FONDO REEMBOLSABLE FIDEICOMISO 872 MINISTERIO DE SALUD CTAMS-BNCR

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1 FONDO FIDEICOMISO 872 MINISTERIO DE SALUD CTAMS-BNCR MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INTRAINSTITUCIONAL PREPARADO POR: VALIDADO POR : REVISADO POR: COORDINADOR, ÁREA PRESUPUESTACIÓN, CUSTODIA Y NORMALIZACIÓN DIRECTOR FINANCIERO, BIENES Y SERVICIOS JEFE UNIDAD FINANCIERA DIRECTORA ADMINISTRATIVA UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL LIC. DANIEL SERRANO CASTRO SERGIO BRENES SANCHO LIC. JORGE E. ARAYA MADRIGAL LIC. MARCO T. SANDOVAL PICADO LICDA. SANDRA BARRIENTOS ESCOBAR EQUIPO DE LA UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS VERSIÓN Nº: 1 FECHA DE EMISIÓN:

2 PÁGINA 2 DE Introducción La ejecución de recursos financieros bajo la modalidad de ejecución de fondos reembolsables, asignado a las Unidades Organizativas y financiado con presupuesto proveniente del organismo FIDEICOMISO 872 Ministerio - CTAMS- BNCR, se ejecutará con base en los procedimientos descritos en este Manual, permitiendo que cada vez que las unidades organizativas requieran cubrir necesidades urgentes puedan ejecutar sus labores de forma eficiente y eficaz, bajo una estandarización institucional. 2. Objetivo Facilitar a las Unidades Organizativas la posibilidad de adquirir bienes y/o servicios de calidad, en forma ágil y oportuna, mediante la metodología de Fondo Reembolsable. 3. Producto Producto Final: Bienes y servicios adquiridos. Productos Intermedios: Solicitud del Pedido de Compra Vale Provisional Pedido de Compra Control de Reservas Solicitud de Reembolsos Informe de pedido de compra Comprobantes de compra o facturas. 4. Alcance Ministerio de Costa Rica, Unidades Organizativas. 5. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. Control de reservas. Doceavo. Fondo reembolsable. Formulario de Pedido de compra. Formulario de Solicitud pedido de compra y Vale Provisional. Formulario de Solicitud de Reembolso. Formulario de Control de Reservas. Formularios de Firmas para exoneración.

3 PÁGINA 3 DE 22 Impuesto sobre la venta. Partida presupuestaria. Subpartida presupuestaria. Proveedor habitual. Reintegro de Fondo. Sistema Compra Red. Proveedor habitual Proveedor ocasional. Monto Exiguo Sede Administrativo. Retiro en ventanilla. Objeto del gasto Caso fortuito. 6. Referencias Constitución Política de Costa Rica, Art: 176 y 180, 07 noviembre 1949 y sus reformas. Ley General de Control Interno Nº 8292, 31 de julio del 2002, publicada el 4 de setiembre del 2002 en La Gaceta N 169. Ley General de Administración Pública Nº.6227 del 02 mayo de 1978 (Publicado en el Alcance No. 90 a " La Gaceta " No. 102 de 30 de mayo de 1978) y su Reglamento. Ley de Contratación Administrativa del 7 de febrero de 1995 y su Reglamento. (Decreto Ejecutivo No H, 6), marzo Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 del 18 de setiembre del 2001, Artículo 33 y su Reglamento. (Decreto Ejecutivo N H-MP-PLAN) 19 de diciembre del Reglamento de normas y procedimientos para el funcionamiento y control de los fondos para cajas chicas del Ministerio (Decreto Ejecutivo N S), 12 de abril de Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, (Decreto Ejecutivo N H), 31 enero del Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, publicado en La Gaceta Nº 107 del 5 de junio, 2002 Manual de Procedimientos para la Administración del Fideicomiso 872 Ministerio - CTAMS- BNCR, 25 de setiembre Resolución N de la Dirección General de Tributación Directa publicado en La Gaceta N 171, 5 de setiembre 1997 Principios éticos que deberán seguir los funcionarios públicos en el ejercicio de sus cargos, (Decreto Ejecutivo N MP), del 24 mayo del 2006 Diccionario de imputaciones del sector público, (Decreto Ejecutivo N H), publicado en el Alcance N 33 a La Gaceta N 140 de 19 de julio de 2004

4 PÁGINA 4 DE 22 Clasificador Económico del Sector Público, (Decreto Ejecutivo N H), La Gaceta N 140 del 19 de julio del 2004 Circular FIS Responsables Código Actividad Retirar en el Banco o sucursal, los fondos asignados. Formular y enviar la Solicitud de Pedido de Compra y Vale Provisional. Recibir la solicitud de Pedido de Compra y Vale Provisional. Revisar la solicitud del pedido de Compra, vale provisional y disponible presupuestario. Elaborar y autorizar el pedido de compra. Gestionar la Compra del bien o servicio. Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable 8.7. Recibir bienes y servicios contratados Registrar los gastos en el control de reservas presupuestarias Determinar el monto requerido del fondo reembolsable Recibir y determinar si aprueba los reembolsos superiores al doceavo. Nivel Central Dirección Financiera de Bienes y Servicios Elaborar Solicitud de reembolso e informe de pedido de compra. Nivel Central

5 PÁGINA 5 DE 22 Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable Enviar Solicitud de Reembolso e informe de pedido de compra a Nivel Central Retirar en el Banco o sucursal, los fondos reembolsados Dar seguimiento y control. Nivel Central Dirección Financiera Bienes y Servicios

6 PÁGINA 6 DE Procedimiento Las Unidades Organizativas deben identificar sus necesidades, las cuales deben ser enviadas a la Dirección Financiera de Bienes y Servicios vía oficio, con el fin de que sean consideradas en la desconcentración presupuestaria del año correspondiente. Una vez aprobada dicha desconcentración, se les comunica vía oficio la apertura de utilización con el giro del desembolso equivalente a dos doceavos del efectivo total del presupuesto desconcentrado, este mismo podrá ser retirado por el Director de la Unidad Organizativa bajo la modalidad de transferencia y retiro en ventanilla del Banco Nacional de Costa Rica, los gastos permitido por mes serán el equivalente de un doceavo. El Director de la Unidad Organizativa es el responsable del manejo del fondo reembolsable, quien podrá por medio de oficio delegar la función a otro colaborador que cumpla con los perfiles mínimos requeridos. 8.1 Retirar en el Banco o sucursal, los fondos asignados. El director de la Unidad Organizativa debe presentarse a las oficinas del Banco Nacional de Costa Rica, para el retiro de los fondos que le asignaron a la unidad organizativa que él dirige. Esto se hace bajo la modalidad de retiro en ventanilla. 8.2 Formular y enviar la Solicitud de Pedido de Compra y Vale Provisional. La unidad organizativa que desea adquirir el bien o servicio debe llenar el formulario Solicitud de Pedido de Compra y Vale Provisional, Anexo N 1, en original y copia, debe especificar el artículo o servicio requerido indicando objeto del gasto de acuerdo al clasificador, este se puede conseguir en la siguiente dirección electrónica ( /DireccionGeneralPresupuestoNacional/clasificadores/), adjuntar las facturas proforma, posteriormente debe entregarla al Director de la Unidad Organizativa respectiva; tomando en cuenta que el Fondo Reembolsable, es exclusivo para aquellas necesidades debidamente determinadas que no están contempladas en el plan de compras y requieren de su adquisición con carácter de urgencia, además de que por su naturaleza y cuantía justifiquen su pago inmediato. En casos fortuitos donde la necesidad de adquirir un bien o servicio sea de extrema urgencia, no se requiere hacer el procedimiento normal de una compra, el cual incluye la presentación de las proformas, Solicitud de Pedido de Compra y vale provisional el Pedido de Compra; sin embargo, debe estar debidamente justificado mediante oficio, debe tener contenido presupuestario, así como la respectiva factura. Para el trámite de las facturas proforma se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: Hasta un máximo de 10, no requieren factura pro forma. Un monto mayor a 10, y hasta 20, una factura pro forma. Un monto mayor de 20, y hasta 75, dos facturas pro forma. Y un monto mayor a 75, hasta un salario base para el Monto Exiguo Sede Administrativo tres facturas pro forma.

7 PÁGINA 7 DE 22 Es importante destacar, que los rangos mencionados no se aplican en las siguientes situaciones: a. El monto de la factura proforma involucra revisiones previas que generan un mayor costo para la Institución, como por ejemplo, la reparación de fotocopiadoras o equipo electrónico, en el cual se involucra mano de obra y adquisición de materiales. b. El lugar donde se va a realizar la compra del bien o servicio, no se cuente con el número de proveedores requeridos, (en éste caso, el colaborador debe justificarlo por escrito en la misma Solicitud de Pedido de Compra y vale provisional). c. Si el gasto requerido supera el monto exiguo sede administrativa, se debe solicitar autorización para la compra a la Unidad Financiera del Nivel Central, siempre y cuando la sub partida presupuestaria cuente con contenido presupuestario y esperar la aprobación correspondiente. 8.3 Recibir la Solicitud de Pedido de Compra y Vale Provisional. El Director de la Unidad Organizativa respectiva debe recibir la Solicitud de Pedido de Compra y Vale Provisional con las cotizaciones correspondientes de acuerdo a lo indicado en el punto Revisar la solicitud del pedido de compra, vale provisional y disponible presupuestario. El Director de la Unidad Organizativa respectiva es el responsable de que se revise y verifique que el formulario Solicitud del pedido de compra y vale provisional cumpla con todos los requisitos establecidos en el anexo 1, en caso contrario se pasa al punto 8.2. Debe seleccionar la factura proforma (proveedor) que tenga mejores condiciones de calidad y en la medida de lo posible la de menor costo. A su vez, verifica en el formulario Control de Reservas Presupuestarias, ver anexo 2, que en las subpartidas presupuestarias el bien o servicio a adquirir cuente con contenido presupuestario, tomando en cuenta que sólo se autoriza el gasto en las siguientes partidas y subpartidas presupuestarias: Partida 1: Servicios (solo las subpartidas habilitadas en nivel central). Partida 2: Materiales y Suministros (solo las subpartidas habilitadas en nivel central). Partida 5: Bienes Duraderos: Subpartida: Equipo de comunicación. Subpartida: Equipo y mobiliario de oficina. Subpartida: Equipo y programas de cómputo. Subpartida: Maquinaria y equipo diverso. En caso que no exista contenido presupuestario el Director de la Unidad Organizativa respectiva debe tramitar ante la Unidad Financiera una Transferencia presupuestaria en forma mensual, la cual debe estar en el Nivel Central en la tercer semana de cada mes, (ver formulario en el Anexo 3) y enviarla al correo electrónico transfide@ministeriodesalud.go.cr, la misma puede ser utilizada en el momento que se realice y no requiere aprobación por el Nivel Central.

8 PÁGINA 8 DE 22 Si se requiere de una Modificación Presupuestaria se puede confeccionar una por trimestre, la cual deberá presentarse a finales de mes en el Nivel Central en los meses de marzo, junio y setiembre, ver formulario (Anexo N 4) y enviarla al correo electrónico modifide@ministeriodesalud.go.cr, según se requiera, con su respectiva justificación y no puede ser utilizada hasta que se tenga el visto bueno o aprobación por parte de la Unidad Financiera del Nivel Central. Los formularios deben remitirse a la Unidad Financiera debidamente llenado según anexos mencionados, de lo contrario será devuelta. El envió puede ser vía correo electrónico en forma escaneada y con los sellos respectivos. Encaso de no tener Scanner se puede enviar vía fax al No o presentar el documento original en la ventanilla de la Unidad Financiera del Nivel Central. En ambos casos (transferencias o modificaciones) si los documentos fueron enviados vía electrónica, se debe dar un acuse de recibo por parte del analista de la Unidad Financiera. 8.5 Elaborar y autorizar el Pedido de Compra. Si el bien está gravado por el Impuesto sobre las Ventas, el Director de la Unidad Organizativa respectiva es el responsable de acuerdo a oficio emitido por el Jefe de la Unidad Financiera de firmar y verificar que se haya elaborado el Pedido de Compra en original y copia, utilizando el formulario del anexo 5, Para lo anterior debe existir un formulario de Firmas autorizadas para elaborar pedido de compra, (Anexo N 6), y confeccionar el Pedido de Compra para la correspondiente exoneración. En caso de que se haya escogido un proveedor ocasional no es necesario que esté inscrito en el Sistema de Proveeduría Institucional (SIPRO); pero sí, en el registro de proveedores de la Unidad Organizativa. Sin embargo; si el proveedor pasa de ser ocasional y se convierte en proveedor habitual, debe solicitar incorporarse al Sistema de Proveeduría Institucional (SIPRO). Es importante recordar que el Director de la Unidad Organizativa respectiva debe hacer rotación de proveedores. Todo proveedor habitual debe estar inscrito en el Sistema Compra Red (el cual se encuentra en el portal del Ministerio de Hacienda, en la dirección): Gestionar la compra del Bien o Servicio. El Director de la Unidad Organizativa respectiva es el responsable de verificar que se presente, ante el proveedor, la Solicitud de Pedido de Compra, el Pedido de compra (en el caso que lo requiera) y la factura proforma entregada por el proveedor previamente. Posteriormente debe verificar que la factura cumpla con los requisitos establecidos en el Anexo 7, Requisitos de las facturas y entregar al proveedor el original de Pedido de Compra (si fuera el caso). En la copia del Pedido de Compra, el funcionario que realiza la compra debe solicitar que contenga el recibido conforme, nombre, firma, el número de cedula y el sello del establecimiento comercial. 8.7 Recibir bienes y servicios contratados. El Director de la Unidad Organizativa respectiva es el responsable de verificar que el bien o servicio esté de acuerdo con lo solicitado y que las facturas reúnan los requisitos establecidos en el anexo 7, de ser así, el Director de la Unidad Organizativa respectiva y el interesado en adquirir

9 PÁGINA 9 DE 22 el bien o servicio deben anotar su nombre, número de cédula y firma al dorso de la factura, dando por satisfecha la necesidad. Si el bien o servicio adquirido no cumple con lo solicitado, el Director de la Unidad Organizativa respectiva debe realizar la devolución del bien, la factura original y el Pedido de Compra (si fuera el caso) a la persona que realizó la compra para que corrija la situación de forma inmediata, pasando al punto 8.5. De adquirirse un servicio de Catering Service, además de las facturas, se debe adjuntar la lista original de asistencia al evento, la cual debe contener la firma de cada uno de los asistentes, una justificación de la diferencia entre el servicio solicitado y la asistencia real y el Formulario de Evaluación de Catering Service ver anexo 8, donde se evalúa el servicio brindado tomando como parámetro puntualidad, la atención y la calidad de los alimentos. Si la evaluación no fue satisfactoria se debe informar mediante nota a la Proveeduría Institucional para ser tomado en cuenta en las próximas contrataciones. 8.8 Registrar los gastos en el control de reservas presupuestarias. Es responsabilidad del Director de la Unidad Organizativa respectiva verificar que se registre en el formulario Control de Reservas Presupuestarias, ver anexo 2, todos los gastos, transferencias y modificaciones presupuestarias, gestionadas y autorizadas, con el fin de actualizar los saldos de cada subpartida presupuestaria aprobada. 8.9 Determinar el monto requerido del fondo reembolsable. En forma excepcional el Director de la Unidad Organizativa respectiva podrá solicitar un reembolso superior al doceavo autorizado y enviarla a la Unidad Financiera del Nivel Central para su aprobación Recibir y determinar si aprueba los reembolsos superiores al doceavo. La Unidad Financiera revisa la solicitud, el resultado es informado a la unidad organizativa, de ser aprobada se procede a tramitar la solicitud y si es rechazada la unidad organizativa debe adecuarse como máximo al monto correspondiente al doceavo Elaborar Solicitud de Reembolso e Informe de Pedido de Compra. El Director de la Unidad Organizativa respectiva es el responsable de verificar que se confeccione la Solicitud de Reembolso (ver anexo 9), indicando los gastos efectuados por código, partida, subpartida presupuestaria y monto del gasto y de aprobar dicha solicitud. A su vez deben confeccionar el Informe del pedido de compra utilizando el formato presentado en el anexo Enviar Solicitud de Reembolso e Informe de Pedido de Compra a Nivel Central. El Director de la Unidad Organizativa respectiva debe enviar firmadas la Solicitud de Reembolso e Informe de Pedido de Compra a la Unidad Financiera, indicando el nombre del proveedor, número de solicitudes de pedido, números de facturas que respaldan las compras y montos de las mismas, estos pueden ser enviados vía fax al No , o escaneados al correo reemfide@ministeriodesalud.go.cr, y deben esperar acuse de recibo. La fecha límite de presentación de estos documentos es en la última semana de cada mes, de lo contrario quedaría pendiente de trámite para el siguiente mes. Debe dejarse una copia en el archivo con

10 PÁGINA 10 DE 22 los documentos foliados por reembolso y de forma cronológica, agrupando las solicitudes de reembolso con sus documentos originales asociados (Solicitudes de Pedido de Compra, vale provisional, Pedidos de Compra, Facturas Proformas, comprobantes de compra o facturas), los cuales deben llevar por el dorso el número de solicitud de reembolso en el que fue tramitado su reintegro y número de partida presupuestaria a que corresponde el gasto y mantenerlos en un lugar seguro y disponible para eventuales revisiones Retirar en el Banco o sucursal, los fondos reembolsados. La Unidad Financiera informa mediante oficio a los Directores de las Unidades Organizativas los montos que serán reintegrados y transferidos. El Director de cada Unidad Organizativa retira el dinero respectivo en la Oficina del Banco Nacional de Costa Rica que le corresponda 8.14 Dar seguimiento y control. La Unidad de Apoyo Administrativo y Logístico Regional debe garantizar la adecuada ejecución presupuestaria por parte de las Unidades Organizativas, por lo tanto debe verificar que cada solicitud de reembolso cuente con todos los respaldos necesarios, se revisa el control de reservas verificando la aplicación de los gastos y movimientos presupuestarios y se realiza arqueo del fondo reembolsable asignado al menos una vez cada tres meses. El seguimiento y el control sobre las regiones debe ser realizada por la Unidad Financiera, la cual debe efectuar evaluaciones periódicas del cumplimiento de metas sobre la ejecución y control del fondo reembolsable. La Unidad Financiera, con la información brindada por la Unidad de Apoyo Logístico Administrativo y de los controles realizados, detecte incumplimiento de las disposiciones contenidas en este manual o se presente un manejo irregular de los fondos autorizados, recomienda ante la División Administrativa la suspensión temporal o definitiva del fondo autorizado, de conformidad con los lineamientos que para tal efecto emita, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias administrativas, civiles o penales correspondiente a los servidores responsables. Si ocurre un acto delictivo o doloso en contra del fondo es absoluta responsabilidad del Director de la Unidad Organizativa respectiva, quien debe responder con fondos propios y en forma inmediata al reintegro de cualquier diferencia, además se debe actuar de acuerdo con lo estipulado en los artículos del 35 al 37 del Reglamento General del fondo de Cajas Chicas (Decreto No H).

11 PÁGINA 11 DE Indicadores de desempeño. Indicadores de Gestión Porcentaje de solicitudes de reembolsos tramitados (solicitudes de reembolso aprobados/ solicitudes de reembolsos presentadas) * 100.

12 PÁGINA 12 DE Diagrama

13 PÁGINA 13 DE Anexo 1: Solicitud de Pedido de Compra y Vale Provisional

14 PÁGINA 14 DE 22 Anexo 2: Control de Reservas Presupuestarias MINISTERIO DE SALUD DIVISIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCION FINANCIERA, BIENES Y SERVICIOS FIDEICOMISO 872 MS CTAMS BNCR CONTROL RESERVA PRESUPUESTARIA CENTRO DE COSTO: PARTIDA: AÑO: SUBPARTIDA: Nº RESERVA: MONTO ORIGINAL 0,00 DETALLE Nº FACTURA AUMENTO O REBAJOS GASTOS SALDO MONTO ORIGINAL SEGÚN PRESUPUESTO - - -

15 PÁGINA 15 DE 22 Anexo 3: Transferencia presupuestaria MINISTERIO DE SALUD DIVISION ADMINISTRATIVA DIRECCION FINANCIERA, BIENES Y SERVICIOS Fideicomiso 872 MS CTAMS - BNCR REGIÓN: : Centro de Costo: TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA Nº DETALLE DEL OBJETO DEL GASTO POR PARTIDA FECHA: CÓDIGO CONCEPTO SALDO REBAJO AUMENTO SALDO ACTUAL 1 SERVICIOS 0,00 0,00 0,00 0,00 2 MATERIALES Y SUMINISTROS 0,00 0,00 0,00 0,00 JUSTIFICACIONES Rebajo: Aquí se debe dejar bien el porqué a rebajar la subpartida relacionda. Aumento: SELLO Aquí se debe dejar bien el porqué a aumnetar la subpartida relacionda. REALIZADO POR: FIRMA: NOMBRE: AUTORIZADO POR: (RESPONSABLE) FIRMA: NOMBRE: Original: Unidad Financiera Nivel Central Copia: Archivo

16 PÁGINA 16 DE 22 Anexo 4: Modificación Presupuestaria MINISTERIO DE SALUD DIVISION ADMINISTRATIVA DIRECCION FINANCIERA, BIENES Y SERVICIOS REGIÓN: : Fideicomiso 872 MS CTAMS - BNCR Centro de Costo: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Nº DETALLE DEL OBJETO DEL GASTO POR PARTIDA CÓDIGO CONCEPTO SALDO REBAJO FECHA: AUMENTO SALDO ACTUAL 1 SERVICIOS 0,00 0,00 0,00 0,00 2 MATERIALES Y SUMINISTROS 0,00 0,00 0,00 0,00 5 BIENES DURADEROS 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTALES JUSTIFICACIONES Rebajo: Aquí se debe dejar bien el porqué a rebajar la subpartida relacionda. Aumento: SELLO Aquí se debe dejar bien el porqué a aumnetar la subpartida relacionda. AUTORIZADO POR: REALIZADO POR: (RESPONSABLE) FIRMA: FIRMA: NOMBRE: NOMBRE: Original: Unidad Financiera Nivel Central

17 PÁGINA 17 DE 22 Anexo 5: Pedido de Compra

18 PÁGINA 18 DE 22 Anexo 6: Firmas autorizadas para elaborar pedido de compra MINISTERIO DE SALUD DIVISION ADMINISTRATIVA DIRECCION FINANCIERA, BIENES Y SERVICIOS FIRMAS AUTORIZADAS PARA ELABORAR PEDIDO DE COMPRA CONSEJO TÉCNICO DE ASISTENCIA MEDICO SOCIAL PARA UNIDADES ORGANIZATIVAS REGION: Unidad Organizativa: Centro de Costo: Rige a partir de : Hasta el: Nombre de Funcionario Número de cédula Firma Autorizada Jefe Unidad Financiera No. Cédula Sello

19 PÁGINA 19 DE 22 Anexo 7: Requisitos de las facturas Conforme al Reglamento General de Cajas Chicas (Decreto No H) el Director de la Unidad Organizativa respectiva, deberán observar y exigir que las facturas contengan los siguientes requisitos: 1. Que estén autorizadas por la Dirección General de Tributación, pudiendo ser del régimen tradicional acatando la Resolución N de la Dirección General de Tributación Directa publicado en la Gaceta N 171 del viernes 5 de setiembre 1997 o régimen simplificado (con el número de oficio que fue autorizado por la Dirección General de la Tributación) 2. La factura debe contener los siguientes datos por el proveedor Numeración pre impresa Original y en idioma español. En el espacio para el cliente de la factura debe anotar el nombre completo del organismo presupuestario (Ministerio CTAMS) No deben incluir productos de diferentes subpartidas, pues estas deben facturarse por separado. Escrito con un mismo tipo de letra. La fecha de adquisición del o los productos Detalle o desglose de las cantidades y de los productos que se están adquiriendo. Monto total en número y en letras en caso de ser hechas de forma manual. La factura debe contener la palabra CANCELADO marcado con sello con el afán de demostrar la cancelación, de modo contrario, si el proveedor no tiene un sello con ésa leyenda, deberá anotarlo él mismo, detallando también su nombre y número de cédula. 3. Al dorso de la factura debe anotarse el nombre, el número de cédula, firma del funcionario que solicito el bien o servicio. Además, nombre, número de cédula, firma y sello del Director. de la Unidad Organizativa quien aprueba la compra y da fe de que el producto se recibió a satisfacción. Posterior al reintegro de la factura se debe anotar el número de solicitud de reembolso. 4. Cabe destacar que por ninguna circunstancia se deben aceptar facturas de crédito, alteradas, con tachones, ni con dos colores de tinta que hagan dudar de su legitimidad.

20 PÁGINA 20 DE 22 Anexo 8: Formulario de evaluación Ministerio División Administrativa Dirección Financiera, Bienes y Servicios Fecha: Actividad: Lugar: catering service FORMULARIO DE EVALUACION CATERING SERVICE Mala Buena Muy buena Excelente 1. Puntualidad 2. Presentación personal 3. Manipulación de alimentos 4. Calidad de los alimentos 5. Atención brindada (normas de cortesía) Comentarios: Esta evaluación se realizó en presencia de la persona encargada de prestar el servicio de Catering Service. firma y cédula Director Nombre, Nombre, firma y cédula Proveedor

21 PÁGINA 21 DE 22 Anexo 9: Solicitud de Reembolso MINISTERIO DE SALUD DIVISIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCION FINANCIERA, BIENES Y SERVICIOS FIDEICOMISO 872 MS CTAMS BNCR NÚM: SOLICITUD DE REEMBOLSO REGIÓN FECHA: PROGRAMA PRESUPUESTO 20% ASIGNADO CENTRO DE COSTO: DOCEAVO AUTORIZADO CÓDIGO PARTIDA/SUBPARTIDA MONTO 1 SERVICIOS 0,00 2 MATERIALES Y SUMINISTROS 0,00 MONTO TOTAL 0,00 AUTORIZADO POR: (RESPONSABLE) SALDO EFECTIVO EN CAJA 0,00 FIRMA: NOMBRE: Archivo. sello

22 PÁGINA 22 DE 22 Anexo 10: Informe del pedido de compra MINISTERIO DE SALUD DIVISION ADMINISTRATIVA DIRECCION FINANCIERA, BIENES Y SERVICIOS FIDEICOMISO 872 MS CTAMS BNCR INFORME PEDIDOS DE COMPRA REGIÓN MES CENTRO DE COSTO N PEDIDO DE COMPRA NOMBRE DEL PROVEEDOR N FACTURA MONTO AUTORIZADO POR: (RESPONSABLE) SELLO FIRMA: NOMBRE: Archivo