RESOLUCIÓN No.940. (Mayo 29 de 2015)

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2 RESOLUCIÓN No.940 (Mayo 29 de 2015) Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales Central del Valle del Cauca UCEVA -. EL RECTOR DE LA UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA UCEVAen ejercicio de sus facultades legales, estatutarias y CONSIDERANDO: Que el Rector de la Unidad Central del Valle del Cauca UCEVA-, en virtud de la atribución prevista en el literal g) del artículo 27 del Acuerdo 010 del 7 de julio del 2005, Por el cual se modifica el Estatuto General de la Unidad Central del Valle del Cauca, expidió la Resolución Nº 08 enero 15 del 2010, a través de la cual se adopta el ajuste al manual específico de funciones y competencias laborales de la UCEVA. Que la Unidad Central del Valle del Cauca UCEVA-, es un establecimiento público del orden municipal y en virtud de esta consideración, el régimen laboral del área administrativa se rige por las normas del sistema general de carrera administrativa previsto en la ley 909 del 2004 y el componente académico se regula por las disposiciones de la Ley 30 de Que los artículos 13 y 28 del Decreto Ley 785 de 2005 consagran que las competencias laborales, funciones y requisitos específicos para el ejercicio de los empleos de las entidades reguladas por el citado Decreto, serán fijados por los respectivos organismos o entidades, con sujeción a los parámetros que establezca el Gobierno Nacional. Que el Gobierno Nacional expidió el pasado 2 de diciembre del 2014 el Decreto 2484, por el cual se reglamenta el Decreto-Ley 785 del 2005, en donde se establece que los manuales específicos de funciones y de competencias laborales determinarán las disciplinas académicas que se exigirán para el desempeño de los 2

3 diferentes empleos públicos, teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo o el área de desempeño. Que el mencionado Decreto 2484 en su artículo 9, determina que Los organismos y entidades de orden territorial ajustarán sus manuales específicos de funciones y de competencias laborales, dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del presente decreto. Los manuales específicos vigentes continuarán rigiendo hasta que se ajusten total o parcialmente. Que el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales se elabora o ajusta para todos los empleos previstos en la planta de cargos de la Entidad y para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2484 del 2014, es necesario consolidar la planta de cargos adoptada por el Acuerdo 034 del 2009, teniendo en cuenta que se han registrado situaciones administrativas especiales previstas en el artículo 12 del mismo Acuerdo y que también se han creado cargos durante este lapso. Que revisados los actos administrativos de adopción de planta de cargos, supresiones y creaciones, se consolidó la planta de cargos para la UCEVA, la cual se presenta en el siguiente cuadro: DENOMINACION CODIGO GRADO Nº CARGOS NIVEL DIRECTIVO 18 Rector de Institución de Educación Superior Vicerrector de Institución Universitaria Decano de Institución Universitaria Secretario General de Institución Universitaria Jefe de Oficina Jefe de Oficina Jefe de Oficina NIVEL ASESOR 3 Jefe Oficina Asesora Jefe Oficina Asesora NIVEL PROFESIONAL 21 Director Centro de Institución Universitaria Profesional Especializado Tesorero General Líder de Proyecto Líder de Programa

4 Profesional Universitario Profesional Universitario Almacenista General NIVEL TECNICO 12 Técnico Operativo Técnico Operativo Técnico Administrativo NIVEL ASISTENCIAL 63 Secretario Ejecutivo Secretario Ejecutivo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Ayudante Ayudante TOTAL CARGOS AREA ADMINISTRATIVA 117 PERSONAL DOCENTE DEDICACION Nº Profesores PhD 2 Profesores tiempo completo ocasionales 8 Profesores tiempo completo 80 Profesores tiempo completo. Auxiliares 4 TOTAL DOCENTES 94 Que para dar cumplimiento a la normativa vigente sobre el particular, RESUELVE ARTÍCULO 1º. Ajustar el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos que conforman la planta de personal de la UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA, consolidada en la parte considerativa del presente acto administrativo, cuyas funciones deberán ser realizadas por sus empleados públicos con criterios de eficiencia, eficacia, autocontrol y sentido de pertenencia, en orden al logro de la misión, objetivos y funciones que la ley y los reglamentos le señalan a la UCEVA, así: 4

5 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO RECTOR DE INSTITUCION UNIVERSITARIA Uno (1) RECTORIA CONSEJO DIRECTIVO De período II. AREA FUNCIONAL RECTORIA - PROCESOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES III. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, organizar, dirigir y controlar las diferentes actividades desarrolladas por la Institución de Educación Superior para el ofrecimiento de sus programas de educación formal y no formal así como para el desarrollo de las actividades de investigación, proyección social y extensión. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes y las decisiones y actos del Consejo Directivo y del Consejo Académico. 2. Dirigir el funcionamiento general de la Institución y presentar al respecto un informe anual a los Consejos Directivo y Académico. 3. Dirigir, ejecutar y suscribir los contratos y convenios y expedir los actos que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Institución, de conformidad con las disposiciones legales y estatutarias vigentes. 4. Dirigir y fomentar las relaciones nacionales e internacionales de la Universidad. 5. Convocar y presidir el Consejo Académico. 5

6 6. Liderar el cabal cumplimiento de los procesos administrativos en cada uno de los Niveles de administración de la UCEVA 7. Presentar al Consejo Directivo de la UCEVA el proyecto de presupuesto de rentas y gastos de la Institución y ejecutarlo una vez sea expedido por dicho Consejo. 8. Designar en las Facultades, con excepción del cargo de Decano, los empleados públicos que para los cargos de dirección académica, de conformidad con las normas vigentes. 9. Designar empleados públicos en encargo, cuando se requiera, en las direcciones académicas y administrativas. 10. Mantener excelentes relaciones públicas con el sector privado y el sector público. 11. Expedir los manuales específicos de funciones, requisitos y competencias laborales, al igual que el Manual de procesos y procedimientos 12. Autorizar las comisiones de estudio al exterior al personal docente y administrativo de acuerdo con los planes de desarrollo. 13. Designar o remover a los vicerrectores, al Secretario General, y a los funcionarios de la institución de acuerdo a la normatividad vigente. 14. Ejercer supervisión y control sobre las Unidades académicas, Administrativas y sobre los programas y proyectos de la UCEVA. 15. Aplicar las sanciones disciplinarias que le corresponden por ley o por reglamento. 16. Designar delegados o representantes de la Institución ante las instituciones en las cuales ella tenga representación. 17. Reglamentar la elección de estudiantes, profesores y egresados y demás miembros que de conformidad con las normas estatutarias, hacen parte de las diferentes corporaciones de la institución y efectuar oportunamente las correspondientes convocatorias. 18. Aceptar las donaciones o legados a la institución, hasta por cuantía de quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes. 19. Presidir los actos de grado y suscribir los títulos que la institución otorga. 20. Dirigir todo lo relacionado con la conservación y administración del patrimonio y rentas de la institución. 21. Garantizar el cumplimiento de la normatividad referente a los servicios de Bienestar Universitario. 22. Designar Decanos encargados. 23. Orientar el desarrollo de la Institución de conformidad con su misión y Proyecto Educativo Institucional PEI. 24. Garantizar la integridad, idoneidad y efectividad en la gestión institucional. 25. Delegar en las Vicerrectorías o en las Decanaturas aquellas funciones que considere necesarias, con excepción de las sanciones de suspensión mayor de quince días o de destitución. 26. Delegar en alguno de los funcionarios del nivel directivo, la dirección de la 6

7 Institución, en el desempeño de sus funciones, durante sus ausencias temporales. 27. Presentar de forma oportuna los informes requeridos por los entes de control y demás autoridades educativas. 28. Las demás que le señalen las disposiciones vigentes, el Estatuto General, los Reglamentos y las que no estén expresamente atribuidas a otra autoridad. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normatividad Constitucional y legal vigente para las Instituciones de Educación superior. Ley 30 de 1992 o la normativa que la derogue o modifique. Gerenciales de Instituciones de Educación superior. Del entorno para orientar la gestión institucional Administración de personal del Sector Público Educativo. Normatividad del sector Público: NTCGP 1000:2004, Contratación, Control Interno, Régimen Disciplinario, Finanzas Públicas. Análisis y aplicación de normas internas de la institución para garantizar el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios que en ella laboran. Planes de desarrollo nacional y regional. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en cualquier disciplina y Título de postgrado a nivel de Especialización. Cinco (5) años de experiencia académica en Instituciones de Educación Superior y Dos (2) años de experiencia administrativa. 7

8 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO VICERRECTOR DE INSTITUCION UNIVERSITARIA Uno (1) VICERRECTORIA ACADEMICA RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO MISIONAL. Comprende: Docencia, Facultades, Educación Virtual y a Distancia, Biblioteca, Laboratorios, Admisiones y Registro Académico. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Responder por la orientación académica de la Institución y velar por la articulación de la docencia, la investigación y la extensión en los programas académicos que ofrece la Institución y por la coherencia entre el que hacer de cada facultad y la misión y políticas institucionales. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dirigir y coordinar la acción académica de la Institución y actuar como gestor y promotor de su desarrollo integral. 2. Garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales en sus Programas de formación, investigación y proyección a la comunidad. 3. Velar por la coherencia entre el quehacer de cada Facultad y la misión, políticas institucionales, creando espacios propicios para el aprendizaje, para la conformación y el fortalecimiento de la comunidad académica. 4. Responder por el adecuado funcionamiento y calidad de los respectivos programas de pregrado, postgrado y educación continua e impulsar las políticas que en materia académica señale el Consejo Académico. 5. Promover la creación y desarrollo de nuevos programas de formación y las 8

9 actividades de capacitación en concordancia con los lineamientos del Proyecto Institucional. 6. Proponer al Consejo Académico políticas de desarrollo curricular y pedagógico de conformidad con el Proyecto Institucional. 7. Promover programas y acciones que propendan por el mejoramiento y articulación de la formación, la investigación y la proyección social que adelanta la institución. 8. Coordinar la definición de convenios de cooperación académica a nivel nacional e internacional, para la ejecución de programas y proyectos de docencia, investigación, extensión y proyección a la comunidad. 9. Coordinar las actividades de Autoevaluación Institucional y de sus Programas académicos. 10. Velar por una adecuada reglamentación y su cumplimiento para la vinculación, desarrollo y promoción del personal docente de la institución en concordancia con las normas legales. 11. Actuar como miembro del Consejo Académico, en los términos establecidos en el Estatuto Orgánico y presidir los comités que le correspondan. 12. Dirigir el funcionamiento de la Vicerrectoría Académica y las dependencias adscritas. 13. Administrar los recursos que le sean delegados por la Rectoría en los asuntos y montos de su competencia. 14. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 15. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión Uceva (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 16. Las demás que le asignen el Rector y los Consejos Directivo y Académico. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Disposiciones legales y normatividad vigente para Instituciones de Educación superior. Diseño y elaboración de planes y proyectos para Instituciones de Educación superior. Administración de personal y normatividad del Sector Público. Formulación e implementación de Políticas, Planes, Proyectos y Reglamentaciones internas. Planes de desarrollo nacional y regional en aspectos como: Planeación, Capacitación, De Ordenamiento Territorial, Investigación, Extensión, 9

10 Educación, etc. Diseño y reglamentación de Currículum Académicos orientados a competencias laborales. Formulación, Ejecución y Evaluación de Proyectos. Metodologías de Investigación. Conocimiento y manejo del Sector Educativo de tercer y cuarto nivel. En Sistemas de Evaluación Académica y de Gestión. Diseño de pénsum académico acorde con la dinámica y proyección de la educación a nivel nacional y del desarrollo del entorno laboral del país y del contexto mundial. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Liderazgo Orientación al usuario y al ciudadano Planeación Transparencia Toma de decisiones Compromiso con la organización Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título profesional Derecho, Administración de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial, Administración Pública. Título de postgrado en la modalidad de Maestría Cuatro (4) años de experiencia relacionada: experiencia docente e investigativa como profesor universitario y Producción académica: libros, capítulo de libros, publicación en revistas de amplia circulación, ponencias en congresos o material docente. 10

11 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO VICERRECTOR DE INSTITUCION UNIVERSITARIA Uno (1) VICERRECTORIA DE INVESTIGACION Y PROYECCION A LA COMUNIDAD RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO MISIONAL. Comprende: Investigación, Extensión y Proyección a la Comunidad III. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir, orientar y garantizar el proceso misional de investigación en la Institución, dentro del marco de la eficiencia y eficacia administrativa IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar, dirigir e implementar el proceso de la actividad investigativa en la UCEVA, verificar su aplicación y evaluar sus resultados. 2. Promover planes de capacitación para investigadores. 3. Impulsar y orientar la elaboración de propuestas para la creación de programas de postgrados que surjan de las líneas de investigación. 4. Coordinar y orientar la publicación de los resultados de las investigaciones realizadas trimestralmente. 5. Orientar y dirigir la organización del Banco de Datos y Proyectos de investigación, efectuar los controles y seguimiento de desarrollo correspondiente, presentando informes semestrales de avance ante Rectoría. 6. Dirigir la publicación de la Revista sobre las actividades investigativas desarrolladas en la Institución, 11

12 7. Dirigir y coordinar la publicación y difusión del material científico y de los resultados de las investigaciones científicas, culturales y tecnológicas 8. Enviar un resumen de los proyectos de investigación a la Vicerrectoría Administrativa para asignación del respectivo presupuesto. 9. Convocar y presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo de Investigaciones. 10. Representar a la Institución en todos aquellos eventos de investigación de carácter local, regional, nacional e internacional. 11. Dirigir, orientar y controlar la marcha de los proyectos de investigación. 12. Promover la celebración de contratos con investigadores y buscar financiación de los mismos con entidades oficiales o privadas dedicadas a la investigación. 13. Promover eventos que incentiven a docentes, egresados y estudiantes en el interés por la investigación. 14. Supervisar y controlar la implementación de las líneas y planes de desarrollo de investigaciones. 15. Organizar los Comités de Investigación en cada Programa, con el propósito de establecer vínculos directos entre la Vicerrectoría de Investigaciones, el cuerpo Profesoral y el Estudiantado. 16. Implementar y validar periódicamente el sistema de investigación de la UCEVA 17. Asistir al Rector en la formulación y políticas, ejecución, seguimiento y evaluación de planes y programas que en el orden de la investigación que adelante la UCEVA. 18. Dirigir, planificar y fomentar la investigación docente y estudiantil como componente curricular en los distintos programas académicos. 19. Coordinar entre las facultades y núcleos de investigación el establecimiento de líneas, planes y programas de investigación que conlleven al fortalecimiento institucional. 20. Establecer relaciones con instituciones de carácter investigativo en aspectos del orden nacional e internacional que permitan el intercambio de conocimientos científicos y tecnológicos, acorde con los objetivos y políticas de la Institución. 21. Afianzar a la UCEVA como una Institución Universitaria de Investigación, que establece de acuerdo con sus condiciones actuales y sus posibilidades futuras, una relación con la sociedad colombiana en concordancia con su Misión como institución universitaria pública, fundamentada en la docencia, la investigación, la extensión y la cooperación. 22. Definir los indicadores básicos, los mecanismos y los procedimientos que permitan la evaluación permanente del desempeño de las distintas instancias del sistema de investigación de la UCEVA, haciendo énfasis en los indicadores que permitan medir la calidad, pertinencia y oportunidad del servicio que la investigación presta a la sociedad a la región y al país. 12

13 23. Consolidar la presencia de la UCEVA en los distintos sectores sociales utilizando su producción de conocimiento como fundamento, de tal manera que la investigación se proyecte como útil y contribuya a los avances científico, técnico y cultural de la región y del país. 24. Diseñar y dirigir los programas que fortalezcan el vínculo permanente de los egresados con la UCEVA. 25. Diseñar y dirigir proyectos que logren la participación activa de los egresados con la Institución. 26. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del cargo. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Política Nacional de Ciencias, Tecnología e Innovación. Formulación Sistema de Investigaciones. Conocimiento experto de la Plataforma SCIENTI o las que implante COLCIENCIAS. Conocimientos en publicación de revistas indexadas y libros. Formulación y evaluación de proyectos. Nuevas tecnologías de Información y Comunicación TIC. Conocimientos en Propiedad Intelectual y Derechos de Autor. Enfoque metodológico de la investigación. Ley 30 de 1992 (Educación superior) y decretos reglamentarios Políticas públicas en materia de educación superior. Planes de Desarrollo Nacional, Departamental, Municipal y Plan de Desarrollo Institucional. Sistemas de información y aplicativos propios de la Universidad. Contexto nacional e internacional de la educación superior. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno 13

14 VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título profesional Derecho, Administración de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial, Administración Pública. Cuatro (4) años de experiencia relacionada. Título de postgrado en la modalidad de Maestría. ESPACIO EN BLANCO 14

15 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO VICERRECTOR DE INSTITUCION UNIVERSITARIA Uno (1) VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESOS DE APOYO. Comprende: Contratación, Tesorería, Presupuesto y Contabilidad, Almacén, Informática y Telemática y Servicios Generales. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Orientar y garantizar el cumplimiento de las políticas administrativas, financieras y presupuestales de la Institución, respondiendo por ello ante el Consejo Directivo y Rector. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dirigir, coordinar y evaluar la gerencia de las dependencias a su cargo. 2. Diseñar índices o indicadores de eficiencia para la gestión administrativa y financiera y mantener un sistema estadístico de la ejecución de los planes y programas en las diferentes dependencias a su cargo y presentar un informe semestral al Rector. 3. Elaborar anualmente el proyecto de acuerdo del presupuesto institucional para aprobación del Consejo Directivo. 4. Dirigir la elaboración del Plan Anual de Compras y el Plan General de Contratación de la Institución con participación de las dependencias y de acuerdo con las normas vigentes. 5. Dirigir, ejecutar y controlar los procesos de contratación que sean delegados 15

16 por el Rector. 6. Proponer y elaborar el programa de seguros para la protección de activos de la institución. 7. Desarrollar y disponer de un sistema de control financiero y administrativo permanente al interior de la entidad que permita garantizar y calificar el cumplimiento de planes y programas, tanto desde el punto de vista de resultados de gestión como financieros, en cada una de las dependencias. 8. Dirigir, organizar y controlar los procesos de abastecimiento, reposición y suministro de bienes y servicios, y los procesos de registro y actualización de manejo de bienes muebles e inmuebles, inventarios de activos fijos, en servicio y de bienes en bodega, de propiedad de la Institución. 9. Orientar y responder por la rendición de informes y cuentas establecidas por las normas administrativas y fiscales vigentes. 10. Presentar informes financieros mensualmente al Consejo Directivo. 11. Elaborar en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, el plan integral de desarrollo de sistemas de información gerencial y coordinar los estudios que sean necesarios para su implementación. 12. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 13. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión Uceva (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 14. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del cargo. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Planes de desarrollo, Proyecto Educativo, de acción, de inversiones, de riesgos y austeridad. Normatividad legal aplicable a Instituciones de Educación Superior. Formulación e implementación de políticas, normas y leyes tributarias aplicables a entidades públicas. Manejo de los Sistemas de Información y Comunicación. De elaboración y análisis de Estados financieros. Formulación, análisis y evaluación de proyectos. Administración de personal del sector público y manejo de la normatividad vigente. De contratación y finanzas públicas. 16

17 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título profesional Derecho, Administración de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial, Administración Pública. Cuatro (4) años de experiencia relacionada: en dirección administrativa o financiera. Título de postgrado en la modalidad de Maestría. ESPACIO EN BLANCO 17

18 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO DECANO DE INSTITUCION UNIVERITARIA Cinco (5) FACULTADES RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESOS MISIONALES CORRESPONDIENTES A LOS RESPECTIVOS PROGRAMAS ACADÉMICOS. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a la práctica la misión y las políticas Institucionales en la dirección académica y administrativa de los programas adscritos a la Facultad, velando por la articulación de la docencia, la investigación y la extensión en los programas académicos, y asegurando la formación profesional integral y ética de los estudiantes. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dirigir la Facultad académica y administrativamente, garantizando su ajuste al marco legal, a las normas y políticas institucionales, asegurando una formación profesional integral y ética de los estudiantes. 2. Cumplir y hacer cumplir en su dependencia las disposiciones vigentes y las órdenes del Rector, del Vicerrector Académico, así como los actos emanados del Consejo Directivo, del Consejo Académico y del Consejo de Facultad. 3. Planificar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar los programas académicos propios de la Facultad. 4. Liderar y responder por los programas curriculares y la articulación de la investigación, la docencia, la extensión y la proyección social de la Facultad. 5. Fomentar actividades que contribuyan al desarrollo académico, administrativo y económico de la facultad. 18

19 6. Realizar actividades que contribuyan de forma efectiva con la inserción de los estudiantes y egresados al mercado laboral. 7. Aplicar mecanismos de autocontrol y auto-evaluación en todos los procesos académicos y administrativos que realice la Facultad. 8. Establecer vínculos con diferentes entidades orientadas a promover la realización de convenios interinstitucionales que coadyuven al cumplimiento de la misión de la facultad. 9. Convocar una vez al mes, en forma ordinaria al consejo de Facultad y en forma extraordinaria cuando se requiera y presidir sus sesiones. 10. Promover la creación de nuevos programas académicos y de educación permanente y la venta de servicios de asesoría, consultoría, diseño y ejecución de proyectos. 11. Presentar al Consejo Académico los nombres de la persona que, a juicio del Consejo de la Facultad, sea merecedora de distinciones. 12. Firmar los diplomas correspondientes a los títulos que otorgue la Facultad. 13. Presentar informe de la gestión académica cada seis (6) meses al Rector. 14. Responder por la acreditación de los programas de la respectiva Facultad. 15. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 16. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión Uceva (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 17. Las demás funciones que le asignen los Reglamentos, Acuerdos y Resoluciones que expidan los Consejos Directivo y Académico y el Rector de la entidad. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normatividad sobre Educación Superior. Reglamentación y normatividad legal de Instituciones públicas. Implementación de Políticas y reglamentaciones Institucionales. Estándares aplicables para la calidad en la Educación superior. De pedagogía, estructura y diseño de currículo y programas académicos. Del entorno y área de influencia de la Institución relacionados de forma especial con los programas académicos de la Facultad.. Planes nacionales de apoyo y promoción de la Educación superior a nivel nacional e internacional. Administración de recursos del sector público Diseño y evaluación de proyectos educativos. 19

20 Metodología de Investigación. De planeación especialmente académica. Técnicas de evaluación, autoevaluación y hetero - evaluación de procesos académico-administrativos VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título profesional en uno de los programas académicos que abarque la facultad. Título de Postgrado. Ser Profesor de tiempo completo en la UCEVA. Cinco (5) años de experiencia en docencia universitaria en la Institución. ESPACIO EN BLANCO 20

21 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO SECRETARIO GENERAL DE INSTITUCION UNIVERSITARIA Uno (1) SECRETARIA GENERAL RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE APOYO EN GESTION DOCUMENTAL, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y FELICITACIONES Y VENTANILLA UNICA. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejercer la Secretaría Técnica con eficiencia y eficacia en los Órganos de Dirección de la Institución, y responder dentro de los lineamientos legales por la dirección y coordinación de la gestión del archivo institucional y por el tramite oportuno del proceso PQRsf IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Actuar como secretario de los Consejos Directivo y Académico. 2. Responder por los procesos de comunicación, información y protocolo con el apoyo de las demás dependencias de la institución. 3. Refrendar con su firma los Acuerdos y demás actos expedidos por los Consejos Directivo y Académico, los cuales deberán ser suscritos por el respectivo Presidente. 4. Elaborar y firmar conjuntamente con los respectivos Presidentes, las Actas correspondientes a las sesiones de los Consejos Directivo y Académico, firmarlas y reuniones especiales convocadas por la Rectoría y hacerles seguimiento. 5. Conservar y custodiar, en condiciones adecuadas los archivos correspondientes al Consejo Directivo y demás corporaciones de las cuales 21

22 sea Secretario, conforme a lo dispuesto en el presente Estatuto. 6. Certificar la autenticidad de los documentos institucionales. 7. Coordinar el proceso de grados con las Vicerrectorías Académica y Administrativa. 8. Notificar, dentro de los términos legales y reglamentarios, los actos que expida el Rector y las corporaciones de las cuales sea Secretario, excepto las de carácter laboral, los cuales serán notificados por la Oficina de Personal. 9. Responder por la organización y manejo de los archivos institucionales de acuerdo a los parámetros de ley. 10. Planear, ejecutar, dirigir y evaluar el Programa de Gestión Documental de la Institución. 11. Coordinar, planear y responder por el servicio del PQRsf. 12. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 13. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión Uceva (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 14. Responder por la dirección eficiente de la prestación del servicio de recepción y mensajería para satisfacer eficazmente las necesidades institucionales. 15. Los demás que le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su cargo, de conformidad con la Ley, los Estatutos y los reglamentos de la entidad. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Gestión documental en concordancia con la legislación vigente. Dominio de Office y demás herramientas de soporte. Manejo de técnicas de protocolo. Leyes y normas legales vigentes para instituciones de educación superior. Diseño, evaluación y control de procesos administrativos. Normas ICONTEC. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno 22

23 VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional Tres (3) años de experiencia relacionada ESPACIO EN BLANCO 23

24 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO JEFE DE OFICINA Uno (1) OFICINA DE CONTROL INTERNO RECTOR De Periodo II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE EVALUACION DE LA GESTION Y DE LA IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Asesorar y velar por la implementación de los procesos institucionales del sistema de control interno, garantizando que las diferentes dependencias apliquen el conjunto de principios, normas, procedimientos y mecanismos de seguimiento, verificación y evaluación de su gestión, que les permita ajustarse a las normas y procedimientos legales y coadyuvar al cumplimiento de la misión y objetivos Institucionales. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asesorar y apoyar a la Rectoría en la definición de políticas referidas al ejercicio de las funciones de orientación y coordinación del sistema de control interno de la institución. 2. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno. 3. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; 4. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la 24

25 organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función; 5. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. 6. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. 7. Verificar la aplicación y cumplimiento de las medidas que adopte el gobierno nacional sobre lucha contra la corrupción, racionalización de trámites y austeridad del gasto, para contribuir al mejoramiento y eficiencia en la gestión institucional. 8. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados; 9. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; 10. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 11. Velar por la realización de estudios de análisis de riegos institucionales, revisión del mapa de riesgos institucional, para coadyuvar en la efectividad de la gestión institucional. 12. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente; 13. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento; 14. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 15. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 16. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas; 17. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad 25

26 competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Reglamentación y normatividad vigente para Instituciones públicas. Reglamentaciones y políticas Institucionales. Diseño, análisis y evaluación de procesos, procedimientos y manuales de procedimientos. Aseguramiento de la Calidad y Mejoramiento contínuo. Sistema de Gestión de Calidad para entidades públicas. Sistemas de Control para entidades públicas. Técnicas para el diseño e implementación de modelos de control y autocontrol. Conocimientos en Sistemas. Técnicas de Auditoria. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en cualquier disciplina Experiencia mínima de tres (3) años en asuntos de control interno 26

27 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO JEFE DE OFICINA Uno (1) OFICINA DE BIENESTAR INSTITUCIONAL Y GESTION HUMANA RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE APOYO EN BIENESTAR INSTITUCIONAL Y GESTION HUMANA. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir, diseñar e implementar los planes estratégicos de bienestar de estudiantes, docentes y empleados de la UCEVA; al igual que dirigir, diseñar e implementar los planes estratégicos de recurso humano en los procesos de selección, capacitación, evaluación del desempeño, seguridad social y de carrera de docentes y empleados de la Institución. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Formular e implementar políticas, planes, proyectos y programas de Bienestar Institucional y Gestión Humana, para mejorar las condiciones de la comunidad universitaria. 2. Dirigir y adoptar planes, programas y proyectos de apoyo al mejoramiento académico y administrativo. 3. Dirigir y orientar los procesos de selección y vinculación de funcionarios y docentes a la Institución, de conformidad con la Constitución y la Ley. 4. Dirigir y orientar el proceso de liquidación de nómina y prestaciones sociales de los funcionarios y docentes. 5. Realizar por la actualización del registro de carrera de los empleados de la 27

28 Institución para garantizar una información oportuna y veraz. 6. Aplicar las normas de carrera administrativa en la Institución, para la adecuada gestión del talento humano. 7. Dirigir y orientar los procesos de capacitación, estímulos y evaluación del desempeño, de acuerdo con las normas legales vigentes. 8. Conocer, tramitar y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios. 9. Desarrollar acciones de autocontrol en los procesos de la dependencia para mejorar la productividad. 10. Orientar la proyección de las Resoluciones sobre situaciones administrativas del personal administrativo y docente, para su respectivo trámite. 11. Coordinar la realización de las notificaciones de las Resoluciones de liquidación de prestaciones sociales. 12. Dirigir la aplicación de las políticas de Bienestar Universitario al interior del estamento estudiantil, docente y funcionarios de la UCEVA, desarrollando actividades en las áreas de salud, cultura, desarrollo humano, promoción socioeconómica y recreación. 13. Dirigir, planear y ejecutar actividades orientadas a promover la identidad institucional, el sentido de pertenencia y el bienestar de la comunidad universitaria y los funcionarios. 14. Realizar estudios y presentar recomendaciones tendientes al mejoramiento de la calidad de vida, de salud ocupacional y prevención de riesgos de los funcionarios. 15. Orientar, coordinar y evaluar los proyectos de las áreas de Bienestar Universitario, para verificar su cumplimiento. 16. Presentar informes bimensuales al Rector sobre el desarrollo de los programas y proyectos de Bienestar Universitario. 17. Diseñar e implementar programas que propendan el logro de una sana convivencia de todos los estamentos de la Unidad. 18. Representar a la UCEVA en organizaciones universitarias de Bienestar y las que le sean asignadas. 19. Implementar los mecanismos idóneos que propicien un clima institucional adecuado para el diálogo, la participación y el crecimiento personal. 20. Coordinar y evaluar la realización de actividades orientadas a fortalecer la práctica de valores establecidos en el Proyecto Educativo Institucional. 21. Responder por la implementación del programa de Salud Ocupacional para contribuir al bienestar de los empleados y cumplir con los requerimientos de ley. 28

29 22. Responder por la realización de actividades de inducción a los nuevos estudiantes, docentes y funcionarios, permitiéndoles el conocimiento de la realidad Institucional, para crear un ambiente de integración. 23. Brindar a la comunidad universitaria, espacios físicos y actividades que propicien el aprovechamiento sano del tiempo libre, para fortalecer su desarrollo artístico y cultural. 24. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 25. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Autocontrol y mejoramiento. 26. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 27. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 28. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Ley del empleo público, carrera administrativa y gerencia pública. Ley 30 de Plan Nacional de Capacitación. Normatividad legal vigente sobre salarios, prestaciones sociales Normas, Decretos y Leyes propias de la naturaleza y carácter de la Institución y sus funcionarios. Normas sobre bienestar universitario. Trabajo en equipo. Normatividad sobre salud ocupacional, clima organizacional Políticas Estatales en Educación Superior. Normatividad legal para Instituciones Públicas de Educación Superior. Normatividad aplicable a la administración de personal del sector público. Diseño, desarrollo y mejoramiento de Procesos Administrativos y Operativos. Metodología para el Diseño, análisis y evaluación de proyectos. Conocimientos básicos en sistemas. 29

30 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Derecho, Economía, Administración de Empresas, Administración Pública, Ingeniería Industrial, Trabajo Social o Psicología y Tres (3) años de experiencia profesional relacionada Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 30

31 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO JEFE DE OFICINA Uno (1) BIBLIOTECA Y DOCUMENTACION VICERRECTOR ACADEMICA Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE APOYO EN BIBLIOTECA Y DOCUMENTACION III. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir, planear, coordinar y evaluar el desarrollo de la Biblioteca Institucional mediante la formulación de políticas, planes, programas y proyectos orientados al desarrollo y eficiente administración de la dependencia con el fin de promover y apoyar la actividad académica, investigativa y de extensión y proyección social, para coadyuvar en el cumplimiento de la misión y propósitos institucionales. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar, presentar e implementar planes, programas y proyectos de mejoramiento de los procesos y servicios de la biblioteca, acorde con las políticas de desarrollo institucional. 2. Brindar apoyo académico a las funciones sustantivas de docencia, proyección social e investigación, con el fin de contribuir al cumplimiento de la misión y visión institucional. 3. Liderar la ejecución de planes y proyectos orientados a la implementación de nuevos servicios o nuevas estrategias de difusión del conocimiento, uso, administración y distribución de la información, para atender las demandas de las tipologías de usuarios. 4. Dirigir, coordinar y evaluar la ejecución de planes y proyectos orientados a la implementación de nuevas tecnologías de información y comunicación en la Biblioteca. 31

32 5. Realizar o proponer las actividades de capacitación dirigidas al talento humano de la dependencia, sobre las nuevas tendencias de gestión de la información, para responder a los desafíos de las instituciones de educación superior. 6. Elaborar y presentar a las instancias correspondientes los informes y análisis estadísticos de la gestión realizada en la dependencia, con la oportunidad requerida. 7. Presentar proyectos que contribuyan a incrementar el material bibliográfico que requiere la Comunidad Académica. 8. Diseñar y aplicar indicadores de gestión para evaluar los procesos, planes y proyectos ejecutados, con el fin de diseñar planes de mejoramiento. 9. Presentar semestralmente propuestas de actualización del material bibliográfico para satisfacer los requerimientos de la comunidad académica. 10. Gestionar convenios con otras Universidades para la prestación de servicios a la Comunidad Académica. 11. Establecer relaciones con otras comunidades académicas e investigativas y aplicar estrategias que permitan ampliar el acervo bibliográfico y la cobertura del servicio de consulta. 12. Promover la aplicación de mecanismos y estrategias al interior de los programas académicos para definir planes, programas y proyectos tendientes a fomentar y fortalecer los servicios de la biblioteca. 13. Dirigir, controlar y evaluar la eficiente prestación del servicio de ayudas audiovisuales. 14. Gestionar ante las instancias pertinentes acciones que propicien el canje de las publicaciones de la institución con otras comunidades académicas a nivel nacional e internacional. 15. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 16. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 17. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Autocontrol y mejoramiento. 18. Liderar y coordinar los programas del sistema integrado de gestión de la Dependencia. 19. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión 32

33 UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 20. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Dirección y administración de personal. Metodología para el desarrollo de proyectos bibliotecarios universitarios. Trabajo en equipo y diseño seguimiento y evaluación de metas y objetivos. Búsqueda de recursos académicos gratuitos en internet. Implementación de nuevas tecnologías a los servicios bibliotecarios. Reglamentación y normas de dosificación y diseño de sistemas de información. Marco legal Instituciones de educación superior de naturaleza oficial. Estructura y análisis de costos y costeo de productos. Conocimiento en archivística pública y procesos de una biblioteca universitaria. Conocimiento del entorno universitario a nivel regional, nacional e internacional. Conocimiento de normativa sobre derechos de autor. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Bibliotecología y Título de postgrado en el nivel de Especialización. Tres (3) años de experiencia profesional relacionada 33

34 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO JEFE DE OFICINA Uno (1) OFICINA DE EDUCACION VIRTUAL Y A DISTANCIA VICERRECTOR ACADEMICO Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO MISIONAL RELACIONADO CON LA EDUCACION VIRTUAL Y A DISTANCIA III. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a la práctica la misión y las políticas Institucionales en la dirección académica y administrativa de los programas académicos a distancia y/o virtuales propios o en convenio, velando por la articulación de la docencia, la investigación y la extensión en su desarrollo, y asegurando la formación profesional integral y ética de los estudiantes. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dirigir los programas virtuales y a distancia, académica y administrativamente, garantizando su ajuste al marco legal, reglamentaciones y políticas institucionales. 2. Planificar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar los programas académicos virtuales y a distancia, propios o en convenio, para garantizar su funcionamiento. 3. Verificar el diseño curricular de los programas virtuales y a distancia, para asegurar una formación profesional integral y ética de los estudiantes. 4. Liderar y articular la investigación, la docencia, la extensión y la proyección social en los programas académicos virtuales y a distancia que ofrezca la UCEVA. 5. Promover de común acuerdo con los Decanos de Facultad, la creación de 34

35 nuevos programas académicos virtuales y a distancia y de educación permanente en esta modalidad, con el fin de ampliar el espectro de posibilidades de formación. 6. Apoyar a las Directivas académicas en la creación de nuevos entornos pedagógicos, servicios de educación a distancia y sistemas virtuales de enseñanza superior, para ampliar la cobertura de la Institución y promover el acceso a la educación superior. 7. Coordinar las actividades académicas a realizar con los Decanos y la Vicerrectoría de Investigación, para promover la integralidad académica. 8. Aplicar mecanismos que permitan promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 9. Presentar informe de la gestión cada seis (6) meses al Rector. 10. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 11. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 12. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 13. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normatividad sobre Educación Superior. Reglamentación y normatividad legal de Instituciones públicas. Políticas y reglamentaciones Institucionales. Estándares aplicables para la calidad en la Educación superior de pedagogía, estructura y diseño de currículo y programas académicos. Planes nacionales de apoyo y promoción de la Educación superior a nivel nacional e internacional. Diseño y evaluación de proyectos. Metodología de Investigación. De planeación académica. Técnicas de evaluación, autoevaluación y hetero-evaluación de procesos académico-administrativos. 35

36 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en cualquier disciplina y Título de postgrado en el nivel de Maestría. Tres (3) años de experiencia en docencia universitaria ESPACIO EN BLANCO 36

37 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO JEFE DE OFICINA Uno (1) OFICINA DE CIENCIAS BASICAS VICERRECTOR ACADEMICO Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO MISIONAL RELACIONADO CON EL PROGRAMA DE CIENCIAS BASICAS. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, ejecutar, evaluar y controlar las actividades inherentes al estudio, la investigación y la divulgación de las disciplinas científicas que conforman los módulos que administra, para apoyar el proceso de formación tanto en el programa de Ciencias Básicas como en el de las diferentes disciplinas académicas que contemplan en su currículo, asignaturas correspondientes a éstas. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Ejecutar procesos de planeación, administración, evaluación y seguimiento de los contenidos curriculares, para garantizar un adecuado proceso de formación profesional. 2. Apoyar la gestión académica de los diferentes programas académicos y Facultades de la UCEVA programando y coordinando la enseñanza de las asignaturas de Ciencias Básicas. 3. Elaborar y revisar periódicamente los planes de estudio y los programas propios del Departamento. 4. Programar y diseñar curricularmente las tutorías a estudiantes, como 37

38 respuesta al programa de Apoyo al Mejoramiento Académico (AMACA). 5. Coordinar la programación y desarrollo de los cursos nivelatorios de matemática y estadística, física, química y biología para estudiantes que ingresan a primer semestre y los cursos nivelatorios intersemestrales de matemática y cálculo. 6. Gestionar el funcionamiento de un centro de Asesoría y Consultoría, para ofertar servicios al interior y exterior de la institución. 7. Contribuir con el desarrollo del Departamento y la Institución, a partir de la elaboración de nuevas ofertas académicas de pregrado, postgrado y formación continuada. 8. Impulsar la investigación propia y apoyar las actividades e iniciativas de investigación, a través de los grupos de investigación. 9. Definir líneas estratégicas de la formación de los docentes adscritos al Departamento y promover el desarrollo docente. 10. Colaborar con otras áreas y programas de la Institución, en proyectos docentes o investigativos de carácter interdisciplinario. 11. Coordinar la organización de un evento anual sobre la enseñanza de las Ciencias Exactas y naturales. 12. Diseñar el programa semestral de tutorías en las áreas de matemáticas y Estadística, Física, Química y Biología. 13. Coordinar la acción académica de los programas de asignaturas del Departamento de Ciencias Básicas y actuar como gestor y promotor de su desarrollo integral. 14. Garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales en sus programas de formación, investigación y proyección a la comunidad. 15. Impulsar las políticas que en materia académica señale el Consejo Académico, para el adecuado funcionamiento y calidad de los respectivos programas de pregrado, postgrado y educación continuada. 16. Promover la creación y desarrollo de nuevos programas de formación y las actividades de capacitación en concordancia con los lineamientos del Proyecto Educativo Institucional. 17. Promover proyectos y acciones que propendan por el mejoramiento y articulación de la docencia, la investigación y la proyección social en los programas académicos relacionados con el Departamento de Ciencias Básicas. 18. Coordinar las actividades de autoevaluación del Departamento de las Ciencias Básicas. 38

39 19. Promover la consolidación de la cultura de austeridad, autoevaluación, autocontrol y mejoramiento. 20. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 21. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 22. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 23. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Disposiciones legales y normatividad vigente para Instituciones de Educación Superior. Diseño y elaboración de planes y proyectos para Instituciones de Educación Superior. Administración de personal y normativa sobre el sector público. Reglamentación y normatividad legal de Instituciones públicas. Formulación e implementación de políticas, planes, proyectos y reglamentaciones Internas. Planes de Desarrollo Nacional y Territoriales Estándares aplicables para la calidad en la Educación superior. De pedagogía, estructura y diseño de currículo y programas académicos. Diseño curricular de programas académicos por competencias laborales. Del entorno y área de influencia de la Institución. Diseño y evaluación de proyectos. Metodología de Investigación. Conocimiento y manejo del sector Educativo de tercer y cuarto nivel. Sistemas de evaluación académica y de gestión. Diseño de pensum académico acorde con la dinámica y proyección de la educación a nivel nacional y del desarrollo del entorno laboral del país y del contexto mundial. 39

40 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional o Licenciado en Matemática y Estadística, Física, Biología o Química y Cuatro (4) años de experiencia docente e investigativa como Profesor Universitario Título de postgrado en el nivel de Maestría. ESPACIO EN BLANCO 40

41 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO JEFE DE OFICINA Uno (1) OFICINA DE INFORMATICA Y TELEMATICA VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE APOYO RELACIONADO CON LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS TELECOMUNICACIONES. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir, coordinar y garantizar la implementación de nuevas tecnologías de información y comunicación en la institución para coadyuvar al logro de la eficiencia administrativa y el desarrollo académico, apoyando a las directivas académicas en la creación de nuevos entornos pedagógicos, sistemas virtuales de enseñanza y servicios de educación a distancia. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Implementar propuestas de mejoramiento y actualización tecnológica, orientadas a sostener una adecuada infraestructura de telecomunicaciones y teleinformática para garantizar el acceso a las nuevas tecnologías en todos los ámbitos del quehacer institucional. 2. Administrar el sistema de información, supervisar la operación de recursos informáticos y la red general de sistemas, para brindar una prestación efectiva y eficiente del servicio para el logro de los objetivos misionales de la Institución. 3. Identificar y evaluar nuevas necesidades y avances tecnológicos en infraestructura de sistemas de información, evaluar su impacto y recomendar 41

42 tecnologías de información y comunicaciones que permitan a la institución cumplir con la eficiente prestación del servicio educativo. 4. Asesorar a las directivas académicas en la creación de nuevos entornos pedagógicos, servicios de educación a distancia y sistemas virtuales de enseñanza superior, para ampliar la cobertura de la Institución y promover el acceso a la educación superior. 5. Realizar procesos de capacitación presencial y virtual, dirigidos a docentes, estudiantes, investigadores y administrativos para asegurar la plena utilización de las tecnologías de información y comunicación en los procesos y actividades académicas y administrativas de la UCEVA. 6. Asesorar a los docentes en la utilización de nuevas tecnologías informáticas para propiciar la innovación y experimentación pedagógica y el acceso a modernos recursos de información y documentación, como nuevas formas de elaboración, adquisición y transmisión del conocimiento. 7. Dar soporte técnico a todas y cada una de las dependencias académicas y administrativas de la UCEVA, para disponer de la mejor tecnología de información y comunicaciones. 8. Elaborar el plan integral de seguridad informática de la institución, velar por su permanente cumplimiento en todas las dependencias y coordinar el plan de respaldo y recuperación de la información. 9. Elaborar los manuales de usuarios e impartir la capacitación requerida para el manejo de las aplicaciones y programas por las diferentes dependencias. 10. Brindar asesoría a los docentes en la elaboración de material didáctico y aplicación de las tecnologías en los procesos de enseñanza. 11. Recibir en custodia, distribuir y controlar el uso de las licencias de software en la institución, de acuerdo con lo dispuesto por las normas legales vigentes. 12. Diseñar el plan de sistematización con base en los requerimientos institucionales. 13. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 14. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 15. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Auto 16. control y mejoramiento. 17. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión 42

43 UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 18. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Metodologías de Investigación, Diseño y Evaluación de proyectos. Planes y programas en revolución educativa en el contexto nacional e internacional. Diseño de ambientes de formación virtuales para docentes y educandos. Diseño, coordinación, supervisión de trabajo en equipo y programas de capacitación. Normatividad legal para la compra, uso, actualización y garantías sobre licencias y convenios que establezca la institución. Diseño y encuesta sobre nivel de satisfacción y detección de necesidades en los servicios que ofrece el área. Tecnologías y sistemas de administración de información. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Ingeniería de Sistemas, Telemática y afines y Dos (2) años de experiencia Profesional relacionada. Título de postgrado en el nivel de Especialización. 43

44 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO JEFE DE OFICINA Uno (1) OFICINA DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE APOYO RELACIONADO CON LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS III. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir, coordinar y garantizar el proceso de adquisición de bienes y servicios dentro del marco de la normatividad vigente y dentro del marco del principio de la transparencia. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar las actividades del proceso contractual, atendiendo los principios de la función administrativa y la normativa vigente sobre contratación pública. 2. Atender el proceso contractual bajo la dirección y orientación de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, para el cumplimiento de los propósitos institucionales. 3. Orientar a los usuarios en los trámites correspondientes, para dar cumplimiento a las directrices de la ley de contratación estatal. 4. Reportar oportunamente ante la página web estatal la gestión contractual que realice la UCEVA. 5. Realizar los informes que periódicamente se debe enviar a la Contraloría 44

45 Departamental, en materia de contratación. 6. Mantener actualizada la información de los contratos realizados por la UCEVA, para entregar a los diferentes organismos de control, la información que ellos requieran. 7. Coordinar la actualización permanente del manual de contratación, implementarlo y aplicarlo, conforme lo establece la ley. 8. Brindar asesoría a los docentes y servidores públicos en materia de contratación estatal. 9. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 10. Procesar y dar trámite a las solicitudes que estén en su órbita de competencia, atendiendo los principios de la función pública. 11. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Auto control y mejoramiento. 12. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 13. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Ley de contratación estatal y normas que la complementan o sustituyen Ley de educación superior Plan de acción de la dependencia. Plan de Desarrollo de la institución. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Liderazgo Orientación a resultados Planeación Orientación al usuario y al ciudadano Toma de decisiones Transparencia Dirección y Desarrollo de Personal Compromiso con la organización Conocimiento del entorno 45

46 VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Derecho o Administración Pública y Dos (2) años de experiencia Profesional relacionada. Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 46

47 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: DIRECTIVO JEFE DE OFICINA Uno (1) OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO VICERRECTOR ACADEMICO Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO MISIONAL DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir, coordinar, garantizar y apoyar las actividades curriculares en los diferentes niveles y modalidades de formación académica, para dar cumplimiento al plan de acción en las actividades de docencia y extensión, dentro de políticas definidas por el sistema de planeación institucional. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Presentar propuestas de mejoramiento y actualización tecnológica, orientadas a sostener una adecuada infraestructura de nuevas tecnologías en todos los ámbitos del registro académico de estudiantes. 2. Atender el registro de inscripción, matrícula y desempeño académico de los estudiantes, en coordinación con los Decanos de las diferentes facultades, para dar cumpliendo a los objetivos institucionales. 3. Dirigir los procesos correspondientes a la admisión y matricula académica de los estudiantes, de acuerdo con los reglamentos y procedimientos administrativos establecidos por la UCEVA. 4. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, los informes de indicadores exigidos por el MEN, cumpliendo con las metodologías establecidas. 47

48 5. Presentar a la Vicerrectoría Académica, propuestas de mejoramiento que permitan realizar ajustes a las reglamentaciones académicas existentes. 6. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 7. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 8. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Auto control y mejoramiento. 9. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 10. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Metodologías de Investigación, Diseño y Evaluación de proyectos. Planes y programas en revolución educativa en el contexto nacional e internacional. Normatividad legal sobre admisión y registro académico. Normatividad sobre educación superior. Diseño y encuesta sobre nivel de satisfacción y detección de necesidades en los servicios que ofrece el área. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno 48

49 VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Derecho, Contaduría, Administración de Empresas, Economía, Administración Pública o Ingeniería Industrial y Dos (2) años de experiencia profesional relacionada Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 49

50 NIVEL ASESOR I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASESOR JEFE DE OFICINA ASESORA Uno (1) OFICINA ASESORA JURIDICA RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO ESTRATEGICO RELACIONADO CON ASESORIA JURIDICA. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar asistencia jurídica a los directivos, comités y funcionarios, y realizar estudios jurídicos con el fin de ofrecer elementos de juicio para la toma de decisiones. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asesorar a las directivas y dependencias en los asuntos jurídicos relacionados con las actividades de la Institución y emitir los conceptos jurídicos requeridos. 2. Realizar actividades que contribuyan a generar una excelente cultura jurídica respecto de las actuaciones de los empleados vinculados a la UCEVA. 3. Estudiar los temas que hayan sido proyectados en otras dependencias, respecto de los cuales haya de fijarse la posición jurídica de la Institución. 4. Sustanciar en segunda instancia los procesos disciplinarios para la firma del Rector. 5. Revisar los proyectos de actos administrativos de la UCEVA, para verificar el cumplimiento de los protocolos jurídicos. 6. Representar judicialmente a la Institución e informar oportunamente sobre el avance de los negocios. 50

51 7. Establecer criterios de interpretación legal de última instancia en la Institución. 8. Participar en la definición de necesidades de cooperación interinstitucional y asesorar en lo concerniente a los contenidos de los convenios que para el efecto se realicen. 9. Advertir de forma oportuna ante directivos y empleados la violación a las normas legales y estatutarias vigentes. 10. Emitir conceptos previos de los documentos que se envían al Consejo Directivo. 11. Revisar las minutas de contratos, pliegos de licitación, proyectos de actos administrativos relativos a la contratación, y velar por la correcta aplicación y cumplimiento en la Institución de las normas vigentes en materia de contratación. 12. Asesorar a las directivas de la Institución en los aspectos legales relacionados con los asuntos laborales, de contratación, convenios y reglamentaciones internas. 13. Revisar de forma oportuna los convenios que pretende realizar la UCEVA con entidades públicas y privadas. 14. Recopilar y actualizar las normas legales y reglamentaciones, relacionadas con las actividades que realiza la Institución. 15. Presentar y contestar las demandas e intervenir en los procesos jurídicos ordinarios y constitucionales que se presenten a favor y en contra de la UCEVA 16. contestar las demandas e intervenir en los procesos jurídicos ordinarios y constitucionales que se presenten a favor y en contra de la UCEVA 17. Disponer de mecanismos de autocontrol de su dependencia. 18. Procesar y dar trámite a las solicitudes que estén en su órbita de competencia, atendiendo los principios de la función pública. 19. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 20. Dar a conocer de forma oportuna la nueva normatividad o los cambios de esta ante las dependencias a las que compete su manejo. 21. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 22. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión 51

52 UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 23. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Leyes, normas y demás aspectos de obligatorio cumplimiento para Entidades de Educación Superior. Código Único Disciplinario. Normatividad en función publica Código disciplinario único Ley de carrera vigente Atención y trámite de reclamos. Norma NTCGP 1000:2004 MECI Mecanismos de autocontrol propios del área y de la Institución. Análisis y aplicación de normas y procedimientos propios de la Institución. Normatividad, reglamentaciones y procedimientos propios de instituciones públicas. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Experticia Profesional Conocimiento del entorno Construcción de relaciones Iniciativa VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Derecho y afines y Dos (2) años de experiencia profesional en el sector oficial. Título de postgrado en el nivel de Especialización. 52

53 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASESOR JEFE DE OFICINA ASESORA Uno (1) OFICINA ASESORA DE PLANEACION RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO ESTRATEGICO RELACIONADO CON LA PLANEACION INSTITUCIONAL. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Asesorar a la Dirección y demás dependencias de la Institución, en la formulación de estrategias, planes, programas y proyectos de carácter administrativo que orienten la toma de decisiones hacia el cumplimiento de la misión institucional. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asesorar al Rector, al Consejo Directivo y demás directivos de la Institución en la formulación y diseño de políticas, planes, programas y proyectos para lograr el adecuado funcionamiento de la Institución. 2. Preparar en coordinación con las dependencias académicas y administrativas, los programas y proyectos que deben ser incorporados al Plan de Desarrollo Institucional, y coordinar su diseño, elaboración y ejecución. 3. Realizar el seguimiento y monitoreo al cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Institucional. 4. Formular en coordinación con las demás dependencias, los proyectos y los planes de acción, hacer seguimiento a su ejecución y proponer los ajustes necesarios. 5. Diseñar el proyecto del presupuesto de inversiones de la institución, 53

54 articulado con el Plan de Desarrollo y PEI, para implementar una política de mayor integración de los procesos de planificación y asignación de recursos. 6. Diseñar proyectos para ser presentados ante entidades públicas y privadas de carácter nacional e internacional, que permitan captar recursos para el desarrollo de la investigación en la UCEVA. 7. Definir y desarrollar en coordinación con las demás dependencias, los análisis estadísticos de carácter permanente, requeridos para la toma de decisiones y presentación de informes. 8. Estructurar el banco de proyectos de la UCEVA en coordinación con las dependencias académicas y administrativas de la UCEVA. 9. Realizar análisis comparativos y definir parámetros, herramientas de costos e indicadores para medir la gestión financiera y de ejecución de los proyectos institucionales. 10. Asesorar y apoyar a los responsables de los proyectos en el manejo, financiación, evaluación, seguimiento y presentación de informes del desarrollo de los proyectos, que permita calificar el cumplimiento de las metas fijadas. 11. Elaborar los criterios para definir la selección y aprobación de los proyectos que presenten las diferentes dependencias para ser financiados por recursos institucionales. 12. Elaborar y desarrollar metodologías de planeación en coordinación con las dependencias académicas y administrativas. 13. Analizar el impacto del gasto sobre el crecimiento económico y distribución del ingreso por facultad. 14. Coordinar con las demás dependencias la elaboración y actualización de los manuales de métodos y procedimientos y verificar su aplicación. 15. Asesorar el diseño de los formatos que se utilicen en los procedimientos administrativos internos. 16. Dirigir la Implementación del sistema de gestión de la calidad en la UCEVA y apoyar a la Rectoría en la aplicación de las políticas del sistema de gestión de la calidad al interior de la Institución. 17. Liderar la implementación y hacer el seguimiento del plan institucional de gestión ambiental al interior de la Institución. 18. Dirigir la implementación del modelo estándar de control interno (MECI) al interior de la Institución. 19. Facilitar la concertación y coordinación de proyectos de inversión, investigación, asesorías y consultorías con los entes públicos y privados. 54

55 20. Diseñar y coordinar el proceso global de planificación Institucional en los aspectos académicos, técnicos, económicos y administrativos. 21. Liderar el programa Institucional de austeridad. 22. Diseñar y coordinar la implementación de la metodología que permita la actualización permanente de los datos estadísticos requeridos en los planes y proyectos de la Institución. 23. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 24. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 25. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 26. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 27. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Plan de Desarrollo Nacional Plan de Inversión Nacional, Departamental, Municipal. Políticas, Planes y Programas de Desarrollo de Instituciones de Educación Superior. Herramientas estadísticas de análisis. Formulación e implementación de proyectos ante entidades públicas y privadas de carácter nacional e internacional. Manejo del MGA Sistemas de Financiación de proyectos de inversión. Metodología para el diseño, análisis, evaluación y priorización de proyectos. Diseño y medición de indicadores de gestión. Microeconomía. y macroeconomía. 55

56 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Experticia Profesional Conocimiento del entorno Construcción de relaciones Iniciativa VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Administración Pública, Economía, Ingeniería Industrial o Arquitectura y. Tres (3) años de experiencia profesional relacionada. Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 56

57 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASESOR JEFE DE OFICINA ASESORA Uno (1) OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES RECTOR Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO ESTRATEGICO RELACIONADO CON LAS COMUNICACIONES III. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistir técnicamente al Rector y su cuerpo Directivo, en la implantación de la política institucional de comunicaciones, que permitan identificar posibilidades de expansión del mercado de los programas y servicios institucionales, el posicionamiento de la imagen institucional, la apertura de nuevos programas y la prestación de nuevos servicios para coadyuvar al desarrollo institucional. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Implementar estrategias encaminadas al mejoramiento de la imagen corporativa de la UCEVA frente a la comunidad académica y la sociedad. 2. Realizar actividades de promoción y sensibilización para generar una conciencia y actitud receptiva para la implementación de la cultura del servicio al cliente, como herramienta para el posicionamiento de la institución 3. Realizar actividades de promoción y difusión de los programas y actividades académicas que realiza la institución para mantener informada a la comunidad académica y al público en general. 4. Diseñar proyectos, dirigir y ejecutar programas de servicios de orientación profesional a los estudiantes de educación básica secundaria, para facilitar a los bachilleres el acceso a la enseñanza superior y el conocimiento de los 57

58 programas que ofrece la institución. 5. Elaborar y actualizar permanentemente el portafolio de servicios UCEVA, tanto a nivel impreso como virtual, para dar a conocer la oferta de sus programas y servicios. 6. Utilizar el portafolio institucional y la página Web como medios promocionales de los programas y servicios de la Institución, para difundir ampliamente su oferta. 7. Diseñar y dirigir programas que conlleven al mejoramiento permanente de las relaciones interinstitucionales 8. Realizar actividades de promoción y sensibilización para generar una conciencia y actitud receptiva para la implementación de la cultura del servicio al cliente, como herramienta para el posicionamiento de la institución 9. Dirigir y divulgar los aspectos positivos y relevantes de las labores diarias de la Institución. 10. Diseñar, establecer, dotar, y optimizar el canal de Televisión de la Institución 11. Diseñar estrategias que permitan incrementar las solicitudes de prestación de servicios e incentivar la oferta y la demanda de programas y servicios. 12. Diseñar y orientar el desarrollo del canal de televisión institucional. 13. Diseñar, orientar y dirigir los planes estratégicos que conduzcan a la autofinanciación del canal institucional 14. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 15. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 16. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Autocontrol y mejoramiento 17. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que dirige, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 18. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. 58

59 V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Metodología para el diseño, evaluación y monitoreo de planes y programas de mercadeo. Servicio al Cliente. Metodología para el diseño y desarrollo de proyectos. Estadística y diseño de modelos para el análisis y selección de población objetivo para los diferentes proyectos de diversificación y expansión. Diseño y mercadeo de servicios y líneas de atención a clientes. Manejo de las relaciones públicas de la UCEVA con el sector público y privado y con la comunidad en general. Plan nacional de desarrollo y políticas estatales en educación. Normatividad legal para instituciones públicas de Educación Superior. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Experticia Profesional Conocimiento del entorno Construcción de relaciones Iniciativa VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Economía, Contaduría, Administración de Empresas, Administración Pública o Ingeniería Industrial y Treinta (30) meses de experiencia profesional relacionada Título de postgrado en el nivel de Especialización en Comunicación Social o Periodismo y afines. 59

60 NIVEL PROFESIONAL I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL DIRECTOR DE CENTRO Uno (1) CONSULTORIO JURIDICO DECANO FACULTAD CIENCIAS JURIDICAS Y HUMANISTICAS Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESO MISIONAL DE DIRECCION DEL CONSULTORIO JURIDICO DE LA ENTIDAD. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, dirigir, controlar y evaluar las actividades propias del Centro de Conciliación y Consultorio Jurídico, para el logro de los propósitos académicos, investigativos y de extensión del programa de Derecho de la UCEVA. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, dirigir y controlar las prácticas sociales estudiantiles, para facilitar los logros inherentes a la misión del programa de Derecho y de la Institución. 2. Dirigir y coordinar la eficiente prestación del servicio de conciliación, de conformidad con la ley. 3. Coordinar la representación de los usuarios de escasos recursos en los procesos que deban adelantar ante las instancias judiciales. 4. Coordinar y orientar a los monitores y estudiantes de práctica de la Facultad de Ciencias Jurídicas, para coadyuvar al cumplimiento de la misión Institucional. 60

61 5. Dirigir, coordinar y evaluar la orientación y la atención de consultas de carácter legal. 6. Coordinar con la Decanatura y los profesores las actividades propias de las prácticas sociales estudiantiles. 7. Informar a las autoridades universitarias sobre los resultados obtenidos a través de las prácticas sociales estudiantiles de la Facultad de Derecho. 8. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 9. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 10. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 11. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Marco legal de los Centros de Conciliación y Consultorio Jurídico Código disciplinario único. Administración de personal NTCGP 1000:2004 Diseño análisis y desarrollo de proyectos de impacto social. Normatividad de entidades oficiales y Educación Superior. Proyección y desarrollo de los Consultorios Jurídicos. Coordinación y proyección de trabajo en equipo. Conocimientos básicos en Sistemas. Conocimientos del entorno. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación 61

62 Por tener personal a cargo: Liderazgo de grupos de trabajo Toma de decisiones VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Derecho y Tres (3) años de experiencia profesional. Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 62

63 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL PROFESIONAL ESPECIALIZADO Uno (1) PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Carrera administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE APOYO EN EL COMPONENTE FINANCIERO DE LA ENTIDAD. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Diseñar, organizar, coordinar, controlar y ejecutar procesos, procedimientos, planes, programas y proyectos en materia presupuestal y de cartera para el recaudo, fiscalización y cobro de aportes, pagos y obligaciones a favor de la Institución. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos que contribuyan a optimizar la utilización de los recursos disponibles. 2. Crear mecanismos de control y actualización del registro de recursos, obligaciones y patrimonio de la Institución, para verificar el adecuado manejo contable en la entidad. 3. Proyectar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas en la implementación y ejecución de programas, políticas, proyectos y procedimientos contables, para la presentación de los estados financieros y el suministro de información confiable y oportuna. 63

64 4. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar la implementación, actualización y difusión del Plan General de Contabilidad, de acuerdo con las normas y principios expedidos por la Contaduría General de la Nación. 5. Organizar, coordinar, revisar y controlar los estados financieros de la UCEVA, con el objeto de presentarlos a las diferentes entidades, así como los informes que se requieran para el análisis de las finanzas de la Institución. 6. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar la proyección, prospección y control de la gestión contable, para garantizar una sana gestión financiera y contable. 7. Organizar, coordinar y ejecutar los mecanismos para el cumplimiento y ejecución de la política financiera de la Institución, de conformidad con la normativa vigente. 8. Participar en la elaboración del proyecto de presupuesto bajo la dirección de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 9. Preparar las declaraciones tributarias para cumplir con los requisitos de Ley. 10. Verificar la legalidad y el cumplimiento de los términos y condiciones de pago de las obligaciones Institucionales. 11. Expedir los certificados de retención en la fuente para cumplir con los requisitos de Ley. 12. Realizar estudios de factibilidad financiera para la formulación e implementación de proyectos. 13. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 14. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 15. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Auto control y mejoramiento. 16. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 17. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. 64

65 V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Reglamentación Tributaria acorde con la naturaleza de la Institución. Elaboración de Presupuestos. Conocimientos Financieros. Diseño, análisis y evaluación de procesos propios de la dependencia. Plan Nacional de Desarrollo Proyecciones económicas de la región, la Nación y el Departamento en materia tributaria y de presupuesto. Políticas Estatales en Educación Superior VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje continuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional de Contador Público y Tres (3) años de experiencia profesional relacionada. Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 65

66 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL PROFESIONAL ESPECIALIZADO Uno (1) OFICINA DE CONTROL INTERNO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO Carrera administrativa PROCESO DE EVALUACION II. AREA FUNCIONAL III. PROPÓSITO PRINCIPAL Coordinar la implementación de los procesos institucionales del sistema de control interno, para garantizar que la aplicación del conjunto de principios, normas, procedimientos y mecanismos de seguimiento, verificación y evaluación de su gestión, se realicen. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Implementar los procedimientos de verificación y evaluación del sistema de control interno. 2. Proponer a partir del análisis y estudios técnicos, las actividades conducentes al cumplimiento de los objetivos, planes, programas operativos de la dependencia. 3. Instruir a las demás dependencias de la entidad en la aplicación de las herramientas diagnósticas y de mejoramiento institucional para garantizar la validez y confiabilidad de la información. 4. Asesorar y ofrecer acompañamiento a las dependencias en los procesos de mejoramiento continuo, para el cumplimiento de la misión institucional, como responsabilidad de todos los funcionarios vinculados a la Institución. 5. Diseñar y coordinar la implementación de las estrategias y mecanismos para 66

67 el control en la implementación del sistema de control interno, bajo la dirección del Jefe de la Oficina de Control Interno 6. Realizar actividades orientadas a la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Auto control y mejoramiento. 7. Realizar las actividades de seguimiento a los procesos administrativos, financieros, académicos y de sistemas, y presentar informe al superior inmediato. 8. Coordinar la ejecución de actividades de análisis de riegos de las dependencias, revisión del mapa de riesgos institucional, para coadyuvar en la efectividad de la gestión. 9. Acompañar y asesorar a los funcionarios en la implementación de los controles en las actividades y procesos, para coadyuvar en el fomento y consolidación de la cultura de autocontrol. 10. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 11. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 12. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad en la UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 13. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimientos en metodologías de planeación NTCGP 1000: Decreto 4485 de 2009 MECI Sistema de control interno, normatividad vigente en la materia. Conocimientos de metodologías de presentación de proyectos de inversión pública. Conocimientos básicos Educación Superior. 67

68 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Contaduría Pública y Tres (3) años de experiencia profesional relacionada. Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 68

69 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL PROFESIONAL ESPECIALIZADO Uno (1) VICERRECTORIA ACADEMICA VICERRECTOR ACADEMICO Carrera administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS MISIONALES DE DOCENCIA, INVESTIGACION Y EXTENSION. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Coordinar las actividades orientadas al fortalecimiento académico de la Institución y la articulación de la docencia, la investigación y la extensión en los programas académicos. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar actividades de concertación y coordinación con los entes públicos y privados, orientados a la creación de nuevos programas académicos. 2. Programar y coordinar las actividades de capacitación y actualización docente, para lograr el cumplimiento de la misión de la dependencia. 3. Coordinar las actividades de evaluación de los programas académicos, de acuerdo con su calidad, pertinencia y beneficio social. 4. Buscar cooperación internacional para el desarrollo de proyectos y el establecimiento de alianzas estratégicas, para que contribuyan al desarrollo de programas y proyectos académicos. 5. Establecer vínculos con diferentes entidades orientados a promover la realización de convenios interinstitucionales que coadyuven a la movilidad académica docente y estudiantil. 6. Coordinar las actividades de la Escuela de Formación de Docentes, para mejorar la calidad educativa. 69

70 7. Formular y coordinar el proyecto de Formación Docente a nivel de Maestrías y Doctorados, con el fin de elevar el nivel académico de la Institución. 8. Presentar semestralmente al Vicerrector Académico informe de las actividades realizadas. 9. Apoyar el fortalecimiento de los programas. 10. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 11. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 12. Evaluar institucionalmente los resultados de los indicadores de gestión de la actividad académica. 13. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 14. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 15. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Plan de Desarrollo de la Institución. Direccionamiento y proyección de los planes, programas y proyectos académicos Marco legal y teórico de las actividades de educación superior y proyección social. Conocimiento del entorno, de instituciones públicas y privadas de Educación superior. Formación pedagógica. De evaluación y análisis de convenios con entidades públicas y privadas. De políticas de calidad de la Educación Superior. Marco legal de las Instituciones de Educación superior. 70

71 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Economía, Administración de Empresas, Administración Pública o Contaduría y Título de postgrado en el nivel de Maestría en Educación. Tres (3) años de experiencia profesional. ESPACIO EN BLANCO 71

72 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL PROFESIONAL ESPECIALIZADO Uno (1) PLANEACION JEFE OFICINA DE PLANEACION Carrera administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESO ESTRATEGICO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Diseñar, organizar, coordinar, controlar y ejecutar procesos, procedimientos, planes, programas y proyectos en la implementación del sistema de gestión de la calidad y del MECI. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar, organizar, coordinar y ejecutar planes, programas y proyectos con miras a optimizar los recursos en la implementación del sistema de gestión de la calidad. 2. Proyectar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas en la implementación y ejecución del sistema de gestión de la calidad. 3. Dirigir los procesos de autoevaluación y acreditación de los programas académicos de la Institución. 4. Diseñar, organizar, coordinar y ejecutar la implementación, actualización y difusión del MECI, de acuerdo con las normas y principios expedidos por el Gobierno Nacional al respecto. 5. Revisar y verificar el cumplimiento de la normatividad vigente del sistema integrado de gestión 72

73 6. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 7. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 8. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Auto control y mejoramiento. 9. Apoyar el seguimiento al Plan de Desarrollo y Planes de acción de la UCEVA. 10. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 11. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES NTCGP 1000:2004 y normatividad vigente sobre sistema de gestión de la calidad. Sistema de control interno Ley 87 de 1992 o su modificatoria Función publica Plan de Desarrollo Institucional Planes de acción Diseño, análisis y evaluación de procesos propios de la dependencia. Plan Nacional de Desarrollo Proyecciones económicas de la región, la Nación y el Departamento en materia tributaria y de presupuesto. Proyecciones de cobertura, investigación, docencia, proyección social en educación superior. Políticas Estatales en Educación Superior. 73

74 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Economía, Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría o Ingeniería Industrial y Tres (3) años de experiencia profesional relacionada. Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 74

75 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL TESORERO GENERAL Uno (1) TESORERIA GENERAL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE APOYO RELACIONADO CON LA TESORERIA DE LA ENTIDAD. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Custodiar los recursos financieros de la institución y orientar, coordinar, controlar y evaluar la ejecución y registro de los procesos de recaudo de ingresos, inversión y pago de obligaciones institucionales, de conformidad con las normas legales y reglamentarias sobre administración de los recursos financieros de carácter público. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar en la preparación del anteproyecto anual de ingresos y gastos de la UCEVA bajo la dirección de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y en coordinación con las diferentes dependencias. 2. Presentar a consideración del Rector los anteproyectos de Acuerdos o Resolución sobre traslados y adiciones presupuestales. 3. Preparar, presentar y ejecutar el flujo anualizado de Caja y elaborar el PAC. 4. Preparar el Plan Financiero, de acuerdo con las normas vigentes. 5. Revisar los sistemas de control establecidos y proponer los cambios necesarios para evitar la evasión y elusión de los pagos. 6. Llevar el control diario de caja, de acuerdo con los procedimientos 75

76 establecidos. 7. Promover campañas con el fin de incentivar a la comunidad educativa para que hagan los pagos oportunamente, con el propósito de disminuir la cartera a favor de la UCEVA. 8. Verificar que las órdenes de pago de las diferentes dependencias de la UCEVA, contengan los documentos necesarios para efectuar los pagos, de acuerdo con las normas legales vigentes. 9. Girar cheques de la UCEVA a favor de terceros, fondos especiales y en general todas las cuentas de la Institución. 10. Realizar los pagos ordenados por las instancias judiciales. 11. Girar los descuentos por concepto de libranzas a las diferentes entidades manteniendo el control actualizado. 12. Elaborar la relación diaria de egresos. 13. Diligenciar los formularios y efectuar el pago de la seguridad social, retención en la fuente, aportes fiscales de ley y los descuentos por concepto de estampillas municipales y departamentales. 14. Realizar los procesos de recaudo, inversión y pago de las obligaciones institucionales para el logro de los objetivos y misión de la dependencia. 15. Velar por el cumplimiento de la política financiera de la institución, de conformidad con la normativa y reglamentaciones vigentes. 16. Coordinar, ejecutar y controlar el recaudo de las rentas para proveer a la institución de los recursos necesarios para su funcionamiento. 17. Programar, realizar y controlar el pago de las acreencias para garantizar la cancelación oportuna de las obligaciones contraídas por la institución. 18. Llevar el registro y control de las transferencias oficiales. 19. Custodiar los títulos valores y garantizar su seguridad y debida administración. 20. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 21. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 22. Aplicar mecanismos de autocontrol para los procesos realizados en la dependencia para mejorar la productividad de la gestión. 23. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento. 24. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que 76

77 coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 25. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES De normatividad legal vigente para Instituciones de Educación Superior Ley general de presupuesto De contabilidad De Administración y custodia de documentos financieros Diseño análisis y evaluación de proyectos Diseño y análisis de procedimientos De administración de personal VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Contaduría, Administración Pública o Economía y Tres (3) años de experiencia profesional relacionada. Título de postgrado en el nivel de Especialización. 77

78 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL LIDER DE PROYECTO Dos (2) VICERRECTORIA DE INVESTIGACION Y PROYECTOS VICERRECTOR DE INVESTIGACION Y PROYECCION A LA COMUNIDAD Carrera administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESO MISIONAL DE INVESTIGACION. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Liderar la realización de actividades orientadas a fomentar la investigación en todas las disciplinas, y promover procesos de investigación formativa mediante asesorías permanentes a colectivos de la comunidad universitaria, al igual que el fortalecimiento de los procesos de proyección social para coadyuvar al cumplimiento de la misión Institucional y de la dependencia. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Orientar las diferentes actividades académicas y administrativas para alcanzar los objetivos trazados en la misión de la Vicerrectoría de Investigaciones y proyección a la comunidad en términos de calidad y eficiencia. 2. Liderar la realización de procedimientos para fomentar la cultura de la investigación en la enseñanza, como elemento básico de la producción del conocimiento. 3. Orientar y participar en los procesos permanentes de registro de proyectos de investigación de docentes y estudiantes de la Institución ante Colciencias. 78

79 4. Realizar actividades orientadas a fomentar la investigación en todas las disciplinas académicas y desarrollo de las capacidades de investigación en todos los miembros de la comunidad académica. 5. Establecer modalidades de colaboración entre la UCEVA y los distintos sectores de la sociedad, para contribuir eficazmente al desarrollo local, regional y nacional, mediante la ejecución de proyectos de investigación. 6. Procesar la información institucional sobre actividades, y procesos de investigación como líneas, programas, proyectos y eventos afines. 7. Verificar y articular que el desarrollo de la investigación en la UCEVA esté acorde con las políticas institucionales. 8. Asesorar a la comunidad universitaria sobre el diseño metodológico de los trabajos de investigación. 9. Mantener actualizado el Registro de los Proyectos de Investigación que adelanten los programas académicos. 10. Verificar en las facultades el cumplimiento de las directrices de Colciencias en todos los procesos de investigación que se realicen. 11. Ofrecer asesorías permanentes sobre diseño y ejecución de trabajos de grado de acuerdo con la normativa legal vigente. 12. Representar al Vicerrector en los comités, juntas y demás actividades que éste le señale. 13. Ofrecer asesoría a la comunidad universitaria en lo relativo a las fases de producción intelectual. 14. Diseñar el proyecto de catálogo general de publicaciones de la UCEVA. 15. Ofrecer apoyo en la elaboración de costos de producción y criterios de calidad de edición para la elaboración de los respectivos proyectos. 16. Gestionar la elaboración de las publicaciones de la UCEVA. 17. Velar por la custodia de los negativos y la organización del archivo de modelos para las reimpresiones de la UCEVA. 18. Llevar el registro de las publicaciones que se encuentran en proceso editorial y de los ejemplares de las publicaciones periódicas que en calidad de modelos envíen las facultades, dependencias administrativas y estudiantes. 19. Participar activamente en el proceso de planeación, ejecución, evaluación y control de las actividades de la Vicerrectoría de Investigaciones. 20. Coordinar y evaluar la ejecución de los servicios que en la modalidad de atención de consultas directas, asesoría y consultoría empresarial y programas de capacitación ofrezca la Institución. 21. Asesorar y orientar a los monitores en la aplicación de los procedimientos, 79

80 trámites y estudios requeridos para la eficiente prestación del servicio de atención de consultas, asesorías, consultorías y programas o actividades de capacitación. 22. Autorizar la iniciación de la práctica del estudiante y verificar el seguimiento del monitor del área respectiva en la ejecución de la práctica. 23. Revisar el informe final de los trabajos de práctica realizados por los estudiantes. 24. Llevar registro estadístico de las actividades realizadas en la modalidad de capacitación, asesorías, consultorías y atención de consultas. 25. Atender a los usuarios de la dependencia para el suministro y/o recepción de la información pertinente de, acuerdo con las políticas institucionales. 26. Presentar al superior inmediato informe mensual de las actividades de extensión y programas o actividades de capacitación. 27. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 28. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Autocontrol y mejoramiento. 29. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Institucional de Control Interno. 30. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Metodología para el desarrollo de proyectos de investigación. Trabajo en equipo y Diseño seguimiento y evaluación de metas y objetivos. Marco legal Instituciones de educación superior de naturaleza oficial. Estructura y análisis de costos y costeo de productos. Conocimiento y análisis del alcance de la investigación y su incidencia en el entorno nacional e internacional. Metodología Docente. 80

81 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en cualquier disciplina y Tres (3) años de experiencia en docencia universitaria y/o proyección social Título de postgrado en el nivel de Especialización. ESPACIO EN BLANCO 81

82 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL LIDER DE PROGRAMA Tres (3) FACULTADES DECANO DE FACULTAD RESPECTIVA Carrera administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESO MISIONAL RELACIONADO CON LOS PROGRAMAS DE FORMACION ACADEMICA Y DE INVESTIGACION. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Supervisar, coordinar, controlar y participar en el desarrollo de los planes y programas, aplicando los conocimientos especializados que sean necesarios dentro del análisis y ejecución de los estudios e investigaciones que hacen parte de dichos planes y programas en las facultades de la Institución. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Responder por los procesos académicos y administrativos de los programas de la facultad, bajo la dirección del Decano respectivo. 2. Coordinar, ejecutar, controlar y evaluar los resultados de los procesos académicos y administrativos del respectivo programa académico. 3. Coordinar los procesos académicos y administrativos, para garantizar el cumplimiento de la calidad del respectivo programa académico y de los requisitos administrativos exigidos por la Facultad y la Institución para la formación integral de los estudiantes. 4. Coordinar y controlar la ejecución de los convenios interinstitucionales para asegurar que cumplan con las necesidades reales del programa académico y permitan a los estudiantes realizar eficientemente sus prácticas. 5. Elaborar semestralmente la estadística del índice de deserción de los estudiantes del programa y presentar informe a la Oficina de Planeación. 6. Presentar informe semestral a la Oficina de Planeación sobre la procedencia de los estudiantes del respectivo programa. 82

83 7. Verificar el cumplimiento del contenido de los programas de las asignaturas y presentar informe semestral al Decano. 8. Presentar informe semestral al Decano sobre índice de ausentismo de docentes. 9. Liderar los proyectos de investigación del respectivo programa académico, orientados a mejorar su calidad, bajo la supervisión del Vicerrector Académico y la dirección general de la Vicerrectoría de Investigación. 10. Verificar con la participación de los Estudiantes, al inicio de cada semestre, los contenidos programáticos en el pénsum académico. 11. Presentar propuestas de mejoramiento de las actividades académico - administrativas, para alcanzar los objetivos trazados por la misión de la facultad en términos de calidad y eficiencia. 12. Participar activamente en los diferentes comités organizados en el respectivo programa académico y presentar informe mensual de gestión al Decano. 13. Ejercer la función de Secretario en las reuniones del Consejo de facultad u otros, elaborar las respectivas actas y mantener actualizado el archivo de las mismas. 14. Informar permanentemente a profesores y alumnos sobre novedades curriculares u otras. 15. Elaborar mensualmente el informe de las horas cátedra dictadas por los docentes. 16. Coordinar el uso de los recursos físicos o ayudas al personal docente para el normal desarrollo de las clases. 17. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 18. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Autocontrol y mejoramiento. 19. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Institucional de Control Interno. 20. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. 83

84 FUNCIONES ESPECIFICAS EN LA FACULTAD DE EDUCACION 1. Coordinar, organizar y ejecutar las actividades relacionadas con la recreación y el deporte de la Institución, dirigidas a la integración de los estudiantes de las diferentes facultades, los docentes y los empleados. 2. Realizar actividades de sensibilización y promoción de la práctica de las diferentes disciplinas deportivas para la creación de las selecciones que representen la Institución en los diferentes torneos y jornadas deportivas. 3. Realizar actividades encaminadas a mejorar el nivel de competitividad deportiva de las selecciones de las diferentes disciplinas deportivas. 4. Diseñar y ejecutar programas de capacitación en las diferentes disciplinas deportivas, orientadas a crear y fortalecer la cultura de la práctica deportiva al interior de la comunidad universitaria. 5. Presentar informe mensual sobre las actividades realizadas. 6. Programar al inicio de cada semestre, bajo la dirección del Decano de la Facultad de Educación los horarios de utilización de los campos deportivos y responder por su cumplimiento. 7. Programar con los decanos los horarios de materia electivas en materia de deportes 8. Verificar el buen estado de los escenarios deportivos y presentar oportunamente los requerimientos pertinentes para su mantenimiento. 9. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 10. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Autocontrol y mejoramiento. 11. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 12. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. 84

85 V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Básicos de la Facultad que coordina. De la normatividad aplicable a los procesos del área y la Institución. Conceptos básicos en Pedagogía Diseño y evaluación de procesos. Requerimientos del Ministerio de Educación Nacional para Instituciones de Educación Superior. Técnicas de Comunicación. Conceptos básicos en Metodología de la Investigación. Reglamentación Deportiva VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título profesional en áreas del conocimiento de la respectiva facultad. PARA LA FACULTAD DE EDUCACIÓN Título de Licenciado en Educación Física y/o Deportes. Tres (3) años de experiencia profesional. Tres (3) años de experiencia profesional. 85

86 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL PROFESIONAL UNIVERSITARIO Cuatro (4) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa PROCESOS DE APOYO A LA GESTION II. AREA FUNCIONAL III. PROPÓSITO PRINCIPAL Coordinar y supervisar las labores técnicas y administrativas establecidas en los procedimientos de la dependencia asignada, para coadyuvar al cumplimiento de la misión y objetivos de la misma. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender el seguimiento y control de los procesos establecidos en la dependencia. 2. Participar en la coordinación de los procesos de recolección, procesamiento y presentación de la información estadística para la elaboración del Plan de Desarrollo y el Plan de Acción de la dependencia. 3. Aplicar conocimientos, principios y técnicas dentro del área de desempeño de la dependencia, para su adecuada articulación con el Plan de Desarrollo y el plan estratégico de la dependencia. 4. Revisar, analizar, proyectar y/o responder las peticiones que le asigne el Jefe Inmediato, para dar una oportuna respuesta dentro de los términos legales pertinentes. 5. Presentar los informes sobre las actividades desarrolladas en la dependencia, el cumplimiento del plan de desarrollo y la planeación estratégica mensualmente. 86

87 6. Prestar apoyo administrativo en las actividades inherentes a la naturaleza del empleo para prestar el adecuado servicio a cargo de la dependencia. 7. Proponer el diseño, perfeccionar, adoptar, proyectar y recomendar las medidas necesarias que se requieran para la implementación del control interno en el desarrollo de las responsabilidades asignadas al empleo que desempeña. 8. Proyectar los actos administrativos que deba emitir la dependencia. 9. Aplicar los indicadores de gestión diseñados para evaluar la gestión de la dependencia. 10. Coordinar y verificar la correcta aplicación de los procedimientos propios de la dependencia, para lograr la efectividad del servicio. 11. Promover el trabajo en equipo para el cumplimiento de la misión de la entidad. 12. Disponer de mecanismos de autocontrol para mejorar la productividad de la dependencia. 13. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 14. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 15. Aplicar las acciones diseñadas para la consolidación de la cultura de Austeridad, Autoevaluación, Autocontrol y mejoramiento en los procesos de la dependencia. 16. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 17. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. 87

88 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE MANTENIMIENTO 1. Coordinar, orientar, supervisar y controlar la prestación eficiente de los servicios de vigilancia, aseo, mantenimiento y conservación de la planta física de la Institución, para el eficaz cumplimiento de las actividades de la Institución. 2. Proponer proyectos de desarrollo de la planta física, para ser considerados en el plan de desarrollo. 3. Proponer y organizar programas y proyectos de adecuación de infraestructura física, mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones locativas. 4. Realizar la programación de los turnos de trabajo y vacaciones individuales de los funcionarios de servicios generales, de acuerdo a las necesidades del servicio y los planes y proyectos de la dependencia. 5. Coordinar y supervisar la realización de las actividades de aseo y mantenimiento de las instalaciones locativas y zonas verdes, cafetería y actividades complementarias, para garantizar la eficiente prestación del servicio. 6. Coordinar la prestación de los servicios de seguridad y vigilancia, realizar las programaciones y reportar los turnos de vigilancia. 7. Velar por la correcta aplicación de los controles de asistencia adoptados por la institución. 8. Coordinar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo en todas las instalaciones de la Institución. 9. Coordinar las actividades de mantenimiento de los escenarios deportivos y su préstamo a entidades o particulares. 88

89 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE ARCHIVO 1. Dar aplicación a la normatividad correspondiente en el proceso de gestión documental, dentro de los lineamientos señalados por la institución. 2. Coordinar, controlar y realizar el seguimiento de la Gestión de los Documentos, Archivo y Correspondencia de la Institución. 3. Aplicar los conocimientos propios de su profesión en la planeación y control de los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia, se lleven a cabo de una manera técnica. 4. Coordinar los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia. 5. Asesorar y dar instrucciones al personal de la Institución en el manejo del aplicativo SGD para todas las dependencias. 6. Coordinar los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central. 7. Dar las instrucciones pertinentes sobre los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación, se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia. 8. Dar las instrucciones pertinentes sobre los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación, se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia. 9. Dar las instrucciones pertinentes sobre los archivos de gestión y las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos. 10. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares. 11. Vigilar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes. 12. Mantener actualizado el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental. 13. Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia. 14. Elaborar los instrumentos de control necesarios. 15. Citar el comité de archivos de la entidad y ejercer la secretaría técnica. 16. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia. 89

90 17. Coordinar con las dependencias responsables del sistema integrado de administración y los órganos internos de control. 18. Presentar y desarrollar proyectos conducentes a desplegar el sistema de gestión documental en la Institución. 19. Realizar las actividades de apoyo y acompañamiento a los funcionarios responsables del manejo de los archivos de las dependencias, con el fin de asegurar la correcta aplicación de la normatividad archivística. 20. Elaborar y actualizar permanente de las tablas de retención documental y de valoración documental. 21. Planear y programar la transferencia de los archivos de gestión al archivo central. 22. Colaborar con la implementación de los procesos de modernización de gestión documental de la Institución, en materia tecnológica. 23. Proyectar e Implementar las políticas Institucionales para garantizar la conservación y custodia del patrimonio documental de la UCEVA. 24. Implementar los registros de la base de datos establecidas para los procesos archivísticos. 25. Implementar las acciones de mejoramiento de los procedimientos, desde el punto de vista técnico para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia. 26. Participar en la realización de estudios de usuarios para determinar las necesidades de mejoramiento del servicio. ESPACIO EN BLANCO 90

91 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE CONTROL INTERNO 1. Apoyar el desarrollo de la verificación de los controles en los procesos académicos y administrativos, para el cumplimiento de la misión de la dependencia. 2. Participar en las actividades de seguimiento y verificación de ejecución de los planes de acción de las dependencias y presentar informe mensual. 3. Presentar al Jefe de la dependencia informes escritos sobre los resultados de las acciones de control, para proponer medidas preventivas y correctivas necesarias. 4. Apoyar la misión de la dependencia en el desarrollo de las actividades que busquen la máxima eficiencia en el cumplimiento de los procesos, trámites y desarrollo de las labores de cada dependencia. 5. Realizar actividades de verificación de las medidas de anticorrupción, racionalización de trámites y austeridad del gasto, para contribuir al mejoramiento y eficiencia de la dependencia. 6. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana y el servicio al ciudadano, en desarrollo del mandato constitucional y legal, y presentar informe semestral. 7. Realizar actividades de difusión de las normas de control interno y fomento a la creación de la cultura de autocontrol. 8. Realizar los trabajos de campo relacionados con la verificación y comportamiento del autocontrol. 9. Participar activamente en las actividades orientadas a generar la cultura de autocontrol en la institución. ESPACIO EN BLANCO 91

92 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE BIENESTAR INSTITUCIONAL PSICOLOGO 1. Elaborar, coordinar, organizar y ejecutar planes, programas y proyectos para dar cumplimiento a la misión de la Oficina de Bienestar Institucional. 2. Coordinar las actividades relacionadas con el programa de Apoyo al Mejoramiento Académico AMACA- 3. Registrar y verificar en los sistemas de control: SIGA, SNIES, SPADIES, los beneficiarios de los programas de Bienestar y las actividades realizadas que permita contar con información oportuna. 4. Coordinar los procesos de Aplicación de pruebas psicotécnicas a los aspirantes a ingreso y de Orientación profesional a los estudiantes de colegios y particulares que lo requieran. 5. Hacer seguimiento a las actualizaciones y participación de la comunidad Ucevista en la plataforma virtual AMACA. 6. Programar las actividades de Bienestar Social encaminadas al mejoramiento del Clima y la Cultura Organizacional. 7. Prestar el servicio de apoyo primario en orientación psicológica y remitir al respectivo profesional, cuando sea necesario, a los miembros de la comunidad universitaria. 8. Proponer y coordinar programas y proyectos de apoyo al mejoramiento académico administrativo. 9. Diseñar y aplicar estrategias orientadas a la creación de un clima Institucional que propicie el diálogo y la participación. 10. Realizar una continua medición y evaluación del clima institucional y ejecutar actividades orientadas a su mejoramiento. 11. Coadyuvar en la ejecución de actividades encausadas a promover la identidad institucional y el sentido de pertenencia de la comunidad universitaria y funcionarios de la Institución. 12. Responder por la ejecución de actividades orientadas a fortalecer el desarrollo personal e incremento de la autoestima y auto superación. 13. Coadyuvar en la realización de actividades de sensibilización orientadas a la implementación y desarrollo de los principios y valores consagrados en el Proyecto Educativo Institucional. 14. Realizar campañas de sensibilización para el manejo adecuado del tiempo 92

93 libre en actividades que redunden en beneficio del crecimiento personal. 15. Proponer y ejecutar acciones que contribuyan a enriquecer el proceso de socialización del estudiante y estimular la convivencia pacífica, la solidaridad, la justicia, el respeto a los derechos humanos y la democracia. 16. Apoyar o colaborar cuando se le requiera en los procesos de selección de estudiantes, docentes o personal administrativo. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Procesos técnicos de administración y evaluación de material bibliográfico. Mantenimiento y conservación de material bibliográfico. Reglamentación y normas para la codificación y diseño del Sistema de Información. Técnicas de Archivo y conservación de recursos bibliográficos. Normatividad legal aplicable a Instituciones de Educación Superior inherentes a funciones y procesos de la Dependencia. Norma técnica de calidad MECI Normatividad legal sobre bienestar estudiantil, bienestar institucional, Técnicas de evaluación del comportamiento humano y determinación de sus necesidades. Metodología de investigación. Sistemas de prevención y diagnóstico propio de las características de la Comunidad Universitaria. Conocimientos básicos de estadística VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación 93

94 VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA PARA MANTENIMIENTO Título Profesional en Derecho, Administración de Empresas, Administración Pública, Economía, Contaduría, Ingeniería Industrial o Ingeniería Civil. PARA ARCHIVO Título Profesional en Bibliotecología o Archivo. PARA CONTROL INTERNO Título Profesional en Derecho, Administración de Empresas, Administración Pública, Economía, Contaduría o Ingeniería Industrial. PARA BIENESTAR INSTITUCIONAL Título Profesional en Psicología. Dos (2) años de experiencia profesional relacionada Dos (2) años de experiencia profesional relacionada Dos (2) años de experiencia profesional relacionada Dos (2) años de experiencia profesional relacionada ESPACIO EN BLANCO 94

95 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL PROFESINAL UNIVERSITARIO Cinco (5) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS ESTRATEGICOS, MISIONALES Y/O DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar y aplicar conocimientos de la correspondiente carrera profesional en funciones inherentes a ejecutar responsabilidades sobre planes, programas, proyectos y procesos institucionales. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar en los procesos de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los planes, programas proyectos de la dependencia a la que se asigne. 2. Realizar análisis económicos, financieros, estructurales, cuando lo requiera la dependencia. 3. Participar en la formulación de los planes necesarios para proyectar el Plan Anual de Inversiones y el presupuesto de la dependencia, de acuerdo con las políticas de la Institución. 4. Participar en el diseño y desarrollo de estudios e investigaciones de la dependencia aplicando los conocimientos, técnicas y metodologías necesarias. 5. Asistir y participar en juntas, comités y reuniones cuando sea convocado o delegado por el jefe inmediato 95

96 6. Coordinar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos necesarios para el desarrollo de las actividades de la dependencia. 7. Procesar y dar trámite a las solicitudes que estén en su órbita de competencia, atendiendo los principios de la función pública. 8. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 9. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 10. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 11. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 12. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. ESPACIO EN BLANCO 96

97 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE PLANEACION 1. Participar en la implementación y evaluación de los proyectos de mejoramiento que se desarrollen en la institución. 2. Elaborar los análisis estadísticos de carácter permanente, sobre de la gestión institucional, requeridos para apoyar el diseño de las políticas, planes y proyectos a desarrollar. 3. Mantener actualizado el Banco de Proyectos, para disponer de información sobre posibilidades de inversión. 4. Elaborar informes de ejecución del Plan de Desarrollo e Inversiones y proyectos radicados en el Banco de Proyectos. 5. Realizar análisis comparativos estadísticos sobre el estamento estudiantil, incluyendo índices de deserción, repetición y bajo rendimiento académico para medir la gestión académica de los estudiantes y diseñar mecanismos orientados a garantizar la permanencia de la comunidad estudiantil. 6. Mantener actualizado el sistema institucional de avance de los proyectos radicados en el Banco de Proyectos. 7. Apoyar en la atención de consultas sobre actividades operativas y técnicas de planeación realizadas en la dependencia. 8. Apoyar en la administración de los documentos de la dependencia. 9. Presentar informe mensual de las actividades realizadas. ESPACIO EN BLANCO 97

98 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE GESTION HUMANA 1. Coordinar las actividades relativas a la afiliación a la seguridad social, liquidación de nómina y prestaciones sociales de empleados públicos y docentes. 2. Participar en el proceso de evaluación del desempeño de empleados públicos de carrera administrativa y de docentes. 3. Revisar los diferentes actos administrativos, que debe generar la dependencia en cumplimiento de sus funciones, de conformidad con los parámetros institucionales y legales. 4. Verificar el cumplimiento requisitos para la provisión de empleos de Carrera Administrativa, conforme lo establecido en la Ley 909 de 2004, y el Sistema Específico de Carrera de la Institución. 5. Elaborar actos administrativos de nombramiento de personal de la Planta de Cargos y de Docentes Tiempo Completo. 6. Recepcionar evaluaciones de Docentes de Tiempo Completo en periodo de prueba, posteriormente elaborar acto administrativo de ratificación de nombramiento en propiedad. 7. Coordinar el proceso de contratación de docentes de hora cátedra, y la organización y custodia de los archivos de tales contratos en sus etapas pre, contractual y de liquidación. 8. Proyectar Respuestas a PQRS, conforme normativa aplicable. 9. Coordinar los procesos de selección de la vinculación de docentes, de conformidad con las políticas institucionales. 10. Sustanciar en la primera instancia los procesos disciplinarios que deban surtirse a la luz de la ley 734 de 2002 en la Institución. 11. Coordinar los procesos de capacitación y estímulos liderados por la dependencia 12. Coordinar las notificaciones de los actos administrativos que deben ser surtidos con los docentes 98

99 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE CENTRO DE INSTITUCION UNIVERSITARIA 1. Coordinar bajo la dirección del Jefe del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación, los programas, proyectos y actividades propias de las prácticas sociales estudiantiles que institucionalmente deben desarrollar los estudiantes como parte de su formación profesional. 2. Coordinar y evaluar la ejecución de los servicios que en la modalidad de atención de consultas directas, asesoría jurídica, conciliaciones y programas de capacitación ofrezca el Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación. 3. Asesorar y orientar a los monitores de las diferentes áreas en el estudio jurídico de las consultas presentadas por los usuarios, para asegurar la eficiente prestación del servicio. 4. Asesorar a los monitores en los procesos que adelanten en representación de los usuarios del Consultorio Jurídico. 5. Participar y coordinar la eficiente prestación del servicio de conciliación. 6. Asesorar y orientar a los estudiantes practicantes en los procedimientos y trámites requeridos para garantizar la eficiente prestación del servicio. 7. Representar a los usuarios de escasos recursos en los procesos que deban adelantar en las instancias judiciales. 8. Administrar los recursos humanos y físicos asignados para el cumplimiento de las funciones de la dependencia. 9. Atender a los usuarios de la dependencia para el suministro y/o recepción de la información pertinente de acuerdo con las políticas institucionales. 10. Presentar al superior inmediato los informes, análisis, estadísticas, etc., inherentes al cumplimiento de las funciones del cargo. 11. Verificar el cumplimiento de los reglamentos del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación en las prácticas académicas. 99

100 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE SALUD OCUPACIONAL 1. Coordinar y responder por las actividades propias del programa de salud ocupacional, referente a los subprogramas de medicina preventiva y del trabajo, y de higiene y seguridad industrial. 2. Actualizar el panorama de riesgos y el programa de salud ocupacional. 3. Promover la operatividad del Comité Paritario de Salud Ocupacional, de conformidad con la normatividad vigente. 4. Supervisar el cumplimiento de las políticas institucionales de salud ocupacional, por parte de todos los integrantes de la comunidad universitaria. 5. Realizar la afiliación a la ARL de los estudiantes deben llevar a cabo prácticas estudiantiles. 6. Presentar propuestas de mejoramiento del Programa de Salud Ocupacional, procedimientos administrativos, objetivos y solución de problemas en materia de Salud Ocupacional. 7. Establecer mecanismos de seguimiento y control de las actividades de Salud Ocupacional. 8. Establecer campañas de motivación y divulgación de normas y conocimientos técnicos tendientes a mantener un interés activo por la Salud Ocupacional en todo el personal. 9. En caso de presentarse enfermedades profesionales por accidentes de trabajo, investigar sus causas y presentar conclusiones, observaciones y recomendaciones pertinentes, para la toma de acciones correctivas necesarias y mantener una estadística de los mismos. 10. Presentar informes de las actividades desarrolladas. 11. Promover la conformación, funcionamiento y capacitación de la brigada de seguridad y primero auxilios. 12. Analizar y conceptuar sobre los elementos de protección apropiados para los diferentes cargos. 13. Elaborar y presentar las estadísticas de morbilidad, accidentalidad, y actividades de medicina preventiva. 14. Gestionar con la ARL la realización de los exámenes periódicos a funcionarios expuestos a riesgos. 100

101 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE BIBLIOTECA 1. Aplicar y hacer seguimiento a los procesos de selección, clasificación, catalogación, consulta y préstamo de material bibliográfico para garantizar la eficiente prestación del servicio de consultas. 2. Implementar los mecanismos establecidos y orientados a la ampliación de la cobertura del servicio de consulta. 3. Aplicar los indicadores de gestión diseñados para evaluar la gestión de la dependencia. 4. Coordinar y verificar la correcta aplicación de los procedimientos propios de la dependencia, para lograr la efectividad del servicio. 5. Participar en las actividades orientadas a la búsqueda de información en bases de datos internacionales. 6. Administrar, controlar y responder por la conservación del material bibliográfico y recursos físicos a su cargo. 7. Aplicar los sistemas propios de la biblioteca para garantizar la calidad de los servicios que presta a los usuarios. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Constitución nacional Ley de carreara administrativa, el empleo público, la gerencia publica vigente. Normatividad sobre prestaciones sociales, y compensación vigentes Normatividad sobre derecho administrativo laboral. Diseño, análisis y evaluación de Proyectos Básicos en Sistemas Técnicas de Archivo Normatividad legal vigente sobre sistemas integrados de gestión Atención a clientes Normatividad legal aplicable a Instituciones de Educación Superior. Herramientas Estadísticas 101

102 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA PARA PLANEACION Título Profesional en Economía, Administración de Empresas, Administración Público, Contaduría o Ingeniería Industrial. PARA GESTION HUMANA Título Profesional en Derecho PARA CENTRO DE INSTITUCION UNIVERSITARIA Título Profesional en Derecho PARA SALUD OCUPACIONAL Título Profesional en Salud Ocupacional. PARA BIBLIOTECA Título Profesional en Bibliotecología o Licenciado en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística. Un año (1) de experiencia profesional Un año (1) de experiencia profesional Un año (1) de experiencia profesional Un año (1) de experiencia profesional en Salud Ocupacional Un año (1) de experiencia profesional 102

103 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: PROFESIONAL ALMACENISTA GENERAL Uno (1) ALMACEN GENERAL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Libre Nombramiento y Remoción II. AREA FUNCIONAL PROCESO DE APOYO RELACIONADO CON LA ADMINISTRACION DEL ALMACEN. III. PROPÓSITO PRINCIPAL Administrar y custodiar los bienes y recursos físicos de la institución mediante efectivos procesos de manejo, control, supervisión y custodia de las existencias de materiales y suministros en el almacén, para garantizar la entrega oportuna de los elementos necesarios para el normal funcionamiento de las dependencias de la UCEVA. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Levantar y organizar el inventario de los recursos físicos de la Institución con el fin de disponer de una relación precisa y correcta de los bienes muebles con que cuenta la institución para su adecuado funcionamiento. 2. Administrar y custodiar los bienes y recursos físicos de la institución, para ponerlos a disposición de la función administrativa y académica de la entidad. 3. Aplicar rigurosamente los procedimientos establecidos para la administración de los recursos físicos de las entidades públicas, de acuerdo con la normativa vigente. 103

104 4. Llevar un registro preciso de los elementos asignados a cada dependencia con el fin de mantener un control estricto de los mismos. 5. Suministrar oportunamente los recursos físicos requeridos por todas las dependencias de la Institución, con el objeto de satisfacer sus necesidades y facilitar la labor de las mismas. 6. Recibir y tramitar ante el Rector, las solicitudes de implementos de oficina de todas las dependencias, para garantizar el suministro oportuno de los elementos. 7. Solicitar cotizaciones para la adquisición de bienes y productos en los términos y condiciones establecidas en los requerimientos presentados por las dependencias. 8. Realizar y presentar al superior inmediato, las cotizaciones requeridas para los diferentes procesos de compras y adquisiciones, de conformidad con los requisitos establecidos por las normas de contratación pública. 9. Trasladar y ubicar los equipos en el lugar de la Institución donde son requeridos. 10. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 11. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 12. Promover la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación, Autocontrol y mejoramiento. 13. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que coordina, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 14. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. 104

105 V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Administración de Inventarios Sistema CGUNO Conceptos básicos de contabilidad. Conocimientos de sistemas De normatividad legal aplicable a Instituciones de Educación Superior de naturaleza pública. De almacenamiento y distribución. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Aprendizaje contínuo Experticia Profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e Innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título Profesional en Economía, Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría o Ingeniería Industrial. Un (1) año de experiencia profesional relacionada ESPACIO EN BLANCO 105

106 NIVEL TECNICO I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: TECNICO TECNICO OPERATIVO Tres (3) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Desarrollar programas técnicos para el mantenimiento eficaz y actualización permanente de los sistemas de información y mejoramiento continuo de los servicios en el área de informática en la Institución, para colaborar con el desarrollo de los principios de la función pública. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Coordinar la implementación y correcto funcionamiento de los sistemas tecnológicos de información y comunicación. 2. Coordinar la difusión de los programas, productos y servicios institucionales, a través de medios magnéticos, electromagnéticos, u otro desarrollo tecnológico. 3. Apoyar las dependencias académicas y administrativas en el desarrollo y aplicación de los sistemas, servicios informáticos, metodologías y herramientas tecnológicas. 4. Apoyar la implementación de programas o proyectos institucionales de sistematización de procesos administrativos y financieros, desarrollados para coadyuvar a la efectividad de la gestión pública de la UCEVA. 106

107 5. Estudiar y coordinar las actividades tendientes a promover los servicios de acceso a Internet y facilitar la conectividad y el intercambio de información a todas las dependencias. 6. Prestar asesoría y soporte técnico a las distintas dependencias de la institución en el diseño y establecimiento de métodos de procesamiento de la información. 7. Elaborar copias de seguridad necesarias para guardar la información institucional de conformidad con las normas vigentes para su protección. 8. Garantizar la legalidad del software utilizado en la institución y controlar su instalación y utilización. 9. Realizar inventario de equipos y programas y el correspondiente mantenimiento. 10. Administrar y brindar soporte sobre el portal corporativo a nivel académico y administrativo, así como la conectividad institucional de Internet e Intranet. 11. Realizar actividades de configuración y mantenimiento de las redes institucionales. 12. Garantizar a los usuarios internos (comunidad académica) una atención eficiente y oportuna de los servicios de informática y telemática. 13. Asesorar y capacitar a funcionarios, estudiantes y profesores en el uso y aplicación del software y paquetes que se manejen en la institución. 14. Administrar y brindar soporte para el manejo de las aplicaciones existentes en la institución. 15. Prestar eficientes servicios de Internet, correo electrónico, Intranet, página Web, FTP, accesos remotos, etc. 16. Participar en la implementación de nuevas aplicaciones, programas, soportes y mantener en línea los servicios de la red, de conformidad con los requerimientos de la institución. 17. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 18. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 19. Participar en la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 20. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control 107

108 Interno). 21. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Administración de Hardware, Software, Redes de Información, Página Web. Sistema CG-UNO Diseño y administración de sistemas de Información. De normatividad legal aplicable a Instituciones de Educación superior de naturaleza pública. De asignación, administración, almacenamiento y distribución de recursos. Análisis y evaluación de proyectos propios de la Dependencia. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Experticia Técnica Trabajo en equipo Creatividad e innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título de formación tecnológica o técnica en sistemas y Tres (3) años de experiencia relacionada Curso de 200 horas mínimo, en Redes de Comunicación, Mantenimiento de Equipos de Cómputo y/o Multimedia. 108

109 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: TECNICO TECNICO OPERATIVO Siete (7) DONDE SE UBIQUE EL EMPLEO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS ESTRATEGICOS, MISIONALES Y/O DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar labores técnicas misionales y/o transversales, relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología, en el desarrollo de procesos y procedimientos propios del área de su competencia. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Formular, ejecutar y evaluar diagnósticos que conlleven a la actualización y creación de diseños, planes, programas, procesos y productos propios de las actividades de formación, acordes con su especialidad y el área de desempeño y según las necesidades del entorno. 2. Participar en el desarrollo de innovaciones pedagógicas y del área específica en el cual se desempeñe, mediante proyectos de investigación, en concordancia con las exigencias del desarrollo sostenible. 3. Participar y colaborar en el diseño, ejecución y desarrollo de programas de actualización en aspectos pedagógicos y de la especialidad en que desempeña las funciones 4. Participar en la ejecución y desarrollo de programas de formación pedagógica básica, incorporando las tendencias pedagógicas y tecnológicas a las acciones de formación que lleve a cabo. 109

110 5. Presentar diseños y desarrollar aplicativos acorde a las necesidades específicas de las diferentes áreas de la Institución. 6. Diseñar, e Imprimir listados, cuadros, formatos, lecturas y reportes especiales requeridos por el área de desempeño. 7. Preparar y presentar informes que solicite su superior inmediato. 8. Desarrollar y aplicar sistemas de información, clasificación y actualización de los datos requeridos en su área. 9. Brindar asistencia técnica, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 10. Mantener actualizadas las bases de datos y los registros de la entidad según las normas y procedimientos de seguridad establecidos. 11. Conservar la información y los procesos sistematizados, siguiendo las normas y procedimientos de seguridad establecidos. 12. Obtener y procesar la información de apoyo para la elaboración de estudios de carácter técnico y estadístico. 13. Emitir conceptos técnicos para la adquisición y funcionamiento de equipos de cómputo, software aplicativo y servicios informáticos para la incorporación de nuevas tecnologías en los procedimientos de la Entidad 14. Proponer planes de capacitación en el área de desempeño, con el propósito de fortalecer las metas institucionales. 15. Participar en la elaboración del plan estratégico de la dependencia. 16. Sugerir políticas y procedimientos, mediante la realización de análisis de requerimientos, estudios de factibilidad con la disponibilidad de los recursos. 17. Asesoría técnica en la implementación de los procesos y procedimientos en las diferentes áreas. 18. Participar en la formulación de políticas, planes, programas y proyectos que requiera la dependencia. 19. Participar en los procesos de planeación de la gestión de la dependencia, para que se diseñe planes, programas y proyectos de la Institución y se ejecuten en los términos previstos. 20. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 21. Participar en la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 22. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de 110

111 Control Interno). 23. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE TANATOLOGIA 1. Realizar con eficiencia los procedimientos técnicos establecidos para el manejo del anfiteatro, con el fin de prestar un servicio de calidad a los usuarios. 2. Mantener limpio y desinfectado el Anfiteatro y Aula de Morfología, para su perfecto funcionamiento y en condiciones de asepxia. 3. Preparar, conservar y manejar los cadáveres y piezas de anatomía, de acuerdo con los protocolos establecidos por la Institución. 4. Custodiar el inventario de los especímenes óseos y de tejidos blandos destinados a las prácticas de los estudiantes. 5. Responder por los procedimientos de preservación, préstamos y devoluciones de los especímenes a su cargo. 6. Realizar las gestiones para la consecución de cadáveres y especímenes. 7. Suministrar materiales o especímenes para las prácticas de los estudiantes en el Anfiteatro y aula de Morfología. 8. Prestar un servicio de apoyo académico oportuno y eficiente, en el manejo de los equipos de audiovisuales requeridos para las actividades académicas de la facultad. 9. Realizar las actividades de apoyo requeridas en el desarrollo de las actividades académicas de la facultad. ESPACIO EN BLANCO 111

112 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE LABORATORIO 1. Asistir a docentes y estudiantes en la entrega e instalación de los equipos durante las prácticas e investigaciones requeridas o autorizadas por la institución. 2. Actualizar las estadísticas o inventarios de actividades realizadas, equipos y materiales a cargo, de acuerdo con las instrucciones impartidas. 3. Administrar y responder por los equipos, materiales y elementos asignados al laboratorio, velando por su conservación, mantenimiento y uso racional. 4. Hacer cumplir el reglamento interno del laboratorio, orientando a los usuarios sobre su utilización. 5. Llevar la estadística de los elementos y materiales consumidos en las prácticas institucionales, por materia y por programa académico. 6. Manejo intermedio de la disposición de residuos peligrosos. 7. Llevar estadísticas de los elementos y materiales consumidos en las prácticas por facultad. 8. Presentar informe semestral al jefe de la dependencia sobre las actividades realizadas. 9. Responder por la actualización de las estadísticas de actividades realizadas. 10. Elaborar proyectos y estudios previos para la adquisición de equipos y reactivos de laboratorio. 11. Presentar informe mensual al jefe de la dependencia sobre las actividades realizadas en la misma. 12. Atender y orientar con eficiencia y oportunidad a los usuarios de la dependencia. 13. Presentar propuestas de optimización del servicio y ampliación de su cobertura. 112

113 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE PLANEACION 1. Aplicar y cumplir con las normas, técnicas y procedimientos establecidos para el desempeño de las actividades a su cargo. 2. Atender y orientar a los usuarios para suministrar información de los programas y actividades académicas que ofrece la Institución. 3. Proporcionar asistencia técnica a su superior inmediato y a las dependencias requeridas del área a la que se le asigne. 4. Diseñar, programar y verificar la destinación de los salones de cada uno de los créditos académicos de los diferentes programas, en coordinación con los Decanos de cada facultad. 5. Realizar actividades de asistencia técnica en cuanto a verificar antes de procesar la información que se cuente con toda la información necesaria, para garantizar el cumplimiento de la meta propuesta. 6. Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadísticas y datos con el fin de apoyar a los Profesionales de la Oficina de Planeación. 7. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. 8. Participar en la planeación, la programación, la organización, la ejecución y el control de las diferentes actividades propias del empleo y del área de desempeño. 9. Realizar el backup de la información de la dependencia de manera permanente y periódica para velar por su conservación. 10. Colaborar con la digitación y organización de la información de la dependencia ESPACIO EN BLANCO 113

114 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE SISTEMAS 1. Coordinar la implementación y correcto funcionamiento de los sistemas tecnológicos de información y comunicación. 2. Apoyar las dependencias académicas y administrativas en el desarrollo y aplicación de los sistemas, servicios informáticos, metodologías y herramientas tecnológicas. 3. Apoyar la implementación de programas o proyectos institucionales de sistematización de procesos administrativos y financieros, desarrollados para coadyuvar a la efectividad de la gestión pública de la UCEVA. 4. Estudiar y coordinar las actividades tendientes a promover los servicios de acceso a Internet y facilitar la conectividad y el intercambio de información a todas las dependencias. 5. Prestar asesoría y soporte técnico a las distintas dependencias de la institución en el diseño y establecimiento de métodos de procesamiento de la información. 6. Garantizar la legalidad del software utilizado en la institución y controlar su instalación y utilización. 7. Realizar inventario de equipos y programas y el correspondiente mantenimiento. 8. Administrar y brindar soporte técnico en el portal corporativo a nivel académico y administrativo, facilitando la conectividad institucional a Internet e Intranet. 9. Realizar actividades de configuración y mantenimiento de las redes institucionales. 10. Asesorar y capacitar a funcionarios, estudiantes y profesores en el uso y aplicación del software y paquetes que se manejen en la institución. 11. Participar en la implementación de nuevas aplicaciones, programas, soportes y mantener en línea los servicios de la red, de conformidad con los requerimientos de la institución. 12. Atender de manera eficiente y oportuna los servicios requeridos por la comunidad académica. 114

115 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE ARCHIVO 1. Aplicar los conocimientos técnicos requeridos para la conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central. 2. Aplicar los conocimientos técnicos pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia. 3. Realizar los estudios de valoración documental requeridos por la organización y disposición final de los documentos de la Unidad. 4. Realizar el ingreso de archivos de las oficinas al archivo central, aplicando los controles diseñados para el efecto y actualizando en forma inmediata el inventario del archivo central. 5. Prestar un eficiente servicio de archivo y aplicar los instrumentos de control y consulta del archivo. 6. Coordinar actividades de implementación de las transferencias documentales de los archivos de gestión, de acuerdo con lo establecido con la Tabla de Retención Documental. 7. Ofrecer una eficiente prestación del servicio de consulta y duplicación de los documentos custodiados en el Archivo, aplicando los controles establecidos. 8. Participar activamente en los procesos de modernización y actualización de las tecnologías utilizadas para la organización y servicio de los archivos. 9. Actualizar permanentemente: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental. 10. Participar en la elaboración del manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia. 11. Aplicar los conocimientos técnicos requeridos en la elaboración de los instrumentos de control necesarios. 12. Elaborar semestralmente los informes de control y gestión y llevar las estadísticas de los servicios prestados. 13. Realizar la elaboración y actualización permanente de las tablas de retención documental y de valoración documental. 14. Planear y programar la transferencia de los archivos de gestión al archivo central. 15. Participar en la implementación de los procesos de modernización de gestión documental de la Institución, en materia tecnológica. 16. Participar en la realización de estudios de usuarios para determinar las necesidades de mejoramiento del servicio. 115

116 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE BIBLIOTECA 1. Coordinar la selección, adquisición, registro, adecuación, análisis y conservación de la información documental y los materiales bibliográficos, en cualquier formato. 2. Coordinar la adquisición de la información documental y material bibliográfico. 3. Coordinar el proceso técnico de registro, clasificación, catalogación, canje y donación de la información documental y material bibliográfico que adquiera la Institución. 4. Coordinar los procesos de Canje y Donación de material documental y bibliográfico. 5. Coordinar la automatización y ajuste de procesos a normas de alta calidad. 6. Coordinar el desarrollo de innovaciones pedagógicas en la biblioteca, mediante proyectos de investigación, en concordancia con las exigencias del desarrollo sostenible. 7. Participar y colaborar en el diseño, ejecución y desarrollo de programas de actualización en aspectos pedagógicos, de bibliotecología y de la ley general de archivos. 8. Participar en la ejecución y desarrollo de programas de formación pedagógica básica, incorporando las tendencias pedagógicas y tecnológicas a las acciones de formación que lleve a cabo. 9. Preparar, orientar, desarrollar y apoyar procesos de aprendizaje para los diferentes grupos sujeto de formación en la Institución. 10. Desarrollar mecanismos que faciliten la reflexión, la innovación, la creatividad, la investigación y la autoevaluación de los alumnos en las labores de la biblioteca 11. Emitir conceptos y recomendaciones cuando le sea solicitados, acerca de los planes, programas y/o especificaciones técnicas del área de biblioteca. 12. Rendir oportunamente los informes requeridos sobre las acciones que le sean recomendadas y los productos resultantes de procesos de formación. 116

117 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE COMUNICACIONES 1. Realizar la instalación, conexión y configuración del servicio de telecomunicaciones utilizando medios guiados e inalámbricos cumpliendo normas técnicas y de seguridad industrial. 2. Brindar asesoría y soporte técnico de los diferentes servicios de telecomunicaciones. 3. Planear, implementar, configurar y mantener redes LAN y WAN a partir de medios guiados o inalámbricos cumpliendo con las normas y estándares establecidos. 4. Planear y ejecutar procesos de instalación y mantenimiento de redes de telecomunicaciones internas y externas, de acuerdo a normas técnicas y de seguridad. 5. Promover procesos de innovación en el área mediante la recomendación y adaptación de nuevas tecnologías en telecomunicaciones. 6. Participar en equipos de trabajo interdisciplinario y hacer aportes importantes desde su área de conocimiento y nivel de desarrollo académico. 7. Utilizar diferentes tipos y recursos de comunicación para la transmisión de mensajes, datos, información de la Institución en forma efectiva a través de TV UCEVA. 8. Apoyar al director de TV UCEVA en todos los procesos técnicos de la programadora. 9. Realizar la filmación y acompañamiento en la producción de los programas que se desarrollen en TV UCEVA, en los diferentes formatos. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES En sistemas: Aplicativos, Word, Excel, Power Point, internet, sistemas integrados de información. Normatividad legal vigente propia de Instituciones de Educación Superior. De trabajo de equipo De tanatología Ley penal colombiana Ley general de archivo. Normatividad sobre gestión documental De Estadística De atención al público Redes de Comunicación 117

118 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Experticia Técnica Trabajo en equipo Creatividad e innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA PARA TANATOLOGIA Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 150 horas sobre temas relacionados con Tanatología y/o Morfología. PARA LABORATORIO Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 150 horas sobre temas relacionados con actividades del Laboratorio en Física Química y/o Biológicas. PARA PLANEACION Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 150 horas sobre temas estadísticos y/o de metodología de proyectos. PARA SISTEMAS Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 150 horas sobre Mantenimiento de Equipos, Redes de Comunicación u Ofimática. Dos (2) años de experiencia relacionada Dos (2) años de experiencia relacionada Dos (2) años de experiencia relacionada Dos (2) años de experiencia relacionada 118

119 PARA ARCHIVO Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 150 horas relacionados con Gestión Documental o legislación de archivos. PARA BIBLIOTECA Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 150 horas en temas relacionados con Bibliotecología yo Documentación. PARA COMUNICACIONES Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 150 horas sobre Diseño Gráfico y/o Mercadeo. Dos (2) años de experiencia relacionada Dos (2) años de experiencia relacionada Dos (2) años de experiencia relacionada ESPACIO EN BLANCO 119

120 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: TECNICO TECNICO ADMINISTRATIVO Dos (2) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISIÓN DIRECTA Carrera administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS MISIONALES Y/O DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo técnico en la aplicación, actualización, operación y mantenimiento de procesos, métodos y procedimientos para el desarrollo de las políticas, planes, programas y proyectos Institucionales, a cargo de la Dependencia donde se encuentre asignado. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar la correcta aplicación de los procedimientos propios de la dependencia, para lograr la efectividad del servicio 2. Apoyar la implementación de acciones de mejoramiento de los procedimientos desde el punto de vista técnico, para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia 3. Aportar información que requiere el jefe inmediato para la realización de informes. 4. Aplicar los conocimientos técnicos requeridos en la elaboración de los instrumentos de control, de acuerdo con las necesidades del procedimiento o procedimientos. 5. Procesar y dar trámite a las solicitudes que estén en su órbita de competencia, atendiendo los principios de la función pública. 120

121 6. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 7. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 8. Participar en la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 9. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 10. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. ESPACIO EN BLANCO 121

122 FUNCIONES ESPECIFICAS PARA LA BIBLIOTECA 1. Realizar la selección, adquisición, registro, adecuación, análisis y conservación del material bibliográfico, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la UCEVA. 2. Realizar la clasificación y catalogación de todo el material bibliográfico que ingresa a la biblioteca, por compra, canje o donación, de acuerdo con la reglamentación y normas para la codificación 3. Organizar el archivo físico y manejar el programa de Gestión Documental, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 594 de Clasificar y catalogar las tesis de todos los programas de la UCEVA, para disponer de información debidamente organizada. 5. Realizar el depósito legal de las obras que produce y edita la Vicerrectoría de Investigaciones y Proyección, según la Ley 44 de 1993, el decreto 460 de 1995 y la Ley 1379 de Gestionar la renovación de convenios con Bibliotecas y centros de documentación de Instituciones Universitarias, para mejorar el servicio de consulta al usuario. 7. Coordinar los procesos de canje y donación de material documental y bibliográfico, para mejorar los servicios de consulta. 8. Digitar todo el material bibliográfico que ingresa a la biblioteca, en la base de datos (SIABUC) 9. Revisar y corregir los registros de la base de datos (SIABUC), para contar con información actualizada. 10. Administrar, controlar y conservar el material bibliográfico y recursos físicos a su cargo, para prestar un buen servicio a los usuarios. 11. Realizar matriz para la compra del material bibliográfico, teniendo en cuenta las solicitudes de las Decanaturas. 12. Realizar informes de las bibliografías del material que se encuentra en la base de datos (SIABUC) 13. Elaborar estadística de los libros que las Bibliotecas envían en calidad de préstamo, para hacer seguimiento y evaluación. 122

123 FUNCIONES ESPECIFICAS PARA EL ARCHIVO 1. Aplicar los conocimientos técnicos requeridos para la conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central. 2. Aplicar los conocimientos técnicos pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia. 3. Realizar los estudios de valoración documental requeridos por la organización y disposición final de los documentos de la Unidad. 4. Aplicar los controles diseñados para el ingreso de archivos de las oficinas al archivo central, para actualizar en forma inmediata el inventario del archivo central. 5. Aplicar los instrumentos de control y consulta de archivos, para prestar un eficiente servicio. 6. Coordinar las actividades de implementación de las transferencias documentales de los archivos de gestión, de acuerdo con lo establecido con la Tabla de Retención Documental. 7. Prestar servicios de consulta y duplicación de los documentos custodiados en el Archivo, teniendo en cuenta los controles establecidos por la Institución. 8. Participar activamente en los procesos de modernización y actualización de las tecnologías utilizadas para la organización y servicio de los archivos. 9. Actualizar permanentemente: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental. 10. Participar en la elaboración del manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia. 11. Elaborar semestralmente los informes de control y gestión y llevar las estadísticas de los servicios prestados. 12. Realizar la elaboración y actualización permanente de las tablas de retención documental y de valoración documental. 13. Planear y programar la transferencia de los archivos de gestión al archivo central. 14. Participar en la implementación de los procesos modernización de gestión documental de la Institución, en materia tecnológica. 15. Participar en la realización de estudios de usuarios para determinar las necesidades de mejoramiento del servicio. 123

124 V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES En sistemas: Aplicativos, Word, Excel, Power Point, internet, sistemas integrados de información. Normatividad legal vigente propia de Instituciones de Educación Superior. De trabajo de equipo De Bibliotecología Ley general de archivo. Normatividad sobre gestión documental De Estadística De atención al público VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Experticia Técnica Trabajo en equipo Creatividad e innovación VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA PARA BIBLIOTECA Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 100 horas en temas relacionados con Bibliotecología. PARA ARCHIVO Título de formación Técnica o Tecnológica en el área relacionada y curso mínimo de 100 horas relacionados con Gestión Documental o legislación de archivos. Dos (2) años de experiencia relacionada Dos (2) años de experiencia relacionada 124

125 NIVEL ASISTENCIAL I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASISTENCIAL SECRETARIO EJECUTIVO Uno (1) RECTORIA RECTOR II. AREA FUNCIONAL PROCESOS ESTRATEGICOS Y DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar actividades de orden administrativo, complementarias de las tareas del Rector y de sus inmediatos colaboradores, para el cumplimiento de las funciones de la Rectoría, de acuerdo con las normas vigentes y los procedimientos establecidos por la entidad. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asistir al Rector en las actividades propias de los procesos y funciones del área, de acuerdo con los principios de la función administrativa. 2. Atender oportuna y amablemente a las personas que asisten a reunirse con el Rector, de acuerdo con la agenda de citas y siguiendo protocolos de atención al ciudadano. 3. Elaborar los documentos y actos administrativos emanados de la Rectoría, de acuerdo con las instrucciones que le sean impartidas. 4. Atender y orientar a los usuarios internos y externos para facilitar buenas comunicaciones entre la Institución y su entorno. 5. Organizar y controlar el manejo de correspondencia e información sistematizada para actualizar los archivos correspondientes. 125

126 6. Llevar el registro de citas y demás compromisos del Rector. 7. Procesar y dar trámite a las solicitudes que estén en su órbita de competencia, atendiendo los principios de la función pública. 8. Organizar reuniones y eventos que deba atender el Rector, de acuerdo con las instrucciones que le hayan sido impartidas. 9. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 10. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 11. Participar en la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 12. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 13. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES De planeación y programación. De Word. Excel, Power Point. Redacción, ortografía y gramática. De normatividad legal vigente acorde con las funciones del cargo De normas Icontec para comunicaciones. De archivo y manejo de correspondencia propia de Instituciones Oficiales Técnicas de comunicación. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración 126

127 VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título de Bachiller y certificado de Secretariado Ejecutivo o Gerencial. Tres (3) años de experiencia relacionada ESPACIO EN BLANCO 127

128 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASISTENCIAL SECRETARIO EJECUTIVO Tres (3) VICERRECTORIAS VICERRECTOR CORRESPONDIENTE Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar labores de oficina y de asistencia administrativa a las Vicerrectorías, para facilitar la ejecución de los procesos y procedimientos de la dependencia. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asistir a la Vicerrectoría en todos los procesos administrativos y funciones propias de la dependencia. 2. Elaborar los documentos y actos administrativos emanados de la Vicerrectoría, de acuerdo con las instrucciones que le sean impartidas. 3. Transcribir y digitar los textos y material de apoyo requerido para el desarrollo de las actividades de la dependencia. 4. Atender y orientar a los usuarios internos y externos para facilitar las comunicaciones entre la institución y su entorno. 5. Organizar, controlar y responder por el manejo de la correspondencia, los informes sistematizados y los archivos de la dependencia. 6. Llevar el registro de las citas, reuniones y demás compromisos del Vicerrector. 7. Procesar y dar trámite a las solicitudes que estén en su órbita de competencia, atendiendo los principios de la función pública. 128

129 8. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 9. Elaborar y presentar oportunamente los informes que sean requeridos por parte de los organismos de control o entidades de nivel superior. 10. Participar en la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 11. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 12. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES De planeación y programación De Word. Excel. De redacción, ortografía y gramática. De normatividad legal vigente acorde con las funciones del cargo. De normas Icontec para comunicaciones. De archivo. De correspondencia propia de Instituciones Oficiales y técnicas de comunicación. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título de Bachiller y certificado de Secretariado Ejecutivo o Gerencial Dos (2) años de experiencia relacionada. 129

130 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASISTENCIAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO Seis (6) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar la gestión administrativa de la Institución en actividades y tareas de apoyo, con el fin de garantizar que los procesos de las diferentes dependencias se adelanten de acuerdo con el procedimiento y cronograma establecido. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Transcribir documentos por cualquier medio o en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de intranet e Internet. 2. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina. 3. Recibir, registrar, redactar, elaborar y organizar la correspondencia para la firma de quien proyecta y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones. 4. Atender personal o telefónicamente al cliente interno y externo, de manera oportuna y con calidad humana. 5. Llevar la agenda y recordar los compromisos establecidos por el jefe inmediato. 6. Llevar y mantener actualizado el archivo y la correspondencia de acuerdo con el sistema de gestión documental. 7. Manejar con discreción la información y la correspondencia del proceso al que pertenece. 130

131 8. Realizar la transferencia de documentos al archivo central, de acuerdo con la programación establecida por la entidad. 9. Tramitar los pedidos de insumos del área, para garantizar su funcionamiento. 10. Preparar y presentar informes periódicos y ocasionales que requiera el proceso al que pertenece. 11. Coordinar, evaluar y controlar las actividades administrativas de la dependencia o grupo de trabajo y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos. 12. Disponer y organizar materiales, equipos, instalaciones, y demás aspectos que se requieran para la celebración de los eventos de carácter institucional. 13. Colaborar en el diseño de formas y cuestionarios para la recolección de datos, en la verificación de información, revisión de tabulados y en la obtención de promedios o proporciones sencillas. 14. Orientar a los usuarios, suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos. 15. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 16. Participar en la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 17. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 18. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. 131

132 FUNCIONES ESPECIFICAS PARA EL AREA DE PRESUPUESTO-TESORERIA 1. Realizar eficientemente los procedimientos establecidos para el manejo contable, presupuestal y tributario, para coadyuvar al cumplimiento de la misión de la dependencia. 2. Organizar y controlar el manejo de la correspondencia e información sistematizada para mantener actualizados los archivos de la dependencia. 3. Realizar el registro de los movimientos bancarios para tener actualizado el sistema de información contable de la Tesorería. 4. Elaborar los cuadros, estadísticas, boletines e informes según corresponda a la dependencia. 5. Efectuar las conciliaciones bancarias necesarias para mantener actualizada la información contable y financiera de la institución. 6. Elaborar las órdenes de pago previa verificación de soportes y registros del sistema. 7. Revisar las cuentas, documentos o relaciones de las diferentes novedades que se tramiten, confrontándolos con su soporte legal según las normas y procedimientos establecidos para cada dependencia. 8. informar al jefe o a los usuarios del servicio, según corresponda, sobre irregularidades o solicitar oportunamente las correcciones y/o documentos complementarios que se requieran. 9. Establecer un plan de trabajo para la evacuación oportuna de los procesos requeridos por los usuarios del servicio, según las prioridades estipuladas y de común acuerdo con el jefe. 10. Codificar y clasificar los documentos en trámite por dependencias, clase, novedad, fondos, etc., según corresponda. 11. Registrar todos los documentos codificados (novedades sobre procesos académicos, administrativos, contables, financieros, de inventarios, etc.) según la programación establecida en la dependencia a la cual este adscrito. 12. Registrar o digitar en medio manual o electrónico las novedades y verificar que los datos o trámites hayan quedado registrados correctamente. 13. Liquidar las novedades sobre los valores correspondientes a los pagos que por diferentes conceptos se deben realizar en las fechas y períodos establecidos para cada caso, observando las normas y procedimientos vigentes que tengan aplicación. 132

133 FUNCIONES ESPECIFICAS PARA EL AREA DE GESTION HUMANA 1. Ejecutar labores de apoyo administrativo en la elaboración de la nómina y liquidación de prestaciones sociales de los funcionarios y docentes, de acuerdo con las instrucciones del Superior Inmediato. 2. Verificar el cumplimiento de requisitos para la vinculación del personal docente y administrativo. 3. Actualizar permanentemente en el sistema, la nómina de docentes y empleados de la Institución. 4. Proyectar las autorizaciones a los servidores públicos y docentes adscritos a la Planta de Cargos para obtener préstamos o garantías de los organismos crediticios, conforme a las instrucciones impartidas por el Superior Inmediato. 5. Notificar los actos administrativos relacionados con las liquidaciones de prestaciones sociales, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la entidad. 6. Ejecutar labores auxiliares de apoyo administrativo dentro del proceso de pago y acreditación de todas las obligaciones de la Entidad, inherentes o concernientes a los aportes para la seguridad social integral V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Técnicas secretariales básicas Técnicas de archivo Manejo de documentos Técnicas de redacción y buena ortografía Normas Icontec. Sistemas de gestión documental institucional Aplicaciones de Informática, Office, Word, Excel, Power Point. Manejo de internet e intranet VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración 133

134 VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA PARA PRESUPUESTO-TESORERIA Título de Bachiller Comercial y curso mínimo de 100 horas sobre sistemas, contabilidad y presupuesto público, gestión documental y/o temas relacionados con las funciones descritas. PARA GESTION HUMANA Título de Bachiller y curso mínimo de 100 horas sobre sistemas, seguridad social, gestión documental y/o temas relacionados con las funciones descritas. Tres (3) años de experiencia relacionada. Tres (3) años de experiencia relacionada. ESPACIO EN BLANCO 134

135 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASISTENCIAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO Once (11) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar la gestión administrativa de la Institución para el logro y cumplimiento de la Misión y los planes institucionales. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar y mantener actualizadas las tablas de retención documental, para una adecuada gestión de archivos. 2. Realizar los estudios de valoración documental requeridos por la organización y disposición final de los documentos de la Institución. 3. Aplicar los controles diseñados para el ingreso de documentos de las oficinas al archivo central, y actualizar en forma inmediata el inventario del archivo central. 4. Prestar un eficiente servicio de archivo y aplicar los instrumentos de control y consulta del archivo. 5. Coordinar la implementación de las transferencias documentales de los archivos de gestión, de acuerdo con lo establecido con la Tabla de Retención Documental. 6. Coordinar la prestación del servicio de consulta y duplicación de los documentos que custodia, llevando a cabo los controles que sean necesarios. 135

136 7. Presentar propuestas de modernización y actualización permanente de las tecnologías utilizadas para la organización y servicio de los archivos. 8. Proponer los procedimientos necesarios para la recepción y despacho de comunicaciones externas e internas de la institución. 9. Prestar los servicios de consulta y reprográficos de los documentos custodiados en el Archivo, excepto los de carácter reservado. 10. Brindar seguridad e integridad a los documentos custodiados en el Archivo, para garantizar su conservación. 11. Procesar y dar trámite a las solicitudes que estén en su órbita de competencia, atendiendo los principios de la función pública. 12. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 13. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. ESPACIO EN BLANCO 136

137 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE GESTION HUMANA 1. Ejecutar labores de apoyo administrativo dentro del proceso de afiliación y atención al Sistema de Seguridad Social Integral de los servidores públicos, jubilados y sus beneficiarios, para cumplir con la normativa que rige la materia. 2. Ejecutar labores de apoyo administrativo para el cobro y pago de cuotas partes pensiónales, para cumplir y hacer cumplir oportunamente esta obligación legal. 3. Ejecutar labores de apoyo administrativo dentro del proceso de pago y acreditación de todas las obligaciones de la Entidad, inherentes o concernientes a los aportes para la seguridad social integral. 4. Ejecutar labores de apoyo administrativo en el manejo del sistema de carrera administrativa, selección, capacitación y evaluación de los empleados. 5. Realizar actividades conducentes al cumplimiento del proceso de ingreso de los empleados y docentes de la Institución. 6. Realizar actividades de apoyo administrativo al profesional del área de bienestar institucional. ESPACIO EN BLANCO 137

138 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE CONTRATACION 1. Ejecutar labores de apoyo administrativo en los procesos de contratación estatal, atendiendo lo dispuesto por la normativa vigente. 2. Verificar los datos, listados, cuentas, trámites y legalización de documentos, preparando los respectivos informes para su control posterior. 3. Suministrar información oportuna sobre los requisitos y el estado de los trámites a las personas o entidades que lo requieran, atendiendo principios de la función pública. 4. Realizar labores de apoyo administrativo en el manejo de documentos exigibles en la contratación, conforme lo establece la ley de contratación estatal. 5. Elaborar los cuadros, estadísticas, boletines e informes según corresponda a la dependencia. ESPACIO EN BLANCO 138

139 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE TESORERIA 1. Verificar los datos, listados, cuentas, trámites y legalización de documentos, preparando los respectivos informes para su control posterior. 2. Colaborar en la actualización de los sistemas de información y base de datos de la dependencia. 3. Suministrar información oportuna sobre los requisitos y el estado de los trámites a las personas o entidades que lo requieran, atendiendo principios de la función pública. 4. Preparar certificaciones y constancias para visto bueno del jefe inmediato. 5. Elaborar comprobantes, cheques, títulos valores o cualquier otro documento que sea requerido en la dependencia, según las normas y procedimientos establecidos para cada caso y de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato. 6. Archivar los diferentes documentos e información que se tramitan en la dependencia. 7. Efectuar trabajos especiales para la dependencia o para otras entidades, relacionados con su área de trabajo, según la programación de la dependencia. 8. Transcribir e imprimir correspondencia, formatos, informes, requisiciones, documentos, material docente, etc. que le sean inherentes a su cargo. ESPACIO EN BLANCO 139

140 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE REGISTRO ACADEMICO 1. Realizar actividades de apoyo administrativo en los procesos de registro de la información académica de los programas de pregrado, postgrados y diplomados. 2. Realizar actividades de apoyo administrativo en el cumplimiento de los calendarios académicos de registro. 3. Elaborar, conservar y suministrar los datos estadísticos de la población estudiantil a las dependencias de la Institución, de acuerdo con los procedimientos establecidos. 4. Elaborar las constancias, certificados, boletines académicos, paz y salvos y otras informaciones y documentos que soliciten los de la Institución. 5. Participar en las actividades de apoyo administrativo para la correcta elaboración de la carga académica de los estudiantes en cada periodo académico. 6. Realizar las actividades correspondientes en el proceso de digitación de notas y de las modificaciones que se presenten. ESPACIO EN BLANCO 140

141 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA JURIDICA 1. Suministrar información oportuna sobre los requisitos y el estado de los trámites a las personas o entidades que lo requieran, atendiendo principios de la función pública. 2. Preparar certificaciones y constancias para visto bueno del jefe inmediato. 3. Elaborar los cuadros, estadísticas, boletines e informes según corresponda a la dependencia. 4. Archivar los diferentes documentos e información que se tramitan en la dependencia. 5. Efectuar trabajos especiales para la dependencia o para otras entidades, relacionados con su área de trabajo, según la programación de la dependencia. 6. Organizar las citaciones y recepción de declaraciones de las personas citadas en la dependencia. 7. Organizar el archivo de los informes de las actividades de visita a los despachos judiciales (tribunales y juzgados), para archivar en el correspondiente expediente las copias de autos y sentencias que el Asesor o profesional Abogado, le instruya; 8. Transcribir e imprimir, correspondencia, formatos, informes, requisiciones, documentos, material docente, etc. que le sean inherentes a su cargo. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Técnicas secretariales básicas Técnicas de archivo. Normas y procedimientos que enmarcan la gestión documental. Técnicas de redacción y buena ortografía De Contabilidad. De aspectos legales vigentes aplicables a los procesos de la Dependencia. Aplicaciones de Informática, Office, Word, Excel, Power Point. Manejo de Internet e Intranet VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración 141

142 VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA PARA GESTION HUMANA Título de Bachiller y curso mínimo de 80 horas en temas de seguridad social o relacionado con temas de Gestión del Talento Humano, Gestión Pública o Carrera Administrativa. PARA CONTRATACION Título de Bachiller y curso mínimo de 80 horas en temas de legislación de contratación, temas relacionados con procedimientos de contratación estatal o temas de Gestión Pública. PARA TESORERIA Título de Bachiller Comercial y curso mínimo de 80 horas en temas de presupuesto, contabilidad y/o relacionados con gestión pública. PARA REGISTRO ACADEMICO Título de Bachiller y curso mínimo de 80 horas en temas relacionados con Gestión Pública. PARA JURIDICA Título de Bachiller y curso mínimo de 80 horas en temas relacionados con temas jurídicos o temas de Gestión Pública. Treinta (30) meses de experiencia relacionada Treinta (30) meses de experiencia relacionada Treinta (30) meses de experiencia relacionada Treinta (30) meses de experiencia relacionada Treinta (30) meses de experiencia relacionada 142

143 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASISTENCIAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO Dieciséis (16) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar con eficiencia las actividades de apoyo a los procesos administrativos o académicos que realice la dependencia, mediante la aplicación de conocimientos básicos para el logro de la misión de la dependencia y de la Institución. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Aplicar con eficiencia los procedimientos establecidos para el desempeño de las actividades propias de la dependencia. 2. Participar en las actividades de apoyo administrativo del registro diario de asistencia de docentes. 3. Elaborar los documentos que le requieran, de acuerdo con las instrucciones de su jefe inmediato. 4. Atender y orientar personal y telefónicamente a los usuarios internos y externos para ofrecer información actualizada. 5. Administrar correctamente los equipos y programas asignados por la Institución para el cumplimiento de sus funciones. 6. Realizar los procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades académicas o administrativas para coadyuvar al logro de los objetivos de la dependencia y al cumplimiento de la misión institucional. 143

144 7. Contribuir con la ejecución de planes, programas y proyectos de la respectiva dependencia, para colaborar al logro de la misión institucional. 8. Colaborar para el logro de la eficiencia y la calidad en la prestación del servicio y actividades institucionales. 9. Organizar y controlar el manejo de la correspondencia para mantener actualizado el sistema de archivo. 10. Transcribir o digitar textos, material de apoyo y correspondencia necesaria para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la dependencia. 11. Elaborar el listado de requisiciones de materiales y suministros necesarios para el cumplimiento de las labores del área de desempeño. 12. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 13. Participar en la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 14. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 15. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. ESPACIO EN BLANCO 144

145 FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL AREA DE SECRETARIA GENERAL- VENTANILLA UNICA 1. Responder por la eficiente atención telefónica o personal, tanto al público interno como externo, para coadyuvar al cumplimiento de la misión de la dependencia. 2. Aplicar los controles diseñados para la recepción de las comunicaciones enviadas a la institución, con el fin de distribuir ágilmente al área de competencia. 3. Realizar con eficiencia la organización, registro y envío oportuno de la correspondencia externa y aplicar los controles diseñados para el efecto. 4. Radicar correctamente la correspondencia enviada y recibida, de acuerdo con los procedimientos diseñados para la recepción y despacho de comunicaciones internas y externas de la institución. 5. Llevar el control de las respuestas de las comunicaciones recibidas por la institución y expedir los informes de aviso necesarios a las dependencias responsables. 6. Recibir los archivos transferidos por las dependencias al Archivo Central y efectuar el cotejo de los inventarios documentales en forma conjunta con el funcionario de la dependencia que transfiere y ubicar los documentos en las unidades de conservación establecidas. 7. Atender el conmutador, recibir mensajes y transferir llamadas, brindando información veraz y oportuna, con el fin de orientar y tener bien informados a los usuarios de la Institución. 8. Custodiar la correspondencia y demás documentos que maneje en función de su trabajo y mantener actualizado el archivo de la dependencia. 9. Diligenciar los formatos institucionales de registros de llamadas y correspondencia. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES De Contabilidad. De aspectos legales vigentes aplicables a los procesos de la Dependencia. De sistemas CGUNO. Aplicaciones de Informática, Office, Word, Excel, Power Point. Técnicas de redacción y buena ortografía Normas Icontec. Técnicas de archivo Manejo de Internet e Intranet 145

146 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título de Bachiller y curso mínimo de 50 horas en temas relacionados con Gestión Pública. PARA VENTANILLA UNICA Título de Bachiller y curso mínimo de 50 horas en temas relacionados con Servicio de Atención al Ciudadano y/o Gestión Pública. Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada ESPACIO EN BLANCO 146

147 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASISTENCIAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO Diez (10) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Aplicar los procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades académicas o administrativas para coadyuvar al logro de los objetivos de la dependencia y al cumplimiento de la misión institucional. 2. Colaborar para el logro de la eficiencia y la calidad en la prestación del servicio y actividades institucionales. 3. Aplicar los controles diseñados para la recepción de las comunicaciones enviadas a la institución, para proceder a su correspondiente distribución por competencia. 4. Participar activamente en las actividades orientadas a mantener actualizadas las tablas de retención. 5. Realizar los estudios de valoración documental requeridos por la organización y disposición final de los documentos de la Unidad. 6. Aplicar los controles diseñados para el manejo de archivos de la dependencia, para actualizar en forma permanente los mismos. 7. Prestar un eficiente servicio de archivo y aplicar los instrumentos de control y consulta del archivo. 147

148 8. Organizar y controlar el manejo de la correspondencia para mantener actualizado el sistema de archivo. 9. Transcribir o digitar textos, material de apoyo y correspondencia necesaria para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la dependencia. 10. Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios internos y externos para recibir y/o suministrar información oportuna y pertinente. 11. Elaborar el listado de requisiciones de materiales y suministros necesarios para el cumplimiento de las labores del área de desempeño. 12. Custodiar y manejar de manera responsable la correspondencia de su competencia, para darle el trámite correspondiente. 13. Entregar oportunamente la correspondencia de las diferentes dependencias de la institución, para que se resuelva de manera oportuna. 14. Aplicar los mecanismos de autocontrol relacionados con el cargo. 15. Diligenciar correctamente los formatos institucionales establecidos para las funciones de su cargo. 16. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 17. Participar en la consolidación de la cultura de Austeridad, Auto evaluación y mejoramiento. 18. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesasen que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno). 19. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES De aspectos legales vigentes aplicables a los procesos de la Dependencia. De Word, Excel. Normas Icontec. De archivo y gestión documental De Internet, Intranet. De redacción, Ortografía y gramática. 148

149 VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título de Bachiller y curso mínimo de 30 horas en termas de ofimática, gestión documental y/o gestión pública. Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada ESPACIO EN BLANCO 149

150 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASISTENCIAL AYUDANTE Cuatro (4) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar el proceso de operación de los equipos que le sean asignados, con el fin de garantizar el funcionamiento de éstos y el normal desarrollo de actividades académicas y administrativas de la Institución. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender los requerimientos de apoyo del personal de las Facultades, para garantizar el desarrollo de las actividades académicas. 2. Disponer con diligencia los equipos de ayudas técnicas y/o audiovisuales bajo su responsabilidad, para brindar oportunamente el apoyo cuando sea requerido. 3. Mantener en perfecto estado de funcionamiento los equipos asignados, con el fin de tenerlos a disposición de quien los requiera. 4. Realizar semanalmente la programación de entrega de los equipos audiovisuales a los docentes que los requieran, para el cumplimiento de funciones académicas exclusivamente. 5. Procesar y dar trámite a las solicitudes que estén en su órbita de competencia, atendiendo los principios de la función pública. 6. Aplicar los principios, normas y técnicas del sistema de gestión documental, 150

151 de acuerdo con lo previsto en la Ley General de Archivo y normas complementarias. 7. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno) 8. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES De atención a usuarios De manteniendo correctivo y preventivo de equipos. VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano Transparencia Compromiso con la organización Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título de Bachiller y curso mínimo de 50 horas en temas relacionados con sistemas, comunicaciones, multimedia y/o gestión pública. Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada 151

152 I. IDENTIFICACION Nivel: Denominación del Empleo: Código: Grado Salarial: Número de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del cargo: ASISTENCIAL AYUDANTE Doce (12) DONDE SE UBIQUE EL CARGO QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Carrera Administrativa II. AREA FUNCIONAL PROCESOS DE APOYO III. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar actividades de apoyo operativo con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la Institución y el normal desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la misma. IV DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar actividades de apoyo operativo en las instalaciones de la Institución, de acuerdo con los requerimientos del servicio. 2. Ejecutar con estándares de calidad labores operativas donde se le asigne. 3. Realizar las órdenes de mantenimiento preventivo o correctivo a los dispositivos sanitarios e hidráulicos y a gas en general de la Institución de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato. 4. Implementar mecanismos de Autocontrol y seguimiento en los procesos en que participa, coadyuvando al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión UCEVA (Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno) 5. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo al nivel, naturaleza y área de desempeño. 152

153 FUNCIONES ESPECIFICAS PARA EL AREA DE MANTENIMIENTO 1. Ejecutar trabajos generales de jardinería tales como cortar los prados, podar arbustos y árboles, limpiar malezas, ribetear los cordones de las zonas verdes, con el fin de mantener limpias y bien presentadas las instalaciones de la UCEVA. 2. Regar y cuidar las plantas ornamentales de las instalaciones de la Institución, aplicando abonos, matamalezas, fungicidas, para ofrecer un ambiente agradable a visitantes y comunidad universitaria. 3. Informar oportunamente sobre daños o irregularidades en las instalaciones o elementos de su área de trabajo. 4. Colaborar en la limpieza de caños, canales de riego y cajas de aguas lluvias cuando sea necesario. 5. Participar en actividades ecológicas cuando sean programadas o cuando sean designados para ello. 6. Realizar fumigaciones para control de plagas. 7. Nivelar pequeñas áreas de terrenos para siembras u ornamentación. 8. Preparar tierra para siembra de árboles o plantas y sembrarlos de acuerdo con las técnicas necesarias para cada caso. 9. Reparar las cercas de protección que delimitan la Institución, con el fin de brindar seguridad a las instalaciones y a la comunidad universitaria. 10. Hacer mantenimiento a los campos y escenarios deportivos y colaborar con la demarcación de los escenarios, de acuerdo con las instrucciones impartidas. 11. Barrer, limpiar desechos y recoger los escombros y materiales sobrantes de las zonas verdes y exteriores de los edificios y disponer del material de desecho en los sitios correspondientes. 12. Ejecutar los diferentes trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo relacionados con el manejo y conducción de fluidos, de acuerdo con el programa establecido e instrucciones del jefe inmediato. 13. Ejecutar trabajos de plomería y a gas en general, reparando e instalando sistemas sanitarios, hidráulicos y a gas, revisando canales, bajantes y demás, de acuerdo a las instrucciones del jefe inmediato, y a los procedimientos establecidos para cada caso. 14. Realizar reparaciones y montajes de redes de gas, aire, oxígeno y otros fluidos. 15. Solicitar al almacén los materiales, herramientas, equipos necesarios para la 153

154 ejecución de su labor y trasladarlos al sitio de trabajo de acuerdo con las normas vigentes en la UCEVA para cada caso y con las pautas necesarias de seguridad según los equipos. Incluye la devolución oportuna al almacén de los materiales sobrantes y las herramientas utilizadas una vez terminado el trabajo. 16. Mantener completamente limpio y en orden las herramientas y el área donde se ejecute el trabajo. FUNCIONES ESPECIFICAS PARA EL AREA DE ASEO Y CAFETERIA 1. Realizar el aseo, cuidado y mantenimiento de las zonas o áreas internas y externas de la institución, para mantenerlas bien presentadas. 2. Efectuar diligencias externas de mensajería, cuando la institución lo requiera. 3. Realizar labores, de aseo, limpieza de oficinas, aulas de clase, baños, para garantizar el desarrollo de actividades académicas y administrativas bajo condiciones de asepxia. 4. Prestar el servicio de cafetería en la dependencia a la cual se le asigne, brindando atención oportuna y eficiente. 5. Informar a su jefe inmediato sobre las anomalías e irregularidades que se presentan en el desempeño de sus labores. 6. Colaborar con las funciones de vigilancia cuando las necesidades del servicio lo requieran. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES De disposiciones legales vigentes aplicables según las funciones del cargo. De seguridad industrial. De servicio al cliente. Constitución Nacional VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES POR NIVEL JERARQUICO Orientación a resultados Manejo de la información Orientación al usuario y al ciudadano Adaptación al cambio Transparencia Disciplina Compromiso con la organización Relaciones interpersonales Colaboración VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Título de Bachiller Dos (2) años de experiencia laboral 154

155 ARTÍCULO 2º. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES. Sin perjuicio de las competencias definidas para cada uno de los empleos previstos en el presente Manual, en el desempeño laboral se tendrán en cuenta las conductas asociadas a cada una de las competencias, tanto comunes como por nivel jerárquico, tal como está previsto en el Decreto 2539 del 2005 y que se relacionan a continuación: COMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PUBLICOS COMPETENCIA Orientación a resultados Orientación al usuario y al ciudadano DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad. Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad. CONDUCTAS ASOCIADAS Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Asume la responsabilidad por sus resultados. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general. Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. 155

156 Transparencia Compromiso con la Organización Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental. Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales. Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos. Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. ESPACIO EN BLANCO 156

157 NIVEL DIRECTIVO COMPETENCIAS POR NIVEL JERARQUICO COMPETENCIA Liderazgo Planeación Toma de decisiones DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales. Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas. Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión. 157 CONDUCTAS ASOCIADAS Mantiene a sus colaboradores motivados. Fomenta la comunicación clara, directa y concreta. Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. Promueve la eficacia del equipo. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores. Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto. Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales. Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. Busca soluciones a los problemas. Distribuye el tiempo con eficiencia. Establece planes alternativos de acción. Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar. Efectúa cambios complejos y comprometidos en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Decide bajo presión. Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre.

158 Dirección y Desarrollo de Personal Conocimiento del entorno Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras. Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional. Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para satisfacerlas. Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integral del empleado. Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuándo no hacerlo. Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los estándares de productividad. Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional. Está al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado. Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales. Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales. 158

159 NIVEL ASESOR COMPETENCIA Experticia Profesional Conocimiento del entorno Construcción de relaciones DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral. Conocer e interpretar la organización, su funcionamiento y sus relaciones políticas y administrativas. Establecer y mantener relaciones cordiales y recíprocas con redes o grupos de personas internas y externas a la organización que faciliten la consecución de los objetivos institucionales. CONDUCTAS ASOCIADAS Orienta el desarrollo de proyectos especiales para el logro de resultados de la alta dirección. Aconseja y orienta la toma de decisiones en los temas que le han sido asignados Asesora en materias propias de su campo de conocimiento, emitiendo conceptos, juicios o propuestas ajustados a lineamientos teóricos y técnicos. Se comunica de modo lógico, claro, efectivo y seguro. Comprende el entorno organizacional que enmarca las situaciones objeto de asesoría y lo toma como referente obligado para emitir juicios, conceptos o propuestas a desarrollar. Se informa permanentemente sobre políticas gubernamentales, problemas y demandas del entorno. Utiliza sus contactos para conseguir objetivos Comparte información para establecer lazos. Interactúa con otros de un modo efectivo y adecuado. 159

160 Iniciativa Anticiparse a los problemas iniciando acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas concretas. Prevé situaciones y alternativas de solución que orientan la toma de decisiones de la alta dirección. Enfrenta los problemas y propone acciones concretas para solucionarlos. Reconoce y hace viables las oportunidades. ESPACIO EN BLANCO 160

161 NIVEL PROFESIONAL COMPETENCIA Aprendizaje Continuo Experticia profesional Trabajo en Equipo y Colaboración DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener altos estándares de eficacia organizacional. Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral. Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales comunes. 161 CONDUCTAS ASOCIADAS Aprende de la experiencia de otros y de la propia. Se adapta y aplica nuevas tecnologías que se implanten en la organización. Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíos que se presentan en el desarrollo del trabajo. Investiga, indaga y profundiza en los temas de su entorno o área de desempeño. Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparación. Asimila nueva información y la aplica correctamente. Analiza de un modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante. Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos. Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones. Clarifica datos o situaciones complejas. Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales. Coopera en distintas situaciones y comparte información. Aporta sugerencias, ideas y opiniones. Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo. Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales. Establece diálogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en

162 Creatividad e Innovación Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y soluciones. condiciones de respeto y cordialidad. Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo. Ofrece respuestas alternativas. Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas. Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías. Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales. Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas específicas. ESPACIO EN BLANCO 162

163 NIVEL PROFESIONAL (Adicionales cuando se tiene personal a cargo) COMPETENCIA Liderazgo de Grupos de Trabajo Toma de decisiones DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA Asumir el rol de orientador y guía de un grupo o equipo de trabajo, utilizando la autoridad con arreglo a las normas y promoviendo la efectividad en la consecución de objetivos y metas institucionales. Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema y tomar las acciones concretas y consecuentes con la elección realizada. CONDUCTAS ASOCIADAS Establece los objetivos del grupo de forma clara y equilibrada. Asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos institucionales. Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir. Facilita la colaboración con otras áreas y dependencias. Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo. Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas. Garantiza que el grupo tenga la información necesaria. Explica las razones de las decisiones. Elige alternativas de solución efectiva y suficiente para atender los asuntos encomendados. Decide y establece prioridades para el trabajo del grupo. Asume posiciones concretas para el manejo de temas o situaciones que demandan su atención. Efectúa cambios en las actividades o en la manera de desarrollar sus responsabilidades cuando detecta dificultades para su realización o mejores prácticas que pueden optimizar el desempeño. Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas. Fomenta la participación en la toma de decisiones. 163

164 NIVEL TECNICO COMPETENCIA Experticia Técnica Trabajo en equipo Creatividad e innovación DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados. Trabajar con otros para conseguir metas comunes. Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones. CONDUCTAS ASOCIADAS Capta y asimila con facilidad conceptos e información. Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas. Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización. Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado. Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos. Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos. Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales. Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas. Es recursivo. Es práctico. Busca nuevas alternativas de solución. Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados. 164

165 NIVEL ASISTENCIAL COMPETENCIA Manejo de la Información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones Interpersonale s DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA Manejar respeto informaciones personales institucionales que dispone. con las e de Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente. Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente. Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicación 165 CONDUCTAS ASOCIADAS Evade temas que indagan sobre información confidencial. Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no. Transmite información oportuna y objetiva. Acepta y se adapta fácilmente a los cambios Responde al cambio con flexibilidad. Promueve el cambio. Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas. Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo. Acepta la supervisión constante. Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización. Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás. Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan

166 Colaboración abierta y fluida y en el respeto por los demás. Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales. generar conflictos. Ayuda al logro de los objetivos articulando sus actuaciones con los demás. Cumple los compromisos que adquiere. Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. ARTÍCULO 3º. EQUIVALENCIAS ENTRE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA. Para los empleos pertenecientes a los Niveles Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial, de conformidad con el Decreto 785 de 2005, artículo 25, las equivalencias entre estudio y experiencia serán las siguientes: I. Para los empleos pertenecientes a los Nivel Directivo, Asesor y Profesional: A. El título de postgrado en la modalidad de especialización por: a) Dos (2) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el título profesional, o b) título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, o c) terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y un (1) año de experiencia profesional. B. El título de postgrado en la modalidad de Maestría por: a) Tres (3) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el título profesional, o 166

167 b) Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, o c) Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y un (1) año de experiencia profesional. C. El título de postgrado en la modalidad de Doctorado o Postdoctorado por: a) Cuatro (4) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el título profesional, o b) Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, o c) Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y dos (2) años de experiencia profesional, o d) Tres (3) años de experiencia profesional por título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo. II. Para los empleos pertenecientes a los Niveles Técnico y Asistencial: a) Título de formación tecnológica o de formación técnica profesional, por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y cuando se acredite la terminación y la aprobación de los estudios de la respectiva modalidad. 167

168 b) Tres (3) años de experiencia relacionada por título de formación tecnológica o de formación técnica profesional adicional al inicialmente exigido, y viceversa. c) Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia y viceversa, o por seis (6) meses de experiencia relacionada y curso específico de mínimo sesenta (60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos. d) Diploma de bachiller en cualquier modalidad, por aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral y viceversa, o por aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y CAP de Sena. Aprobación de un (1) año de educación básica secundaria por seis (6) meses de experiencia laboral y viceversa, siempre y cuando se acredite la formación básica primaria. La equivalencia respecto de la formación que imparte el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, se establecerá así: a) Tres (3) años de educación básica secundaria o dieciocho (18) meses de experiencia, por el CAP Técnico del Sena. b) Dos (2) años de formación en educación superior, o dos (2) años de experiencia por el CAP Técnico del Sena y bachiller, con intensidad horaria entre y horas. c) Tres (3) años de formación en educación superior, o tres (3) años de experiencia por el CAP Técnico del Sena y bachiller, con intensidad horaria superior a horas. ARTÍCULO 4º. La Oficina de Bienestar Institucional y Gestión Humana de la UCEVA, entregará a cada funcionario copia de las funciones y competencias determinadas en el presente manual para el respectivo empleo en el momento de la posesión. De igual manera procederá cuando el funcionario sea ubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones o cuando mediante la adopción o modificación del manual, se afecten las establecidas para los empleos. 168

169 ARTÍCULO 5º. Cuando para el desempeño de un empleo se exija una profesión, arte u oficio debidamente reglamentado, la posesión de grados, títulos, licencias, matrículas o autorizaciones previstas en las leyes o en sus reglamentos, no podrán ser compensadas por experiencia u otras calidades, salvo cuando las mismas leyes así lo establezcan. ARTÍCULO 6º. La Rectoría de la UCEVA, mediante acto administrativo, adoptará las modificaciones o adiciones necesarias para mantener actualizado el manual específico de funciones y de competencias laborales y podrá establecer las equivalencias entre estudios y experiencia, en los casos en que se considere necesario. ARTÍCULO 7º. El personal docente contemplado en la planta consolidada prevista en la parte considerativa del presente acto administrativo, se regirá por las normas del estatuto docente definido por la UCEVA, en el marco de la Ley 30 de 1992 y las normas que la complementen o sustituyan. ARTÍCULO 8º. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado a los veintinueve (29) días del mes de mayo del año dos mil quince (2015) JAIRO GUTIERREZ OBANDO Rector 169