CÓMO MEJORAR LA EFICIENCIA DE MI CENTRO DE CONTROL DE TRÁFICO? 1. realizar el diagnóstico

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1 CÓMO MEJORAR LA EFICIENCIA DE MI CENTRO DE CONTROL DE TRÁFICO? Si trabajamos con la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar), lo primero que debemos hacer es identificar cual es el punto de partida y fijarnos un objetivo sobre el cual vamos a desarrollar las estrategias y actividades. 1. realizar el diagnóstico Para realizar el diagnóstico es importante ser muy objetivos y sinceros, de nada sirve ser autocomplacientes cuando queremos mejorar. Cuantos operadores de monitoreo tengo? Que formación o experiencia tienen? Cuál es la rotación del personal de control de tráfico en mi empresa? Tengo turnos 24 horas? Hacemos tráfico solo de día? Cuantos viajes monitorean diario, semanal, mensual? Cuáles son los riesgos inherentes a las rutas que realizo? 01

2 Cuáles son los riesgos inherentes a la mercancía que transporto? Trabajo con flota propia, con flota tercerizada, con ambas? Todos los vehículos tienen GPS? Con la misma empresa? Con muchas empresas distintas? En que grado mis operadores manejan estas plataformas? Por protocolo llamo a todos los conductores con viaje activo cada x tiempo? El tiempo es el mismo independiente del riesgo de la mercancía o la ruta? Las llamadas que realizan los operadores quedan grabadas en una central telefónica? Los operadores tienen varias líneas de celular disponibles para llamar a los conductores según el operador celular o la disponibilidad de minutos en el plan? Tengo procesos formalizados para actuar en caso de materializarse riesgos? Mis operadores registran la información de los viajes? la registran en cuadernos o libretas? La registran en archivos de Excel? La registran en un software especializado? La herramienta que uso, gestiona el tráfico en forma de torre de control? 02

3 Cuánto es mi gasto mensual en la nómina de los operadores del centro de monitoreo? Cuánto es el gasto mensual en sus implementos de trabajo, comunicaciones, software, etc.? Qué expectativas de crecimiento en número de viajes hay en la empresa? El liderazgo de la operación de control de tráfico en mi compañía depende del área de seguridad Del área de logística? De servicio al cliente? PARA REALIZAR EL DIAGNÓSTICO ES IMPORTANTE SER MUY OBJETIVOS Y SINCEROS 03

4 2. definir el objetivo Idealmente las metas deben ser medibles, retadoras, logrables, con base en las respuestas anteriores, debemos definir cuál es la meta que queremos lograr y el indicador con el cual vamos a medir la evaluación de este objetivo. Quiero aumentar la cantidad de viajes monitoreados por persona? Quiero disminuir el valor del control de tráfico por viaje (costo mensual/ cantidad de viajes mensuales)? Quiero mejorar la percepción de mis clientes con base en la información que les suministro de sus envíos? Quiero mejorar la gestión de las alertas y novedades en ruta para los viajes? Quiero integrar temas de seguridad y salud en el trabajo (Pausas activas) en la operación del transporte? Quiero tener visibilidad de las novedades en ruta para que de forma predictiva se puedan gestionar y mitigar los incumplimientos en las entregas? 04

5 3. Planear: definir estrategias y actividades El objetivo que hayamos definido sumado a las respuestas a las preguntas del diagnóstico serán claves en la definición de las estrategias y actividades, ya que con toda seguridad todas las empresas tienen realidades diferentes, por ejemplo: será diferente el objetivo y la estrategia de una empresa que solo tiene 1 operador por turno, hace monitoreo 24 horas, todos los vehículos son de flota propia y no tiene expectativas de crecimientos representativos en la cantidad de viajes a monitorear, en comparación de otra que también tenga 1 operador por turno, también hace monitoreo 24 horas, pero tiene la flota tercerizada y si tiene expectativas de crecimiento en cantidad de viajes. 05

6 No obstante, a lo anterior me permito relacionar algunas posibles estrategias, que te podrán inspirar para definir las tuyas. De todas maneras, antes de tomar una decisión sobre cuales implementar, siempre pregúntate si realmente te ayudan a cumplir el objetivo planteado. Con respecto al personal: Implementar un plan de entrenamiento y capacitación. Subir el perfil para la contratación: formación / experiencia. Vincular nuevos operadores. Tercerizar el servicio con una empresa especializada. Con respecto a la infraestructura Implementar una central de telefonía IP con grabación de llamadas. Desarrollar internamente un aplicativo para administrar el centro de monitoreo. Contratar un software especializado para administrar el control de tráfico. Dar prelación en la contratación de la flota tercerizada a aquellos que tengan el GPS contratado con las compañías que su plataforma permita cumplir con el objetivo del centro de monitoreo. 06

7 Con respecto a los procesos Realizar un análisis de riesgos teniendo en cuenta las mercancías transportadas, y las rutas realizadas. Definir las acciones a realizar y las personas a contactar en caso de que se materialice un riesgo o se identifique una novedad operativa. 07

8 4. EJECUTAR No te quedes solo en los planes, si bien es normal que en ocasiones lo urgente del día a día nos absorbe, los planes que no se ejecutan de nada sirven, ponte metas y plazos, muchas de las actividades no se realizan en un solo día, su implementación depende de la acción coordinada de muchas personas que intervienen en el proceso, asegúrate de que todos tengan claro el objetivo. Por ejemplo, si una de tus estrategias es conseguir personal con un perfil distinto al que tienes en este momento, debes estar alineado con las personas de recursos humanos. Si una de tus estrategias es conseguir un software que te ayude a automatizar el proceso, debes estar alineado con el personal de tecnología. 08

9 5. VERIFICAR / MEDIR El objetivo no se cumple en un día, mide mensualmente el comportamiento del indicador, monitorea los avances, hazte periódicamente las preguntas del diagnóstico. 6. ACTUAR Haz los ajustes necesarios en la estrategia y continua el proceso de mejora continua. Si ya cumpliste el objetivo inicial ponte un nuevo objetivo, rétate permanentemente. 09