PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL MAPA DE RIESGOS. Opciones de Manejo. Cronograma Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en.

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1 GRAVE (20) ALTA(3) INACEPTABLE (60)-Evitar, Reducir TOLERABLE (10) Impacto: Moderado (10) Probabilidad: Baja (1) REDUCIR Impacto Probabilidad Evaluación Valoración riesgo Opciones de Manejo hu PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL MAPA DE S Código: FSE.18 Versión: 03 PROCESO: COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Comunica a la comunidad universitaria y a la sociedad, el acontecer de la vida universitaria, teniendo en cuenta los tres ejes fundamentales de la estructura de la Dirección de Comunicaciones: la, la Educación y la Investigación. (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Qué puede ocurrir? Descripción En qué consiste o cuáles son sus características? Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Por qué se puede presentar? Causas (Factores internos o externos) Cronograma Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en es existentes Acciones Responsables Por qué? Por qué? la entidad?) Fecha inicio Fecha fin Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Fenómenos naturales Protección tecnológica contra rayos mediante el uso de pararrayos ubicados alrededor de las antenas Descargas eléctricas Deterioro de los equipos existentes para la protección contra rayos. Protección contra descargas eléctricas mediante el uso de una malla puesta a tierra UPS en los estudios de las emisoras, en la Dirección y en la oficina del diseñador. Garantizar el mantenimiento a los equipos existentes para el control de las descargas eléctricas, mantenimiento preventivo identificado para Radio y TV Líder del Proceso, Coordinador Grupo Radio, Diseñador creativo, funcionarios de TV dic-17 N de mantenimientos programados/ N total de mantenimientos realizados Falta de mantenimiento Servicio de mantenimiento de equipos (Plan Anual de mantenimiento preventivo para Radio y TV) y Estudio de criticidad. No comunicar de manera oportuna y adecuada el acontecer No comunicar el acontecer Institucional de manera: Oportuna, es decir que el contenido no sea pertinente o no se dé a conocer en el tiempo apropiado. La distorsión de la imformación o intención de las fuentes. La consulta de informaciones con fuentes no indicadas (sin autoridad). UAA Entorno Responsables del proceso de comunicación institucional Red eléctrica, Enlace en estudio, División de Tecnológico, Proveedores de servicio de Equipos tecnológicos para la elaboración de los productos comunicativos Daño de equipos de computo y los requeridos para llevar a cabo la labor comunicativa Falta renovar equipos. Imprevistos (falta de presupuesto, trámites administrativos dispendiosos, inexistencia de repuestos) Vida útil del equipo Pérdida de la audiencia y credibilidad por parte de la comunidad, pérdida económica por mantenimiento o reposición de equipos, pérdida de vigencia de los programas periodísticos (oportunidad). Renovación de equipos de producción audiovisual. Renovación de equipos de computo. Adquirir equipos especializados para el estudio de TV, Emisoras UIS y prensa (un equipo remoto para emisoras, una consola, un Drom y cámaras para reportaría) Gestionar la adquisición del equipos de computo y equipos especializados Líder del Proceso ene-17 dic-17 Líder del Proceso ene-17 dic-17 Los equipos que se adquirirán aportaran en la labor comunicativa en prensa, televisión y Radio Adquirir, 3 estaciones de edicion y un portatil 3 Estaciones de edición, un equipo remoto para emisoras, una consola, un Drom y cámaras para reportaría Renovación de equipos requeridos para la labor comunicativa de las emisoras UIS. Gestionar el 30%, la adquisición de equipos para la renovación tecnológica y repuestos prioritarios para el buen funcionamiento de las emisoras. Líder del Proceso y Coordinador Grupo Radio ene-17 dic-17 Equipos y repuestos requeridos/equipos y equipos adquiridos

2 GRAVE (20) ALTA(3) INACEPTABLE (60)-Evitar, Reducir TOLERABLE (10) Impacto: Moderado (10) Probabilidad: Baja (1) REDUCIR Impacto Probabilidad Evaluación Valoración riesgo Opciones de Manejo hu PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL MAPA DE S Código: FSE.18 Versión: 03 PROCESO: COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Comunica a la comunidad universitaria y a la sociedad, el acontecer de la vida universitaria, teniendo en cuenta los tres ejes fundamentales de la estructura de la Dirección de Comunicaciones: la, la Educación y la Investigación. (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Qué puede ocurrir? Descripción En qué consiste o cuáles son sus características? Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Por qué se puede presentar? Causas (Factores internos o externos) Cronograma Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en es existentes Acciones Responsables Por qué? Por qué? la entidad?) Fecha inicio Fecha fin Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Equipos de cómputo obsoletos y equipos audiovisuales insuficientes. Falta renovar y fortalecer la disponibilidad de equipos. Respaldo con herramientas tecnológicas pertenecientes al proceso SI de la Sede Barrancabermeja. Adquisición de herramientas de soporte (batería para la cámara digital, extensión eléctrica) Líder del Proceso de Institucional de la Sede Barrancabermeja y Coordinador de la Sede UIS Barrancabermeja. Equipos y repuestos requeridos/equipos y equipos adquiridos Demora o no entrega en la elaboración de la información. Por problemas técnicos y escases de recursos para producción de material audiovisual. No comunicar de manera oportuna y adecuada el acontecer No comunicar el acontecer Institucional de manera: Oportuna, es decir que el contenido no sea pertinente o no se dé a conocer en el tiempo apropiado. La distorsión de la imformación o intención de las fuentes. La consulta de informaciones con fuentes no indicadas (sin autoridad). UAA Entorno Responsables del proceso de comunicación institucional Red eléctrica, Enlace en estudio, División de Tecnológico, Proveedores de servicio de Equipos tecnológicos para la elaboración de los productos comunicativos Falta de pertinencia en el material comunicativo Interpretación inadecuada del insumo (información). Inadecuada formación y criterio para el tratamiento de temas relacionados con educación, investigación y cultura. Pérdida de la audiencia y credivilidad por parte de la comunidad, pérdida económica por mantenimiento o reposición de equipos, pérdida de vigencia de los programas periodísticos (oportunidad). Realizar la revisión pertinente del material comunicativo elaborado. Selección adecuada del talento humano basada en perfiles definidos. Capacitación interna dirigida a: los grupos de radio, televisión, prensa, a los comunicadores de las UAA y a los comunicacdores de las sedes regionales. desarollar plan de Capacitación para atender requerimientos especiales de cada Grupo de Comunicaciones y de los comunicadores de las otras UAA y de las sedes regionales. Desarrollar y/o mejorar productos comunicativos que permitan difundir de forma efectiva la información al público interno y externo. Líder del Proceso, División de Recursos Humanos y SYSO dic-17 No. Capacitaciones realizadas/total Capacitaciones programadas Productos comunicativos Líder del Proceso y Coordinadores de Grupo dic-17 propuestos y mejorados/productos comunicativos emitidos Fallas en el proceso de producción comunicativa Falla en la emisión de los productos comunicativos. Prioridades informativas de interés público, ya que se eligen publicar aquellas noticias que generen impacto y con mejor calidad informativa. Desarrollar estrategias para la difusión de la información y que permitan captar la atención del público objetivo. Aumentar los productos comunicativos que permitan difundir de forma efectiva la información al público interno y externo. Líder de Proceso de Institucional Sede Barbosa Permanente Numero de emisiones de productos comunicativos divulgados por el proceso (Boletines informativos, flash informativos, Catedra libre y redes sociales) 60

3 GRAVE (20) ALTA(3) INACEPTABLE (60)-Evitar, Reducir TOLERABLE (10) Impacto: Moderado (10) Probabilidad: Baja (1) REDUCIR Impacto Probabilidad Evaluación Valoración riesgo Opciones de Manejo hu PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL MAPA DE S Código: FSE.18 Versión: 03 PROCESO: COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Comunica a la comunidad universitaria y a la sociedad, el acontecer de la vida universitaria, teniendo en cuenta los tres ejes fundamentales de la estructura de la Dirección de Comunicaciones: la, la Educación y la Investigación. (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Qué puede ocurrir? Descripción En qué consiste o cuáles son sus características? Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Por qué se puede presentar? Causas (Factores internos o externos) Cronograma Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en es existentes Acciones Responsables Por qué? Por qué? la entidad?) Fecha inicio Fecha fin Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Fallas en el proceso de producción comunicativa Falla en la emisión de los productos comunicativos. Prioridades informativas de interés público, ya que se eligen publicar aquellas noticias que generen impacto y con mejor calidad informativa Desarrollar estrategias para la difusión de la información y que permitan captar la atención del público objetivo. Aumentar los productos comunicativos que permitan difundir de forma efectiva la información al público interno y externo Líder de Proceso de Permanente Institucional Sede Málaga Numero de emisiones de productos comunicativos divulgados por el proceso (Boletines informativos, flash informativos, Catedra libre y redes sociales) 50 No comunicar de manera oportuna y adecuada el acontecer No comunicar el acontecer Institucional de manera: Oportuna, es decir que el contenido no sea pertinente o no se dé a conocer en el tiempo apropiado. La distorsión de la imformación o intención de las fuentes. La consulta de informaciones con fuentes no indicadas (sin autoridad). UAA Entorno Responsables del proceso de comunicación institucional Red eléctrica, Enlace en estudio, División de Tecnológico, Proveedores de servicio de Capacidad limitada de Producción Audiovisual. Capacidad limitada de Producción Audiovisual. Proceso: Capacidad de almacenamiento insuficiente para el material producido Capacidad técnica y humana limitada para atender la demanda de los servicios y productos audiovisuales Capacidad técnica y humana limitada para atender la demanda de los servicios y productos audiovisuales Los equipos o dispositivos disponibles se encuentran saturados Cubrimiento de eventos simultáneamente. Cubrimiento de eventos simultáneamente. Pérdida de la audiencia y credivilidad por parte de la comunidad, pérdida económica por mantenimiento o reposición de equipos, pérdida de vigencia de los programas periodísticos (oportunidad). Apoyo operativo por parte de personal ajeno al proceso ( estudiantes, líder del proceso e SI) (SEDE BARRANCABERMEJA) Capacidad limitada de Producción Audiovisual. Proceso: (SEDE SOCORRO) de la necesidad al area financiera para la adquisición de los equipos (SEDE SOCORRO) Contratación de un auxiliar administrativo para el proceso de comunicaciones. Gestionar la vinculación de un auxiliar tiempo completo Compra de unidad de almacenamiento Coordinador de la Sede UIS Barrancabermeja y Líder del Proceso de Institucional de la Sede Barrancabermeja Lider del Proceso de en la Sede Socorro, Coordinador Sede Socorro Lider del Proceso de en la Sede Socorro, Coordinador Sede Socorro Julio Resolución de aprobación de Auxiliaturas Estudiantiles Resolución de aprobación de Auxiliaturas Estudiantiles 1 Auxiliar vinculado Orden de compra 1 Equipos tecnológicos para la elaboración de los productos comunicativos Demora en el proceso de producción comunicativa. Los líderes de Proceso no entregan la información oportunamente. Falta de planeación. " Cronograma de actividades de Comunicaciones. Formato de solicitud de servicio FCI 31. (Sede Barbosa)" Socializar la programación de actividades del proceso de comunicación institucional a realizarse durante el semestre a los lideres de proceso Enviar la agenda semestral de actividades que requieran apoyo del proceso de comunicación institucional. Nota: La solicitud se deberán tramitar en su momento a través del formato de solicitud de servicio FCI 31. Líder de Proceso de Institucional Sede Barbosa Lideres de proceso de la sede Barbosa Socializaciones realizadas. 2 Correos electrónicos recibidos por los lideres de proceso 14

4 Grave (20) Alta (3) Inaceptable (60) Evitar, Reducir TOLERABLE (10) Impacto moderado (10) Probabilidad baja (1) REDUCIR EL Grave (20) Alta (3) Inaceptable (60) GRAVE (40) Impacto grave (20) Probabilidad media (2) REDUCIR EL Moderado (10) Media (2) Moderado (20), ACEPTABLE (5) Impacto Leve (5) Probabilidad baja (1) REDUCIR /ACEPTAR Impacto Probabilidad Evaluación Valoración riesgo Opciones de Manejo hu PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL MAPA DE S Código: FSE.18 Versión: 03 PROCESO: COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Comunica a la comunidad universitaria y a la sociedad, el acontecer de la vida universitaria, teniendo en cuenta los tres ejes fundamentales de la estructura de la Dirección de Comunicaciones: la, la Educación y la Investigación. (Evento que puede afectar el logro del objetivo) Qué puede ocurrir? Descripción En qué consiste o cuáles son sus características? Agente generador (Sujeto u objeto con capacidad para generar el riesgo) Por qué se puede presentar? Causas (Factores internos o externos) Cronograma Efecto / Consecuencias (Cómo se refleja en es existentes Acciones Responsables Por qué? Por qué? la entidad?) Fecha inicio Fecha fin Indicador de la Acción Meta Nivel de Cumplimiento Observaciones Por manipulación. Porque no hay sistematización de la fonoteca. Planillas de patrimonio UIS y Propiedad del cliente. Vida útil del equipo Porque no hay reposición oportuna y duplicación. y monitoreo de temperatura y humedad de la fonoteca. Manejo técnico de la fonoteca (RADIO) Deterioro patrimonial del material fonográfico. Coordinadores de emisoras, Operadores técnicos y realizadores. Condiciones inadecuadas de almacenamiento Por crecimiento normal de la colección. Pérdida económica y del patrimonio sonoro. Proyecto de adquisición tecnológica. Digitalizar los archivos e información que se encuentran en la fonoteca Líder del proceso Permanente Información digitalizada Hurto o vandalismo Perdida de información Gestionar la adquisición del equipo (sistema escalable) para el almacenamiento y conservación de los archivos de la fonoteca. Posible incumplimiento del objetivo del proceso de Falta definir la Política Institucional de Comunicaciones para orientar, promover y desarrollar procesos de intercambio de información, de servicios, de conocimientos y de cooperación interinstitucional, en los ámbitos regional, local, nacional e internacional, orientados al mejor cumplimiento de las funciones misionales y al fortalecimiento institucional. Indefinición de la Dirección Líder del proceso Falta de pertinencia del documento propuesto. Demora en la respuesta de la Dirección El documento no está basado en el PDI , el PEI y el MECI No tener claro el hecho de la comunicación institucional y su importancia en el funcionamiento de la organización para la consolidación de las relaciones de sus públicos internos y externos. Formulación de la Política de Institucional Realizar presentación del Proyecto de Política de comunicaciones y gestionar la revisión en la alta dirección de la UIS Líder del proceso y Dirección Institucional 1 80% Imagen Institucional Desconociento e inexistencia de la política de organizacional. Dirección de Comunicaciones. Dirección No existen estrategias ni acciones formales que precisen manuales de protocolo, normativos de relación institucional, normativas de relación interpersonal y acciones específicas de comunicación (situaciones de contingencia). No se ha aprobado por parte de la Dirección universitaria un modelo formal de comunicación. Falta aprobar y poner en marcha el modelo de comunicación que contempla los requerimientos necesarios para dar solución a la situación de riesgo. Se presentó modelo de de comunicación a la Dirección universitaria y está en proceso de revisión y aprobación. No hay proyección de la imagen institucional con un procedimiento organizacional. Designar un profesional de que labore en la parte de Organizacional. Atención directa de profesionales especializados en Protocolo. Elaboración de una estrategia de comunicación institucional que promueva el posicionamiento de la imagen institucional soportada en el uso de los medios internos y medios externos con el fin de promover un mensaje global y unificado para toda la Universidad Líder del Proceso 01/01/ /12/2017 elaboración de la estrategia de comunicación institucional. ORIGINAL FIRMADO LIDER DE PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL VO.BO COORDINADOR SEDE UIS BARRANCABERMEJA VO.BO COORDINADOR SEDE UIS MÁLAGA ORIGINAL FIRMADO DIRECTOR CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN VO.BO COORDINADOR SEDE UIS SOCORRO VO.BO COORDINADOR SEDE UIS BARBOSA INDICADORES DEL * (Ocurrencia del riesgo en el proceso) * Ver hoja de vida de indicador FSE.14 Nombre del indicador Capacidad de producción audiovisual de cumplimiento de la labor comuni FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 8 de Junio

5 ( + eficiencia) Protección tecnológica contra rayos mediante el uso de pararrayos ubicados alrededor de las antenas Protección contra descargas eléctricas mediante el uso de una malla puesta a tierra UPS en los estudios de las emisoras, en la Dirección y en la oficina del diseñador. Alta Alta Alta Alta Alta Alta Alta Alta Alta ALTA (3): Los son mínimos ALTA (3): Ha permitido el total cumplimiento del objetivo para el cual fue diseñado ALTA (6) Servicio de mantenimiento de equipos (Plan Anual de mantenimiento preventivo para Radio y TV) y Estudio de criticidad. Alta Alta Alta MEDIA (2) MEDIA (2) MEDIA (4,5) Renovación de equipos de producción profesional No En desarrollo BAJA(1): Se utiliza una gran cantidad de recursos BAJA(1): No ha sido útil para dar cumplimiento al objetivo o tan solo ha contribuido parcialmente. BAJA (2,3) Renovación de equipos de computo. Media Alta Alta Renovación de equipos de las emisoras UIS. No En desarrollo Un auxiliar administrativo que apoye las labores de TV. Alta Media Alta Uso de sede alterna (sede UIS-Bucarica) No Alta Alta Alta Divulgar los productos comunicativos y mencionar a los proveedores internos y externos de la Universidad, los lineamientos para tratar la información que proporcionan. Alta Alta Alta

6 ( + eficiencia) Contratar profesionales especializados en la labor comunicativa. Baja Alta Media Desarrollar estrategias para la difusión de la información y que permitan captar la atención del público objetivo. Alta Alta Alta Realizar la revisión pertinente del material comunicativo elaborado. (Procedimientos PCI.01 y PCI.02) Alta Alta Alta Selección adecuada del talento humano basada en perfiles definidos. (perfiles documentados en Teluís ) Alta Alta Alta Capacitación interna dirigida a: los grupos de radio, televisión, prensa, a los comunicadores de las UAA y a los comunicacdores de las sedes regionales. Alta Alta Alta Respaldo con herramientas tecnológicas pertenecientes al proceso SI de la Sede Barrancabermeja. No Media Alta Alta Apoyo operativo por parte de personal ajeno al proceso. (Sede Barrancabermeja) No Media Alta Alta Formato de solicitud de servicio FCI 31. (Sede Barrancabermeja) Alta Alta Alta No comunicar de manera oportuna, veraz y adecuada el acontecer Cronograma de actividades de Comunicaciones (Sede Barrancabermeja) Alta Media Alta

7 ( + eficiencia) Uso de herramientas web para la compilación de la información. (SEDE BARRANCABERMEJA) Alta Media Alta Solicitud de Servicio. Revisión de contenidos antes de su producción y emisión. De acuerdo a la importancia de la información se emite través de emisoras locales. (SEDE BARBOSA) Alta Alta Alta Manual de Imagen Institucional Exitencia de equipos (camara fotografica y video) cuyo material final no cumple los estandares requeridos para la producción audiovisual (SEDE BARBOSA) SI SI Media Alta Media Cambiar el orden de prioridad de los trabajos e informar a los clientes ( sede Malaga) Alta(3) Alta(3) Alta Caracterización por producto especifico teniendo una base de proveedores seleccionado (sede Malaga) Alta(3) Alta(3) Alta

8 ( + eficiencia) Se emite información a través de emisoras locales, canal comunitario, espacios Web disponibles (sede Malaga) Alta(3) Alta(3) Alta En cada paso de elaboración de material, se hace la revisión pertinente. Selección adecuada del personal según perfiles definidos. Capacitación interna. (sede Malaga) Alta(3) Alta(3) Alta Adquisición de cámara de video y fotográfica SI (Orden de compra) Media Alta Media Instalación de antivirus con heuristica avanzada y amplia base de datos No Alta Media Media Planillas de patrimonio UIS y Propiedad del cliente. Media Alta Alta

9 ( + eficiencia) Manejo técnico de la fonoteca y monitoreo de temperatura y humedad de la fonoteca. Media Alta Alta Digitalizar los archivos e información que se encuentran en la fonoteca En desarrollo Posible incumplimiento del objetivo del proceso de Formulación de la Política de Institucional En desarrollo Imagen Institucional Atención directa de profesionales especializados en Protocolo. Alta Alta Alta