PROTOCOLO PARA EL USO DE REDES SOCIALES ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA CALERA

Transcripción

1 PROTOCOLO PARA EL USO DE REDES SOCIALES ALCALDÍA MUNICIPAL

2 PROTOCOLO PARA EL USO DE REDES SOCIALES Zulma Avellaneda Escobar

3 Desde el Área de Comunicaciones de la Alcaldía Municipal de La Calera, y el Comité de Gobierno en Línea Territorial para el Municipio; basados en el cumplimiento del Decreto 2573 de 2014 que reglamenta la implementación de la estrategia GEL y el Manual 3.1 definido por el Ministerio de las Tecnología de la Información y las Comunicaciones. Y en la necesidad de crear identidad visual y comunicativa a través de los diferentes medios utilizados para garantizar la interacción, comunicación y Rendición de Cuentas permanente con y para la ciudadanía, y atendiendo al objetivo de comunicación establecido para tal fin HACER VISIBLE LA GESTIÓN en este caso a través de las redes sociales, se crea la siguiente guía o Protocolo para el uso de las Redes Sociales para la Administración Municipal de La Calera, Cundinamarca. Cabe resaltar que la Alcaldía tiene presencia en cuatro redes sociales de manera permanente (Facebook, Twitter, Instagram y You tube; cuentas vinculadas a la dirección de correo electrónico: prensa@lacalera-cundinamarca.gov.co. Las redes sociales ocupan uno de los espacios más importantes en la vida de muchas personas y son los canales de comunicación directa e instantánea preferidos por muchos. Por ese motivo, las administraciones locales no podemos ser ajenos a las nuevas tendencias que permiten interrelacionarnos de manera rápida, clara y efectiva con los ciudadanos. En el caso administrativo, se han convertido en herramientas útiles para la recolección de información y toma de decisiones, además de vincular a los ciudadanos a la gestión pública y al servicio de la comunidad. Por ende, se hace necesario dejar unas pautas claras y de obligatorio cumplimiento que establezcan los comportamientos de la Administración y la de los funcionarios que a través de grupos y/otros perfiles hacen mención de la Administración Municipal de La Calera. Pues, de cada integrante de la misma depende el posicionamiento de la imagen y reputación de la Entidad, además de la calidad de comentarios que ésta recibe. La implementación de esta guía contribuirá a la consolidación de la imagen institucional del municipio a través de sus espacios virtuales, en coherencia con la política editorial y el manual informativo de la Alcaldía Municipal de La Calera. Presentación

4 Se debe tener en cuenta que la Alcaldía de La Calera tiene presencia en las siguientes redes sociales: un perfil en twitter; una fan page en Facebook, un perfil en Instagram y un canal en YouTube. Estos canales virtuales, además de los establecidos por la ley, son los únicos autorizados por la Administración como canales de comunicación directos. Es por eso que se deben establecer parámetros uniformes y de conocimiento general para la comunidad, que permitan el uso más apropiado: Las cuentas en redes sociales deben ser creadas bajo autorización del Área de Comunicaciones y el Comité de Gobierno en Línea; y con una cuenta de correo electrónico con el Se debe ser imparcial, prudente, transparente, responsable y constante, y sobre todo apelar a la sinceridad, humildad y honestidad. Se debe tener en cuenta que la comunicación en redes sociales es mucho más directa y con mayor grado de afinidad y proximidad. Las cuentas en redes sociales deben incluir el link que direccione a la página web del municipio. Mantener escucha activa, atendiendo a lo que se dice de nuestro municipio en las redes. Es necesario dar importancia a los comentarios de los ciudadanos acerca del Municipio, Administración, servicios y demás casos que merezcan atención en pro de mejorar y atender las necesidades de los ciudadanos. Recomendaciones generales Sin embargo, la Administración no responderá insinuaciones de carácter personal que pongan en tela de juicio la integridad de una persona, ni bajo motivaciones de carácter personal. La Administración tendrá la potestad de denunciar los perfiles que hagan uso de las redes sociales para poner en tela de juicio la integridad de una persona a través de calumnias y mentiras, así mismo la información carente de veracidad y/o lenguaje inapropiado. Se deben tener en cuenta que la esencia de cada red social es diferente, por eso el tratamiento de la información será diferente. La imagen de perfil de las cuentas autorizadas siempre será el escudo del Municipio y/o slogan de la Administración vigente para cada periodo administrativo. Las imágenes de fondo o portada serán paisajes del municipio, afiches promocionales y/o imágenes que permitan el cumplimiento del objetivo comunicaciones de esta estrategia HACER VISIBLE LA GESTIÓN. Se deberá tener especial cuidado con el uso de la ortografía.

5 Sin lugar a dudas, Facebook es la plataforma por la cual el ciudadano presta mayor atención a las actividades y acontecimientos en el municipio y la Administración Municipal. La Alcaldía cuenta en su página oficial Fan Page con más de me gusta, número que va en aumento. Además de ser la red con mayor alcance mundial. Usos Anunciar eventos, cursos, exposiciones, actividades culturales y deportivas, espectáculos, etc. Publicar noticias de interés local, sobre todo haciendo referencia a actividades y noticias que permitan hacer visible la gestión. Compartir información de interés general. Difundir nuevos servicios municipales, incidencias en servicios públicos. Atender a consultas que tenga el ciudadano, siempre y cuando el lenguaje usado o las preguntas den lugar a respuesta oficial. Conocer los gustos y opiniones de los ciudadanos. Compartir fotos y videos propios. Aprovechar la información que generan los propios ciudadanos para enriquecer el muro de Facebook. Realizar encuestas entre los ciudadanos y abrir espacios de opinión. Recomendaciones Se recomienda actualizar el muro entre dos y cuatro veces al día (esto dependiendo del flujo de información que se presente), con contenido de calidad cuidando la ortografía y la redacción. Los contenidos deben tener un título y una pequeña descripción para facilitar la comprensión de la información. Se recomienda eliminar el spam o los contenidos inapropiados que hagan los usuarios en la página. También se puede tener en cuenta que si se quiere, solo el administrador podrá ser el que publique información en el muro; esta opción se puede configurar por las opciones de privacidad de la configuración. Cuando los comentarios que publiquen los usuarios tengan contenidos de crítica o mensajes inapropiados, se debe responder educadamente y, en lo posible, re direccionarlos a fuentes que les puedan brindar una mayor y más exacta información. Difunda nuevos servicios, cree espacios de participación y de innovación abierta a través de foros y encuestas. Crear grupos de colaboración entre usuarios de Facebook, si es necesario. Crear eventos para garantizar la participación a los mismos de la ciudadanía. Hacer seguimiento a las estadísticas del Fan Page. Se utilizará la página web para acortar los links.

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7 Los usuarios de Twitter son completamente diferentes a los de Facebook. Esta red se caracteriza por permitir la comunicación directa con entes nacionales, medios de comunicación, con iguales y/o ciudadanos y ofrece servicios completamente diferentes los de Facebook. Las entradas o tuits son pequeños espacios de 140 caracteres en los que se pone en juego la habilidad del tuitero para poder brindar la mayor cantidad de información en la forma más concisa y precisa. Aunque su auge, en el municipio de La Calera, no es igual de amplio al de Facebook, nos permite captar la atención de otros usuarios, permitiendo interacción. La clave del éxito en Twitter es tener una constante actualización a través de tuit y conocer el lenguaje utilizado por esta red: Tweet o Tuit: Es el mensaje enviado o recibido que tiene una extensión máxima de 140 caracteres. Followers o Seguidores: Usuario que siguen nuestra red. Following: Usuarios a los que seguimos en la red. Retweets: Citar una publicación de un tercero en nuestra red. Hashtags: Etiquetas que encierran un tema específico. Para estas es utilizado el símbolo numeral (#), por ejemplo #LaCaleraUnida #EstamosCumpliendo y sirve para conectar tuits que hacen referencia a una misma temática. Listas: Se trata de una utilidad a disposición del usuario para agrupar a los distintos tipos de usuarios con los que estas en contacto por medio de esta red. Así les puedes agrupar de la forma que te resulte de mayor comodidad para organizar la información que te llega por medio de Twitter. Timeline: Es la página en la que están presentadas por orden cronológico todas las publicaciones de los usuarios que sigues. DM (Direct Message): Se trata de los mensajes directos que puedes enviar a tus seguidores de modo que no aparezcan como publicaciones visibles para todos ellos. Trending Topic: Aquellos temas de los que más se está hablando en un momento concreto. Normalmente están representados por hashtags. Usos: Publicación de noticias, eventos, anuncios, opiniones en concordancia con el tipo de audiencia y dentro del ámbito político-administrativo y de gestión. Hacer difusión de eventos y noticias de interés en el municipio, de forma inmediata, aprovechando la posibilidad de que otros usuarios hagan retuit de los contenidos publicados. Informar a tiempo real de incidencias en el municipio (cortes de tráfico, accidentes, etc). Informar sobre el estado actual de los servicios públicos de transporte. Hacer recomendaciones para el día de hoy, la semana, etc. Promover conversaciones, el dialogo y comentarios por parte de la ausencia. Atender las dudas de los usuarios formuladas a través de tuits. Narrar un evento que esté sucediendo en ese momento en el municipio: una conferencia o congreso, una jornada, etc.

8 Obtener información sobre lo que dicen de la administración y atenderla en caso de que sea necesario. Mediante el uso de listas de Twitter donde incluyamos otras cuentas, podemos estar informados de los principales temas de conversación del momento, de las actividades realizadas en otras ciudades cercanas, otras cuentas de Twitter de interés, etc. Promocionar la imagen turística y cultural del municipio. Conectar con personas de interés en el municipio (políticos, entes gubernamentales, etcétera). Informarse sobre noticias, eventos y contenidos de interés en el área a través de los seguidores o la herramienta de búsqueda. Recomendaciones Una sola persona será la encargada de gestionar la cuenta y será el responsable de lo que se publique; de responder y retuitear los comentarios de otros usuarios. El ideal será actualizar la cuenta de manera continua, que garantiza una mayor actividad y un mayor número de servidores. Los tuits tendrán la siguiente estructura: texto o titular + enlace acortado o fotografía + #. Se recomienda que el texto sea atractivo, con precisión, concreto, directo, conciso. Siempre debe direccionar a la información completa. Utilizar hashtag (#) cortos y precisos. Cuando te dirijas a alguien en concreto, hazlo anteponiendo en el y a continuación el perfil del usuario al que te dirijas. De esta forma sabrá que le has enviado un mensaje Al retuitear (RT) la información de otros usuarios se debe utilizar la siguiente estructura: RT+@nombre del perfil retuiteado + texto + enlace acortado + # o texto + enlace acortado + # + de perfil. En la primera se utilizará cuando los usuarios sean personas y el contenido sea de interés para los usuarios y el municipio. El segundo caso cuando sean entes gubernamentales. Los enlaces deben ser acortados. La principal herramienta para disminuir el número de caracteres de un enlace es: Este se copia y se pega en el redactor de tuits. Se debe tener especial cuidado con el uso de las reglas ortográficas y la redacción. La limitación de caracteres de esta red hace necesario ser recursivo y demanda mucha atención en la coherencia del contenido. Recuerde que el nombre de la institución es el que está en juego y es deber del funcionario mantenerlo en alto.

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10 Esta es una plataforma que permite publicar información en video, es muy popular en el mundo y es la principal plataforma para compartir información audiovisual. Esta puede ser una aliada estratégica para la Administración, pues permite compartir la publicación de videos en otras redes y en la página web del Municipio. Usos Dar a conocer la labor de la Administración y cada una de las Entidades: explicar de forma visual las diferentes áreas de trabajo y quién las desarrolla. Colgar videos en los que se resuelvan preguntas frecuentes de los ciudadanos. A través de esta plataforma se publicará y pondrá a rodar la estrategia El Alcalde le cuenta ; estrategia de comunicación que busca acercas los temas de gestión, avances, y resultados de manera cercana entre el mandatario local y la comunidad. Videos resumen de eventos culturales y deportivos, etc. Vídeos turísticos del municipio y de la zona. Hacer difusión de videos oficiales dirigidos a los medios de comunicación. Recreaciones virtuales y tours visuales de monumentos y lugares de interés históricoartístico. Recomendaciones Cargar videos que apoyen la gestión. No es necesario que la calidad del video sea profesional cuando no lo amerite, lo principal es crear ese vínculo estrecho entre entidad y ciudadanía. Se recomiendan publicar videos que den explicación a preguntas frecuentes que sean formuladas a la administración y tutoriales para hacer uso de los servicios que esta ofrece. Titular adecuadamente, utilizar palabras clave para que sean fáciles de encontrar y elaborar una descripción detallada del video. Procure publicar información útil para la comunidad y de carácter institucional y administrativo.

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12 Es una aplicación gratuita para iphone o para Android que permite tomar fotografías, modificarlas con efectos especiales, para luego compartirlas en redes sociales como Facebook, Twitter, Flickr o la propia Instagram. Según tecnología.uncomo estas son las recomendaciones para sacar el mayor provecho de esta red social. Usa siempre el mismo nombre Una de las principales normas sobre branding: presenta siempre el mismo nombre de usuario en todas las redes sociales. El por qué es sencillo, para empezar porque Instagram ofrece la posibilidad de integrar nuestra actividad allí en otras redes como, por ejemplo, Twitter o Facebook. El segundo motivo es que los usuarios tienden a etiquetar o hacer referencia a tu empresa por el nombre que conocen. Hashtags Si tu marca todavía no tiene un gran número de usuarios que la sigan, pues esto sólo ocurre en las multinacionales, haz uso de los hashtags relacionados con tu empresa o la imagen que has compartido para que un nuevo público llegue a ti: consigue movimiento. Comparte momentos únicos A ningún usuario le importa realmente si esta mañana toda la plantilla ha desayunado muffins de chocolate; sin embargo, seguro que les despertará una sonrisa ver una fiesta que la empresa ha realizado para celebrar su venta número o algún momento divertido. Instagram se trata de compartir momentos únicos, aquellos usuarios que suben fotografías cada cinco minutos acaban por cansar y, si se trata de una marca, más. Exclusividad e intimidad Utiliza tu cuenta de Instagram para presentar nuevos artículos y ofertas como, por ejemplo, realiza Starbucks en su perfil. Resulta interesante también el funcionamiento de Sharpie, que animan a su público a hacer dibujos para la empresa y los comparten con todos sus seguidores. Sigue leyendo: html#ixzz3hO66UjLB Recomendaciones Las imágenes que se publiquen en esta red tendrán que tener relación directa con la gestión administrativa, eventos y/o convocatoria de la Entidad. A través de esta red social se pone en marcha la estrategia de información en tiempo real de los eventos de la Entidad.

13 ALCALDÍA MUNICIPAL

14 2015 Gobierno en Línea