Word y el Web WORD IV LECCIÓN N 4. Una vez completada esta lección, podrá:

Transcripción

1 1 Word y el Web Una vez completada esta lección, podrá: Enviar un documento como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico. Ver un documento en Vista previa de la página Web. Guardar un documento de Word como una página Web. La mayoría de los documentos que se crean para uso profesional y personal están compuestos principalmente por texto, si bien se les agrega algunos gráficos para proporcionar información visual y conseguir un efecto atractivo. Durante años, Microsoft Word ha sido y continúa siendo la herramienta de software más popular para crear estos documentos. Sin embargo, en los últimos años otro tipo diferente de documento ha ido adquiriendo popularidad. A medida que Internet sigue ganando popularidad, cada vez más personas desean crear documentos que puedan verse en el Web, el término utilizado para describir la tecnología que ofrece texto, gráficos, sonido e incluso vídeo en Internet. Aunque estas capacidades multimedia se utilizan ampliamente en sitios Web de todo el mundo, la mayoría de los documentos Web siguen estando compuestos principalmente por texto y gráficos. Entonces, tiene sentido utilizar Microsoft Word 2002 para crear documentos Web. En las versiones anteriores de Word podía convertir sus documentos de Word en documentos Web, denominados páginas Web. Los documentos Web utilizan un sistema de codificación denominado HTML (Lenguaje de marcado de hipertexto) para dar formato al texto y a los gráficos de la pantalla. El sistema de formato del texto y de los gráficos utilizado por Word para mostrar e imprimir documentos es mucho más sofisticado. Por tanto, con esta versiones anteriores Word tenía que convertir gran parte del complejo formato de texto y de gráficos de los documentos de Word a un formato HTML más básico. Con frecuencia, las páginas Web que se creaban como documentos de Word no tenían nada que ver con los originales. Afortunadamente, el formato HTML ha evolucionado rápidamente en los últimos años, al igual que Word. Con Word 2002 puede guardar sus documentos de Word como páginas Web con poca o ninguna pérdida de formato. Además, Word dispone de muchas funciones adicionales que lo convierten en una herramienta útil cuando se trabaja con el Web. Incluso puede enviar documentos de Word como mensajes de correo electrónico sin necesidad de salir de Word. En esta lección aprenderá a utilizar estas y otras funciones Web proporcionadas por Word. Aprenderá a guardar un documento de Word como una página Web

2 2 y a enviar un documento de Word como datos adjuntos de correo electrónico o como un mensaje de correo. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Brochure 10 de la carpeta Lesson10 que hay en la carpeta Practice del disco duro. Este documento hace publicidad de los servicios de Contoso, Ltd. Adjuntará el documento a un mensaje de correo electrónico y lo enviará a un posible cliente. Como el administrador Web de la compañía desea publicar el folleto en la página Web de la empresa, también guardará el folleto como un documento HTML (Web). Envío de un documento como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico Los documentos pueden enviarse fácilmente por desde Word. es un término abreviado en inglés para indicar correo electrónico. Mediante un programa de correo electrónico (como Microsoft Outlook o Microsoft Outlook Express) puede enviar un mensaje electrónico o un documento a otra persona a través de Internet. El destinatario debe tener también un programa y una dirección de correo electrónico (un identificador único de correo electrónico). Puede enviar un documento como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico o bien Word puede convertir el documento a un formato que los programas de correo electrónico puedan leer, en cuyo caso el documento se convertirá en el cuerpo del mensaje de correo. Un dato adjunto es un archivo que puede enviarse como parte de un mensaje de correo electrónico. Cuando un destinatario recibe el mensaje de correo, puede abrir y ver el archivo adjunto en Word. Sugerencia Puede crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico. Cuando haga clic en un hipervínculo a una dirección de correo, el explorador Web creará un mensaje de correo con la dirección correcta en el cuadro Para. Debe tener instalado un programa de correo electrónico para poder enviar un mensaje mediante este tipo de hipervínculo. Para crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico, escriba la dirección en el documento y presione Entrar o la barra espaciadora. Word convertirá en un hipervínculo la dirección que usted haya escrito. Por ejemplo, si escribe alguien@ejemplo.com y presiona la barra espaciadora, Word creará ese hipervínculo. Para enviar un documento como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico, abra el documento que desee enviar y, si es necesario, conéctese a Internet. En el menú Archivo, seleccione Enviar a y haga clic en Destinatario de correo (como datos adjuntos). Al hacer clic en Destinatario de correo se abrirá Outlook, Outlook Express o el programa de correo electrónico predeterminado

3 3 de su equipo. Escriba el nombre del destinatario en el cuadro Para, escriba un mensaje en el cuadro del mensaje y haga clic en el botón Enviar.

4 4 Si hace clic en el botón Correo electrónico y después decide que no desea enviar el documento de Word como un mensaje de correo, haga clic de nuevo en el botón Correo electrónico para que desaparezca la ventana de mensaje. También puede enviar un documento de Word como el contenido de un mensaje de correo, en lugar de enviarlo como datos adjuntos. Para ello, abra el documento que desee enviar y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Correo electrónico. Word convertirá el documento en un mensaje de correo electrónico, que está codificado en formato HTML. Aparecerá una ventana de mensaje para que pueda poner la dirección y enviar el mensaje de correo electrónico. El destinatario no tiene que abrir un dato adjunto para leer el mensaje; sin embargo, si el documento que envió tiene algún formato que no se puede convertir a HTML, puede que el documento del destinatario no tenga la apariencia que usted deseaba. Por eso, es conveniente enviar los documentos como datos adjuntos para que no se pierda ningún formato durante la conversión. Si intenta enviar un documento de Word como un mensaje de correo y contiene caracteres que no se pueden convertir a HTML, Word mostrará un cuadro de diálogo donde se le pide que especifique el juego de caracteres (todos los caracteres alfabéticos, numéricos y especiales disponibles en una función o en un programa en concreto) que se utilizará cuando se envíe el mensaje. El director de marketing de Contoso, Ltd. decidió enviar el folleto de la compañía a algunos clientes potenciales como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico. En este ejercicio enviará el folleto como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico. 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. 2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el icono correspondiente al disco duro, haga doble clic en la carpeta Practice y, después, haga doble clic en la carpeta Lesson10. El contenido de la carpeta Lesson10 aparecerá en el cuadro de diálogo Abrir. 3 Haga doble clic en el archivo Brochure 10. Se cerrará el cuadro de diálogo Abrir y el archivo Brochure 10 aparecerá en la ventana de Word. 4 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como y guarde el documento en la carpeta Lesson10 como Brochure 10 Modificado. Word guardará el documento.

5 5 5 En el menú Archivo, seleccione Enviar a y haga clic en Destinatario de correo (como datos adjuntos). Se iniciará el programa de correo electrónico predeterminado de su equipo. Cuando envíe un mensaje de correo electrónico a alguien@ejemplo.com, recibirá una respuesta de Microsoft. 6 En el cuadro Para, escriba alguien@ejemplo.com. La apariencia de la ventana depende del programa de correo electrónico que utilice. El texto de la primera línea de los datos adjuntos se inserta automáticamente en el cuadro Asunto. La primera línea de texto suele ser el título del documento y puede ser un asunto descriptivo. En este caso, como el título del documento es un objeto de WordArt, Word insertó el subtítulo como asunto. Se introducirá la dirección de correo electrónico del cliente. 7 Seleccione el texto del cuadro Asunto y escriba Folleto de Contoso, Ltd.

6 6 8 Haga clic en el área de mensaje y escriba Según nuestra conversación, aquí le envío un folleto en el que se describen los servicios que ofrece Contoso, Ltd. La apariencia de la ventana depende del programa de correo electrónico que utilice. 9 En la ventana de correo electrónico, haga clic en el botón Enviar. Siga las instrucciones que indique su programa de correo para enviar el mensaje. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.