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12 Definir Modelos de Asientos (O P C I O N A L ) Acceda al menú principal del Sistema en \Definiciones\Modelos de Asientos y defina los modelos de asientos que desea automatizar a la hora de realizar la carga manual de asientos. Para agregar un nuevo modelo, deberá presionar el botón [Agregar] y aparecerá una pantalla de carga. Deberá determinar el nombre del modelo, un comentario aclaratorio y definir las cuentas que contendrá el modelo. Las cuentas que aparecen en la lista de cuentas son todas aquellas que fueron declaradas como imputables. No se pueden insertar cuentas no imputables en los modelos de asientos. Las cuentas definidas en los modelos serán puestas automáticamente en los asientos contables que sean cargados en forma manual. Cuentas Asentable

13 2. Agregar y Modificar Asientos Contables Acceda al menú principal del Sistema en \Operaciones\Asientos Contables para visualizar los asientos registrados en el ejercicio. El botón [Agregar] le permitirá acceder a la ventana de carga de un nuevo asiento. Deberá ingresar la fecha del asiento, elegir un modelo de asiento (opcional), escribir el comentario de cabecera. Listar el Libro Diario Para el detalle del asiento se debe introducir el código de la cuenta asentable (tecla F2 para consultar cuentas asentables), el importe debito o crédito, el Nro. de Doc. de referencia (opcional), la cotización de moneda extranjera (opcional), el centro de costo (opcional) y comentarios adicionales (opcional). Para concluir la carga del asiento debe presionar el botón F2 para consultar cuentas [Aceptar]. Al agregar nuevos asientos debe tener en consideración lo siguiente: a) El Sistema le asignará e informará el número de asiento en forma automática. b) La fecha del asiento no puede ser igual o anterior a la fecha de cierre del ejercicio (Vea fecha de cierre en el menú principal SistemaEstablecer Fecha de Cierre). c) Las cuentas registradas en los asientos deben ser siempre cuentas imputables. d) Se puede consultar las cuentas con la tecla F2 e) El Asiento debe estar balanceado para ser aceptado y guardado. f) El Doc. Ref. (Documento de Referencia) es un dato opcional g) La C.M.E. (Cotización Moneda Extranjera) es necesario para traducir la operación a moneda extranjera. Se toma automáticamente de la cotización del escritorio y puede ser modificada por el usuario. h) El Centro de Costo: El sistema asigna automáticamente todas las operaciones a un centro de costo ficticio denominado <<Ninguno>> y puede ser cambiado por el usuario si es necesario. i) Luego de agregar un nuevo asiento, no se requiere de ningún proceso para visualizar los resultados en listados y balances j) El asiento que usted introduce podrá ser modificado en su integridad en el futuro, mientras el ejercicio no está cerrado. -

14 3. Definir Tipos de Documentos de IVA Consiste en la definición de los tipos de comprobantes que serán utilizados para las operaciones de IVA Compra y Venta. Se ingresa en el menú principal DefinicionesTipos de Documentos IVA. El Sistema, en su versión actual, tiene la capacidad de administrar, registrar y generar asientos contables automáticos para los siguientes casos: a) Compra al Contado b) Compra a Crédito c) Venta al Contado d) Venta a Crédito En los casos de Compra al Contado y Compra a Crédito (Códigos 1 y 2) solamente es necesario definir la descripción, el módulo (compras) y el signo (positivo). La Cuenta Contable no es relevante para los documentos de Compras. En los casos de Venta al Contado y Ventas a Crédito (Códigos 3 y 4) es necesario definir la descripción, el módulo (ventas) y el signo (positivo), como así también la Solo se define para los Documentos de Ventas cuenta contable que será acreditada por la venta (Cuenta de Resultados de Ingresos ). Se puede utilizar la misma cuenta para la venta al contado y la venta a crédito, como también se podrían utilizar distintas cuentas para cada tipo de venta. 4. Definir Clientes y Proveedores Consiste en la definición de las personas físicas o jurídicas de las cuales se registrarán los movimientos de compra-venta para deducir el I.V.A. Los Clientes al igual que los Proveedores son identificados por medio del RUC (Registro Único del Contribuyente) y para su carga y definición, deberán tener en consideración los siguientes puntos: a) El RUC es la clave por medio del cuál se identifica a la Empresa/Persona. En caso que no posea RUC podrá introducir un valor numérico o alfanumérico. Ejemplo R1, R0001, etc..

15 b) El Nombre/Razón Social es un dato obligatorio. c) La Dirección, Localidad y Teléfono son datos opcionales. d) Los datos Retener IVA y Retener RENTA son utilizados cuando se tratan de empresas públicas que retienen parte del IVA y RENTA. e) La Cuenta Proveedor es aquella que será utilizada para representar a la empresa como un proveedor (Cuenta Pasiva/Cuentas a Pagar). Puede ser una cuenta genérica como Proveedores o puede ser una cuenta personalizada. f) La Cuenta Cliente es aquella que será utilizada para representar a la empresa como un Cliente (Cuenta Activa/Cuentas a Cobrar). Puede ser una cuenta genérica como Clientes o puede ser una cuenta personalizada. g) El Rubro de Compras es la cuenta Activa o de Gasto que se debita cuando se realiza una compra contado o crédito. Por ejemplo: por la compra de servicios de telefonía celular se debita una cuenta de Gasto denominada Agua, Luz y Teléfono. /

16 5. I.V.A. Compras y Ventas Consiste en el registro de las boletas de Compras y Ventas con el fin de obtener los libros IVA Compras e IVA Ventas. Se ingresa en el menú principal y se accede a \Operaciones \I.V.A. Compras y Ventas o presione el botón [I.V.A.]. Los movimientos de IVA (Compras y Ventas) son registrados por medio de la aplicación ubicada en el botón [Agregar] de la consulta de movimientos. Los registros introducidos son diferenciados por el Tipo de Movimiento, el cual indica si se trata de un movimiento de Compra o Venta. (Véase Tipo de Movimiento de IVA). Los datos a ser definidos en la carga de los Movimientos del Libro IVA son: a) RUC/NOMBRE/RAZON SOCIAL: se introduce el número de RUC de la empresa. En caso de tratarse de una empresa nueva, se puede presionar el botón [RUC] e introducir los datos de la nueva empresa sin dejar la pantalla de Altas de Movimientos. También se puede elegir una empresa de la lista de empresas o presionar la tecla F2 y consultar la lista de empresas. b) Tipo de movimiento: Deberá elegir de la lista el tipo de movimiento que se registra. Los tipos de movimientos son registrados con el programa Tipos de Movimientos IVA. Por lo general los tipos de movimientos suelen ser las Compras Contado y Crédito y las Ventas Contado y Crédito. c) Documento: se introduce el número del comprobante (Factura) de Compra / Venta. d) Fecha: se introduce la fecha del documento. e) Total Factura: Se introduce el importe total consignado en el documento. Puede ser el importe bruto gravado más el impuesto o el importe que incluye el impuesto (IVA incluido).

17 f) Exentas: Se introduce el importe exento consignado en el documento. g) Comentario: Puede introducir breves comentarios referentes al documento registrado. Una vez completado todos los datos requeridos, presione el botón [Aceptar] y la operación se guardará en la base de datos. Si la empresa está configurada para generar asientos automáticos de IVA, será generado correspondiente en el módulo de asientos contables (Ver punto 5). 0

18 6. Informes Generales LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR (

19 BALANCE DE SUMAS Y SALDOS BALANCE DE GENERAL (Patrimonial) <

20 BALANCE DE RESULTADOS BALANCE DE IMPOSITIVO DE 8 COLUMNAS

21 LIBRO IVA COMPRAS LIBRO IVA VENTAS

22 CUADRO DE DEPRECIACION Y REVALUO

23 Migrar un Plan de Cuentas El Sistema permite la creación de una nueva empresa y la importación del Plan de Cuenta de una empresa existente en otra nueva. Esta utilidad tiene como objetivo simplificar el trabajo de carga del Plan de Cuentas. Esto puede obviarse transportando íntegramente el contenido de un Plan de Cuentas de una empresa a otra en forma automática. Para realizar esta migración de cuentas se requiere de las siguientes condiciones previas: Debe existir la empresa y el plan de cuenta origen. (Desde donde obtener los datos) Debe existir la empresa destino. (Donde depositar los datos) Deben ser iguales los formatos de cuentas y las cuentas de resultado establecidas para las empresas origen y destino de la transferencia. Se aclara que para la realización de este proceso no resulta importante la empresa que se encuentra seleccionada en el momento de la migración de datos. La empresa ORIGEN y DESTINO deberán ser especificados en forma precisa en el momento de ejecutar el programa de transferencia. Ubicación en el Menú: Contabilidad > Procesos Especiales > Copiar Plan de Cuentas. 7. Copias de Seguridad de la Base de Datos Las copias de seguridad permiten realizar una copia completa de la base de datos en un directorio alternativo, determinado por el usuario. El sistema da la posibilidad al realizar el proceso- de crear un subdirectorio que lleva como nombre el año, el mes y el día de la copia en el formato aaaa/mm/dd. El sub-directorio es creado en la siguiente ubicación: C:\Sistemas\Sico\Backup. El usuario también podrá especificar cualquier otro directorio o unidad de disco válidos para el Sistema Operativo, para la realización de la Copia de Seguridad. Con el tiempo se deberá tener cuidado con la cantidad de sub-directorios que sean creados en el directorio Backup. El tamaño de los mismos podría exceder la capacidad de almacenamiento del disco duro del computador. Ubicación en el Menú: Utilidades > Copia de Seguridad 8. Aspectos técnicos a) Se requiere un computador con las siguientes características: Procesador Pentium de 800 MHZ como mínimo. -

24 Memoria RAM 256 MB Espacio en Disco Duro de 100 MB Monitor con resolución de 800 x 600. Sistema Operativo Windows 95/98/ME/NT/2000/XP b) El uso de la base de datos relacional que acompaña al software está sujeto a la aceptación de un Contrato de Licencia entre la empresa MCI y el usuario final. 9. Otras Utilidades del Sistema a) Reenumerar asientos del libro Diario. Menú: \Sistema\Reenumerar Asientos b) Asiento de Cierre y Reapertura: Menú: \Sistema\Asientos Especiales c) Establecer Fecha de Cierre de ejercicio. Menú: \Sistema\Establecer Fecha de Cierre d) Importar datos de Contasys 2.0: Menú: \Sistema\Importar Datos. e) Crear Plan de Cuentas Estándar: Menú: \Sistema\Definiciones\Modelos de Plan de Cuentas Estándares.. Salir del Sistema.

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