Inventarios, Esta cornisió n estará Integrada por el Jefe Administrativo, Jefe del Departamento de Servicios Generales, Jefe Departamento de Contabilidad, Jefe Opto. de Contrataciones y Adquisiciones, el Técnico de la Oficina de Control Patrimonial. 8.2 La Comisión de Inventario podrán Constituir Equipos de Apoyo (previa Calificación del Personal) Para la Ejecución del Correspondiente Inventario Físico de Muebles, Inmuebles, Almacenes de Suministros, Maquinarias, Equipos y Unidades de Producción. TITULO IV DE LAS CONDICIONES PREVIA AL INVENTARIO Articulo 9. Condiciones Previas al inventario físico Las siguientes: 9.1 El Principio de orden en todos los Ambientes de la entidad debe Mantenerse Permanente. 9.2 Dotar al Equipo Inventariador del apoyo de una persona técnica especializada en caso sea necesario. 9.3 La Oficina de Control Patrimonial, dotara al Equipo Inventariador. las Hojas de trabajo del Activo Fijo y el Departamento de Contabilidad entregara a la Oficina de Control Partrimonial las hojas de trabajo para la toma de inventarios de los suministros en almacenes, documentos que son entregados a los inventariadores. 9.4 Dotar de medios de Transporte al Equipo Inventariador, cuando realice su trabajo en provincias.

7 -6 TITULO V DE LA VERIFICACiÓN FíSICA DE LOS MUEBLES, INMUEBLES, ALMACENES DE SUMINISTROS, MAQUINARIAS, EQUIPOS Y UNIDADES DE PRODUCCION jip / Articulo 10. La verificación física de los bienes a inventariarse incidirá principalmente en los siguientes aspectos: a) Comprobación de las existencias del bien y su ubicación. b) Cantidad c) Estado de Conservación. d) Condiciones de Utilización La Gerencia General, por medio de una Resolución hará conocer a los trabajadores de SA, el inicio del proceso de toma de inventarios del patrimonio general El personal del Equipo Inventariador se constituirán el día programado en la dependencia predeterminada presentándose ante el jefe o encargado de la misma, para hacer conocer el motivo de su visita, quien a su vez hará lo propio con los trabajadores a su cargo, recomendándoles brindar las facilidades y proporcionar la información que les pudiera ser solicitada 10.3 Cada trabajador sin excepción, mostrara a la referida comisión de inventario todos y cada uno de los bienes patrimoniales que les han sido asignados en uso, inclusive aquellos que por alguna circunstancia podrían encontrase guardados bajo llave en escritorios, credenzas, archivadores, armarios, vitrinas etc,y/o prestados provisionalmente a otros trabajadores debiendo justificar con documento su desplazamiento La comisión de inventario realizara su labor Aplicando la Metodologia de extremo a extremo al barrer de todos y cada uno de los bienes patrimoniales que existan físicamente en cada ambiente físico de la dependencia visitada. Procediendo para ello a fijar el Sticker de Inventario de SA 10.5 En el momento del Inventario, si se determina que hay bienes que fueron Identificados como Sobrantes, el equipo inventariador deberá de solicitar al UOR, la respectiva Acta de transferencia o pedido Interno de Almacén para ser incluidas en el acta de verificación como un bien asignado En el momento del Inventario, si se determina que hay bienes que fueron Identificados como Faltantes, el equipo inventariador deberá solicitar al

8 - 7 UOR la Respectiva Transferencia del bien o la Nota de devolución al? 7 almacén, para ser retirado de los bienes que le fueron asignados, previa verificación El jefe de la dependencia cuyos bienes patrimoniales presenten dificultad en su identificación y/o especificación, designara a un representante que acompañara al Equipo Inventariador para proporcionarle información inmediata sobre los bienes Concluida el inventario de los bienes asignados al UOR, el equipo inventartador le presentará el acta de comprobación de la toma del inventario, la que debe ser firmada por el responsable del inventario y el UOR, entregando al trabajador una copia de dicho documento la cual servirá como constancia de la labor realizada. TITULO VI DEL PROCESO DE CONCILIACiÓN FISICA - CONTABLE Articulo 11. Finalizado El Proceso de Inventarios de los bienes Patrimoniales, el Equipo Inventariador se trasladara a la Oficina de Control Patrimonial para contrastar y conciliar en forma conjunta con el Técnico de Control de Activos y los Técnicos de Control de Suministros (Arequipa y Provincias) del Departamento de Contabilidad, la información obtenida durante la verificación de existencias para determinar sobrantes y faltantes. Articulo 12. De existir faltantes, la oficina de Control Patrimonial notificara por escrito al UOR de los bienes patrimoniales no habidos, fijando un Plazo de 05 días hábiles para que con un informe documentado demuestre la ubicación del bien no hallado Articulo 13. Cumplido el plazo (05 días) para que los UOR realicen sus descargos sobre los Bienes Patrimoniales no hallados, la Oficina de Control Patrimonial, informara a la Jefatura del Departamento de Servicios Generales quien a su vez Elevara dicho expediente a la jefatura Administrativa y Comité de Faltas a fin de que se determine las responsabilidades administrativas. Articulo 14. Luego de determinarse la responsabilidad Administrativa del UOR la

9 -8 reposición se podrá efectuar de la siguiente manera: 14.1 De haberse determinado responsabilidad del trabajador este optara por dos modalidades de reposición a) Por la compra directa del bien en condición de nuevo para lo cual coordinara con el jefe del área afectada b) Por el descuento en su haber hasta en 10 meses (salvo en casos especiales). el valor ha ser considerado corresponde al valor del mercado o comercial: este descuento debe ser coordinado con el Departamento de Personal La oficina de control patrimonial verificara la reposición del bien formulando el acta de reposición e informara a las oficinas que corresponda el registro de'ingreso del bien. (: 6 Articulo 15. De existir sobrantes, la Oficina de Control Patrimonial procederá a elaborar los respectivos documentos fuentes para su incorporación física y contable en el patrimonio de SA TITULO VII DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Primero: La presente directiva establece las disposiciones que deben cumplir la empresa a fin de asegurar el uso correcto la integridad física y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de la empresa SA Segundo: El patrimonio mobiliario de SA esta constituido por aquellos bienes que de acuerdo al código civil y a las leyes especiales, son adquiridos por las entidades publicas en propiedad bajo las diversas formas y modalidades jurídicas que estas disponen Tercero: El Equipo Inventariador es el responsables de realizar el inventario patrimonial de los bienes muebles, inmuebles Almacenes de Suministros, Maquinarias, Equipos y Unidades de Producción, de la entidad, Cuarto: Cada trabajador, es el único responsable directo de la existencia física, permanencia, conservación, ubicación, de los bienes patrimoniales que le son asignados, asimismo, debe tomar las previsiones del caso, para evitar la perdida, sustracción, deterioro, transferencia de los

10 9 bienes sin comunicar a la. que puedan ser considerados descuido negligencia que conlleven a responsabilidad administrativa civil y/o penal. Quinto: Cualquier decisión o disposición sobre el patrimonio de S.A que adopten las diferentes Jefaturas, debe ser comunicado de inmediato a la Oficina de Control Patrimonial para que asuma las previsiones que amerite y actualice la base de datos del patrimonio de la institución. Sexto: En el caso que el stiker o medio de identificación del bien sufra deterioro, se encuentre despegado; el trabajador a quien se le asigno el bien es el único responsable, por lo que esta en la obligación de comunicar de inmediato a la Oficina de Control Patrimonial para que subsane dicha anomalía. ANEXO N 1 DEFENICIONES 1.- ACTA DE TRANSFERENCIA DE BIENES: documento emitido por la Oficina de Control Patrimonial que autoriza la transferencia del Bien o Bienes, que tiene un trabajador y entrega a otro trabajador. 2.- ACTA DE VERIFICACiÓN FíSICA: documento que hace constar la permanencia de los bienes muebles asignado a un determinado usuario. Es refrendada por el usuario y la comisión de inventarios. 3.- BIENES INMUEBLES: Son aquellos que no se pueden trasladar de un lugar a otro sin alterar, en algún modo, su forma o sustancia. 4.- BIENES MUEBLES: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina 5,- BIENES MUEBLES FALTANTES: Estando incluidos en el patrimonio de S.A., no se encuentran físicamente, desconociéndose su ubicación 6.- BIENES MUEBLES SOBRANTES: Son aquello que no han sido incluidos en el

11 10 patrimonio de S.A., debido a que su adquisición es por inversión de un proyecto. 7.- CONCILIACiÓN FíSICA-CONTABLE: procedimiento que se lleva a cabo después de terminado el inventario para determinar faltantes y sobrantes a la vez que se determina valorización de estos bienes. 8.- INVENTARIO FISICO DE MUEBLES Es el proceso que consiste en verificar físicamente, valorizar y registrar los bienes muebles de S.A. existentes a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Permite contrastar los resultados obtenidos, con los registros contables. 9.- INVENTARIO DE SUMINISTROS: Recuento de la existencia de materiales (útiles de escritorio, bienes muebles, insumos y materiales) que se encuentran depositados en los Almacenes INVENTARIO FISICO DE INMUEBLES: Es el proceso que consiste en verificar fisicamente.valorizar y registrar los bienes inmuebles de S.A existentes a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real.permite contrastar los resultados obtenidos,con los registros contables MAQUINARIA Y EQUIPO Conjunto de componentes que permite utilizar un bien para un fin determinado NOTA DE DEVOLUCiÓN DE BIENES: Documento que permite al usuario devolver un bien al almacén de bienes en desuso por encontrarse este en calidad de inservible PEDIDO INTERNO DE ALMACÉN documento que permite al trabajador acceder a útiles de escritorio, bienes muebles, insumas y/o materiales" que se encuentra en el almacén UNIDADES DE PRODUCCION: La unidad de producción se refiere al conjunto de terrenos, infraestructura, maquinaria y equipos, y otros bienes que son utilizados durante las actividades UOR es la Unidad Orgánica Responsable.