UNIVERSIDAD DE MONTERREY Documentación Institucional

Transcripción

1 1 1. Objetivo Adquirir mediante la solicitud de los profesores las novedades bibliográficas recientes a través de proveedores que exhiben su material en las instalaciones de la universidad y así optimizar el tiempo de adquisición 2. Alcance Este procedimiento aplica para todos los comités biblos, profesores, consultores de biblioteca y departamento de adquisiciones 3. Glosario Departamento de Espacios Físicos: es el encargado de autorizar el área solicitada en donde se llevará a cabo algún evento de la universidad Banner: Sistema automatizado que sirve para entre otras cosas para solicitar algunos materiales necesarios para el trabajo como papelería, apoyo a eventos, finanzas, etc. 4. Responsabilidades Es responsabilidad de adquisiciones asegurar que los profesores sean informados de las fechas en que vendrán los proveedores con la exhibición de libros, así como de coordinar que exista el espacio, el mobiliario y el proveedor adecuado para satisfacer la necesidad de novedades bibliográficas 5. Descripción del Procedimiento 5.1. Solicitar el presupuesto necesario a la Dirección de Bibliotecas para la renta del mobiliario necesario (mesas, sillas y manteles) 5.2. Establecer las fechas más adecuadas para la exhibición procurando respetar las fechas de exámenes parciales para procurar que los profesores asistan 5.3. Solicitar al departamento de espacios físicos la autorización para utilizar el lugar en donde se llevará a cabo la exhibición (de preferencia en el Lobby de la Biblioteca) 5.4. Invitar a los proveedores mínimo con dos meses de anticipación para que puedan prepararse con el material adecuado 5.5. Pedir que se realice la solicitud de alquiler del mobiliario al departamento de eventos por medio de banner Firmas de Aprobación: DISE Elaboró: Perla Alejandra Orozco Control de Documentos:

2 Solicitar al Director de Biblioteca la firma autorizada del gasto por alquiler del mobiliario 5.7. Entregar número de solicitud de alquiler de Banner al departamento de eventos 5.8. Confirmar con los proveedores las fechas acordadas desde el inicio del semestre 5.9. Solicitar al comité interno de página web de biblioteca que se incluya ahí el calendario de fechas y editoriales que estarán presentes en cada kiosco para que se encuentre la información disponible durante el semestre Este evento se lleva a cabo tres veces solo en los semestres de otoño y con una permanencia de tres a cinco días hábiles en el horario de 9:30 a 17:30 hrs Invitar por medio de correo electrónico a todos los profesores el viernes anterior al evento, así como todos los días que dure el mismo Se imprimen volantes con la siguiente información y se les entrega a los profesores en sus cubículos: Días de la exhibición Horario Editoriales o Proveedores presentes Áreas del conocimiento que se manejan Proporcionar al proveedor el formato de solicitud donde los profesores harán sus pedidos, incluye los siguientes datos: Título Autor Comité al que pertenece o Departamento Académico Nombre del solicitante Revisar cada una de las solicitudes con el catálogo de biblioteca para verificar que no esté el material en la colección Si el material ya se encuentra en la colección se le informa al solicitante para que indique si es necesario tener una copia adicional Confirmar al proveedor cuales títulos le serán adquiridos Proporcionar al proveedor una copia de las solicitudes autorizadas

3 Recibir el material bibliográfico Capturar las solicitudes en horizonte Esperar factura y continuar con el procedimiento de pago a proveedores 6. Figuras 6.1. Diagrama de flujo en la siguiente hoja

4 4 Inicio Solicitar presupuesto Establecer fechas Solicitar espacio físico Invitación a proveedores Solicitar mobiliario Autorización de gastos Entregar número de solicitud de alquiler Confirmar fecha con proveedores Incluir calendario en web Invitar a profesores por correo electrónico

5 5 Imprimir volantes Proporcionar formato de solicitud Revisar solicitudes en catálogo Se encontró en catálogo Si Se cancela la solicitud FIN Confirmar pedido con proveedor Copia de solicitudes al proveedor Recibir material Capturar en Horizonte Esperar factura FIN 7. Vigencia 7.1. Este documento se revisará cada año