FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS 1 CÓDIGO 1 PCD-APY Contenido

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1 1 FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS 1 CÓDIGO 1 PCD-APY FEDERACIÓN Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN 1 2 GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA DE MUNICIPIOS 1 PR-APY FECHA 1 28/03/2016 Contenido 1. Objetivo 3 2. Descripción del Procedimiento 3 3. Alcance Requisitos y Políticas 3 5. Definiciones 3 6. Desarrollo Divulgar cronograma de cierre contable Recibir facturas y demás soportes contables Registrar los documentos contables Cargar la información del SDF Cargar la nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y aportes al sistema de seguridad social Ejecutar el proceso de depreciaciones de activos fijos amortizaciones Registrar los documentos financieros Liquidar los proyectos Liquidar las órdenes internas Cargar Muiticash Realizar compensación automática cuentas por cobrar y cuentas por pagar SIMIT Realizar conciliaciones bancarias Contabilizar la diferencia en cambio Revisar cuentas de balance y resultado Presentar las declaraciones tributarias Presentar estados financieros Presentar informes a entes de control 7 7. Diagrama de Flujo 8 8. Documentos Asociados Anexos 13 Pág. 1 Procedimiento de cierre contable

2 \ FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS Procedimiento de Cierre Contable GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA PR-APY CÓDIGO PCD-APY VERSIÓN 2 - FECHA 28/03/2016 Control de Cambios Cambios Fecha Cambio Autor/Modificador Versión 28/03/2016 Actualización por inclusión en el nuevo formato de procedimiento. Profesional Contable 2 Lista de Revisión r4 Fecha Versión Nombre de quien aprueba Aprobación firma) 28/03/ Yeison Cifuentes Linares 28/03/ Pablo Alberto Morales Cláusula de Con fidencialidad Toda información contenida en este documento es considerada privilegiada y confidencial, ya que este material incluye descripciones metodológicas de propiedad exclusiva de la Federación Colombiana de Municipios. Ninguna parte de este documento podrá ser reproducida por cualquier medio sin la previa autorización de la Federación Colombiana de Municipios. Pág. 2 Procedimiento de cierre contable

3 FEDERACIÓN MUNICIPIOS - FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS Procedimiento de Cierre Contable GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA PR-APY CÓDIGO PCD-APY VERSIÓN 2 FECHA 28/03/ Objetivo Definir los lineamientos para garantizar la razonabilidad y oportunidad de la información contable, de manera que se facilite el proceso de toma de decisiones, así como el cumplimiento de los requerimientos legales y la entrega oportuna de informes al interior de la Entidad. 2. Descripción del Procedimiento El presente procedimiento tiene como finalidad contar con una guía que contenga lineamientos básicos, orientados a realizar el cierre contable de manera ordenada y coordinada como base para la elaboración de estados financieros y rendición de informes a los entes de control. 3. Alcance Este procedimiento aplica para todas las áreas que intervienen de manera directa o indirecta en el cierre contable de la entidad. Inicia con la divulgación del cronograma de cierre contable y finaliza con la entrega oportuna de información consolidada que sirva como base para la toma de decisiones. 4. Requisitos y Políticas Decreto 2649 de 1993 Calendario Tributario DIAN Calendario Tributario Distrital Estatuto Tributario Ley Resolución 248 de 2006 y 375 de 2007 Contaduría General de la Nación Documento de Políticas de Cierre Contable S. Definiciones Registrar: Anotación que se realiza en un libro de contabilidad para reconocer un hecho económico. SDF: (Sistema de Distribución Financiero) Software a través del cual se genera la información sobre recaudos y transferencias para ser cargada al aplicativo SAP. Pág. 3 Procedimiento de cierre contable

4 E FEDERACIÓN 9UD MUNICIPIOS FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS Procedimiento de Cierre Contable GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA PR-APY CÓDIGO PCD-APY VERSIÓN 2 FECHA 28/03/2016 Multicash: Extracto de cuenta bancaria electrónico. Proveedor: Persona natural o jurídica que abastece a la entidad de un bien o servicio requerido por la misma. Contratista: Persona natural, que, a través de un contrato de prestación de servicios, ejecuta por sus propios medios, con plena autonomía técnica, administrativa y operacional una actividad específica contratada por la entidad. Cargue: Subir información a través de archivos planos que se extraen del SDF, de manera que se actualice la contabilidad en el sistema SAP. 6. Desarrollo 6.1. Divulgar cronograma de cierre contable Se divulgarán las fechas del cronograma de cierre contable a las áreas involucradas, de forma Mensual a través de la página de comunidad FCM Recibir facturas y demás soportes contables Se recibirá en la Jefatura Contable y Tributaria las facturas de venta o cuentas de cobro hasta el tercer día del mes siguiente al del cierre, con el cumplimiento de todos tos requisitos, soportes adjuntos y vistos buenos que las autoricen. Si la factura de venta o cuenta de cobro cumple con todos los requisitos internos de la entidad (orden de compra o certificación de cumplimiento y demás autorizaciones a que haya lugar) continúa el proceso, de lo contrario se devuelve al área responsable Registrar los documentos contables Hasta el día 10 de cada mes se realiza en el sistema SAP el registro de todos los documentos contables tanto del componente gremial como de la función pública asignada SIMIT (facturas de compra, cuentas de cobro, legalizaciones, reembolsos, entre otros), para ello se utilizan las transacciones F-02, F-43, F1360, F1350, MIRO, MIGO del sistema SAP. Pág. 4 Procedimiento de cierre contable

5 FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS CÓDIGO PCD-APY FEDERACIÓN Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN 2 GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA - OE MUNICIPIOS PR-APY FECHA 28/03/ Cargar la información del SDF Hasta el día 15 de cada mes se ejecuta en el sistema SAP el cargue de la información del recaudo externo, recaudo local, dispersión de pagos y devoluciones a usuarios provenientes del SDF, utilizando la transacción ZFI016. Nota: esta actividad solo aplica para la contabilidad del SIMIT Cargar la nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y aportes al sistema de seguridad social. Pasados 5 días hábiles después de cada quincena (15 y 30 de cada mes) se realiza en el sistema SAP el cargue de la nómina correspondiente a las dos quincenas liquidadas durante el mes, de la siguiente manera: En la quincena LIflO se realiza el cargue de los salarios y respectivos descuentos al empleado, en la quincena dos se efectúa el cargue de los salarios junto con prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social y aportes parafiscales Ejecutar el proceso de depreciaciones de activos fijos amortizaciones Durante los primeros 11 días de cada mes se realiza la ejecución de la amortización y depreciación de los activos fijos de la Entidad, utilizando la transacción AFAB del Sistema SAP Registrar los documentos financieros Hasta el día 12 de cada mes se realiza en el sistema SAP el registro de los comprobantes de egreso, facturas de venta, recibos de caja, gastos financieros, entre otros Liquidar los proyectos Hasta el día 10 de cada mes se realizará por el módulo PS (proyectos) de SAP, la liquidación de cada uno de los proyectos ejecutados durante el mes. Nota: esta actividad solo aplica para la contabilidad de FCM en su carácter gremial Liquidar las órdenes internas Hasta el día 12 de cada mes se realizará la liquidación de las órdenes internas para llevar a cabo el traslado de los valores registrados en la cuenta 7 a las cuentas de Pág. 5 Procedimiento de cierre contable

6 FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS Procedimiento de Cierre Contable GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA PR-APY CÓDIGO PCD-APY VERSIÓN 2 FECHA 28/03/2016 balance correspondientes, una vez se notifique el cierre de ingresos y gastos que afecten las ordenes internas por parte de la Jefatura Contable y Tributaria Cargar Multicash Durante los 13 primeros días de cada mes se realizará el cargue de los multicash de las diferentes cuentas de la FCM y FCM-SIMIT Realizar compensación automática cuentas por cobrar y cuentas por pagar SIMIT Una vez realizados todos los cargues de recaudo y dispersión de fondos se deben ejecutar las compensaciones automáticas de las cuentas por cobrar y por pagar en la sociedad PFC1 SIMIT. Para lo anterior, se utilizan las transacciones ZCOMPE y F.13 respectivamente. Esta labor se realizará hasta el día 20 de cada mes. Nota: esta actividad solo aplica para la contabilidad del SIMIT Realizar conciliaciones bancarias Hasta el día 20 de cada mes se realizarán las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas correspondientes a la sociedad FCM y FCM-SIMIT Contabilizar la diferencia en cambio Una vez finalizado el mes, se realiza en el sistema SAP el proceso djecución de la -- diferencia en cambio por la transacción FAGL_FC_VAL para actualizar las partidas que se encuentran en moneda extranjera. Esta labor se realiza hasta el día 20 de cada mes Revisar cuentas de balance y resultado - Hasta el día 25 de cada mes y una vez registrados todos los documentos y ejecutados los diferentes procesos en el sistema SAP, se procede a realizar la revisión y análisis de las diferentes cuentas contables y se efectúan los ajustes a que haya lugar. Para esta labor se deben seleccionar las cuentas de balance de acuerdo a su materialidad o complejidad; las cuentas de resultado se analizarán mensualmente Presentar las declaraciones tributarias Se prepararán las declaraciones tributarias correspondientes a los impuestos nacionales y distritales y se presentan ante las entidades de control de acuerdo a las Pág. 6 Procedimiento de cierre contable

7 t FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS CÓDIGO PCD-APY FEDERACIÓN Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN 2 GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA DE MUNICIPIOS - PR-APY FECHA 28/03/2016 fechas de vencimiento establecidas. Los impuestos se deberán liquidar con dos días hábiles de anticipación para la respectiva revisión por parte de la Revisoría Fiscal Presentar estados financieros Se preparan los estados financieros comparativos e informes con sus respectivos soportes y se presentan a la Dirección Administrativa y Financiera Presentar informes a entes de control Una vez realizado el cierre y analizada la información, se preparan y presentarán los respectivos informes a las entidades de control de acuerdo a sus vencimientos con la siguiente periodicidad: Anualmente: Información exógena a la DIAN, Información exógena Secretaría de Hacienda Distrital, renovación RUP, renovación Cámara de Comercio, informe a la Alcaldía de Bogotá. Trimestralmente: Información CHIP de la Contaduría General de la Nación. Mensualmente: Información exógena convenios de cooperación a la DIAN. Pág. 7 Procedimiento de cierre contable

8 FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS CÓDIGO PCD-APY FEDERACIÓN Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN - 2 % GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA DE MUNICIPIOS PR-APY FECHA 28/03/ Diagrama de Flujo DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES (S) Divulgar Jefe Contable y Se divulgarán las cronograma de Tributario fechas del cronograma cierre contable de cierre ctntable alas áreas involucradas, de forma Mensual a través de la página de J-11 comunidad FCM. r Recibir Asistente Contable Se recibirá en la facturas y Jefatura Contable y U demás Tributaria las facturas soportes de venta o cuentas de contables. cobro hasta el tercer día del mes siguiente al del cierre con el cumplimiento de todos los requisitos, soportes adjuntos y vistos buenos que las autoricen Registrar los Asistente Contable Hasta el día 10 de..,... documentos cada mes se realiza en contables el sistema SAP el registro de todos los documentos contables tanto del componente gremial qpmo de la función pública asignada SIMIT (facturas de compra, cuentas de cobro, legalizaciones, reembolsos, entre otros), para ello se utilizan las transacciones F-02, F- 43, FB60, F1350, MIRO, MIGO del. sistema SAP. Cargar la Profesional Hasta el día 15 de información del Contable cada mes se ejecuta SOF en el sistema SAP el cargue de la información del recaudo externo, recaudo local, dispersión de pagos y Pág. 8 Procedimiento de cierre contable

9 FEDERACIÓN UDE MUNICIPIOS FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS CÓDIGO PCD-APY Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN 2 GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA PR-APY FECHA 28/03/2016 devoluciones a Cargar la información - usuarios provenientes d SDF Ad,nirad6rde1 del SDF, utilizando la rrror transacción ZFI016. Cargar la Profesional de Pasados 5días hábiles Cargar la nómi" nómina, Administración de después de cada presiaciones sociales, aportes parafiscales, y prestaciones Personal quincena (15 y 30 de aportes al sistema de seguridad social. sociales, cada mes) se realiza Profesional C.ntabi. aportes en el sistema SAP el parafiscales y cargue de la nómina Ejec,.ter el proceso de aportes al correspondiente a las depreciaciones ) -- sistema de dos activos fijes quincenas arnortizciones seguridad liquidadas durante el '4- - social, mes, de la siguiente manera: En la Registrar los ocomentos quincena uno se financieros realiza el cargue de los salarios y respectivos (--P ' ' '1ii1l contobi Jdescuentos al Liquidar los proyectos T empleado, en la quincena dos se efectúa el cargue de Liquidar las órdenes internas P,rofesional de - 5Pre J ooeoo,,i! prestaciones sociales, _ aportes al sistema de Profesional Fina nder a:zr-z seguridad social y aportes parafiscales. Ejecutar el Profesional Durante los primeros proceso de Contable 11 días de cada mes depreciacione se realiza la ejecución MI ICXC-y- fl l.," r s de activos de la amortización y fijos y depreciación de los amortizacione activos fijos de la - s Entidad, utilizando la transacción AFAB del Sistema SAP. Registrar los Profesional Hasta el día 12 de -----' documentos Financiero cada mes se realiza en - financieros, el sistema SAP el registro de los comprobantes de - egreso, facturas de venta, recibos de caja, - gastos financieros, entre otros. Liquidar los Profesional Hasta el día 10 de proyectos Contable cada mes se realizará por el módulo PS (proyectos) de SAP, la liquidación de cada Pág. 9 Procedimiento de cierre contable

10 FEDERACIÓN ' DE MUNICIPIOS - FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS Procedimiento de Cierre Contable GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚ&ICA PR-APY CÓDIGO C-APY VERSIÓN 2 FECHA 28/03/2016 uno de los proyectos ejecutados durante el mes Liquidar las Profesional de Hasta el día 12 de ordenes Presupuesto y cada mes se realizará internas Costos la liquidación de las órdenes internas para llevar a cabo el traslado de los valores registrados en la cuenta 7 a las cuentas de balance correspondientes, una vez se notifique el cierre de ingresos y gastos que afecten las ordenes internas por parte de la Jefatura Contable y Tributaria. Cargar Profesional Durante los 13 Multicash Financiero primeros días de cada mes se realizará el cargue de los multicash de las diferentes cuentas de la FCM y FCM-SIMIT. Realizar Profesional Una vez realizados Compensación Contable todos los cargues de automática de recaudo y dispersión cuentas por de fondos se deben cobrar y ejecutar las cuentas por compensaciones pagar SIMIT automáticas de las cuentas por cobrar y por pagar en la sociedad PFC1 SIMIT. Para lo anterior, se utilizan las transacciones ZCOMPE y F13 respectivamente. Esta labor se realizará hasta el día 20.de cada mes. Realizar Profesional Hasta el día 20 de conciliaciones Contable cada mes se realizarán bncarias las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas correspondientes a la Pág. 10 Procedimiento de cierre contable

11 FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS FEDERACIÓN DEMUNICIPIOS CÓDIO PCDAP Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN 2 GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA PR-APY FECHA 28/03/2016 sociedad FCM y FCM- SIMIT. Contabilizar la Jefe Contable y Una vez finalizado el diferencia en Tributario mes, se realiza en el cambio sistema SAP el proceso de ejecución de la diferencia en cambio por la transacción FAGL_FC_VAL para actualizar las partidas que se encuentran en moneda extranjera. Esta labor se realiza hasta el día 20 de cada mes. Revisar Jefe Contable y Hasta el día 25 de cuentas de Tributario cada mes y una vez balance y registrados todos los resultado documentos y ejecutados los diferentes procesos en el sistema SAP, se procede a realizar la revisión y análisis de las diferentes cuentas contables y se efectúan los ajustes a que haya lugar. Para esta labor se deben seleccionar las cuentas de balance de acuerdo a su materialidad o complejidad; las cuentas de resultado se analizarán mensualmente. Presentar las Jefe Contable y Hasta el día 25 de declaraciones Tributario cada mes y una vez tributarias registrados todos los documentos y ejecutados los diferentes procesos en el sistema SAP, se procede a realizar la revisión y análisis de las diferentes cuentas contables y se efectúan los ajustes a Pág. 11 Procedimiento de cierre contable

12 FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS Procedimiento de Cierre Contable GES TION CONTABLE FUNCIÓN PUBLICA PR-APY CÓDIGO - PCbÁPY VERSIÓN 2 FECHA 28/03/2016 que haya lugar. Para esta labor se deben seleccionar las cuentas de balance de acuerdo a su materialidad o complejidad: las cuentas de resultado se analizarán mensualmente. Presentar Jefe Contable y Se preparan los estados Tributario estados financieros financieros comparativos e informes con sus respectivos soportes y se presentan a la Dirección Administrativa y Financiera. Presentar Jefe contable informes a Tributario y Una vez realizado el cierre y analizada la entes control de 1 abla 1. Uiagrama de tiujo del procedimiento información, se preparan - y presentarán los respectivos informes a las entidades de control de acuerdo a sus vencimientos objet;. ActMdad Descripción de la acción que ejecuta el encargado/rol, es quien interactua en la actividad Operadores lógicos Rol i Encargado de ejecutar la actividad, este debe ser el cargo. Pág. 12 Procedimiento de cierre contable

13 FEDERACIÓN DE MUNICIPIOS CÓDIGO PCD-APY FEDERACIÓN Procedimiento de Cierre Contable VERSIÓN - 2 GESTIÓN CONTABLE FUNCIÓN PÚBLICA 9DEMUNICIPIOS PR-APY FECHA 28/03/2016 Documento % T Elemento que se utiliza para apoyar la acción de la actividad, puede ser un instructivo, guía, acta, formato, entre otros. Elemento que ayuda a tomar a una decisión en el flujo -, del proceso 1- gura 1. bimidoiogia!jlagrama ae 1-lujo 8. Documentos Asociados N/A 9. Anexos N/A Anexo Nombre Pág. 13 Procedimiento de cierre contable