SUBSECRETARIA DE HACIENDA DEPTO. ADMINISTRATIVO ABASTECIMIENTO Y CONTRATOS. Manual de Procedimientos de Adquisiciones

Transcripción

1 SUBSECRETARIA DE HACIENDA DEPTO. ADMINISTRATIVO ABASTECIMIENTO Y CONTRATOS Manual de Procedimientos de Adquisiciones Santiago, Marzo de 2013

2 Manual de Procedimientos de Adquisiciones, Introducción En cumplimiento de lo establecido en Decreto N 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley Nº19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, la Subsecretaría de Hacienda ha procedido a actualizar el Manual de Procedimientos de Adquisiciones, el cual estaba vigente desde el 22 de octubre de Esta actualización incorpora las modificaciones en la normativa legal vigente de Compras y Contrataciones Públicas y su Reglamento, con el propósito de sistematizar los procedimientos internos e instrumentos administrativos que actualmente se utiliza para realizar las compras y/o contrataciones, a título oneroso, de bienes o servicios, ejecutados por los distintos actores de la Institución. 2

3 Índice 1. Normativa que Regula el Proceso de Compra Planificación de Compras Selección de Procedimientos de Compra Descripción de los Procedimientos de Compra... 6 A. Convenio Marco... 6 B. Licitación Pública:... 7 C. Licitación Privada D. Trato o Contratación Directa E. Compras menores a 3 UTM Formulación de Bases y Términos de Referencia, Criterios y Mecanismos de Evaluación, Gestión de Contratos y de Proveedores, Recepción de Bienes y Servicios Procedimientos de Pago Política de Inventarios, Uso del sistema Autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del Proceso de Compra, Organigrama de la Entidad y de las Áreas que intervienen en los mismos, con sus respectivos niveles y flujos Procedimiento para la custodia, mantención y vigencia de las Garantías Procedimiento para responder los reclamos GLOSARIO FLUJOGRAMAS Flujograma N 1: Plan Anual de Compras Flujograma N 2: Convenio Marco Flujograma N 3: Licitación Pública Flujograma N 4: Licitación Privada Flujograma N 5: Trato Directo Flujograma N 6: Compras menores a 3 UTM Flujograma N 7: Gestión de Contratos Flujograma N 8: Custodia, Mantención y Vigencia de las Garantías

4 1. Normativa que Regula el Proceso de Compra Antecedentes Normativos Ley de Compras Públicas Nº , y sus modificaciones. Reglamento N 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda, Reglamento de la ley , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y sus modificaciones. DFL que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Ley Nº que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado. Resolución N de la Contraloría General de la República, de 2008, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón. Ley de Presupuesto del Sector Público de cada año. Normas e instrucciones para la ejecución del presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda. Ley Nº sobre Probidad Administrativa Aplicable de los Órganos de la Administración del Estado. Políticas y condiciones de uso del Sistema instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el portal 4

5 2. Planificación de Compras a) Objetivo: El presente documento establece en tiempo y forma la manera como se formulará el Plan de Compras, se ejecutará y se realizará seguimiento a su ejecución. b) Descripción: - La Unidad de Abastecimiento y Contratos, solicita a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto, el Presupuesto vigente para el año en curso, con la distribución por línea de gasto, una vez que la ley ya se encuentre publicada. - Solicita información a las Unidades respecto a la fecha en la cual ejecutarán sus proyectos y actividades - Se realiza borrador de Plan Anual de Compras - El Jefe/a Departamento Administrativo, revisa Plan - Se aprueba Resolución de Plan Anual de compras - Se publica en proyectos de mayor monto, de acuerdo a las indicaciones de la Dirección Chilecompra. - Mensualmente se revisa el Plan de Compras y se envían alertas a las unidades requirentes para que ejecuten las actividades del Plan de Compras. - Se registra en el Plan de Compra la información sobre la ejecución del Plan, con la información de los procesos de compra que se llevan a cabo. - De la revisión realizada, se realizan ajustes al Plan de Compras, si corresponde, e forma trimestral. c) Plazo: El Plan de Compras se elaborará durante el primer trimestre de cada año. La Dirección Chilecompra informará la fecha máxima en la que debe estar publicado, a través del sitio d) Autorizaciones que se requieren. - Firma Jefe/a Departamento Administrativo - Visación Jefe/a Abastecimiento y Contratos e) Documentación que debe contener: - Plan Anual de Compras - Resolución que Aprueba Plan Anual de Compras f) Flujograma: Anexo N 1 5

6 3. Selección de Procedimientos de Compra a) Objetivo: Identificar el mecanismo de compra a utilizar para cada requerimiento de compra, de acuerdo a las características del requerimiento y la normativa vigente b) Descripción: La selección del procedimiento de compra, es realizada por la Unidad de Abastecimiento y Contratos, con apoyo del Departamento de Asesoría Jurídica. Las adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios serán efectuadas a través de Convenios Marco, Licitación Pública, Licitación Privada o Trato o Contrataciones Directa, de conformidad a la Ley de Compras y su Reglamento 3.1. Descripción de los Procedimientos de Compra A. Convenio Marco a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones cuando exista un Convenio Marco vigente. b) Descripción - Usuario Requirente realiza requerimiento indicando ID de producto en Convenio Marco, - En el caso de que el requerimiento no lo indique se revisa el Catálogo Electrónico de Convenio Marco y determina si se encuentra disponible el producto o servicio que solicita la Unidad Requirente, enviando las alternativas, para que la Unidad Requirente seleccione una opción. - Se emite Orden de Compra y se tramita autorización - Una vez autorizada se envía Orden de Compra a través de En el caso de que la compra sea mayor a UTM, se deben seguir las indicaciones emanadas de la Dirección ChileCompra, lo cual considera al menos: - Se genera documento que contiene el producto o servicio requerido la fecha de decisión de compra, la cantidad, condiciones de entrega y criterios de evaluación (que deben ser los mismos que fueron utilizados en las Bases de Licitación del Convenio Marco respectivo) - Se genera invitación a través del sistema, por un periodo no inferior a 10 días. - Se evalúan las ofertas y se genera Acta de Evaluación - Se realiza Resolución que Aprueba Adquisición - Se emite Orden de Compra, adjuntando Resolución respectiva. c) Plazo: El plazo contempla el periodo de tiempo en días hábiles desde que un usuario requirente realiza su Solicitud De Compra, hasta que se envía la Orden de Compra: - Compras por Convenio Marco menores a 100 UTM: 3-7 días 6

7 - Compras por Convenio Marco entre 100 y UTM: días - Compras por Convenio Marco mayores a UTM: días d) Autorizaciones que se requieren. Compras por Convenio Marco menores a 100 UTM, esta autorización queda reflejada en la Orden de Compra respectiva. - Firma de Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Visación Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Firma Jefe/a Departamento Administrativo Compras por Convenio Marco entre 100 y UTM, esta autorización queda reflejada en la Orden de Compra respectiva. - Firma de Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Visación Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Firma Jefe/a Departamento Administrativo - Visación Coordinador Legal-Administrativo - Firma Sr.(a) Subsecretario/a Para las compras por Convenio Marco Mayores a UTM, Gran Compra esta autorización queda reflejada en la Resolución respectiva. - Visación Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Visación Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Visación Jefe/a Departamento Administrativo - Visación Coordinador Administrativo - Visación Jefe/a Asesoría Jurídica - Visación Coordinador Legal-Administrativo - Firma Sr.(a) Subsecretario/a e) Documentación que debe contener: - Requerimiento de Compra - Orden de Compra emitida a través de - Para las compras por Convenio Marco mayores a UTM, debe además contar con Acta de Evaluación y Resolución que apruebe la adquisición. f) Flujograma: Anexo N 2 B. Licitación Pública: a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones cuando se realiza un proceso de Licitación. b) Descripción 7

8 - Este mecanismo es posible utilizarlo en el caso de que los productos o servicios no se encuentren en Convenio Marco o si estando los productos o servicios en el catálogo es posible encontrar condiciones más ventajosas de acuerdo a lo que indica el reglamento y se notifica a la Dirección Chilecompra. - Se generan las Bases de Licitación y se tramitan - Si la licitación es por un monto mayor a las UTM se envía a la Contraloría, para Toma de Razón. - Una vez tramitadas se publica Licitación - Se evalúan las ofertas - Se genera Resolución de Adjudicación y se tramita - Se adjudica Licitación - En los casos que la Licitación contemple que se formalizará a través de la suscripción de un Contrato, y en todas las compras mayores a 1.000, se genera borrador de Contrato y se solicita Garantía de fiel cumplimiento a proveedor - Una vez firmado el Contrato por el proveedor se genera Resolución que Aprueba Contrato y se tramita. - En los casos de las Licitaciones cuyas Bases de Licitación fueron Tomadas de Razón por parte de la Contraloría, se envía también Contrato a proceso de Toma de Razón. - Una vez aprobada la Resolución que Aprueba Contrato se publica documentos en y se emite Orden de Compra. - En los casos que la Licitación no se formalice con un Contrato se emite Orden de Compra una vez adjudicada la Licitación. c) Plazo: El plazo contempla el periodo de tiempo en días hábiles desde que un usuario requirente realiza su Solicitud de Compra, hasta que se envía la Orden de Compra: - Licitaciones menores a 100 UTM: días - Licitaciones entre 100 y UTM: días - Licitaciones mayores a UTM: días - Licitaciones mayores a UTM: días d) Autorizaciones que se requieren. Licitaciones menores a 100 UTM - Visación de Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Visación Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Visación Unidad Requirente - Visación Coordinador Administrativo - Visación Jefe/a Asesoría Jurídica - Firma Jefe/a Departamento Administrativo Licitaciones Mayores a 100 UTM - Visación Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Visación Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Visación Jefe/a Departamento Administrativo - Visación Coordinador Administrativo 8

9 - Visación Jefe/a Asesoría Jurídica - Visación Coordinador Legal-Administrativo - Firma Sr.(a) Subsecretario/a Contratos mayores a UTM - Contrato es firmado por el Subsecretario/a - Aprobado por Decreto Supremo de firma del Presidente con la firma del Ministro de Hacienda. e) Documentación que debe contener: - Bases de Licitación: Su autorización se realiza según lo indicado en la letra D) - Acta de Evaluación: Es firmada por los integrantes de la Comisión, los cuales están indicados en las respectivas Bases. - Declaración Jurada Conflicto de Intereses Integrante Comisión Evaluadora: firmada por los integrantes de la Comisión. - Certificado de Disponibilidad Presupuestaria: Autorizada por el/la Jefe/a de Contabilidad y Presupuesto. - Resolución de Adjudicación: Su autorización se realiza según lo indicado en la letra D) - Contrato, si corresponde: Firmado por representante legal de la empresa y Subsecretario/a o Jefe/a Departamento Administrativo, según corresponda. - Resolución que Aprueba Contrato, si corresponde: Su autorización se realiza según lo indicado en la letra D) - Orden de Compra f) Flujograma: Anexo N 3 9

10 C. Licitación Privada a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones cuando se realiza un proceso de Licitación Privada. b) Descripción - Se trata de un mecanismo de compra excepcional y se podrá utilizar si en las Licitaciones públicas respectivas no se hubiesen presentado interesados, de acuerdo a lo indicado en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. - Para ello se utilizarán las mismas Bases de Licitación, que se utilizaron en la Licitación pública. En el caso de que se modifiquen las Bases de Licitación, se deberá proceder a realizar una nueva Licitación pública. - Se genera Resolución que aprueba Bases y llama a Licitación - Si la contratación es mayor a UTM se envía a la Contraloría, para Toma de Razón. - Una vez aprobada se genera invitación al menos 3 oferentes a través del sistema y se publica la Licitación. - Para las siguientes etapas del proceso se debe seguir la misma tramitación que la Licitación pública. c) Plazo: Los plazos son los mismos que la Licitación Pública d) Autorizaciones que se requieren: Los mismos que la Licitación Pública e) Documentación que debe contener: Los mismos que la Licitación Pública f) Flujograma: Anexo N 4 D. Trato o Contratación Directa a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones cuando se realiza un proceso de Trato Directo. b) Descripción - Se trata de un mecanismo de compra; excepcional contemplado por la Ley y su uso se encuentra restringido a situaciones especiales, establecidas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. - Requerimiento autorizado para realizar Trato Directo - Se genera Resolución que Autoriza Trato Directo y se tramita - En los casos que sea un Trato Directo por un monto mayor a 100 UTM, se generará borrador de Contrato y se solicita Garantía de fiel cumplimiento a proveedor, si corresponde. - Una vez firmado el Contrato por el proveedor se genera Resolución que Aprueba Contrato y se tramita. 10

11 - En los casos de que la contratación sea mayor a UTM se envía Contrato a proceso de Toma de Razón. - Una vez aprobada la Resolución que Aprueba Contrato se publica documentos en y se emite Orden de Compra. - En los casos que la Licitación no se formalice con un Contrato se emite Orden de Compra una vez aprobada la Resolución que lo autoriza. c) Plazo: El plazo contempla el periodo de tiempo en días hábiles desde que un usuario requirente realiza su Solicitud de Compra, hasta que se envía la Orden de Compra: Tratos Directos menores a 100 UTM: 7-15 días Tratos Directos mayores a 100 UTM: días Tratos Directos mayores a UTM: días d) Autorizaciones que se requieren. Tratos Directos menores a 100 UTM - Visación Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Visación Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Visación Unidad Requirente - Visación Coordinador Administrativo - Visación Jefe/a Asesoría Jurídica - Firma Jefe/a Departamento Administrativo Tratos Directos mayores a 100 UTM - Visación Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Visación Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Visación Jefe/a Departamento Administrativo - Visación Coordinador Administrativo - Visación Jefe/a Asesoría Jurídica - Visación Coordinador Legal-Administrativo - Firma Sr.(a) Subsecretario/a Nota: Los Tratos Directos cuya causal sea la indicada en el artículo 10, N 3 del Reglamento, esto es Urgencia Calificada, será siempre autorizada por el/la Subsecretario/a. e) Documentación que debe contener: - Minuta explicativa sobre razones de la procedencia del Trato Directo - La Resolución Fundada que autoriza el Trato o Contratación Directa, salvo lo dispuesto en la letra f) del Artículo 8 de la Ley de Compras. - Cuadro de las cotizaciones, si corresponde - Contrato, si corresponde - Resolución que Aprueba Contrato, si corresponde - Orden de Compra 11

12 f) Flujograma: Anexo N 5 E. Compras menores a 3 UTM a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones cuando el monto de la compra sea menor a 3 UTM. b) Descripción - Se utilizará este mecanismo en el caso de que el producto o servicio no se encuentre disponible en Convenio Marco y el monto total de la contratación, sea menor a 3 UTM. - Se emite Orden de Compra y se tramita autorización - Una vez autorizada se envía Orden de Compra a través de c) Plazo: El plazo es entre 3 a 7 días hábiles desde que un usuario requirente realiza su solicitud de compra, hasta que se envía la Orden de Compra: d) Autorizaciones que se requieren. - Firma de Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Visación Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Firma Jefe/a Departamento Administrativo e) Documentación que debe contener: - Orden de Compra emitida a través de cotizaciones de proveedores diferentes f) Flujograma: Anexo N 6 12

13 4. Formulación de Bases y Términos de Referencia, a) Objetivo: Establecer el contenido, requisitos y autorizaciones necesarias para formular y aprobar las Bases de Licitación. b) Descripción - Las Bases de Licitación, se componen de las Bases Administrativas y Bases Técnicas - Las Bases Técnicas, son elaboradas por la Unidad Requirente y en ellas deben contener las especificaciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar, de tal manera que cualquier potencial oferente sepa con claridad qué queremos, cómo lo queremos y cuáles serían las condiciones o términos de la contratación. - Las Bases Administrativas son elaboradas en base a un formato previamente establecido, el cual incorpora los contenidos mínimos de las Bases indicados en el artículo N 22 del Reglamento y contenido adicional de las Bases, establecido en el artículo 23 del Reglamento - En los casos que corresponda, se recurre al histórico de Bases de Licitación. - Se genera borrador de las Bases de Licitación (incorporando Bases Administrativas y Técnicas), se genera un expediente a través del sistema SGDOC (toda la tramitación se realiza a través de este sistema) y se envían a visación del jefe/a de Abastecimiento y Contratos - Luego se envía a la Unidad Requirente para su revisión, en el caso de existir correcciones, éstas se realizan y se envían nuevamente a la Unidad Requirente para su revisión. - De forma paralela, se envía a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto, para verificar que se cuente con disponibilidad presupuestaria y que la imputación y centro de costo sean los correctos. - Una vez verificado que se cuente con los recursos para realizar la licitación, se envían las Bases a la visación del Jefe/a del Departamento Administrativo. - Una vez visado, se envían a la visación del Coordinador/a Administrativo - Luego serán visadas por el Jefe/a de Asesoría Jurídica - Se envían a Oficina de Partes, donde se imprimen y numeran y se envían a la firma del Jefe/a del Departamento Administrativo. - En los casos que la licitación sea por un monto mayor a las 100 UTM, se envían a la visación del Coordinador/a Legal-Administrativo, quien las visa y envía a la firma del Subsecretario/a. - Si las Bases corresponden a una contratación por un monto mayor a las UTM son enviadas a Contraloría para la Toma de Razón. - En el caso de que existan observaciones de alguna de las personas que visan, las Bases serán corregidas por la Unidad de Abastecimiento y Contratos. Si los cambios modifican el contenido del documento, se solicita nuevamente todas las visaciones. c) Plazo: El plazo entre que llega el requerimiento y se elabora el borrador de Bases de Licitación es de 8 días hábiles. El plazo para la aprobación de las Bases, esto es desde que se genera y se recepcionan Menor a 100 UTM: 5-7 días hábiles Mayor a 100 UTM: días hábiles 13

14 Mayor a UTM: días hábiles. d) Autorizaciones que se requieren: las autorizaciones son las mismas que las indicadas en el punto 3.1 letra B, esto es Proceso de Licitación. e) Documentación que debe contener: - Bases de Licitación aprobadas 5. Criterios y Mecanismos de Evaluación, a) Objetivo: Definir la modalidad para formular los criterios y mecanismo de evaluación, que permitirán a la Comisión Evaluadora seleccionar la mejor oferta o mejores ofertas, de acuerdo a los aspectos técnicos y económicos establecidos en las Bases. b) Descripción: i. Criterios de evaluación: - Los criterios de evaluación son formulados por la Unidad Requirente en conjunto con la Unidad de Abastecimiento y Contratos, de acuerdo a las características de cada producto o servicio y a los riesgos asociados. Indicando puntajes, ponderación y forma de evaluación. - Se podrán considerar como criterios técnicos o económicos el precio, la experiencia, la metodología, la calidad técnica, la asistencia técnica o soporte, los servicios de post-venta, los plazos de entrega, los recargos por fletes, consideraciones medioambientales, de eficiencia energética, los consorcios entre oferentes, el comportamiento contractual anterior, el cumplimiento de los requisitos formales de la oferta, así como cualquier otro criterio que sea atingente de acuerdo con las características de los bienes o servicios licitados y con los requerimientos de la entidad licitante. - En el caso de la prestación de servicios habituales, que deben proveerse a través de Licitaciones o contrataciones periódicas, las Bases deberán contemplar como criterio técnico las condiciones de empleo y remuneración. Para evaluar este criterio, se podrán considerar como factores de evaluación el estado de pago de las remuneraciones y cotizaciones de los trabajadores, la contratación de discapacitados, el nivel de remuneraciones sobre el sueldo mínimo, la composición y reajuste de las remuneraciones, la extensión y flexibilidad de la jornada de trabajo, la duración de los Contratos, la existencia de incentivos, así como otras condiciones que resulten de importancia en consideración a la naturaleza de los servicios contratados ii. Recepción de Ofertas - Cumplido el plazo para el cierre de las ofertas, y en la fecha y hora establecida en las Bases de Licitación, el Administrativo (a) o funcionario (a) que se designe, efectuará la apertura electrónica consistente en la liberación automática de las ofertas recibidas a través del sistema. 14

15 - Se chequeará que el oferente cumpla con los requisitos de admisibilidad requeridos en las Bases de Licitación y se procederá a aceptar o rechazar su oferta a través del sistema. La información de las ofertas aceptadas es incluida de manera digital en el sistema SGDOC, en el expediente de la Licitación. - La información de las ofertas recepcionadas es enviada a través del sistema SGDOC a la Unidad Requirente para que realice la preevaluación iii. Comisión Evaluadora La Comisión estará integrada por los siguientes funcionarios o quienes los subroguen o reemplacen. - Comisión Evaluadora Licitaciones menores a 100 UTM Jefe/a Departamento Administrativo Coordinador Administrativo Jefe/a Unidad Requirente Jefe/a Unidad de Abastecimiento y Contratos - Comisión Evaluadora Licitaciones mayores a 100 UTM Jefe/a Departamento Administrativo Coordinador Administrativo Jefe/a Departamento de Asesoría Jurídica Jefe/a Unidad Requirente Jefe/a Unidad de Abastecimiento y Contratos La conformación de cada Comisión Evaluadora podrá aumentarse en el número de sus miembros, pudiendo integrarse expertos u otros funcionarios con las mismas facultades y derechos de los titulares, todo lo cual será definido en las Bases de la Licitación específica que se trate. iv. Evaluación de las Ofertas - Una vez realizada la preevaluación se cita a la Comisión Evaluadora, para la revisión de las ofertas. - Antes de proceder a la evaluación de las propuestas los integrantes de la Comisión suscriben una declaración en la que señalan que no se encuentran afectos a ninguna situación que vulnere el principio de probidad o que genere algún conflicto de intereses con los oferentes del presente proceso licitatorio; que durante el proceso de Licitación, no han tenido contacto con los oferentes, a excepción de las situaciones expresamente autorizadas por las Bases de Licitación, y que mantendrán confidencialidad en cuanto al contenido de las Bases y a todas las deliberaciones que se lleven a cabo durante el proceso de evaluación. - Se revisan los criterios de evaluación indicados en las Bases y la preevaluación realizada por la Unidad Requirente. - Se revisa cada una de las ofertas y se evalúa. - En el caso de que sea necesario, la Comisión solicita pedir aclaraciones a los 15

16 oferentes, lo que se realiza a través del Foro Inverso de la Licitación. - Cuando se llega a un acuerdo se elabora el Informe de Evaluación de las Propuestas, el cual contiene: Identificación del proceso licitatorio a que se refiere, fecha, nombre de los oferentes, indicación de los oferentes que no fueron evaluados por encontrarse fuera de Bases, criterios utilizados, ponderaciones, factores y subfactores si corresponde y los puntajes que obtuvo cada oferente y la firma de cada uno de los integrante de la Comisión. c) Plazo: El plazo entre el cierre y la evaluación de las ofertas será el siguiente: - Licitaciones menores a 100 UTM: 1 a 3 días hábiles - Licitaciones entre 100 y UTM: 3 a 7 días hábiles - Licitaciones mayores a UTM: 5 a 10 días hábiles En el caso de que las evaluaciones se prolonguen más allá del tiempo establecido, las bases de licitación considerarán que de Subsecretaría podrá ampliar el plazo de adjudicación inicialmente establecido en el cronograma, el cual será notificado a través del Portal d) Autorizaciones que se requieren: Los criterios de evaluación están contenidos en las Bases de Licitación, por lo que su autorización está supeditada a la aprobación de las Bases. La evaluación de las ofertas es suscrita por los integrantes de la Comisión Evaluadora. e) Documentación que debe contener: - Informe de Evaluación de las Propuestas firmada por los integrantes de la Comisión Evaluadora - Declaración Jurada sobre Conflicto de Intereses 16

17 6. Gestión de Contratos y de Proveedores, a) Objetivo: Describir las actividades para gestionar los Contratos de la Institución, que permita evaluar su cumplimiento y tomar acciones. b) Descripción - Con la Información de los nuevos Contratos que se aprueban, las renovaciones y los términos de Contratos que se realizan, se actualiza la planilla de Contratos Institucionales Vigentes. - En ella se debe completar al menos los siguientes aspectos: Fecha de suscripción del Contrato, fecha de término del Contrato, Observaciones del usuario respecto a la ejecución del Contrato. - Periódicamente se realizarán reuniones con el Administrador del Contrato, para evaluar el comportamiento del Contrato. - En el caso que se requiera terminar el Contrato se envía carta certificada al proveedor, de acuerdo al tiempo y forma establecido en el Contrato o Bases de Licitación - En el caso que el Contrato contemple Renovación por un nuevo periodo se gestiona Resolución que lo Apruebe. - En el caso que el Contrato indique renovaciones tácitas o automáticas no se realizará un acto administrativo. - Se publica documentación en Mercadopúblico. c) Plazo: Las evaluaciones se realizan periódicamente, y la decisión sobre continuidad o término debe realizarse al menos 4 meses antes al vencimiento del Contrato o cualquiera de sus prórrogas. d) Autorizaciones que se requieren. - Administrador del Contrato - Jefe/a Departamento Administrativo e) Documentación que debe contener: - Evaluación Administrador del Contrato - Resolución que Aprueba Renovación, en los casos que corresponda. f) Flujograma: Anexo N 7 7. Recepción de Bienes y Servicios a) Objetivo: Establecer procedimiento para la recepción de bienes y servicios, contratados por la Subsecretaría. b) Descripción - Una vez tramitada la contratación, se envía copia de la Orden de Compra a 17

18 Bodega (en el caso de los bienes) o se envía copia a Unidad Requirente (en el caso de servicios o productos que no se almacenen en la Bodega) - En el caso de los productos que llegan a Bodega, una vez recepcionado los materiales y chequeados con la Orden de Compra, se registra en el Sistema de Inventario. - Después de revisados y chequeados los materiales con la Orden de Compra y la Factura o guía de despacho del proveedor se da la conformidad a la compra, en el Sistema de Inventario se genera una Orden de Compra con el detalle de lo adquirido ya sea OC interna o CM, con la copia de la Factura se ingresa el detalle de esta y acto seguido la Factura se valida y el Sistema de Inventario se actualiza, la documentación del Sistema de Inventario se adjunta a la copia de la Factura o guía del proveedor y se archiva. - Se entrega pedido y firman su recepción - En el caso de los servicios y los productos que no se almacenen en Bodega, estos son recepcionados directamente por la Unidad que los solicitó. - En el caso de que los servicios se extiendan en el tiempo, su cumplimiento se controla a través del Proceso de Gestión de Contratos. c) Plazo: El plazo para la recepción dependerá del plazo de entrega de los productos o servicios establecidos en la propuesta del proveedor. d) Autorizaciones que se requieren: - Recepción de Bodega o de Unidad Requirente 18

19 8. Procedimientos de Pago a) Objetivo: Este procedimiento tiene como objetivo realizar el pago a los proveedores dentro de los 30 días corridos siguientes a la recepción de la Factura. b) Descripción - El procedimiento está contemplado en la Resolución 1084/ Una vez que la documentación de compra está totalmente tramitada, ya sea a través de la Orden de Compra o Contrato, se envía documentación a través del Sistema SGDOC y físicamente, cuando corresponda, a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto, para que se proceda con el proceso de pago. - La Unidad de Contabilidad y Presupuesto, recibe documentación y espera hasta que se recepcione los documentos de cobro, en Oficina de Partes, estos documentos pueden ser: Facturas afectas o Exentas, Boletas de Honorarios, Boletas de Servicios, Recibos de Arriendo y Gastos Comunes y Estados de pago. - Oficina de Partes recepciona documentación y remite a través del sistema SGDOC documentación a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto, - Se une la documentación de compra con el documento de cobro - Se ingresa documentos de cobro en el sistema Facturas con todos los antecedentes de la misma y se genera reporte para V B de conformidad por parte de la unidad solicitante o administradora del Contrato. - Se registra devengo en el sistema SIGFE - Se imprime el comprobante de devengo y lo envía a la instancia de control de Egresos, para su revisión preliminar. - Posteriormente se visa documento y se envía al Tesorero para generar el pago. - Se realiza el pago en SIGFE y se emite cheque. - Se tramita las firmas del cheque - Se informa a los proveedores para que retiren su pago. c) Plazo: 30 días d) Autorizaciones que se requieren. - Firma Recepción Conforme Administrador del Contrato o Unidad Requirente. - Firma Jefe/a Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Firma de funcionarios autorizados para firmar cheques. e) Documentación que debe contener: - Documentación de compra - Documento de cobro - Visación del documento de cobro - 9. Política de Inventarios, a) Objetivo: tener una política de inventario para los productos administrados por la Bodega, agrupándose en 4 grupos: artículos de oficina, artículos de aseo, insumos 19

20 computacionales y artículos eléctricos. b) Descripción - Una vez recepcionado los materiales y chequeados con la Orden de Compra, se registra en el Sistema de Inventario. - Después de revisados y chequeados los materiales con la Orden de Compra y la Factura o guía de despacho del proveedor se da la conformidad a la compra, en el Sistema de Inventario se genera una Orden de Compra con el detalle de lo adquirido ya sea OC interna o CM, con la copia de la Factura se ingresa el detalle de esta y acto seguido la Factura se valida y el Sistema de Inventario se actualiza, la documentación del Sistema de Inventario se adjunta a la copia de la Factura o guía del proveedor y se archiva. - Cuando los usuarios internos necesitan materiales, ingresan al Sistema de Inventario y realizan su solicitud. - La solicitud realizada por el usuario tiene que ser autorizada o aprobada a través del sistema y se imprime. - Se revisa y se prepara pedido. - Se le comunica por correo al usuario solicitante que su pedido está listo para que lo retiren de Bodega - Se entrega pedido y firman su recepción. - La solicitud queda archivada en Bodega - Periódicamente se revisa el reporte stock crítico para determinar que productos son los faltantes y se genera la compra. - Mensualmente, con el fin de corroborar que los stock representan lo que se encuentra en la Bodega, se realiza la toma de inventario. c) Plazo: - Mensual d) Autorizaciones que se requieren: - Encargado de Bodega - Jefe/a Abastecimiento y Contratos 10. Uso del sistema a) Objetivo: A través de éste sistema se deben; llevar a cabo todos los procesos de compra de la Institución, según las normas establecidas en la Ley Nº de Compras Públicas y su Reglamento y siguiendo los procedimientos establecidos en este manual. El uso de Mercadopublico debe realizarse en todos los procesos que la Ley de Compras y su Reglamento señalen, siendo principalmente los siguientes: - Crear Licitación o adquisición (incluye anexar documentos y modificar datos o rubros). - Publicar Licitación para que el oferente ingrese las ofertas. - Adjudicar. - Editar o crear y enviar la Orden de Compra que se origina a través del Portal. b) Perfiles de usuarios 20

21 - Jefe de Servicio: Este perfil puede ver los indicadores Institucionales, ver los reclamos ingresados - Perfil Auditor: Este perfil puede consultar Órdenes de Compra emitidas por la Institución, consultar licitaciones, revisar reportes de licitaciones, órdenes de compra, reporte de proveedores y reporte de usuarios. - Administrador y Gestor Institucional: Es el jefe/a Abastecimiento y Contratos que tiene un perfil que le permite, además de realizar las funciones del supervisor, administrar los datos de la Institución, creación y desactivación de Unidades Compradoras y modificación de perfiles de todos los usuarios, así como también responder los reclamos. - Supervisor: Son los profesionales de la unidad de Abastecimiento y Contratos que tienen la responsabilidad de crear, publicar y adjudicar procesos de compra además de crear y enviar órdenes de compra al proveedor. - Comprador: Son los administrativos de la Unidad de Abastecimiento y Contratos, que pueden crear y editar procesos de compras y órdenes de compra. 21

22 11. Autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del Proceso de Compra, a) Compras menores a 3 UTM - Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Jefe/a Contabilidad y Presupuesto - Jefe/a Departamento Administrativo. b) Compras por Convenio Marco Menores a 100 UTM - Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Jefe/a Contabilidad y Presupuesto - Jefe/a Departamento Administrativo. c) Compras por Convenio Marco entre 100 y UTM - Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Jefe/a Contabilidad y Presupuesto - Jefe/a Departamento Administrativo. - Coordinador Legal-Administrativo - Subsecretario/a. d) Compras Convenio Marco superiores a UTM - Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Jefe/a Contabilidad y Presupuesto - Jefe/a Departamento Administrativo - Coordinador/a Administrativo - Jefe/a Asesoría Jurídica - Coordinador/a Legal Administrativo. - Subsecretario/a. e) Licitación Pública y Privadas Cuyo monto es menor a 100 UTM, es visada por: - Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Jefe/a Contabilidad y Presupuesto - Jefe/a Unidad Requirente - Jefe/a Departamento Administrativo - Coordinador/a Administrativo - Jefe/a Asesoría Jurídica - y aprobado por: Jefe/a Departamento Administrativo Mayores a 100UTM, es visada por: - Jefe/a Abastecimiento y Contratos 22

23 - Jefe/a Contabilidad y Presupuesto - Jefe/a Departamento Administrativo - Coordinador/a Administrativo - Jefe/a Asesoría Jurídica - Coordinador/a Legal Administrativo. - y aprobado por: Subsecretario/a. f) Tratos Directos Para aquellas resoluciones que aprueban renovación de Contratos, cuyo monto es menor a 100 UTM, es visada por: - Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Jefe/a Contabilidad y Presupuesto - Jefe/a Departamento Administrativo - Coordinador/a Administrativo - Jefe/a Asesoría Jurídica - y aprobado por: Jefe/a Departamento Administrativo Mayores a 100UTM, es visada por: - Jefe/a Abastecimiento y Contratos - Jefe/a Contabilidad y Presupuesto - Jefe/a Departamento Administrativo - Coordinador/a Administrativo - Jefe/a Asesoría Jurídica - Coordinador/a Legal Administrativo. - y aprobado por: Subsecretario/a. Nota: Los Tratos Directos por urgencia calificada, siempre serán firmados por el Subsecretario/a 12. Organigrama de la Entidad y de las Áreas que intervienen en los mismos, con sus respectivos niveles y flujos. - En la imagen que se presenta a continuación se detalla el organigrama vigente de la Institución. 23

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25 - Organigrama de las áreas que intervienen Coordinador Administrativo Jefe/a Departamento Administrtaivo Abstecimiento y Contratos Contabilidad y Presupuestos Servicios Generales Informática Oficina de Partes Las unidades que intervienen son: - Subsecretario/a de Hacienda - Jefe/a de Gabinete Subsecretario - Coordinador Legal-Administrativo - Jefe/a Departamento Jurídico - Coordinador Administrativo - Jefe/a del Departamento Administrativo - Jefe/a de Abastecimiento y Contratos - Jefe/a de Contabilidad y Presupuestos - Unidades Requirentes 25

26 13. Procedimiento para la custodia, mantención y vigencia de las Garantías a) Objetivo: Describir el procedimiento para recepción, derivación, custodia, gestión y devolución de las cauciones, requeridas en los Contratos que sostiene la Subsecretaría con sus proveedores. b) Descripción - Las Garantías son recepcionadas por la Unidad de Abastecimiento y Contratos - El profesional a cargo del proceso de contratación, revisa la Boleta de Garantía y si está correctamente emitida se la entrega al Administrativo de Abastecimiento para su ingreso - En el plazo más breve posible la Garantía, es enviada a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto a través del sistema SGDOC y físicamente con el formulario Documento de Custodia. El jefe/a de Contabilidad y Presupuesto firma la recepción del documento y remite copia a la Unidad de Abastecimiento y Contratos. - La Unidad de Contabilidad y Presupuesto recepciona el documento de garantía, registra su ingreso y la custodia en la caja fuerte. - Cuando la Boleta es custodiada, se ingresa a la planilla Catastro de Garantías Vigentes, en el cual se indica al menos los siguientes aspectos: ID de Mercadopúblico, razón social, Monto, N de Boleta, Banco, Fecha de emisión, fecha de vencimiento, Objeto. - A través planilla Catastro de Garantías Vigentes, se realiza el control respecto a la vigencia de la Garantía, monitoreando su vencimiento. - Cuando sea necesario devolver las Garantías, se solicita a través del sistema SGDOC, a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto. - Una vez recepcionada la Garantía en la Unidad de Abastecimiento y Contratos, se genera carta de devolución de Garantía, firmada por el/la Jefe/a de Abastecimiento y Contratos. - La carta, junto con la boleta es despachada a Oficina de Partes a través del sistema SGDOC y físicamente, para su envío por correo al proveedor. Posteriormente Oficina de Partes remite reporte de despacho de carta. - En los casos que el proveedor retire personalmente la Garantía, esta es devuelta previa presentación de los siguientes documentos: Poder simple del representante de la empresa para retirar Garantía, Copia simple del Rut de la Empresa y Copia simple del rut de la persona que retira. c) Autorizaciones que se requieren: - Firma Jefe/a Unidad de Contabilidad y Presupuesto - Firma Jefe/a Unidad abastecimiento y Contratos d) Documentación que debe contener: - Garantías: se pueden otorgar a través de Boletas de Garantía Bancaria, Vale a la Vista, Pólizas de Seguros, Certificado de Fianza o Depósito a Plazo, o cualquier otra forma que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva. - Documento de custodia. e) Flujograma: Anexo N 8 26

27 14. Procedimiento para responder los reclamos a) Objetivo: Corresponde al procedimiento definido por la Institución para la recepción y respuesta a los eventuales reclamos que se generen en el desarrollo de un proceso de contratación de bienes y/o servicios, ingresados a través del Portal b) Descripción : - El Jefe de Servicios recepciona reclamo de proveedor. - Remite reclamo al Gestor Institucional. - La Unidad de Abastecimiento y Contratos, reúne antecedentes para dar respuesta a reclamo. - Se genera carta de respuesta y se envía a la revisión del Jefe del Departamento Administrativo - Una vez firmada la carta, se ingresa respuesta al reclamo y se envía respuesta, a través de la plataforma - Periódicamente se informa la existencia de reclamos a la Unidad de Auditoría, con el fin de mantener informado al Jefe de Servicio. c) Plazo: 2 días hábiles d) Autorizaciones que se requieren. - Jefe/a Departamento Administrativo e) Documentación que debe contener: - Carta de respuesta a reclamo 27

28 15. GLOSARIO Para los efectos del presente Manual de Procedimientos de Adquisiciones los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación: 1. Unidad o Usuario Requirente: Corresponden a las diferentes Unidades, Departamentos o Gabinetes del Ministerio de Hacienda, que requieren productos o servicios 2. Adjudicación: Acto Administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más Oferentes para la suscripción de un Contrato de Suministro o Servicios, regido por la Ley N , en adelante, también, la "Ley de Compras". 3. Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en un Proceso de Compras, para la suscripción del Contrato definitivo. 4. Bases de Licitación: Documento aprobado mediante Resolución, por la autoridad competente que contiene el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, que describe los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el Contrato definitivo. Incluye las Bases Administrativas y Bases Técnicas. 5. Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del Contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del Proceso de Compras. 6. Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar. 7. Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección Chile Compra y puestos a disposición, a través del Sistema de Información, a las Entidades. 8. Certificado de Inscripción Registro de Proveedores: Documento emitido por la Dirección, que acredita que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías. 9. Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a las Entidades, en virtud de la Ley de Compras y del Reglamento de la Ley de Compras Públicas Decreto Contrato de Suministro de Bienes Muebles: Aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de productos o bienes muebles. Un Contrato será considerado igualmente de suministro si el valor del servicio que pudiere contener es inferior al cincuenta por ciento del valor total o estimado del Contrato. 11. Contrato de Servicios: Aquél mediante el cual las entidades de la Administración del Estado encomiendan a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles. Un Contrato será considerado igualmente de servicios cuando el valor de los bienes que pudiese contener sean inferiores al cincuenta por ciento del valor total o estimado del Contrato. Los servicios se clasificarán en generales y personales, los que a su vez podrán tener el carácter de servicios personales propiamente tal y personales especializados según lo señalado en el capítulo XII. 12. Servicios Generales: Aquellos que no requieren un desarrollo intelectual intensivo en su ejecución, de carácter estándar, rutinario o de común conocimiento. 13. Servicios Personales: Son aquellos que en su ejecución demandan un intensivo desarrollo 28

29 intelectual. 14. Servicios Habituales: Aquellos que se requieren en forma permanente y que utilizan personal de manera intensiva y directa para la prestación de lo requerido por la entidad licitante, tales como servicios de aseo, seguridad, alimentación, soporte telefónico, mantención de jardines, extracción de residuos, entre otros. 15. Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio. 16. Cotización: Requerimiento de información respecto de precios, especificaciones y detalles del bien o servicio. 17. Documentos administrativos: Se entiende por documentos administrativos las certificaciones, antecedentes, y en general aquellos documentos que dan cuenta de la existencia legal y situación económica y financiera de los oferentes y aquellos que los habilitan para desarrollar actividades económicas reguladas. 18. Entidad Licitante: Cualquier organismo regido por la Ley de Compras, que llama o invita a un Proceso de Compras. 19. Formulario: Formato o documentos elaborados por la Dirección Chile Compra, los cuales deberán ser completados por las Entidades interesadas en efectuar un Proceso de Compras, a través del Sistema de Información y de otros medios para la contratación electrónica. 20. Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa Resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las Bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. 21. Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las Bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. 22. Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compras, presentando una oferta o cotización. 23. Plan Anual de Compras: Plan Anual de Compras y Contrataciones, que corresponde a la Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una determinada Entidad planifica comprar o contratar durante un año calendario. 24. Proceso de Compras: Corresponde al Proceso de Compras y Contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en su Reglamento, incluyendo los Convenios Marcos, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa. 25. Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades. 26. Proveedor Inscrito: Proveedor que se encuentra inscrito en alguna de las categorías del Registro de Proveedores. 27. Registro de Proveedores: Registro electrónico oficial de Proveedores, a cargo de la Dirección de Chile Compra, de conformidad a lo prescrito por la Ley de Compras. 28. Sistema de Información: Sistema de Información de compras y contratación públicas y de otros medios para la compra y contratación electrónica de las Entidades, administrado y licitado por la Dirección de Compras y compuesto por software, hardware e infraestructura electrónica, de comunicaciones y soporte que permite efectuar los Procesos de Compra. 29

30 29. Términos de Referencia: Pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones. 30. Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada. 31. Usuario comprador: Funcionario que participa directa y habitualmente en los procesos de Compra de una Entidad Licitante en los términos previstos en el artículo Nº 5 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas Decreto Certificado de Disponibilidad Presupuestaria: Es un instrumento administrativo de carácter formal que permite certificar la disponibilidad de recursos de una asignación presupuestaria y generar así reservas presupuestarias correspondientes para dar inicio a las gestiones de toda adquisición de bienes y/o contratación de servicio. 16. FLUJOGRAMAS A continuación se detalla el flujograma de alguno de los procesos, que fueron seleccionados por su complejidad. 30