Tipo Auditoría Empresa Eléctrica Quito S.A. IAI - Informes de Auditoría Interna 1 = Alto

Transcripción

1 PROCESOS DE APOYO GESTION DE LOS RECURSOS Preparación de estados financieros 3. Cuentas por liquidar no identificadas No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 3 IAE - Management Letters de Auditores Externos IAE/AE /08/ /08/2012 Finanzas Bajo Gerente General y al Director Financiero Hallazgos Recomendación Fecha Tope Observación y causa - Aun cuando, al 31 de diciembre del 2011, la Empresa ajustó US$140 mil en la cuenta Cuentas por liquidar, en los estados financieros definitivos, la mencionada cuenta incluye US$261 mil no depurados y que corresponden a transacciones pendientes de análisis. Conclusión - Las transacciones no analizadas de la cuenta Cuentas por liquidar por US$261 mil, podrían corresponder a errores en los estados financieros de la Empresa al 31 de diciembre del El Director Financiero, dispondrá a la Contadora General, efectuar un análisis detallado de las mencionadas partidas, con el propósito de identificar y corregir oportunamente errores de registro en los estados financieros. 30/08/2013

2 3. Cuentas por liquidar no identificadas ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 30 Mediante Memorando GG del 11 de octubre del 2012, el Gerente General dispuso el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por los Auditores Externos, respecto de los Estados Financieros del ejercicio económico 2011 a los Gerentes de: Comercialización, Administrativo y Financiero, de Planificación y Procuraduría. 30/06/2013 Actualización febrero 2013: El funcionario del Departamento de Contabilidad, responsable del seguimiento de recomendaciones de la Dirección de Finanzas, mediante Trámite del 21 de febrero de 2013, envió a Auditoría Interna un CD con la siguiente información: "Se continúa realizando el saneamiento de la cuenta Recaudaciones diarias por aplicar del año 2012, se espera al 30 de Junio 2013 contar con un saldo definitivo; con relación a los años anteriores las áreas involucradas Contabilidad, Tecnología de la Información y Recaudación coordinarán las acciones a tomar para realizar el ajuste de los valores que se arrastran de años anteriores y luego se tiene que aplicar un procedimiento automatizado para que el control y conciliación de valores se lo haga mensualmente. El procedimiento a aplicarse se describe así: al Boletín de Caja y Bancos diario se adjuntará

3 un detalle de los valores tanto del SIDECOM, extra facturación, sobrantes y faltantes o cualquier otra compensación que se realice, a fin de determinar los soportes de los valores recaudados e ingresados. Además todas las contabilizaciones deben ser automáticas, suprimiendo así los boletines manuales que se realizan en la actualidad". DOCUMENTOS DE RESPALDO: Cuadro análisis Cta de diciembre 2011 Razones para el no cumplimiento de está recomendación: La funcionaria de Contabilidad encargada de la cuenta , informó que recién se cumplió con el requerimiento del proceso automatizado. Actualización a mayo 2013: Mediante correo electrónico del 31 de mayo 2013, enviado por la funcionaria responsable del seguimiento de recomendaciones correspondientes al área Financiera, informó lo siguiente: "Comentario al 30 de mayo de 2013: Esta cuenta continua en análisis, el saldo aproximado de US$ ,00 no ha podido ser identificado para realizar el ajuste correspondiente, por boletines manuales efectuados en el 2010 y 2011."

4 4. Anticipos entregados a proveedores antiguos No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 4 IAE - Management Letters de Auditores Externos IAE/AE /08/ /08/2012 Finanzas Bajo Gerente General y al Director Financiero Hallazgos Recomendación Fecha Tope Observación y causa - Al 31 de diciembre del 2011, la Empresa mantiene anticipos entregados a proveedores por US$61 mil, los cuales presentan una antigüedad superior a 365 días debido a que la Empresa no ha efectuado ningún análisis sobre los mismos. Conclusión - Los referidos anticipos pueden corresponder a cuentas irrecuperables u omisiones de registro contable en la liquidación de los anticipos. El Director Financiero dispondrá a la Contadora General, efectuar un análisis detallado de las partidas mencionadas y, de ser el caso, realizar los ajustes correspondientes. 15/05/2013

5 4. Anticipos entregados a proveedores antiguos ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 100 Mediante Memorando GG del 11 de octubre del 2012, el Gerente General dispuso el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por los Auditores Externos, respecto de los Estados Financieros del ejercicio económico 2011 a los Gerentes de: Comercialización, Administrativo y Financiero, de Planificación y Procuraduría. 15/05/2013 Actualización febrero 2013: El funcionario del Departamento de Contabilidad, responsable del seguimiento de recomendaciones de la Dirección de Finanzas, mediante Trámite del 21 de febrero de 2013, envió a Auditoría Interna un CD con la siguiente información: El Director Financiero con oficio DF con fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente: "Periódicamente se realizan reclasificaciones y ajustes al saldo de la cuenta No. 182 Anticipos, aun así existen varios anticipos entregados a proveedores de servicios y materiales pendientes de liquidar al 31 de diciembre de 2011, por lo cual seguiremos con la depuración del saldos. Adicionalmente, gestionaremos con los fiscalizadores la entrega de información respecto del cumplimiento de los contratos o reclamaremos la recuperación de los anticipos otorgados.

6 Responsables: Jefe del Departamento de Contabilidad y Fiscalizadores de Contratos. Plazo de cumplimiento: Hasta el 31 de octubre de El saneamiento de los valores referidos en el informe de Auditores externos, esto es anticipos entregados a proveedores por US$ con una antigüedad mayor a 365 días fueron analizados, se efectuó el ajuste correspondiente con Boletín No /2012 por el valor de US$ ; para concluir el saneamiento, es necesario requerir información a la Unidad de Seguros y Procuraduría". DOCUMENTOS DE RESPALDO: Boletín No /2012 y reporte con informe de trámites pendientes. Razones para el no cumplimiento de está recomendación: La funcionaria responsable del cumplimiento de las recomendaciones por parte del área de la Dirección de Finanzas, indicó que es necesario requerir de información a la Unidad de Seguros y Procuraduría, no se ha coordinado con Procuraduría sobre las gestiones realizadas. Actualización a mayo 2013: Mediante correo electrónico del 31 de mayo 2013, enviado por la funcionaria responsable del seguimiento de recomendaciones correspondientes al área Financiera, informó lo siguiente: "Comentario al 30 de mayo de 2013: Una vez analizados los saldos de años anteriores por US$16.059,55; se determinó que no hay la posibilidad de recuperación, por lo que se está realizando el trámite a la Dirección Financiera a fin de proceder a darlos de baja." Actualización a Julio 12 de 2013: La Jefa del Departamento de Contabilidad a través de memorando DF-DCG del 7 de

7 junio de 2013 solicitó al Director Financiero autorización para dar de baja con cargo a Cuentas Incobrables, considerando que su antigüedad supera los 365 días. El Director Financiero, mediante sumilla inserta el 11 de junio de 2013 en Hoja de Trámite aprobó lo solicitado. Se realizó el ajuste correspondiente en Boletín No , por el valor de ,55 USD. Con el mencionado ajuste se cumple totalmente esta recomendación.

8 8. Marco Laboral de los Empleados de la Empresa No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 8 IAE - Management Letters de Auditores Externos IAE/AE /08/ /08/2012 Finanzas Medio Gerente General y al Director Financiero Hallazgos Recomendación Fecha Tope Observación y causa - A la fecha de los estados financieros, la Empresa no ha definido el nuevo marco laboral bajo el que se encuentran sus trabajadores a partir de la emisión del Mandato Constitucional No. 15, debido a que aún no ha sido emitida la nueva legislación que regule el sector eléctrico, la cual, entre otros aspectos, determinará la transformación definitiva de la Empresa a Empresa Pública. El Gerente General dispondrá al Director Financiero y Legal, efectuar las gestiones pertinentes con el propósito de confirmar que el marco laboral bajo el cual la Empresa mantiene a sus trabajadores es apropiado, de acuerdo con el Mandato Constitucional No. 15 y las circunstancias actuales de la Empresa. Seguimiento a Agosto Al 31 de diciembre del 2011, la observación se mantiene. 31/12/2013

9 8. Marco Laboral de los Empleados de la Empresa ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 80 Mediante Memorando GG del 11 de octubre del 2012, el Gerente General dispuso el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por los Auditores Externos, respecto de los Estados Financieros del ejercicio económico 2011 a los Gerentes de: Comercialización, Administrativo y Financiero, de Planificación y Procuraduría. 30/08/2013 Actualización febrero 2013: El funcionario del Departamento de Contabilidad, responsable del seguimiento de recomendaciones de la Dirección de Finanzas, mediante Trámite del 21 de febrero de 2013, envió a Auditoría Interna un CD con la siguiente información: "El Director Financiero con oficio DF de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente: el Ministerio de Relaciones Laborales, mediante Resolución. MRL del 15 de julio de 2011, emitió la calificación del personal de la Empresa, atribuyendo a cada puesto el régimen jurídico aplicable: En consecuencia, está definido el Régimen Laboral que rige a la Empresa como es la Ley Orgánica de Empresas Públicas y el Código de Trabajo. Adicionalmente, a partir de la resolución indicada, está en revisión el proyecto de Reglamento de Administración y Gestión del Talento Humano el mismo que será sometido al conocimiento

10 y aprobación del Directorio. Responsable de Aprobación: Directorio de la Empresa. Plazo de cumplimiento: hasta el 31 de Diciembre de El Directorio de la Empresa en sesión de 15 de noviembre de 2012 y mediante Resolución No D nombró a la Comisión Técnica para que realice la revisión del proyecto de Reglamento de Administración y Gestión del Talento Humano, y emita el informe para el conocimiento y aprobación del Directorio". DOCUMENTOS DE RESPALDO: Boletín de Resoluciones de Directorio No Referencia cruzada: Está recomendación unificó a la Rec. 2 del IAE-AE-2010, por ser similares. Para efectos del seguimiento se mantiene está recomendación (IAE-AE-2011 Rec. 8) Razones para el no cumplimiento de está recomendación: La Comisión Técnica está conformada por representantes del Municipio Metropolitano de Quito, del Ministerio de Electricidad y Energía Renovable, de la Cámara de Industrias y Producción, los mismos que están fuera del alcance de la Empresa. Actualización a mayo 2013: Mediante correo electrónico del 31 de mayo 2013, enviado por la funcionaria responsable del seguimiento de recomendaciones correspondientes al área Financiera, informó lo siguiente: "Comentario al 30 de mayo 2013: Está por definirse una fecha para el análisis del Informe de Comisión."

11 14. Inversión en Hidrovictoria No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 15 IAE - Management Letters de Auditores Externos IAE/AE /08/ /08/2012 Finanzas Bajo Gerencia Administrativa Financiera Hallazgos Recomendación Fecha Tope Observaciones - Al 31 de diciembre del 2010, hemos identificado las siguientes situaciones en el saldo de la inversión en Hidrovictoria S.A.: - De acuerdo a la Norma Ecuatoriana de Contabilidad No.19, la Empresa debe preparar estados financieros consolidados con su subsidiaria Hidrovictoria S.A. - La Empresa no registró las pérdidas de su subsidiaria Hidrovictoria S.A. correspondientes al año 2010 por US$66 mil. - Los activos de Hidrovictoria S.A. incluyen US$277 mil correspondientes a gastos administrativos que dicha compañía capitalizó como activos diferidos en el año Sobre estas transacciones, los auditores externos de Hidrovictoria S.A colocaron una excepción en su informe a los estados financieros considerando que dichas partidas debieron registrarse en los resultados del año. El saldo de la inversión en Hidrovictoria S.A., registrada por Empresa, incluye los referidos gastos administrativos. El Gerente General dispondrá al Director Financiero, analizar la posibilidad de registrar un eventual deterioro de la inversión por US$277 mil, considerando que el patrimonio de la subsidiaria se encuentra sobrevaluado en el referido importe. Seguimiento a Agosto Al 31 de diciembre del 2011, la observación se mantiene. 31/12/2013

12 14. Inversión en Hidrovictoria ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 10 Mediante Memorando GG del 11 de octubre del 2012, el Gerente General dispuso el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por los Auditores Externos, respecto de los Estados Financieros del ejercicio económico 2011 a los Gerentes de: Comercialización, Administrativo y Financiero, de Planificación y Procuraduría. 30/06/2014 Actualización febrero 2013: El funcionario del Departamento de Contabilidad, responsable del seguimiento de recomendaciones de la Dirección de Finanzas, mediante Trámite del 21 de febrero de 2013, envió a Auditoría Interna un CD con la siguiente información: "El Director Financiero con oficio DF de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente: los estudios que determinarán la continuidad y vigencia de la personería jurídica de Hidrovictoria S.A. los efectuará la Empresa para conocimiento y resolución de la Junta de Accionistas y con posterioridad se tomarán las decisiones de registro de la inversión. Responsables: Gerente Administrativo Financiero y Procurador. Plazo de Cumplimiento: Hasta el 31 de diciembre de A la terminación del Proyecto Hidrovictoria se decidirá sobre la personería jurídica de la

13 Empresa Hidrovictoria y por ende del registro contable indicado". DOCUMENTACION DE RESPALDO: Comunicación enviada a Deloitte & Touche Referencia cruzada: Se unifica con la Rec. 9 del IAE-AE-2010, que se refieren a lo mismo, para efectos de seguimiento se mantiene está recomendación. Razones para el no cumplimiento de está recomendación: A la terminación del Proyecto Hidrovictoria se decidirá sobre la personería jurídica de la Empresa Hidrovictoria y por ende del registro contable indicado. Actualización a mayo 2013: Mediante correo electrónico del 31 de mayo 2013, enviado por la funcionaria responsable del seguimiento de recomendaciones correspondientes al área Financiera, informó lo siguiente: "Comentario al 30 de mayo de 2013: Aún no concluye el Proyecto Hidrovictoria esta recomendación se mantiene."

14 15. Activos Diferidos No. No Auditoría Año Fecha Emision Fecha Informe RE Función de Negocio Responsable 16 IAE - Management Letters de Auditores Externos IAE/AE /08/ /08/2012 Finanzas Medio Gerencia Administrativa Financiera Hallazgos Recomendación Fecha Tope Antecedente - Norma Ecuatoriana de Contabilidad No Intangibles, Fase de investigación, Párrafo 42 No se reconocerán activos intangibles surgidos de la investigación (o de la fase de investigación en proyectos internos). Los desembolsos por investigación (o de la fase de investigación, en el caso de proyectos internos), deben reconocerse como gastos de período en el que se incurran. Observación - Al 31 de diciembre del 2010, el saldo de activos diferidos incluye US$1.8 millones correspondientes a desembolsos por la realización de estudios y proyectos. El Gerente General dispondrá al Director Financiero, analizar el referido saldo y, de ser necesario, efectuar los ajustes correspondientes. Seguimiento a Agosto Al 31 de diciembre del 2011, la observación se mantiene. 31/10/2013

15 15. Activos Diferidos ESTADO % Status COMENTARIOS Fecha Esperada Terminación 70 Mediante Memorando GG del 11 de octubre del 2012, el Gerente General dispuso el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por los Auditores Externos, respecto de los Estados Financieros del ejercicio económico 2011 a los Gerentes de: Comercialización, Administrativo y Financiero, de Planificación y Procuraduría. 31/12/2013 Actualización febrero 2013: El funcionario del Departamento de Contabilidad, responsable del seguimiento de recomendaciones de la Dirección de Finanzas, mediante Trámite del 21 de febrero de 2013, envió a Auditoría Interna un CD con la siguiente información: El Director Financiero con oficio DF de fecha 20 de septiembre del 2012, indicó lo siguiente: "Con relación al costo de los Diseños y Estudios del Proyecto Hidroeléctrico Quijos - Baeza registrado en Activos Diferidos, la Empresa Eléctrica Quito S.A. suscribió un convenio con CELEC EP para la Cesión de los Derechos del mencionado proyecto. La cláusula Segunda - Objeto del referido convenio indica que CELEP EP pagará a esta Empresa por el costo de los diseños y estudios señalados la cantidad de US$ ,24; la misma que será

16 transferida en su totalidad dentro de 120 días posteriores a la suscripción de la Adenda Modificatoria SG El plazo indicado venció, por ello se han realizado las correspondientes gestiones para su cobro. Responsable: Gerente Administrativo Financiero. Plazo de cumplimiento: Hasta el 31 de octubre de Se efectuaron varias gestiones al respecto, la última con el Ing. Ángel E. Reyes funcionario del Proyecto Quijos CELEC Enelnorte quien indica se ha realizado la gestión ante el Ministerio de Electricidad y Ministerio de Finanzas para que les transfiera los recursos, esperan respuesta. Además se solicitó contestación por escrito a la comunicación enviada por la EEQ al respecto". DOCUMENTO DE RESPALDO: Comunicación enviada a CEDLEC EP haciendo el requerimiento de pago. Oficio No. GG del 04 de octubre del Ref.: Está recomendación unificó a la Rec. 11 del IAE-AE-2010, por ser similares. Para efectos de seguimiento se mantiene está recomendación (IAE-AE-2011 Rec.15) Razones para el no cumplimiento de está recomendación: Se están realizando las gestiones para la recuperación de los valores, el pago depende de CELEC EP. Actualización a mayo 2013: Mediante correo electrónico del 31 de mayo 2013, enviado por la funcionaria responsable del seguimiento de recomendaciones correspondientes al área Financiera, informó lo siguiente: "Comentario al 30 de mayo 2013: Este valor se considerará como parte de pago de las instalaciones propiedad de Transelectric en la Vicentina que las requiere la empresa para mejorar la operación del Sistema integrado de la EEQ, que fortalecerá el servicio a la ciudad

17 de Quito. (Acta reunión de trabajo entre la Empresa Eléctrica Quito S.A. y CELEC EP-TRANSELECTRIC." (Reunión: ) Razones para el no cumplimiento de está recomendación: Depende de factores externos (CELEC EP).

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