INTENDENCIA DE ADUANAS

Transcripción

1 1/15 SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN IRIBUTARIA INTENDENCIA DE ADUANAS PROCESO/ SUBPROCESO: GESTIÓN DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO Nombre del Documento Identificación Versión PROCEDIMIENTO PARA TRAMITE DE CERTIFICADOS DIGITALES PARA AUXILIARES DE LA FUNCIÓN PÚBLICA ADUANERA No. Folios 15 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Completo Raquel Eunice Pineda Hernández Wilson Noé González López Mayra Patricia Rodas Ruano César Adrián Estrada Duque Óscar Humberto Funes Alvarado Puesto que ocupa Analista de Procesos Analista de Procesos Jefe de la Unidad de Normasy ProcedimieritOÉ Jefe del Departamento Intendente de Aduanas a.i. Página 1 de 11

2 2/15 Objetivo Establecer la secuencia de actividades y requisitos que deben cumplir y presentar el auxiliar de la función pública aduanera para la autorización y obtención del certificado digital, y su posterior registro en el sistema informático de la Superintendencia de Administración Tributaria y proporcionar una herramienta a los funcionarios y empleados de la Unidad de Calificación, Registro y Control de Auxiliares de la Función Pública del Departamento de Gestión Aduanera que permita conocer los lineamientos que deben considerar para el proceso. Alcance Este procedimiento es de aplicación para los auxiliares de la función que soliciten, cumplan con los requisitos y obtengan ante la Unidad de Calificación, Registro y Control de Auxiliares de la Función Pública del Departamento de Gestión Aduanera, la carta de solicitud de certificado digital. Inicia con la recepción de los documentos para la solicitud del certificado digital en la Unidad de Calificación, Registro y Control de Auxiliares de la Función Pública por parte de la persona natural o jurídica y finaliza cuando certificado digital es registrado en el sistema informático de SAT y éste permite su operación. A Página 2 de 11

3 3/15 Personal y otros actores involucrados en el procedimiento 1. Intendente de Aduanas 2. Analista o Supervisor de la Unidad 3. Auxiliar 4. Autoridad de Registro Marco legal y documentos relacionados 1. Resolución número (COMIECO-XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, que aprueba el Código Aduanero Uniforme Centroamericano -CAUCA-. Publicada en Acuerdo número del Ministerio de Economía. 2. Resolución número (COMIECO-XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, que aprueba el Reglamento del Código Aduanero Uniforme Centroamericano -RECAUCA-. Publicada en Acuerdo Ministerial número del Ministerio de Economía. 3. Decreto número del Congreso de la República. Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas. 4. Acuerdo número del Directorio de la SAT. Disposiciones Normativas para la Certificación de Información Transmitida Electrónicamente. 5. Acuerdo de Directorio número , Reglamento de Trabajo y Gestión del Recurso Humano de la Superintendencia de Administración Tributaria. A ( Página 3 de 11

4 4/15 Normas internas 1. En el presente procedimiento se utilizan términos aduaneros y comerciales conforme los documentos DG-GPD-GC-05 "Términos y Definiciones del Sistema de Gestión de Calidad" y DG-IAD-EV-01 "Estructura Organizacional y Funciones de la Aduana", anexos de la Guía para la Documentación de Normativa Aduanera (IN-IAD/DNO-EV-01). 2. Para efectos de la interpretación y comprensión del presente procedimiento, se entiende por: a. Autoridad Certificadora (AC): La persona jurídica pública o privada, nacional o extranjera, prestadora del servicio de creación, emisión y operación de certificados digitales. b. Autoridad de Registro (AR): Entidad delegada por una autoridad certificadora, para la verificación de la identidad de los solicitantes y otras funciones dentro del proceso de expedición y manejo de certificados digitales. c. Auxiliar: El auxiliar de la función debidamente autorizado por la SAT. d. Carta de solicitud de certificado digital o solicitud: Documento que entregará la Unidad a los auxiliares debidamente registrados, que requieran ante una Autoridad de Registro (AR), el otorgamiento de certificado digital. e. Certificado Digital: Una estructura de datos creada y firmada digitalmente por un certificador, del modo y con las características que se señalen en las políticas de certificados digitales, cuyo propósito primordial es posibilitar a sus suscriptores la creación de firmas digitales, así como la identificación personal en transacciones electrónicas. f. Documento de identificación: Cédula de vecindad, documento personal de identificación (DPI) o pasaporte, según sea el caso. Página 4 de 11

5 5/15 g. Infraestructura de llave pública (PKI por sus siglas en inglés): Se refiere a una estructura de hardware, software, personas, procesos y políticas que emplean tecnología de firma digital, para proveer una asociación verificable entre una llave pública y un suscriptor específico que posee la llave privada correspondiente. h. SAT: Superintendencia de Administración Tributaria. i. Unidad: Unidad de Calificación, Registro y Control de Auxiliares de la Función Pública. j. Usuario final o Suscriptor: La persona física o jurídica a cuyo favor se emite un certificado digital y que lo emplea en conjunto con las claves, contraseñas y/o dispositivos necesarios al efecto y de cuya custodia es responsable. Para el presente procedimiento, los auxiliares tienen ésta calidad. 3. El auxiliar que requiera el certificado digital, debe presentarse ante la Unidad personalmente para gestionar la carta de solicitud de certificado digital, adjuntando la siguiente documentación: a. Original y fotocopia del documento de identificación (Cédula de vecindad, DPI o pasaporte, según corresponda). b. En el caso de personas jurídicas autorizadas para operar como auxiliares, fotocopia del acta de nombramiento del representante legal, debidamente inscrita en el Registro Mercantil y Registro Tributario Unificado (RTU) de la SAT. La Unidad debe verificar que el auxiliar cumpla con los documentos antes mencionados; se encuentre inscrito y con estado activo en el Registro de Auxiliares, en el sistema informático y en el Registro Tributario Unificado -RTU-, previo a generar la carta de solicitud de certificado digital. Cualquier inconsistencia en dichos registros debe ser informada inmediatamente al auxiliar al momento que presente la solicitud, para que proceda a realizar las actualizaciones que correspondan. Página 5 de 11

6 6/15 En el caso de personas jurídicas autorizadas para operar como auxiliares, que gestionen la carta de solicitud de certificado digital, la Unidad debe entregar dicho documento al representante legal debidamente inscrito en los registros antes mencionados. Cuando el Auxiliar obtenga la carta de solicitud de certificado digital, debe presentarse ante la Autoridad de Registro (AR) de su elección, previamente autorizada por SAT, para hacer entrega de la misma, para poder obtener el certificado digital. 4. La carta de solicitud de certificado digital que se entregará al auxiliar para su presentación ante la Autoridad de Registro (AR), debe contener como mínimo, la información siguiente: a. Nombre completo del auxiliar y NIT, conforme los datos del Registro Tributario Unificado. b. Nombre o razón social de la Autoridad de Registro (AR) ante quien solicite el certificado digital. c. Un identificador de la solicitud para que la Autoridad de Registro pueda confirmar la información por medios electrónicos. d. Firma autógrafa del auxiliar. 5. La Unidad debe imprimir dos ejemplares de la carta de solicitud de certificado digital. El primero debe ser entregado al auxiliar y en el segundo, dicha persona debe consignar la firma y fecha de recibido, para su resguardo en el archivo que para el efecto lleve la Unidad. 6. Cuando un auxiliar realice la operación de activación y registro indicada en la actividad 10 de este procedimiento de existir otro certificado digital vigente para el mismo auxiliar, el sistema informático de SAT inhabilitará el primer certificado digital registrado para otorgar validez al segundo certificado digital operado. 7. Los certificados digitales tendrán vigencia únicamente por el plazo para el que fueron emitidos, actualmente de 1 año o el plazo que en el futuro establezca la SAT. Por tal razón, el sistema informático de SAT debe validar esta Página 6 de 11

7 7/15 información al realizarse las operaciones indicadas en las actividades 8 y 9 de este procedimiento. Para la gestión de renovación de certificado digital, el auxiliar debe realizar el proceso de adhesión del nuevo certificado, el día que dicho certificado entre en vigencia, previamente debe obtener la carta de solicitud del nuevo certificado y cumplir con los mismos requisitos para obtenerel primer certificado digital establecidos en el presente procedimiento. 8. De conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto número del Congreso de la República, "Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas", las comunicaciones electrónicas, incluyendo las realizadas con certificados digitales, son admisibles como medios de prueba. No se debe negar eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria en toda actuación administrativa, judicial o privada a todo tipo de información en forma de comunicación electrónica, por el sólo hecho que se trate de una comunicación electrónica, ni en razón de no haber sido presentado en su forma original. Otras normas 9. Cuando se presenten casos no previstos en el presente procedimiento, el jefe de departamento del área donde se aplique el mismo, debe analizar y resolver de conformidad con la prueba documental que sustenta la operación, petición o trámite, debiendo aplicar la legislación vigente. En todos los casos se deberán aplicar los principios establecidos en los artículos 13, 130 y 131 del Código Aduanero Uniforme Centroamericano. De presentarse situaciones recurrentes se deberá informar al Departamento Normativo para que sean evaluadas y de corresponder se incluyan dentro del procedimiento. Cuando sea necesario contar con opinión normativa o jurídica, los departamentos de la Intendencia de Aduanas, deberán trasladar el requerimiento con la propuesta correspondiente al Departamento Normativo, quien realizará las gestiones correspondientes. Página 7 de 11

8 8/ El presente procedimiento es una herramienta para el usuario interno y externo, está elaborado de acuerdo a la Legislación y Disposiciones Administrativas vigentes. Dicho procedimiento entra en vigencia 8 días después de su publicación simultánea en IntraSAT y en el Portal Web de la Superintendencia de Administración Tributaria. 11. La inobservancia e incumplimiento del presente procedimiento será sancionada según lo estipulado en el Acuerdo de Directorio número Reglamento de Trabajo y Gestión del Recurso Humano de la Superintendencia de Administración Tributaria. Página 8 de 11

9 9/15 Narrativa No. Actividad Responsable 1. Presenta documentos requeridos en la Unidad, para la obtención de la carta de solicitud de certificado digital. Auxiliar 2. Recibe documentos, y verifica que el auxiliar se encuentre inscrito y con estado activo en el registro de auxiliares, en el sistema informático y en el Registro Tributario Unificado (RTU). Si existen inconsistencias, continúa en la actividad 3. Si no existen inconsistencias continúa en la actividad 4. Analista o Supervisor de la Unidad 3. Informa al auxiliar para que subsane las inconsistencias encontradas, regresa a la actividad 1. Analista o Supervisor de la Unidad 4. Accesa a la aplicación Web creada para la emisión de la carta de solicitud de certificado digital, ingresa la información relacionada con el NIT del auxiliar y nombre de Autoridad de Registro (AR), imprime dos ejemplares de la carta de solicitud de certificado digital y entrega al auxiliar. Analista o Supervisor de la Unidad Página 9 de 11

10 10/15 No. Actividad Responsable Recibe carta de solicitud de certificado digital, firma copia de recibido y presenta carta de solicitud de certificado digital ante la Autoridad de Registro (AR) Recibe y realiza proceso interno de autorización para otorgar el certificado digital, envía información del otorgamiento por medio del servicio WEBSERVICE a la base de datos de SAT. 7. Recibe la información del certificado digital otorgado al auxiliar, Auxiliar Autoridad de Registro (AR) Sistema informático de SAT 8. Accesa a la página Web de la SAT, en el menú del sistema SAQB'E, selecciona la aplicación Adhesión DUA-PKI y elige la opción Adhesión de certificado digital, ingresa la información requerida y firma utilizando el certificado. Auxiliar 9. Efectúa validación de la información del certificado digital con la base de datos de SAT, verificando que coincidan los datos del NIT y código del auxiliar. Si no corresponde la información transmitida, continúa en la actividad 10. Si corresponde la información transmitida continúa en la actividad Devuelve al auxiliar un mensaje de error, regresa a la actividad 8. Sistema informático de SAT Sistema informático de SAT 11. Registra la información y permite operar al auxiliar con el certificado digital otorgado. Fin del procedimiento. Sistema informático de SAT 1 Página 10 de 11

11 11/15 Registros Nombre del Registro Anexo 1 Carta de solicitud para certificado digital N/A Tipo de Registro (papel/electrónico) Papel/Digital Listado de Anexos Tipo(s) de Anexo(s): Formatos / Formularios; Instructivo / Guías; Documento General. Identificación - -. ' '... ' " Nombre del Anexo del Anexo (Si Aplica) RE-GPD-GC-03 RE-GPD-GC-04 N/A Lista de Control de Cambios Lista de Distribución Anexo 1 Carta de solicitud para certificado digital Página 11 de 11

12 Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional 12/15 RE-GPD-GC-03 Lista de Control de Cambios Versión 1 22/02/2011 Nombre del Documento: No.de Versión Trámite de Certificados Digitales para Auxiliares de la Función Pública Aduanera No. de Pagina Se modificó formato Modificación Realizada la carátula por tener nuevo Se modificó el objetivo y el alcance incluyendo que el procedimiento es para el personal de la unidad Se modificó el cuadro de actores involucrados, eliminando al Jefe del Departamento Normativo y el Jefe de la Unidad de Normas y Procedimientos, y se agregaron los autores "Auxiliar y Autoridad de Registro" Se modificó el Marco legal, se agrego ley inciso 5 Norma 1 actualmente es la norma 2 Norma 2 actualmente es la norma 3 y mejoró la redacción y estructura se Norma 3 actualmente norma 4 se eliminó el último párrafo porque se incorporo en norma 3 del actual procedimiento Norma 4 actualmente la norma 5 se elimino el último párrafo porque no procede en esa Identificación del documento: Fecha 31/10/2012 Nombre y Firma de quien autoriza cambio Intf lng\c sfrv\o5 ^n Estrada Duque Lie s A. Intendent '(Je Aduanas a.i. Intendenci de Aduanas Página 1 de 2

13 Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional 13/15 RE-GPD-GC-03 Lista de Control de Cambios Versión 1 22/02/2011 Nombre del Documento: No.de Versión Trámite de Certificados Digitales para Auxiliares de la Función Pública Aduanera No.de Pagina Identificación del documento: Modificación Realizada Fecha Nombre y Firma de quien autoriza cambio norma. La cantidad de los certificados está definido en la norma 7 del presente procedimiento 4 6 Se eliminó la norma 5 y 6 Las normas 7 y 8 se incorporaron y 4 6 actualmente es la norma La norma 9 actualmente es la norma 7 Se eliminó la normal 0 por no proceder, actualmente solo los agentes de aduanas obtiene el certificado digital. 4 8 Norma 11 se eliminó 4 8 La norma 12 se cambio de lugar, actualmente es la norma Se eliminó la norma Nuevas normas 9 a la Se modificó la narrativa, la actividad 4,5, 9 y 10 eliminaron, se unificaron las actividades 6 y 7 por consiguiente se modificaron los correlativos. 31/10/2012 jefe pe ZgSjp&t^yy! Ing/Cój^^^^fTEstrada NJ^Duque. \ Página 2 de 2

14 Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional 14/15 RE-GPD-GC-04 Lista de Distribución Versión 3 12/10/2011 Nombre del documento a ser distribuido: PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE CERTIFICADOS DIGITALES PARA AUXILIARES DE LA FUNCIÓN PÚBLICA ADUANERA Identificación del documento a ser distribuido: Fecha: 28/09/2012 Nombre del funcionario/ empleado/figura organizativa Licda. Ana Luisa del Rosario Noguera Morales Puesto que ocupa Secretario General Ubicación física Edificio Torre SAT 5to. Nivel Secretaría General Cantidad de copias controladas entregadas 1 Firma de quién recibe la copia controlada Página 1 de 1

15 15/15 Anexo 1 <#* SuftWMIfcMJfcM!.'Wi Ot ALWtNKIKM.I>J<l IWUU'AHI* SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA Carta de Solicitud para Certificados Digitales Autorización: XIBiqG593 Guatemala 07/09/2011 Poreste medio se le autoriza alcontribuyente OrtiZ González, Mario Alejandro quese identifica con el Número de Identificación Tributaria: Quien solicita la emisión de: 2 certificados. Declarando que dicho certificado digital será de uso personal según lo establecido en el Acuerdo del Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria , constituyéndose en su custodio y responsable por su uso. Autoridad EBCLOSION, SOCIEDAD ANÓNIMA Firma Contribuyente Uso de la Autoridad Registradora Página 1 de 1