Eurowin 8.0 SQL. Manual del módulo CATERING

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1 Eurowin 8.0 SQL Manual del módulo CATERING

2 Documento: me_catering Edición: 02 Nombre: Manual del módulo Catering de Eurowin 8.0 SQL Fecha:

3 Tabla de contenidos 1. Introducción Características más importantes Compatibilidades Requisitos Instalación Actualización Catering Opciones estándar de Eurowin Configuración de trazabilidad Mantenimiento de artículos Característica Medida del proveedor Factor de conversión Acceso al mantenimiento de precios del proveedor Idiomas del artículo Mantenimiento de características Mantenimiento de almacenes Mantenimiento de proveedores Mantenimiento de empresa Pedido y albarán de compra Pedido de venta Menú Archivos del módulo Catering Configuración Categorías de menús Tipos de menús Dietistas Formatos de impresión Equivalencias de ingredientes Precios por proveedor Menú Documentos Gestión de menús Copiar menús Excepciones Imprimir menú Asignación de menús a clientes Producción Clientes y menús Platos y etiquetas

4 Carga de cocina Doc. Generados Planificación semanal de pedidos Menús Platos Planificación Propuestas de pedidos de compra Ofertas especiales por proveedor Plantillas de albaranes de venta Menú Listados Impresión diaria de menús Impresión semanal de menús Listado de previsión de ingredientes Listado de hojas de reparto Listado de Ofertas especiales y tarifas por proveedor Circuito de trabajo Anexo Barra de botones de los mantenimientos

5 1. Introducción Eurowin 8.0 SQL Catering es una aplicación especialmente indicada para empresas que se dedican a la producción platos y menús a partir de las materias primas para obtener el producto elaborado, y también a la venta de las comidas preparadas. Son empresas del sector de la restauración y catering para hospitales, comedores, residencias de cualquier tipo, escuelas, organizaciones de eventos, etc. Las principales funciones de la aplicación son: Controlar la trazabilidad y la caducidad de los alimentos. Planificar semanalmente las compras en función de las necesidades de producción. Controlar los costes según el factor de conversión de la materia prima. Realizar la producción masiva diaria de menús y platos. Eurowin Catering está especialmente preparado para los siguientes tipos de empresas: Las dedicadas al negocio de producción, servicio y reparto de catering. Escuelas y colegios. Residencias de estudiantes. Residencias de la tercera edad. Hoteles y restaurantes. Empresas de cualquier ámbito que ofrecen un servicio diario o esporádico de catering a empleados o clientes. El módulo Catering aparece en Eurowin 8.0 SQL a finales del año No existe en las versiones de Eurowin Características más importantes Procesos adaptados al circuito de trabajo de las empresas de Catering Circuito de compra 1. Propuesta de pedidos de compra: Cálculo automático de necesidades de compra con la posibilidad de rectificación manual, a partir del cual se pueden realizar los pedidos de compra. 2. Pedido de compra: Control semanal de pedidos, generación automática en función de los menús contratados con la posibilidad de consultar el mejor precio por proveedor, según el factor de conversión de la unidad de medida. Posibilidad de planificar los días de servicio de los pedidos de compra. 3. Albarán de compra: Recepción de los pedidos de compra generados automáticamente según la planificación. Cálculo del precio según el factor de conversión. 5

6 Circuito de venta 1. Pedido de venta: Introducción de pedidos correspondientes a menús y platos eventuales de los clientes, que pueden ser aplicados a la planificación y a la producción, asociando la cocina en la que se prepararán. 2. Albarán de venta: Venta manual de platos o raciones. Posibilidad de generar automáticamente los albaranes de venta desde la producción. 3. Albarán de depósito de venta: Control de la aplicación de material para la ejecución de eventos o servicios con el objetivo de evitar la pérdida de útiles de cocina. Control de stock avanzado 1. Albarán de traspaso: Traspaso de materia prima prevista para la elaboración de menús desde el almacén de provisiones al almacén de cocina. 2. Inventario de stock inicial: De materias primas y útiles de cocina. Gestión de menús Asignación de menús a clientes (y número de pax) planificando los días en que están activos los menús y los servicios que deben realizarse. Conexión con la gestión de producción con el objetivo de que esta última los tenga en cuenta en el momento de restar materia prima y generar albaranes de venta para su posterior facturación. Gestión de la Producción 1. Producción: Cálculo de los menús previstos para el día de hoy (según la fecha del sistema), mostrando los menús y las pax por día de la semana. Consulta desglosada por plato y número de platos o raciones a servir. 2. Cálculo de cantidades e ingredientes necesarios para realizar la producción de los menús contratados. En la producción también intervienen los pedidos de venta marcados para aplicación a cocina, presentando los platos entrados en las líneas de los pedidos. Características del artículo - Tipos de artículos: menú, plato, materia prima, compra-venta. Control de la trazabilidad aplicado a los artículos de tipo plato y materia prima. - Factor de conversión presente en el histórico de compras de los artículos con el objetivo de comparar precios de los diversos proveedores a los cuales se compra en unidades de medida diferentes (por ejemplo: garrafa / litro / botella). Definición de menús - Formulario de asignación de menús en calendario: o Introducción de la composición de cada menú (platos de los que se compone). o Excepciones alimentarias de clientes. o Dietistas encargados de la elaboración del menú. - Copia de menús y excepciones de un mes a meses posteriores con el objetivo de agilizar la introducción de datos. 6

7 Asignación de menús a clientes - Asociación por cliente de los menús a servir y el número de comensales a cubrir por día. - Asignación del precio de venta del menú / cliente. - Enlace de los menús a la gestión de producción. Stock - Control de entradas y consumos de artículos. - Gestión de necesidades en base a stocks mínimos y / o máximos y la previsión semanal de menús contratados. - Gestión de múltiples almacenes en función del número de almacenes y cocinas existentes en la empresa. Trazabilidad - Implementación de la trazabilidad en todo el circuito (número de lote y caducidad) para aquellos artículos que así lo requieran. - Cumplimiento de la normativa referente a la Trazabilidad. - Localización ágil de lotes. - Seguimiento de los movimientos de productos con trazabilidad a lo largo de todo el circuito: a qué proveedores han sido adquiridos y a qué clientes han sido suministrados (directamente o como ingredientes utilizados en la producción de platos y menús). Planificación de compras - Cálculo de necesidades en función del stock y la previsión de producción según menús, con propuesta automática de unidades a comprar según factor de conversión y proveedor asociado. Generación de pedidos de compra automática. - Herramienta de toma de decisiones de compra consistente en un histórico de compras con factor de conversión de unidades de medida y comparativa de precios y proveedores por artículo. Gestión de la producción - Generación automática de los documentos de gestión necesarios para descontar stock y facturar los menús previstos de un día (el día actual). - Asignación automática del número de lote con el objetivo de imprimir etiquetas para adjuntar a los envases de los platos. La generación del número de lote se realiza en base al tipo de servicio (comida o cena), el código del almacén de cocina y el número de día del año. - Visualización de menús por cliente y menú. - Visualización de números de platos a elaborar con agrupación por código de plato. - Visualización de la carga de trabajo en cocina según los menús previstos a producir. Posibilidad de actualizar el stock disponible para uso en cocina en el caso de recibir unidades en el último momento. - Control de lotes y fechas de caducidad con avisos orientados a detectar las materias primas con lotes caducados. o Generación de listados de necesidades. o Generación automática de: 7

8 Albarán de traspaso de almacén de provisiones a almacén de cocina Apertura de albaranes de producción Generación de pedidos de venta Cierre de albaranes de producción y actualización de stock. Generación de albaranes de venta Regularización de stock sobrante. Impresión semanal / impresión diaria - Posibilidad de imprimir los menús y el detalle de los platos asignados diariamente a cada uno de los clientes en formato calendario, pasando la planificación mensual. - Impresión diaria del menú, con acotación de un rango de menús. Formatos de Impresión - Posibilidad de definir los informes de impresión del calendario y de los menús asignados diariamente: formato para impresión diaria y semanal con diferenciación por impresión interna o externa Compatibilidades El sectorial Eurowin Catering es Eurowin 8.0 SQL Estándar con el módulo Catering. Es compatible con los siguientes módulos: Alquiler de artículos Amortizaciones Gestión Documental Gestión de Rappels Incidencias Televenta TPV Visitas Es imprescindible instalar con el módulo Trazabilidad, el cual proporciona el control de la trazabilidad y la caducidad de los ingredientes y de los platos producidos. Eurowin Catering es incompatible con los módulos y opciones de empresa: Producción. Distribución de Bebidas y Comestibles. Tallas y Colores. Trabajar con cajas, en su lugar se utiliza el "Factor de conversión". 8

9 1.3. Requisitos Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Catering necesita la misma configuración de software y de hardware que se necesita para trabajar con Eurowin 8.0 SQL estándar. Los requisitos se pueden consultar en la siguiente página de Internet: Instalación La instalación del módulo de Catering se hace con el CD de Eurowin 8.0 SQL al instalar el programa completo o como un módulo adicional si Eurowin ya está instalado. Hay que ejecutar el programa Instalar.exe y seguir las indicaciones del asistente. La página "Ruta de la instalación" tiene las siguientes opciones: Instalación del servidor: Para instalar Eurowin completo. Hay que indicar la ruta en la que se crea la carpeta de ficheros del servidor de Eurowin. Instalación de módulos adicionales: Hay que indicar la ruta del servidor de Eurowin. El asistente mostrará la página "Instalación de los módulos" para seleccionar los módulos a instalar. Instalación del cliente: Instala un terminal. Hay que indicar la ruta del servidor de Eurowin y la del nuevo terminal. En la página "Instalación de los módulos" hay que marcar la opción Catering y solicitar el código de autorización llamando al departamento Servicios a Empresas - SaE de Sage Eurowin al teléfono Al marcar Catering también se marca el módulo Trazabilidad con la autorización automática, al ser un módulo requerido. Ilustración 1. Instalación del módulo Catering 9

10 Actualización Para actualizar el módulo de Catering hay que ejecutar el programa Actualiza2008.exe del CD de instalación y seguir las indicaciones del asistente. En la esquina inferior izquierda de las páginas Eurowin, Catering y Trazabilidad debe estar marcada la opción. 10

11 2. Catering Después de instalarlo, el módulo Catering aparece en la lista desplegable de módulos de Eurowin. Tiene estas opciones de menú: Archivos Documentos Doc. Estándar Listados Además hay opciones estándar de Eurowin 8.0 SQL que intervienen en el funcionamiento de Catering Opciones estándar de Eurowin Con el módulo Catering hay opciones de Eurowin estándar cuya funcionalidad está adaptada o se debe utilizar de una forma determinada. Trazabilidad: Configuración de trazabilidad Mantenimientos: Mantenimiento de artículos Mantenimiento de características Mantenimiento de almacenes Mantenimiento de proveedores Mantenimiento de empresa Documentos: Pedido / Albarán de compra Pedido de venta Desde el menú Docs. Estándar del módulo se puede acceder a los siguientes documentos: Pedido de compra Albarán de compra Pedido de venta Albarán de venta Albarán de traspaso Albarán de regularización Albarán de producción 11

12 Configuración de trazabilidad Opciones de la configuración del módulo Trazabilidad que influyen en los procesos de Catering: No utilizar fecha de caducidad. No se tiene que activar porque Eurowin Catering controla la trazabilidad y la fecha de caducidad de los lotes que intervienen en la producción. Se encuentra en Opciones» Trazabilidad» No utilizar fecha de caducidad. Crear automáticamente los lotes en los albaranes de compra. De esta forma se agiliza la compra de los ingredientes necesarios en la producción. Se encuentra en Opciones» Creación asignación» Crear automáticamente los lotes en los albaranes de compra Mantenimiento de artículos En la ficha de los artículos hay algunas propiedades que son especialmente importantes para los procesos de producción y planificación: Característica, Medida del proveedor o el factor de conversión Característica Eurowin Catering utiliza cuatro tipos de artículos que se diferencian por la característica, según la fase del proceso de producción en el que intervienen. La característica se asigna en el mantenimiento de Artículos» página Otros» Datos generales: Artículo Menú: o Característica MN - Menú. o No trabaja con lotes. o Marcar la opción No tener en cuenta stock. o Ejemplo: Bajo en sal, Bodas, Guardería. Artículo Plato: o Característica PL - Plato. o Trabaja con lotes. o Tiene escandallo en el que se definen los artículos ingredientes necesarios para confeccionar el plato. o En el escandallo no hay que marcar la opción Desglose. o Marcar la opción Desactivar cálculo de stock en el escandallo, de esta forma no se descuenta el stock al introducir un artículo escandallado sin desglose en el albarán de venta. Artículo de Compra / Venta: o Característica CV Compra Venta. o No entran en el proceso de producción. Se venden tal como se compran. 12

13 Artículo Ingrediente: o Artículo sin las características MN, PL o CV. o Trabaja con lotes. o Es un componente del escandallo de los artículos de tipo Plato. o Son los artículos que se compran para hacer la producción. o Tipo de precio por factor de conversión. Resumen de los tipos de artículos de Catering Propiedad Menú Plato Ingrediente Compra / Venta Característica MN PL Otra CV Lotes No tener en cuenta stock Escandallo Desglose escandallo Desactivar cálculo de stock en el escandallo Componente de escandallo Tipo de precio por factor de conversión Trabajan con trazabilidad y caducidad los platos, los ingredientes y todos los artículos que están en contacto con el producto final (envases, cubiertas) Medida del proveedor En las compras, el coste puede variar según la unidad de medida. Eurowin almacena los costes del proveedor según la unidad de medida. Con el factor de conversión se calculan las unidades y el coste real. En la página Tarifa compra del mantenimiento de artículos aparece el nuevo concepto Medida del proveedor en la columna Medida. Las unidades de medida se dan de alta en la opción del menú Ventas» Archivos» Mantenimiento de artículos» Medidas. Las ofertas especiales, el listado de precios, el recálculo de precios de compra, la generación de propuestas de compra, tienen en cuenta la medida del proveedor Factor de conversión El factor de conversión se utiliza para comparar los costes de los proveedores según la medida, reduciendo las unidades y el coste unitario al mismo sistema de valoración. Al trabajar con el módulo Catering, el concepto "cajas" se refiere a la cantidad según la medida del artículo, que luego el factor de conversión se encarga de traducir a las unidades equivalentes para todas las medidas. De esta forma, es posible comparar los costes por proveedor independientemente de la unidad de medida utilizada. 13

14 Al instalar el módulo Catering, en el mantenimiento de empresas se activa automáticamente la opción "Trabajar con factor de conversión". Después en el Mantenimiento de artículos» Otros» Datos generales» Tipo de precio» Por factor de conversión, hay que marcar los artículos que trabajan con esta opción. Los artículos ingredientes trabajan con tipo de precio por factor de conversión. Con la opción de configuración» "Validar el factor de conversión obligatoriamente en compras" se puede forzar a introducir el factor de conversión y la medida en el pedido y albarán de compra Acceso al mantenimiento de precios del proveedor En la botonera del mantenimiento de artículos con el módulo Catering aparece el botón pantalla Mantenimiento de precios por proveedor. para navegar a la Idiomas del artículo En la sección del mantenimiento de artículos» Otros» Idiomas se puede definir el nombre del artículo según los idiomas dados de alta en Eurowin. Al imprimir los menús se utiliza el nombre del artículo en el idioma seleccionado. Si el nombre del artículo en un idioma no se ha definido se imprime el nombre principal Mantenimiento de características En el mantenimiento de características hay que dar de alta las características especiales para clasificar los artículos de catering: PL PLATO MN MENÚ CV COMPRA / VENTA El mantenimiento de características se encuentra en el módulo Ventas» menú Archivos» Artículos» Características Mantenimiento de almacenes Antes de empezar a trabajar se deben dar de alta los almacenes de provisiones y de cocina: Provisiones. Es el almacén en el que se realiza la entrada del material a partir de los albaranes de compra y donde se guarda el stock de los artículos al finalizar el proceso de producción. 14

15 Cocina. Es el lugar donde se realiza el proceso de producción de los menús. El programa traspasa las unidades necesarias para la producción del almacén de provisiones al almacén de cocina. Una vez finalizada la producción se deben volver a traspasar las unidades restantes al almacén de provisiones puesto que en la cocina no debe quedar nada de stock. Se pueden definir varios almacenes de cada tipo. A cada almacén se pueden aplicar las propiedades: Cuenta secundaria para el control de la contabilidad analítica por centros de costes. Cliente, con el fin de asignar una dirección, teléfono, y los demás datos del cliente al almacén. Para acceder al mantenimiento de almacenes hay que seleccionar el módulo Ventas» menú Archivos» Artículos» Almacenes Mantenimiento de proveedores En la página Datos del mantenimiento de proveedores aparece el botón mediante el cual se pueden indicar los almacenes a los que el proveedor va a suministrar los productos. Por ejemplo: almacén de catering, provisiones, cocina o tienda propia. El usuario debe marcar la columna "Selección" de los almacenes de suministros del proveedor. Esta información se utiliza en la planificación semanal de pedidos, para generar los pedidos de compra. Ilustración 2. Almacenes de suministro 15

16 Mantenimiento de empresa Con el módulo Catering, en el mantenimiento de empresas aparece siempre marcada la opción Cfg. Gestión» General» Catering» Trabajar con factor de conversión. Aunque el concepto es ligeramente distinto (como se ha explicado en el factor de conversión), Eurowin Catering siempre trabaja con cajas Pedido y albarán de compra En el albarán y en el pedido de compra, las unidades de los artículos que trabajan con tipo de precio por factor de conversión las calcula el programa a partir de las cajas y el factor de conversión definido en el Mantenimiento de precios de proveedor [ ]. Si está marcada la opción de configuración "Validar el factor de conversión obligatoriamente en compras", al introducir las cajas aparece la pantalla "Definir factor de conversión" para seleccionar la unidad de medida y el factor de conversión del artículo de la línea, por defecto aparecen los que tienen definida la máxima prioridad. El usuario también puede marcar si desea marcar la prioridad máxima de la unidad de medida y del proveedor. Al aceptar la pantalla, estos datos se graban en el "mantenimiento de precios de proveedor". Si no está marcada la opción de configuración comentada, se aplican automáticamente la unidad de medida y el factor de conversión que tienen definida la máxima prioridad. Cuando se traspasa un pedido de compra a albarán de compra, las unidades se calculan automáticamente con el mismo procedimiento. Ejemplos utilización del factor de conversión del proveedor Albarán / Pedido de compra Artículo Factor de conversión Cajas Unidades Garrafa de agua de 5 litros = = 10 litros Caja de 18 Kg de carne picada para hamburguesas. 0.9 Kg por unidad 20 hamburguesas por caja = = 40 hamburguesas Ilustración 3. Definir factor de conversión. Pedido y albarán de compra 16

17 Pedido de venta A través de un pedido de venta se pueden introducir menús y platos eventuales, no previstos en la gestión de menús ni en la asignación de menús a clientes, como complemento de la producción prevista. Al recibir la petición de un menú eventual hay que entrar un pedido de venta con los artículos de tipo menú y plato que solicita el cliente. Después hay que asignar la cocina y el lote al pedido. En la lista de opciones del botón se encuentra la opción "Asignar cocina y lote" que abre la pantalla Asignar cocina al pedido. También se puede acceder con el botón que aparece al lado de la fecha del pedido. En esta pantalla se asignan los datos que son necesarios para incluir el pedido en la producción: Entrega. Fecha de entrega. Cocina. Almacén de cocina. Planificación. Indica si el pedido se tiene en cuenta en la planificación semanal de pedidos. Producción. Indica si el pedido se tiene en cuenta en la producción. Almuerzo / Cena. Indica el tipo de comida del pedido. Abre la gestión de menús. Ilustración 4. Asignar cocina al pedido. Pedido de venta 17

18 2.2. Menú Archivos del módulo Catering Desde el menú Archivos del módulo Catering se puede acceder a estas opciones: Configuración Categorías de menús Tipos de menús Dietistas Formatos de impresión Equivalencias de ingredientes Precios por proveedor Configuración La opción Configuración se encuentra en el menú Archivos del módulo Catering. Presenta la pantalla Configuración del módulo Catering que contiene las siguientes opciones. Cuando están marcadas tienen la siguiente función: Permitir actualizar la planificación semanal manualmente El usuario puede modificar la información de la planificación de pedidos de compra. En la página Planificación del Control semanal de pedidos aparecen los botones Actualizar, Insertar, Borrar y la columna Reales; y los siguientes campos son editables: Nombre, Cantidad, Med. Art, Factor, Inicial, Existencias y Final. Utilizar ofertas especiales para proveedores En las propuestas de pedidos de compra, si hay alguna oferta del proveedor para el artículo y la medida en la fecha de la propuesta, el precio se obtiene a partir del precio de la oferta; si no hay ofertas se captura el último coste del artículo. En el menú "Documentos" aparece la opción Ofertas especiales por proveedor para definir las ofertas. Regularizar el almacén de cocina al generar la producción Al final del proceso de producción de la Gestión de producción de menús, el programa genera un albarán de regularización de forma automática para eliminar los ingredientes sobrantes, dejando el almacén de cocina sin stock. Validar el factor de conversión obligatoriamente en compras Al introducir un pedido o albarán de compra siempre aparece la pantalla Definir factor de conversión para introducir el factor del documento. Serie por defecto Código de la serie de ventas que utiliza el programa al generar los pedidos de venta automáticamente. 18

19 Botones de la pantalla Graba el estado de las opciones y cierra la pantalla. Cierra la pantalla sin grabar los cambios. Ilustración 5. Configuración de Catering Categorías de menús El mantenimiento de categorías de menús se encuentra en el menú Archivos del módulo Catering. Las categorías sirven para clasificar y agrupar los menús. Por ejemplo, se pueden crear categorías para definir los menús infantiles, de escuelas, residencias geriátricas, bodas, empresas, vegetarianos, buffet, económicos, de lujo. Las categorías de menús se utilizan en: El mantenimiento de tipos de menús. En la impresión semanal de menús por categoría. En la acotación de los listados. Campos y botones de la pantalla Código: Identificador de la categoría. Nombre: Nombre de la categoría. Baja: Indica si la categoría está fuera de servicio. Los menús pertenecientes a una categoría de baja no aparecen en la impresión diaria de menús. Muestra la pantalla Orden de impresión de los menús en la que se puede cambiar el orden en que se imprimen los menús de la categoría en la impresión semanal, asignando a cada uno el número de posición. Tiene dos botones: Graba el orden asignado a los menús cambiando el campo Orden en el mantenimiento de los tipos de menús. Después cierra la pantalla. Cierra la pantalla orden de impresión sin grabar los cambios. 19

20 Los otros botones del mantenimiento de categorías están comentados en el capítulo Barra de botones de los mantenimientos en el anexo de este manual. Ilustración 6. Mantenimiento de categorías de menús Tipos de menús En el mantenimiento de menús se encuentra en el menú Archivos del módulo Catering. En él se definen los menús de comida que se ofrecen a los clientes. Cada menú debe pertenecer a una categoría y estar asociado a un artículo. Los artículos Menú deben tener la característica MN - Menú, no trabajan con lotes y no tienen en cuenta el stock (mantenimiento de artículos). Campos y botones de la pantalla Código: Código del menú. Nombre: Nombre del menú. Categoría: Código de la categoría a la que pertenece el menú. Artículo: Código del artículo de tipo menú asignado al menú. Orden: Posición en la que aparece el menú en la impresión semanal dentro de la categoría. Baja: Indica si el menú está de baja. Un menú de baja no aparece en las impresiones semanal o diaria. Abre la pantalla Gestión de menús. Los otros botones del pie de la pantalla tienen la funcionalidad estándar y están comentados en el capítulo Barra de botones de los mantenimientos en el anexo de este manual. 20

21 Ilustración 7. Mantenimiento de menús Dietistas En el mantenimiento de dietistas se definen los dietistas que elaboran los distintos menús. Se encuentra en el menú Archivos del módulo Catering. Los dietistas se asignan en la gestión de menús para indicar el responsable de la confección del menú. Campos y botones de la pantalla Código: Código del dietista. Nombre: Nombre del dietista. Idioma: Idioma que se utiliza en la impresión del menú desde la gestión de menús para imprimir el nombre de los artículos. Texto: Comentario que aparece en la impresión de la gestión de menús. Los otros botones están comentados en el capítulo Barra de botones de los mantenimientos en el anexo. Ilustración 8. Mantenimiento de dietistas 21

22 Formatos de impresión La opción Formatos de impresión permite crear plantillas de impresión que se utilizan al imprimir los menús desde distintas opciones del programa. Es recomendable crear los reports nuevos a partir de los existentes para cada formato con el fin de aprovechar las características especiales de diseño adaptadas a cada formato. A los formatos de impresión se accede desde el menú Archivos del módulo Catering. Campos y botones de la pantalla Código. Código del formato de impresión. Nombre. Nombre del formato. Report. Nombre del report a utilizar con el formato. Si no se indica la ruta los ficheros del report deben encontrarse en la carpeta c:\ew800term\reports\catering\ del terminal de Eurowin. Permite buscar y asignar el report del formato. Disponible en modo de edición. Posibilidad de editar el report. Disponible en modo de edición. Tipos de impresión. Según el tipo de impresión asignado al formato, éste se utiliza en una opción del programa. Tipos de impresión Tipos de impresión Impresión semanal por categorías Impresión diaria por categorías Impresión de menús (Interno) Impresión de menús (Externo) Impresión de menús (Semanal) Opción del programa Impresión semanal Impresión diaria Gestión de menús Gestión de menús Gestión de menús Ilustración 9. Formatos de impresión 22

23 Equivalencias de ingredientes La pantalla Equivalencias de ingredientes se encuentra en el menú Archivos del módulo Catering. Permite consultar y asignar los artículos equivalentes de otro artículo. El usuario introduce el código del artículo, debajo aparecen sus artículos equivalentes y se puede añadir otros. Las equivalencias de ingredientes se utilizan en la producción y en la planificación para sustituir ingredientes por un artículo equivalente, por ejemplo cuando no hay suficiente stock del primero. Campos y botones de la pantalla Artículo. Código del artículo al que se asignan las equivalencias. Se puede capturar con el botón. Equivalencias Tabla de artículos equivalentes al introducido. No se pueden introducir artículos que tienen equivalencias con otros artículos (ver la nota al final de este capítulo). Código. Código de los artículos equivalentes. Nombre. Nombre de los artículos equivalentes. Uni. Indica si la abreviatura del artículo de la tabla de equivalencias es la misma (sin marcar) o es distinta (marcado) de la del artículo de la cabecera. Consulta y captura del artículo de la línea actual; y acceso a la ficha, respectivamente. Añade una nueva línea al final para asignar otro artículo equivalente. Borra la línea actual. Graba las equivalencias entre los artículos de la pantalla. Anula las modificaciones no grabadas. Cierra la pantalla de equivalencias. Ilustración 10. Equivalencias de ingredientes 23

24 NOTA TÉCNICA: Un artículo tiene artículos equivalentes cuando tiene un código en el campo abreviatura y sus equivalentes tienen el mismo código con un asterisco a la izquierda. En este caso, desde la pantalla equivalencia de ingredientes se pueden borrar los artículos equivalentes. En cambio, al consultar un artículo que es equivalente de otro no se pueden borrar las equivalencias (su abreviatura empieza con un asterisco). Sólo se pueden borrar desde el artículo principal de la equivalencia Precios por proveedor El mantenimiento de precios por proveedor se encuentra en el menú Archivos del módulo Catering. Es un listado de artículos por proveedor y unidad de medida donde se puede consultar el precio de compra de los artículos que se utilizan en la planificación semanal de pedidos. Sólo aparecen los artículos que tienen el tipo de precio Por factor de conversión (en el mantenimiento del artículo» página Otros» página Datos Generales). Esta pantalla permite modificar el precio y los descuentos de compra, indicar la prioridad del proveedor y de la medida y definir el factor de conversión de los artículos por proveedor y unidad de medida. El usuario puede filtrar la información por familia, artículo, proveedor y nombre del artículo. La unidad de medida puede variar según el lugar de compra. El proveedor calcula los precios a partir de la unidad de medida. El factor de conversión calcula el coste por unidad mínima de forma que se pueda comparar con el de otros proveedores. La tarifa de compra tiene en cuenta la tarifa de costes, en el mantenimiento del artículo» página Tarifa compra. La referencia del artículo para el proveedor se guarda por proveedor y unidad de medida. La línea actual aparece con el fondo de color amarillo. Las líneas que tienen la prioridad del proveedor igual a 0 aparecen con las letras de color rojo. Campos y botones de la pantalla Familia. Intervalo de código de familias para buscar los artículos. Artículo. Intervalo de código de artículos. Proveedor. Intervalo de códigos de proveedor. Búsqueda de artículo. Sirve buscar los artículos por el nombre. Intermedia. Al marcarla, el texto de Búsqueda de artículo puede encontrarse en cualquier lugar del nombre. Si no está marcada, dicho texto debe coincidir en la misma posición. Mantenimiento de precios Proveedor, Nombre. Código y nombre del proveedor. 24

25 Familia. Nombre de la familia. Artículo, Nombre. Código y nombre del artículo. Medida. Nombre de la medida que tiene aplicada el artículo en el mantenimiento de artículos» página Otros» página Datos Generales. Pri. Prov. Prioridad del proveedor en la planificación semanal de pedidos. En el campo Proveedor de la página Planificación aparece la lista de proveedores del artículo ordenada según esta prioridad. Cuando esta prioridad es 0 el texto de la línea aparece de color rojo. P. Compra. Precio del proveedor sin descuentos. El usuario lo puede modificar. Al aplicar los cambios se graba en la referencia del proveedor de la ficha del artículo. Dto1. Primer descuento (aparece cuando la empresa trabaja con una o más columnas de descuento en las compras). Se puede modificar y al aplicar los cambios se graba en la referencia del proveedor de la ficha del artículo. Dto2. Segundo descuento (aparece cuando la empresa trabaja con dos columnas de descuento en las compras). Se puede modificar y al aplicar los cambios se graba en la referencia del proveedor de la ficha del artículo. Coste. Precio de compra después de aplicar los descuentos 1 y 2 al precio. Med. Prov., Med. Proveedor. Código y nombre de la unidad de medida del proveedor del artículo. Esta medida se muestra en la planificación semanal de pedidos. Pri. Med. Prioridad de la unidad de medida. Factor. Factor de conversión del artículo según el proveedor. Aparece en la página Planificación de la planificación semanal de pedidos. Cost. Unit. Precio unitario. Es el coste multiplicado por el factor de conversión. Si el factor de conversión es 0 se multiplica por 1. Referencia. Referencia del artículo para el proveedor y la unidad de medida. Últ. Compra. Fecha de la última compra del artículo al proveedor según la unidad de medida. Sólo está disponible para el usuario supervisor. Permite borrar de la tabla de factores los registros de artículos, proveedores y medidas que ya no existen en la aplicación. pierden. Refresca los datos de la pantalla según la acotación actual. Si hay modificaciones sin grabar, se Graba los datos de la pantalla. Cierra la pantalla Mantenimiento de precios de proveedor. 25

26 Ilustración 11. Mantenimiento de precios de proveedor 26

27 2.3. Menú Documentos El menú Documentos del módulo Catering tiene las siguientes opciones: Gestión de menús Asignación de menús a clientes Producción Planificación semanal de pedidos Propuestas de pedidos de compra Ofertas especiales por proveedor Plantillas de albaranes de venta Gestión de menús En la gestión de menús se configuran los menús de cada día del mes con tres platos para la comida y tres para la cena. Se accede desde el módulo Catering» menú Documentos» opción Gestión de menús. Junto con la Asignación de menús a clientes es la base para el cálculo de la Producción y la planificación. En general, un menú se crea si hay una cierta periodicidad en su confección. Cuando se trata de una necesidad eventual se puede introducir como un pedido de venta del cliente, siendo la fecha de entrega del pedido el día que se pasa a cocina. La pantalla funciona de la siguiente forma: en primer lugar se da de alta el menú del mes (mes año menú), con la categoría del menú y el dietista, y se guarda pulsando el botón. A continuación se definen los platos del menú de cada día del mes, para la comida o almuerzo y la cena siguiendo estos pasos: 1. Pulsar el botón 2. Seleccionar el día en el calendario (éste queda marcado de color granate). 3. Pulsar el botón 4. Introducir los platos Primero, Segundo y Postre de la comida y de la cena, 5. Pulsar el botón En cada plato de cada día de cada mes se pueden especificar las excepciones de los clientes que tienen asignado el menú. En la parte derecha está el calendario del mes del menú. Los días que tienen platos asignados aparecen con el fondo de color verde. El día actual está marcado con el fondo granate y el texto en negrita. Con el fin de agilizar la entrada de menús se pueden copiar los platos de uno o varios días. 27

28 Ilustración 12. Introducción de datos en la Gestión de menús Campos y botones de la pantalla Mes. Mes del que se definen los menús. Se selecciona de una lista desplegable. Año. Año al que pertenece el mes seleccionado. Menú. Código del menú a definir. Categoría. Categoría del menú seleccionado. No se puede modificar. Dietista. Código del dietista que confecciona el menú. Primero, Segundo, Postre. Artículos de tipo Plato que componen el menú. Permite dar de alta el menú del día seleccionado en el calendario para introducir los platos. Borra el día actual con los platos y las excepciones. Permite introducir las excepciones de los clientes al menú y día actuales, consultar excepciones. Indica que el plato tiene alguna excepción. Copia los platos de uno o varios días, ver Copiar menús. Imprime el menú de un cliente, ver Imprimir menú. Los otros botones están comentados en el capítulo Barra de botones de los mantenimientos en el anexo. 28

29 Copiar menús La pantalla Copiar menús aparece al pulsar el botón de la pantalla Gestión de menús. Sirve para agilizar la entrada de platos. Copia los platos del menú de los días del periodo de origen indicado por el usuario, a otro periodo igual del que hay que especificar el primer día. Tiene la posibilidad de copiar también las excepciones. Campos y botones de la pantalla Menú origen Desde. Día inicial del periodo de origen. Hasta. Día final del periodo de origen. Tipo Menú. Tipo del menú de origen. Menú destino A partir de. Primer día de destino de la copia de platos. El programa muestra un aviso si el primer día del destino no coincide en día de la semana con el del primer día de origen, con el fin de evitar asignar por ejemplo, platos de diario en el fin de semana, permitiendo controlar por ejemplo que la paella de los jueves no se asigne a cualquier otro día de la semana. Tipo menú. Tipo del menú de destino. Incluir excepciones. Indica si al copiar los platos se copian también las excepciones de los clientes. Inicia la copia según los parámetros seleccionados. Cierra la pantalla Copiar menús. Ilustración 13. Copiar menús Excepciones Con el botón que se encuentra a la derecha de cada plato en la pantalla Gestión de menús se pueden introducir las excepciones de los clientes a cada plato de cada día de cada menú de cada mes. 29

30 Una excepción se define por día, plato y cliente. Para poder entrar excepciones, el menú debe estar asignado al cliente en la Asignación de menús a clientes. En la parte superior de la pantalla de excepciones aparece el nombre del día de la semana, la fecha del día, el tipo de comida (si es almuerzo o cena), el plato del menú (primero, segundo o postre) y el nombre del plato que se sustituye. Después aparece la tabla Excepciones en la que hay que: 1. Insertar una línea. 2. Introducir el código del cliente (no puede haber dos líneas con el mismo cliente). 3. Introducir el nombre alternativo del plato nuevo. 4. Introducir el código del plato sustituto. Al imprimir el menú con el formato interno (ver imprimir menús) en la Gestión de menús, el plato sustituto aparece de color rojo con el nombre del cliente y el nombre alternativo. En la producción y en la planificación aparecen los platos sustitutos. Campos y botones de la pantalla Excepciones. Tabla que contiene una línea por cada cliente que tiene definida una excepción. Cliente. Código del cliente. Nombre Abrev. Nombre del cliente. Se puede modificar. Plato sustituto. Código del artículo de tipo Plato (característica PL) que sustituye al plato del menú. Nombre. Nombre del artículo sustituto. Unidades. Unidades del plato sustituto. Nombre alternativo. Nombre del plato sustituto que aparece en la impresión de menús. Añade una línea en blanco al final de la tabla en la excepción de otro cliente. Borra la línea actual. marca Graba las excepciones introducidas y cierra la pantalla. El plato con excepciones aparece con la en la pantalla gestión de menús. Anula las últimas excepciones no grabadas y cierra la pantalla. 30

31 Ilustración 14. Excepciones Imprimir menú Al pulsar el botón de la pantalla Gestión de menús aparece la pantalla Imprimir menú desde la que se pueden imprimir los platos del menú actual en varios formatos. Los formatos de impresión se crean y configuran en la pantalla Formatos de impresión. Características de la impresión del menú según el formato seleccionado: Impresión de menús (interno) o Imprime las excepciones de color rojo (con el report original). o Imprime los ingredientes adicionales. o No es necesario indicar un cliente. o Imprime todos los días del mes del menú actual. o Imprime los días de lunes a viernes. o Especial para colegios. Impresión de menús (externo) o No imprime las excepciones. o En el caso de no especificar un cliente aparece una lista con todos los clientes que tienen el menú asignado como habitual en la que hay que marcar los clientes para los que se desea imprimir el menú. o Imprime todo el mes del menú actual. o Imprime los días de la semana de lunes a viernes. o Especial para colegios. Impresión de menús (semanal) o No puede haber excepciones. o En el caso de no especificar un cliente aparece una lista con todos los clientes que tienen el menú asignado como habitual en la que hay que marcar los clientes para los que se desea imprimir el menú. o Imprime la semana a la que pertenece la fecha introducida en esta pantalla. o Especial para residencias. 31

32 Comportamiento de los formatos de impresión en la Gestión de menús Formato Cliente Fecha Excepciones Periodo Días semana Centro Impresión de menús (Interno) Mes Lunes a viernes Colegios Impresión de menús (Externo) Mes Lunes a viernes Colegios Impresión de menús (Semanal) Semana Todos Residencias Campos y botones de la pantalla Formato: Formato de impresión a utilizar. Se selecciona de la lista desplegable que contiene los formatos de impresión existentes que no tienen las características Impresión semanal por categoría ni Impresión diaria por categorías. Idioma: Idioma en el que se imprime el nombre de los artículos. Se selecciona de la lista desplegable que contiene los idiomas dados de alta en el programa. Cliente: Código del cliente para el que se imprime el menú. Si no se indica ningún cliente, en el formato Externo aparece la lista de clientes en la que se pueden seleccionar varios clientes. En este caso se imprime el menú para todos los clientes seleccionados. Fecha: En los formatos de impresión semanal se imprime la semana a la que pertenece el día de la fecha introducida. Imprime el menú y cierra la pantalla Imprimir menú. Cierra la pantalla de impresión de menú sin imprimir. Ilustración 15. Imprimir menú Asignación de menús a clientes 32

33 En la Asignación de menús a clientes (pantalla "Menús por cliente") se indica la cantidad de menús que solicita el cliente cada día de la semana por tipo de menú y el precio unitario. También se asigna la cocina en la que se preparará cada tipo de menú. Junto con la Gestión de menús es la base para el cálculo automático de la producción. La opción Asignación de menús a clientes se encuentra en el módulo Catering» menú Documentos. Funcionamiento de la pantalla Para consultar los menús asignados a un cliente hay que seleccionar el cliente. Para modificar, añadir o borrar menús del cliente hay que pulsar el botón. Al terminar hay que pulsar el botón para grabar o para anular los cambios no grabados. Campos y botones de la pantalla Cliente: Código y nombre del cliente para el cual se realiza la asignación de menús. Abreviación cliente: Abreviatura del nombre del cliente que aparece en la entrada de excepciones y al imprimir los menús del cliente. Menús del cliente. Tabla con la siguiente información: Menú. Código del tipo de menú. Nombre. Nombre del menú seleccionado. No se puede modificar. Cocina. Código del almacén de cocina donde se preparan los menús del cliente. PVP. Precio del menú pactado con el cliente. LU, MA, MI, JU, VI, SA, DO. Cantidad que consume el cliente cada día de la semana del menú de la línea. Añade una línea en blanco al final. Borra la línea actual. Consulta y mantenimiento de Tipos de menús cuando el cursor está situado en la columna Menú. Los botones del pie de la pantalla están comentados en el capítulo Barra de botones de los mantenimientos en el anexo de este manual. Ilustración 16. Menús por cliente 33

34 Producción En la pantalla Producción se confeccionan los menús asignados a los clientes para el día de la producción. Si está marcada la opción de configuración del módulo de trazabilidad "No utilizar la fecha de caducidad" no se puede entrar en la pantalla de producción, antes hay que desmarcarla. Después de definir los menús para los días del mes en la Gestión de menús y la cantidad de menús por cliente y día de la semana en la Asignación de menús a clientes, en la producción el programa calcula la cantidad de menús que hay que servir un día concreto para el almuerzo o la cena en una cocina concreta, calculando el número de platos que hay que preparar y los ingredientes necesarios. Durante la producción, Eurowin controla toda la trazabilidad de los lotes de los artículos ingredientes que se utilizan y los lotes de los artículos de tipo plato que se preparan. Para realizar la producción de forma correcta hay que seguir estos pasos: 1. Dar de alta los artículos ingredientes para trabajar con lotes. 2. Dar de alta los artículos de tipo plato para trabajar con lotes, con la característica PL e indicando los ingredientes en el escandallo. 3. Dar de alta los artículos de tipo menú con la característica MN. 4. Dar de alta los tipos de menú asignando la categoría y un artículo de tipo menú. 5. Definir los platos de los menús para cada día de la semana o del mes, para la comida o almuerzo y para la cena, en la Gestión de menús. 6. Indicar la cantidad de menús por día de la semana de cada cliente, en la asignación de menús a clientes. 7. Entre el almacén de provisiones y el de cocina debe haber suficiente stock de lotes de los ingredientes. En la planificación semanal de pedidos se controla el stock necesario para la producción prevista para los días de la semana indicada. 8. Realizar la producción del día actual. De esta forma se obtienen, - Los menús y su cantidad según el día de la semana de la producción, de la asignación de menús a clientes. - Los platos y su cantidad para el día de la producción, de la gestión de menús. - Los ingredientes y su cantidad, del escandallo de los platos en el mantenimiento del artículo. - Los lotes, del stock disponible en los almacenes de compras y de provisiones. Funcionamiento de la pantalla En la pantalla de producción hay que introducir la fecha, el almacén de cocina y seleccionar Almuerzo / Cena. Si ya existe la producción con estos datos se muestra la información. Si la producción no existe, el programa genera automáticamente el número. A continuación el usuario debe indicar el almacén de provisión y pulsar el botón Aceptar para grabar la nueva producción. La estructura del número de producción es la siguiente: ABBCCDDD 34

35 A. El primer dígito indica si se trata de comida o de cena: 1 - Comida; 2 - Cena. BB. Los dos caracteres siguientes identifican el almacén en el que se realiza la producción (cocina). CC. Los caracteres 4 y 5 corresponden a los dos últimos dígitos del año de la producción. DDD. Los tres dígitos finales son el número de día del año correspondiente al día de la fecha, siendo 001 el 1 de enero y 365 el 31 de diciembre de un año no bisiesto. El proceso de producción asigna el lote automáticamente a todos los platos generados. El lote es el código de producción seguido de dos cifras de un contador que aumenta cada vez que se realiza una producción parcial. El lote es el mismo para todos los artículos de la producción, aunque se puede cambiar manualmente en la pantalla de asignación de lotes (de trazabilidad) de los documentos. La caducidad se calcula en función de los días de caducidad indicados en el mantenimiento de los artículos. La producción a realizar debe ser la del día actual para respetar la trazabilidad de los ingredientes y de los platos, aunque el programa permite indicar cualquier fecha. La pantalla Gestión de producción de menús está dividida en cuatro páginas: 1. Clientes y menús. Presenta los menús por cliente que hay que producir. El usuario puede indicar una cantidad adicional de cada menú y selecciona los menús que desea generar. 2. Platos y etiquetas. Presenta la cantidad de platos a producir según la cantidad de menús de la página anterior, teniendo en cuenta las excepciones por plato de los clientes. 3. Carga de cocina. Presenta la cantidad de los ingredientes necesaria para la producción, permitiendo comprobar la existencia de lotes disponibles en los almacenes de provisiones y de cocina. 4. Doc. Generados. Lista de documentos generados durante la producción (albarán de producción, albarán de regularización, albarán de traspaso, pedido de venta, albarán de venta) Clientes y menús En la página Clientes y menús de Producción, el programa calcula la cantidad de menús por cliente que hay que producir el día de la fecha del parte diario de producción. El usuario puede modificar el valor de la columna Adicional, marcar la columna Sel e imprimir la información de la pantalla. La información de esta página se obtiene de: La Gestión de menús o Códigos de menú. o Excepciones de los clientes. o El día coincide con la fecha de producción. o Como mínimo tienen asignado uno de los tres platos (primero, segundo y postre). Asignación de menús a clientes o Cantidad de menús por cliente y día de la semana. o El día de la semana coincide con el día de la fecha de producción. 35

36 Pedidos de venta (producción eventual) que tienen las siguientes características: o Está marcada la opción "Producción" (ver pedido de venta). o Tienen almacén de cocina y tipo de comida (almuerzo o cena), que coinciden con los de la producción. o Tienen artículos de tipo menú (MN) o plato (PL). o Los artículos de tipo menú deben estar definidos en la Gestión de menús para el día de la producción. o La fecha de entrega coincide con la fecha de la producción. Campos y botones de la pantalla Menús. Lista de menús que presenta la siguiente información: Código. Código del tipo de menú. Nombre. Nombre del tipo de menú. Tipo. Característica del artículo: MN = menú; PL = plato. Cliente. Código del cliente que tiene asignado el menú de la producción. Nombre. Nombre del cliente. Previstos. Cantidad de menús asignados al cliente. Adicional. Cantidad de menús que puede indicar el usuario para aumentar la producción del tipo de menú. Por ejemplo, el jefe de cocina quiere preparar más platos para que los comensales puedan repetir. Pedidos. Cantidad de menús o platos procedentes de pedidos de venta. Total. Cantidad total del tipo de menú que hay que producir. Es la suma de previstos, adicional y pedidos. Rea. Indica si los menús de la línea ya están producidos o no. Sel. El usuario marca la línea para incluirla en el proceso de producción actual. Seleccionar todos: Marca o desmarca la columna Sel de todas las líneas de la tabla. Muestra los platos que componen el menú de la línea en la que se encuentra el cursor. Navega al pedido de venta de la línea actual. Abre la pantalla del mantenimiento de tipos de menú, cuando el cursor está en la columna Código. Imprime los datos que muestra en la pantalla en la misma disposición. Las líneas que están pendientes de producir aparecen con las letras de color rojo. 36

37 Ilustración 17. Clientes y menús Producción Platos y etiquetas La página Platos y etiquetas muestra los platos y la cantidad acumulada de cada uno, a partir de los menús de la página Clientes y menús. Permite consultar los ingredientes de los platos e imprimir etiquetas de los platos (aunque no esté terminada la producción) y de los lotes (sólo de la producción terminada). Campos y botones de la pantalla Platos. Tabla que tiene las columnas siguientes a nivel informativo: Código. Código del artículo plato. Nombre. Nombre del plato. Previstos. Cantidad acumulada del plato según todos los menús previstos. Pedidos. Suma de las unidades del plato que hay en los pedidos de la producción. Total. Suma de previstos, pedidos y adicionales. Producidos. Platos ya producidos. A producir. Cantidad de unidades del plato que hay que producir según los menús seleccionados en la página "Clientes y menús". Muestra la lista de ingredientes del plato seleccionado. Abre la ficha del artículo plato seleccionado. 37

38 Abre la pantalla de impresión de etiquetas de artículo del plato seleccionado, aunque la producción no esté terminada. Abre la pantalla de impresión de etiquetas de lotes del plato seleccionado, sólo si la producción está terminada. Imprime la información de la pantalla con la misma disposición. Buscar plato. Permite localizar un plato en la tabla de platos. Excepciones del plato. Lista de excepciones definidas para el cliente en el menú seleccionado. Producciones del plato. Lista de producciones del plato que ya han sido producidas. Ilustración 18. Platos y Etiquetas Producción Carga de cocina La página Carga de cocina muestra la cantidad de cada ingrediente necesaria para elaborar los platos correspondientes a los menús marcados para producir. En teoría, los ingredientes necesarios para hacer la producción se encuentran en el almacén de provisiones de donde se traspasan los lotes necesarios al almacén de cocina para preparar los platos. Si no hay stock suficiente de algún ingrediente no se puede hacer la producción, entonces hay dos posibles soluciones: sustituir los ingredientes por otros artículos que tienen lotes en stock o comprar los lotes que faltan. La producción utiliza lotes de los ingredientes (ya existentes) para generar lotes de los platos, cuyo código es el código de la producción seguido de un contador que aumenta por cada producción parcial (según los 38

39 menús de los clientes seleccionados en la página "Clientes y menús"). Todos los platos de la misma producción parcial tienen el mismo código de lote. La producción genera de forma automática los siguientes documentos: - Un albarán de traspaso de lotes del almacén de provisiones al almacén de cocina según las necesidades de la producción actual. - Un albarán de producción sin terminar, por cada plato producido. - Un albarán de regularización con los ingredientes sobrantes en el almacén de cocina, si está marcada la opción de configuración del módulo "Regularizar el almacén de cocina al generar la producción", con el fin de dejar la cocina sin stock de ingredientes. Funcionamiento de la pantalla 1. En la página "Clientes y menús" marcar los menús que se desea preparar. 2. Seleccionar la página "Carga de cocina" que informa de la cantidad necesaria de los ingredientes para hacer la producción actual, el stock disponible en el almacén de provisiones y en el de cocina. 3. Cuando el usuario pulsa el botón en la pantalla aparecen los lotes disponibles de cada ingrediente en estos almacenes. Las líneas pueden aparecer de distintos colores según la leyenda. Para hacer la producción no debe haber ninguna línea sin stock o con stock insuficiente. 4. Después, el usuario puede traspasar todos los lotes necesarios del almacén de provisión a la cocina pulsando el botón. 5. Por último, hay que pulsar el botón para iniciar la producción. Si faltan lotes de algún ingrediente aparece un aviso. Si falta stock en la cocina, se realiza el traspaso desde provisiones de forma automática. 6. Al terminar el proceso se presenta la página "Docs. Generados". Campos y botones de la página Los botones de la página "Carga de cocina" se pueden pulsar cuando la pantalla está en modo de edición. Ingredientes. Lista de ingredientes que tiene las siguientes columnas: Código. Código del artículo ingrediente. Nombre. Nombre del ingrediente. Me. Código de la medida asignada en la ficha del artículo. Cantidad. Cantidad necesaria para la producción actual. Stk prov. Stock actual en el almacén de provisiones. Stk cocina. Stock actual en el almacén de cocina. Lote. Código del lote disponible en los almacenes de provisiones y de cocina. Abre la pantalla del mantenimiento de artículos con el ingrediente actual. Permite imprimir la lista de ingredientes de la producción actual. Presenta dos opciones: "Impresión de la lista de necesidades (componentes sin stock)". 39

40 "Impresión de la lista de necesidades (todos los componentes)". Abre la pantalla Sustitución de ingredientes donde aparece la lista de ingredientes y los sustitutos definidos para cada uno. Permite sustituir ingredientes, por ejemplo los que no hay stock suficiente por otros artículos con stock en el almacén de provisiones o de cocina. No se puede introducir como sustituto un artículo que está como ingrediente original. Eurowin presenta el siguiente aviso "No es posible introducir como ingrediente de sustitución un ingrediente original". Al pulsar el botón "Aceptar" se graban las sustituciones realizadas. Al cerrar esta pantalla se realiza la comprobación de stock mostrando los lotes disponibles de los sustitutos. Buscar ingrediente. Permite localizar un artículo en la tabla de ingredientes. Leyenda Ingrediente disponible. Hay stock de lotes del artículo suficiente entre provisiones y cocina. Ingrediente con stock insuficiente. Entre los almacenes de provisiones y de cocina hay stock de lotes del artículo pero no es suficiente para completar las necesidades de la producción. Ingrediente sin stock. En los almacenes de provisiones y de cocina no hay lotes en stock del artículo. Lote caducado. Lotes disponibles cuya fecha de caducidad es anterior a la fecha de la producción. Provisiones. Almacén de provisiones de la producción de donde se obtiene el stock necesario para traspasar a cocina. Comprueba el stock de lotes de los ingredientes en los almacenes de provisiones y de cocina y muestra la información en la tabla Ingredientes. a cocina. Si falta stock en el almacén de cocina, permite ejecutar el traspaso lotes de provisiones Cuando hay stock suficiente de lotes de todos los ingredientes de la producción, inicia la producción. Si falta stock en el almacén de cocina y hay en el de provisiones se realiza el traspaso automático de provisiones a cocina. 40

41 Ilustración 19. Carga de cocina Producción Doc. Generados La página Doc. Generados muestra la lista de albaranes de producción, albaranes de traspaso, albaranes de regularización, pedidos de venta y albaranes de venta relacionados con la producción. Desde aquí se pueden terminar los albaranes de producción, navegar a todos los documentos relacionados con la producción y generar los pedidos y albaranes de venta de los menús a los clientes de la producción seleccionados en la primera página "Menús y clientes". En el apartado "Producciones en curso" aparecen los albaranes de producción generados, en principio sin terminar, y el usuario los puede marcar como terminados si no hay que hacer ninguna modificación. En el apartado "Generar documentos" aparece el lote de cada producción parcial realizada, y el usuario puede generar el pedido y el albarán de venta de cada una. En este proceso hay dos situaciones posibles: Si se genera el pedido de venta de una producción antes de terminar los albaranes de producción de la misma, después el usuario debe asignar manualmente los lotes en el albarán de venta. En cambio, si primero se terminan todos los albaranes de producción de una producción y después se genera el pedido de venta, al generar el albarán de venta se asignan los lotes de forma automática. Para generar automáticamente el albarán de venta de una producción deben estar finalizados los albaranes de producción y haber generado el pedido de venta. A continuación se explica cómo realizar estas operaciones. 41

42 Campos y botones de la página Producciones en curso. Muestra la lista de albaranes de producción generados en la que cada albarán de producción corresponde a un plato. Tiene las columnas: Lote. Código del lote del plato producido. Corresponde con el código de la producción seguido de un contador numérico de dos cifras que identifica cada producción parcial. Todos los platos generados en la misma producción parcial tienen el mismo lote. Alb. Prod. Código del albarán de producción generado para cada plato. Descripción. Nombre del plato con la cantidad producida entre paréntesis. Fecha. Fecha del albarán de producción. Ter. Indica si el albarán está terminado. Sel. Campo de selección para marcar los albaranes de producción que se desea terminar. Termina los albaranes de producción marcados creando los lotes de la misma. Navega al albarán de producción actual. Producción no terminada (leyenda). Las líneas con las letras de color rosado son albaranes no terminados. Generar documentos. Lista de producciones parciales generadas desde la producción actual. Tiene las columnas: Lote: Código de la producción parcial. Es el número de la producción seguido del contador numérico de dos cifras correspondiente a la producción parcial. Ped. Cuadro de selección que el usuario debe marcar si desea generar el pedido de venta de la producción de forma automática. Cuando está generado el pedido, aparece marcado, no se puede modificar y las letras de la línea son de color azul. Si no están terminados todos los albaranes de producción de la producción actual, el programa muestra el aviso conforme se tendrán que asignar manualmente los lotes en el albarán de producción de esta producción. Alb. Cuadro de selección que el usuario debe marcar si desea generar el albarán de venta de la producción, para lo cual deben estar terminados todos los albaranes de producción vinculados y el pedido de venta. Genera el pedido de venta de las producciones que el usuario ha marcado la columna "Ped.". En estos pedidos aparece la línea del menú valorada con el desglose de los platos sin valorar. Genera el albarán de venta de las producciones que el usuario ha marcado la columna "Alb.". Traspasos generados. Lista de albaranes de traspaso generados desde la producción actual. Tiene las columnas: Producción. Código de la producción. Número. Número de albarán de traspaso. Fecha. Fecha del albarán de traspaso. Navega al albarán de traspaso seleccionado. 42

43 Regularizaciones generadas. Lista de albaranes de regularización generados desde la producción actual cuando está marcada la opción de configuración del módulo "Regularizar el almacén de cocina al generar la producción". Tiene las columnas: Producción. Código de la producción. Número. Número de albarán de regularización. Fecha. Fecha del albarán de regularización. Navega al albarán de regularización seleccionado. Pedidos / albaranes generados. Lista de pedidos y albaranes de venta creados a partir de la producción actual. Tiene las columnas: Lote. Código de la producción parcial. Documento. PEDIDO o ALBARÁN. Número. Número del documento. Si se trabaja con series de venta, es el número y la serie. Fecha. Fecha del pedido o albarán. Cliente. Código del cliente. Navega al pedido o albarán de venta seleccionado. Muestra el listado de hojas de reparto. Ilustración 20. Doc. Generados Producción Planificación semanal de pedidos 43

44 Desde la Planificación semanal de pedidos, el jefe de cocina controla las compras de ingredientes de los menús a confeccionar en la semana y cocina seleccionadas, a partir de: la gestión de menús, la asignación de menús a clientes y los pedidos de venta. Al final genera automáticamente los pedidos de compra. Esta opción se encuentra en el módulo Catering» menú Documentos» opción "Planificación semanal de pedidos". El usuario tiene que seleccionar el almacén de cocina y la semana que desea planificar pulsando el botón que se encuentra a la derecha del campo Semana en la cabecera de la pantalla. El programa calcula cada vez los ingredientes necesarios para preparar los platos de los menús que hay que servir en la semana. Para generar los pedidos de compra es necesario haber indicado el almacén de provisiones y que todos los artículos tengan asignado un proveedor. Campos y botones de la pantalla En la cabecera de la pantalla: Planificación. Código de la planificación, es la fecha inicial en formato aaaammdd. Para consultar una planificación existente hay que seleccionar la semana y la cocina o buscarla con el botón o la tecla F4. Muestra la lista de planificaciones existentes para seleccionar la que se desea consultar. Semana. Día inicial y final de la semana que se desea planificar. Se selecciona con el botón. Abre el calendario para seleccionar la semana que se desea planificar. En el calendario, permite seleccionar el mes y el año; los días del mes seleccionado aparecen con el fondo de color blanco; el día actual aparece con el fondo de color rosado. Cocina: Almacén de cocina para el que se realiza la planificación. Fecha: Fecha en la que se hace la planificación. Provisiones: Código del almacén de provisiones, que se asigna a los pedidos de compra. Cerrada: Indica si la planificación está cerrada. En una planificación cerrada no se pueden realizar modificaciones ni generar pedidos. Al cerrar una planificación el programa avisa si no se han pedido todas las cantidades (celdas de color marrón) o no se han generado los pedidos de compra. Una planificación cerrada se puede abrir manualmente. En el pie de la pantalla: Genera un pedido de compra por proveedor y día con los artículos y las unidades indicadas. Permite navegar e imprimir los pedidos de compra generados en la planificación. Imprime la planificación tal como aparece en la pantalla. Borra la planificación actual. Borra el contenido de los campos de la pantalla para poder procesar una nueva planificación. Habilita la modificación de los datos de la planificación. Graba las modificaciones de la planificación y cambia la pantalla a modo de consulta. 44

45 Anula las modificaciones de la planificación y cambia la pantalla a modo de consulta. Cierra la pantalla. La pantalla tiene tres pestañas en la que cada una contiene el detalle de la anterior: Menús: Tipos de menús y cantidades que hay que servir durante la semana. Platos: Lista de platos y cantidad a preparar según los menús de la semana. Planificación: Lista de ingredientes con las unidades previstas, con el proveedor y factor de conversión necesarios para hacer los pedidos de compra Menús La página Menús muestra los tipos de menú y la cantidad que hay que preparar de cada uno, cada día de la semana de la planificación. Campos y botones de la página Menús Menús. Tabla que contiene los tipos de menú que hay que confeccionar. Menú. Código del tipo de menú. Nombre: Nombre del tipo de menú. Previstos: Cantidad de menús calculada a partir de la gestión de menús, la asignación de menús a clientes y los pedidos de venta de la semana a planificar. Reales: Cantidad real de menús a confeccionar. Es la suma de la cantidad de los días de la semana. Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab, Dom. Cantidad del tipo de menú de la línea que hay que confeccionar cada día. El usuario las puede modificar. Añade una nueva línea al final para añadir un nuevo tipo de menú a la planificación. Borra la línea actual de la planificación. Muestra la consulta de tipos de menú para seleccionar el tipo de menú a introducir en la línea. Es equivalente a pulsar la tecla F4 cuando el cursor se encuentra en la columna Menú. Navega al mantenimiento de tipos de menú. Es equivalente a pulsar la tecla F5 cuando el cursor se encuentra en la columna Menú. NOTA: La aplicación no guarda las líneas añadidas ni las cantidades modificadas en los días de la semana. Estas modificaciones del usuario sólo se tienen en cuenta si se realiza todo el proceso de la planificación actual sin abandonarla. 45

46 Ilustración 21. Menús. Planificación semanal de pedidos Platos La página Platos muestra la lista de platos y la cantidad que hay que preparar cada día de la semana. Campos y botones de la página Platos Platos. Tabla que contiene los platos y la cantidad. Plato. Código del plato. Nombre: Nombre del plato. Previstos: Cantidad total de platos según las previsiones. Reales: Suma de la cantidad de platos de cada día de la semana. Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab, Dom: Cantidad de cada plato que hay que preparar los días de la semana según los menús del día. El usuario puede modificarlo. Muestra los ingredientes del plato seleccionado. Búsqueda. Localiza el plato indicado en la tabla Platos. 46

47 Ilustración 22.Platos. Planificación semanal de pedidos Planificación En la pestaña Planificación se muestran los ingredientes y la cantidad necesaria para confeccionar los menús de la semana. También aparece el proveedor y el factor de conversión de cada artículo. Los días de compra de la planificación van desde el jueves anterior al lunes inicial hasta el domingo final. Los proveedores deben tener los almacenes de cocina y de provisiones de la planificación como almacenes de suministro (en el mantenimiento de proveedores). Los proveedores de un artículo deben estar en la página "Tarifa compra" del mantenimiento del artículo y tener asignado el factor de conversión de la unidad de medida del artículo en el mantenimiento de precios del proveedor. Si no, no se puede generar el pedido. Desde esta pantalla, el usuario puede asignar un proveedor y una medida a los artículos. Al final (cuando el usuario pulsa el botón 'generar ped') se genera automáticamente un pedido de compra por proveedor y día. Campos y botones de la página Planificación Ingredientes. Tabla que contiene los artículos de la planificación. Artículo. Código del artículo ingrediente. Nombre. Nombre del artículo. Proveedor. Código del proveedor del artículo para el que se genera el pedido de compra. Se puede seleccionar de la lista desplegable que contiene los proveedores que cumplen las siguientes condiciones: 47

48 Aparecen en las referencias del artículo (mantenimiento de artículos» tarifa compra). Los almacenes de cocina y de provisión de la planificación se encuentran entre los almacenes a los que suministra el proveedor. Tienen asignado un factor de conversión, una medida y la prioridad en el mantenimiento de precios de proveedor. La lista aparece ordenada según la prioridad de los proveedores sobre el artículo definida en el mantenimiento de precios. Nombre. Nombre del proveedor. Cantidad. Cantidad del ingrediente según las previsiones iniciales (antes de aplicar el factor de conversión). Reales. Cantidad total del ingrediente según la cantidad real de platos. Se puede modificar. Med. Art. Nombre de la medida asignada al artículo en su ficha (otros» datos generales» medidas). Factor. Factor de conversión del proveedor para el artículo. Se utiliza para calcular las unidades que hay que pedir al proveedor. Inicial. Resultado de multiplicar la cantidad por el factor. Se puede modificar manualmente. Med.Prov. Código y nombre de la medida con la que trabaja el proveedor con el artículo, asignada en el mantenimiento de precios de proveedor. Existencias: Permite introducir manualmente las unidades disponibles en el almacén de provisión, para disminuir la cantidad final a pedir. Final. Diferencia entre las columnas Inicial y Existencias sin decimales y redondeado a la unidad superior. Son las unidades que se van a comprar, se puede modificar manualmente. Jdd/mm,, Ddd/mm. Unidades del artículo que se desea comprar cada día desde el jueves de la semana anterior a la planificación hasta el domingo final de la planificación. Pulsando doble click con el ratón o Ctrl+a sobre una celda de entrega (números de color marrón) se asigna automáticamente la cantidad pendiente, que es la diferencia entre la columna Final y la suma de las otras celdas de entrega. El programa permite pedir más cantidad que la columna Final, aunque en este caso muestra un aviso. Las cantidades de las cuales ya se ha generado el pedido de compra aparecen de color verde, no se pueden modificar y no se tienen en cuenta al generar nuevos pedidos. Añade una nueva línea al final para añadir un nuevo artículo a la planificación. Borra la línea actual de la planificación. Muestra la consulta de artículos para seleccionar y capturar el artículo de la línea. Es equivalente a pulsar la tecla F4 cuando el cursor se encuentra en la columna Artículo. Navega al mantenimiento de artículos. Es equivalente a pulsar la tecla F5 cuando el cursor se encuentra en la columna Artículo. Proveedores que suministran a la cocina. Búsqueda. Localiza un artículo en la tabla Ingredientes. Al aceptar la planificación se guardan las líneas definidas por el usuario en esta página. Calcula las columnas Inicial y Final según la cantidad y el factor de conversión. 48

49 Abre la pantalla Sustitución de ingredientes donde el usuario puede cambiar los artículos de la planificación por otros artículos. Los sustitutos se pueden seleccionar de entre los equivalentes del artículo o cualquier otro artículo. Al pulsar el botón de la pantalla de sustitución se eliminan todas las sustituciones de la planificación. Al salir de esta pantalla se realiza el cambio de los artículos originales por los sustitutos en la tabla de ingredientes. NOTA. El programa no relaciona la sustitución de la planificación con la producción. Abre la pantalla Definir factor de conversión para asignar el factor de conversión, la medida y el proveedor del artículo actual (agiliza esta asignación al no tener que salir de la pantalla, abrir el mantenimiento de precios por proveedor y volver a esta pantalla). El proveedor y la medida se seleccionan de sendas listas desplegables. - Si el artículo no tiene proveedor, el usuario puede seleccionar uno de los proveedores que tenga el artículo (mantenimiento de artículos» Tarifa de compra). - Si el artículo ya tiene proveedor sólo se puede seleccionar la medida. - Se puede seleccionar cualquier medida. - Es posible asignar la máxima prioridad al proveedor y a la medida. Al aceptar la asignación del factor, el proveedor, la medida, la prioridad y el factor de conversión se graban automáticamente en el mantenimiento de precios por proveedor. Y también se actualiza la información en la tabla de ingredientes. Nota del día: Nota de la celda en la que está situado el cursor, correspondiente a las unidades a pedir de un día y un artículo. El usuario puede escribir las notas. Éstas se añaden como comentario al generar los pedidos de compra. 49

50 Ilustración 23. Planificación. Planificación semanal de pedidos Propuestas de pedidos de compra Desde la pantalla Propuestas de pedidos de compra se pueden generar automáticamente los pedidos de compra de los artículos y cantidades introducidos manualmente en esta pantalla, creando un pedido de compra por cada combinación de cocina, proveedor y fecha de servicio introducidos. Las líneas de las que ya se ha generado el pedido de compra aparecen con el fondo de color gris. Al realizar la generación de pedidos se pueden enviar los documentos en formato PDF por correo electrónico a cada proveedor con la opción de imprimir / enviar de cada pedido. 50

51 Los pedidos generados se pueden imprimir uno a uno o todas de una vez. También se puede navegar al pedido de cada línea. Campos y botones de la pantalla Propuesta nº. Número de la propuesta. Al pulsar la tecla Intro teniendo el cursor en este campo en blanco se obtiene automáticamente el número, que es el siguiente al último existente. Permite capturar una propuesta existente. Fecha. Fecha de la propuesta. Por defecto es la fecha actual. Abre el calendario para capturar la fecha. Entradas a cocina Cocina, Nombre: Código y nombre del almacén de provisiones o de cocina para el cual se realiza la propuesta. Proveedor, Nombre: Código y nombre del proveedor del artículo. Med. Pr. Código de la unidad de medida del proveedor para el artículo. Artículo, Definición: Código y nombre del artículo. Solamente se pueden añadir artículos que tienen una referencia del proveedor con la medida indicada. Cajas. Cantidad según la medida del proveedor, a partir de la cual se calculan las unidades mediante el factor de conversión de la unidad de medida definida con la máxima prioridad en el mantenimiento de precios del proveedor. [ ] Unidades: Unidades del artículo en el pedido de compra. Servicio: Fecha de entrega del pedido de compra. Dto: Descuento del artículo según el proveedor. Precio: Precio del artículo según el proveedor. Pedido: Número de pedido en el que está incluida la línea. Observaciones: Observaciones de la línea seleccionada. Añade una línea en blanco al final de la tabla "Entradas a cocina". Borra la línea actual. Añade una línea al final con los mismos datos que la línea actual. Disponible en modo de edición sólo para el usuario Supervisor. Navega al pedido de la línea actual. Genera los pedidos de compra de las líneas que no tienen pedido. Imprime los pedidos de compra de la propuesta actual generados anteriormente. Borra la propuesta actual. Borra el contenido de los datos de la pantalla quedando preparada para consultar o crear una nueva propuesta. 51

52 Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de este momento se pueden modificar los datos de la propuesta. Graba las últimas modificaciones y cambia el estado de la pantalla de edición a consulta. consulta. Anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia el estado de la pantalla de edición a Cierra la pantalla "Propuestas pedidos de compra". Ilustración 24. Propuestas de pedidos de compra Ofertas especiales por proveedor En la pantalla Ofertas especiales por proveedor se definen los precios especiales del proveedor durante un periodo determinado de tiempo. Estas ofertas se pueden duplicar automáticamente aplicando un nuevo periodo. Estos precios solamente se tienen en cuenta en la producción de catering. Aparece en el módulo Catering» menú Documentos si está marcada la opción de configuración "Utilizar ofertas especiales para proveedores". Para definir las ofertas el usuario tiene que introducir en primer lugar el proveedor. Si hay ofertas del proveedor, éstas aparecen en la pantalla. Por defecto sólo aparece la última oferta de cada artículo. El programa permite consultar el historial de ofertas de cada artículo de forma individual o mostrar todas las ofertas de todos los artículos. También se puede filtrar el listado por artículo y / o por fecha. 52

53 Existe la posibilidad de duplicar las ofertas, aplicando las nuevas fechas inicial y final indicadas por el usuario a todos los artículos en oferta. Por defecto, al introducir una nueva oferta el programa asigna una semana a partir de la fecha actual tomando como fecha inicial la actual y la fecha final 6 días después. En el apartado "Nuevas ofertas" se asigna como fecha inicial el día siguiente al último día de las ofertas que hay definidas, y como fecha final 6 días más tarde. Campos y botones de la pantalla Proveedor: Código del proveedor al que pertenecen las ofertas. Filtros Artículo. Código del artículo por el que se desea filtrar las ofertas de la pantalla. Fecha. Fecha inicial para filtrar las ofertas de la pantalla. Aplica el filtro de artículo y / o fecha. Ofertas de compra Artículo, Definición. Código y nombre del artículo. Med. Pr. Código de la medida del proveedor. Fecha Ini. Fecha inicial del periodo de la oferta. Fecha Fin. Fecha final. Precio. Precio de la oferta. Dto1. Descuento de la oferta. Hist. Consulta de ofertas anteriores del artículo. Inserta una línea al final para añadir otro artículo. Borra la línea actual. Consulta de artículos para capturar el artículo de la línea actual. Navega al mantenimiento del artículo de la línea. Ver todos los registros: Al marcarla aparecen todas las ofertas del proveedor de todos los artículos (la última y las anteriores). Al desmarcarla aparece sólo la última oferta de cada artículo. Nuevas ofertas F. Inicial. Fecha inicial que se aplica al duplicar las ofertas. F. Final. Fecha final de las nuevas ofertas. Genera una nueva oferta de todos los artículos con las fechas inicial y final especificadas. Información, presenta la explicación sobre el funcionamiento de los filtros de la pantalla. Información de los filtros del formulario: 1. Cuando se carga un nuevo proveedor, los datos aparecen filtrados por la última fecha. 2. Cuando se añade una nueva línea se deshacen los filtros para permitir modificar las fechas de la nueva línea. 3. Cuando se añade un intervalo, los datos aparecen filtrados según las fechas definidas en el intervalo. 53

54 4. Se pueden deshacer los filtros marcando la opción Ver todos los registros. Graba los datos de la pantalla. Cierra la pantalla de ofertas especiales por proveedor. Ilustración 25. Ofertas especiales por proveedor Plantillas de albaranes de venta La opción Plantillas de albaranes de venta se utiliza para generar albaranes de venta por cliente con los artículos y precios indicados en la plantilla. Genera un albarán de venta distinto por cada almacén y forma de pago al cliente de la plantilla. Campos de la pantalla Cliente. Código y nombre del cliente. Se puede introducir manualmente o mediante el botón de consulta F4. Abre la consulta de clientes para capturar el cliente de la plantilla. Navega al mantenimiento de clientes. Generar albarán de venta. Cuando esta opción está marcada aparece el botón Generar albarán y los cambios introducidos en la pantalla no se graban. Debajo aparece el aviso Modo Consulta: Los cambios no serán guardados. Artículo. Código del artículo. Se puede capturar pulsando la tecla F4. 54

55 Nombre. Nombre del artículo. Unidades. Unidades del artículo. Precio. Precio del artículo. No utiliza el sistema estándar de captura de precios de Eurowin. Dto1. Descuento 1 de la línea del albarán. Dto2. Descuento 2 de la línea del albarán. Almacén. Código del almacén del albarán. Se puede capturar pulsando la tecla F4. F. Pago. Código de la forma de pago del albarán. Se puede capturar pulsando la tecla F4. Añade una línea en blanco al final. Borra la línea actual. Muestra la consulta del campo actual. Navega a la plantilla de cada cliente de forma secuencial. Sólo aparece cuando está marcada la opción "Generar albarán de venta". Genera un albarán de venta al cliente por cada combinación de almacén y forma de pago. El usuario debe introducir la fecha del albarán. No puede haber líneas sin artículo, almacén, forma de pago o unidades. la pantalla. Cierra la pantalla. Si no está marcada la opción "Generar albarán de venta" graba las líneas de Ilustración 26. Plantillas de albaranes de venta 55

56 2.4. Menú Listados El menú Listados del módulo Catering contiene las siguientes opciones: Impresión diaria de menús Impresión semanal de menús Previsión de ingredientes Hojas de reparto Ofertas especiales y tarifas Impresión diaria de menús La Impresión de menús por categoría y día imprime los platos de los menús definidos en la gestión de menús para el día seleccionado mostrando la cantidad de cada plato y las excepciones de los clientes. Se imprime una hoja por cada categoría, en la que aparece una columna por cada menú de la misma. En cada columna puede haber una o varias líneas por plato con el fin de mostrar el nombre completo. A la derecha del plato se indica la cantidad prevista para el día. Campos y botones de la pantalla Categoría: Acotación de categorías para seleccionar los menús que se desea imprimir. Semana del mes Mes: Mes al que pertenece el día. Año: Año al que pertenece el mes. Según estos dos parámetros aparece el calendario en el que hay que seleccionar el día que se desea imprimir. El día seleccionado queda marcado de color granate, el día actual aparece en negrita. Almuerzo / Cena: Tipo de comida. Parámetros de impresión Formato: Código y nombre del formato de impresión del que se utiliza el report para la impresión. Solamente se pueden seleccionar los formatos del tipo Impresión diaria por categorías. Idioma: Código y nombre del idioma en el que se desea imprimir el nombre de los artículos. Imprime el menú diario. Cierra la pantalla Impresión de menús por categoría y día. 56

57 Ilustración 27. Impresión de menús por categoría y día Impresión semanal de menús La Impresión de menús por categoría y semana imprime en una hoja los menús de todos los días de la semana seleccionada. La impresión se realiza en forma de tabla donde en las filas están los siete días de la semana y en las columnas los menús pertenecientes a las categorías de la acotación definidos en la Gestión de menús para la semana seleccionada, hasta un máximo de 11 menús. Se imprime una hoja por cada categoría. En el caso de tener más de 11 menús en una categoría, para imprimirlos todos se deberán crear más categorías asignando un máximo de 11 menús a cada una. Si hay excepciones aparecen de color rojo con el nombre abreviado del cliente y el nombre alternativo del plato. Campos y botones de la pantalla Categoría: Acotación de categorías. Semana del mes Mes: Mes al que pertenece la semana. Año: Año al que pertenece el mes. En el calendario hay que seleccionar la semana que se desea imprimir. Almuerzo: Imprime los platos del almuerzo. Cena: Imprime los platos de la cena. Parámetros de impresión Formato: Código y nombre del formato de impresión del que se utiliza el report de impresión definido. Solamente se pueden seleccionar los formatos del tipo Impresión semanal por categorías. Idioma: Código y nombre del idioma del nombre de los artículos en la impresión. Imprime el menú semanal. Cierra la pantalla Impresión de menús por categoría y semana. 57

58 Ilustración 28. Impresión de menús por categoría y semana Listado de previsión de ingredientes El listado de Previsión de ingredientes muestra los artículos necesarios para llevar a cabo la elaboración de los menús y platos en un periodo determinado, a partir de la gestión de menús, la asignación de menús a clientes y los pedidos de venta con platos y menús eventuales. Es similar a la planificación semanal aunque el resultado se puede acotar por fecha, cliente, almacén de cocina, artículo y familia. La cantidad se refiere a la unidad de medida antes de aplicar el factor de conversión. Campos y botones de la pantalla Fecha. Periodo del que se consultan las previsiones. Cliente. Intervalo de clientes de la asignación de menús a clientes. Cocina. Intervalo de almacenes de cocina. Artículo. Intervalo de artículos. Familia. Intervalo de familias. Ejecuta el listado. Cierra la pantalla "Previsión de compra". 58

59 Presentación por pantalla Ingrediente. Código del artículo. Nombre. Nombre del artículo. Unidades. Cantidad del ingrediente según la previsión de menús, sin aplicar el factor de conversión. Medida. Unidad de medida asignada del artículo. Ilustración 29. Listado de previsión de ingredientes Listado de hojas de reparto El listado de hojas de reparto puede presentar la siguiente información: - Lista de artículos vendidos agrupada por vendedor y totalizado por artículo, a partir de los albaranes de venta y opcionalmente de los depósitos de venta. - Lista de facturas de albaranes de venta ordenada por cliente, fecha y número, con albaranes pendientes de facturar y opcionalmente los depósitos de venta. - Imprimir directamente todos los albaranes de venta según la acotación del usuario. Se accede desde el módulo Catering» menú Listados» Listado de hojas de reparto. Campos y botones de la pantalla Fechas. Periodo del que se consultan las previsiones. 59

60 Vendedor. Intervalo de códigos de vendedor de los albaranes y depósitos de venta. Familias. Intervalo de familias de los artículos. Subfamilias. Intervalo de subfamilias de los artículos. Marcas. Intervalo de marcas de los artículos. Artículos. Intervalo de artículos de los albaranes y depósitos de venta. Rutas. Selección no secuencial de rutas. Marca todas las rutas para incluirlas en la acotación. Desmarca todas las rutas cuando están marcadas. Opciones Presentar albaranes pendientes y facturas. Muestra el listado de hojas de ruta y después el listado de albaranes pendientes y facturas. Incluir depósitos de venta. Incluye los depósitos de venta en los listados de hojas de ruta y de albaranes pendientes. Imprimir albaranes de venta. Imprime directamente todos los albaranes que cumplen los criterios de acotación. No presenta ningún listado. Es independiente de las dos opciones anteriores. Divisa. Divisa de los documentos, cuando está activada la multidivisa en la empresa. Ejecuta las acciones elegidas por el usuario. Cierra la pantalla "Hojas de reparto". Presentación por pantalla del listado de hojas de ruta Código. Código del artículo. Nombre. Nombre del artículo. Cajas. No se utiliza. Unidades. Acumulado de unidades del artículo en los albaranes y / o depósitos del listado. U/C. No se utiliza. Ubicación. Ubicación definida en la ficha del artículo. Presentación por pantalla del listado de albaranes pendientes y facturas Número. Número de albarán, para los albaranes pendientes; número de factura. Fecha. Fecha del albarán o factura. Cliente. Código del cliente. Nombre. Nombre del cliente. Importe. Importe final del documento. 60

61 Ilustración 30. Listado de hojas de reparto Listado de Ofertas especiales y tarifas por proveedor El listado de Tarifas y ofertas especiales por proveedor muestra los artículos con el precio de compra del proveedor. Los artículos que tienen ofertas especiales por proveedor aparecen con el fondo de la línea de color gris y el precio de la oferta. Los artículos comprendidos en la acotación que no tienen ofertas especiales, aparecen con el precio de la tarifa del proveedor en líneas con el fondo de color blanco. Se omiten los artículos de baja. Campos y botones de la pantalla Fecha. Fecha de las ofertas especiales. Proveedores. Proveedores de las ofertas especiales. 61

62 Familias. Código de la familia de los artículos. Subfamilias. Código de la subfamilia de los artículos. Marcas. Código de la marca de los artículos. Artículos. Artículos de las ofertas especiales. Ordenar por Artículo / Proveedor. Orden del resultado del listado por código de artículo y medida o por código de proveedor y medida. Presentación por pantalla Artículo. Código del artículo. Nombre. Nombre del artículo. Proveedor. Código del proveedor. Medida. Código de la medida en la referencia del proveedor de la ficha del artículo. Precio. Precio de la oferta especial o de tarifa. Dto. Primer descuento de la oferta o de la tarifa. Ilustración 31. Listado de tarifas y ofertas especiales por proveedor 62

63 3. Circuito de trabajo Gestión de menús excepciones (A) Pedidos de venta (fecha de entrega) B Almacén de cocina Planificación Producción Almacén cocina Pedidos de compra Desglose Almacén de Provisiones Menús Platos Ingredientes Comprobación de stock Generar producción (albarán de producción) CERRAR + stock platos (Alm. cocina) stock ingredientes (Alm. cocina) Vaciar stock cocina (Alb. regulariza) Datos (A) (almacén cocina) Generador de albaranes de venta Datos (B) (almacén cocina) Traspaso de pedido a albarán Ilustración 32. Circuito de trabajo de Eurowin Catering 63

64 1. Configuración 1.- Para trabajar con Eurowin Catering se deben configurar los siguientes parámetros: - Mantenimiento de empresa» Cfg. Gestión» General» Trabajar con factor de conversión. o En Eurowin Catering se anula el funcionamiento de cajas y su operativa estándar para trabajar con factor de conversión. - Dar de alta como mínimo 2 almacenes: Almacén de provisiones y Almacén de cocina - Para cada artículo especificar en el mantenimiento si trabaja con factor de conversión. o El factor de conversión se refiere a la posibilidad de comprar en diferentes unidades de medida el mismo producto a uno o varios proveedores, de esta manera reduciremos a la unidad de medida más pequeña el coste y podremos comparar precios de unos proveedores a otros. Ej: Compro arroz a 1,5 kg a 6 saco de 5 kg y a 10 saco de 10 kg. El factor de conversión me servirá para poder saber a cuanto me sale el kg de arroz en los tres casos. Si el artículo que compro sólo tiene una posibilidad de envase no hace falta que utilicemos el factor de conversión. - A cada proveedor hay asociar el almacén de suministros, mantenimiento de Proveedores» página Datos» botón Almacén de suministros. - No marcar la opción "Estados de pedidos de venta" en el mantenimiento de Empresa. - Incompatibilidad en el ciclo de producción con la posibilidad de basa las tarifas de venta en Tarifa de proveedor, se deberá utilizar siempre una tarifa basada en último coste. o Esto se debe al factor de conversión que utiliza Eurowin Catering para poder calcular los costes unitarios de los productos, ya que las compras se realizan en las más diversas unidades de medida, sacos, cajas, litros, garrafas. 2.- A continuación hay que indicar el tipo de los artículos de Catering indicando una de las siguientes características: MN - MENÚS. No trabajan ni con lotes ni con factor de conversión. PL - PLATOS. Trabajan con lotes, escandallo. No trabajan con factor de conversión. (en blanco) - INGREDIENTES. Trabajan con lotes y se puede activar el factor de conversión. CV - Compra venta. 64

65 2. Circuito de producción En este punto ya tenemos creados los clientes, proveedores, artículos. Ya podemos empezar a definir los menús Gestión de menús Empezaremos con la gestión de menús creando menús desde este mantenimiento y asociándolos al calendario. Al entrar los datos en este mantenimiento, a parte de la fecha en la que asociaremos los platos, también entramos los datos Menú, Categoría, Dietista. En la parte inferior tendremos las dos posibilidades de producción por día, comida o cena, y los tres platos por cada una de ellas. Asociados a cada plato se encuentran las excepciones. Aquí anotaremos las alergias o intolerancias a alimentos según cliente, y la cantidad. Éstas se tienen en cuenta en la producción. 65

66 El botón Copiar a permite copiar la asignación de platos al calendario a meses posteriores. El proceso de copiado se hace por semanas completas, si no los días cambian y podría asociar menús a fines de semana Asignación de menús a clientes Seguidamente se asocian los menús definidos a los clientes. La acción de asignar menús a clientes es la que indica a la producción el número de menús, sólo si tienen marcada la opción de producción. Si la contratación de menús es diaria durante el periodo X, se indica cada día de la semana la cantidad de menús a servir y el tipo de menú. Ej: Escuela 150 menú escuela 100 menú infantil ya que para un centro puede variar los menús a servir, lo mismo si el caso fuera un hospital o residencia. En el caso que fuera un evento puntual (boda) se indica según ejemplo de la imagen anterior. Esta pantalla controla la duplicidad de código de menú por clientes, es decir, no me permite introducir dos veces el mismo código de menú, y si posterior al inicio de la producción necesito modificar el nº de menús a producir, tendré que modificar la cantidad en el registro, pero esto afectará a previstos de pantalla de producción Pedido de venta Otra entrada de solicitud de menús o preparación a cocina son los pedidos de venta. Esta opción es ideal para aquellas empresas que además puedan tener la opción de venta directa a cliente final, a través de TPV o por encargo. 66

67 Desde este documento, si queremos lanzar a producción los platos asociados, indicaremos linealmente la cocina, para ello accederemos a la opción Asignar lote, cocina desde el botón opciones del documento de pedido de venta. La fecha de entrega es la fecha de producción. La producción sólo tiene en cuenta los artículos del tipo PL y MN. 3. Funcionamiento de la planificación La planificación de compras agiliza toda la previsión de compras necesarias para cubrir las necesidades según lo entrado en asignación de menús y pedidos de venta. Para ello hemos indicado el almacén desde donde produciremos, es decir, en la planificación también deberemos indicar para qué almacén de cocina realizamos la planificación. Para poder realizar pedidos automáticos desde la planificación de pedidos debemos tener en todos los artículos el tipo de precio por factor de conversión y tener indicada una escala de prioridad como mínimo en uno de los registros de los posibles proveedores. Validar manualmente los valores a solicitar en la columna final, y sobre el total final, confirmar por fechas de la semana las recepciones. Hay que tener en cuenta que para la producción, el stock se debe recibir un día antes de la producción. Los pedidos que se realizan a partir de ésta, se generan automáticamente al almacén de provisiones. Si durante la semana en curso, en que se supone ya se ha tramitado una planificación de pedido de compra, se solicita un nuevo servicio, si queremos consultar la planificación para solicitar mercancía al proveedor, no nos permite abrir una nueva si no que se insertan los nuevos ingredientes en la existente para esa semana, diferenciando lo incluido en un pedido de compra de lo pendiente. Tendremos que validar las unidades a solicitar y generar nuevos pedidos de compra. 4. Producción La producción recoge las peticiones realizadas a través de la asignación de menús y a través de los pedidos de venta se podrá realizar una producción por día, tipo de servicio (comida o cena) y almacén de cocina. Al seleccionar comida o cena y almacén de cocina y fecha genera un número que es el que asignaremos como lote a todos los platos incluidos en la producción. Tiene tres páginas: Clientes y Menús 67

68 En ésta aparecen los clientes a los que hemos de realizar la producción, pudiendo elegir si queremos ver esta información total de menús a producir agrupado por tipo de menú o por cliente al que realizamos el menú. Desde esta pantalla, a través de el botón ver detalle, nos permite modificar la cantidad definitiva de menús para un cliente e incluso la posibilidad de añadir una nueva línea asociando un nuevo menú para un cliente (esto último en caso de consultar el detalle desde la opción agrupada por cliente). En el caso de haber pasado los ingredientes a cocina, no se podrán modificar los menús. En este caso se tendría que abrir una nueva producción con estos menús. En esta pestaña también aparecen los menús solicitados desde pedidos de venta Platos y Etiquetas En esta segunda página se detallan todos los platos que están incluidos en el menú en ese día concreto y para esa comida o cena. También incluye los pedidos de venta con fecha de entrega, la fecha de la producción. Contempla los platos de las excepciones y las cantidades. En el caso de las excepciones se restan las unidades del plato principal, substituyendo las unidades pendientes por el indicado en excepciones. En el desglose de esta pantalla lo visualizaremos mediante una nueva línea, y en la línea que hemos indicado la excepción, muestra las vinculaciones con ellas. En esta pestaña también aparecen los platos solicitados desde pedido de venta Carga de cocina En esta página busca todos los componentes de los platos asignados a los menús, y la cantidad necesaria según escandallo para poder producir los platos demandados. En primer lugar comprobaremos el stock, en el almacén provisiones. Una vez tenemos suficiente stock para la producción, traspasamos el producto necesario del almacén de provisiones al almacén cocina, en este momento queda cerrada la producción a posibles variaciones de peticiones de menú desde la pestaña clientes y menús. El siguiente paso es realizar los albaranes de producción, uno para cada plato. Cuando se crea necesario se darán por finalizadas las producciones y se realizarán los movimientos de stock pertinentes de todos los artículos implicados en la producción. Una vez finalizada la producción muestra un mensaje que informa de que se procede a realizar una regularización del almacén de cocina para dejarlo a cero. La regularización de cocina se realiza dejándola a cero porque, como es muy difícil controlar las unidades reales aplicadas en cada receta y ración, se realiza con el estimado indicado en el escandallo del plato, y al dejar a cero el stock, podemos volver a comenzar con estas unidades de medida para la planificación, para las necesidades de producción etc. 5. Albaranes y entregas de producción Una vez finalizada la producción, sólo nos queda generar los albaranes y / o facturas para la entrega de la mercancía. Para ello como tenemos dos entradas distintas, una desde pedidos de venta y otra desde 68

69 asignación de menús a clientes. Existe la opción de generar los pedidos y albaranes de venta. A nivel de facturación etc. continuará el circuito estándar establecido en la gestión de Eurowin. 69

70 4. Anexo 4.1. Barra de botones de los mantenimientos Descripción de los botones comunes que aparecen en la pantalla de los mantenimientos de Eurowin. : Botonera de desplazamiento secuencial entre los registros existentes. Permite navegar al primer registro, al anterior, al siguiente y al último respectivamente. Imprime los registros del mantenimiento ordenados por código. Borra el registro actual. Disponible en modo de consulta. Borra el contenido de los campos de la pantalla permitiendo crear un nuevo registro o realizar una nueva consulta. Disponible en modo de consulta. Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. En modo de edición se pueden modificar los datos del registro actual. Disponible en modo de consulta. Graba las modificaciones realizadas en el registro actual y cambia el estado de la pantalla de edición a consulta. Disponible en modo de edición. Anula las últimas modificaciones no grabadas realizas en el registro actual. Cambia el estado de la pantalla de edición a consulta. Disponible en modo de edición. Cierra la pantalla del mantenimiento. Disponible en modo de consulta. Botón de consulta F4. Muestra la lista de registros del campo que acompaña de la cual se puede seleccionar y capturar uno. Botón de consulta F5. Muestra la ficha del mantenimiento del campo que acompaña. 70

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72 Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta, salvo error u omisión. El funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected] Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.