PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016

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1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016 INSTITUTO TÉCNICO CENTRAL MARZO DE 2016

2 INTRODUCCIÓN En concordancia con lo establecido la Ley 1712 de 2014, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012 se presta la estrategia de lucha contra la corrupción y de atción al ciudadano formulada por la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Ctral para el año El Plan Anticorrupción y de Atción al Ciudadano, es una herramita de carácter prevtivo para el control de la gestión, cuya metodología, de acuerdo con la normatividad mcionada, la estrategia está integrada por cuatro compontes: el Mapa de Riesgos de Corrupción, la Estrategia Anti trámites, la Rdición de Cutas y los Mecanismos para Mejorar la Atción al Ciudadano, los cuales se prestan a continuación. En el año 2015, la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Ctral ETITC realizó un trabajo integrador de la estrategia definida según para el período , conjunto con los requerimitos dados el modelo integrado de y control y los lineamitos dados por la normatividad asociada a transparcia, acceso a la información pública, atción al ciudadano y mapas de riesgos tanto operativos como de corrupción. Todos estos elemtos hac parte de una metodología única de definición de Planes de Acción anuales de la Escuela (puede ser consultado la dirección de tal forma que disminuye el desgaste administrativo de seguimito mejora de la ejecución oportuna de las acciones contidas dicho plan. Este documto refleja las actividades que hac parte del Plan de Acción de la Escuela que están oritadas a dar cumplimito con las políticas del Plan Anticorrupción para el año 2016.

3 1. Mapa de riesgos de corrupción De acuerdo a la normatividad vigte la gestión de los riesgos de corrupción inicia con la formulación del mapa de riesgos de corrupción de la institución, con base las modificaciones prestadas por el DAFP para la formulación del mapa a partir del mes de febrero, se presta las acciones pertintes para la adaptación con el fin de prestar las modificaciones metodológicas y especial de valoración sugeridas por el DAFP al mapa de riesgos de corrupción. A continuación se presta el plan de acción de este componte para la vigcia: plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 1: gestión del riesgo de corrupción - mapa de riesgos de corrupción subcomponte/ Actividades meta o producto responsable fecha programada Política de administración del riesgo Construcción del mapa de riesgo Revisión de la política de Política revisada y gestión de riesgos actualizada Socialización a la Política socializada comunidad Elaboración y revisión de mapa de riesgo y plan de Mapa de riesgo acción de mitigación para documtado la vigcia 2016 Publicación de mapa de riesgos y plan de acción de Mapa de riesgos mitigación para la vigcia 2016 Revisión de mapa de Mapa de riesgos riesgos nueva metodología y revisado Asesora de Asesora de Asesora de Asesora de Asesora de 30/04/16 30/05/16 15/01/16 30/01/16 30/07/16

4 plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 1: gestión del riesgo de corrupción - mapa de riesgos de corrupción subcomponte/ Actividades meta o producto responsable fecha programada 2.4. Consulta y Divulgación Monitoreo y revisión 4.2. Publicación de mapa de riesgos y plan de acción de mitigación para la vigcia 2016 actualizado Revisión de mapa de riesgos (verificación de impacto de los controles implemtados de los s liderados) Revisión de mapa de riesgos (verificación de impacto de los controles implemtados de los s liderados) Consolidación, validación y publicación de mapa de riesgos y plan de acción de mitigación para la vigcia 2016 actualizado Mapa de riesgos actualizado y Mapa de riesgos revisado Mapa de riesgos revisado Mapa de riesgos actualizado y Asesora de s Asesora de Planeación 30/07/16 20/08/16 s 30/08/16 Asesora de Planeación 15/12/16

5 plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 1: gestión del riesgo de corrupción - mapa de riesgos de corrupción subcomponte/ Actividades meta o producto responsable fecha programada Seguimito Auditorias pertintes plan de auditoria de para la verificación de control interno para análisis de causa, y verificación de acciones Control interno 25/04/2016 y 25/08/2016 efectividad de controles de mitigación de riesgo de definidos para mitigar corrupción. riesgos Idtificación de informe de auditorias Control interno 30/04/2016 y /30/08/2016 oportunidades de mejora 2. Estrategia anti trámites La Escuela está de inscripción de 16 trámites el portal del Gobierno, desarrollado frte al Departamto Administrativo de la Función Pública DAFP. Por lo tanto se espera que dichos trámites estén s la página durante el primer semestre del año Posteriormte, y relación con el de de certificación de calidad, se buscará idtificar oportunidades de mejora, ya que los trámites que actualmte se cutran de inscripción el portal ya cutan con un análisis de optimización que se llevó a cabo durante la documtación del Sistema de Gestión de Calidad. A continuación se presta el plan de acción de este componte para la vigcia:

6 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Fecha de realización. No. NOMBRE DEL TRÁMITE / OPA / REGULACIÓN MOTIVO DE RACIONALIZACIÓN TIPO DE ACCIÓN TIPO DE RACIONALIZA CIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA O PROYECTO META DEPENDENCIA RESPONSABLE INICIO FIN 1 Inscripción aspirantes Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica 2 Registro de asignaturas Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica 3 Certificados de notas y constancias de estudios Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica 4 Préstamo bibliotecario Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica 5 Matrículas Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica

7 Fecha de realización. No. NOMBRE DEL TRÁMITE / OPA / REGULACIÓN MOTIVO DE RACIONALIZACIÓN TIPO DE ACCIÓN TIPO DE RACIONALIZA CIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA O PROYECTO META DEPENDENCIA RESPONSABLE INICIO FIN 6 Reintegros, transfercias, homologaciones, validaciones Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica 7 Préstamo audiovisuales Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica 8 Cancelación de semestre Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica 9 Aplazamito de semestre Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y académica

8 Fecha de realización. No. NOMBRE DEL TRÁMITE / OPA / REGULACIÓN MOTIVO DE RACIONALIZACIÓN TIPO DE ACCIÓN TIPO DE RACIONALIZA CIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA O PROYECTO META DEPENDENCIA RESPONSABLE INICIO FIN 10 Duplicados de diplomas y actas de grado Iniciativa de la institución Administrativas actividades los Documtación y Secretaría Geral / Registro y control 11 Grado de pregrado y posgrado Iniciativa de la institución Administrativas 12 Movilidad académica Iniciativa de la institución Administrativas Devolución y/o compsación de pagos exceso y pagos de lo no debido por conceptos no tributarios Fraccionamito de matrículas (mecanismos de pago fraccionado de los derechos académicos) Iniciativa de la institución Iniciativa de la institución Administrativas Administrativas actividades los actividades los actividades los actividades los Documtación y Documtación y Documtación y Documtación y Secretaría Geral / Registro y control Relaciones Internacionales e Interinstitucionales administrativa y financiera administrativa y financiera Oct Cursos inter semestrales Iniciativa de la institución Administrativas 16 Matrícula cursos de extsión Iniciativa de la institución Administrativas actividades los actividades los Documtación y Documtación y de Investigaciones - Extsión y Desarrollo de Investigaciones - Extsión y Desarrollo

9 3. Rdición de cutas De acuerdo con los resultados de la cuesta de evaluación de la audicia pública y la revisión posterior del s realizado el mes de agosto de y posteriormte las demás sesiones desarrolladas durante septiembre y octubre del mismo año, se evidció que a pesar de la difusión, la lectura previa del informe de gestión realizada por algunos de los asisttes y el desarrollo de las prestaciones sí no permitían evidciar que los compontes de información, diálogo e inctivos fueran apropiados de manera adecuada tre la ciudadanía. Por lo tanto, el año 2016 se buscará implemtar nuevas estrategias para acercarse a los difertes públicos de interés con información más focalizada y recogido las inquietudes directamte, así como motivarlos para que sean ellos quies habl por la Escuela. Escialmte, las estrategias estarán focadas a prestaciones diferciales y trevistas directas, difusión de los resultados y utilización de los medios de divulgación idtificados este. El desarrollo de dichas estrategias se focará de acuerdo con el siguite esquema: 1 Los resultados se cutran s al final del informe de audicia pública del año 2015, la dirección

10 A continuación, se presta el plan de acción de este componte para la vigcia: Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 3: Rdición de cutas subcomponte/ Información de calidad y lguaje compresible 1.1. Actividades meta o producto responsable publicar informe de gestión vigcia 2015 informe de gestión vigcia 2015 fecha programada 30/01/16 y 30/04/16

11 Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 3: Rdición de cutas subcomponte/ Actividades meta o producto responsable Actualizar y organizar la página web con los links de donde se publica la información pública para el seguimito a la gestión Diagnostico del estado de la rdición de cutas la tidad Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés para la rdición de cutas Definición de referte documtal, de para la caracterización de los ciudadanos y grupos de interés Formulación y aplicación de trevistas con grupo de interés (inicialmte estudiantes de bachillerato y de educación superior sobre percepción de la gestión institucional) Página con los links sobre seguimito a la gestión actualizados Diagnostico y análisis prospectivo de foque institucional de la rdición de cutas Caracterización y grupos de interés del instituto definidos Referte documtal e instrumtos normalizados el sistema de gestión institucional Entrevistas documtadas tipo fecha programada 30/04/16 30/06/16 30/05/16 30/09/16 15/06/16

12 Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 3: Rdición de cutas subcomponte/ 2.1. Actividades meta o producto responsable Formulación y aplicación de trevistas con grupo de interés (inicialmte estudiantes de bachillerato y de educación superior sobre percepción de la gestión institucional) Entrevistas tipo documtadas fecha programada 15/06/16 Dialogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones Inctivos para motivar la cultura de la rdición y petición de cutas Documtación de percepciones resultado de las trevistas, análisis e idtificación de perfiles y necesidades de información del ciudadano. Preparación de informes de rdición de cutas avances de cómo vamos (cada cuatro meses) Establecimito de canales continuos de recepción de inquietudes de los grupos de interés referte a los temas de gestión de la rdición de cutas Definición de referte documtal, de para la caracterización de los ciudadanos y grupos de interés Necesidades de información de los grupos de interés idtificadas Informes de avance como vamos la gestión del ITIC Canales normalizados Referte documtal e instrumtos normalizados el sistema de gestión institucional 30/06/2016, 02/09/ /05/2016, 02/09/2016, 27/12/ /04/16 30/04/16

13 Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 3: Rdición de cutas subcomponte/ Evaluación y retroalimtación a la gestión institucional Actividades meta o producto responsable Formulación y aplicación de trevistas con grupo de interés (inicialmte estudiantes de bachillerato y de educación superior sobre percepción de la gestión institucional) Preparación, edición y publicación de informes de rdición de cutas avances de cómo vamos (cada cuatro meses) Establecimito de canales continuos de recepción de inquietudes de los grupos de interés referte a los temas de gestión de la rdición de cutas Análisis de inquietudes, percepciones que continuamte registran los grupos de interés Entrevistas tipo documtadas Informes de avance como vamos la gestión del ETITC Canales normalizados Reportes de análisis fecha programada 15/06/16 02/05/2016, 02/09/2016, 27/12/ /04/16 30/06/2016, 30/09/2016, 30/01/2017

14 4. Transparcia Se mantdrán los lineamitos recogidos la ley de transparcia 1712 de 2014, la cual recoge los lineamitos y requerimitos de publicación de información y acceso a la información pública. A continuación se presta el plan de acción de este componte para la vigcia: Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 4: Mecanismos para la transparcia y acceso a la información subcomponte/ Lineamitos de transparcia activa Actividades meta o producto responsable Verificar cumplimito de requerimito de publicación de información mínima obligatoria (link de trasparcia) de acuerdo a normatividad vigte y nueva. Documtación de percepciones resultado de las trevistas, análisis e idtificación de perfiles y necesidades de información Información mínima obligatoria publicada Necesidades de información de los grupos de interés idtificadas fecha programada 30/04/16 30/06/2016, 02/09/2016 Lineamitos de transparcia pasiva 2.1. Analizar caracterización de los ciudadanos, usuarios y grupos de interés de la escuela expectativas y pertincia de los servicios ofertados por la institución. informe de caracterización de ciudadano y grupos de interés anual 30/11/16

15 subcomponte/ Elaboración de los instrumtos de gestión de la información Criterio difercial de accesibilidad Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 4: Mecanismos para la transparcia y acceso a la información Actividades meta o producto responsable Analizar mediciones de percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y acceso de la oferta institucional y la atción prestada y gerar informe semestral. Actualizar el invtario de activos de información de la institución Formular e implemtar esquema de publicación de información y actualización Actualizar índice de información clasificada y reservada, de información publicada e índice de registro de información a ser solicitada por el ciudadana. Documtación de percepciones resultado de las trevistas, análisis e idtificación de perfiles y necesidades de información Informe de percepción del ciudadano Invtario de activos de información actualizado del instituto Protocolos de publicación y actualización de la información Índice de información publicada y susceptible de ser solicitada Necesidades de información de los grupos de interés idtificadas fecha programada Secretaría Geral 10/07/16 Secretaria Geral 30/09/16 Unidad de tecnología y comunicaciones Unidad de tecnología y comunicaciones 30/10/16 30/10/16 30/06/2016, 02/09/2016

16 subcomponte/ Monitoreo del acceso a la información pública Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 4: Mecanismos para la transparcia y acceso a la información Actividades meta o producto responsable Gerar informe de seguimito al acceso de la información pública gestionada por periodo por la institución Auditoria y seguimito a la geración de los informes de acceso a la información pública Informes de requisiciones de información Validación de los informes periódicos de seguimito al acceso de la información pública fecha programada Secretaria Geral 30/10/216 asesora de control interno 10/11/16

17 5. Atción al ciudadano La principal actividad a desarrollar el año 2016 consistirá la caracterización del ciudadano, ya que la Escuela aún no cuta con un de idtificación de la población que acude por información o a interponer una petición, queja, sugercia o duncia. Esto le permitirá a la Escuela definir posteriormte acciones específicas para mejorar la atción al ciudadano. A continuación se presta el plan de acción de este componte para la vigcia: Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 5: Mecanismo para mejorar la atción al ciudadano subcomponte/ Estructura administrativa y direccionamito estratégico Actividades meta o producto responsable fecha programada Definir e implemtar plan de acción para la vigcia para soportar el cumplimito de la resolución 3465 del 31 de diciembre de 2015 respecto al componte de atción al ciudadano Documtar e implemtar los s y que permitan mejorar y normalizar la comunicación de los requerimitos y los consolidados de los análisis de atción al ciudadano ante la rectoría, rdición de cutas Plan de acción Proceso y documtados Secretaria Geral Secretaria Geral 30/04/2016, 30/12/ /06/16

18 subcomponte/ Fortalecimito de los canales de atción 2.1. Talto humano 3.1. Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 5: Mecanismo para mejorar la atción al ciudadano Actividades meta o producto responsable fecha programada Adecuación de la infraestructura física y de comunicaciones para el área de atción al ciudadano del instituto 2.2. Fortalecer los canales de atción al ciudadano Fortalecer las competcias de servidores públicos que atid directamte al ciudadano instalaciones adecuadas Línea telefónica, fortalecimito del de atción e implemtación de la vtanilla única, implemtación de numero único de radicado de PQRS Programa desarrollado de capacitación de Funcionarios de atción al ciudadano, vice rectorías misionales que interactúa con el ciudadano de forma directa el Instituto Secretaria Geral Secretaria Geral Secretaria Geral y Talto Humano 30/09/16 30/08/16 Durante toda la vigcia de acuerdo al cronograma del plan de capacitación.

19 Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 5: Mecanismo para mejorar la atción al ciudadano subcomponte/ Normativo y procedimtal 3.2. Actividades meta o producto responsable fecha programada Formular y desarrollar plan de capacitaciones temáticas de mejoramito de atción al ciudadano, normatividad y medición 4.1. Definición de protocolos de atción al ciudadano Publicar informes trimestrales de PQRD y de solicitudes de información Desarrollo de una herramita de caracterización del ciudadano Funcionarios capacitados temáticas de mejora la atción al ciudadano manual de atción al ciudadano institucional normalizado Informes Trimestrales PQRS de Referte documtal para la caracterización normalizado Talto Humano Secretaria Geral Secretaria Geral Secretaria Geral Durante toda la vigcia de acuerdo al cronograma del plan de capacitación. 15/05/16 durante los 5 días siguites hábiles de cada trimestre 30/06/216

20 subcomponte/ Relacionamito con el ciudadano Plan de anticorrupción y de atción al ciudadano componte 5: Mecanismo para mejorar la atción al ciudadano Actividades meta o producto responsable fecha programada Caracterizar a los ciudadanos, usuarios y grupos de interés de la escuela expectativas y pertincia de los servicios ofertados por la institución. Hacer medición de percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y acceso de la oferta institucional y la atción prestada y gerar informe semestral. informe de caracterización de ciudadano y grupos de interés anual Informe percepción ciudadano de del Secretaria Geral Secretaria Geral 30/08/16 30/08/16