WORKFLOW EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS A TRAVÉS DE AGENTES

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1 WORKFLOW EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS A TRAVÉS DE AGENTES Romel Hernández Rosales y Raúl Arzeta Flores Universidad Autónoma de Guadalajara Instituto Tecnológico de Puerto Vallarta Corea del Sur # 600 Col. Mangal C.P {romelhr, Abstracto. En este trabajo se plantea una solución para el mejoramiento de los tiempos de respuestas en procesos administrativos que se llevan en instituciones certificadas en la norma ISO 9001:2000 utilizando el paradigma de los sistemas multiagentes (MAS) en un modelo organizacional de tipo workflow. Se diseñó con el lenguaje de modelado de agentes (AML) y la programación se apegó al entorno de desarrollo para agentes en Java (JADE). Palabras claves: Workflow, Sistemas Multiagente, JADE. 1- INTRODUCCIÓN La tecnología de workflow es uno de los proyectos tecnológicos que constituyen una vez más un reto para los profesionales de la documentación y que puede darnos la posibilidad de mejorar nuestra posición dentro de la organización, aunado a esto, logramos adaptarlo al paradigma orientado a agentes, ya que oculta una arquitectura distribuida donde va a residir la aplicación, permitiendo al desarrollador centrarse sólo en el aspecto lógico dejando de lado el desarrollo de las comunicaciones entre los diferentes hosts. Uno de los más importantes campos de aplicación de los sistemas multiagentes es la administración de la información. Los sistemas multiagentes han mostrado ser adecuados para modelar y diseñar sistemas de administración de los procesos de negocios y son componentes claves en la automatización de algunos o todos los pasos de estos procesos. Los procesos de información pueden estar parcial o completamente automatizados y así administrar el procesamiento y el flujo de información de una organización. Los modelos de workflow, en forma análoga a los modelos de líneas de producción comunes en la manufactura, ven al medio ambiente de las empresas como redes de agentes colaborativos en los cuales las transacciones de información o tareas son pasadas de un participante a otro de acuerdo a un conjunto de reglas de procedimientos (Allen 2001). 2.- CONCEPTOS - Qué es un workflow? Workflow es un conjunto de actividades que abarca la ejecución coordinada de múltiples tareas desarrolladas por diferentes entidades procesadoras para llegar a un objetivo común (Rusin&Seth,1993). Más concretamente, puede ser definido con un conjunto de pasos básicos de trabajo denominados actividades que son atendidas por entidades procesadoras que pueden ser humanos o sistemas de software (Kradolfer 2000). La automatización de procesos de negocios, en su totalidad o en parte, en función de cómo sus documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro para realizar su tarea de acuerdo a un conjunto de reglas (WfMC,1996). En la figura se muestra un mapa mental del modelado de un flujo e trabajo. 242

2 Proceso de Negocios (Modelado de algo que ocurre) Es definido mediante Es gestionado por Definición de Procesos (Representación de lo que ocurre) Sistema de Gestión de WorkFlow (Controla los aspectos automatizado de un Proceso de Negocios) Compuesta por Mediante Instancias de Procesos (Representación de qué es lo que está ocurriendo actualmente) Actividades Incluyendo uno o más Actividades Manuales (Aquellos que no están manejados como parte del sistema de gestión) Workflow Actividades Automáticas Item de Trabajo (Tareas asignadas un participante de workflow) Instancias de Actividades Y / O Que incluyen Aplicaciones Invocadas (Herramientas o Aplicaciones usadas para apoyar a la actividad Figura 1.- Esquema de Workflow Los sistemas de Workflow (Flujos de Trabajo) se utilizan para automatizar procesos administrativos en los cuales se involucran distintas etapas, realizadas por distintas personas que realizan tareas específicas. Lo anterior no es restrictivo, por lo tanto, es deseable que los sistemas de Workflow puedan manejar tareas de manera automática en las que se realicen acciones con base en valores predefinidos o en datos leídos directamente en otras aplicaciones informáticas. Los sistemas de Workflow siempre deben estar en línea, por lo tanto, deberán ser instalados en un servidor central que controle cada una de las tareas que se realizan en los diferentes procesos, o en su defecto, instalados en servidores distribuidos que estén sincronizados, esto con la finalidad de que no existan varias versiones, ni múltiples interpretaciones de los datos generados por el sistema. Un sistema corporativo de Workflow también debe cubrir con el requerimiento de interoperar con otras aplicaciones informáticas, tanto para importar como para exportar datos. Como es de esperarse la mejor forma de visualizar un workflow es mediante un diagrama de flujo, por lo tanto un sistema corporativo de Workflow debe contar con una aplicación de diseño gráfico de flujo amigable y sencillo. En la actualidad, las interfaces Web se han convertido en la forma más sencilla de presentar aplicaciones informáticas, por lo cual los sistemas de Workflow, no pueden ser la excepción. Los procesos administrativos que comúnmente se automatizan y monitorean con un sistema de Workflow son trámites gubernamentales, requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes, reportes de ventas, evaluaciones, autorizaciones de vacaciones, reportes de fallas, órdenes de compra, peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias y sistemas de control de gestión. 243

3 Los procesos subyacentes de negocios son modelados primero utilizando herramientas del modelado para entender y posiblemente aplicar reingeniería a éstos. El modelo de workflow específica formalmente a los procesos de negocios y contiene información suficientemente detallada para permitir que éstos sean automatizados. El modelo de workflow es definido utilizando un lenguaje de flujo de trabajo y luego es implementado en un sistema de administración y, finalmente, entregado. (Weske 2000). - Qué es un agente? Un agente es un sistema computacional que exhibe persistencia temporal, capaz de actuar de manera autónoma para satisfacer sus objetivos y metas, cuando se encuentra situado en algún medio ambiente. Esta definición puede parecer demasiado general, sin embargo, provee una abstracción del concepto de agente con base en su presencia y relación con un medio ambiente. Un agente es un simple hilo de un programa java. El modelo de programación de las tareas de un agente es: Conjuntos de comportamientos: Planes para el agente. Tareas realizadas en Paralelo: Permite coordinación explicita de tareas. Envío y recepción Mensajes API: Codificación/decodificación. El modelo de agentes recurre a una abstracción para ocultar una arquitectura distribuida donde va a residir la aplicación, permitiendo al desarrollador centrarse sólo en el aspecto lógico dejando de lado el desarrollo de las comunicaciones entre los diferentes hosts. Stuart Russell y Devika Subramanian encuentran tres ventajas en esta abstracción: 1. Nos permite observar las facultades cognitivas de los agentes al servicio de encontrar cómo hace lo correcto. 2. Permite considerar diferentes tipos de agente, incluyendo aquellos que no se supone tengan tales facultades cognitivas. 3. Permite considerar diferentes especificaciones sobre los subsistemas que componen los agentes. - Workflow y agentes. El impacto del uso workflow en procesos administrativos basado en agentes tiene los siguiente beneficios. Se gasta menos papel de oficios para el seguimiento de los procesos. Nueva clase de tecnologías (software y hardware) que ayudan a las personas a trabajar mejor en equipo. Crean un ambiente en el cual las personas pueden compartir información y otros recursos de la red sin restricciones de tiempo % de los ingresos de una organización se gastan en crear, administrar y distribuir documento. 60% del tiempo de las personas se gasta trabajando con documentos. 75%-85% de los documentos de negocios están en papel. Un documento en promedio es copiado 5 veces. Un trabajador pierde en promedio 50%-80% de su tiempo buscando información 244

4 3.- PROPUESTA El modelo de workflow que se propone en este paper, surge de la necesidad de la Institución para agilizar el tiempo de respuesta en sus procesos administrativos. En este trabajo de investigación lo adaptamos para el procedimiento Buzón de Quejas y Sugerencias perteneciente al Macroproceso Gestión de la Calidad Institucional, lo cual se desglosan cada una de las actividades que se realizan. 245

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6 Figura 1.- Procedimiento: Buzón de Quejas y Sugerencias Recolector Recolecta información de la comunidad tecnológica y envía. Registro Director Administrativo Academico Vinculacion Planeacion Servicios Escolares Jefe es Arquitectura Administración Electromecánica Sistemas e Informática 247

7 4.- CONCLUSIÓNES El modelo realizado para la implementación de agentes en el workflow de procesos administrativos es un diseño conceptual que puede adaptarse a cualquier institución que tenga documentado sus procesos, debido a que ya se tiene el procedimiento de buzón de quejas y sugerencias. En el desarrollo de la investigación se nos facilitó la elaboración, debido a que uno de nosotros conocía a detalle y participaba en la resolución que le competía, esto en el departamento de coordinación de sistemas e informática, detectando que había lentitud en la resolución de cada una de las quejas que se presentaban. En una siguiente etapa de esta investigación se analizarán las distintas herramientas de ambientes de programación con agentes y herramientas para que generen código fuente para la implementación de workflows, proporcionándoles las reglas de negocios obtenidas de la descripción de los procesos. 5.- BIBLIOGRAFÍA 1. Fabio Bellifemine, Giovanni Caire, Dominic Greenwood, Developing Multi- Agent System With JADE 2. Bigus J. y Bigus J. (1998) Constructing Intelligent Agents with Java: A Programmer s Guide to Smarter Applications. John Wiley & Sons LTD., West Sussex, England. 3. Clarke Jr., E.M. et al. (1999) Model Checking. MIT Press, Cambridge, MA., USA. 4. Genessereth M.R. y Nilsson, N.J. (1987) Logical Foundations of Artificial Intelligence. Morgan Kauffman Publishers, San Francisco CA, USA. 5. Huns, M.N. y Sighn, M.P., eds., (1997) Readings in Agents. Mogan Kaufmann Publishers, San Francisco CA, USA. 6. Maes, P., ed., (1990) Designing Autonomous Agents: Theory and Practice, from Biology to Engeneering and back. MIT Press, Cambridge, MA., USA. 7. Russell, S. y Norvig, P. (1995) Artificial Intelligence: A modern approach. Prentice Hall, NJ, USA. 8. Wayner, P. (1995) Agents Unleashed: A Public Domain Look at Agent Technology. Academic Press Inc., Chestnut Hill, MA., USA. 9. Wooldridge, M. (2002) An introduction to MultiAgent Systems. John Wiley & Sons LTD., West Sussex, England. 10. Wooldridge, M. (2000) Reasoning about Rational Agents. MIT Press, Cambridge, MA., USA. 11. Brooks, R.(1999) Cambrian Intelligence: The Early History of the New AI. MIT Press, Cambridge, MA., USA. 12. Kradolfer, M. (2000). A workflow metamodel supporting dynamic reuse-based evolution. Dissertation, Westfalischen Wilhelms University, Munster. 13. Weske, M. (2000). Workflow Management Systems: Formal Foundation, Conceptual Design, Implementation Aspects, Technical University of Zurich. 248