MANUAL DE USO APLICACIÓN SISTEMA DE VENTAS

Transcripción

1 Página 1 de 64 MANUAL DE USO Aplicación: SISTEMA DE VENTAS Versión: 3.0 Fecha Versión: Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Alberto Berrios / Programador Felipe Paredes / Analista de Sistema Nestor Namuncura / Jefe de TI Firma Fecha

2 Página 2 de 64 INDICE INDICE REQUISITOS... 5 SELECCIÓN DE PROYECTO... 6 MENU->VIVIENDAS... 8 MENU VIVIENDAS EXAMINAR... 8 MENU VIVIENDAS EXAMINAR NUEVA VIVIENDA... 8 MENU VIVIENDAS EXAMINAR LISTADO DE VIVIENDAS... 9 MENU VIVIENDAS EXAMINAR VER VIVIENDA... 9 MENU VIVIENDAS EXAMINAR MODIFICAR MENU VIVIENDAS EXAMINAR ELIMINAR MENU VIVIENDAS CARGA MASIVA MENU->COTIZACIONES MENU COTIZACIONES EXAMINAR MENU COTIZACIONES NUEVA COTIZACION MENU COTIZACIONES LISTADO DE COTIZACIONES MENU COTIZACIONES LISTADO DE VIVIENDAS DISPONIBLES MENU->CONTRATOS MENU CONTRATOS EXAMINAR MENU CONTRATOS BUSCAR MENU CONTRATOS NUEVO CONTRATO MENU CONTRATOS EXAMINAR LISTADO DE CONTRATOS MENU CONTRATOS EXAMINAR VER CONTRATO MENU CONTRATOS EXAMINAR BITACORA MENU CONTRATOS EXAMINAR BITACORA NUEVO EVENTO... 24

3 Página 3 de 64 MENU CONTRATOS EXAMINAR IMPRIMIR MENU CONTRATOS EXAMINAR MODIFICAR MENU CONTRATOS EXAMINAR ELMINAR MENU->COBRANZA MENU COBRANZA ENVIO A COBRANZA MENU COBRANZA COBRANZA FLUJO MENU COBRANZA VALE VISTA MENU REPORTES MENU->ESCRITURACIÓN MENU->ESCRITURACIÓN->LISTADO DE REPORTES RESUMEN ESTADO DE RESERVAS CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (DEPARTAMENTOS) CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (ESTACIONAMIENTOS) CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (BODEGA) CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (DEPARTAMENTO) CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (ESTACIONAMIENTO) CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (BODEGA) CLIENTES EN PROCESO DE POSTULACION A SUBSIDIO CLIENTES CON FONDO SOLIDARIO CLIENTES CON FONDO SOLIDARIO JULIO CLIENTES CON SUBSIDIO MENU->ESCRITURACION->CONTROL MENU->PAGOS MENU->PAGOS->BUSCAR CLIENTE MENU->PAGOS->RESULTADO MENU->PAGOS->GENERAR PAGO EN EFECTIVO MENU->PAGOS->GENERAR PAGO CON DOCUMENTO... 47

4 Página 4 de 64 MENU->PAGOS->DESEA IMPRIMIR MENU->PAGOS->COMPROBANTE MENU->PAGOS->REPORTE COMPROBANTES CONTABILIZADOS FOLIOS SIN CONTABILIZAR MENU PAGOS MANTENEDOR CUENTAS CONTABLES MENU PAGOS SOFTLAND MANTENEDORES DEL SISTEMA MENU WEB MANTENEDORES MENU-> MANTENEDORES ->LISTAR PROYECTOS MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->NUEVO PROYECTO MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->BUSCAR PROYECTO MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->EDITAR PROYECTO MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR EQUIPAMIENTO MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR SEGURIDAD MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR ENTORNO MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR FOTOS MENU-> MANTENEDORES ->COTIZACIONES WEB MENU-> MANTENEDORES ->LISTADO COTIZACIONES WEB MENU-> MANTENEDORES ->CODIGO DE DESCUENTO MENU->CARTOLA VB RESPONSABILIDADES TODO EL PERSONAL DEL GRUPO MAESTRA: REGISTROS ANEXOS... 64

5 Página 5 de 64 REQUISITOS Para la instalación del sistema se deben tener los siguientes componentes y configuraciones en el servidor, de esta forma podrá obtener un óptimo rendimiento y funcionamiento de este. Servidor Linux Web o PHP o Apache 2.0 Configuración Importante: Establecer las variables Globales en ON o Servicio FTP o Permisos de carpeta 777 Servidor Linux Base de Datos o Mysql 5.0 Servidor Windows 2008 Softland o SQL Server 2008

6 Página 6 de 64 SELECCIÓN DE PROYECTO Se despliega el listado de proyectos asignados al usuario, ingresando al realizar un click en la imagen del logo de un proyecto en que se trabajará. Una vez seleccionado el proyecto se podrá acceder al menú del sistema (según perfil de usuario) para trabajar estando dentro del proyecto. Si se requiere trabajar en otro proyecto, se puede cambiar la selección en el selector de proyectos superior.

7 Página 7 de 64 Al ingresar se despliega un reporte consolidado del número de escrituraciones realizadas por proyecto, divididas las cantidades a lo largo del tiempo, tanto por años como por los meses del año en curso.

8 Página 8 de 64 MENU->VIVIENDAS MENU VIVIENDAS EXAMINAR Se despliega el listado de todas las viviendas pertenecientes al proyecto, previamente seleccionado en el Menú Principal. MENU VIVIENDAS EXAMINAR NUEVA VIVIENDA Mediante formulario se llenan los campos respectivos de la vivienda y graban los datos presionando en el botón Grabar.

9 Página 9 de 64 MENU VIVIENDAS EXAMINAR LISTADO DE VIVIENDAS Se vuelve al listado principal de viviendas, presentado anteriormente. MENU VIVIENDAS EXAMINAR VER VIVIENDA Primero debe seleccionar una vivienda del listado. Luego muestra el formulario presentado anteriormente con toda la información referente a la vivienda seleccionada.

10 Página 10 de 64 MENU VIVIENDAS EXAMINAR MODIFICAR En este formulario se presenta en detalle las características pertenecientes a la vivienda seleccionada, donde se pueden modificar los campos exceptuando el ítem precio, el cual permanece bloqueado.

11 Página 11 de 64 MENU VIVIENDAS EXAMINAR ELIMINAR Esta opción permite eliminar la vivienda del proyecto, siempre y cuando no esté reservada por algún cliente antes. Además este botón se encuentra habilitado solo para el perfil de Administrador.

12 Página 12 de 64 MENU VIVIENDAS CARGA MASIVA En este módulo se cargan masivamente los datos de las viviendas pertenecientes al proyecto seleccionado. Se carga una planilla mediante un archivo Excel guardado en formato CSV delimitado por comas. Se debe respetar el orden de las columnas especificadas para que la carga masiva de los datos pueda realizarse correctamente. Planilla Excel Guardar como Tipo CSV

13 Página 13 de 64 Carga de datos: Para finalizar con el proceso, se debe presionar en el botón Cargar Viviendas, esto copiara los datos del archivo Excel hacia la base de datos del sistema. Finalmente Se desplegara en pantalla la planilla subida mediante archivo Excel

14 Página 14 de 64 MENU->COTIZACIONES MENU COTIZACIONES EXAMINAR Se despliega el listado de todas las cotizaciones asociadas al proyecto, previamente seleccionado en el Menú Principal. Se puede filtrar la cotización deseada presionando el botón buscar, habiendo ingresado el Rut del cliente o el folio de la cotización. MENU COTIZACIONES NUEVA COTIZACION Para realizar el ingreso de una nueva cotización, se debe primeramente completar la ficha del cliente. Si se ingresa el RUT de un cliente que ya exista en la base de datos, todos sus datos serán desplegados en la ficha, los que podrían eventualmente ser modificados.

15 Página 15 de 64 Una vez terminado este ingreso se presiona el botón inferior [GRABAR CLIENTE], e inmediatamente se pasa a la selección de la propiedad a cotizar.

16 Página 16 de 64 Una vez ubicada la propiedad se selecciona presionando el botón [Cotizar]. Inmediatamente se muestra una interfaz que recibirá los datos de la forma de financiamiento para así calcular de manera referencial el dividendo a cancelar por el cliente. En esta interfaz podrá ingresar montos o porcentajes de descuento, gastos operacionales, subsidios, ahorros, tasas de interés, plazos y reservas, e inmediatamente se desplegará en la parte inferior un monto referencial en UF y pesos (a la UF del día). Presionando el botón [Grabar Cotización], se cierra esta ventana y la propiedad cotizada es desplegada en los registros de cotizaciones del cliente. En este instante se presentan 3 botones activos que se pueden seleccionar botón [AGREGAR]: Abre la ventana de selección de propiedades para seleccionar una propiedad y agregarlo al folio de cotización existente.

17 Página 17 de 64 [Imprimir]: Abre la descarga de la cotización en un archivo en formato PDF para su correspondiente impresión.

18 Página 18 de 64 [Editar]: Este botón permite editar (modificar), los datos de financiamiento de la línea correspondiente. MENU COTIZACIONES LISTADO DE COTIZACIONES Vuelve a mostrar el listado de todas las cotizaciones asociadas al proyecto, tal como se mostro al comienzo del módulo cotización. MENU COTIZACIONES LISTADO DE VIVIENDAS DISPONIBLES

19 Página 19 de 64 Consiste en una interfaz de consulta rápida de las propiedades disponibles. Mediante filtros su finalidad es poder entregar en forma rápida la disponibilidad de propiedades según ciertos patrones de búsqueda. Los filtros son, item Piso, tipo, Mts2 y Valor. Los que al cambiar su selección, cambia el contenido del listado.. En la figura superior se pueden ver las propiedades disponibles de 3 dormitorios.

20 Página 20 de 64 MENU->CONTRATOS MENU CONTRATOS EXAMINAR Se despliega el listado de todos los contratos realizados en el proyecto. Se puede buscar el contrato deseado presionando el botón buscar, habiendo ingresado el Rut, el nombre del cliente o folio de contrato.

21 Página 21 de 64 MENU CONTRATOS BUSCAR MENU CONTRATOS NUEVO CONTRATO Permite ingresar los nuevos contratos, donde se completarán la información del comprador, de la propiedad, financiamiento, pactación de cuotas y generación de documentación. Primeramente se debe seleccionar la propiedad, luego se debe indicar el cliente, ingresando el R.U.T. (sin incluir el digito verificador). Si el cliente se encuentra en las bases de datos de las cotizaciones, aparecerá su nombre. Si esto no ocurriese se deberá ingresar la ficha del cliente por la opción COTIZACION/NUEVA, bastando solo con grabar la ficha del cliente.

22 Página 22 de 64 La parte del financiamiento corresponde al ingreso de los datos del subsidio, libreta, reserva, pie y gastos administrativos. Si existiesen errores en algunos de los datos de financiamiento estos se indicarán al momento de presionar [Guardar]

23 Página 23 de 64 MENU CONTRATOS EXAMINAR LISTADO DE CONTRATOS Acá el sistema nos mostrara el listado de todos los contratos asociados al proyecto. MENU CONTRATOS EXAMINAR VER CONTRATO Acá el sistema nos mostrara el detalle de un contrato que haya sido seleccionado.

24 Página 24 de 64 MENU CONTRATOS EXAMINAR BITACORA Acá el sistema nos mostrara la bitácora del cliente, en la cual se pueden crear los diferentes eventos del proceso de compra de un departamento. MENU CONTRATOS EXAMINAR BITACORA NUEVO EVENTO Acá el sistema desplegara un formulario en el cual se le ingresara un nuevo evento a la a la bitácora, para finalizar damos clic en "Guardar Evento".

25 Página 25 de 64 MENU CONTRATOS EXAMINAR IMPRIMIR Acá el sistema nos mostrara las impresiones que se pueden realizar para un contrato determinado, tenemos los siguientes documentos: - Reserva y compromiso de compra. - Compromiso ingreso reserva. - Original Oferta y compromiso de compra. - Cartola Cliente.

26 Página 26 de 64

27 Página 27 de 64

28 Página 28 de 64

29 Página 29 de 64

30 Página 30 de 64

31 Página 31 de 64 MENU CONTRATOS EXAMINAR MODIFICAR Acá el sistema nos desplegara un formulario muy parecido al de ingreso de contrato con la diferencia que aquí se modificaran los datos de un contrato ya ingresado. MENU CONTRATOS EXAMINAR ELMINAR Acá el sistema nos desplegara un formulario muy parecido al de ingreso y modificación de contrato con la diferencia que aquí se anula un contrato.

32 Página 32 de 64 MENU->COBRANZA MENU COBRANZA ENVIO A COBRANZA El primer paso es el envío a cobro, de los conceptos Subsidio, Ahorro,Credito y Ctdo.c/Instrucciones Para ello se debe seleccionar alguna de las 4 opciones. Se despliegan los contratos que ya tengan en su Bitácora el evento Envío a notaria para Cierre y Copia

33 Página 33 de 64 Luego se realiza el proceso de ingresar los conceptos Subsidio, Ahorro,Credito y Ctdo.c/Instrucciones Para ello se debe seleccionar alguna de las 4 opciones

34 Página 34 de 64 MENU COBRANZA COBRANZA FLUJO Muestra los flujos de cobranza

35 Página 35 de 64 MENU COBRANZA VALE VISTA Muestra el listado de vale vistas entregadas con instrucción Notarial, estos permanecen en notaría.

36 Página 36 de 64 MENU REPORTES Se despliega un listado de categorías, estas clasifican las diferentes áreas en que se muestran los reportes. Realizando click en cada una de ellas, se listan los reportes asociados. MENU->ESCRITURACIÓN Esta pantalla consiste en una serie de reportes de los clientes, detallando el estado en que se encuentran las distintas reservas realizadas en el proyecto.

37 Página 37 de 64 MENU->ESCRITURACIÓN->LISTADO DE REPORTES

38 Página 38 de 64 RESUMEN ESTADO DE RESERVAS VER DETALLE

39 Página 39 de 64 CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (DEPARTAMENTOS) CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (ESTACIONAMIENTOS)

40 Página 40 de 64 CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (BODEGA) CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (DEPARTAMENTO)

41 Página 41 de 64 CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (ESTACIONAMIENTO) CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (BODEGA)

42 Página 42 de 64 CLIENTES EN PROCESO DE POSTULACION A SUBSIDIO CLIENTES CON FONDO SOLIDARIO

43 Página 43 de 64 CLIENTES CON FONDO SOLIDARIO JULIO 2010 CLIENTES CON SUBSIDIO

44 Página 44 de 64 MENU->ESCRITURACION->CONTROL Al seleccionar los filtros, lista la información solicitada.

45 Página 45 de 64 MENU->PAGOS MENU->PAGOS->BUSCAR CLIENTE MENU->PAGOS->RESULTADO

46 Página 46 de 64 Permite ingresar los pagos de cuotas pactadas sean estas de reservas, gastos operacionales u otros items. Una vez presionado se entra a la interfaz de ingreso de pagos. Esta muestra el resumen de los items comprometidos a cancelar en cuotas indicando el saldo pendiente de pago en UF. Cada contrato asociado al cliente se despliega en un botón en la parte superior, con el propósito de ver y eventualmente pagar items de estos contratos. Para pagar por ejemplo una cuota de gastos operacionales debe presionar icono con la imagen de un ojo y se desplegará en la parte inferior el detalle de las cuotas pactadas del ítem.

47 Página 47 de 64 MENU->PAGOS->GENERAR PAGO EN EFECTIVO MENU->PAGOS->GENERAR PAGO CON DOCUMENTO

48 Página 48 de 64 Cada cuota esta seguida inmediatamente de su cancelación, y cada cancelación tiene 2 opciones (dependiendo del perfil de usuario), [ED] Editar o [X] Eliminar el pago. El botón [$] que es para ingresar el pago, siempre se encontrará en la cuota siguiente al último pago. Al presionar el botón de ingreso de pago [$] se despliega la ventana de ingreso de pago la cual funciona según se encuentra detallado anteriormente. Una vez ingresado el pago puede imprimir en comprobante de ingreso haciendo clic sobre el folio de ingreso que se muestra en el registro del pago. MENU->PAGOS->DESEA IMPRIMIR MENU->PAGOS->COMPROBANTE

49 Página 49 de 64 MENU->PAGOS->REPORTE COMPROBANTES CONTABILIZADOS

50 Página 50 de 64 EXPORTAR A EXCEL FOLIOS SIN CONTABILIZAR

51 Página 51 de 64 EXPORTAR A EXCEL

52 Página 52 de 64 MENU PAGOS MANTENEDOR CUENTAS CONTABLES Agregar el plan de cuenta con todos sus parámetros para poder contabilizar los folios. Una vez agregado el plan de cuenta, podemos visualizar en el listado.

53 Página 53 de 64 Al hacer clic en el botón modificar, se levanta una ventana en donde están todas las opciones para editar el plan de cuenta. Al hacer clic en el botón eliminar, pregunta si realmente quiere eliminar el plan de cuenta.

54 Página 54 de 64 MENU PAGOS SOFTLAND Una vez dentro, seleccionar el tipo de contabilización e ingresar el folio a buscar, luego hacer clic en el botón. Seleccionar el folio buscado.

55 Página 55 de 64 Al hacer clic en el botón Ajuste Monetario se desplaza una ventana con los campos, para agregar el plan de cuenta del ajuste.

56 Página 56 de 64 MANTENEDORES DEL SISTEMA Se mantienen usuarios del sistema, con sus accesos y perfiles respectivos, además se puede crear un proyecto nuevo o editar sus características, así como también los modelos asociados a las viviendas del proyecto. Existe además la opción de mantener los valores diarios de la UF. Se pueden asociar a cada supervisor de ventas que proyectos tienen a su cargo. MENU WEB MANTENEDORES MENU-> MANTENEDORES ->LISTAR PROYECTOS.