INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Nº 10

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1 Página 1 de 23 SANTIAGO, 30 de Junio de 2014 INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Nº 10 Materia: Centro de Responsabilidad : Tipo de Objetivo: Becas Franquicia Tributaria Programa Becas Franquicia Tributaria Institucional I. INTRODUCCIÓN 1. Antecedentes. En cumplimiento del Plan Anual de Auditoría Interna (Versión 2) para el presente año, se efectuó una auditoría al Proceso Becas Franquicia Tributaria desarrollado en la Unidad de Becas Franquicia Tributaria, de cuyo resultado se da cuenta en el presente Informe. Esta auditoría corresponde a los objetivos institucionales y se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. El examen ha sido realizado sobre muestras seleccionadas en forma aleatoria, por lo tanto las observaciones y recomendaciones resultantes son aplicables a todas las materias relacionadas. 2. Objetivos Objetivo General Examinar y evaluar la efectividad del sistema de control interno, respecto de los riesgos que afectan los objetivos del programa auditado y su mitigación a través de los controles Objetivos específicos para los puntos críticos identificados. Verificar que el remanente declarado por los OTIC sea el correcto. Verificar que las bases de licitación contengan todas las condiciones necesarias para la realización y el objetivo del curso. Verificar que el Plan de Capacitación e Informe de Adjudicación sea revisado y aprobado por la Unidad de Becas Franquicia Tributaria. Verificar que la evaluación de los oferentes y la Pre adjudicación de las bases se haya realizado de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación. Verificar que los potenciales beneficiarios cumplan con lo establecido en las bases de licitación. Verificar que los Formularios 1 (beneficiarios), 2 (modificaciones), y 3 (Cierre) sean revisados y aprobados por los encargados. Verificar que la ejecución de los cursos se esté realizando de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación. Verificar que los documentos sobre el cierre de los cursos se encuentren completos y cumplan con lo solicitado en las bases. 3. Alcance de la Auditoría. El alcance fue una muestra aleatoria de los Organismos Técnicos Intermedios para Capacitación (OTIC), obtenida de la Providencia que envía la Unidad de Franquicia Tributaria correspondiente al remanente para el año Una vez revisada la Providencia el monto disponible para Becas año 2013 asciende a un Total de M$

2 Página 2 de 23 De los cuales se revisaran los siguientes OTIC: Nombre OTIC Total Becas año 2013 M$ Proforma Total de la Muestra Porcentaje a Revisar 45% Cabe señalar que se revisaron los siguientes cursos de capacitación de los tres OTIC seleccionados en la muestra: Nombre OTIC Código curso CR-E CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-R CR-E Proforma Proforma Proforma Proforma Proforma Proforma Proforma Proforma Proforma SF1-R SF1-R SF3-E SF3-E SF3-E SF3-E SF3-E SF3-R SF4-R SF4-R Oportunidad de realización de la Auditoría. Esta auditoría forma parte del Plan de Trabajo del 2014, planificada a partir del mes de abril de 2014 conforme a la programación de la informada al C.A.I.G.G. dentro de la validación del Plan Anual del Sistema de Auditoría para el presente año, considerando una estimación de 300 horas de auditoría, distribuidas en 1 profesional. La fecha de inicio de la presente auditoría fue el 17 de abril de 2014, a partir de la elaboración del Programa de Auditoría, y posteriormente con la ejecución de la auditoría en entre los días 02 de mayo al 28 de mayo, y redacción de informe concluido el día 12 de junio de 2014.

3 Página 3 de 23 Concepto Programación Ejecución de la Auditoría Elaboración de Informe Estimación de Fechas Horas Estimadas Total de Horas Equipo de trabajo. En el desarrollo de la presente auditoría se designó para la elaboración y ejecución de ésta, al auditor Sra. María Carolina Salas Ibarra, de profesión Contador Auditor, quien se desempeña como auditora interna. A su vez, la supervisión estuvo a cargo de la Sra. Laura Ubillús Reyes, en su calidad de Encargada de la del SENCE. 6. Metodología y procedimientos generales de la auditoría. Se aplicaron pruebas selectivas a cada una de las etapas y materias conforme muestras representativas y juicio del auditor, según la materia en revisión. 7. Limitaciones al alcance. No hubo limitaciones. II. INFORME DETALLADO DE AUDITORÍA De acuerdo a los procedimientos de auditoría programados para la presente auditoría, se observó lo siguiente: Objetivo Específico: Verificar que el remanente declarado por los OTIC sea el correcto. 1.- Diferencias entre los saldos señalados en la Providencia v/s lo presentado en las Declaraciones Juradas de los OTIC: Criticidad Media Resultados y/o hallazgos de auditoría. De acuerdo a lo establecido en el Decreto N 122 artículo 15 que establece lo siguiente:. Si quedaran remanentes deben destinarse necesariamente al Programa de Becas. Asimismo, los organismos deberán presentar dichos programas a la autorización del Servicio Nacional, a más tardar el día 31 de marzo de cada año. Dado lo anterior, la Unidad de Franquicia Tributaria remite a la Unidad de Becas una Providencia con el monto disponible para becas año Se pudo observar que durante el año 2013 se remitieron tres Providencias la primera se envió con fecha (Prov. N 107), la segunda se envió el día (Prov. N 145), y finalmente se envió la última el día (Prov. N 307).Se revisó la primera providencia (Prov. N 107 de fecha ), observándose diferencias en algunos saldos que se señalan a continuación: a) El saldo disponible año 2013 presentado en la Providencia correspondiente al OTIC Comercio es el siguiente:

4 Página 4 de 23 RUT OTIC SIGLA OTIC Comercio Saldo año anterior Becas x Mandato Expedientes de Capacitación Excedentes de Reparto Intereses Total Becas año Se realizaron consultas a la Unidad de Franquicia Tributaria quienes señalaron que efectivamente existe un error en el monto informado para la cuenta de intereses. La causa corresponde a la duplicación del valor ($ ) para las cuentas excedentes de reparto e intereses. El valor correcto respecto a intereses es $ , monto conforme a las Declaraciones Juradas DJ007 y DJ009 presentadas por el OTIC Comercio. Cabe señalar, que en correo de fecha 12 de junio la Unidad de Franquicias Tributarias señaló que se realizará un catastro antes de preparar la Providencia con las rectificaciones al Departamento de Capacitación a Personas, sin embargo las Providencias enviadas posteriormente (Prov. N 14 del y Prov. N 307 del , ambas vienen con el mismo monto informado anteriormente en la cuenta intereses del OTIC Comercio ($ ) b) Existe una diferencia en la cuenta Becas por Mandato presentado por el OTIC que se explica a continuación: Saldo Becas por Mandato Saldo Becas por Mandato Diferencia según Providencia según Declaración Jurada La Unidad de Franquicia Tributaria nos señaló que se decidió informar como dato el valor de la Declaración Jurada DJ003 por $ , ya que conforme al encabezado de la columna Becas Mandatos de la propia Declaración Jurada DJ007 se enuncia BECAS MANDATO DJ003 POR EMPRESA ($). Lo cual significa que este valor debe ser acorde a la DJ003, por ello, al existir diferencia se consideró declarar el mayor valor de esta DJ003 por sobre el de la DJ007. Dado lo anterior, para la elaboración de la próxima Providencia se sugiere más rigurosidad al informar los montos señalados en las Declaraciones Juradas, ya que si bien como señala la Unidad de Franquicia Tributaria corresponde a los mismos montos, estos debieses ser iguales en ambas Declaraciones Juradas, de no ser así, se debe declarar el que corresponde a cada cuenta, y no utilizar el criterio de mayor valor, si no el que corresponde efectivamente. Las diferencias generadas entre los saldos señalados en la Providencia v/s lo presentado en las Declaraciones Juradas de los OTIC, no permite informar efectivamente los saldos que tiene cada OTIC en sus cuentas. Se recomienda que la Encargada de la Unidad de Administración de Franquicia Tributaria que a más tardar en agosto de 2014, en conjunto con su Unidad elabore controles o procedimientos que permitan mitigar el envío de información errónea a la Unidad de Becas respecto de los saldos informados en Declaraciones Juradas. Compromiso de Auditoría. Remitir proceso para definir e informar el Presupuesto de becas de cada año a más tardar en Agosto del El cual, describirá cada una de las tareas a realizar, su ejecutor, su contraparte (ámbito de control/revisión) y la aprobación final por parte de la Jefatura de la Unidad de Administración Franquicia Tributaria. Se seleccionara una muestra aleatoria de declaraciones juradas año 2014 y se cruzaran los datos con la providencia enviada a Becas Laborales.

5 Página 5 de 23 Plazo: Agosto de Responsable: Javiera Munizaga D. Encargada Unidad Administración Franquicia Tributaria 2.- Diferencias entre el monto disponible para becas presentado en la Declaración Jurada v/s el Informe de Estados Financieros de los OTIC Proforma y : Criticidad Alta Resultados y/o hallazgos de auditoría. Durante la visita en terreno a los OTIC Proforma y se solicitaron los Informes de Estados Financieros correspondientes al año 2012 emitidos por los Auditores Externos, con el propósito de validar los montos señalados en las Notas sobre los Ingresos Recibidos para Capacitación, y compararlos con la Declaración Jurada 07 con la que se preparó la Providencia con los saldos disponibles para becas año Se pudo observar que en el OTIC Proforma se detectaron diferencias que se detallan a continuación: Descripción de la cuenta Saldo según Estados Saldo según Declaración Diferencias Financieros (M$) Jurada (M$) Excedentes de Capacitación Asimismo, se detectaron diferencias en el OTIC Descripción de la cuenta Saldo según Estados Saldo según Declaración Diferencias Financieros (M$) Jurada (M$) Excedentes de Capacitación Becas Sociales De acuerdo a lo señalado en el Manual de Procedimientos para Organismos Técnicos Intermedios de Capacitación OTIC, aprobado mediante Resolución Exenta N 1156 de fecha 10 de marzo de 2014, en su punto N 15 señala que Los OTIC deberán presentar al Sence, a más tardar el 30 de mayo de cada año, un informe de auditoría externa que dé cuenta de los estados financieros. Dado lo anterior, los encargados de la Unidad de Administración de Franquicia Tributaria debiesen realizar una revisión de los saldos señalados en las notas de los estados financieros v/s la Providencia con los montos de las Declaraciones Juradas, lo anterior con el propósito de validar que no existan diferencias, y de esta manera presentar los montos reales. Que los montos disponibles para Becas no sean los mismos señalados en los estados financieros emitidos por los auditores externos, determina un riesgo de que los montos disponibles no se encuentren correctos, y se estén utilizando recursos para capacitación que pueden ser inferiores o superiores a lo que efectivamente existe como remanente. Se recomienda que la Encargada de la Unidad de Administración de Franquicia Tributaria a más tardar septiembre del año 2014, instruya realizar una revisión del saldo disponible para Becas año 2014, entre los estados financieros de los OTIC, y las Declaraciones Juradas. Asimismo, solicitar aclaración respecto de las diferencias detectadas el año Compromiso de Auditoría. Remitir proceso para analizar y comparar la consistencia de las DJ con los EEFF de los OTIC a más tardar en Septiembre del El cual, describirá cada una de las tareas a realizar, su ejecutor, su contraparte (ámbito de control/revisión) y la aprobación final por parte de la Jefatura de la Unidad de FT.

6 Página 6 de 23 Dentro del proceso de la Unidad, se incluirá el envío de copia de los EEFF y resumen de las DJ de los OTIC a Unidad de Fiscalización, atendiendo la expertiz y perfil de dicha unidad. Remitir aclaración respecto de las diferencias detectadas el año Se seleccionara una muestra aleatoria de declaraciones juradas año 2014 y se cruzaran los datos con estados financieros año Plazo: Septiembre de Responsable: Javiera Munizaga D. Encargada Unidad Administración Franquicia Tributaria Objetivo Específico: Verificar que las bases de licitación contengan todas las condiciones necesarias para la realización y el objetivo del curso. 3.- Falta de Actas de Evaluación que adjudica los OTEC que ejecutan los cursos de capacitación: Criticidad Media Resultados y/o hallazgos de auditoría. Las Bases de Licitación del año 2013, establecen en su punto 6 Criterios de Evaluación de las Propuestas que el OTIC procederá a realizar la evaluación de todas las propuestas. Dado lo anterior, se solicitaron las Actas de Evaluación de los OTIC de la muestra a revisar (, Proforma y ). Se pudo advertir que los OTIC y Proforma realizan en una planilla Excel la evaluación de los OTEC que participaron en la licitación asignando los puntajes establecidos en las Bases de Licitación, e indicando el resultado final con el OTEC adjudicado, sin embargo no se identifica con nombre y firma quienes fueron los participantes del Comité Evaluador. El OTIC prepara un Informe Técnico de Evaluación en el que se detallan los antecedentes, criterios de evaluación, verificación de los requisitos del curso, evaluación económica, y finalmente la propuesta de adjudicación, de todas los OTEC que participaron en la licitación, sin embargo tampoco identifican con nombre y firma quienes fueron los participantes del Comité Evaluador. Si bien las Bases de Licitación establecen un criterio de evaluación de las ofertas que tiene por objeto seleccionar la mejor oferta, de acuerdo a los aspectos técnicos y económicos. El OTIC no deja evidencia de un Acta de Evaluación donde se identifiquen quienes fueron los participantes de la evaluación señalando el cargo que representan. Dado lo anterior, es recomendable formar una comisión evaluadora quienes deberán elaborar pautas que precisen la forma de calificar los factores y sub factores definidos en las bases de licitación, asimismo, definir un mecanismo para resolver los empates que se puedan producir en el resultado final de la evaluación. El Acta de Evaluación debe ser adjuntada en las Planillas Excel o Informe Técnico de Evaluación que tienen los OTIC. No presentar las Actas de Evaluación de la adjudicación de los OTIC, determina un riesgo de transparencia en el proceso licitatorio. Se recomienda a la Coordinadora del Programa Becas Laborales, que a más tardar agosto de 2014, consideren la factibilidad de instruir a los OTIC de que en el proceso adjudicatario se formen comisiones evaluadoras y que se levanten Actas de Evaluación que defina los criterios de evaluación utilizados, y con la firma de los participantes.

7 Página 7 de 23 Compromiso de Auditoría. Remitir el Manual de Operación año 2014, que incluirá la instrucción de que se levanten Actas que establezcan los criterios de evaluación ya incorporados en las bases y además los nombres de los participantes de la evaluación. Plazo: Agosto 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales 4.- Convenios suscritos entre los OTIC y los OTEC Resultado y/o Hallazgo de Auditoría. Durante la revisión en terreno a los OTIC, se advirtieron que los convenios suscritos entre los OTIC Proforma y y los OTEC que ejecutaran los cursos, no señalaban la cantidad de cupos y horas en cada uno de los cursos de capacitación. Lo anterior, es necesario ya que de esa manera se pueden validar al finalizar los cursos que estos cumplieron con la cantidad de cupos y la cantidad de hora acordadas al momento de suscribir los convenios. La falta de información relevante en los convenios como la cantidad de cupos y horas de ejecución determina un riesgo de que al finalizar los cursos las horas ejecutadas sean inferiores a las acordadas inicialmente. Se recomienda que la Coordinadora del Programa Becas Laborales a más tardar septiembre de 2014, instruya a los OTIC de incluir en sus convenios los cupos y horas en cada uno de los cursos que realice. Comentario de la Contraparte auditada. En relación a esta observación, se puede señalar que los cupos y horas de cada curso se encuentran establecidos en la propuesta técnica ofertada por los OTEC y luego adjudicada, para el cálculo del pago se revisa el libro de clases a fin de revisar asistencia y número de alumnos y pagar conforme a este registro. En vista de lo señalo y una vez comprobado lo señalado por la contraparte auditada, se levanta la observación. Objetivo Específico: Verificar que el Plan de Capacitación e Informe de Adjudicación sea revisado y aprobado por la Unidad de Becas Franquicia Tributaria. 5.- Falta de Antecedentes en el Plan Anual de Capacitación presentado por los Organismos Técnicos Intermedios para Capacitación (OTIC): Criticidad Media Resultados y/o hallazgos de auditoría. El Plan de Capacitación presentado por los OTIC Proforma, y presenta las siguientes observaciones: El OTIC no señala el objetivo del curso, y el OTIC Proforma sólo lo señala para algunos cursos.

8 Página 8 de 23 Para los tres OTIC seleccionadas, el Plan de Capacitación no deja expresado claramente si los cursos se dictaran mediante módulos y que cantidad de módulos serán necesarios para cada curso. Para los tres OTIC seleccionadas, el Plan no señala si se entregaran materiales y que tipo de materiales se van a utilizar durante el curso, lo anterior es relevante dado el tipo de cursos que se realizan, por ejemplo repostería, peluquería, artesanía, cuidados estéticos, diseños de prendas de vestir, entre otros. Para los tres OTIC seleccionadas, el Plan no señala en qué lugar se realizará el curso, y si la infraestructura entrega facilidades para el acceso de personas discapacitadas a las cuales se les impartirá el curso. Para los tres OTIC seleccionadas, el Plan no señala si el curso será realizado por uno o más relatores, sus nombres y cuáles son sus competencias técnicas. Para los tres OTIC seleccionadas, el Plan no señala el horario en que se realizaran los cursos, diurnos o vespertinos. Además no señala la fecha de inicio y termino. Para los tres OTIC seleccionadas, el Plan no señala cuáles serán las temáticas o materias abordadas en cada curso, definiendo cada tema por modulo y día que será realizado. Para los tres OTIC seleccionadas, el Plan no señala las horas que serán destinadas para las clases presenciales y clases practicas Para los OTIC y Proforma, el Plan no señala realizar un seguimiento post-término de la capacitación, para verificar la efectividad laboral. En el caso de que algún curso de capacitación tenga relacionada una práctica laboral, señalar donde se va a realizar y cuantas horas se le van a asignar. La falta de antecedentes en el Plan de Capacitación presentado por los OTIC, determinan un potencial riesgo de incumplimiento de las obligaciones por parte de los OTIC, que no permite asegurar que los cursos se hayan realizado de la manera más eficiente, eficaz y oportuna. Se recomienda a la Coordinadora del Programa Becas Laborales que a más tardar septiembre de 2014, en conjunto con su Unidad elabore un modelo tipo de Plan de Capacitación que contenga todos los antecedentes necesarios para asegurar que los cursos se ejecuten de manera eficiente, eficaz y oportuna, y que este nuevo plan sea difundido a todos los OTIC que participan. Comentario de la contraparte auditada. Durante el año 2014 el formato "Plan de Capacitación", fue mejorado e incorpora lo observado en la letra a y b (objetivos, N módulos). En el caso del punto c esto se encuentra señalado en la propuesta técnica y en el plan formativo. El punto d, e, g y h, todo lo observado se encuentra señalado en la propuesta técnica que presenta el OTEC al OTIC al momento de postular a la licitación. Respecto de la letra f estos datos son señalados en formulario N 1. Letra i no es exigido por SENCE y depende de los recursos que administre el OTIC. En relación a letra j el manual de procedimientos señala que la práctica laboral, se establece en el convenio que efectúa el OTEC con la empresa donde se realizará la práctica. En vista de lo señalo y una vez comprobado lo señalado por la contraparte auditada, se levanta la observación. Objetivo Específico: Verificar que la evaluación de los oferentes y la Pre adjudicación de las bases se haya realizado de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación. 6.- Falta de antecedentes solicitados en las Bases de Licitación del año 2013 en la Planilla de Pre Adjudicación. Criticidad Media

9 Página 9 de 23 Resultados y/o hallazgos de auditoría. Para la muestra seleccionada de los OTIC, Proforma y, se revisaron las Planillas de Pre Adjudicación enviadas por los OTIC anteriormente señaladas, encontrándose las siguientes observaciones: El OTIC en la Pre adjudicación correspondiente a la segunda licitación año 2013, solo señala los montos correspondiente a los subsidios, sin especificar si se refiere a locomoción, alimentación herramienta, manutención o practica laboral. En la Pre adjudicación de correspondiente a la tercera licitación año 2013, se pudo advertir que la planilla no señala que realizará prácticas laborales, sin embargo, si tiene montos asignados para los siguientes cursos de capacitación: Instalaciones Eléctricas Domiciliarias, y Soldadura para Montaje Industrial (Módulo 1: Seguridad y Calidad en las Operaciones de Soldadura, para Montaje Industrial. Módulo 3: Soldadura por Arco Eléctrico con Electrodo revestido). Las Bases de Licitación establecen que entre los beneficios que serán otorgados se encuentra el subsidio de alimentación y locomoción equivalente a $1.500 diarios por alumno y debe ser considerado al momento de presentar la propuesta, se pudo observar que para los siguientes OTIC la Pre adjudicación no informaba de dicho beneficio: OTIC Licitación Grupo Objetivo Observación Proforma Primera Licitación Segunda Licitación Primera Licitación Segunda Licitación Cesantes, personas que buscan trabajo por primera vez. Mujeres trabajadoras y jefas de hogar Trabajadores Activos de menor calificación Mujeres trabajadoras y jefas de hogar Cesante Discapacitados Pueblos Originarios Cesantes Emprendedores/microempresas informales Personas con discapacidad Mujeres trabajadoras y jefas de hogar La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de locomoción y alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de locomoción y alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de locomoción y alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de locomoción y alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de locomoción y alimentación. La Pre adjudicación no informa que se entregará subsidio de locomoción y alimentación. De acuerdo a lo observado anteriormente, se advierte una falta de rigurosidad al momento de completar la planilla de Pre adjudicación por parte de los OTIC, además de ausencia de supervisión por parte de la Unidad de Becas Franquicia Tributaria. Lo anterior, no permite tener evidencia y seguridad de que todos los antecedentes solicitados en las Bases de Licitación se encuentren en dicha planilla.

10 Página 10 de 23 La falta de información relevante en la Planilla de Pre adjudicación por parte del OTIC, como la ausencia de supervisión de la Unidad de Becas, podría determinar un riesgo de que los antecedentes no estén completos, y por lo tanto, el curso no pueda ser evaluado al finalizar y de esta manera no se cumpla con el objetivo del curso de capacitación. Se recomienda a la Coordinadora del Programa Becas Laborales que a más tardar septiembre del año 2014, elabore e instruya a quien corresponda procedimientos de control que permitan verificar y validar que todos los antecedentes de la Planilla de Pre adjudicación se encuentren completos. Compromiso de Auditoría. Remitir el Manual de Operación del programa año 2014, que incluirá procedimientos de control que permitan verificar y validar que todos los antecedentes de la Planilla de Pre adjudicación se encuentren completos. Plazo: Septiembre de 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales Objetivo Específico: Verificar que los potenciales beneficiarios cumplan con lo establecido en las bases de licitación. 7.- Falta de oportunidad en la validación de los potenciales beneficiarios del Programa Becas Franquicia Tributaria: Criticidad Alta Resultados y/o hallazgos de auditoría. Las Bases de Licitación año 2013, establecen requisitos para los beneficiarios del Programa, entre los que se encuentran Hombres y mujeres entre 18 y 65 años del 1er, 2do., y 3er quintil de la ficha de protección social, o su equivalente en la nueva Ficha Social (hasta puntos). Dado lo anterior, los OTIC remiten a la Unidad de Becas Franquicia Tributaria el Formulario 1 que contiene los antecedentes de los potenciales beneficiarios que participaran en los cursos de capacitación, con estos antecedentes los profesionales de la Unidad ingresan los datos en una Planilla Excel que esta vinculada con la Web Service del Registro Civil y el Ministerio de Desarrollo Social específicamente la Ficha de Protección Social, lo anterior, con el propósito de validar automáticamente que los beneficiarios cumplan con los requisitos señalados anteriormente. Cabe señalar, que en el Manual de Procedimientos Becas Franquicia Tributaria para el año 2013, aprobado por Resolución Exenta N 1591 de fecha , y en las Bases de Licitación, no está señalado el plazo que tiene la Unidad de Becas Franquicia Tributaria para validar los antecedentes y remitirlos al OTIC. Dado lo anterior, se pudo observar que no existe un registro donde se pueda verificar que se realizó el cruce datos de los beneficiarios con el registro civil y ficha de protección social, con la finalidad de tener evidencia de que al inicio de los cursos no existan beneficiarios que no cumplan con los requisitos. En indagaciones con la Unidad de Becas Franquicia Tributaria, se pudo advertir que en el mes de abril del presente año, se realizó una validación masiva de todos los beneficiarios que participaron o están participando en cursos de capacitación durante el año 2013, de esta validación se observa que en el caso del cruce con el registro civil existen beneficiarios que se encuentran fallecidos y que participaron en cursos el año (Ver cuadro adjunto)

11 Página 11 de 23 RUT Beneficiario Curso Código Nombre OTIC Fecha de Defunción K CCHC Capacitación de la 09/12/ K CCHC Capacitación de la 30/06/ CCHC Capacitación de la 02/11/ CCHC Capacitación de la 09/09/ CCHC Capacitación de la 29/03/ CCHC Capacitación de la 30/06/ K CCHC Capacitación de la 02/11/ CCHC Capacitación de la 09/09/ CCHC Capacitación de la 29/03/ SF1-E SFF 02/11/ SF1-R SFF 09/09/ PROFORMA 29/03/1966 Se consultó a la Unidad de Becas Franquicia Tributaria, sobre los beneficiarios fallecidos sin obtener una respuesta satisfactoria, ya que a la fecha de la auditoría dicha Unidad no había efectuado las consultas a los OTIC y tampoco había realizado las indagaciones pertinentes. Asimismo, se consultó acerca del cruce de beneficiarios participantes v/s la Ficha de Protección Social del Ministerio de Desarrollo Social, se nos informó que a la presente fecha de auditoría este cruce no se había realizado, por lo tanto, no se tiene certeza de que los participantes efectivamente hayan cumplido con los requisitos exigidos en el Manual de Procedimientos y Bases de Licitación. Cabe precisar, que para la ejecución de los cursos año 2014, la Unidad de Becas Franquicia Tributaria cuenta con un nuevo software computacional Sistema de Administración Becas Franquicia Tributaria, donde los OTIC podrán levantar en dicho sistema las Pre Adjudicaciones, y los Formularios 1, 2 y 3. Cabe señalar que el el Manual de Procedimientos Becas Franquicia Tributaria para el año 2013, señala en su punto 1.7 Criterios de Selección, que los beneficiarios deben cumplir con ciertos requisitos como por ejemplo los siguientes: Población Objetivo Jóvenes Privados de Libertad Privados de Libertad Personas con adicciones Adultos Mayores Pueblos Originarios Pequeños agricultores Medio de Verificación Certificado de SENAME GENCHI Certificado de GENCHI Certificado de CONACE Certificado de SENAMA Certificado de CONADI Certificado usuario INDAP Para los casos señalados anteriormente, no se tuvo a la vista los certificados que acreditaran tales condiciones, ya que no habían sido requeridos por SENCE, lo que incumple con lo señalado con el Manual de Procedimientos. Sin embargo, es necesario señalar que dichos Certificados se encontraban en las carpetas de los OTIC revisados en la muestra de auditoría.

12 Página 12 de 23 Que no se validen en oportunidad los antecedentes de los potenciales beneficiarios, determina un riesgo de que se estén capacitando personas que no cumplen con los requisitos exigidos o se encuentren fallecidos a la fecha de ejecución de los cursos. Incumplimiento del Manual de Procedimientos del Programa Becas Franquicia Tributaria para el año Se recomienda a la Coordinadora del Programa Becas Laborales que a más tardar agosto del presente año, actualice el Manual de Procedimientos del Programa Becas Franquicia Tributaria con el propósito de establecer los procedimientos necesarios para el cruce de información y que este sea con anticipación al inicio de cada curso, asimismo, validar los antecedentes presentados y detectar a tiempo los beneficiarios que no cumplen con los requisitos. Adicionalmente se solicita una aclaración formal respecto de los beneficiarios fallecidos, y también por el cruce de beneficiarios que no se realizó con la Ficha de Protección Social del Ministerio de Desarrollo Social. Compromisos de Auditoría. Remitir la actualización del Manual de Operación, donde se indicará la nueva forma de validación de los participantes y los plazos para esto. Esta validación se realizará a través del sistema SIC, el cual se utilizará en el año Además remitir las aclaraciones a los OTIC de los fallecidos a través de un documento formal. En el caso del cruce de la ficha de protección social se realizó a medida que llegaban los formularios 1, por lo que se seleccionará una muestra para verificar el cruce de datos. Plazo: Agosto de 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales Objetivo Específico: Verificar que los Formularios 1 (beneficios), 2 (modificaciones) y 3 (cierre) sean revisados y aprobados por los encargados. 8.- Falta de revisión por parte de los Encargados del SENCE de los Formularios 1, 2 y 3 solicitados en las Bases de Licitación: Criticidad Media Resultado y/o Hallazgo de Auditoría. Se solicitaron a la Unidad de Becas Franquicia Tributaria los formularios 1 (inicio de la actividad), 2 (reemplazos) y 3 (cierre), dichos formularios no estaban disponibles y tuvieron que ser solicitados a los OTIC de la muestra (, Proforma y ), al ser consultados por tal situación, la Unidad de Becas Franquicia Tributaria no indicó que por la carga de trabajo que tienen una vez que reciben los formularios mediante correo electrónico, lo revisan y envían la respuesta inmediata al OTIC, sin dejar evidencia de revisión, aprobación y respaldo de los formularios en ninguna carpeta, y tampoco los imprimen. Las Bases de Licitación año 2013, señalan en su punto Ejecución y modificaciones que el OTIC, deberá ingresar el formulario N 1 de inicio de la actividad de capacitación en el sistema Informático de apoyo que SENCE ponga a su disposición, y los reemplazos de los alumnos desertores podrán realizarse sólo hasta un 25% de avance del total de horas del curso adjudicado, mediante el ingreso del formulario N 2 de reemplazos. Asimismo, el punto 11 Certificación, señala que el OTEC deberá presentar el formulario de término formulario 3 del curso validado por el OTIC.

13 Página 13 de 23 Si bien las Bases de Licitación no establecen que dichos formularios deben ser revisados y aprobados por parte de los encargados de los programas. En opinión de esta Unidad de Auditoría Interna es recomendable establecer procedimientos para la revisión de dichos formularios dejando respaldo de tal revisión en la Unidad de Becas Franquicia Tributaria. Consultada por tal situación a la Unidad de Becas Franquicia Tributaria, representan que esta situación será subsanada una vez que entre en funcionamiento el nuevo Sistema Informático Administración Becas Franquicia Tributaria. No dejar evidencia de revisión, aprobación y respaldo de los formularios que deben presentar los OTIC para validar los postulantes de los cursos, si es que existen reemplazos y por último el cierre de los cursos, determina un riesgo de que los participantes no sean los correctos o que la información sea errónea. Se recomienda a la Coordinadora del Programa Becas Laborales que a más tardar septiembre de 2014, establezca procedimientos para la revisión y aprobación de los Formularios 1, 2 y 3, y que estos procedimientos sean de conocimiento de los encargados. Compromiso de Auditoría. Remitir el Manual de Operación 2014, donde quedarán establecidos los procedimientos en base a la nueva plataforma que se utilizará. A través de una muestra aleatoria se revisaran los formularios 1, 2 y 3 para el año Plazo: Septiembre y Diciembre de 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales Objetivo Específico: Verificar que la ejecución de los cursos se esté realizando de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación. 9.- Ausencia de evidencia de supervisión en terreno por parte de la Unidad de Becas Franquicia Tributaria: Criticidad Alta Resultado y/o Hallazgo de Auditoría. Se pudo advertir que la Unidad de Becas Franquicia Tributaria no ha efectuado supervisiones, y tampoco tiene conocimiento de supervisiones realizadas por las Direcciones Regionales en terreno constatando que los cursos hayan sido impartidos a los beneficiarios, de acuerdo a las condiciones establecidas en las bases de licitación año 2013, en lo que refiere a infraestructura pertinente, Relatores/Instructores/Formadores, y Material de Apoyo, Libro de Clases entre otros. Por lo tanto, se concluye que no se habrían aplicado acciones de supervisión durante el período de alcance de la revisión, con el propósito de evidenciar que los participantes de los cursos hayan percibido los servicios prestados por los Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC). Dado lo anterior, no se estaría cumpliendo con lo señalado en el Manual de Procedimientos del Programa Becas Franquicia Tributaria punto 2.6 que establece Tanto los OTIC como las Direcciones Regionales de SENCE deben supervisar la correcta ejecución de los cursos del Programa. Para lo anterior se dispone de un formato de supervisión que deberá ser guardado como medio de verificación en caso de fiscalización y servirá como insumo para la evaluación de la gestión 2013.

14 Página 14 de 23 La falta de evidencia de supervisión en terreno por parte de la Unidad de Becas Franquicia Tributaria, no permite acreditar el cumplimiento satisfactorio del servicio prestado por el OTEC, ante la falta de documentos sobre las instancias de supervisión y control que habría aplicado, generando un potencial riesgo de que los remanentes utilizados no se acrediten adecuadamente. Se recomienda a la Coordinadora del Programa Becas Laborales, que a más tardar en el mes de agosto de 2014, instruya a quien corresponda, establecer un plan de supervisión de los cursos de capacitación que permita documentar evidencia de las acciones de control ejercidas, visitando los cursos que se estén impartiendo y verificando el grado de satisfacción de las prestaciones entregadas por el OTEC, la que deberá quedar documentada en un Acta de supervisión. Remitir a la en el mes de diciembre, copia de las Actas de Supervisión en terreno realizadas a los cursos de capacitación durante el segundo semestre Compromisos de Auditoría. Remitir las bases de licitación del año 2014, donde se señala que será el OTIC quién deberá realizar las correspondientes supervisiones, por lo que se les solicitará las actas de supervisión de los cursos. En caso de las supervisiones regionales una vez concluidas serán reportadas al equipo central, a través de una planilla Excel. Se procederá a actualizar el acta de supervisión. Dado lo anterior, se seleccionara una muestra aleatoria para revisar las Actas de Supervisión. Plazo: Agosto y Diciembre de 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales 10.- Falta de Seguimiento de las observaciones encontradas por la Unidad de Fiscalización: Criticidad Alta Resultado y/o Hallazgo de Auditoría La Unidad de Fiscalización realizó durante al año 2013 las siguientes fiscalizaciones a Becas Franquicia Tributaria a nivel nacional (Ver Anexo N 1). Remitiendo a esta Unidad de Auditoría Interna los Memorándum que presentan ciertas irregularidades (Ver Anexo N 2), dichos memorándum fueron remitidos al Departamento de Capacitación a Personas, señalando que.se requiere necesariamente de un seguimiento complejo por parte de este Servicio Nacional, razón por la cual es el Nivel Central de Fiscalización del SENCE, a través del Departamento de Capacitación a Personas, quien con el concurso de esta Unidad de Fiscalización y sus Unidades regionales, realizará tal gestión en su integridad.. Se realizaron las consultas a la Unidad de Fiscalización respecto del seguimiento de las observaciones, quienes señalaron que la finalidad del Memorándum es que el Departamento de Capacitación a Personas tome conocimiento de las irregularidades y que sean ellos quienes realicen las acciones y seguimientos pertinentes, ya que la Unidad de Fiscalización no estaría realizando seguimiento, toda vez, que actualmente se está trabajando en un rediseño de la Unidad que normara que dicha Unidad no realizará los seguimientos. Asimismo, se realizaron las consultas a la Unidad de Becas Franquicia Tributaria respecto de las irregularidades detectadas por la Unidad de Fiscalización y su posterior seguimiento, al respecto nos señaló que dicha Unidad a la fecha no ha efectuado seguimiento a tales observaciones. No realizar seguimiento a las observaciones detectadas por parte de la Unidad de Fiscalización determina un potencial riesgo de que vuelvan a ocurrir las mismas irregularidades.

15 Página 15 de 23 Se recomienda a la encargada de la Unidad de Fiscalización a más tardar en septiembre de 2014, actualice a la brevedad posible la normativa que regula quien realiza los seguimientos referidos a las irregularidades detectadas por la Unidad de Fiscalización, y este sea difundido y de conocimiento de todos los Encargados de Programas que son fiscalizados. Asimismo se solicita a la Coordinadora del Programa Becas Laborales realice un seguimiento a las irregularidades detectadas por la Unidad de Fiscalización y estás sean remitidas a la Unidad de Auditoría Interna a más tardar septiembre de Compromiso de Auditoría. Remitir a la procedimiento en conjunto realizado con la Unidad de fiscalización. Se seleccionara una muestra aleatoria de fiscalizaciones realizadas durante el año 2014 y su correspondiente seguimiento. Plazo: Septiembre y Diciembre 2014 Responsable: María Inés Navarro, Coordinadora del Programa Becas Laborales Florida Villagran Acuña, Encargada Unidad de Fiscalización 11.- Falta de seguimiento a las multas cursadas: Criticidad Alta Resultado y/o Hallazgo de Auditoría. De acuerdo a lo señalado en el Manual de Procedimientos para el Programa Becas Franquicia Tributaria aprobado por Resolución Exenta N 1591 de fecha , corresponderá siempre el OTIC quien curse la o las multas que procedan, las que serán rebajadas del pago final que se deba efectuar al OTEC. En aquellos casos en el que pago se haya realizado por el OTIC luego de la certificación, se procederá a girar la boleta de garantía o caución de fiel y total cumplimiento. En este último caso, los montos pagados por concepto de multas, serán ingresados al Fondo de Becas Franquicia Tributaria del OTIC licitante. Asimismo, cada multa que se curse debe ser ingresada en un registro que llevara al efecto la Unidad de Becas Franquicia Tributaria. El OTIC deberá informar al SENCE cada vez que aplique una multa, con la siguiente información: Nombre del curso, código del curso, lugar de ejecución del curso (región, comuna, dirección), descripción de la fiscalización realizada, monto de la multa, medio de verificación del pago de la multa, y otros que ayuden a la comprensión de la multa. Al respecto, a la fecha de la auditoría la Unidad Becas Franquicia Tributaria no mantiene un registro de las multas cursadas al Programa. Dado lo anterior, no se tiene un control de las multas que se debieron cursar de acuerdo a lo informado por la Unidad de Fiscalización, y si estas fueron descontadas del pago final al OTEC. Con la implementación de un control respecto al registro de multas se podría tener conocimiento sobre los OTEC más multadas, con la finalidad de evaluar si corresponde adjudicarla en futuros cursos. Adicionalmente, en la revisión en terreno se pudo observar los OTIC aplicaron multas y que estas no se encontraban en el Registro de Multas que debe tener SENCE, incumpliendo lo señalado en Manual de Procedimientos para el Programa Becas Franquicia Tributaria. Nombre OTIC Nombre OTEC Código curso % Multa Proforma Omega % Proforma Omega % Elizabeth Rivadeneira Ramírez CR-R % Capacitaciones EIRL Dado lo anterior, es necesario dar cumplimiento a lo señalado en el Manual de Procedimientos y actualizar el registro de multas, con el propósito de tener conocimiento de la cantidad de multas cursadas a las OTEC.

16 Página 16 de 23 No mantener un registro de las multas cursadas determina un riesgo de que los OTEC que hayan infringido irregularidades, no se les curse la multa que corresponde, además de no dar cumplimiento con lo establecido en el Manual de Procedimientos. Se recomienda a la Coordinadora del Programa Becas Laborales a más tardar septiembre de 2014, imparta instrucciones con el propósito de llevar un control del registro de multas y que estas se encuentren al día. Compromiso de Auditoría. Con la Unidad de fiscalización se definirá un procedimiento que permita el seguimiento y registro de multas por parte del equipo del Programa. Remitir el procedimiento a la Unidad de Auditoría Interna, y revisar el registro de multas que debe llevar la Unidad de Becas Laborales. Plazo: Septiembre de 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales Florida Villagran Acuña, Encargada de la Unidad de Fiscalización Objetivo Específico: Verificar que los documentos sobre el cierre de los cursos se encuentren completos y cumplan con lo solicitado en las bases Falta de antecedentes en las carpetas de los OTIC: Criticidad Media Resultado y/o Hallazgo de Auditoría. Se realizó una revisión de los antecedentes que deben tener los OTIC en sus carpetas de trabajo, de acuerdo a lo establecido en las Bases de Licitación año 2013, en sus puntos 3.2 Beneficios del Programa, 5.1 Requisitos admisibilidad de la propuesta, 7.1 Adjudicación de la Propuesta, 7.5 Convenios, 8 Pagos al Organismo Capacitador, 10.1 Caución de Fiel, Oportuno y Total Cumplimiento y 11 certificación. De la muestra a revisar en los OTIC, Proforma y se pudo advertir la ausencia de los siguientes antecedentes que son requeridos en las Bases de Licitación. Nombre OTIC Curso Antecedentes Faltantes CR-R Póliza de garantía cumplimiento contrato Oferta Técnica CR-R Certificado de Vigencia (documentación Legal) Oferta Técnica CR-R Certificado de Vigencia (documentación Legal) Oferta Técnica Póliza Accidentes Personales Proforma Oferta Técnica Proforma Oferta Técnica Proforma Oferta Técnica SF1-R SF1-R SF3-E SF3-E SF3-E SF3-E SF3-E SF3-R SF4-R SF4-R Cronograma de Actividades Acta de Inicio del curso firmada por el relator

17 Página 17 de 23 Que los OTIC no mantengan en sus carpetas de trabajo antecedentes de los OTEC, incumple con lo establecido en las Bases de Licitación, y determina un riesgo de que los OTEC no certifiquen su vigencia y no tengan asegurados a sus alumnos, y que los cursos no se ejecuten en los tiempos establecidos inicialmente. Se recomienda a la Coordinadora del Programa Becas Laborales, que a más tardar septiembre de 2014, elabore un procedimiento de supervisión a los OTIC, con el propósito de acreditar que se soliciten todos los antecedentes requeridos en las Bases de Licitación. Compromiso de Auditoría. Remitir el Oficio de parte del Jefe del Departamento de Capacitación a Personas a los OTIC instruyendo sobre la mantención permanente de estos documentos. Plazo: Septiembre 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales 13.- Ausencia de Acta de entrega de materiales para el curso del OTIC Proforma: Criticidad Media Resultado y/o Hallazgo de Auditoría. Para el curso (Técnicas de confección a telar) ejecutado por el OTEC Sociedad de Capacitación y Gestión Integes, y que tuvo a 14 alumnas participantes, se compraron materiales para que pudiesen desarrollar el módulo práctico del curso, se tuvo a la vista las facturas con la compra de los materiales que se detallan a continuación: N Factura Fecha Monto $ Descripción N /08/ kilos hilo ind. N 23 lana 100% oveja valor unitario $7.900 N /08/ kilos hilo ind. N 32 lana 100% oveja N /10/ kilos hilo ind. N 21 lana 100% oveja En relación a lo anterior, se solicitaron las Actas de Entrega de las materiales las que deben estar firmadas por las alumnas, con el propósito de constatar su entrega efectiva, lo que no fue posible validar ya que no se encontraban dentro de los documentos revisados. Que las Actas de Entrega de materiales no se encuentren firmadas por las alumnas que participaron en el curso, determina un riesgo de que la entrega no se haya hecho efectiva. Se recomienda que a más tardar agosto del 2014, la Coordinadora del Programa Becas Laborales instruya a los OTIC que cuando se haga entrega de materiales para el desarrollo practico del curso, debe quedar la evidencia física mediante un Acta de Entrega firmada por los alumnos. Compromiso de Auditoría. Remitir el Manual de Operación año 2014, que instruya a los OTIC que cuando se haga entrega de materiales para el desarrollo práctico del curso, debe quedar la evidencia física mediante un Acta de Entrega firmada por los alumnos.

18 Página 18 de 23 Plazo: Agosto 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales 14.- Ausencia de Libro de Asistencia de los cursos de capacitación: Criticidad Media Resultado y/o Hallazgo de Auditoría. Se pudo advertir que para validar la asistencia de los alumnos en los cursos de capacitación, el OTIC lo realiza mediante un Certificado de Asistencia y Calificación firmado por el representante legal del OTEC, dicho certificado señala el código del curso, número de folio, nombre de la OTEC, nombre del curso, fecha de inicio y termino, lugar de ejecución, número de participantes, RUT y nombre del alumno, y % de asistencia. Cabe señalar que de acuerdo a lo señalado en las Bases de Licitación, el OTIC le pagara la ejecución del curso de capacitación al OTEC por participante según la siguiente tabla: Asistencia Monto a Pagar 0 a 25% de las horas 0% VA Entre el 26% y el 54% de las horas 35% VA Entre 55% y 74 % de las horas 50% VA Igual o mayor al 75% de las horas 100% VA Adicionalmente las bases de licitación año 2013, señalan que Una vez pagadas las actividades, el OTIC deberá regresar los libros de clases originales al OTEC. En relación a lo anterior, es necesario validar el libro de asistencia que es firmado por los participantes, de esta manera se tiene certeza de que los alumnos asistieron a los cursos, y el pago se realiza con la información verificada. Que no se realice validación a los libros de asistencia firmados por los alumnos, determina un riesgo de que los pagos se realicen con información errónea respecto de los porcentajes de asistencia. Se recomienda a más tardar septiembre de 2014, que la Coordinadora del Programa Becas Laborales instruya a los OTIC para que soliciten a los OTEC los libros de asistencia, con el propósito de verificar el porcentaje de asistencia, y que esté de acuerdo al pago de la factura. Compromiso de Auditoría. Remitir el Manual de Operación año 2014, que instruya a los OTIC para que soliciten a los OTEC los libros de asistencia, con el propósito de verificar el porcentaje de asistencia, y que esté de acuerdo al pago de la factura. Plazo: Septiembre 2014 Responsable: María Inés Navarro. Coordinadora del Programa Becas Laborales 15.- Falta de evidencia del Certificado de finalización del curso: Criticidad Media Resultado y/o Hallazgo de Auditoría. Durante la revisión a los OTIC, se pudo observar la ausencia de las Actas de Entrega de los Certificados extendidos por SENCE, a continuación se detalla los cursos con las actas faltantes: