ARCHIVO GENERAL VERSION 01 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ALCALDIA MUNICIPAL DE CUMBITARA NARIÑO

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1 ALCALDIA NARIÑO RESPONSABLES DE ELABORACIÓN JEFE DE ARCHIVO, LÍDER DEL PROCESO DE GESTION COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO JUAN CARLOS RODRIGUEZ GOMEZ, ALCALDE DAVID MORA PINZA, SECRETARIO DE GOBIERNO NANCY MUÑOZ GOMEZ, DIRECTORA OFICINA DE PLANEACION Y OBRAS ELISABETH RODRIGUEZ OTERO, COMISARIA DE FAMILIA EMERSON GARZON, INGENIERO DE SISTEMAS AMANDA YASMIN BENAVIDES, JEFE DE ARCHIVO CUMBITARA- NARIÑO DICIEMBRE DE 2014

2 CONTENIDO 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCION 1.2 MARCO LEGAL 1.3 OBJETIVO GENERAL 1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1.5 ALCALCE 1.6 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO Usuarios Externos Usuarios Internos 1.7 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD Normativos Técnicos Instancias Asesoras Y Ejecutoras Instrumentos Archivísticos Existencia Y Funcionamiento De La Unidad De Correspondencia Sistema Administración De Archivos Económicos Administrativos Coordinación De La Gestión Documental Con Otras Áreas Gestión Del Talento Humano Destinado A La Gestión Documental Responsables Del PGD Plan De Capacitación Edificios De Archivo Tecnológicos Contenido, Formulación, Aprobación Implementación Y Demás Aspectos Del PGD Definición De La Política De Gestión Documental Presupuesto De La Gestión Documental 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN 2.1 PLANEACIÓN Elaboración Del Diagnóstico De La Gestión Documental 2.2 PRODUCCIÓN Actividades Del Proceso 2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE Recepción Documental Distribución De Documentos

3 2.3.3Consulta De Documentos 2.4 ORGANIZACIÓN Clasificación Ordenación Descripción 2.5 TRANSFERENCIA Transferencias Primarias Requisitos Para Las Transferencias Documentales Recepción Y Disposición Final De La Transferencia Transferencias Secundarias Plan De Contingencia En Las Transferencias Documentales 2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Actividades Del Proceso Conservación Total Eliminación Selección Microfilmación O Digitalización 2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO 2.8 VALORACIÓN 3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD 3.1 FORMULACIÓN DEL PGD 3.2 PUBLICACIÓN DEL PGD 3.3 ALINEACIÓN DEL PGD CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ALCALDÍA 3.4 METAS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO DEL PGD 4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS 4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS. 4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA). 4.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (INCLUYE TERCERIZACIÓN DE LA CUSTODIA O LA ADMINISTRACIÓN). 4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA (INCLUYE LOS SISTEMAS DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN). 4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRÁFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES, ORALES, DE COMUNIDADES INDÍGENAS O AFRO DESCENDIENTES, ETC. 4.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN.

4 4.8 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL 5. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

5 MARCO LEGAL CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Leyes. Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental. Artículo 2, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica. Ley 594 de 2000, Artículo 5 de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos y los siguientes artículos: Artículo 6, Artículo 21, Artículo 22, Artículo 25, Artículo 26. Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país

6 Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónico su validez y fuerza probatoria así como sobre el expediente y archivos electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos. Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6 y 9, los cuales enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado. Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y Las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública. Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes. Otras Aplicables LEY 80 DE Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. LEY 80 DE (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa. LEY 4 DE Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios. LEY 40 DE Sobre registros y reformas civiles de las personas.

7 LEY 14 DE Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. LEY 163 DE Sobre protección de patrimonio cultural. LEY 39 DE Sobre microfilmación y certificación de archivos. LEY 23 DE Regula archivos de las historias clínicas. LEY 23 DE Sobre derechos de autor. LEY 57 DE Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. LEY 63 DE Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. LEY 6 DE 1992 (Art.74). Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios. LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República. LEY 44 DE Sobre derechos de autor, funcionarios públicos. LEY 136 DE Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. LEY 270 DE Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95). LEY 527 DE Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. LEY 610 DE Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedición de copias. Arts.60 Boletín de responsabilidades fiscales). LEY 640 DE Conciliación ante servidores públicos (Art 15, archivo constancia, actas y antecedentes de audiencias de conciliación) LEY 734 DE Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21).

8 LEY 795 DE Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22). LEY 951 de Acta de Informe de Gestión.(proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado Colombiano, al término e inicio del ejercicio de un cargo público). LEY 962 DE 2005 Anti trámites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y la Leyes) y Art. 28. LEY 975 DE Ley de Justicia y Paz (Capítulo X "Conservación de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos, Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos). LEY 1105 DE 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional" (Arts. 25, parágrafo 1o. Archivo de procesos y de reclamación de soportes). Decretos. Decreto Ley 019 de enero de 2012 Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115). Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5). Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Artículo 633).

9 Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11). Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62). Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 información laboral empleados). Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica. Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 2578 del 13 de diciembre del 2012.

10 Decreto No del 14 de diciembre del Por el cual se reglamenta el Título V de la ley 594 del 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley, 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 2482 del 3 de diciembre del Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estado. Circulares y Acuerdos del Archivo General de la Nación. Circular Externa No 005 de Prohibición para Enviar los Originales de Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Información Circular Externa No. 006 de Entrega de los Archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales Circular Externa No. 001 de Protección de archivos por ola invernal Circular 01 de 2012 Circular 02 de 2012 Circular 003 de 2012 Circular 004 de 2012 Circular 005 de 2012 Acuerdo No. 04 del 2013 Acuerdo No. 05 del 2013

11 INTRODUCCIÓN La ley general de Archivos en el titulo v, gestión de documentos, señala la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que se produzcan. En la presente norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del contexto de Archivo Total, comprendiendo procesos como la producción, recepción, distribución, tramite, consulta, organización, conservación y disposición final de los documentos, la obligatoriedad de elaborar las Tablas de Retención Documental, el respeto a los principios y procesos archivísticos por ende un programa de gestión documental debe concebirse como un sistema integral que se ajuste y adecue a las necesidades de la entidad y los avances tecnológicos en el manejo y conservación de la información. Igualmente en el decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 donde se dan las pautas para la elaboración del programa de gestión documental de las entidades públicas y el manejo de los archivos electrónicos, nos proporciona los parámetros y lineamientos para preservar la integridad de la información en sus diferentes soportes Los constantes cambios en las tecnologías de la información requiere que se modernicen los servicios archivísticos de la entidad, que se empiece a reemplazar el papel por otros sistemas de almacenamiento, este tema adquiere gran importancia, en virtud del carácter estratégico que estos servicios poseen con relación a la actividad de la institución, el valor probatorio de los documentos y la política de la conservación como fuentes testimoniales para la historia además de regular que las unidades responsables que integran la entidad cuenten con una herramienta para normalizar sus actividades en materia archivística y contribuyan al proceso de modernización de la Administración Pública en su conjunto. El valor de los archivos reviste como depósitos de información indispensable para el eficaz desempeño de las tareas administrativas, es innegable su importancia como factor organizativo de la gestión pública, ya que la existencia y el adecuado funcionamiento de los archivos se convierte en la memoria y la carta de navegación histórica de la entidad, sirven como instrumentos directos para la regulación de las actividades cotidianas y como fuentes de información para la toma de decisiones, constituyéndose como testimonio del curso concreto de la gestión institucional y de las particularidades y

12 resultados de los procesos que implica, por lo que la continuidad y calidad de las labores de la administración requiere de eficientes sistemas de archivo. El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de La Alcaldía Municipal de Cumbitara un conocimiento sobre las técnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos en sus diferentes fases, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros. El presente programa debe ser reevaluado y actualizado cada cuatro años o por cambios en la actividad archivística Colombiana, liderada por el archivo general de la nación, el manejo de las tecnologías de la información, el sistema de calidad o cuando la entidad lo requiera.

13 1.3 OBJETIVO GENERAL Brindar a la administración municipal de Cumbitara una guía donde se encuentra plasmado los diferentes procesos del programa de gestión documental con el fin de estandarizar la producción documental y garantizar su acceso, organización y conservación y perdurabilidad como fuente testimonial de la historia. 1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Establecer las bases para la homogenización de la actividad archivística de la entidad Definir el programa de gestión documental ( PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de la información, formatos establecidos y aplicables Dar cumplimiento a la normatividad establecida para la materia por el Archivo General de la Nación. Evaluar y supervisar el funcionamiento la unidad de correspondencia como mecanismo para normalizar y controlar la recepción, distribución, trámite y organización de las comunicaciones oficiales que entran y salen de la entidad. Diseñar e implantar los medios y mecanismos apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la recepción, distribución, elaboración y despacho de correspondencia Implementar las tablas de retención documental Elaborar las tablas de valoración documental para los fondos acumulados de la entidad Brindar información oportuna a los directivos y dependencias en general sobre documentos tramitados

14 Capacitar y sensibilizar al personal Que maneja archivo de la alcaldía municipal de Cumbitara acerca de la responsabilidad en el procesamiento técnico, custodia y servicio de los documentos e información que se maneja en la entidad. Determinar líneas de responsabilidad en la administración y consulta de los documentos Aplicar la normatividad vigente en materia de gestión, organización e inventario, transferencias, destrucción y digitalización de archivos de acuerdo con su importancia, consulta y utilización según las disposiciones legales vigentes. Diseñar las bases de los programas específicos contemplados en el decreto 2609 de 2012 en el anexo numeral 4 que busca la eficiencia administrativa de las entidades a través de la aplicación de una serie de procesos y simplificación de trámites. 1.5 ALCANCE El PGD es una guía donde se encuentra plasmado las acciones, actividades, metas, marco legal y las herramientas técnicas, administrativas, tecnológicas y económicas para desarrollar los ocho procesos de la gestión documental Planeación, Producción; Gestión y trámite; Organización; Transferencia; Disposición; Preservación a largo plazo y Valoración, que se cumplen en las unidades de correspondencia, archivos de gestión central e histórico, teniendo en cuenta los principios que rigen al estado en materia archivística Para la implementación del PGD se parte del concepto de archivo total Donde se tiene como base la integralidad del documento en sus diferentes etapas del ciclo vital, sin importar el soporte documental en el cual este plasmado, su contenido es la carta de navegación para identificar la labor de planeación de la gestión documental de la entidad y la complementariedad existente con otros sistemas de gestión.

15 1.6 PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO El PGD de la alcaldía municipal de Cumbitara, como instrumento archivístico está destinado a los siguientes usuarios: Usuarios Externos Ciudadanos colombianos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, veedurías ciudadanas. Sujetos de vigilancia y control fiscal por parte de la Alcaldía Municipal de Cumbitara, en sus diversas formas en general como potenciales destinatarios de derechos que pretendan ejercer a través de los mecanismos de participación ciudadana. Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental Usuarios Internos Todas las dependencias de la administración municipal 1.7 REQUERIMIENTOS DEL PDG Con los siguientes aspectos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos la alcaldía municipal de Cumbitara soporta la formulación y asegura el desarrollo del presente programa de gestión documental Requerimientos normativos El PGD de la entidad, se sustenta fundamentalmente bajo las normas constitucionales, jurídicas y procedimentales que se identifican en la constitución nacional, leyes, decretos y demás normas que rigen la archivística en Colombia. El PGD se formula, aprueba, publica y se ejecuta en concordancia con: La ley 594 de 2000, ley general de archivos, decreto 2609 de 2012 del ministerio de cultura, decreto 2693 de 2012, manual de gobierno en línea, directivas presidenciales, acuerdos, circulares AGN y demás normas generales y específicas que inciden y afectan la gestión documental.

16 Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales Artículo 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: c) El Programa de Gestión Documental (PGD) Artículo 10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. Artículo 12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. Decreto Nº 068. Diciembre 30 de 2013 por medio del cual se actualiza el manual Específico de funciones y competencias laborales para los empleos de la administración municipal de Cumbitara-Nariño Igualmente para su elaboración se tuvo en cuenta los referentes normativos relacionados anteriormente en el marco legal Requerimientos Técnicos Instancias Asesoras y Ejecutoras

17 Este requerimiento técnico, está orientado a validar no solo la existencia, sino las competencias y funciones que le han sido asignadas tanto a las instancias asesoras, como a las ejecutoras de la gestión documental dentro de las entidades publicas La existencia de estas instancias, sus reglamentos y funciones, se dará, teniendo en cuenta el Decreto 2578 de 2012, así: Comité interno de archivo de la alcaldía municipal de Cumbitara Determinar si cumple esta instancia asesora, con la composición, funciones y demás especificaciones contenidas entre otras en los Artículos 14, 15, 16 y subsiguientes del Decreto 2578 de Igualmente, en lo que respecta a las facultades y procedimientos de eliminación documental. Archivos Institucionales de la alcaldía municipal de Cumbitara de Gestión Central: Determinar si estas instancias ejecutoras, cumplen o no, con las funciones y demás especificaciones que se puedan inferir de los Artículos 6, 7 del Decreto 2578 de Igualmente, en lo que respecta a las funciones y procesos técnicos a ser ejecutados por estas unidades de información según el Acuerdo AGN 005 de marzo 13 de Instrumentos Archivísticos Requerimiento técnico, orientado a validar la existencia o proceso de construcción, aprobación, difusión e implementación de los instrumentos archivísticos al interior de la alcaldía municipal de Cumbitara, tal como establecen entre otras el Artículo 8, Decreto. 2609/2012; el Acuerdo No. 004 de 2013 del AGN; Acuerdo No. 005 de 2013 DEL AGN y normas particulares y que se señalan en el decreto 2609 así: Artículo 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos. a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

18 e) El Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos Existencia y funcionamiento de la Unidad de Correspondencia de la alcaldía municipal de Cumbitara Requerimiento técnico, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de la Unidad de Correspondencia, siguiendo los estándares del Acuerdo 060 de 2001, Política de Cero Papel en la Administración Publica; Estrategia de Gobierno en Línea; Ley 1437 de 2011; Decreto 13 de febrero 27 de Sistema Administración Archivos Requerimiento técnico, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de los diferentes tipos de archivos, como los siguientes: Validación y cumplimientos de Requisitos Archivos de Gestión Validación y cumplimientos de Requisitos Archivo Central Requerimientos Económicos del P.G.D. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso de las TIC s y la construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y seguimiento, tendrán en cuenta algunos ejes para ser abordados, como los siguientes:

19 El impacto que tendrá dentro de la alcaldía municipal de Cumbitara, la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública. Construcción de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónicos. Adelantar acciones para que dentro del presupuesto se incluya recursos para el desarrollo del PGD Requerimientos Administrativos para el Desarrollo del P.G.D Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Dentro de los ejes administrativos del PGD, se deberán tener en cuenta las siguientes Situaciones Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas Por el carácter transversal del Macro procesó de la gestión documental, la unidad de archivo general bajo la supervisión del comité interno de archivo y el acompañamiento de la oficina de control interno liderara y coordinara la participación activa de las demás dependencias en la búsqueda de materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes: k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.

20 m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n) Modernización. La alcaldía municipal de Cumbitara a través de su representante legal y el responsable del área de archivo propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones Gestión del Talento Humano destinado a la Gestión Documental Este requisito de tipo requerimiento administrativo, está destinado a la gestión del talento humano, con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión documental dentro de la entidad. Responderá a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de 2.000; y teniendo en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609 de El personal destinado a la gestión documental, responderá según sea el caso a lo señalado en la Ley 1409 de o a las normas o requisitos fijados en el manual de funciones de la entidad Responsables del Programa de Gestión Documental PGD en la alcaldía municipal de Cumbitara Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial que dentro de la Entidad, será responsable del Programa de Gestión Documental. Jefe de archivo : Responsables de formular, publicar, capacitar, liderar la implementación y seguimiento del PGD de la entidad Funcionario de la Oficina de Control Interno: Funcionarios que actuarán en coordinación con el funcionario de la unidad de archivo, en las labores de implementación y seguimiento del PGD Plan de Capacitación

21 Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro de la entidad en el marco de los planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes servidores de la alcaldía municipal de Cumbitara, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestión documental y la organización de los archivos Edificios de Archivo a) Edificios e Instalaciones de Archivo. Están orientados para que las instalaciones inmuebles propios o de terceros, que la alcaldía municipal de Cumbitara, destine para depósito, almacenamiento y consulta de documentos, responda a lo solicitado en el Capítulo 7 Conservación de Documentos, del Acuerdo AGN No. 007 de 1994 de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de Requerimientos Tecnológicos del P.G.D. a) Medios de generación. Las líneas de acción del PGD, estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico, permita una gestión documental eficiente dentro de la entidad, teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en diferentes medios y formatos, y que está alojada en los diversos sistemas de información de la organización, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Universalidad: Tendrá en cuenta la totalidad de las formas de generación de documentos institucionales generados en la entidad por diferentes medios y sistemas, desde los generados en medios físico (análogos), hasta los que se generan electrónicamente a través de los diversos sistemas de información. De los documentos institucionales, reflejará los sistemas de organización y conservación de los mismos. b) Dotación de unidades de información (Hardware y Software). Incorporan las condiciones de uso y consulta de los documentos, independientemente de los formatos o condiciones en las que se generaron Contenido, formulación, aprobación, implementación y demás aspectos del P.G.D. a. Contenido de PGD El contenido y alcance del PGD, responderá al desarrollo de los procesos y principales instrumentos archivísticos expuestos en el Articulo 13 del Decreto 2609 de 2012 y su

22 anexo programa de gestión documental y a los elementos adicionales, que la gestión documental amerite incluir. b. Aprobación de PGD El PGD de la Alcaldía Municipal de Cumbitara, deberá ser aprobado por el Comité Interno de Archivo de la entidad. c. Publicación de PGD CGR Una vez elaborado y aprobado el PGD, este se publicará en la página web de la entidad, siguiendo la siguiente ruta: Planeación y ejecución Nuestros programas d. Capacitación sobre alcance y desarrollo del PGD El componente educativo del PGD, se incluirá en el Plan de capacitación institucional que diseñe la entidad Definición de la Política de Gestión Documental La política de Gestión Documental de la entidad se dirige a gestionar la información institucional tanto física como electrónica, la adopción de estándares para la información en cualquier soporte; al uso de metodologías para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información; la implementación del Programa de Gestión Documental; y la cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas, otros programas y sistemas a fines, y los productores de la información. Gestión de la información física y electrónica. La alcaldía municipal de Cumbitara adoptará modelos de gestión para la información física y electrónica, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. Estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. La entidad adoptará estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC.

23 Metodología general. La entidad analizará e identificará y aplicará las mejores prácticas en la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. Programa de gestión de información y documentos - PGD La entidad diseñará e implementará el Programa de Gestión Documental - PGD como una estructura normalizada y herramienta de planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en diagnósticos, cronograma de implementación y recursos presupuestales. Cooperación, articulación y coordinación. La entidad fomentará la cooperación, articulación y coordinación permanente entre la Oficina de Sistemas e Informática, la unidad de archivo, la Oficina de Planeación, Control interno, los productores de la información, y con otros programas y sistemas que permitan mejorar y complementar la gestión documental Presupuesto de la Gestión Documental Destinación de recursos para la Elaboración, Implementación, difusión, publicación o actualización del PGD. El presupuesto de la gestión documental de la entidad, responderá a los siguientes rubros: Rubro Concepto materiales y suministros Sistemas Documentales Y De Planeación Municipal 2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN Programa de gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el

24 objeto de facilitar su utilización y conservación. De manera que se resalte la importancia de los documentos y archivos como el resultado de las acciones administrativas, se racionalice y controle la producción documental, la utilización de materiales, soportes y equipos contribuyendo a la preservación del medio ambiente, enmarcados en los principios que rigen la administración pública. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) Con la promulgación del decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su artículo 9 Procesos de la gestión documental, señala que las entidades públicas como mínimo deben desarrollar los siguientes procesos a. Planeación b. Producción c. Gestión Y Tramite d. Organización e. Transferencia f. Disposición De Documentos g. Preservación A Largo Plazo h. Valoración 2.1 PLANEACIÓN. Planeación es Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. La actividad archivística de la alcaldía municipal de Cumbitara estará ajustada a la legislación, especificaciones técnicas, administrativas, tecnológicas, buenas prácticas y políticas públicas en materia de gestión documental orientadas por entidades como el

25 archivo general de la nación, el ministerio de las tecnologías de la información y las comunicaciones y entidades de certificación como el Icontec. Todas sus actuaciones estarán bajo la aprobación del comité interno de archivo de la entidad y contara con el acompañamiento de la oficina de control interno El programa de gestión documental de la alcaldía municipal de Cumbitara, tiene como requisitos y metodología de elaboración los siguientes principios y aspectos Elaboración Del Diagnóstico de la Gestión Documental Contempla aspectos técnicos, administrativos, gestión del talento humano, instrumentos técnicos, tecnológicos y normativos y un plan de acción en el cual se identifica problemas, oportunidades, objetivos y determinación de los requerimientos de la información. El programa de gestión es un plan que fija metas a corto mediano y largo plazo y cuenta con un órgano coordinador que en este caso es la unidad de archivo el cual define políticas generales de la gestión documental bajo la asesoría y aprobación del comité interno de archivo- 2.2 PRODUCCIÓN Desde el punto de vista legal, el Literal a), del Artículo 9, del Decreto 2609 de 2012, define el proceso de Gestión Documental de Producción como: b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados Técnicamente, la Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, lo define como Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones Actividades del proceso

26 La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, los cuales pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. Generando así documentos que son necesarios para el cumplimiento de sus funciones y que estos estén reflejados en los procesos que se desarrollan en la entidad Para lo cual la unidad de archivo orientara, documentara, participara, asesorara y hará acompañamiento a las diferentes áreas que producen documentos en la entidad, teniendo en cuenta tanto la producción que se realiza en soportes análogos como electrónicos. Sensibilizar y generar buenos hábitos frente al uso del papel, fomentando la aplicación de la iniciativa cero papel Desde el punto de vista del principio de Economía, la producción documental, propenderá por el uso de la imagen corporativa, conservando los datos identificatorios institucionales definidos, en cuanto a logos y pie de página adoptados, usando primordialmente los colores blanco y negro, buscando de esta forma ahorros en los diferentes procesos de la gestión documental. El proceso de gestión documental de producción, desde el principio de la protección del medio ambiente, estará orientado a evitar la generación de documentos impresos en papel dado el proceso de longevidad de ese medio como registro de información, cuando por exigencias de tipo legal, técnico o administrativo no sea requerido Formulación, aprobación, publicación, implementación del PGD, debe contemplar las siguientes acciones: Actualización del Programa de Gestión Documental para incluir archivos físicos y documento electrónico de archivo según la normatividad vigente Definición de un modelo de requisitos para documentos electrónicos de archivo según la normatividad vigente La operativización del proceso de gestión documental de producción implicará el desarrollo de las siguientes actividades Creación y diseño de documentos.

27 Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD- ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía. NOTA: Es necesario tener en cuenta que existen también archivos electrónicos, los cuales deben ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos normales (principio de procedencia y principio de orden original) Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental.

28 2.3 GESTION Y TRÁMITE Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los Documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. El alcance técnico en la gestión documental de la alcaldía municipal de Cumbitara de este proceso, comprenderá, entre otros aspectos los siguientes: a) Recepción Documental b) Distribución Documental c) tramite d) consulta En términos generales, dentro del desarrollo del proceso de la Gestión y Trámite, se involucra los siguientes elementos: Sistema de clasificación para distribución de comunicaciones. Medidas de control para entrega de comunicaciones. Canales/medios de comunicación. (Por ejemplo personal, fax, correo tradicional u otros). Registro y organización de mensajería externa. Herramientas de control, seguimiento y mejoramiento. Consulta a bases de datos. Indicadores de gestión y niveles de cumplimiento. Tiempos de respuesta. Control y condiciones de acceso. Inventario documental. Control y disponibilidad de expedientes. Registro y control de consultas. Tiempo de servicio. Pautas para las comunicaciones oficiales (Oficios, cartas, memorandos) Distribución de Documentos Externos Recibidos Distribución de Documentos Internos Enviados IE. Descripción Documental a nivel de las comunicaciones oficiales

29 Servicios de Consulta y Préstamo Documental Consulta y Préstamo Documental Unidades de Correspondencia Consulta y Préstamo Documental Archivos Recepción Documental Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. Al momento de la recepción se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). Dentro de la recepción documental se identifican dos procedimientos. a) Radicación b) Registro a) RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: procedimiento por el cual se Asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

30 Asignación de un numero consecutivo establecido por la oficina de correspondencia, este número junto con la fecha, hora y nombre de quien recibe, se deberá escribir manualmente en el extremo superior derecho o en la zona 3 del documento en el espacio en blanco evitando escribirlo sobre información ya impresa, o en su defecto la impresión del rotulo de radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. b) REGISTRO DE DOCUMENTOS Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria Nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s) Número de radicación Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita). Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados Distribución de Documentos Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, la distribución de la documentación en soporte físico, se realiza desde la oficina de correspondencia.

31 ACTIVIDADES DEL PROCESO La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje.

32 Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documento Trámite de Documentos Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ACTIVIDADES DEL PROCESO En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.