DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS TECNICOS NORMATIVOS DE GESTION INSTITUCIONAL INDICE

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3 DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS TECNICOS NORMATIVOS DE GESTION INSTITUCIONAL INDICE Pág. Nº I II III IV V OBJETIVOS BASE LEGAL AMBITO DE APLICACIÓN DEFINICIONES DISPOSICIONES ESPECIFICAS 5.1 SECUENCIA DE FORMULACION DE LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS NORMATIVOS DE GESTION INSTITUCIONAL 5.2 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 5.3 CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL 5.4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 5.5 MANUAL GENERAL DE PROCESOS 5.6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5.7 TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VI VII VIII IX RESPONSABILIDADES DISPOSICIONES FINALES APÉNDICE Análisis Funcional ANEXOS

4 DIRECTIVA N MINSA/OGPP - V.02 DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS TECNICOS NORMATIVOS DE GESTION INSTITUCIONAL I. OBJETIVOS Establecer las normas de carácter técnico, criterios y procedimientos para la elaboración, aprobación, revisión y modificación del Reglamento de Organización y Funciones, Cuadro para Asignación de Personal, Manual de Organización y Funciones, Manual General de Procesos, Manual de Procesos y Procedimientos y Texto Único de Procedimientos Administrativos de las entidades comprendidas en el alcance de la presente Directiva. Facilitar el establecimiento de los objetivos funcionales, las funciones generales, la estructura orgánica, los cargos necesarios, las funciones y requisitos de los cargos, los componentes e interrelaciones de los procesos organizacionales y los procedimientos, de las entidades comprendidas en el alcance de la presente directiva, que coadyuve al establecimiento de un adecuado control interno. II. BASE LEGAL La aplicación de la presente Directiva se sujeta a lo prescrito en las siguientes normas: - Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. - Ley Nº Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. - Ley Nº Ley de Procedimiento Administrativo General - Decreto Supremo Nº SA Aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. - Decreto Supremo Nº SA Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud y modifica el Reglamento de la Ley Decreto Supremo Nº PCM Lineamientos para la formulación y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal CAP, de la Instituciones de la Administración Pública. - Decreto Legislativo N Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. - Decreto Supremo N PCM - Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa. - Decreto Supremo N PCM - Disposiciones referidas a la transferencia de funciones desempeñadas por el INAP. - Resolución Jefatural Nº INAP/DNR Aprueba la Directiva N INAP/DNR - Normas para la Formulación del Manual de Organización y Funciones. - Resolución Jefatural Nº INAP/DNR - Aprueba la Directiva Nº INAP/DNR Lineamientos Técnicos para Formular los Documentos de Gestión en un Marco de Modernización Administrativa. - Resolución Ministerial Nº /MINSA Aprueba Disposiciones Complementarias para la elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal. 3

5 - Resolución Ministerial Nº /MINSA Aprueba los Lineamientos para la Adecuación de la Organización de las DIRESAS en el marco del Proceso de Descentralización. III. AMBITO DE APLICACIÓN La presente Directiva es de observancia obligatoria por los órganos y unidades orgánicas del Ministerio de Salud y sus órganos desconcentrados, así como por las entidades y órganos que mantienen dependencia técnica y funcional del Ministerio de Salud en el ámbito nacional, los mismos que en adelante se denominarán con el término de entidades. La presente directiva es de aplicación por los organismos públicos descentralizados del Ministerio de Salud en lo que sea pertinente según las normas vigentes. IV. DEFINICIONES 4.1 Reglamento de Organización y Funciones (ROF).- Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene la visión, misión, las funciones generales de la Entidad y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades. 4.2 Cuadro para Asignación de Personal (CAP).- Documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en el ROF. 4.3 Manual de Organización y Funciones (MOF).- Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, responsabilidades, atribuciones, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos. 4.4 Manual General de Procesos.- Es el documento técnico normativo de gestión que establece los objetivos funcionales generales y específicos de los procesos organizacionales, los usuarios externos e internos, los responsables del diseño, rediseño y mejoramiento continuo de los procesos, subprocesos y actividades de ámbito sectorial e institucional, así como sus interrelaciones, metodologías y otros componentes. 4.5 Manual de Procesos y Procedimientos.- Es un documento técnico de sistematización normativa que contiene la descripción detallada de la secuencia de acciones que se siguen para la ejecución de los procesos organizacionales, en el nivel de sub procesos o actividades, en los que interviene una o más unidades orgánicas. El Manual incluye los cargos o puestos de trabajo que intervienen, precisando sus responsabilidades y participación y contiene modelos de formatos, documentos e instrucciones para la automatización del flujo de información y para el uso de máquinas o equipos a utilizar en caso necesario y cualquier otro documento o información como dato necesario para el correcto desempeño del procedimiento. 4

6 4.6 Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).- Es un documento que contiene toda la información relativa a los procedimientos y trámites administrativos que el público usuario debe realizar para obtener alguna información o servicio de las entidades públicas. 4.7 Análisis Funcional.- Es el estudio situacional de las funciones específicas de los cargos y procedimientos, así cómo su diseño o rediseño, en el marco de la normatividad vigente. V. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 5.1 Secuencia de Formulación de los Documentos Técnicos Normativos de Gestión El diseño de la organización de las entidades se establece y describe en los documentos de gestión institucional. Las entidades podrán desarrollar la secuencia de formulación de los documentos técnicos normativos de gestión institucional de la siguiente forma: a) Formulación y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF). b) Formulación y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) en base al ROF. c) Formulación y aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF), en base al ROF y al CAP. d) Formulación y aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos, en base al ROF, CAP y MOF. e) Formulación y aprobación del TUPA, en base al Manual de Procesos y Procedimientos y Dispositivos Legales vigentes. El Manual General de Procesos, se formula en base a la Ley del Ministerio de Salud y su Reglamento. Como actividad previa a la formulación de los documentos de gestión señalados, las Entidades deberán desarrollar el análisis funcional, en el marco de los lineamientos de política sectorial, la visión y misión, los objetivos estratégicos establecidos en el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud y la normatividad que sea aplicable. Los documentos de gestión podrán elaborarse en forma simultánea, como por ejemplo el ROF/CAP y el CAP/MOF siendo posible que previamente al CAP se elabore el MOF tal cómo se muestra en el Gráfico N 1 que ilustra esta secuencia para su mejor comprensión. La aprobación de los documentos de gestión debe seguir la secuencia que se enuncia en los literales del a) a la e) 5

7 PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEAMIENTO POLITICAS SECTORIALES ESTRATÉGICO VISIÓN, POLITICAS OBJETIVOS SECTORIALES ESTRATEGICOS VISIÓN, OBJETIVOS ESTRATEGICOS LEY Nº LEY DEL MINISTERIO DE SALUD Y SU REGLAMENTO MARCO NORMATIVO GENERAL Insumos ANÁLISIS ANÁLISIS FUNCIONAL FUNCIONAL Levantamiento de información de funciones del personal y procedi mientos Levantamiento Rediseño de funciones de información de los cargos de funciones y comparación del personal con y las procedimientos funciones actuales Desagregación de objetivos funcionales y comparación con las funciones actuales Desagregación Rediseño de Procedimientos de objetivos funcionales y comparación con las funciones actuales Rediseño de funciones de los cargos y comparación con las funciones actuales Rediseño de Procedimientos Formulación y Formulación y aprobación del aprobación del CAP Formulación y aprobación Formulación del y ROF aprobación del ROF Ley Ley Ley Ley del del Ministerio Ministerio de de Salud Salud Formulación Formulaón yy aprobación del MOF MOF Formulación Formulación y aprobación aprobación del del Manual Manual General General de de Procesos Procesos Formulación y Formulación y aprobación del aprobación del Manual de Procesos y Manual de Procesos y Procedimientos Procedimientos Formulación Formulación y aprobación aprobación del del TUPA TUPA Grafico 1 Etapas para normalizar el diseño organizacional de las Entidades FASE BASICA DE ORGANIZACIÓN 6

8 5.2 Reglamento de Organización y Funciones (ROF) Finalidad del ROF Establecer formalmente la organización necesaria que oriente los esfuerzos para lograr la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad Fuentes de Información. El ROF se elabora según la normatividad vigente que sea aplicable, los lineamientos de política sectorial, el planeamiento estratégico y la evaluación de la organización vigente de la entidad. Son fuentes de información lo siguiente: Lineamientos de política nacional. Lineamientos de política sectorial. Plan estratégico de la entidad. Documentos de gestión previos. Evaluación de los planes estratégicos previos. Evaluación del desempeño organizacional de la organización vigente. Inventario de procesos y procedimientos. Análisis funcional de procesos Utilidad del ROF El ROF formaliza la organización de la entidad y se constituye en un instrumento de gestión para el cumplimiento de metas y la obtención de resultados orientados a satisfacer las necesidades del usuario Criterios para la elaboración del ROF Las entidades deberán elaborar y aprobar el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), según las disposiciones establecidas en los Lineamientos para la elaboración y aprobación de los Reglamentos de Organización y Funciones por parte de las Entidades de la Administración Pública, aprobado por Decreto Supremo Nº PCM, y complementariamente deberá tenerse en cuenta los siguientes criterios: (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) a) Para la identificación de funciones: Las funciones identificadas (o que se desarrollan) deben guardar estricta relación con el logro, de los objetivos y garanticen el logro de la misión y la visión de la entidad. Las funciones a establecer o determinar deben tener estricta relación con el: rol, marco estratégico, análisis situacional de salud, políticas y prioridades sanitarias de la entidad. Considerar los procesos fundamentales de la atención de salud de las personas, la oferta y la demanda de servicios de salud. Considerar los procesos fundamentales de cada una de las unidades orgánicas y funcionales según la naturaleza de la entidad. 7

9 Articular los procesos de los órganos de dirección, asesoría, apoyo y de línea. Articular los procesos del sistema de información, con el gobierno nacional, regional, local e intersectoriales vinculados. b) Ordenar las funciones de cada unidad orgánica de acuerdo a su complejidad, alcance e importancia. c) La función debe ser susceptible de ser programada, asignada, verificarse su logro o resultado para el usuario interno o externo según corresponda. d) Las funciones deben ser redactadas, considerando las siguientes indicaciones: Usar el verbo principal en infinitivo, no explicar el cómo se realizará la función. Usar términos o expresiones concretas u objetivas (evidenciables), evitando las ambiguas y subjetivas, así como el uso de adjetivos y calificativos (óptimo, eficaz, eficiente, de calidad, excelente). En los casos que la función se relacione con producir documentos, productos, etc., se debe precisar en la función el propósito de conocer o entregar el citado producto o documento específico. No se debe hacer mención en el ROF a denominaciones de cargos, ni funciones de los mismos, pues ellos se establecen, en el CAP y en el MOF, excepto las atribuciones y responsabilidades del Titular de la Entidad o del cargo que lo reemplace. Considerar que el ROF debe ser entendido por el personal y la población, que no necesariamente, domina términos técnicos, de manera que se comprenda el sentido de la norma con total transparencia y pueda exigir su cumplimiento. e) La estructura orgánica, se establece de la siguiente forma: En el Ministerio de Salud hasta el tercer nivel organizacional En las Direcciones de Salud de Lima y Callao, las Direcciones de Red de Salud y Hospitales nivel II-1 (Baja Complejidad), se deberá considerar preferentemente hasta el segundo nivel organizacional. En las Direcciones Regionales de Salud, Direcciones de Red de Salud y Hospitales II-1 (baja Complejidad) se deberá considerar preferentemente hasta el segundo nivel organizacional. En los casos donde las entidades demuestren la necesidad de conformar un tercer nivel organizacional por la especialización, complejidad y volumen de operaciones, deberán presentar la sustentación técnica correspondiente. Los Hospitales de nivel II-2 (Mediana Complejidad), de nivel III-1 (Alta Complejidad) e Institutos Nacionales de nivel III-2, hasta el tercer nivel organizacional. f) Al diseñarse o modificarse la estructura orgánica deberá tenerse en cuenta que una unidad orgánica debe contar como mínimo con seis (6) cargos ocupados para justificar su diseño y existencia. Las excepciones al número mínimo de cargos deberá ser sustentado técnicamente. 8

10 g) Los comités, comisiones y las áreas funcionales o equipos de trabajo, no constituyen unidades orgánicas estructuradas, por lo general no establecen un nivel organizacional ni jerárquico en la cadena de mando. h) Suprimido (R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) Procedimiento para la Formulación y Aprobación de los ROF a. Ministerio de Salud La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, en coordinación con los demás órganos de la entidad deberá formular el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud, en el marco normativo vigente y remitirlo a la Alta Dirección para su aprobación por Decreto Supremo con la opinión previa de la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros. b. Organismos Públicos Descentralizados Los organismos públicos descentralizados deberán de formular su ROF y remitirlo a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud, para el Informe Técnico correspondiente. Los proyectos de ROF deben contar con la opinión técnica favorable de la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros antes de gestionar su aprobación mediante Decreto Supremo. c. Direcciones de Salud y sus Órganos Desconcentrados (Lima y Callao) Las Oficinas de Planeamiento Estratégico o las que hagan sus veces en las Direcciones de Salud, deberán formular el Reglamento de Organización y Funciones, según los lineamientos que apruebe el Ministerio de Salud en coordinación con los demás órganos de la DISA y presentar al Ministerio de Salud, para su aprobación mediante Resolución Ministerial. En los ROF de las DISAS se establecerán e identificarán cómo órganos desconcentrados a los Hospitales nivel III-1 (Alta complejidad de atención de salud) categorizados oficialmente y a las Direcciones de Red de Salud, consideradas en el Registro Oficial de Direcciones de Salud, Redes y Microrredes, a cargo de la Dirección General de Salud de las Personas. Direcciones de Red de Salud Las Oficinas de Desarrollo Institucional o las que hagan sus veces, en las Direcciones de Red de Salud formularán los proyectos de Reglamento de Organización y Funciones, según los Lineamientos que apruebe el Ministerio de Salud y lo presentarán a la Dirección de Salud. La Dirección de Salud que corresponda, evaluará los proyectos de ROF de las Direcciones de Red de Salud de su ámbito jurisdiccional y los presentará a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud con el informe técnico favorable. La Oficina de Organización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, evaluará el proyecto y emitirá el informe respectivo. De contar con la opinión favorable se procederá a la emisión de la Resolución Ministerial, para la continuación de los trámites de aprobación. 9

11 En los ROF de las Direcciones de Red de Salud, se establecerán como órganos desconcentrados, a los Hospitales de Nivel II-2 (mediana complejidad de atención de salud) y a los Hospitales de Nivel II-1 (baja complejidad de atención de salud), según la categorización oficial de los mismos. Hospitales Las Oficinas de Planeamiento Estratégico o los que hagan sus veces en los Hospitales, formularán el proyecto ROF, según los Lineamientos que apruebe el Ministerio de Salud y en coordinación con los demás órganos del Hospital. La Dirección de Salud evaluará los proyectos de ROF de los Hospitales de su ámbito jurisdiccional y de ser procedente los presentará a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud con el informe técnico favorable. La Oficina de Organización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, evaluará el proyecto y emitirá el informe respectivo. De contar con la opinión favorable se procederá a la emisión de la Resolución Ministerial, para la continuación de los trámites de aprobación. d. Institutos Especializados Las Oficinas de Planeamiento Estratégico o las que hagan sus veces en los Institutos Especializados, deberán formular el proyecto ROF, según los Lineamientos que apruebe el Ministerio de Salud y en coordinación con los demás órganos del Instituto. La Oficina de Organización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, evaluará el proyecto y emitirá el informe respectivo. De contar con la opinión favorable se procederá a la emisión de la Resolución Ministerial, para la continuación de los trámites de aprobación. e. Direcciones Regionales de Salud y sus órganos desconcentrados Las Direcciones Regionales de Salud en el marco del proceso de descentralización deberán efectuar la adecuación de su organización, en base a los lineamientos aprobados por el Ministerio de Salud. Las Direcciones Regionales de Salud presentarán los proyectos de ROF, a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud para la evaluación e informe técnico favorable y posteriormente al Gobierno Regional para su aprobación mediante Resolución del Titular. En el ROF de las DIRESAS se establecerá e identificará cómo órganos desconcentrados a las Direcciones de Red de Salud, aprobadas mediante Resolución del Gobierno Regional y al/los Hospital(es) de mayor capacidad resolutiva que se encuentren localizados en la misma ciudad de la Sede de la DIRESA y categorizados según la normatividad vigente. En los ROF de la Dirección de Red de Salud se establecerán e identificarán como órganos desconcentrados a los Hospitales de Nivel II-2 (mediana complejidad de atención de salud) y a los Hospitales de Nivel II-1 (baja complejidad de atención de salud), según la categorización oficial de los mismos. 10

12 Las Direcciones de Red de Salud, que no son unidades ejecutoras, deberán tener en cuenta los siguientes criterios: Las funciones de apoyo administrativo deberán ser integrados en un solo órgano. El Órgano de Control Institucional no será estructurado, las acciones de control serán efectuadas por la DIRESA u otro entidad de la jurisdicción a la cual se le encargue expresamente. Hospitales Las Oficinas de Planeamiento o los que hagan sus veces en los Hospitales formularán el proyecto ROF, según los Lineamientos que apruebe el Ministerio de Salud, en coordinación con los demás órganos del Hospital y las Oficinas de Planeamiento o las que hagan sus veces en la DIRESA. La Dirección Regional de Salud evaluará los proyectos de ROF de los Hospitales de su ámbito jurisdiccional y presentará al Ministerio de Salud con el informe técnico respectivo, La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud efectuará la evaluación y emitirá el Informe técnico favorable que corresponda y devolverá el documento a la Dirección Regional de Salud. La Dirección Regional de Salud, deberá presentar ante el Gobierno Regional el proyecto de ROF para su aprobación correspondiente Implementación del ROF Una vez aprobado el ROF, la Oficina de Planeamiento o quien haga sus veces elaborará el Plan de Implementación, el que será aprobado por el titular de la Entidad y que deberá contener las acciones, responsabilidades y plazos de las actividades que permitan el adecuado proceso de implementación del ROF Procedimiento para la difusión del ROF Aprobado el ROF, las entidades comprendidas en la presente Directiva, deberán efectuar la edición, impresión y la distribución de ejemplares incluyendo el dispositivo de aprobación, en la siguiente forma: a) En el Ministerio de Salud y sus órganos desconcentrados Un ejemplar impreso para el Órgano de Control Institucional del Ministerio de Salud y de ser el caso un ejemplar para su respectivo órgano de control. Un ejemplar escaneado para la Oficina de Organización del Ministerio de Salud. Un ejemplar en medio magnético para la Oficina General de Comunicaciones, para su publicación en la página Web del Ministerio de Salud. En caso de contar con página Web propia, cada entidad deberá publicar su ROF en dicha página. Un ejemplar para cada uno de los órganos que se establezcan en la estructura orgánica de cada Entidad. 11

13 b) Las Direcciones Regionales de Salud Un ejemplar impreso autenticado o escaneado para la Oficina de Organización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud Adecuación normativa Comprende las acciones orientadas a la modificación de directivas, vigentes Adecuación de los cargos Directivos de confianza Considerando las nuevas denominaciones de la unidades orgánicas aprobadas en el ROF Revisión de la señalización y distribución de ambientes Que consiste en el retiro y cambio de los letreros que identifiquen las unidades orgánicas, según las denominaciones aprobadas en el ROF Evaluación del ROF Las Entidades cada 2 años deberán presentar al Ministerio de Salud la evaluación de la organización aprobada en el ROF vigente, según los criterios e indicadores que apruebe el Ministerio de Salud con el fin de promover la mejora continua y coadyuvar a la eficiencia organizacional de la entidad, para el logro de su misión y objetivos Modificación del ROF a) La modificación del Reglamento de Organización y Funciones procede en los siguientes casos: Por procesos de reestructuración Por la aprobación o modificación de un dispositivo legal que afecte directa o indirectamente la naturaleza, estructura orgánica, las funciones, ámbitos jurisdiccionales, atribuciones, servicios que brinda la entidad y otros. Por evaluación de la organización. b) En las Entidades de Lima y Callao la modificación del ROF deberá ceñirse a las normas y procedimientos que han sido establecidas para su formulación y aprobación. c) La modificación de los ROF de las Direcciones Regionales de Salud y sus órganos desconcentrados, deberá efectuarse considerando el marco normativo vigente, con la opinión técnica de la Oficina de Planeamiento de la Dirección Regional de Salud o la que haga sus veces y aprobarse por Resolución del Gobierno Regional. d) En un plazo que no exceda los 30 días siguientes de la aprobación de la modificación del ROF, las Entidades deberán remitir al Ministerio de Salud, el Texto ordenado del ROF, y en el caso de Regiones se deberá acompañar copia autenticada de la Resolución del Gobierno Regional, que aprobó dicha modificación. 12

14 5.3 Cuadro para Asignación de Personal (CAP) Finalidad del CAP El Cuadro para Asignación de Personal (CAP) es un documento de gestión institucional que contiene los cargos clasificados de la Entidad, en base a la estructura orgánica vigente prevista en su ROF. Tiene por finalidad establecer la correcta definición de los cargos necesarios para el óptimo funcionamiento de la entidad, acorde a los criterios de diseño y estructura de la Administración Pública, permitiendo el cumplimiento de los objetivos y funciones establecidas Fuentes de Información a) El Reglamento de Organización y Funciones vigente, que establece las funciones y la estructura orgánica b) El análisis funcional de las funciones de los cargos y de los procedimientos. c) El Manual de Clasificación de Cargos del Ministerio de Salud que establece los cargos clasificados. d) La información presupuestal de las plazas correspondientes Utilidad del CAP El CAP es útil por lo siguiente: a) Contribuye al cumplimiento de los objetivos y funciones así como priorizar y optimizar el uso de los recursos públicos. b) La elaboración, aprobación o modificación del CAP, permite ejecutar progresivamente actividades orientadas a impulsar el proceso de modernización de la gestión pública. c) Mejorar la eficiencia de las entidades en términos de costos y calidad de servicios y de productos Criterios para la elaboración del CAP Para la elaboración del CAP las entidades deberán tener en cuenta los criterios y disposiciones que se detallan a continuación: a) Se formula a partir de la estructura orgánica establecida en el ROF aprobado de la Entidad. b) El CAP no debe ser empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. c) Los cargos contenidos en el CAP deberán ser los establecidos en el Manual de Clasificación de Cargos del Ministerio de Salud, y es de aplicación obligatoria por el Ministerio de Salud, sus órganos desconcentrados y las Direcciones Regionales de Salud o las que hagan sus veces en el ámbito regional. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) d) Suprimido (R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) e) Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) en un límite establecido en la normatividad vigente. Dicho límite podrá exceptuarse con el debido sustento técnico, en los siguientes casos: 13

15 - Por reciente creación o formalización de la entidad - Por encontrarse en proceso de reestructuración o reorganización - Por cambio de categoría, en el caso de los establecimientos de salud - Por la aplicación de Leyes de nombramiento u otros dispositivos legales que incidan en el incremento de cargos previstos. f) Los cargos correspondientes a los órganos de asesoramiento y de apoyo no deben exceder del veinte (20%) del total de cargos contenidos en el CAP. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) g) Deberá consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones legales vigentes. h) En el órgano de dirección de la entidad, se podrá considerar cargos para las funciones de asesoramiento y apoyo que no cuenten con estructura orgánica. i) La clasificación y número de los cargos asignados al Órgano de Control Institucional son determinados por titular de la Entidad, con opinión de la Contraloría General de la República en caso de variación. j) En el CAP deben incluirse todos los cargos de las sedes u órganos desconcentrados de la Entidad, que no tengan la condición de unidades ejecutoras. k) La columna clasificación será utilizada con carácter referencial. l) El CAP debe presentarse en el formato F-ORG-07.1 del Anexo 2, adjuntando los informes técnico y legal, así como los resúmenes y anexos que se establecen en las normas vigentes y en la presente Directiva. Asignación de Cargos a) Los cargos contenidos en el CAP son independientes de la plaza contenida en el Presupuesto Analítico de Personal PAP y no forman parte de la carrera administrativa del personal. b) A excepción de aquellos cargos que correspondan al primer nivel organizacional de la Entidad, los demás cargos contenidos en el CAP podrán ser asignados a personal de diferente nivel remunerativo o grupos ocupacionales, de acuerdo con la necesidad de la entidad, siempre que se cumplan con los requisitos exigidos para el cargo. c) La asignación a un cargo siempre es temporal. d) La asignación de cargos por personal de diferente nivel remunerativo, en ningún caso, conlleva una afectación del aspecto remunerativo. e) Posteriormente a la aprobación del CAP, la Oficina General de Gestión de Recursos Humanos o la que haga sus veces en cada entidad, se encargará de efectuar la asignación oficial de los cargos al personal. f) El personal durante su trayectoria laboral podrá ser asignado a diferentes cargos. 14

16 Grupos de rotación permanente Las entidades que por la naturaleza de sus funciones o para el cumplimiento de las mismas deban contar con grupos de permanente rotación en sus diferentes sedes u órganos desconcentrados; cuya reubicación no afecte la estructura de los órganos o unidades orgánicas de las entidades, deberán sustentar la calificación de grupos de rotación permanente en el informe técnico respectivo Elaboración del CAP a) La conducción del proceso de elaboración y formulación del CAP de las Entidades es responsabilidad de la Oficina de Organización en el Ministerio de Salud y la que haga sus veces en cada Entidad. b) La Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada Entidad, programará las actividades para la formulación del CAP, la que será aprobada por la Dirección de la Entidad e iniciará las actividades correspondientes, en coordinación con los Directores de las unidades orgánicas de segundo nivel organizacional. c) Las Oficinas encargadas de la Administración de Recursos Humanos de las entidades, deberán entregar a la Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada entidad, la información de la nómina y del Presupuesto Analítico de Personal, para la verificación de la existencia de las plazas respectivas, y de los contratos sujetos a modalidad para el cuadro del Formato F-ORG-12.0 del Anexo 4. d) Los Directores o Jefes de las unidades orgánicas de 2 nivel organizacional de las Entidades, deberán: Participar en las reuniones de trabajo que convoque la Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada Entidad, a fin de recibir el asesoramiento técnico para la elaboración del anteproyecto de CAP, en aplicación de los criterios de racionalidad y resguardo del equilibrio organizacional. Elaborar el anteproyecto de CAP del órgano a su cargo, en el formato F- ORG-02.0, según las instrucciones del Anexo 2, efectuando la identificación de los cargos en base a las funciones que deberán cumplir, sustentado en el análisis funcional o el proyecto de MOF respectivo. Presentar a la Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada Entidad, el anteproyecto de CAP y el análisis funcional o proyecto de MOF que sustente los cargos propuestos. e) Las Oficinas encargadas de la Logística en las Entidades, deberán entregar a la Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada entidad, la información sobre el número de contrataciones por servicios no personales, para el llenado del Formato F-ORG-05.0 del Anexo 5, que forma parte de los anexos del CAP. f) La Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada entidad, analizará, consolidará y de ser necesario racionalizará los anteproyectos de CAP de las unidades Orgánicas y elaborará el proyecto final del CAP de la entidad, así como los resúmenes, anexos y el informe técnico respectivo. 15

17 g) Las entidades deberán presentar el proyecto de CAP debidamente visado por el órgano responsable de su elaboración; así como por el órgano de asesoría jurídica en medio magnético y dos ejemplares, para el informe previo a su aprobación adjuntando lo siguiente: Resumen cuantitativo que consigne la clasificación por grupos ocupacionales vigente. Resumen cuantitativo por órganos y unidades orgánicas y cargos ocupados (con presupuesto) y previstos (no cubiertos). Informe técnico elaborado por la Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada entidad. Informe Legal elaborado por la Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces. Reglamento de Organización y Funciones y su organigrama vigente. A solicitud de la instancia que emite el Informe Previo presentará el Detalle de Contratos de locación de servicios y/o contratos sujetos a modalidad, en los Formatos F-ORG-13.0 y F-ORG Informe previo a la aprobación del CAP a) Las Direcciones de Red de Salud y Hospitales a nivel nacional, deberán presentar sus proyectos de CAP a las Direcciones de Salud (Lima y Callao) o Direcciones Regionales de Salud, según corresponda, para su evaluación y posterior remisión al Ministerio de Salud para su opinión técnica. b) El proyecto de CAP, debe ser remitido para informe previo tal como se establece a continuación: A la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, en el caso del Ministerio de Salud y sus Organismos Públicos Descentralizados. A la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud, en el caso de los órganos desconcentrados del Ministerio de Salud (Direcciones de Salud e Institutos Especializados) y las Direcciones Regionales de Salud y demás entidades que mantienen dependencia funcional y técnica con el Ministerio. Los proyectos de CAP de las Direcciones de Red de Salud y Hospitales deberán presentarse a través de la Dirección de Salud en Lima y Callao o Dirección Regional de Salud, según corresponda. c) La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto evaluará los proyectos de CAP y la sustentación técnica, procediendo a emitir el Informe Técnico favorable o las observaciones para su reformulación. d) De existir opinión técnica favorable, los responsables de la Oficina de Organización y de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, visarán el proyecto de CAP y se procederá de la siguiente forma: Para las entidades comprendidas en el Pliego 011-Ministerio de Salud y Pliegos de los organismos públicos descentralizados se proyectará la resolución correspondiente y remitirá a la Oficina General de Asesoría Jurídica para la visación y trámite de aprobación. 16

18 En el caso de las entidades con dependencia técnica y funcional a nivel nacional, el Informe Técnico favorable se remitirá a la Dirección Regional de Salud que corresponda, para que procedan a gestionar su aprobación ante el Gobierno Regional, con el informe previo de su Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial Aprobación del CAP a) El Ministerio de Salud y sus organismos públicos descentralizados El proyecto de CAP del Ministerio de Salud, así como de sus organismos públicos descentralizados, se aprueban por Resolución Suprema refrendada por el Titular de Sector, con la opinión favorable de la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros. b) Las Direcciones Regionales de Salud y sus órganos desconcentrados Los proyectos de CAP de las Direcciones Regionales de Salud se aprueban por Ordenanza Regional con informe previo de la Oficina de Organización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud y de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial. c) Los Institutos Especializados, las Direcciones de Salud de Lima y Callao y sus órganos desconcentrados Los proyectos de CAP se aprueban mediante Resolución Ministerial con el informe previo de la Oficina de Organización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud De la modificación del CAP a) La creación y modificación de cargos, deberá ser sustentada y justificada en términos de las funciones a desarrollar, el análisis costo-beneficio y los perfiles del cargo que deben exigirse. b) La modificación del CAP de las Entidades procede en los siguientes casos: Cuando la Entidad haya sufrido modificaciones en su ROF, que conlleven a cambios en sus funciones o en su estructura organizacional o por motivo de una acción de racionalización o mejoramiento de procesos. Por motivo de reestructuración o reorganización aprobadas conforme a la normatividad vigente. Por disposición mediante Ley ó Decreto Supremo, que determine la incorporación o modificación de cargos que afecte el Presupuesto Analítico de Personal. Por motivo de un reordenamiento de cargos que conlleve a una afectación de su Presupuesto Analítico de Personal-PAP. Cuando se verifique la existencia de cualquiera de los supuestos señalados en este literal, la Entidad se encontrará obligada aprobar un nuevo CAP en los términos establecidos en los numerales y

19 c) La modificación del CAP por reordenamiento de cargos, que se genere por la eliminación o creación de cargos, que no incidan en un incremento del Presupuesto Analítico de Personal - PAP de la Entidad, no requerirá de un nuevo proceso de aprobación mediante resolución ministerial. Para efectuar el reordenamiento de cargos las Entidades deberán contar con su CAP adecuado a la normatividad vigente y tener en cuenta lo siguiente: Los porcentajes de cargos previstos y de los órganos de apoyo y asesoramiento, deben mantenerse dentro del límite que establece la normatividad vigente. Los cambios en la denominación de los cargos no debe exceder el 5% del total de cargos del CAP. La creación de cargos únicamente podrá efectuarse, como resultado de la reprogramación y reconversión de plazas de cargos ocupados o por eliminación de cargos de similar nivel comprendidos en el CAP. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) d) El reordenamiento de cargos se aprueba mediante Resolución del Titular del Ministerio de Salud o del órgano desconcentrado, previo informe técnico de la Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada Entidad. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) Para la aprobación del reordenamiento de cargos de los Institutos Especializados, Direcciones de Salud de Lima Metropolitana y sus órganos desconcentrados, se deberá contar además con la opinión favorable de la Oficina de Organización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 14/05/09) De la publicación del CAP a) Las Entidades deberán cumplir con publicar su CAP en el Diario Oficial El Peruano o en el portal electrónico de la Entidad. La publicación en el portal electrónico de la Entidad debe realizarse dentro de los 3 días calendarios siguientes a la fecha de publicación en el Diario Oficial El Peruano, bajo responsabilidad de los funcionarios responsables, conforme a la Ley de transparencia y acceso a la información pública. b) En el caso del CAP perteneciente a las Direcciones Regionales de Salud y demás entidades que mantienen dependencia funcional y técnica con el Ministerio de Salud deberán efectuar la publicación en el portal electrónico del Ministerio de Salud y del Gobierno Regional que corresponda. 18

20 c) En el caso de reordenamiento de cargos (sin incremento presupuestal) la Entidad deberá actualizar su CAP y publicarlo mediante Resolución de su Titular. La publicación deberá ser aprobada anualmente durante el primer bimestre de cada año bajo responsabilidad del titular del órgano responsable de la elaboración del CAP De la Difusión del CAP a) Aprobado el CAP, las entidades, deberán efectuar la edición incluyendo el dispositivo de aprobación b) De preferencia la impresión deberá efectuarse en formato A4 y la distribución de ejemplares en la siguiente forma: Un ejemplar impreso para el Órgano de Control Institucional. Un ejemplar impreso para la Oficina de Organización del Ministerio de Salud Un ejemplar impreso y en medio magnético para la Biblioteca del Ministerio de Salud Un ejemplar en medio magnético para la Oficina General de Comunicaciones, para su publicación en la página Web del Ministerio de Salud. En caso de contar con página Web propia, cada entidad deberá publicar su ROF en dicha página 5.4 Manual de Organización y Funciones (MOF) Finalidad del MOF Establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones y requisitos específicos de los cargos establecidos en el CAP, para lograr que se cumplan las funciones establecidas en el ROF de la entidad Fuentes de Información a. El ROF que establece las funciones y la estructura orgánica. b. El CAP que establece los cargos necesarios para el funcionamiento de la entidad, siendo el ROF y el CAP la base legal del MOF. c. El análisis funcional, en lo que corresponda. d. El Manual de Clasificación de Cargos del Ministerio de Salud, excepto para los organismos públicos descentralizados. e) Las normas técnicas y legales y los documentos normativos internos de cada entidad en lo que sea aplicable Utilidad del MOF a) Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicación en la estructura orgánica de la entidad. b) Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, siendo las acciones específicas parte de los procedimientos de trabajo. c) Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, así cómo la aplicación de programas de capacitación. 19

21 5.4.4 Criterios para la elaboración del MOF a) El MOF será elaborado por la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto a través de su Oficina correspondiente en el MINSA o la que haga sus veces en las entidades, y puesto en conocimiento de las unidades correspondientes, por un plazo máximo de una semana para la recepción de propuestas; las que evaluadas determinarán el proyecto de documento final. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 28/08/06) b) El MOF deberá contener la descripción de funciones de todos los cargos de las unidades orgánicas, no deberá crear cargos adicionales, ni modificar los establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignación de Personal. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 28/08/06) c) Suprimido ( R.M. Nº /MINSA del 28/08/06) d) En la redacción de las funciones de los cargos se debe tener en cuenta lo siguiente: El lenguaje o las palabras a utilizar debe ser claro, sencillo y breve. La acción a realizar debe ser expresada en tiempo infinitivo del verbo, al inicio de cada función, a continuación debe indicarse el asunto sobre el que trata la acción, luego el ámbito formal del asunto de ser necesario para una mejor comprensión, y por último el propósito, fin u objeto de la función. Ejemplos: - Absolver (acción) consultas en materia legal (asunto) de las diversas dependencias del Ministerio de Salud (ámbito formal del asunto) para lograr la correcta aplicación de las normas (propósito). - Diseñar (Acción) las guías clínicas (asunto) de las prestaciones o atenciones de salud (ámbito formal del asunto) para lograr su estandarización y mejora de la calidad de atención al paciente (propósito). En las funciones específicas se deberá colocar en el último numeral, la siguiente frase: Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato Si en una unidad orgánica existen cargos con igual denominación y funciones similares, se deberá describir en el MOF una sola Ficha de Descripción de Funciones y anotar en el rubro respectivo el total de dichos cargos. e) En la especificación de los requisitos mínimos exigibles de los cargos, se deberá tener en cuenta lo establecido en el Manual de Clasificación de Cargos del Ministerio de Salud. De ser necesario podrán especificarse requisitos adicionales sobre títulos y grados, estudios complementarios o de especialización y experiencia laboral, así cómo los referidos a capacidades, habilidades y aptitudes necesarias para que se cumplan las funciones asignadas al cargo. 20

22 f) El MOF se deberá elaborar, considerando el siguiente esquema básico: Carátula Índice Capítulo I Objetivo y alcance del MOF Capítulo II Base legal Capítulo III Criterios del Diseño Capítulo IV Estructura Orgánica y Organigrama estructural y funcional Capítulo V Cuadro Orgánico de cargos Capítulo VI Descripción de Funciones de los cargos Capítulo VII Comités y/o Comisiones de Trabajo Capítulo VIII anexos y glosario de términos. Cuando el MOF incluya a todos los órganos de la entidad, los capítulos del I al III serán considerados únicamente al inicio del documento. En el desarrollo del esquema, se debe tener en cuenta lo siguiente: Carátula: que deberá contener el nombre de la Entidad u órgano de segundo nivel organizacional, la denominación del manual, lugar y fecha de aprobación y el número de la resolución aprobatoria. También se podrá incluir la fecha de actualización cuando fuera el caso. Índice: Describe la relación clasificada de capítulos (y sub capítulos/ unidades) que contiene el manual, señalando su respectiva ubicación por el número de página. Objetivo del Manual: Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación del contenido del manual. Alcance: Se define el campo de aplicación del MOF. Base Legal: Se señalan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestión referidos a la organización. Criterios del diseño: Se describen en forma resumida los criterios de la administración y de las normas sobre modernización del estado que son aplicables en la elaboración de MOF, cómo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de mando, sistematización, especialización, integración, interrelación de los cargos y de sus funciones con los procedimientos y criterios de medición y evaluación. Estructura orgánica y funcional y organigramas: Se describe la conformación de las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional establecidos en el ROF vigente, que deben estar acompañados de un organigrama de tipo estructural, que lo represente gráficamente, considerando el nivel de dirección del cual depende y las unidades orgánicas hasta el tercer nivel organizacional (incluido el órgano de Dirección) sobre las que tiene mando o dirección, a efectos de tener una visión general sobre la ubicación del órgano dentro de la estructura general de la entidad. También podrá incluirse un organigrama de tipo funcional donde se graficarán los equipos de trabajo que no son estructurados. 21

23 Cuadro Orgánico de Cargos: Trascripción del CAP aprobado y vigente de la unidad orgánica de segundo nivel organizacional o del tercer nivel que depende directamente del órgano de dirección de la entidad, indicando el código, la denominación del cargo, y los cargos de cada unidad orgánica que conforma el citado órgano. Descripción de funciones de los cargos: En este capítulo se describen las funciones específicas de los cargos en el formato Ficha de descripción de funciones del cargo o puesto de trabajo (F-ORG-09.0), en el orden establecido en el cuadro orgánico de cargos. En los casos que se hayan conformado equipos de trabajo se ordenarán las funciones, por áreas funcionales. Comités y/o Comisiones de Trabajo: Este capítulo se podrá incluir en los casos que existan dichas instancias, debiendo consignar la siguiente información: Nombre del Comité o Comisión, objetivo, integrantes, régimen de reuniones, funciones de sus integrantes. Los Comités y Comisiones no constituyen órganos estructurales sino instancias de asesoramiento al órgano de dirección de la entidad o de coordinación institucional y/o interinstitucional, que la autoridad competente puede establecer para cumplir encargos específicos, estrictamente para el cumplimiento de sus objetivos legalmente establecidos y que correspondan a las competencias de la entidad Criterios para la conformación de Áreas Funcionales. Las entidades podrán conformar áreas funcionales, que en ningún caso forman parte de la estructura orgánica de la entidad. Las áreas funcionales podrán conformarse, aplicando los siguientes criterios: a) La denominación a utilizar es de Equipo de trabajo o Unidad Funcional. En caso se requiera utilizar otras denominaciones, las entidades que conforman el Pliego 011 deberán solicitar opinión a la Oficina de Organización de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, del Ministerio de Salud. b) En los órganos y unidades orgánicas se podrán conformar las áreas funcionales en el número estrictamente necesario, a fin de facilitar la organización, supervisión, control del trabajo, acortando y agilizando la cadena de mando, sin crear instancias formales burocráticas que reduzcan la comunicación y coordinación e incrementen los costos. La conformación de áreas funcionales se efectuará con un mínimo de 8 cargos, lo cual podrá exceptuarse, siempre que se cuente con el sustento técnico correspondiente. c) Las áreas funcionales se establecen en el MOF, su conformación debe sustentarse, considerando lo siguiente: Cuando haya necesidad de segregar funciones incompatibles en una unidad orgánica para que exista independencia y separación, tales como: Autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores, bienes y control de las operaciones, por ejemplo: en Contabilidad se debe efectuar el registro y análisis contable de las operaciones de ingreso y egresos y en Tesorería se debe efectuar las operaciones de ingresos y egresos de fondos. 22

24 Establecer un nivel de responsabilidad funcional, para una adecuada delegación de autoridad que permita la adopción de decisiones en los procesos operativos de carácter especializado, complejos o de gran magnitud, de modo que se cumpla con las responsabilidades asignadas. En las funciones del personal responsable de un área funcional se debe definir necesariamente las atribuciones y responsabilidades para adoptar decisiones, supervisar, autorizar y controlar operaciones, entre otros. La función de supervisión o coordinación de áreas funcionales se podrán asignar a cargos directivos y profesionales Las unidades orgánicas deberán presentar el sustento técnico respectivo. Dicho sustento se podrá elaborar en base a la metodología sugerida Análisis Funcional. d) Los Equipos de Trabajo de carácter temporal, serán establecidos en el Plan Operativo. Su conformación tendrá una duración no mayor de un año Procedimiento para la formulación del Manual de Organización y Funciones a) La Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada entidad, elaborará la programación de actividades para la formulación de MOF, que será presentada al órgano de Dirección, de la entidad para su conformidad. Los órganos desconcentrados del Ministerio de Salud, deberán remitir copia de la programación de actividades a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto y al Órgano de Control Institucional respectivo. b) La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del MINSA o las que haga sus veces en las entidades, elaborarán los proyectos de Manual de Organización y Funciones, en base a las normas que se establezcan en la presente Directiva y orientaciones que emita la respectiva Oficina. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 28/08/06) c) La formulación del proyecto de Manual de Organización y Funciones, deberá efectuarse en concordancia a las funciones establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones de la entidad. d) Para la recopilación y análisis de las funciones y procedimientos, se podrá utilizar la metodología establecida en el Análisis Funcional del Apéndice Nº 1 de la presente directiva. e) La descripción de las funciones se efectuará en el Formato (F-ORG-09.0) Ficha de Descripción de Funciones del Cargo del Anexo 6 de la presente Directiva. f) Los Directores o Jefes de los órganos de segundo nivel organizacional, dependientes directamente del órgano de dirección de la entidad, presentarán a la Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada entidad, el proyecto de MOF para la opinión técnica correspondiente. 23

25 5.4.7 Opinión técnica del Manual de Organización y Funciones La Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada entidad, deberá emitir la opinión técnica favorable o sus observaciones a los proyectos de MOF y de encontrarlo conforme, efectuar la visación y remitirlo para el trámite de aprobación correspondiente De la Aprobación del MOF Los proyectos de MOF se aprueban por Resolución del titular de la Entidad, en forma individual o conjunta. (Modificado por R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) De la Difusión del MOF a) En todas las entidades se efectuará la difusión de la siguiente forma: La jefatura del órgano del segundo nivel organizacional, deberá disponer la edición del MOF de tal forma que permita intercambiar las hojas, para su permanente actualización, así como disponer la edición de ejemplares para las unidades orgánicas a su cargo y biblioteca. La jefatura de las unidades orgánicas del tercer nivel organizacional, deberán difundir la Ficha de Descripción de Funciones, a todo el personal a su cargo. La Oficina de Organización o la que haga sus veces en cada entidad deberá mantener en archivo copia autenticada y en archivo electrónico los MOF aprobados a nivel de los órganos del Ministerio de Salud. b) El titular de las Entidades Desconcentradas del Ministerio de Salud deberán efectuar la siguiente distribución de ejemplares: Un ejemplar impreso y en medio magnético (escaneado) para la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud. Un ejemplar para el Órgano de Control Institucional del Ministerio de Salud y de su respectiva entidad. Un ejemplar para la Biblioteca del Ministerio de Salud. En medio magnético para su publicación en la página web del Ministerio de Salud Actualización del MOF El titular de la Entidad, deberá disponer que los directores y jefes de las unidades orgánicas evalúen el MOF por lo menos una vez al año, y de requerir ajustes deberá efectuar las modificaciones, siguiendo las mismas normas y procedimientos que han sido establecidas para su formulación y aprobación. La modificación del MOF procederá en los siguientes casos: a) Según lo dispuesto en la normatividad vigente. b) Por cambios en los procesos organizacionales y procedimientos. c) Por la modificación de las funciones y estructura orgánica en el ROF. d) Por modificación del CAP en cuanto sea aplicable. e) Cuando el órgano de dirección de la entidad lo disponga. La Oficina de Personal o la que haga sus veces en cada entidad deberá emitir las resoluciones de asignación de funciones a todo el personal. 24

26 El Titular de la Entidad es responsable del control y verificación del cumplimiento de ésta disposición. 5.5 Manual General de Procesos (MGP) Finalidad. El Manual General de Procesos, tiene por finalidad establecer y describir los elementos y componentes de los principales procesos organizacionales de alcance sectorial del Ministerio de Salud, así como sus interrelaciones, para la obtención de mayores niveles de eficiencia Fuentes de Información El Manual General de Procesos se elabora considerando la siguiente información: a) Ley Ley del Ministerio de Salud. b) Visión, Misión y objetivos estratégicos del Ministerio de Salud c) Reglamento de la Ley N 27657, donde se establecen los procesos y sub procesos organizacionales. d) Datos sobre los procesos principales proporcionados por las entidades del Sector Salud Criterios para la elaboración del Manual General de Procesos a) Se deberá considerar la descripción de los componentes básicos de cada proceso organizacional: La necesidad del usuario externo e interno, cuya satisfacción es el objetivo funcional asignado al proceso organizacional. Los funcionarios que están a cargo del diseño, rediseño y mejora continúa del proceso organizacional asignado, para lograr su objetivo funcional. El objetivo funcional general del proceso y los objetivos funcionales específicos de los subprocesos. Los Órganos del Ministerio de Salud, sus Órganos Desconcentrados, sus Organismos Públicos Descentralizados, Órganos con dependencia técnica y funcional del Sector Salud y las entidades públicas involucradas a los que se le encarga lograr los objetivos funcionales específicos de los subprocesos. b) Identificación de los procesos principales o claves, que por lo general se orientan al usuario externo, sirven de soporte a la gestión y son susceptibles de innovación permanente. c) Identificación de los usuarios y servicios principales. d) Identificación de subprocesos y/o actividades, así como los insumos que permitan obtener el servicio Procedimiento para la formulación del Manual General de Procesos (MGP) a) La formulación del Mapa de Procesos Generales se realizará en dos etapas: Nivel de procesos y sus interrelaciones (N1) Nivel de subprocesos y sus interrelaciones (N2). 25

27 b) Nivel de Procesos y sus Interrelaciones (N1) b.1 La Oficina de Organización del Ministerio de Salud efectuará lo siguiente: - Diseñar el anteproyecto del MGP en concordancia con el Reglamento de la Ley del Ministerio de Salud y demás dispositivos que regulan las actividades del Ministerio de Salud, sus órganos desconcentrados y de las entidades con dependencia técnica funcional del Ministerio de Salud. - Conformar equipos de trabajo con los representantes de los órganos involucrados en cada uno de los procesos, y desarrollar reuniones con los representantes de los equipos de trabajo para la caracterización de los procesos principales. b.2 Los equipos de trabajo procederán a caracterizar los procesos, utilizando para ello el Formato F-ORG-14.0 Caracterización del Proceso del Anexo 7. b.3 Los Equipos de Trabajo diseñaran el anteproyecto de los Mapas de los Procesos Principales. b.4 El Equipo de Trabajo sustentará ante los responsables de los procesos, los anteproyectos de los Mapas de los Procesos Principales. b.5 La Oficina de Organización elaborará el Manual General de Procesos de la entidad, que deberá contener: el Mapa General de Procesos, así como los Mapas por cada proceso principal y su caracterización. b.6 El Manual General de Procesos será aprobado por Resolución Ministerial. b.7 Aprobado el Manual General de Procesos, la Oficina de Organización procederá a planificar la elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos. c) Nivel de Sub Procesos y sus Interrelaciones (N2). Para la fase (N2) se efectuará los mismos pasos indicados en el N1 con excepción de los puntos b.1 (primer párrafo) y b.4. Los equipos de trabajo procederán a caracterizar los subprocesos, utilizando para ello el Formato F-ORG-15.0 Caracterización a Nivel de Sub Procesos del Anexo El contenido del Manual General de Procesos se deberá sujetar al siguiente esquema: Carátula Índice Capítulo I Objetivo y alcance del Manual General de Procesos Capítulo II Base Legal Capítulo III Procesos Principales y sus Interrelaciones (N1) 3.1 Mapa General de Procesos Principales 3.2 Caracterización de los Procesos Principales 3.3 Mapa de los Procesos Principales 3.4 Interrelación de los procesos Principales 26

28 Capítulo IV Sub Procesos y su Interrelaciones (N2) 4.1 Mapa de Sub procesos 4.2 Caracterización de los procesos 4.3 Interrelación de los Sub procesos Actualización del Manual General de Procesos a) La Oficina de Organización del Ministerio de Salud deberá efectuar su actualización en base a mejoramiento continuo de procesos. 5.6 Manual de Procesos y Procedimientos Finalidad Establecer formalmente los procedimientos requeridos para la ejecución de los procesos organizacionales de la entidad que logren el cumplimiento a los objetivos y funciones. Su elaboración reemplaza al Manual de Procedimientos Fuentes de Información El Manual de Procesos y Procedimientos se elabora considerando la siguiente información: a) El Reglamento de la Ley N 27657, donde se establecen los procesos y sub procesos organizacionales. b) El ROF que establece las funciones y las unidades orgánicas. c) El MOF, que establece las funciones de los cargos o puestos de trabajo. d) El Inventario de Procedimientos, obtenido cómo resultado del Análisis Funcional Utilidad El Manual de Procesos y Procedimientos debe ser utilizado como un instrumento para la sistematización de los flujos de información y documento base para el desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas de Información de la Entidad y del Sector Criterios para su elaboración En la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos se deberá considerar lo siguiente: a) La Información debe ser completa, concisa y clara. b) El procedimiento debe tener una secuencia lógica, tiene un inicio y un fin c) Fácil manejo e identificación que permita intercambiar las hojas para su permanente actualización. d) Se debe utilizar papel en formato A4 y A3 cuando sea necesario para los gráficos.(flujogramas) e) El Manual de Procesos y Procedimientos deberá presentar el siguiente esquema: Carátula Índice 27

29 Capítulo I Introducción Capítulo II Objetivo del Manual Capítulo III Base Legal Carátula de identificación de procesos y subprocesos indicando los procedimientos que lo conforman Capítulo IV Procedimientos Carátula de identificación de los procesos y procedimientos, agrupados por proceso por áreas, unidades debidamente jerarquizadas. - Nombre del Procedimiento - Código - Objetivo del Procedimiento - Alcance - Base Legal - Índice de Perfomance - Normas o disposiciones específicas u operativas. - Descripción del procedimiento - Entradas - Salidas - Definiciones (Glosario de términos) - Registros - Anexos (Diagrama de flujo del procedimiento, formularios y/o impresos) Procedimiento para la formulación del Manual de Procesos y Procedimientos Las entidades deberán efectuar el siguiente procedimiento: a) Las unidades Orgánicas de Segundo Nivel Organizacional, identificarán las actividades de los Subprocesos o Procesos que les corresponde, así como los Procedimientos para su desarrollo, solicitando asistencia técnica a la Oficina de Organización o quien haga sus veces de ser necesario. b) La Oficina de Organización o quien haga sus veces en cada entidad, dará conformidad a las actividades de los procesos y procedimientos que le corresponde desarrollar a las unidades orgánicas y en los casos pertinentes asignará un profesional para la asistencia técnica para el diseño de los procedimientos. c) Las unidades orgánicas de segundo nivel y las del tercer nivel efectuarán las siguientes acciones: Diseñar los procedimientos identificados para sus áreas tal como se desarrollan actualmente, utilizando para ello los formatos del Anexo 9. Analizar la secuencia del procedimiento evaluando la importancia de cada uno de sus pasos en relación a su aporte para la prestación del servicio. En base al análisis efectuado diseñarán la propuesta de mejora del procedimiento de ser necesario solicitando la asistencia técnica a la Oficina de Organización o quien haga sus veces. 28

30 d) La Oficina de Organización o quien haga sus veces evaluará el procedimiento mejorado o rediseñado y gestionará su aprobación por Resolución Ministerial. e) Las órganos del segundo nivel organizacional de las entidades, redactarán los procedimientos mejorados o simplificados utilizando el formato Ficha de Descripción del Procedimiento (F-ORG-10.0), según las instrucciones del Anexo 9 y los presentarán en impreso y medio magnético a la Oficina de Organización o la que haga sus veces en la entidad respectiva. f) La Oficina de Organización o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deberá identificar las interrelaciones a nivel de los procedimientos a fin de unificar los procedimientos a nivel de la entidad, para lo cual se efectuará su simplificación y estandarizar los procedimientos similares desarrollados por los diferentes órganos de distinta manera Aprobación y Difusión del Manual de Procesos y Procedimientos Las entidades deberán efectuar el siguiente procedimiento: a) El Manual de Procesos y Procedimientos será aprobado por Resolución Ministerial o Directoral o Resolución Jefatural, emitida por el Titular de la entidad, según corresponda. b) Aprobado el Manual de Procesos y Procedimientos, las entidades deberán editarlo e imprimirlo en formato A4 ó A3 (gráficos), distribuyendo los ejemplares en la siguiente forma: Un ejemplar, para cada Unidad Orgánica de la Entidad. Un ejemplar impreso y en medio magnético para la Oficina de Organización o la Oficina que haga sus veces en la respectiva Entidad. Un ejemplar, para el Órgano de Control Institucional de la Entidad. Un ejemplar y un disquete, para su publicación en la página web del Ministerio de Salud, por la Oficina General de Comunicaciones. Un disquete para la Oficina General de Estadística e Informática, para ser archivado en la base de datos oficial del Ministerio de Salud. c) Los Directivos de las unidades orgánicas, son responsables de la difusión y cumplimiento del Manual de Procesos y Procedimientos en las unidades orgánicas a su cargo. Los Titulares de las Entidades son responsables del control y verificación del cumplimiento de esta disposición Actualización del Manual de Procesos y Procedimientos Se deberá tener en cuenta lo siguiente: a) Los Directores o Jefes de las unidades orgánicas de segundo nivel organizacional y las de tercer nivel, dependientes directamente del órgano de dirección de la Entidad, deberán evaluar el Manual de Procesos y Procedimientos por lo menos una vez al año, debiendo ejecutarse las modificaciones, siguiendo las mismas normas y procedimientos que han sido establecidas para su formulación y aprobación, siendo procedente la modificación en los siguientes casos: Según lo dispone la normatividad vigente. Por modificación de los procesos organizacionales 29

31 Por cambios en las normas vigentes que afecten directa o indirectamente el desarrollo de los procedimientos establecidos. Por la modificación de las funciones, estructura orgánica en el ROF y CAP. b) La Oficina de Organización o la Oficina que haga sus veces en la respectiva Entidad, deberá asesorar y monitorear la implementación de los procedimientos aprobados y el mejoramiento continúo de los mismos, por los Directores y Jefes de las unidades orgánicas, para la permanente actualización del Manual de Procedimientos. c) La Oficina General de Estadística, Informática y Telecomunicaciones, coordinará con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto las acciones para el desarrollo de los sistemas de información para la automatización de los procedimientos y su integración a nivel sectorial, para la implementación de los procesos y procedimientos 5.7 Texto Único de Procedimiento Adminitrativo (TUPA) Finalidad Unificar y estandarizar los procedimientos administrativos que se siguen ante las distintas instancias del Ministerio de Salud, sus órganos desconcentrados y organismos públicos descentralizados, garantizando los derechos e intereses de los administrados Fuentes de Información La Ley del Ministerio de Salud. El Reglamento de la Ley del Ministerio de Salud. El Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. El Manual de Procesos y Procedimientos. Dispositivos legales que establezcan procedimientos Contenido del TUPA El Texto Único de Procedimientos Administrativos, comprende los siguientes ítems: 1. Denominación del Procedimiento.- Se incluirán todos los procedimientos de iniciativa de parte requeridos por los administrados para satisfacer sus intereses o derechos mediante el pronunciamiento de cualquier órgano de la entidad. 2. Base Legal.- La que deberá consignarse expresamente en el TUPA con indicación de la fecha de publicación en el Diario Oficial. 3. Requisitos.- La descripción será clara y taxativa para la realización completa de cada procedimiento. 4. Derecho de Pago.- Que corresponde al pago de derechos de tramitación y se establecerá de acuerdo a los costos determinados por la Oficina de Administración, y se expresará con relación a un porcentaje a la UIT, publicándose en moneda nacional. 30

32 5. Calificación.- De cada procedimiento será según corresponda entre procedimientos de evaluación previa o de aprobación automática. En el caso de procedimientos de evaluación previa si el silencio administrativo aplicable es negativo o positivo. 6. Dependencia donde se inicia el trámite.- Se inicia en Trámite Documentario de la Entidad. 7. Autoridad que resuelve el Trámite. 8. Autoridad que resuelve el recurso de impugnación. 9. Los formularios que sean empleados durante la tramitación del respectivo procedimiento administrativo. 10. El TUPA también incluirá la relación de aquellos servicios prestados en exclusividad por las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad de obtenerlos acudiendo a otro lugar o dependencia. Se precisará con respecto a ellos lo previsto en los incisos 3, 4, 7, 8 y 9 anteriores, en lo que fuera aplicable. Los requisitos y condiciones para la prestación de los servicios por las entidades serán fijados por decreto supremo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros Criterios para la elaboración del TUPA. En el TUPA se deberá considerar los siguientes criterios: a) Los requisitos exigidos para la realización de cada procedimiento administrativo serán aquellos que razonablemente sean indispensables para obtener el pronunciamiento correspondiente, atendiendo además a sus costos y beneficios. b) Los trámites establecidos por la autoridad administrativa deberán ser sencillos, debiendo eliminarse toda complejidad innecesaria; es decir, los requisitos exigidos deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. c) La autoridad administrativa deberá establecer requisitos similares para trámites similares, garantizando que las excepciones a los principios generales no serán convertidos en la regla general. Toda diferenciación deberá basarse en criterios objetivos debidamente sustentados. d) Los requisitos y condiciones para la prestación de los servicios por las entidades serán fijados por decreto supremo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros. e) El monto del derecho de tramitación es determinado en función al importe del costo que su ejecución genera para la entidad por el servicio prestado durante toda su tramitación y, en su caso, por el costo real de producción de documentos que expida la entidad. Su monto es sustentado por el funcionario a cargo de la Oficina de Administración de cada entidad. 31

33 f) Cuando el costo sea superior a una UIT, se requiere acogerse a un régimen de excepción, el cual será establecido mediante decreto supremo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y el Ministro de Economía y Finanzas. g) Las entidades no pueden establecer pagos diferenciados para dar preferencia o tratamiento especial a una solicitud distinguiéndola de las demás de su mismo tipo, ni discriminar en función al tipo de administrado que siga el procedimiento. h) Se deberá evitar la duplicidad de procedimientos administrativos en las distintas entidades de la administración pública. i) Los servicios prestados con exclusividad serán considerados en el TUPA, cuando el administrado no tiene posibilidad de obtenerlos acudiendo a otro lugar o dependencia. j) Los servicios que no sean prestados en exclusividad no se incluirán en el TUPA, se aprobará a través de Resolución del Titular del Pliego estableciendo los requisitos y costos correspondientes a los mismos Procedimiento para la formulación del Texto Único de Procedimientos Administrativos-TUPA. a) La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, elaborará la programación de actividades para la formulación del TUPA y lo remitirá a los Órganos del Ministerio de Salud, los Organismos Públicos Descentralizados, Órganos Desconcentrados, Institutos Especializados y Hospitales de Lima y Callao. b) Las Entidades deberán elaborar su propuesta de TUPA en el Formato F- ORG.16.0 del Anexo 10. c) La Oficina de Organización convocará a las Entidades que integren el Pliego 011-Ministerio de Salud, para la revisión conjunta de los procedimientos para su estandarización y posteriormente su consolidación y avaluación del proyecto final. d) La Oficina General de Asesoría Jurídica, deberá emitir opinión respecto a la legalidad de los procedimientos Aprobación y difusión del TUPA a) El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) es aprobado por Decreto Supremo del sector, por la norma de máximo nivel de las autoridades regionales, por Resolución del Titular del pliego b) Cada 2 (dos) años, las entidades están obligadas a publicar el íntegro del TUPA, bajo responsabilidad de su titular; sin embargo, podrán hacerlo antes, cuando consideren que las modificaciones producidas en el mismo lo ameriten. El plazo se computará a partir de la fecha de la última publicación del mismo. 32

34 c) El TUPA es publicado en el Diario Oficial El Peruano cuando se trata de entidades con alcance nacional, o en el diario encargado de los avisos judiciales en la capital de la región o provincia, tratándose de entidades con alcance menor. d) Sin perjuicio de la indicada publicación, cada entidad realiza la difusión de su TUPA mediante su ubicación en lugar visible de la entidad. e) Una vez aprobado el TUPA, toda modificación que no implique la creación de nuevos procedimientos, incremento de derechos de tramitación o requisitos, se debe realizar por Resolución Ministerial, Norma Regional de rango equivalente. En caso contrario, su aprobación se realiza según lo indicado en el literal a) Elaboración y aprobación del Manual de Procedimientos Administrativos del TUPA. Posteriormente a la aprobación o modificación del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), la Oficina de Organización del Ministerio de Salud, o quien haga las veces en los órganos desconcentrados del MINSA, debe elaborar el Manual de Procedimientos Administrativos del TUPA, que debe incluir lo siguiente: Descripción del Procedimiento. Flujogramas. Formatos o formularios utilizados en el procedimiento. El precitado manual será aprobado por resolución ministerial en caso del Ministerio de Salud y por resolución del titular en los casos de los órganos desconcentrados del MINSA. (Incorporado por R.M. Nº /MINSA del 27/03/09) VI. RESPONSABILIDADES 6.1 Responsabilidad General El cumplimiento de la presente Directiva es responsabilidad de los Directores Generales de las Oficinas y Direcciones Generales del Ministerio de Salud, de los jefes de los organismos públicos descentralizados, de los directores de los órganos desconcentrados del Ministerio de Salud, así como de los directores de las entidades y órganos que mantienen dependencia técnica y funcional del Ministerio de Salud a nivel nacional, según las normas que se establecen en ésta Directiva. 6.2 Responsabilidad Específica La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, a través de la Oficina de Organización, es responsable de proponer, difundir y asesorar en las normas técnicas de organización y de evaluar su aplicación en los documentos de gestión que presentan las entidades comprendidas en la presente Directiva, asimismo es responsable de conducir el proceso de formulación de los documentos técnicos normativos de gestión institucional del Ministerio de Salud. 33

35 VII. DISPOSICIONES FINALES Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional 7.1 Las Disposiciones establecidas en los Lineamientos para la Adecuación de la Organización de las Direcciones Regionales de Salud en el Marco del Proceso de Descentralización, aprobado por Resolución Ministerial Nº /MINSA, podrán exceptuarse con el debido sustento técnico y con la opinión favorable de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto. 7.2 Las Direcciones de Salud de Lima y Callao mantendrán su actual estructura orgánica hasta que la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud dicte las normas correspondientes. En tanto las modificaciones al Reglamento de Organización y Funciones únicamente deberán estar referidas a las funciones de sus órganos. 7.3 El Modelo de Reglamento de Organización y Funciones de los Hospitales, aprobado con Resolución Ministerial N SA/DM del 30 de mayo del 2003, así como el Modelo General de los Reglamentos de Organización y Funciones de los Institutos Especializados, aprobado con Resolución Ministerial N SA/DM del 05 de marzo del 2003, se mantendrán vigentes hasta que se aprueben los lineamientos para la adecuación de la organización de los Hospitales e Institutos Especializados respectivamente. VIII APÉNDICE 1. Análisis Funcional a) Finalidad del Análisis Funcional Contar con la información para establecer, con objetividad los cargos necesarios que se requieren para cumplir las funciones establecidos, así como para diseñar o rediseñar en detalle las funciones de los cargos y los procedimientos de toda la entidad. b) Conformación de equipos para el Análisis Funcional Para el desarrollo del Análisis Funcional será necesario conformar equipos o grupo de trabajo en cada órgano de segundo nivel organizacional, liderado por el Directivo de mayor nivel y conformado por los Directores o Jefes de las unidades orgánicas de tercer nivel organizacional y el personal profesional o técnico que se asignen y/o contraten. Los Directores o Jefes de las unidades orgánicas en su rol de facilitadores, deberán lograr el apoyo de todo el personal durante la recopilación de la información y participar activamente en el análisis y diseño de la propuesta de los cargos e identificación de las funciones específicas de cada uno de los cargos. El equipo deberá revisar los formatos que se presentan en el presente Apéndice y de ser necesario podrá modificarlos según la información que se requiera recopilar. c) Procedimiento para la recopilación de la información Los Equipos deberán obtener información de las funciones por cada cargo, así como de los procedimientos de su respectiva unidad orgánica. 34

36 Los Equipos de las unidades orgánicas de reciente creación, no requieren desarrollar esta etapa. La recopilación de información se deberá efectuar de la siguiente forma: La Oficina de Organización o la oficina que haga sus veces, en la respectiva entidad, deberá efectuar reuniones con los Equipos, para coordinar y brindar asistencia técnica en la preparación del trabajo y su ejecución. El directivo de cada unidad orgánica o el profesionales que participe en el desarrollo del análisis funcional, deberán instruir al personal sobre la recopilación de la información para lograr su participación y apoyo en el llenado de las fichas, y obtener la información real y consistente requerida. Los equipos de las unidades orgánicas entregarán el formato Ficha de Levantamiento de Información de Cargos o Puestos de Trabajo (F-ORG ) del Anexo A-1 u otro similar, con el correspondiente Instructivo, a todo el personal de su respectiva unidad orgánica, que labora en condición de nombrado, contratado a plazo fijo o bajo otras modalidades cuyas actividades contractuales sean de carácter permanente. Dicho formato deberá ser llenado y devuelto en un plazo de 3 a 5 días. Efectuada la revisión de la información recopilada en los formatos, el Equipo podrá completar, ampliar o precisar la información, a través de entrevistas o la revisión de la documentación que genera la unidad orgánica. Es recomendable que en las entrevistas se actúe con respeto y cortesía hacia el entrevistado, no se realicen comentarios, críticas u observaciones que puedan inducir a respuestas parciales o crear resistencia para proporcionar la información requerida, ni se emitan opiniones personales que puedan ser malinterpretadas ó tergiversadas. De ser necesario se podrá utilizar el formato Ficha para Información Complementaria (F-ORG-02.02) del Anexo A-2 del presente Apéndice, en los casos en que se haya comprobado diferencias entre la información obtenida en la ficha (F-ORG-01.01) u otras técnicas de recopilación de datos. La información que se consigne en este formato es de carácter aclaratorio, debiendo ser anexada a la correspondiente ficha de levantamiento de información del cargo. En el caso se haya utilizado el Ítem N 5, de la Ficha de Levantamiento de Información de Cargos ó puestos de trabajo (F-ORG-01.01), referente a los documentos recibidos y emitidos, se deberá efectuar un listado con la información obtenida de los formatos desarrollados por el personal, a fin de identificar los resultados o productos de la unidad orgánica. En base a la relación de documentos emitidos o productos generados se podrá identificar los procedimientos a nivel de unidad orgánica y revisar la normatividad legal y técnica para complementar su identificación, así como elaborar el Inventario de Procedimientos (F-ORG-03.03) según el formato e instrucciones del Anexo A-3 del presente apéndice. 35

37 La información obtenida en la etapa de recopilación de información se deberá ordenar y compendiar, adjuntando las directivas o normas técnicas y legales que regulen el trabajo. e) Análisis de las funciones de los Cargos Los equipos de las unidades orgánicas, examinarán la información obtenida en la etapa de levantamiento de información, para establecer la consistencia y coherencia de las funciones de los cargos, con relación a los objetivos funcionales establecidos en el ROF, para la unidad orgánica respectiva. Para el análisis de las funciones se podrá utilizar diversas técnicas. A continuación se sugiere el análisis por desagregación o distribución, para lo cual se podrá utilizar uno de los siguientes formatos: - Formato Ficha para Identificación y desagregación de Funciones y cargos (F-0RG-04.04) Anexo A-4, ó - Formato Cuadro de Distribución de funciones (F-0RG-05.05) del Anexo A-5. Los formatos constituyen herramientas de análisis y en ellos se debe anotar en forma ordenada, concreta y sucinta, la información obtenida como resultado del levantamiento de información y la información de las normas vigentes. El análisis por distribución de funciones consta de dos etapas: La primera tiene por finalidad asociar las funciones que vienen siendo efectuadas por el personal (situación actual) con las funciones generales que se establecen en los Reglamentos de Organización y Funciones, de tal forma que permita detectar vacíos, sobrecarga ó funciones duplicadas ó mal distribuidas. Se utiliza el formato (F-ORG-05.05) y se recomienda no desarrollar está matriz cuando las funciones correspondan a una unidad orgánica de reciente creación. Se complementa el análisis por distribución de funciones, desarrollando la matriz Situación propuesta en el mismo formato, redistribuyendo, identificando nuevas funciones o eliminando las que no guarden relación con las funciones de la unidad orgánica. El análisis por desagregación de funciones permite analizar en forma individual cada una de las funciones establecidas en el ROF e identificar las funciones que deben desarrollarse en forma secuencial para lograr su cumplimiento, así como los cargos requeridos para cada función. Para desarrollar este análisis se deberá emplear el formato F-ORG Esta técnica requiere de gran abstracción y conocimiento de la operatividad de la unidad orgánica, se recomienda utilizar en las unidades orgánicas de reciente creación, ya que no requiere analizar la situación actual de las funciones específicas de los cargos. En general en todo análisis se debe tener en cuenta lo siguiente: - Determinar si las funciones de los cargos corresponden y contribuyen al logro de las funciones de la respectiva unidad orgánica. - Detectar si existe alguna función establecida en el ROF que no ha sido asignado o que no corresponde a las funciones asignadas a los cargos para lograr su cumplimiento. 36

38 - Verificar si se presentan duplicidades, sobrecarga de trabajo y/o funciones no asignadas en los puestos de trabajo, entre otros. - Definir la necesidad de establecer áreas funcionales y proponer su conformación f) Análisis de la información de los procedimientos Los equipos de las unidades orgánicas, deberán revisar, examinar y detallar la información obtenida, durante la recopilación de la información de los procedimientos inventariados. El análisis de los procedimientos comprende lo siguiente: - Establecer el inicio y término de cada uno de los procedimientos y de ser posible, su interrelación con otros procedimientos. - Desarrollar la secuencia de las acciones de cada procedimiento, que para este estudio no requiere llegar a nivel de tareas específicas a nivel de cargos, sino de actividades a nivel de unidades orgánicas. - Elaborar los flujogramas (Anexo 12) para graficar la secuencia de acciones de los procedimientos identificados; de esta forma se logrará visualizar las acciones principales y entender el funcionamiento actual del procedimiento, así como obtener información sobre cuellos de botella, vacíos u otras deficiencias, información que puede ser utilizada posteriormente en el rediseño de procesos. - El objetivo del procedimiento podrá ser definido después que se hayan identificado las etapas o la secuencia de acciones del procedimiento y sus límites, es decir donde empieza y donde termina. - Generalmente cada procedimiento involucra a varias unidades orgánicas, por ello es recomendable identificar las acciones que se realizan en otras unidades orgánicas además de la propia. En el caso que no se logre dicha identificación, deberá indicarse únicamente la unidad orgánica debiéndose identificar las interrelaciones en el análisis detallado de procedimientos que deberá ser efectuado posteriormente. - La información estadística del procedimiento se podrá obtener al medir las frecuencias y la carga de trabajo para obtener el resultado de cada procedimiento. - Se deberá documentar el procedimiento con los formatos que se utilizan y con las normas existentes. - Obtenida la secuencia de acciones de los procedimientos, se procederá a elaborar la Ficha de Información Preliminar del Procedimiento (F- ORG-06.06) según el formato y las instrucciones del Anexo A-6 de la presente Apéndice. - Con la información de las fichas de cada uno de los procedimientos, se retroalimentará el análisis de las funciones de los puestos de trabajo, la que además servirá de base para el análisis detallado de los procedimientos. 37

39 g) Revisión del Análisis Funcional Concluido el análisis de las funciones y procedimientos, los Directores o Jefes de los órganos de segundo nivel organizacional a cargo de los Equipos de Trabajo, revisarán, visarán y remitirán el estudio situacional y análisis, diseño o rediseño, de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto o la oficina que haga sus veces, en la respectiva entidad, para que emita la opinión técnica correspondiente, a través de la Oficina de Organización o de la que haga sus veces en la respectiva entidad. 38

40 Anexo A -1 FICHA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACION DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS Y DOCUMENTACIÓN Ficha N (dejar en blanco) 1. DATOS PERSONALES Nombres y Apellidos Cargo actual Unidad orgánica actual a la que pertenece Cargo clasificado y nombre del Director ó Coordinador de Equipo de Trabajo que lo supervisa directamente 2. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS - a) Indique cuales son las funciones y/o actividades específicas, que realiza y marque, en la columna de frecuencia, la letra que corresponda a: Diario (D), Semanal (S) Mensual (M) y otros (O), debiéndose especificar otros. Frecuencia 1 2 (Adicionar el número de filas necesarias) De ser necesario utilice hojas adicionales. 3. FUNCION? - Describa brevemente el objetivo concreto de su cargo o puesto de trabajo. (Se deberá preguntar Cual es el resultado esperado de su puesto de trabajo?) 4. INTERRELACIONES - Indique los órganos o entidades usuarias, internas o externas, con los que mantiene coordinación y/o comunicación para cumplir con su trabajo. Entidad/ Órgano/Otros (Adicionar el número de filas necesarias) Motivo de Coordinación y/o Comunicación 5. INFORMACIÓN SOBRE DOCUMENTACIÓN, PROCEDIMIENTOS Y CARGA DE TRABAJO 5 a. Documentos (formatos, informes, reportes, otros) que recibe para desarrollar su trabajo Nº Título del Documento Procedencia del documento (interna o externa) Acción que origina el documento recibido Frecuencia (*) Cantidad de doc recibidos (Adicionar el n de filas necesarias) 5.b Documentos que genera y/o presenta como resultado de su trabajo (formatos, informes, reportes, otros Nº Título del Documento Destinatario (s) del documento Frecuencia (*) Cantidad de doc entregados (Adicionar el n de filas necesarias) (*) En las columnas de Frecuencia, marcar la letra que corresponda: Diario (D), Semanal (S), Mensual (M) y Otros (O), debiéndose especificar en el caso de otros. Importante: Adjuntar modelos de formatos, reportes y otros. Firma Fecha Profesión / Estudios F-ORG

41 Apéndice al Anexo A - 1 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE CARGOS O PUESTOS DE TRABAJO (F-0RG-01.0) (1) Datos Personales Nombre y Apellidos Se anota el nombre del personal que proporciona la información. Cargo o puesto de trabajo Se colocará la denominación del cargo Ejemplo: Asistente Administrativo. El personal contratado por Servicios No personales, únicamente deberá anotar el objeto de su contrato y anotar (SNP) Unidad Orgánica a la cual pertenece - Se deberá anotar el nombre de la Unidad orgánica al que pertenece el personal entrevistado. Ejm.: Oficina de Logística Cargo y nombre de su Jefe Inmediato Se deberá anotar el cargo y nombre de su Jefe inmediato. Ejemplo: Director de Logística Sr. Carlos Robles Sánchez. (2) Descripción de Funciones Específicas Se deberá preguntar Qué es lo que hace?, Cuáles son las actividades y tareas que se realizan?, empezando desde las rutinarias hasta las esporádicas, debiendo anotarse en el siguiente orden: b) Las actividades y tareas que se realizan frecuentemente, en forma repetitiva o rutinaria, en forma diaria, interdiaria o en periodos menores al de una semana. c) Las actividades y tareas que realiza en forma periódica, es decir cada periodo de tiempo, cómo es semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc. d) Las actividades y tareas que se realizan en forma eventual o esporádica, generalmente por encargo o solicitud de entidades externas. e) En la columna de frecuencia se deberá anotar la letra que corresponde a la frecuencia por Ejemplo: Si la actividad es diaria se anotará D Se recomienda que para desarrollar esta pregunta, el entrevistado conozca el significado de función (Ver glosario de términos) para ayudarlo a identificar sus funciones. (3) Función Se deberá solicitar al entrevistado que describa el resultado de su trabajo o su contribución al logro de objetivos de su unidad orgánica. Se deberá preguntar Por qué ó Para qué realizo mis funciones?. Puede identificarse más de un objetivo. (4) Interrelaciones Pueden ser de dos clases: Internas: Son las unidades orgánicas y los cargos o puestos de trabajo con los que mantiene coordinación o comunicación, para desarrollar su trabajo, debiéndose indicar el ó los motivos por los que se relacionan. Ejemplo: Oficina de Economía - Información de disponibilidad presupuestal Se debe entender que los puestos de trabajo no están aislados sino que mantienen permanente coordinación o comunicación, siendo los proveedores internos los que nos proveen de información o productos y los usuarios o clientes internos los que reciben la información o productos que se generan. Externas: Son las entidades públicas, privadas y personas naturales con los que se mantiene comunicación. En el caso de entidades públicas, también se podrá precisar el nombre de la oficina. Al igual que en el ítem anterior, las entidades o personas naturales que nos proveen información, se les conoce cómo proveedores externos y los que reciben la información que generamos, son los usuarios o clientes externos. Por ejemplo: 40

42 Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Economía y Finanzas Directiva de formulación Presupuestal. Público usuario Resultados de Análisis clínicos (5) Información sobre Documentación, Procedimientos y Carga de trabajo Este rubro se podrá utilizar cuando se desarrolle el análisis funcional hasta la identificación y descripción preliminar de los procedimientos Tomar en cuenta que generalmente cuando se pregunta por las funciones específicas, el entrevistado hace referencia a los documentos que producen o trabajan, lo cual puede facilitar la obtención de la información. (5a) Documentos (formatos, informes, reportes, otros) u otra información que recibe para desarrollar su trabajo.- Se deberá anotar la información en documentos o en otros medios que recibe cada persona para desarrollar su trabajo. Titulo del Documento/ Información 1 Requisición de compra Procedencia del Documento / (interno o externa) Todas las Oficinas y Direcciones de la entidad... Acción que origina el documento recibido Solicitar bienes y servicios Cantidad de Frecuencia documentos recibidos D 10 En la columna Frecuencia : se deberá colocar una de las siguientes opciones: Diario (D), Semanal (S), Mensual (M) y Otros (O); en el caso de seleccionar otros deberá especificar la frecuencia. (5b) Documentos o Información que genera y/o entrega cómo resultado de su trabajo (formatos, informes, reportes, otros.- Se deberá anotar la información de los documentos o en otros medios que se generan durante el desarrollo de su trabajo. Titulo del Documento o Destinatario del documento Frecuencia Cantidad de Información doc. entregados 1 Pedido Almacén S 2 En la columna Frecuencia se deberá colocar las siguientes opciones: Diario (D), Semanal (S), Mensual (M) Otros (O); en el caso de seleccionar otros deberá especificar la frecuencia, por ejemplo, Semestral Indicaciones finales En caso se requiera efectuar el llenado de la ficha por computadora se deberá solicitar el archivo del formato al Profesional de su Oficina o Dirección, que integra el Equipo de trabajo a cargo del levantamiento de información. El formato ha sido elaborado en Microsoft Word, y se deberá utilizar letra arial 10 41

43 Anexo A - 2 Ficha para Información Complementaria y verificación de Funciones del Cargo o Puesto de Trabajo 1. Anotar la información de la observación realizada al cargo o puesto de trabajo (Adicionar el n de filas que sean necesarias) 2. Concretar las diferencias encontradas entre la información resultante de la observación realizada, comparada con los datos de la Ficha de levantamiento de información de los Cargos ó Puestos de Trabajo (Adicionar el N de filas que sean necesarias) 3.- Anotar la información obtenida durante la revisión documentaria de los archivos o registros (Adicionar el n de filas que sean necesarias) Ficha N (Anotar el N ficha) 4. Concretar las diferencias encontradas en la revisión de documentos realizada, comparada con los datos de la Ficha de levantamiento de información de los Cargos ó Puestos de Trabajo (Adicionar el n de filas que sean necesarias) Dirección/Oficina : FECHA FIRMA DEL ENCUESTADOR Cargo o Puesto de Trabajo: Nombres y Apellidos: F-ORG

44 Anexo A - 3 INVENTARIO DE PROCEDIMIENTO Ficha N (dejar en blanco) PROCESO/SUBPROCESO 1) OFICINA/DIRECCIÓN (2 Nivel organizacional) (2) OFICINA/DIRECCIÓN (3 nivel organizacional) <Anotar en forma opcional el nombre del proceso o subproceso> <Anotar el nombre de la Oficina o Dirección del 2º nivel organizacional> <Anotar el nombre de la Oficina o Dirección del 3º nivel organizacional> N Orden (3) Número correlativo Código del Procedimiento (4) 2 dígitos- proceso 2 dígitos-órgano 3 dígitos-no correlativo Procedimiento y/o Documento de Origen (5) Indicar nombre del procedimiento o documento que inicia el procedimiento Denominación del Procedimiento (6) Indicar el nombre o título del procedimiento identificado Resultado/ Producto (7) Indicar el nombre del documento, información o producto que se obtenga del procedimiento. Usuario (8) Persona natural o jurídica que recibe el producto Base Legal (9) Indicar el dispositivo que sustenta el procedimiento Nota: De ser necesario utilice hojas adicionales FECHA FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR F-ORG

45 Anexo A - 4 N de Ficha FICHA PARA IDENTIFICACIÓN Y DESAGREGACIÓN DE FUNCIONES Y CARGOS (1) Función del Órgano o Unidad Orgánica (Según ROF aprobado) (2) FUNCIONES ESPECÍFICAS : Secuenciales y concurrentes necesarias, para lograr la funcionalidad de la unidad orgánica (3) Frecuencia de la Función Continua Estacional (3) CARGOS CLASIFICADOS, al que se le asigna la función Firma del Responsable del Órgano O Unidad Orgánica Fecha F-ORG

46 Anexo A - 5 RECOMENDACIONES, INSTRUCCIONES Y MODELO PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO DE DISTRIBUCION DE FUNCIONES (F-0RG-05.05) 1) Recomendaciones para la elaboración del formato: El Cuadro de Distribución de Funciones se deberá elaborar en hoja de cálculo de Excel, en el siguiente formato: Letra arial 9 en minúscula Alineación del texto en la celda en posición vertical superior El texto debe estar ajustado a la celda, sin combinarlas El cuadro de distribución de funciones deberá contener las columnas necesarias para anotar la información de las funciones de los cargos existentes y las filas según las funciones establecidas en el ROF. 1) Llenado del formato (matriz) (1) Órgano Anotar el nombre del órgano al que pertenece, por ejemplo: Oficina General de Administración. (2) Unidad Orgánica Anotar el nombre de la Oficina o Dirección a la que pertenece, por ejemplo: Oficina de Economía (3) Situación de Información - Se deberá anotar Situación Actual cuando la información que se registra corresponda a la obtenida de las fichas de levantamiento de información y Propuesta cuando por resultado del análisis de la situación actual se registren nuevas funciones o reordene las existentes para lograr el ordenamiento de la Unidad orgánica o se consideren nuevos cargos, además de los que existen actualmente. (4) Funciones de la unidad orgánica Se obtiene del Reglamento de Oganización y Funciones. Se deberá anotar las funciones en cada fila de la primera columna (5) Cargo En la primera fila de la matriz Situación Actual y a partir de la segunda columna, se deberá anotar la descripción del cargo clasificado, anotándose la nomenclatura de los cargos asignados vigentes, en los casos de cargos ocupados por personal nombrado se deberá utilizar la denominación que figura en el CAP vigente. En la matriz de Propuesta, se deberá anotar la nomenclatura de los cargos necesarios propuestos. (6) Función del cargo Se deberá anotar la descripción breve y concisa de las funciones específicas, relacionándolas con las funciones de la unidad orgánica. Ejm. Obtener estadísticas, Elaborar cuadros comparativos, Emitir opinión técnica, etc. 2) Otras Recomendaciones En el caso que paralelamente se haya realizado el inventario de procedimientos así como elaborado la Ficha Preliminar del Procedimiento, dicha información permitirá complementar la información de la matriz, tanto para la situación actual cómo para la situación propuesta. 3) Modelo del Formato 45

47 a) Situación Actual Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional (1) Oficina/ Dirección Oficina General de (2) Oficina/ Dirección General Administración Oficina de Logística (3) Tipo de Información SITUACIÓN ACTUAL Funciones (4) Director Sist. Adm. I Especialista Adm. IV Especialista Adm. II Asistente Adm. II Técnico Adm. II Técnico Adm I Programar, adquirir y contratar bienes, servicios y ejecución de obras.(4) Efectuar las acciones requeridas para el desaduanaje de bienes destinados al MINSA y órganos desconcentrados (4) Asesorar a los órganos del Sistema Logístico en el sector salud (4) Evaluar la programación y reprogramar (6) Coordinar los trámites ante la agencia de aduanas (6) Consolidar requerimiento (6) Efectuar los trámites de desaduanaje Asesorar a las Direcciones de Salud (6) (6) Elaborar la programación (6) (6) (6) Asesorar a los establecimientos de salud (6) Consolidar requerimientos (6) (6) (6) Registrar los doc. de desaduanaje (6) (6) Apoyar en el desaduanaje de bienes (6) (6) (6) (6) b) Propuesta (1) Oficina/ Dirección Oficina General de (2) Oficina/ Dirección General Administración Oficina de Logística (3) Tipo de Información PROPUESTA Objetivos funcionales Programar, adquirir y contratar bienes, servicios y ejecución de obras.(4) Ejecutar las acciones requeridas para el desaduanaje de bienes destinados al MINSA y órganos desconcentrados (4) Asesorar a los órganos del Sistema Logístico en el sector salud (4) Jefe de Oficina (5) Evaluar la programación y reprogramar Autorizar los trámites para el desaduanaje de bienes Asesorar a las Direcciones de Salud Especialista en Infraestructura (5) Efectuar el apoyo técnico al Comité de Adquisiciones Especialista Adminis. (5) Efectuar los trámites de desaduanaje Asistente Administ. (5) Elaborar la programación Coordinar con agencia de aduanas Asesorar a los establecimien tos de salud Técnico en Logística (5) Consolidar requerimientos Registrar los doc. de desaduanaje Trabajador de Serv.Gen (5) 46

48 Anexo A - 6 FICHA DE INFORMACIÓN PRELIMINAR DEL PROCEDIMIENTO Codigo N (Código del Procedimiento) (1) Oficina /Dirección (2 nivel organizacional) (2) Oficina /Dirección (de 3 nivel organizacional) (3) Denominación del Procedimiento (Según inventario): (4) Objetivo del Procedimiento: (5)Tiempo estimado efectivo de duración del procedimiento (horas, días meses) (6) SECUENCIA DEL PROCEDIMIENTO N Orden ACTIVIDAD TAREA UNIDAD ORGÁNICA QUE EJECUTA LA TAREA (7) Estadísticas del número de veces que se ha ejecutado el procedimiento en cada mes, durante los últimos 12 meses (Se utiliza en forma opcional): Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 (8) Indicar las Normas legales que regulan el procedimiento y adjuntar copias Referencia Fecha de Publicación Breve descripción del Asunto (9) Anotaciones adicionales: Firma de Director o Responsable Fecha F-ORG

49 Apéndice al Anexo A - 6 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA DE INFORMACION PRELIMINAR DEL PROCEDIMIENTO ( F-0RG-06.0) (1) Oficina /Dirección - Nombre de la Oficina o Dirección del 2 nivel organizacional. Ejemplo: Oficina General de Administración (2) Oficina /Dirección General - Nombre de la Oficina o Dirección del 3 nivel organizacional. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Economía (3) Denominación del Procedimiento - Nombre o título del procedimiento. Ejemplo: Control Patrimonial (4) Objetivo del Procedimiento Se deberá indicar el logro esperado en la ejecución del procedimiento, que debe ser cuantificable y cuya unidad de medida podrá ser en porcentaje, de tiempo, de cantidad, etc. (5) Tiempo de duración del procedimiento (horas, días meses). Se deberá anotar el tiempo total (promedio o estimado) que transcurre desde que se inicia el procedimiento, hasta que se termina. (6) Secuencia del Procedimiento N Orden - Se deberá anotar un número correlativo, para ejecutar las acciones las acciones Actividad Conjunto de tareas orientadas a lograr un resultado Tarea - Se deberá anotar la ejecución de cada paso que conforma el procedimiento, por ejemplo: 1) Registrar los documentos que ingresan a la oficina 2) Verificar que los datos del documento NN, estén correctamente consignados Unidad Orgánica que ejecuta la acción - Se deberá colocar el nombre de la unidad orgánica que ejecuta la acción, y el cargo o cargos que participan en cada acción. (7) Estadísticas - Se deberá anotar las veces que ha sido ejecutado el procedimiento en cada mes, durante los últimos 12 meses. En los casos que el procedimiento requiera de más de 30 días para ejecutarse tenga un tiempo de duración mayor a 30 días se deberá registrar el número de veces en el mes en que se concluyó el procedimiento. (8) Normas legales - Se deberá anotar en orden de importancia ó jerarquía las normas que regulen el procedimiento (Ley, D.L., RS. RM, otros) con la siguiente información. Referencia - Número y título de la norma legal ó técnica Fecha de publicación Día mes y año Breve descripción del asunto Objeto de la norma (9) Anotaciones adicionales - Utilizar únicamente para ampliar o precisar la información solicitada en los ítem anteriores. 48

50 IX ANEXOS Anexo 1 Relación jerarquizada de las unidades orgánicas y cargos estructurales del Ministerio de Salud y sus Órganos Desconcentrados. Anexo 2 Formato de Cuadro para Asignación de Personal CAP. Anexo 3 Resumen Cuantitativo del CAP. Anexo 4 Contrato Sujetos a Modalidad Anexo 5 Contrato de Locación de Servicios con Personas Naturales Anexo 6 Ficha del Cargo o puesto de Trabajo Anexo 7 Caracterización del Proceso Anexo 8 Caracterización del Subproceso Anexo 9 Ficha de descripción del Procedimiento Anexo 10 Formato del Texto Único de Procedimiento Administrativo Anexo 11 Instructivo para la Elaboración de Flujogramas Anexo 12 Glosario de Términos 49

51 Anexo 1 Unidades Orgánicas y Cargos Estructurales del Ministerio de Salud y sus Órganos Desconcentrados y de la Dirección Regional de Salud Órgano Ministerio de Salud Instituto Especializado Dirección de Salud (Lima y Callao) Dirección Regional de Salud Hospital de Alta Complejidad de Atención de Salud Dirección de Red de Salud Hospital de Mediana Complejidad de Atención de Salud Hospital de Baja Complejidad de Atención de Salud Nivel Organizacional Tipos de Órganos y Unidades Orgánicas Despacho Ministerial Despacho Vice Ministerial Cargos Clasificados Ministro/a de Salud Vice Ministro/a de Salud 1 Secretaria General Secretario/a General Gabinete de Asesores de la Jefe del Gabinete de Asesores Alta Dirección Procuraduría Pública Procurador Público Órgano de Control Jefe del Órgano de Control 2 Institucional (OCI) Institucional Dirección General Director General Oficina General Dirección Director Ejecutivo 3 Oficina 1 Dirección General Director de Instituto Especializado (Director General) Director Adjunto Dirección Director Ejecutivo/ 2 Oficina /OCI Jefe de OCI Departamento Jefe de Departamento 3 Oficina Jefe de Oficina 1 Dirección General Director General Dirección /OCI Director Ejecutivo/Jefe de OCI 2 Oficina Dirección Director 3 Unidad Jefe de Unidad 1 Dirección General Director Regional de Salud Director Ejecutivo Regional 2 Oficina Jefe de Oficina Dirección Director Ejecutivo 1 Dirección General Director de Hospital III (Director General) Director Adjunto Departamento Jefe de Departamento 2 Oficina /OCI Director Ejecutivo/Jefe de OCI Unidad Jefe de Unidad 3 Servicio Jefe de Servicio 1 Dirección Ejecutiva Director de Red de Salud (Director Ejecutivo) 2 Oficina/OCI Jefe de Oficina/Jefe de OCI Microrred de Salud Jefe de Microrred de Salud 3 Unidad Jefe de Unidad 1 Dirección Ejecutiva Director de Hospital II (Director Ejecutivo) Oficina/OCI Jefe de Oficina 2 Departamento Jefe de Departamento Unidad Jefe de Unidad 3 Servicio Jefe de Servicio 1 Dirección Director de Hospital I( Director) Servicio Jefe de Servicio 2 Unidad/OCI Jefe de Unidad 50

52 ENTIDAD: (1) SECTOR : (2) Anexo 2 CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL Nº de Página 001 de 0XX I. DENOMINACIÓN DEL ORGANO: (3) I.1 DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA: (4) Nº ORDEN CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO SITUACIÓN DEL CLASIFI- CARGO DE TOTAL CARGO CACIÓN CONFIANZA O P (5) (6) (7) (8) (9) (10) (10) (11) TOTAL UNIDAD ORGANICA (12) (13) (14) (15) I. DENOMINACIÓN DEL ORGANO: I.2 DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA: Nº ORDEN CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO CLASIFI- CACIÓN TOTAL SITUACIÓN DEL CARGO O P CARGO DE CONFIANZA TOTAL UNIDAD ORGANICA F-ORG-07-1 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Encabezado (Se anotará el número de página considerando el Formato siguiente: Pág < Nº>...de.< número total de páginas>) (1) Nombre de la Entidad: Ej. Ministerio de Salud, Dirección Regional de Salud, consignar denominación completa. (2) Sector: (Sólo en caso de entidades adscritas al Ministerio de Salud) Los numerales (1) y (2) se debe considerar únicamente en la primera página. (3) I. Denominación del Órgano: Indicar el nombre del órgano según ROF Ej. Oficina General de Administración. (4) I.1.Denominación de la Unidad Orgánica: De ser el caso, indicar el nombre de la unidad orgánica que depende del órgano establecido en el ROF Ej. Oficina de personal. (5) Nº DE ORDEN: En esta columna se colocará en forma correlativa el Nº del Cargo. Ejemplo: 001, 002, 003, etc. Cuando se trate de dos O más cargos similares se consignará los números inicial y final. Ejemplo: 005/009, 0010/020, 0021/030, etc. (6) CARGO ESTRUCTURAL: Esta columna debe contener la denominación del cargo según clasificación y en orden de jerarquía de ser el caso (7) CÓDIGO: Se indicará el código del cargo el mismo que tendrá como máximo 8 dígitos: Los 3 primeros dígitos identificarán al pliego presupuestal, los dos dígitos siguientes al órgano, los 2 dígitos subsiguientes la unidad orgánica y el último dígito la clasificación del cargo que se indica en el punto (4) (8) CLASIFICACIÓN: Se llenará consignando las siglas de acuerdo con la siguiente clasificación: FP: Funcionario Público (1) EC: Empleado de Confianza (2) SP-DS: Servidor Público Directivo Superior (3) SP-EJ: Servidor Público Ejecutivo (4) SP-ES: Servidor Público Especialista (5) SP-AP: Servidor Público De Apoyo (6) (9) TOTAL : En esta columna se consignará el número de cargos considerando los ocupados y previstos (10) SITUACIÓN DEL CARGO: Condición de: Ocupado (O) - Previsto (P) marcar con una X o indicar número de ser el caso. (11) CARGO DE CONFIANZA: Marcar con X o indicar número de ser el caso. (12) TOTAL UNIDAD ORGANICA: Se consignará el total de los cargos por cada órgano y Unidad Orgánica. (13) Total de cargos Ocupados (O) del órgano y Unidad Orgánica. (14) Total de cargos Previstos (P) del órgano y Unidad Orgánica (15) Total de cargos de confianza del órgano y Unidad Orgánica 51

53 ENTIDAD : SECTOR : ÓRGANOS O UNIDADES ORGÁNICAS (1) Anexo 3 RESUMEN CUANTITATIVO DEL CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL CLASIFICACION (2) (*) FP EC SP-DS SP-EJ SP-ES SP-AP TOTAL (4) Nº de Página 001 de 0XX TOTAL (3) (5) TOTAL OCUPADOS (6) TOTAL PREVISTOS (7) TOTAL GENERAL F-ORG-11.0 (*) Su uso es de carácter referencial, hasta que se apruebe el Reglamento o las disposiciones específicas de la Ley Ley Marco del Empleo Público. Encabezado. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Entidad: Consignar la denominación completa de la Entidad: Ej. Dirección de Salud IV Lima Este Sector : (utilizar sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios) (1) Órganos o Unidades Orgánicas: Consignar el de ser el caso (2) Colocar el número de cargos por órgano o unidad orgánica de acuerdo a la clasificación siguiente: FP : Funcionario Público EC : Empleado de Confianza SP-DS : Servidor Público Directivo Superior SP-EJ : Servidor Público Ejecutivo SP-ES : SP-AP : Servidor Público Especialista Servidor Público De Apoyo (3) Colocar el total de cargos por órgano o unidad orgánica (4) Colocar el total de cargos por clasificación (5) Colocar el número total de cargos ocupados de la Entidad (6) Colocar el número total de cargos previstos de la Entidad (7) Colocar el total de cargos de la entidad que debe coincidir con la sumatoria de cargos contenidos en el Cuadro para Asignación de Personal. 52

54 Anexo 4 CONTRATOS SUJETOS A MODALIDAD ENTIDAD SECTOR CLASIFICACIÓN: (1) FP EC SP-DS SP-EJ SP-ES SP-AP TOTAL GENERAL (2) 0 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Encabezado. Entidad: Consignar la denominación completa de la Entidad: Ej. Dirección de Salud IV Lima Este. Sector: (Sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios) (1) Colocar el número de contratos por clasificación, de acuerdo a lo siguiente: FP : Funcionario Público EC : Empleado de Confianza SP-DS : Servidor Público Directivo Superior SP-EJ : Servidor Público Ejecutivo SP-ES : Servidor Público Especialista SP-AP : Servidor Público De Apoyo (2) Consignar el número total de contratos sujetos a modalidad en la entidad que equivale a la suma de los valores señalados en el punto (1). F-ORG

55 ANEXO 5 CONTRATOS DE LOCACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONAS NATURALES ENTIDAD SECTOR Órganos o Unidades Orgánicas (1) Número de Contratos (2) TOTAL GENERAL (3) 0 F-ORG-13.0 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Encabezado. Entidad: Consignar la denominación completa de la Entidad: Ej. Dirección de Salud IV Lima Este. Sector: (Sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios) (1) Identificar el nombre de cada uno de los órganos o unidades orgánicas de la Entidad según la estructura orgánica aprobada en su ROF. (2) Consignar el número de contratos de locación de servicios vinculados a cada órgano o unidad orgánica de la Entidad. (3) Consignar el Total General de contratos de locación de servicios que equivale a la suma de los valores señalados en el punto (2). 54

56 Anexo Nº 6 Manual de Organización y Funciones Pág. de Versión : 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGÁNICA: (1) N DE Nº CAP CARGO CLASIFICADO: (2) CARGOS CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) (3) (4) 1. FUNCIÓN BASICA (6) 2. RELACIONES DEL CARGO (7) Relaciones internas : Relaciones externas : 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8) 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9) REQUISITOS MINIMOS (10) Educación Experiencia Capacidades, habilidades y aptitudes ELABORADO POR REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACIÓN: VIGENCIA: / / F-ORG

57 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DEL ANEXO 6 (1) Unidad Orgánica: Se deberá colocar el nombre de la Unidad Orgánica, al que corresponde el cargo. Por Ejm. Oficina de Logística (2) Cargo clasificado: Se colocará la denominación oficial del cargo, según el Manual de Clasificación de Cargos del Ministerio de Salud. (3) Número de cargos: Se deberá colocar el número de los cargos existentes con la misma denominación y a los que se haya asignado funciones similares. (4) Código correlativo: Se deberá indicar el número correlativo del cargo que figura en el CAP con de 4 dígitos, que debe iniciarse en el 0001 (5) Código del cargo clasificado: Se anotará el código del cargo clasificado establecido oficialmente en el CAP. (6) Función básica: Se deberá redactar el objetivo de las funciones del cargo, haciendo énfasis en la acción principal y en el resultado objetivo y mensurable que debe ser alcanzado. (7) Relaciones del cargo: Se describirá las relaciones principales o relevantes que ocurren para el cumplimiento de las funciones En relaciones internas principales: Se deberá considerar lo siguiente: Relación de dependencia con el cargo que lo supervisa directamente (Jefe inmediato) Relación de autoridad o de dirección con los cargos que dependen directamente (personal a cargo) Relación de coordinación con personal de otras unidades orgánicas. (Se debe considerar aquellas que proveen o reciben información importante para el desarrollo de las funciones) En relaciones Externas principales: Se deberá considerar a las entidades externas tanto públicas como privadas (8) Atribuciones del cargo: Son las facultades y encargos que deben realizar los cargos directivos o profesionales, como son: De representación legal y/o técnica debiendo especificarse a quien representa De autorización de actos administrativos o técnicos De Control De convocatoria De supervisión (9) Funciones Específicas: También se le conoce cómo deberes y responsabilidades básicas ó actividades. Se deberán redactar en orden de importancia, debiendo iniciar cada función con una acción o verbo en infinitivo cómo: Revisar, aprobar, elaborar, archivar, etc. (10) Requisitos Mínimos: Se deberá tener en cuenta los requisitos exigibles del Manual de Clasificación de Cargos vigente y los requisitos deseables o preferibles que sean necesarios establecer para el desempeño de las funciones de los cargos o puestos de trabajo. Los requisitos comprenden lo siguiente: Educación Experiencia Capacidades, Habilidades y Actitudes (11) Los recuadros de Aprobado, Ultima Modificación y Vigencia deberán colocarse al final de la página ó de la última página de cada ficha, en los casos haya sido necesario utilizar varia páginas. En aprobado se deberá anotar el dispositivo que aprueba el MOF Ultima Modificación Se deberá anotar el dispositivo que aprueba la última modificación efectuada Vigencia Se deberá anotar la fecha que aprueba el dispositivo legal que aprueba el MOF. Indicaciones finales Cada formato deberá contener las funciones de un cargo en forma independiente que permita ser reemplazada en el caso se deba modificar. El llenado de la ficha deberá ser efectuado por computadora, en Microsoft Word, y utilizar letra arial

58 OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO OFICINA DE ORGANIZACIÓN Anexo 7 CARACTERIZACIÓN DEL SUB PROCESO DE... Pág.: de ÓRGANO RESPONSABLE OBJETIVO : USUARIOS (CLIENTES) PRODUCTO QUE RECIBE (Bienes y/o Servicios) ATRIBUTOS SUBPROCESOS / RESPONSABLE PRODUCTOS (Bienes/Servicios que provee) INSUMO QUE NECESITA (Material, información, etc.) PROVEEDOR ATRIBUTOS Subproceso de Responsable: Subproceso de Subproceso de Subproceso de Responsable: RESPONSABLE DE LA RECOPILACIÓN OFICINA DE ORGANIZACIÓN OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO DIRECCION / OFICINA GENERAL V B, Sello y Fecha V B, Sello y Fecha V B, Sello y Fecha V B, Sello y Fecha F-ORG

59 Anexo 8 OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO OFICINA DE ORGANIZACIÓN CARACTERIZACIÓN DEL SUB PROCESO DE... Pág.: de SUBPROCESO ORGANO RESPONSABLE OBJETIVO ESPECIFICO USUARIOS (CLIENTES) PRODUCTO QUE RECIBE (Bienes y/o Servicios) ATRIBUTOS ACTIVIDADES / RESPONSABLE PRODUCTOS (Bienes/Servicios que provee) INSUMO QUE NECESITA (Material, información, etc.) PROVEEDOR ATRIBUTOS Subproceso de Subproceso de Subproceso de Subproceso de Responsable: RESPONASBLE DE LA RECOPILACIÓN OFICINA DE ORGANIZACIÓN OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO DIRECCION / OFICINA GENERAL V B, Selo y Fecha V B, Sello y Fecha V B, Sello y Fecha V B, Sello y Fecha F-ORG

60 Anexo 9 Ficha de Descripción de Procedimiento Manual de Procedimientos Versión : 1.0 Pág. 1 de 1 Proceso (1): NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO (2): FECHA (3): CÓDIGO (4): PROPÓSITO (5) : ALCANCE (6) : MARCO LEGAL (7) : ÍNDICES DE PERFORMANCE (8) INDICADOR (8a) UNIDAD DE MEDIDA (8b) FUENTE (8c) RESPONSABLE (8d) NORMAS (9) INICIO DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS (10) ENTRADAS (11) NOMBRE (11a) FUENTE (11b) FRECUENCIA (11c) TIPO (11d) SALIDAS (12) NOMBRE (12a) DESTINO (12b) FRECUENCIA (12c) TIPO (12d) DEFINICIONES (13) : REGISTROS (14) : ANEXOS (15) : F-ORG

61 Instrucciones para el llenado del Formato del Anexo 9 (1) Proceso: Se deberá colocar el nombre del proceso del que forma parte establecidos en el Reglamento de la Ley Nº Ley del Ministerio de Salud, aprobado mediante Decreto Supremo Nº SA. Ejemplo: Proceso de Financiamiento. (2) Nombre del Procedimiento: Anotar el nombre que identifique al procedimiento. Ejemplo: Elaboración del Presupuesto Institucional del MINSA. (3) Fecha: Colocar la fecha de aprobación o actualización del procedimiento en formato día/ mes/ año. (4) Código: Se deberá colocar la expresión numérica que identificará al procedimiento. (5) Propósito: Se deberá colocar el logro a alcanzar con el cumplimiento del procedimiento. Ejemplo: Gestionar la asignación de recursos a la entidad. (6) Alcance: Se deberá colocar la denominación de las unidades orgánicas a las cuales comprende el ámbito del procedimiento. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto, Oficina Ejecutiva de Planeamientos y Gestión Institucional y Oficina Ejecutiva de Economía del Ministerio y las Unidades Ejecutoras (7) Marco Legal: Se deberá colocar las normas legales sobre las cuales se sustenta el procedimiento a desarrollar. Ejemplo: Ley de Gestión Presupuestaria, Ley de Presupuesto 2003, etc. (8) Índices de Performance: Se deberá considerar los Indicadores básicos de tiempos costos, estándar de calidad, producción, ratios de eficiencia y eficacia, productividad La información relativa al indicador y está compuesta de cuatro puntos: Indicador, Unidad de Medida, Fuente y Responsable. (8a) Indicador: Se deberá colocar la denominación del indicador ó indicadores necesarios para medir el cumplimiento del procedimiento. Ejemplo: Número de días utilizados/ Porcentaje de atenciones (8b) Unidad de Medida: Se deberá colocar la unidad de medida del indicador. Ejemplo: días, porcentaje. (8c) Fuente: Se deberá colocar la fuente, registros ó series históricas de donde obtener la información para la obtención del indicador. Ejemplo: Directiva de Presupuesto, Registros de entrada y salida de documentos de la Oficina respectiva. (8d) Responsable: Se deberá colocar a cargo de quien estará a cargo la medición del indicador. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto. (9) Normas: Se deberá colocar las normas técnicas específicas sobre las cuales se sustenta el procedimiento a desarrollar. Ejemplo: Directiva para la formulación del Presupuesto. (10) Descripción de Procedimientos: Se deberá colocar las unidades orgánicas y cargos que intervienen en el procedimiento y de una forma secuencial las acciones necesarias para desarrollar el procedimiento. Dichas acciones deberán estar redactadas en tiempo presente, en todo procedimiento se debe considerar un Inicio y Fin Ejemplo: Registra información, Consolida información, Obtiene reportes. (11) Entradas: Son los insumo del procedimiento que puede ser de inicio o parciales durante la secuencia de operaciones. y está compuesto de cuatro puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo. (11a) Nombre: Se deberá colocar la denominación del documento que sirve de entrada al procedimiento. Ejemplo: Presupuesto de las unidades ejecutoras. (11b) Fuente: Se deberá colocar de donde procede el documento de entrada. Ejemplo: Oficina de Economía (11c) Frecuencia: Se deberá colocar el número de veces que recibe el documento. Ejemplo: 1 (S = Semestral),1 (M = Mensual), 1 (S = Semanal), 1 (D = Diario) (11d) Tipo: Se deberá colocar si el insumo de entrada es mecanizado o manual. 59

62 (12) Salidas: Son los productos del procedimiento que puede ser final o parciales durante la secuencia del procedimiento Consta de cuatro puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo. (12a) Nombre: Se deberá colocar la denominación del documento y/o producto de salida. Ejemplo: Presupuesto Institucional del Pliego MINSA. (12b) Destino: Se deberá colocar a donde se remitirá el documento de salida. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto (12c) Frecuencia: Se deberá colocar el número de veces que se emite el documento. Ejemplo: 1 (S = Semestral) 1 (M = Mensual) 1 (S = Semanal) 1 (D = Diario) (12d) Tipo: Se deberá colocar si el producto de salida es mecanizado o manual. (13) Definiciones: Se deberá colocar las definiciones necesarias para esclarecer el procedimiento. Ejemplo: Asignación Presupuestal, Calendario de compromiso (14) Registros: Se deberá colocar y anexar los formatos necesarios para complementar el procedimiento. (15) Anexos: Se deberá colocar y anexar la información necesaria para complementar el procedimiento. Ejemplo: Flujogramas, Formatos, instructivos de formatos, uso de Equipos de trabajo, etc. Indicaciones Finales El formato está diseñado en Word debe ser llenado por computadora y utilizar letra tamaño 10. Cada formato deberá contener la información de un procedimiento en forma independiente que permita ser reemplazada en caso sea necesario modificar o eliminar. 60

63 Anexo 10 N DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MINISTERIO DE SALUD REQUISITOS CALIFICACION DEPENDENCIA AUTORIDAD AUTORIDAD QUE HOSPITALES DE LIMA Y CALLAO Y BASE LEGAL DERECHO DE AUTO EVALUACION DONDE SE QUE RESUELVE EL PAGO MA POSI- NEGA- INCIA EL RESUELVE RECURSO DE TICA TIVO TIVO ELTRAMITE EL TRAMITE IMPUGNACION 1 Constancia de Atención. 1 Solicitud dirigida al Director del Hospital por el interesado o 0.16 % UIT 03 Trámite Jefe de la. Ley Nº 26842, Art. 13º y 15º, inciso i) del Representante Legal, según modelo. días Documentario Oficina o 2 Copia de Documento de Identidad del Titular o Representante Unidad de Legal. Estadística e 3 Copia de Comprobante de Pago por derecho de trámite. Informática, o Jefes de Departamento o de Servicio correspondiente F-ORG

64 Anexo 11 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS El flujograma o flow-chart, es la representación gráfica de un procedimiento o rutina que ilustra la transmisión de información y de todos los documentos que participan. 1. Simbología En la elaboración de flujogramas, se utilizará la siguiente simbología básica: Inicio / Fin del Procedimiento Operación o acción 1 A Conector misma página (número) Conector otra página Alternativa / Decisión Formulario/ Documento Archivo temporal Proceso Archivo Definitivo Traslado Inicio / Fin del Procedimiento: Se utiliza al inicio y al final de todo flujograma, permite determinar los limites del procedimiento Operación y Acción: Se utiliza para representar cada una de las operaciones y acciones que forman parte del procedimiento Alternativa / Decisión: Representa una alternativa o condicional que indica una decisión y que genera dos cursos de acción. Se grafica considerando una entrada y dos salidas y colocando dentro del rombo una pregunta. Ejemplo Si Procede? No Archivo temporal: Representa la acción de archivar temporalmente un documento Archivo Definitivo: Representa la acción de archivar definitivamente un documento 62

65 Conector misma página: Se utiliza para conectar dos acciones en una misma página para evitar el exceso de líneas que se entrecrucen, Siempre deberá colocarse un número. que deberá ser el mismo en la acción previa como en la posterior. Ejemplo 1 1 Conector otra página: Se utiliza para continuar el flujograma en otra página. Siempre se debe colocar una letra A Formulario/ Documento: Representa la elaboración de un formato o documento. Proceso: Se utiliza para representar un proceso organizacional o conjunto de actividades que se interrelaciona con el procedimiento Traslado: Se utiliza para representar el sentido del circuito administrativo, el traslado de información o el movimiento físico de un documento. Para las uniones se podrán utilizar uniones que formen ángulo recto. En lo posible se deben evitar cruces de líneas. Caso contrario se utilizará un puente de media circunferencia. El sentido de la concavidad debe coincidir con la orientación de la línea que sé esta cortando. Se debe tener en cuenta que las líneas de los símbolos sean de trazo más grueso que el de las columnas, no es recomendable el empleo de sombreados en los símbolos 63

66 2- Modelo de Flujograma El gráfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una unidad funcional que puede ser una Dirección, Oficina Equipo y cargos dependiendo del nivel de desagregación del análisis. La diagramación deberá efectuarse en sentido descendente y se empleará en sentido lateral (horizontal) cuando se produzca un cambio de sector. OFICINAS/ DIRECCIONES GENERALES TECNICO RESPONSABLE DE TRAMITE DOCUMENTARIO OFICINAS / DIRECCIONES SECRETARIA DIRECTOR ESPECIALISTAS/ ASESORES INICIO Recibe y verifica Firma cargo, registra en STD y entrega al Director Revisa y de ser necesario realiza indicaciones Remite documentos o expedientes -Doc o Expediente FIN corresponde atender NO Devuelve expediente Si Registra pase y clave en STD es doc. circular? Si No Obtine copias o difunde y archiva No 1 requiere respuesta? Si Firma cargo y registra hora de recepción Autoriza pase, clave y registra hora en Hoja de Envío 1 1 Recibe documentación e información por correo electrónico FIN Prepara cargo y entrega documento Elabora proyecto de Oficio o Memo según indicaciones del Director 2 Registra doc y entrega al Director Recibe documentación e información por correo electrónico Revisa y da conformidad a proyecto Asigna expediente a personal secretarial, 3 Firma cargo y registra hora de recepción Analiza y elabora proyecto de informe y doc. de respuesta Envía por correo electrónico o Imprime proyecto de ser necesario adjunta antecedentes Revisa anexos y antecedentes y corrige según indicaciones del Director Revisa anexos y antecedentes y de ser necesario corrige Autoriza emisión y numeración de doc. 2 Presenta doc. al Director 3 Numera informe o memorándum y registra Prepara expediente, obtiene copia y enumera las hojas Presenta doc. al Director Firma informe y visa doc de respuesta Registra y firma doc de respuesta Registra datos del informe en STD Entrega doc de respuesta y cargo y guarda copia Distribuye y devuelve cargo con sello de recepción Registra en STD y entrega copia (cargo) Archiva documentos que cuentan con informe y copias de doc de gestión FIN PROCEDIMIENTO: Atención de expedientes y otros documentos Elaborado por : Oficina de Organización Fecha : Marzo

67 Anexo 12 GLOSARIO DE TÉRMINOS Actividad funcional.- Es el conjunto de tareas que se ejecutan para cumplir un objetivo específico. Bajo el enfoque funcional dos ó más actividades conforman una función. Actividad del proceso.- Es el segundo nivel de desagregación del proceso y que agrupadas conforman un subproceso. Acción.- Es la unidad desagregada de un procedimiento. Puede ser de naturaleza física o intelectual. Cada puesto de trabajo puede ejecutar una o varias acciones de un procedimiento. Cargo.- Es el elemento básico de una organización. Se deriva de la clasificación prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos y calificaciones para su cobertura (D.S. Nº SA) Cargo Estructural.- Denominación del cargo según clasificación, establecidos legalmente en el Manual Normativo de Clasificación de Cargos. Carrera Administrativa.- Conjunto de principios, normas y procesos que regulan el ingreso, los derechos y los deberes que corresponden a los servidores públicos que con carácter estable prestan servicios de naturaleza permanente en la Administración Pública. Se estructura por grupos ocupacionales y niveles.(decreto Legislativo N 276). Cuadro para Asignación de Personal CAP.- Documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF. (D.S. Nº SA). Dependencia.- Oficina pública o privada, dependiente de otra superior. Entidad.- Todas aquellas señaladas en el artículo 3º del D.S. Nº 043-PCM Estructura Orgánica.- Es un conjunto de órganos interrelacionados racionalmente entre sí para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relación a objetivos de la finalidad asignada a la Entidad. (D.S. Nº SA). Etapa.- Es una parte importante de un procedimiento dentro de la cual se desarrolla un conjunto de acciones secuenciales y/o paralelas que permiten el desarrollo de un procedimiento. Evaluación.- Proceso de comparación, medición o enunciado de un juicio de valor en relación al cumplimiento de los objetivos propuestos. Formulación.- Proceso en el cual se delimita las diversas facetas de la situación actual y se define la problemática; elaborando las diferentes alternativas de actuación a la luz de diversos criterios, seleccionando y programando los recursos necesarios para ponerlo en práctica. Función.- Conjunto de actividades o de operaciones centradas en el ejercicio de una o varias técnicas, con el fin de realizar una parte de los objetivos de la empresa. Insumo.- Es el bien, servicio y/o información que será transformado en el proceso organizacional. 65

68 Objetivo funcional.- Es el objetivo de la función, proceso, sub proceso o Actividad, que es el resultado esperado por un usuario interno o externo y que origina o justifica la necesidad de establecer el proceso, sub proceso, actividad o función. Organización.- Asociación de personas regulada por un conjunto de normas de funciones a determinados fines. Órganos.- Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la Entidad. (D.S. Nº SA). Nivel Organizacional.- Es la categoría dentro de la estructura orgánica de la Entidad que refleja la dependencia entre los órganos o unidades orgánicas acorde con sus funciones y atribuciones. Nivel Jerárquico.- Refleja la dependencia jerárquica de los cargos dentro de la estructura orgánica de la Entidad. Plaza.- Es la dotación presupuestal que se considera para las remuneraciones de personal permanente o eventual. La plaza debidamente prevista en el presupuesto institucional permite habilitar los cargos contemplados en el CAP. Las plazas se encuentran consideradas en el Presupuesto Analítico de Personal. (D.S. Nº SA). Presupuesto Analítico de Personal PAP.- Documento de gestión que considera las plazas y el presupuesto para los servicios específicos del personal permanente y eventual en función de la disponibilidad presupuestal. (D.S. Nº SA). Proceso.- Es el conjunto de actividades lógicamente relacionadas, que existen para conseguir un resultado, que convierten insumos en productos y cuya obtención permite el logro del objetivo funcional enfocado en su usuario; es decir que a los insumos de proveedores o de otro proceso, se les transforma agregándole valor para entregar un producto, consistente en un bien y/o servicio, a otro proceso o al cliente o usuario final, lográndose la meta del objetivo funcional correspondiente. Procesos Claves o Fundamentales; Son los procesos que permiten cumplir con la razón de ser del Ministerio de Salud, de las entidades desconcentradas, descentralizadas y de aquellas que dependen técnica y funcionalmente. Inciden significativamente en la medición del grado de cumplimiento de las estrategias de la organización y su desempeño para lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios. Procesos de Soporte o apoyo; son los procesos que suministran los recursos que necesitan los proceso fundamentales y toda la organización para cumplir con sus obligaciones; de la calidad, cantidad, oportunidad y costo de los recursos que suministran dependerá la fabricación de bienes o prestación de servicios de calidad. Procesos de innovación o estratégicos; son los procesos que se encargan del desarrollo de la organización; son los que visionan los escenarios del futuro, son los que planifican la operatividad y desarrollo de la organización prever y desarrollar la adecuación o rediseño de los servicios, procesos de organización, orientado a satisfacer y priorizar las necesidades y expectativas de los usuarios. Procedimiento.- Es la descripción de las acciones, ordenadas en forma lógica, que se realizan en forma secuencial o simultánea y que permite cumplir con un fin u objetivo predeterminado. Producto final.- Es el bien o servicio que recibe el cliente para lograr el objetivo funcional del proceso. 66

69 Producto intermedio.- Es el bien, servicio o información que se obtiene cómo resultado de un subproceso y actividad, que contribuyen a obtener el producto final. Proveedor.- Es el que proporciona los insumos al proceso organizacional. Recursos.- Es el trabajo de las personas y los medios materiales y financieros que se requieren para transformar los insumos en productos, agregándoles valor para el usuario externo o interno. Tarea.- Es el elemento en cual se descompone una actividad y es el tercer y último nivel de desagregación del proceso. Unidad Orgánica.- Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la Entidad. (D.S. Nº SA). Usuario externo o cliente.- Son las personas e instituciones que reciben y usan los productos o servicios del proceso. Entre ellos podemos citar al paciente niño, madre gestante, persona accidentada, persona en estado grave de salud. Son la razón de ser de la organización, para quienes trabajamos en última instancia. Los usuarios externos o clientes necesitan obtener los servicios de salud en el menor tiempo, a un costo razonable y en óptimas condiciones. Usuario interno.- Son el personal o unidades orgánicas de la entidad, que reciben y utilizan productos intermedios. Racionalización de Procesos.- Actividad permanente de sistematización que conlleva a la identificación, análisis, armonización, diseño, mejoramiento, simplificación o supresión de procesos para alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad. (D.S. Nº SA). Reglamento de Organización y Funciones-ROF.- Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades. (D.S. Nº SA). Sistema.- Conjunto de elementos que se encuentran dinámicamente relacionados y que interactúan entre sí, con la finalidad de ejercer una actividad a efectos de obtener un objeto. Área Funcional Entiéndase como las denominaciones de Unidad funcional, Equipo u otro que se opte para distribuir el trabajo en una unidad orgánica. Se establece en el Manual de Organización y Funciones. 67