comedinet Gestión circuito documental

Transcripción

1 comedinet Gestión circuito documental 2017

2 GESTIÓN CIRCUITO DOCUMENTAL EDIVERSA

3 Introducción Este documento es una Guía Rápida para la gestión de tus documentos vía EDI y Facturae con tus clientes del Sector Salud. La siguiente tabla muestra los actores que participan de la estructura del circuito documental: A continuación, mostramos cómo funciona nuestro Servicio ComeDinet. ORDERS ORDRSP DESADV RECADV FACTURAE LOGARITME (ICS) Logaritme Usuario Usuario Logaritme - ICS Usuario OSAKIDETZA Osakidetza Usuario Usuario - Usuario SAS SAS - Usuario SAS Usuario SERGAS SERGAS - Usuario - - SERVASA SERVASA SERVICIO MURCIANO DE SALUD (SMS) SMS - Usuario - Usuario IDC SALUD IDC Salud - Usuario IDC Salud Usuario

4 Acceso a comedinet Acceso al portal de comedinet: Introducir usuario y contraseña facilitados por nuestro Departamento de Soporte Técnico vía e- mail. Una vez dentro de tu buzón, verás que el aspecto se asemeja al de un gestor de correo electrónico común (Outlook). Será aquí donde te llegarán todos los pedidos y será aquí donde deberás gestionarlos.

5 Modificación Perfil Cambio Contraseña Perfil pestaña Usuario clic en Cambiar contraseña y modificarla grabar los cambios.

6 Activar Avisos Perfil pestaña Avisos Seleccionar la casilla con un Nuevos mensajes entrantes e introducir como mínimo 2 direcciones donde deben llegar estas notificaciones grabar los cambios.

7 Leyenda En el apartado Leyenda encontrarás el significado de estado de cada documento.

8 Circuito Documental Documento ORDERS (Pedido) En la Bandeja de entrada encontrarás los pedidos de tus clientes. Al hacer clic en el documento pedido lo podrás visualizar en PDF e imprimirlo.

9 Documento ORDRSP (Respuesta al Pedido) Este documento lo exigen algunos centros de salud como Osakidetza o Logaritme, para confirmar la entrega de la mercancía Debes verificar la fecha de entrega, Stock del material solicitado, precios indicados, cantidades por unidad, etc. Generar documento: Respuesta al Pedido (RP) Bandeja de Entrantes Pedido, hacer clic en el icono que aparece al lado de Emisor Generar siguiente documento. Se generará una nueva pantalla: Creación de Documento. Hay diferentes opciones para responder al pedido. En el desplegable de función encontrarás las diferentes opciones: a. Aceptado sin correcciones Seleccionar esta opción, si dispones del material, la fecha de entrega, las cantidades unitarias y si el precio que nos indican es correcto.

10 b. Cambio Seleccionar esta opción, en el caso de que necesites modificar cualquier parte el pedido. Datos a revisar: Fecha entrega Cantidades Precios unitarios Importes Para indicar cualquier cambio: selecciona la línea del artículo que tiene los datos incorrectos haz clic en el lápiz que se encuentra al final de ésta Se abrirá una nueva pantalla: Edición de Líneas de Documentos modificar los datos erróneos Aceptar, Volver a la pantalla Creación de documento. Si necesitas modificar algún otro dato de otro artículo repite el proceso, en caso contrario, Grabar y Enviar.

11 IMPORTANTE: Una vez se haya hecho un cambio, la línea del producto se anulará, por lo que no se debe entregar el artículo. El Interlocutor volverá ponerse en contacto con vosotros o en su defecto volverán a emitir un nuevo pedido con el dato modificado. Si en un plazo de 2 días no tienes noticias de tu cliente, te recomendamos que le llames para informarle del cambio y para que te indiquen cómo proceder. c. No Aceptado Seleccionar esta opción en el caso de no tramitar el pedido. Documento DESADV (Aviso de Expedición -Albarán) Este documento se emite una vez dispongas de tus datos de Albarán. Generar documento: Aviso de Expedición (AE) Bandeja de Salida Respuesta al pedido clic en el icono que aparece al lado de Emisor Generar siguiente documento Se generará una nueva pantalla: Creación de Documento. IMPORTANTE: Este documento debe generarse un día antes de la entrega de la mercancía. De no ser así romperá la cadena por lo que no podrá realizar la factura a través del circuito.

12 Datos a indicar: Fecha entrega mercancía Nº Albarán Al final de cada línea de artículo hacer clic en el icono de lápiz Se abrirá una nueva pantalla: Edición de Líneas de Documentos Datos a indicar: Temperatura Mínima y Máxima (Siempre que el producto así lo requiera) Fecha caducidad del producto Lotes (se pueden añadir tantos lotes como necesites) Una vez finalizada la Edición de Línea Aceptar Repite el proceso con todas las líneas de artículos del documento. Para finalizar, Grabar y Enviar. IMPORTANTE: Antes de enviar el Aviso de Expedición, aparecerá un mensaje preguntando si deseas realizar más Avisos de Expedición vinculados al pedido, En el caso de que hayas dejado mercancía por enviar, indica SÍ. En el caso de haber entregado toda la mercancía, indica NO.

13 Documento RECADV (Aviso de Recepción) Este documento lo emiten tus clientes en un plazo de 3-4 días desde la entrega de la mercancía. Lo encontrarás en Bandeja de Entrada Aparecerá como: Aviso de Recepción (AR) En caso de no recibir este documento, debes ponerse en contacto con tu cliente y reclamarlo. Documento Facturae (Factura) Este documento se emite una vez dispongas de los datos de tu Factura. Generar documento: Facturae (Factura) Bandeja de Entrada Aviso de Recepción (AR) clic en el icono que aparece al lado de Emisor Generar siguiente documento. Se generará una nueva pantalla: Creación de Documento.

14 Datos a indicar: Tipo: Factura comercial Nº Factura Fecha: Fecha Factura Fecha servicio: Fecha que se entregó la mercancía. Inicio y Final periodo facturado: En caso de facturar mercancía en depósito Forma de pago Cuenta Corriente Swift BIC Edición de Articulo clic en el lápiz aparecerá una nueva pantalla Edición de Línea de Documento.

15 Datos a rellenar Nº Línea: Dependiendo de las líneas de factura (1,2,3 ) Cód. Artículo: Código artículo proveedor. Descripción: Breve descripción del artículo. Nº Pedido Nº Albarán Nº Contrato: No debe superar los 20 dígitos Inicio Prestación Servicio: Indicar únicamente en caso que facture mercancía en depósito. Final Prestación Servicio: Indicar únicamente en caso que facture mercancía en depósito. Precio Bruto Sin IVA Cantidad: Indicar cantidades y formato (desplegable). Indicar el tipo de IVA (4%,10%, 18%, 21%) y aceptar Existen tres pestañas más en la Edición de Línea: Descuentos, Cargos y Comentarios. Comentarios: Es obligatorio escribir en mayúsculas y sin acentos. Una vez toda la información de la Edición de línea esté cumplimentada, Aceptar. Verificar que esté correcto el precio unitario, precio neto, precio total e importe, añadir el IVA, Descuentos (en caso de que sea necesario), etc. Una vez finalizada la edición del documento volver a la pantalla: Creación de Documento, comprobar que todos los datos que se han indicado son correctos y para finalizar, hacer clic en Grabar y Enviar.

16 Con este último paso, ya habrá completado el circuito de documentos y la factura se emitirá en el formato correspondiente: Facturae. IMPORTANTE: En caso de que el circuito se haya roto y tengas que emitir la factura vía EDI puedes realizarla desde cero a través de nuestro formulario de factura, pero antes, será necesario contactar con nuestro Departamento de Soporte para que te habilite la opción de emitir facturas desde cero con tus clientes.