PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR MATERIAL DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO

Transcripción

1 PARA SOLICITAR MATERIAL DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO 2009

2 PARA SOLICITAR MATERIAL Pág. 1 de 8 HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN No. Rev. Pág (s). Afectadas Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia Emisión Emisión 30/Enero/09

3 PARA SOLICITAR MATERIAL Pág. 2 de 8 HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento para la solicitud de material en Departamento de conservación y Mantenimiento. El original de este documento queda bajo resguardo del Departamento de Recursos Humanos perteneciente a la Subdirección Administrativa La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla: Área Funcional Dirección General. Subdirección Médica. Subdirección Administrativa. Jefatura de Conservación y Mantenimiento. Copia No

4 PARA SOLICITAR MATERIAL Pág. 3 de Propósito.- Garantizar el control de entradas y salidas de material y/o refacciones en el almacén interno del Departamento de Conservación y Mantenimiento del Hospital del Niño Morelense esté funcionando adecuadamente. 2.- Alcance: Tener un control total de costos del material y/o refacciones que entra y sale del almacén interno del Departamento de Conservación y Mantenimiento del Hospital del Niño Morelense. 3.-Referencias: Garantizar un mejor manejo de materiales y/o refacciones dentro del departamento de Conservación y Mantenimiento así como una mejora, rapidez y eficiencia la realización de los servicio en las todas las áreas del Hospital del Niño Morelense. 4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del: Director del Hospital del Niño Morelense proponer y asegurar que se apruebe este procedimiento. Subdirector Administrativo revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Jefe del Departamento elaborar, mantener actualizado y hacer cumplir este procedimiento. Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5.-Definiciones: DCM: Departamento de Conservación y Mantenimiento. Equipo médico: Todo aquel instrumento electrónico, eléctrico y neumático (sin excluir a otros) empleado para intervenir al paciente; así como, para vigilar y analizar su estado fisiológico o ayudar a la rehabilitación del mismo. Bitácora: Registro de los mantenimientos preventivos o correctivos realizados a maquinaria o instalaciones, que incluye al menos: las fechas en que se realizó y el tipo de reparación o incidentes ocurridos con ellos. E. M: Equipo(os) médico(os). Mantenimiento preventivo: Es principalmente la realización de pruebas para asegurar que el equipo está funcionando adecuadamente y esté calibrado. Además incluye la limpieza, lubricación, ajuste, revisión de deterioros; reemplazo de componentes por avería total o por deterioros funcionales del equipo médico, instalación, mobiliario, maquinaria e inmueble. Con la finalidad de ayudar a eliminar problemas antes de que estos se presenten. Orden de servicio: Es el formato de control de mantenimiento (ya sea preventivo o correctivo). En el que se describe tanto el trabajo solicitado, como el que se llevó a cabo; el material empleado, el costo, el tiempo empleado, el nombre del responsable del trabajo y la firma de conformidad del usuario. Rutinas de mantenimiento preventivo: Estos documentos contienen un listado de las acciones de M. P. realizadas durante el mismo. Formato de registro del M. P.: En este formato se registra lo especificado en la rutina de M. P. de cada equipo y cuál es firmado por la persona que realizó el mantenimiento. Calendario de mantenimiento preventivo: Es el documento que tiene la función de mantener la adecuada programación de los M. P. en cuanto a E. M. se refiere; para llevar el seguimiento de los mismos en el DCM. Además de mantener informado al personal usuario de las actividades de M. P. programadas al E. M. a su cargo, durante el año en que esté vigente. 6.-Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. Elaboró Ing. Jorge Rodríguez Chávez Jefe de Conservación y Mantenimiento Revisó C.P Claudio Hernández Macías Subdirector Administrativo Aprobó Dr. Melquisedec Piedragil Ayala Director del Hospital del Niño Morelense Fecha: 30 de Enero de 2009 Fecha: 30 de Enero de 2009 Fecha: 30 de Enero de 2009

5 PARA SOLICITAR MATERIAL Pág. 4 de Diagrama de Flujo. OFM ALMACENISTA JDCM 4 INICIO Llena solicitud de Material 1 Recibe solicitud y verifica existencia de material NO 2 Se encuentra el almacenista? 5 Se tiene en existencia? NO Compra de Material 12 SI 3 SI Entrega solicitud de material SI 6 Recibe Material y firma de recibido 7 Entrega Material y recaba firma de recibido 8 Ingresa a la bodega a buscar lo que necesita NO Se tiene en 9 existencia? SI Toma material y deja solicitud firmada de recibido 10 FIN Anota en la sección de observaciones que se compre el material y/o refacciones 6.2 Descripción de Actividades: 11

6 PARA SOLICITAR MATERIAL Pág. 5 de 8 Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (No. de Control) 1 OFM Realizara solicitud de material y/o refacciones. CM-02 2 OFM Se encuentra el almacenista?. Si es así realizara la actividad 3 Si no es así realizara la actividad OFM Entrega la solicitud de material y/o refacciones. CM-02 ALMACENISTA Recibe la solicitud y verifica. CM-02 5 ALMACENISTA Si tiene en existencia realiza la actividad 7. Si no tiene en existencia realiza la actividad 6. 6 ALMACENISTA Entrega el material y/o refacción y recaba firma de recibido. CM-02 7 OFM Recibe material y/o refacción y firma de recibido. CM-02 8 OFM Ingresa al almacén a buscar el material y/o refacción que necesita. 9 OFM Se encontró en existencia? Si es así realiza actividad 10. Si no es así realiza actividad OFM Toma el material y/o refacción y deja la solicitud firmada. CM OFM Anota en la sección de observaciones de la solicitud el material que solicita para que se compre. CM ALMACENISTA Compra Material.

7 PARA SOLICITAR MATERIAL Pág. 6 de 8 7. Registros de Calidad: No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de Retención 1 Formatos de del Almacén y Jefatura de Conservación y Mantenimiento 1 año 8. Anexos: Anexo No. 1 2 Descripción Formato de. Instructivo de llenado. Clave CM-02

8 PARA SOLICITAR MATERIAL Pág. 7 de 8 Anexo 1

9 PARA SOLICITAR MATERIAL Pág. 8 de 8 Anexo 2 NO. NOMBRE INSTRUCCION 1 Área El nombre del departamento o servicio donde se solicita el trabajo. 2 Fecha La fecha en que se solicita el trabajo dd/mm/aa 3 Nombre del solicitante El nombre de la persona que requiere el servicio 4 No. De Reporte Numero del reporte de servicio que se le dio al OFM para atender,como referencia saber en equipo se va a utilizar 5 Equipo, Marca, Modelo, Serie Los datos requeridos, en especial si se trata de un equipo médico. 6 Material Cantidad, parte/catalogo y descripción del material y/o refacción que necesita. 6 Entrega Nombre de la persona que entrega el material y/o refacciones 7 Recibe Nombre del OFM que recibe el Material y/o refacciones 8 Fecha de entrega Facha en que recibe el Material y/o refacciones 9 Firma del Solicitante Nombre y firma de conformidad del usuario de que ya esta realizado el reporte de servicio. 10 Folio Numero de orden interno, es para llevar un control anual de los reportes que no se capturan por el sistema.