Índice. I. Presentación 3. II. Organigrama.. 4. III. Simbología 5. IV. Descripción de procedimientos. 7

Transcripción

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2 Índice I. Presentación 3 II. Organigrama.. 4 III. Simbología 5 IV. Descripción de procedimientos Auditoría a los planteles y oficinas centrales del 8 COBAEV. 2.- Seguimiento y desahogo de quejas y denuncias recibidas en contra de servidores públicos de la administración pública estatal Transparencia (IVAI) 4.- Seguimiento a observaciones determinadas en auditorías por los diferentes entes fiscalizadores 5.- Participación y seguimiento en las etapas de contrataciones gubernamentales y obra pública Verificación del parque vehicular Elaboración programática presupuestal 36 V. Directorio.. 41 VI. Firmas de Autorización. 42

3 Presentación El Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), es un Organismo Público Descentralizado con Personalidad Jurídica y Patrimonio Propio, tiene como propósito impartir e impulsar la Educación Media Superior en el Estado, y la Misión de proporcionar servicios de bachillerato de calidad, propiciando el desarrollo integral del educando, con recursos didácticos y tecnologías modernas, a través de métodos que atiendan las características diferenciadas de los alumnos, y con docentes altamente capacitados que garanticen procesos de enseñanza - aprendizaje apropiados para vincularlos con la comunidad y el trabajo productivo y para integrarlos competitivamente a estudios a nivel superior. El Colegio ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo en el Estado, atendiendo un alto porcentaje de la demanda estudiantil del nivel medio superior, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar una educación con calidad. En cumplimiento a la normatividad establecida por la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz, el Programa del Eje rector 4.10 Modernización de la Gestión del Sistema Educativo Estatal del Programa Institucional de Desarrollo del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos. Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los procedimientos administrativos del Colegio. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual de Organización del área específica. Está integrado por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con su respectivo diagrama de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Contraloría General. El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la Honorable Junta Directiva. Asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Colegio para que continúe proporcionando los servicios educativos en forma eficaz, fundamentados en una guía de acción. El Manual de Procedimientos complementa y guarda congruencia con el Manual de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad que ha implantado el Colegio de Bachilleres, en busca de la eficacia en el servicio educativo y su mejora continua. Cabe mencionar que el lenguaje empleado en el presente manual, no busca generar ninguna distinción, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género, representan a ambos sexos." 3

4 Organigrama Dirección General Contraloría Interna Ejecutivo de Proyectos de Fiscalización y Función Pública Ejecutivo de Proyectos de Integridad y Responsabilidades de los Servidores Públicos 4

5 Simbología Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias. Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo Documento y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. 5

6 Simbología Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el desarrollo. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se recibe, genera o salga del procedimiento. Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento, en una unidad de lectura óptica. Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento. 6

7 Descripción de Procedimientos 7

8 Nombre: Objetivo: Frecuencia: Procedimiento Auditoría a los Planteles y Oficinas Centrales del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Definir los pasos a seguir para la realización de las auditorías enfocadas al examen objetivo, sistemático y evacuatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; a los sistemas y procedimientos implantados; a la estructura orgánica en operación; y a los objetivos, planes programas y metas alcanzadas por la entidad. Eventual Normas. La auditoría es una herramienta de apoyo a la función directiva de la dependencia. Cada auditoría es ejecutada por personal que posea los conocimientos técnicos y capacidad profesional necesaria para el caso en particular. Cada auditoría determina, si es el caso, una serie de observaciones que debe atender el área auditada, en los plazos establecidos según la norma. El tiempo de solventación de las observaciones no excede de un plazo de veinte días. Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Dirección de Agosto Octubre Planeación, Contraloría H. Junta Programación y Interna Directiva Presupuesto 8

9 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 1 Elabora Formato del Programa General de trabajo en dos originales, envía un original del Formato del Programa General de Trabajo a la Contraloría General del Estado y recaba firma de autorización en el segundo original del Formato del Programa General de trabajo se archiva de manera numérica definitiva e integra al Expediente de Auditoría Elabora el Formato de Evaluación de Normas de Control Interno Estatal del área a auditar en original y archiva de manera numérica permanente en el Expediente de Auditoría. Elabora Carta Planeación y Cronograma en original y copia, envía el original de la Carta Planeación y Cronograma a la Contraloría General del Estado recaba firma y sella como acuse de recibo en la copia Carta de Planeación y Cronograma, archiva de manera numérica definitiva e integra en el Expediente de Auditoría. Elabora Orden de Auditoría en original y una copia dirigido al titular del área responsable informándole en el mismo que se llevara a cabo la Auditoría. Turna Orden de Auditoría original al área a auditar recaba firma y sello como acuse de recibo de la copia Orden de Auditoría y archiva de manera numérica definitiva e integra al Expediente de Auditoría. Recibe del área a auditar Oficio de Designación original y copia sella firma acuse de recibido a la copia y devuelve el Oficio de Designación, archiva Oficio de Designación original de manera numérica definitiva y lo integra al Expediente de Auditoría. Pasa el tiempo 7 8 Solicita mediante Oficio en original y copia al Organismo la información necesaria del área a auditar objeto de la revisión entrega Oficio original y recaba firma y sella como acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera numérica definitiva y lo integra al Expediente de Auditoría. Recibe del Organismo mediante Oficio en original y copia, la información solicitada para su análisis sella y firma como acuse de recibo la copia del Oficio y se devuelve dicha información, el original del Oficio lo archiva de manera 9

10 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 9 numérica definitiva y lo integra al expediente de Auditoría. Elabora Acta de Inicio de Auditoría en tres originales misma que contiene el nombre cargo y datos de identificación de los servidores públicos participantes en el acto, envía primer original de Acta de Inicio de Auditoría a la Contraloría General del Estado, segundo al área a auditar y la tercer original del Acta de Inicio de Auditoría se archiva de manera numérica definitiva y se integra al Expediente de Auditoría. 10 Analiza si el auditor tenga que modificar la fecha de término de la Auditoría o se haga cambio del algún elemento del equipo de auditoría. Habrá cambios en la auditoría? 10A En caso de que si: Elabora Oficio en original y copia para ampliar la fecha de la Auditoría o participación del personal comisionado se hace del conocimiento al área auditada, turna original del Oficio al área auditada se recaba firma y sella como acuse de recibo en la copia del Oficio archiva de manera numérica permanente y se integra en el Expediente de Auditoría. Pasa el tiempo Elabora los Papeles de Trabajo en original de los rubros revisados y recaba la evidencia documental que soporte los hallazgos en dicha Auditoría, archiva el original de los Papeles de Trabajo de manera numérica definitiva y se integra al Expediente de Auditoría. Elabora Acta del Cierre de Auditoría en tres originales en la fecha programada para el cierre para formalizar la ejecución del período ejecución de la auditoría, envía primer original del Acta de Cierre de Auditoría a la Contraloría General del Estado, segundo original turna al área auditada y el tercer original del Acta de Cierre de Auditoría se archiva de manera numérica permanente e integra al Expediente de Auditoría. Elabora Cédulas de Observaciones y/o Cédulas de Recomendaciones en tres originales sujetas a seguimiento de irregularidades que presuntamente transgreden la normatividad aplicable o son susceptible de mejora, envía primer original de las Cédulas de Observaciones y/o Cédulas de Recomendaciones, a la 10

11 Área Actividad Descripción Contraloría Interna Contraloría General del Estado segundo original al área auditada y el tercer original de las Cédulas de Observaciones y/o Recomendaciones las archiva de manera numérica permanente y lo integra al Expediente de Auditoría. 14 Elabora Informe de la Auditoría Practicada en tres originales misma que refleja el resultado del trabajo desarrollado, envía primer original del Informe de la Auditoría Practicada a la Contraloría General del Estado, segundo original área auditada y el tercer original del Informe de la Auditoría Practicada lo archiva de manera numérica permanente y lo integra al Expediente de Auditoría. Continúa con la actividad En caso de que no: Elabora el Acta de Cierre de Auditoría en original y dos copias dirigido al área auditada, turna original Acta de Cierre de Auditoría al área Auditada, envía primera copia al a la Contraloría General del Estado y recaba firma y sella como acuse de recibo en la segunda copia del Acta de Cierre de Auditoría lo archiva de manera numérica permanente y lo integra al Expediente de Auditoría. Elabora Oficio de Entrega de Resultados de Auditoría en original y dos copias dirigido al área auditada, turna original del Oficio de Entrega de Resultados de Auditoría al área a auditada, envía primera copia a la Contraloría General del Estado y recaba firma y sella como acuse de recibo en la segunda copia de la Entrega de Resultados de Auditoría lo archiva de manera numérica permanente y lo integra al Expediente de Auditoría. Elabora Oficio original y copia, integra las notificaciones de los resultados de la auditoría en original y los envía a la Contraloría General del Estado, recaba, firma y sella como acuse de recibo en la copia del Oficio de las Notificaciones de los Resultados y lo archiva de manera numérica permanente y lo integra al expediente de Auditoría. FIN DEL PROCEDIMIENTO 11

12 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Auditoría a los planteles y oficinas centrales del COBAEV 12

13 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Auditoría a los planteles y oficinas centrales del COBAEV 13

14 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Auditoría a los planteles y oficinas centrales del COBAEV 14

15 Nombre: Objetivo: Frecuencia: Procedimiento Seguimiento y Desahogo de Quejas y Denuncias recibidas en contra de Servidores Públicos de la Administración Pública Estatal Atender la quejas y denuncias que se formulen por el incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos Eventual. Normas. Las Quejas y Denuncias deben ser recibidas vía buzón, correo electrónico o internet. A las Quejas y Denuncias debe dársele seguimiento cuando presenten elementos sustentables que justifiquen la investigación. Las Quejas y Denuncias deberán contener nombre y firma del promovente, las narraciones de los hechos que se consideren presuntamente irregulares y en su caso los medios de pruebas correspondientes. Se llamará promovente a la parte demandante. El Expediente contiene los siguientes documentos: Queja o Denuncia, Oficio de resolución, Acuerdo de Inicio, Acta Administrativa, Constancias, Acuerdo de Archivo y Oficio de Notificación. Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Dirección de Planeación, Contraloría H. Junta Agosto Octubre Programación y Interna Directiva Presupuesto 15

16 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 1 Recibe del promovente la Queja o Denuncia original en contra de los servidores públicos, abre expediente y otorga folio A 4 5 Integra Queja y Denuncia original en el expediente, fotocopia Queja y Denuncia y la devuelve sellada como acuse al promovente. Verifica que la información este completa de la Queja o Denuncia original y cuente con los elementos necesarios para su atención. Está completa la información? En caso de no estar completa: Concluye la Queja o Denuncia original por falta de elementos. Elabora el Oficio de Resolución original y copia, haciendo énfasis que la Queja o Denuncia no cuenta con los elementos suficientes para llevar a cabo el procedimiento. Envía al promovente Oficio de Resolución original, recaba y sella como acuse de recibido en la copia del Oficio de Resolución y se integra en el Expediente. Fin 6 7 En caso de estar completa: Elabora Acuerdo de Inicio de la Queja o Denuncia en original y copia especificando en el mismo las acciones de investigación que corresponda y entrega Acuerdo de Inicio original al promovente y recaba, firma y sella como acuse de recibo en la copia del Acuerdo de Inicio y se integra en el Expediente. Elabora Oficio original y copia para invitar al promovente a efecto que comparezca presente sus relatos de los hechos las pruebas que tiene y en su caso, los testigos que estuvieron presentes. Y de ser necesario se cita a comparecer al servidor público presunto responsable y entrega Oficio original al promovente y recaba, firma y sella como acuse de recibido en la copia del Oficio, y integra en el Expediente. Pasa el tiempo 8 Lleva a cabo la Comparecencia 16

17 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 9 Elabora Acta Administrativa original y copia en presencia de dos testigos de asistencia firmando para constancia quienes intervinieron en ella, entrega Acta Administrativa original al promovente, recaba, firma y sella como acuse de recibo en la copia del Acta Administrativa, y se integra en el Expediente. 10 Analiza las Constancias originales del expediente correspondiente para determinar si existe responsabilidad. Existe responsabilidad en el expediente? 10 A En caso de que no: Elabora y autoriza Acuerdo de Archivo original y copia por falta de elementos, entrega Acuerdo de Archivo original al promovente y recaba acuse de recibo en la copia del Acuerdo de Archivo y se integra en el Expediente. Elabora Oficio original y copia a efecto de emitir acciones de mejora procedentes a la Queja o Denuncia, devuelve Oficio original al promovente y recaba, firma y sella como acuse de recibo en la copia del Oficio y se integra en el Expediente. Elabora Oficio de Notificación original y copia en el cual informa al promovente que su queja fue atendida, devuelve Oficio de Notificación original al promovente y recaba acuse de recibido en la copia del Oficio de notificación y se integra en el Expediente. Fotocopia un tanto del Expediente. Continúa con la actividad En caso de que si: Elabora Circular original y dos copias para enviar un tanto del Expediente a otras instancias correspondientes, en caso de existir presunta responsabilidad y se turna de la siguiente manera: Circular original y un tanto del Expediente a la Instancia correspondiente, primera copia de la Circular al promovente y segunda copia de la Circular como acuse de recibo y se integra en el Expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTO 17

18 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Seguimiento y desahogo de quejas y denuncias recibidas en contra de servidores públicos de la administración pública estatal 18

19 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Seguimiento y desahogo de quejas y denuncias recibidas en contra de servidores públicos de la administración pública estatal 19

20 Nombre: Transparencia (IVAI) Procedimiento Objetivo: Frecuencia: Cumplir con lo que marca el art 61 de la ley 581 para la tutela de los datos personales en el Estado de Veracruz Semestral Normas Los Órganos de Control Internos de los entes públicos entregarán semestralmente un informe estadístico de los procedimientos administrativos iniciados con motivo de incumplimiento al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información El Instituto denunciará ante las autoridades competentes cualquier conducta imprevista y aportará las pruebas pertinentes. Fecha Elaboración Autorización Agosto 2016 Octubre Elaboró Revisó Autorizó Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto Contraloría Interna H. Junta Directiva 20

21 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 1 Recibe de la Dirección General de Fiscalización Interna un Oficio original y copia, solicitando los informes estadísticos de los procedimientos administrativos iniciados, con motivo del incumplimiento del artículo 61 de la ley 581 para la tutela de datos personales en el Estado de Veracruz, devuelve, sella, firma la copia del Oficio a la D.G.F.I. y archiva el Oficio original de manera cronológica permanente, en la Carpeta de Transparencia. 2 Solicita a la Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública del COBAEV, mediante Oficio en original y copia que informe si durante el período hubo procedimientos administrativos con motivo del incumplimiento del art 61. El Oficio original se turna a la Unidad de Acceso a la Información Pública del COBAEV, se recaba firma de recibido como acuse en la copia y se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Transparencia. Pasa el tiempo 3 4 Recibe Oficio de contestación en original y copia de la Unidad de Acceso a Información Pública del COBAEV, sella, firma, devuelve la copia del Oficio y el original del Oficio lo archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Transparencia. Analiza la información recibida para ver si se presentan procedimientos administrativos. Se presentaron procedimientos Administrativos? 4A En caso de que no: Elabora Oficio en original y cuatro copias informando que durante el período no se presentaron procedimientos administrativos con motivo del incumplimiento de la ley citada y los envía de la siguiente manera: Oficio original al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, primera copia del Oficio a la Dirección de Fiscalización Interna de la Contraloría General, segunda copia del Oficio a la Jefa de la Unidad de Acceso a la Información Pública de la Contraloría General del Estado, tercera copia del Oficio la turna a la Unidad de Acceso a la Información del COBAEV y en la cuarta copia del Oficio recaba firma y sello de recibido como acuse y lo archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Transparencia. Fin 21

22 Contraloría Interna 5 En caso de que si: Elabora Formato y Oficio de Informe de que si hubo procedimientos administrativos detallando número de expediente tipo de procedimiento causa o motivo del incumplimiento resultado de la sanción impuesta en original y cuatro copias, y los envía de la siguiente manera: Formato y Oficio original al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, primera copia del Oficio y Formato a la Dirección de Fiscalización Interna de la Contraloría General, segunda copia del Oficio y Formato a la Unidad de Acceso a la Información Pública de la Contraloría General del Estado, tercera copia del Oficio y Formato los turna a la Unidad de Acceso a la Información del COBAEV y en la cuarta copia del Oficio y Formato recaba firma y sella de recibido como acuse y los archiva de manera cronológica en la Carpeta de Transparencia. FIN DEL PROCEDIMIENTO 22

23 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Transparencia IVAI 23

24 Nombre: Objetivo: Frecuencia: Procedimiento Seguimiento a observaciones determinadas en auditorías por los diferentes entes fiscalizadores Dar seguimiento a las observaciones realizadas por ORFIS, ASF, Despachos Externos, etc. Permanente Normas Los Órganos de Control Internos deben darle el seguimiento correspondiente a las observaciones determinadas por los diferentes entes fiscalizadores dentro del plazo establecido por el ente fiscalizador. Los OIC deben presentar un enlace de resultados en el cual se notifique el estado actual que guarde las observaciones y/o recomendaciones. Los OIC deben de acompañar el informe de resultados con las cédulas de seguimiento correspondientes, los cuáles contendrán de manera explícita las acciones realizadas por el ente para la solventación de cada una de las observaciones y/o recomendaciones. Fecha Elaboración Autorización Agosto 2016 Octubre 2016 Elaboró Revisó Autorizó Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto Contraloría Interna H. Junta Directiva 24

25 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 1 Recibe por parte de la Dirección de Fiscalización Interna, el Oficio original y copia el seguimiento a las observaciones y recomendaciones determinadas por el ente fiscalizador, anexa juego del pliego de las Observaciones y/o Recomendaciones original y copia, las cuáles dará seguimiento., sella y devuelve copia del Oficio y el pliego, archiva Oficio original así como el pliego de las observaciones y/o recomendaciones, de manera cronológica permanente en el Expediente abierto Elabora Oficio original y tres copias, en dónde comunica al Titular de la Dependencia o Entidad, las instrucciones giradas para coordinar las acciones a realizar durante el período señalado para dicho seguimiento y los turna y envía de la siguiente manera: Oficio original al Titular de la Dependencia o Entidad, primera copia la envía a la Contraloría General, segunda copia a la Dirección de Fiscalización Interna y sella como acuse de recibo la copia del Oficio y se archiva de manera cronológica permanente en el Expediente abierto. Elabora un Programa de Trabajo y Cronograma de actividades para las mesas de trabajo a realizar, en la que en coordinación con los servidores públicos del Organismo dan atención y seguimiento al asunto en referencia y establecen los acuerdos referentes a las medidas correctivas necesarias que se implementarán para evitar la reincidencia de las observaciones y recomendaciones. Envía Oficio original y dos copias, anexa Programa de Trabajo y Cronograma de actividades en original, y los turna de la siguiente manera: Oficio original a la Dirección General de Fiscalización Interna, primera copia del Oficio para el Titular de la Dependencia y/o entidad y segunda copia del Oficio como acuse de recibo y se archiva de manera cronológica permanente en la Expediente abierto. Pasa el tiempo. 5 6 Recibe por parte de la Dependencia y/o entidad, las Cédulas de seguimiento en original con la documentación soporte que sustenta cada una de las Observaciones y Recomendaciones atendidas a la fecha. Elabora Acta circunstanciada en tres tantos, haciendo constar los hechos y acciones correspondientes. 25

26 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 7 Analiza cada una de las acciones realizadas, así como la documentación que sustentan las mismas. Está completa la información? 7A 7B 8 En caso de que no: Informa a la Dependencia y/o Entidad las sugerencias y/o requerimientos necesarios para la solventación y atención de las Observaciones y recomendaciones, que deberá incluir en el siguiente seguimiento. Continúa con la actividad 5. En caso de que si: Elabora Informe cédulas de seguimiento en base al análisis realizado al expediente presentado por el Organismo para constatar las acciones realizadas para la atención y solventación de cada una de las Observaciones y Recomendaciones. Solventan y atienden cada una de las Observaciones y Recomendaciones? 8A En caso de que no: Instruye al Jefe del Departamento de Responsabilidades, inicie las promociones de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa a que hubiere lugar, de conformidad con las disposiciones legales en materia de responsabilidad de los servidores públicos, de cada uno de los servidores públicos responsables de las inconsistencias determinadas al cierre del seguimiento. Continúa con la actividad 8. 9 En caso de que si: Envía a la Dirección General de Fiscalización Interna Oficio e Informe y Cédulas de Seguimiento correspondiente, ambos en original y copia, así como las promociones de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa a que hubiere lugar, sella, y devuelve copia del Oficio y archiva Oficio e Informe y Cédulas de Seguimiento correspondiente en expediente abierto para el seguimiento de la documentación relacionada con dicha actividad. FIN DEL PROCEDIMIENTO 26

27 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Seguimiento a observaciones determinadas en auditorías por los diferentes entes fiscalizadores 27

28 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Seguimiento a observaciones determinadas en auditorías por los diferentes entes fiscalizadores 28

29 Nombre: Objetivo: Procedimiento 21 Participación y Seguimiento en las Etapas de Contrataciones Gubernamentales y Obra Pública Dar fe del correcto manejo de los recursos financieros en las Licitaciones. Frecuencia: Permanente Normas Los Órganos de Control Internos deberán participar en las diferentes etapas de licitación para realizarlas con apego a la Ley Permanente. Fecha Elaboración Autorización Agosto 2016 Octubre 2016 Elaboró Revisó Autorizó Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto Contraloría Interna H. Junta Directiva 29

30 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 1 Recibe del Organismo Oficio original y copia, las bases de licitaciones en original, sella y firma de recibido y devuelve copia del Oficio al Organismo, archiva de manera cronológica permanente el Oficio original junto con las bases de licitaciones en original en la Carpeta seguimiento a licitaciones Elabora Oficio original y tres copias de comentarios de dicha revisión de las licitaciones y los turna de la siguiente manera: Oficio original a la Dirección Administrativa del COBAEV, primera copia envía a la Contraloría General, segunda copia a la Dirección de Fiscalización Interna y tercera copia como acuse de recibo y se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta seguimiento a licitaciones. Elabora Oficio original y copia, anexa Convocatoria original para su participación en el proceso licitatorio y turna ambos documentos originales a las áreas correspondientes, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta seguimiento a licitaciones. Asiste a la reunión del procedimiento licitatorio. 5 6 Revisa Expediente de procedimientos licitatorio con los documentos originales y se le da seguimiento hasta la firma del contrato y turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, para que la información sea publicada en la página Web del COBAEV. Verifica la publicación del procedimiento en la página Web del COBAEV. Está publicado el procedimiento? 6A En caso de que no: Continúa con la actividad 5. 7 En caso de que si: 30

31 Informa de manera mensual por Oficio original y copia de los procedimientos a la Dirección General de Fiscalización Interna de la Contraloría General, archiva copia del Oficio como acuse de recibo de manera cronológica permanente en la Carpeta de seguimiento a licitaciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 31

32 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Participación y seguimientos en las etapas de contrataciones gubernamentales y obra pública 32

33 Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia: Verificación del Parque Vehicular Llevar un control de los vehículos oficiales de acuerdo a la normatividad establecida por la Contraloría General del Estado, a fin de corroborar a cabalidad la existencia de dichos activos. Mensual Normas La Contraloría Interna realiza la verificación del parque vehicular para la correcta aplicación del programa de verificación permanente al parque vehicular que están asignados a Oficinas Centrales para tener un control y registro de los mismos. En la verificación vehicular se utilizan los anexos 4 y 5 de la Contraloría General del Estado. Anexo 4 y Anexo 5 de la Contraloría General como documentación soporte: Anexo 4 (vehículos revisados) y anexo 5 (la plantilla completa del parque vehicular) a la Contraloría General. La baja y enajenación onerosa de vehículos es competencia de la Secretaria de Finanzas de Planeación o en su caso del Congreso del Estado. La Verificación vehicular se realizará de manera mensual. Fecha Elaboración Autorización Agosto 2016 Octubre 2016 Elaboró Revisó Autorizó Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto Contraloría Interna H. Junta Directiva 33

34 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 1 Elabora Oficio original y tres copias para informar de la verificación vehicular a las Oficinas Centrales y los turna y envían de la siguiente manera: Oficio original a la Dirección Administrativa del COBAEV, primera copia del Oficio para conocimiento a la Dirección General de la Fiscalización Interna de la Contraloría General y segunda copia del Oficio a la Dirección General del COBAEV, recaba acuse de recibo en la tercera copia y se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de verificación vehicular. Pasa el tiempo 2 Realiza la verificación física y documental del parque vehicular, sobre las condiciones de los vehículos, revisando que existan todos sus componentes: Tarjeta de circulación, Engomado y Logotipos institucionales. Está correcta la verificación? 2 A 2B 3 En caso de que no: Elabora y envía Acta circunstanciada por correo electrónico del programa permanente sobre el uso correcto del parque vehicular, con el llenado de los anexo 4 y 5 de la Contraloría General como documentación soporte: Anexo 4 (vehículos revisados) y Anexo 5 (la plantilla completa del parque vehicular) a la Contraloría General. Continúa con la actividad 2 En caso de que si: Elabora Oficio original y cuatro copias para entregar el Acta Circunstanciada y Anexos en original, que se derivaron de la supervisión realizada de manera conjunta con personal de esa Dirección y se turnan y envían de la siguiente manera: Oficio Original a la Dirección Administrativa del COBAEV. Primera copia del Oficio: a la Dirección General de Fiscalización Interna de la Contraloría General. Segunda copia del Oficio: al Director General del COBAEV. Tercera copia del Oficio: al Departamento de Recursos Materiales del COBAEV, y cuarta copia del Oficio como acuse de recibido y se archiva de manera cronológica permanente y se integra en el Expediente de la verificación vehicular. FIN DEL PROCEDIMIENTO 34

35 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Verificación del parque vehicular 35

36 Nombre: Procedimiento Elaboración Programática Presupuestal Objetivo: Frecuencia: Coadyuvar a mantener y alcanzar las metas planteadas en el informe. Permanente Normas La Contraloría Interna es responsable de proyectar actividades a realizar y estableciendo metas que son distribuidas conforme a lo establecido por la Contraloría General del Estado. La Contraloría Interna es la responsable de dar cumplimiento a las acciones que rige la Contraloría General del Estado. La Contraloría Interna utiliza el formato dónde realizan un informe ejecutivo de la evaluación programática presupuestal. Fecha Elaboración Autorización Agosto 2016 Octubre 2016 Elaboró Revisó Autorizó Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto Contraloría Interna H. Junta Directiva 36

37 Área Actividad Descripción Contraloría Interna 1 Recibe Oficio original y copia de la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto el Avance mensual de indicadores y avance mensual presupuestal en original, sella de recibido la copia del Oficio y se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta Evaluación Programática Presupuestal. 2 3 Recibe Oficio original y copia del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, reportes quincenales de las contrataciones de Bienes y Servicios y actas de Subcomité de Adquisiciones en original, devuelve, sella de recibido la copia del Oficio al Depto. de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva Oficio original y los reportes quincenales de las contrataciones de Bienes y Servicios y actas de Subcomité de Adquisiciones de manera cronológica permanente en la Carpeta de Evaluación Programática Presupuestal. Analiza la información Está la información completa? 3A En caso de que no: Espera a que el Organismo remita la información que falta para el análisis respectivo. Continúa con la actividad: En caso de que si: Elabora Informe ejecutivo de la evaluación programática presupuestal y envía vía correo electrónico al Asesor de la Contraloría General del Estado. Recibe del Asesor de la Contraloría General, el Informe ejecutivo de la evaluación programática presupuestal, mediante Oficio original y copia, sella y devuelve copia del Oficio al asesor, recaba las firmas correspondientes y archiva Oficio original junto con el informe ejecutivo de la evaluación programática presupuestal de manera cronológica permanente en la Carpeta Evaluación Programática Presupuestal. Pasa el Tiempo 37

38 Contraloría Interna Área Actividad Descripción 6 Elabora Oficio original a la Dirección Administrativa del COBAEV, y turna junto con el Informe ejecutivo de la evaluación programática presupuestal en original, sella como acuse de recibido la copia del Oficio y se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta Evaluación Programática Presupuestal. 7 Obtiene y escanea Oficio copia y envía vía correo electrónico junto con el Informe Ejecutivo de la evaluación programática presupuestal a la Contraloría General del Estado y archiva el Oficio en la Carpeta Evaluación Programática Presupuestal. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 38

39 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Elaboración programática presupuestal 39

40 Nombre del área responsable: Contraloría Interna Nombre del procedimiento: Elaboración programática presupuestal 40

41 Directorio Lic. Carlos Aceves Amezcua Director General Lic. Martín de Jesús Sánchez Rodriguez Titular del Órgano Interno de Control Lic. Claudio Arturo Espinosa Soto Enlace Interinstitucional de Coordinadores Lic. Mónica Ponce Zamudio Jefa de la Unidad de Genero Lic. Ricardo Díz García Director de Asuntos Jurídicos Lic. Elsa de León Aguirre Jefa de la Unidad de Comunicación Educativa Dra. Yracema Cuevas Ortíz Jefa de la Unidad de Acceso a la Información Pública 41

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