MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORIA INTERNA DEL CENTRO ESTATAL DE JUSTICIA ALTERNATIVA DE VERACRUZ

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORIA INTERNA DEL CENTRO ESTATAL DE JUSTICIA ALTERNATIVA DE VERACRUZ

2 ÍNDICE 1. Justificación 3 2. Organigrama Diseñar el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del Centro Estatal Recepción de declaración de situación patrimonial, anual, de inicio o conclusión de encargo Participar en los procesos de licitaciones que realiza la Dirección de Administración Realiza y propone para su aprobación los indicadores de evaluación de desempeño de los servidores públicos Recepción de quejas y denuncias Proponer al consejo los convenios y colaboración interinstitucional, con otras entidades fiscalizadoras académicas y de investigación Entrega al Consejo los expedientes relativos a las investigaciones y revisiones delos servidores públicos, así como de las auditorías realizadas al CEJAV..30 2

3 JUSTIFICACIÓN Establecer los procedimientos administrativos para que el personal encargado de las auditorías Internas tenga herramienta que facilite y permita la armonización del trabajo que desarrollan, logrando calidad, eficiencia y eficacia en la práctica de auditorías y otras intervenciones, desde su planeación hasta la atención de resultados, de acuerdo con la normatividad aplicable en la materia. Con este Manual de Procedimientos sirve como una fuente confiable para la toma de decisiones respecto a las funciones directivas, así como para unificar las acciones y funciones del personal del área de Contraloría Interna. La aprobación y emisión del presente manual tiene como objetivo funcionar como una guía práctica que se utilice como herramienta de soporte para la organización y comunicación; contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la Contraloría Interna. 3

4 ORGANIGRAMA 4

5 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 5

6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del Centro Estatal. OBJETIVO: supervisar, inspeccionar el cumplimiento de las normas y el correcto funcionamiento administrativo y uso de los recursos materiales y financieros que cuenta el Centro Estatal de conformidad prioridades que determine el Consejo. FRECUENCIA: Anual. NORMAS a los objetivos y Recaba, la información necesaria para planear la auditoría de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Gubernamentales. Elabora, el programa anual de auditoría basado en la revisión y supervisión de los recursos financiero con el objetivo de identificar el correcto manejo y aplicación de los mismos. Presenta, el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del Centro Estatal, adjuntando los formatos de apertura de la misma. a) Planeación de auditorías b) Cronograma. c) Formato para la ejecución del trabajo de auditorías. d) Formato de observaciones de auditorías e) Informe de resultados. f) Formato de seguimiento de observaciones. Realiza, el cronograma señalando fecha, hora de inicio de auditoría, y especifica áreas en las que se realizará Presenta previamente acta de apertura de auditoría debidamente formulada y firmada. Desarrolla auditoría recabando información a través de revisiones de documentos, visitas y entrevistas. Realiza acta de cierre o conclusión de auditoría. Realiza un informe de auditoría dirigido al Consejo en el que se describen las observaciones y recomendaciones de la revisión. 6

7 Espera oficio respuesta señalando las indicaciones correspondientes a la auditoría. integra un expediente con los documentos revisados y el informe respectivo. Realiza un formato de seguimiento de observaciones. 7

8 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CONTRALORIA 1 Recaba información para diseñar el programa anual de auditoría. INTERNA 2 Elabora y diseña el programa anual de auditoría para presentarlo ante el Consejo. 3 Presenta mediante oficio ante el Consejo el programa anual de auditorías y actividades de la Contraloría Interna, especificando las áreas a auditar. Pasa el tiempo. 4 Recibe oficio de respuesta del Consejo. 5 Es aprobada la propuesta del programa anual de auditorías y actividades de la Contraloría Interna? En caso de que NO. 5A Corrige las adecuaciones sugeridas. Continúa con la actividad 5. En caso de que SI. 6 Elabora oficio, a la Dirección de Administración y a la Dirección General informando de inicio de la auditoría. 7 Realiza oficio solicitando la documentación a revisar el cual deberá especificar si la documentación es impresa o en archivo electrónico, así como el cronograma de actividades. 8 Integra expediente para su proceso normativo. 8

9 9 Desarrolla revisión conforme al programa anual de auditorías según cronograma y actividades de la Contraloría Interna. 10 Crea archivo electrónico y fotográfico para integrar en el informe. 11 Concluye revisión de auditoría. 12 Realiza informe al Consejo de la auditoría con sus respetivas recomendaciones. Pasa tiempo 13 Recibe respuesta e indicaciones del Consejo para dar seguimiento a las observaciones. Fin de la actividad. Conecta con el procedimiento de seguimiento de supervisión y revisión de auditoría. 9

10 FLUJOGRAMA 10

11 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO NOMBRE: Recepción de declaración de situación patrimonial, de inicio o conclusión de encargo. OBJETIVO: Observar el debido cumplimiento de los servidores públicos del Centro Estatal de Justicia Alternativa en materia de situación patrimonial., conforme lo establece la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la llave. FRECUENCIA: Anual NORMAS Emite previamente al mes de mayo oficio recordatorio a los servidores públicos obligados a declarar. El formato se obtendrá a través de la página web del CEJAV, o directamente en la contraloría Interna del CEJAV. Proporciona al servidor público formato de declaración de situación patrimonial, inicio o conclusión de encargo. Recibe declaración de situación Patrimonial con la declaración de impuesto sobre la renta. Revisa que la declaración respectiva que cuente con las firmas y los anexos necesarios. Emite acuse de recibo con la fecha, firma y sello. Realiza oficio relación de entrega declaración patrimonial. Revisa declaraciones detectando deficiencias. Emite informe al Consejo Directivo de la revisión de la declaración. Requiere por oficio al servidor público que subsane las deficiencias del llenado de la declaración. 11

12 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION CONTRALORIA 1 En coordinación con el Jefe de Departamento de Responsabilidades, Queja INTERNA y Situación Patrimonial, se realiza oficios para cada servidor público del CEJAV, informando del cumplimento oportuno de presentación de la declaración patrimonial. 2 Recibe acuse de oficio de convocatoria. Pasa el tiempo. 3 Recibe y revisa declaración de situación patrimonial con sello y firma. Si no es correcta? 4 Regresa la declaración para su corrección. Pasa el tiempo 5 Si la declaración es correcta sella y firma de recibido. 6 Entrega acuse de recibo oficial. 7 Elabora relación de entrega de declaración, para informe. 8 Entrega informe al Consejo de las declaraciones recibidas. 10 Fin del procedimiento. 12

13 FLUJOGRAMA 13

14 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO NOMBRE: Participar en los procesos de licitaciones que realiza la Dirección de Administración. OBJETIVO: verificar el manejo y destino correcto de los recursos del Centro Estatal, de conformidad con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la llave. FRECUENCIA: Anual, NORMAS Recibe oficio de la Dirección de Administración informando las fechas de licitación Observa que se encuentre bien integrados los documentos del procedimiento de licitación. Conforme a la norma aplicable. a) Bases de licitación. b) Formatos de alta de padrón de proveedores. c) Actualización de Padrón de Proveedores. d) Integración de comisión de licitación. Observa que el programa anual de adquisiciones arrendamientos y servicios cumpla con la normatividad aplicable. Vigila que se cumpla con los procedimientos que establece la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave. Asiste a las juntas de aclaración. Verifica que los contratos se apeguen al presupuesto de egresos del año del ejercicio fiscal correspondiente. Comprueba que se cumpla con la presentación y apertura de las proposiciones técnicas y económicas. 14

15 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION CONTRALORIA 1 Recibe oficio de participación a la licitación, INTERNA 2 Asiste a la licitación programada, cerciora que los participantes cumplan con las bases de participación. 3 En caso que no se presenten los proveedores o que no cumplan con las bases de licitación? Acredita que se declare de cierta, o se adjudique como lo marca la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave LA COMISIÓN DE LICITACIÓN 4 Declara de cierta la licitación. En caso que si asisten los proveedores? 5 Observa se abran respectivamente los sobres con propuestas técnicas y económicas. En caso que no esté correctamente integrado las propuesta? 6 Observa que la comisión de licitación emita el dictamen respectivo conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave. En caso de que si estén correctamente integrados? 15

16 7 Observar que la reunión de licitación se dé por terminada conforme a los términos señalados por Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave por ley competente. 8 Observa que se realice el contrato de adquisición conforme a derecho. 9 Elabora oficio a la Dirección de Administración para solicitar una copia del contrato de servicios. 10 Integra expediente por cada licitación observada, para generar archivo. 11 Informa al Consejo de las observaciones que realizara durante la licitación. 12 Realiza archivo electrónico y documental. 13 Fin del procedimiento. 16

17 FLUJOGRAMA 17

18 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO NOMBRE: Realiza y propone para su aprobación los indicadores de evaluación de desempeño de los servidores públicos. OBJETIVO: Permite establecer límites o niveles máximos de logro; comunica el nivel de desempeño esperado y permite enfocarla hacia la mejorar la calidad d desempeño. FRECUENCIA: Anual. NORMAS Diseña el manual de indicadores de evaluación de desempeño de los servidores públicos del Centro. Realiza oficio y adjunta propuesta al Consejo. Espera acta de aprobación para su aplicación. Aplica los indicadores de eficacia miden el grado del cumplimiento del objetivo establecido, es decir, dan evidencia sobre el grado en que se están alcanzando los objetivos descritos. 18

19 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION CONTRALORIA INTERNA 1 Elabora manual de indicadores y presenta al Consejo para su aprobación. Pasa tiempo. En caso que se apruebe? 2 Recaba información para su desarrollo. 3 Revisa la documentación necesaria para su seguimiento. 4 Aplica el manual de indicadores en las áreas señaladas. 5 Realiza informe trimestral de los resultados. En caso que no se apruebe? Pasa el tiempo 6A Corrige y presenta manual de indicadores. 7 Se repite el procedimiento desde el número 2. 8 Entrega informe de resultados al Consejo, en el mes de noviembre. 9 Realiza un archivo electrónico y documental para su resguardo. 10 Fin de la Actividad. 19

20 FLUJOGRAMA 20

21 NOMBRE: Recepción de quejas y denuncias. CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Atender de manera oportuna las quejas y denuncias que interponen respecto a los hechos y denuncias de los servidores Públicos. FRECUENCIA: Diario. NORMAS Las quejas y denuncias se reciben vía buzón, correo, internet, fax, servicio de correo postal o mensajería o de manera personal en las instalaciones del Consejo ante la Contraloría Interna. La información sobre la interposición de quejas y denuncias se solicita al área correspondiente. Realiza la investigación a las áreas encargadas de las quejas y denuncias quienes cuentan con un término de 15 días hábiles para presentar información correspondiente. Se firman todos los documentos emitidos en el área por el jefe del departamento de responsabilidades quejas y situación patrimonial. (contraloría interna). Se registran todas las quejas y denuncias en un archivo o sistema de queja a fin de ordenar el archivo definitivo del asunto. Gira oficio a la instancia correspondiente en caso de no tener competencia para conocer de la queja. Da cuenta al Consejo mediante informe de cada queja recibida. 21

22 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION CONTRALORIA INTERNA 1 Determina la vía de recepción de la queja o denuncia. Cuál es la vía de recepción de queja o denuncia? En caso de ser verbalmente 2 Atiende el promovente y determina si la queja o denuncia es competencia de la Contraloría Interna. En caso de no ser competencia de la contraloría Interna 1B Obtiene el archivo de registro de quejas y registra los datos del promovente en dicho documento. 1B.1 Orienta al promovente indicándoles, lugar al que deberá acudir para presentar la queja o denuncia y archiva el formato de asesoría. Fin. En caso de ser competencia de la Contraloría interna 1C Obtiene el registro cronológicamente para su registro con original y completa dicho registro. Continua con la actividad número 3 En caso de ser por escrito. 2 Recibe del promovente la queja o denuncia original en contra de servidores públicos registra la información en el sistema y determina si es competencia de la Contraloría Interna. Es competencia de la Contraloría Interna? En caso de ser competencia de particulares? 2A Elabora oficio con copia al contralor General de respuesta en original y copia a través del cual se informa que la contraloría Interna no es competencia para atender la queja, 2B Integra expediente y lo archiva de manera numérica. Fin del procedimiento. En caso de ser competencia de la Contraloría Interna. 22

23 3 Verifica que la información de la queja o denuncia original cubra con los requisitos establecidos en la normatividad e integra expediente. Está completa la información? 3A Elabora oficio de ratificación en original y dos copia a efecto del que promovente aclare o aporte mayores elementos relativos a su promoción. 3 A. 1 Entrega el original del oficio de ratificación al promovente y recaba acuse de recibo. Dos copias una para la contraloría interna y otra para el promovente 3 A. 2 Integra la segunda copia del oficio de ratificación en el expediente. Pasa tiempo. 3A.3 Verifica si el promovente comparece. Comparece el promovente? En caso de que no comparezca el promovente 3B 3C 3D Elabora acuerdo de archivo en original y copia con firma del titular y los integra al expediente, el cual archiva de manera numérica. fin En caso de que comparezca el promovente. Recibe del promovente documentación original complementaria, analiza su contenido para conocer de la aceptación de los hechos promovidos y la integra en el expediente. Acepta o niega los hechos? En caso de que acepte los hechos. Elabora acuerdo de archivo en original y copia, recaba firma del titular y archiva de manera numérica. Fin del procedimiento. 23

24 En caso de estar completa la información. 4 Obtiene la queja denuncia original del expediente y la fotocopia. 5 Elabora el oficio de solicitud de investigación en original y copia con el objetivo de obtener información más detallada sobre la queja interpuesta. 6 Entrega el original de oficio de investigación al área competente anexándole la queja o denuncia y recaba sello y firma, distribuye copias respectivas. Al consejo directivo y promovente. 7 Integra la copia respectiva al expediente de investigación y archiva de manera cronológica. Fin del procedimiento. 24

25 FLUJOGRAMA 25

26 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO NOMBRE: Proponer al consejo los convenios y colaboración interinstitucional, con otras entidades fiscalizadoras académicas y de investigación. OBJETIVO. De fortalecer las actividades encomendadas a la contraloría interna tanto en capacitación actualización del personal a su cargo. FRECUENCIA: periódicamente. NORMAS Realiza llamadas telefónicas con instituciones que apoyen en el fortalecimiento de Centro Estatal respecto al área de la Contraloría Interna. Genera agenda para entrevista con objetivos. Realiza entrevista con las personas indicadas para proponer propuestas de colaboración. Realiza proyecto de convenios, y proponer al consejo para su aprobación. Entrega convenio propuesta al enlace de la institución con quien se va a firmar para su revisión. Aprueba el convenio por ambas partes fijar fecha y hora de firma. 26

27 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION CONTRALORIA INTERNA 1 Realiza un plan de estrategias para alcanzar objetivos en la firma de convenios. 2 Propone al consejo el plan de estrategias para con firma de convenios. 3 Elabora lista de instituciones que pueden apoyar en los objetivos señalados en el plan de estrategias. 4 Realiza llamadas para concertar citar. 5 Realiza la entrevista personalmente para plantear los objetivos de colaboración del convenio. Si la autoridad no acepta convenio de colaboración? 6 Se propone a otra institución. Repite paso 5. En caso de que acepte la propuesta de convenio de colaboración? 7 Se realiza propuesta de convenio de colaboración. 8 Se propone al Consejo el proyecto. Pasa tiempo 9 El Consejo emite respuesta a la contraloría. si aprueba el convenio 10 Se coordina con la institución respetiva para formalizar firma de convenio. 27

28 11 Se firma convenio. Puntualizando objetivos, tiempo o vigencia. 12 Fin del procedimiento. 28

29 FLUJOGRAMA 29

30 NOMBRE: CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Entrega al Consejo los expedientes relativos a las investigaciones, revisiones y auditorías realizadas a los servidores públicos del CEJAV OBJETIVO: de informar las condiciones de la investigación y acordar las decisiones en cuanto a la sanciones de los servidores públicos, cumpliendo con la normatividad aplicable en tema de transparencia. FRECUENCIA. Periódicamente. NORMAS integra expediente por cada investigación, revisión, y auditorías. Integra los expedientes, con las siguientes características la caratula que identifique visiblemente la acción, número cronológico, y el nombre del servidor público. entrega el expediente al Consejo de acuerdo al tiempo que tarde en integrarse. Espera resolución del Consejo que mediante acuerdo aprueba o no las observaciones de auditorías y del seguimiento de investigaciones. realiza el informe para integrar en cada expediente respectivamente. emite oficios a las áreas y personas correspondiente informando de las decisiones del Consejo. archiva cronológicamente cada expediente realizado y aprobado por el consejo. 30

31 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION CONTRALORIA 1 Recibe documentación e integra expediente de cada una de sus INTERNA atribuciones. 2 Realiza oficio por cada la entrega de expediente al Consejo. Informando brevemente el contenido del mismo. EL CONSEJO 3 Recibe y acuerda. Pasa el tiempo EL CONSEJO 4 indica a la contraloría las observaciones pertinente, 5 Corrige y aplica las indicaciones señaladas por el acuerdo del consejo. 6 Integra acuerdo a cada expediente respetivamente, 7 Y da seguimiento a las observaciones. 8 Archiva cronológicamente expediente. 9 Fin del procedimiento. 31

32 FLUJOGRAMA 32