INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 2014

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1 INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 2014 SEDE BOGOTÁ Sistema Integrado de Calidad Marzo 2015

2 EVALUACION, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Código: U-FT INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Versión: 4.0 Página 2 de 10 TABLA DE CONTENIDO Cap. Descripción Página ANTECEDENTES 3 1 AUDITORIAS INTERNAS 4 2 REPORTE DE RETROALIMENTACIÓN CON LOS USUARIOS 6 3 GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PREVENTIVAS 7 Y OPORTUNIDADES DE MEJORA 4 DESEMPEÑO DE PROCESOS 8 5 EVALUACIÓN DE LA GESTION DEL RIESGO 9 6 ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS 10 EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN 7 CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE 10 CALIDAD 8 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN 10 DE CALIDAD 9 CONCLUSIONES SOBRE EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 11

3 EVALUACION, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Código: U-FT INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Versión: 4.0 Página 3 de 10 ANTECEDENTES El presente informe describe los resultados obtenidos del plan de trabajo establecido para la Sede Bogotá para la vigencia 2014 definido por la Oficina de Planeación y Estadística de la Sede, el cual incluyó la puesta al día en todos los aspectos relacionados al Sistema de Calidad en los diferentes procesos y niveles con base en los lineamientos del VRG 391 y los requisitos aplicables de norma ISO 9001: 2008 y NTC GP , en los temas relacionados a: Cierre de planes de mejora en la herramienta Softexpert, actualización de mapas de riesgos, implementación de la estrategia de fallas en la prestación del servicio, actualización de procedimientos, implementación de estrategias de mejoramiento, preparación y ejecución de auditorías internas,el cual se apoyó a través de plan de capacitaciones y acompañamiento a las dependencias respectivas de la Sede, así como la designación de un profesional para apoyar el desarrollo de dichas actividades. De manera complementaria se dio prioridad a establecer mecanismos visibles de mejora, para lo cual la Sede desde la Oficina de Planeación, diseñó dos metodologías para implementar en el 2014 en las Facultades, las cuales se denominaron Mejores Prácticas en la Gestión académico administrativa y Optimización de Trámites y Servicios en la Gestión académico administrativa, las cuales tuvieron gran acogida y se espera fortalecer para la vigencia Otra de las estrategias fue trabajar en conjunto con la Dirección de Talento Humano de Sede, en el diseño y ejecución del primer curso virtual Herramientas de Gestión, como estrategia para promover la apropiación y conocimiento del Sistema Integrado de Calidad, inicialmente para 100 funcionarios de planta, el cual se realizó de manera satisfactoria y se espera para el 2015 el segundo ciclo del mismo.

4 REPORTE DE RESULTADOS 1. AUDITORIAS INTERNAS Descripción de Resultados: Durante la vigencia 2014 se estableció el programa de auditoria interna para 12 procesos, 8 Macroprocesos y 22 Dependencias incluyendo nivel central (10) Facultades(11) e Institutos(2) en la Sede Bogotá, con el apoyo de quince auditores internos de la Sede. Se cumplió el 92% de las auditorias programadas, las dos faltantes (atención integral en salud estudiantil y actividad deportiva) se aplazaron para el primer trimestre del Como resultado de la auditoria se generaron 42 planes de mejoramiento, en 26 acciones correctivas y 16 acciones preventivas, relacionadas a los requisitos de Control de Documentos, Control de Registros, Análisis de Datos y Mejora Continua. Como fortalezas encontradas en los procesos, se citan la buena disposición, el conocimiento de la dinámica y operación, avances en la gestión del riesgo y la medición de indicadores. Así, como resultado de las auditorías internas se concluye que: Es necesario realizar la actualización de los procedimientos relacionados en Desarrollo de las Modalidades de Extensión de Sede, Gestión Jurídica, Talento Humano y Bienestar. Formalizar los procedimientos y formatos existentes en la gestión en Facultades e Institutos. Establecer mecanismos de seguimiento a las Facultades e Institutos por parte de los líderes de Sede. Establecer estrategia para promover el análisis de datos y la documentación de planes de mejoramiento. Oportunidades de Mejora: Mayor tiempo para la preparación y entrenamiento de los auditores internos. Establecer estrategias institucionales para asegurar la participación de los auditores internos, como la definición del perfil en el Manual de Funciones. Promover en la comunidad universitaria los beneficios y aportes de las Auditorías Internas. Socializar los resultados de las auditorías internas a nivel de proceso institucional, ya que algunos temas como actualización de documentos impactan en el resultado en los ejecutores(facultades). Establecer mecanismo para acelerar la gestión de los hallazgos de auditoria interna. FORMACION DE AUDITORES INTERNOS 2014 No. NUEVOS AUDITORES No AUDITORES ACTUALIZADOS 0 15 Tabla 1. Número de auditores capacitados 2014

5 EJECUCION DE AUDITORIAS INTERNAS 2014 TIPO PROGRAMADAS EJECUTADAS Auditorías de Gestión al SGC Auditorías Extraordinarias al SGC Auditorías Otros Sistemas de Gestión INDICADOR: % de Auditorias realizadas en el año actual No. de Auditorias Ejecutadas / No. de Auditorias Programadas 92% - 0% 0% - - 0% TOTAL % Tabla 2. Nivel de Ejecución de auditorías 2014 HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS 2014 NORMA AUDITADA NTCGP 1000:2009 # DE HALLAZGOS ENCONTRADOS TOTAL PLANES DE MEJORAMIENTO DOCUMENTADOS TOTAL DE PLANES DE MEJORAMIENTO ABIERTOS TOTAL DE PLANES DE MEJORAMIENTO CERRADOS INDICADOR: % de planes abiertos en las auditorias No. de planes abiertos / No. Total de planes de mejoramiento documentados INDICADOR: % de planes cerrados en las auditorias No. de planes cerrados / No. Total de planes de mejoramiento documentados % 5% * Fuente Softexpert Dos planes gestionados en formato digital. Tabla 3. Descripción de Hallazgos de Auditoria Interna 2014 Tabla 4. Descripción de avance en Gestión de Hallazgos de Auditoria Interna 2012 GESTION DE HALLAZGOS AUDITORIAS INTERNAS CICLO ANTERIOR 2012 NORMA AUDITADA # DE HALLAZGOS ENCONTRADOS TOTAL PLANES DE MEJORAMIENTO DOCUMENTADOS TOTAL DE PLANES DE MEJORAMIENTO ABIERTOS TOTAL DE PLANES DE MEJORAMIENTO CERRADOS INDICADOR: % de planes abiertos en las auditorias No. de planes abiertos / No. Total de planes de mejoramiento documentados INDICADOR: % de planes cerrados en las auditorias No. de planes cerrados / No. Total de planes de mejoramiento documentados ISO 9001 NTC GP 1000: % 71% * Fuente Softexpert Ver anexo 2

6 2. REPORTE DE RETROALIMENTACION CON LOS USUARIOS 2.1 Satisfacción del Usuario Descripción de Resultados Los procesos misionales del Nivel Central realizaron la Medición de Satisfacción del Usuario de manera sistemática, así como los procesos de apoyo, Gestión Documental y Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios, en total se aplicaron 1866 encuestas las cuales tuvieron un promedio de 75% de satisfacción. Oportunidad de Mejora Durante la vigencia 2014 se evidencio mayor apropiación e importancia a la medición, sin embargo aunque ya se cuente con la propuesta de un procedimiento institucional relacionado, no se ha establecido estrategia de divulgación, implementación y seguimiento, así como la definición de alcance en cuanto a servicios aplicables. PROCESO No. DE ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN REALIZADAS EN EL AÑO PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN No DE PLANES DE MEJORAMIENTO DOCUMENTADOS COMO RESULTADO DEL ANALISIS DE LAS ENCUESTAS Extensión 52 90,3 0 Gestión Documental Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios Gestión de la actividad académica Investigación total ,06 4 Tabla 5. Consolidado Reporte de encuestas realizadas 2014 Fuente: Reportes Revisión por la Dirección procesos 2014 Bogotá 2.2 Fallas en la prestación del Servicio Con el fin de facilitar el reporte de fallas en la prestación del servicio, la Oficina de Planeación y Estadística de Sede diseñó un formulario en línea para que los usuarios realicen dicho registro, el cual se encuentra disponible en el link: Durante el cuarto trimestre del 2014 se reportaron en total 243 fallas relacionadas a los procesos de extensión, gestión de la actividad académica, registro y matrícula, investigación y laboratorios. Como parte del análisis de la información reportado se registran fallas en sistemas de información, en las etapas de la gestión de proyectos, trámites y funcionamiento de equipos. Oportunidades de Mejora Promover el uso de la herramienta en las dependencias. Establecer estrategias desde los líderes de proceso para realizar seguimiento, análisis y mejora de las fallas reincidentes reportadas.

7 REPORTE DE FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 2014 PROCESO Servicio relacionado Falla Medio EXTENSIÓN Disponibilidad de Hermes Educación Continua 13 formato fisico (5) Formulario en linea (8) INVESTIGACIÓN BIBLIOTECAS Gestión de proyectos de investigación Servicios bibliotecarios (préstamo, consulta) 3 formato fisico 10 formato fisico GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD ACADÉMICA programación académica notas 28 Formulario Online LABORATORIOS BIENESTAR UNIVERSITARIO Fallas en os equipos gestión de proyectos TOTAL Formulario Online 2 Formulario Online Tabla 6. Consolidado Reporte de fallas reportadas Cuarto Trimestre 2014 Fuente: Reporte de Revisión por la Dirección procesos 2014 Reporte Formulario Fallas Bogotá 2.3 Gestión de Sugerencias, Quejas y Reclamos Teniendo en cuenta los datos que se presentan en el Informe de la Secretaria de Sede relacionados a la vigencia 2014, se evidencia la mejora substancial en el seguimiento y atención oportuna de las solicitudes, quejas y reclamos, así como el uso del formulario en línea y el análisis de datos de la información que reporta el usuario. Tabla 7. Fuente: Reporte de SQRS Secretaria Sede Bogotá vigencia 2014 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, FELICITACIONES Y BUENTRÁMITE 2014 TIPO TOTAL TRAMITES RECIBIDOS No. DE TRÁMITES EN PROCESO No. DE TRÁMITES CERRADOS INDICADOR: % de trámites cerrados en el año No. Trámites cerrados en el año Total Trámites recibidos en el año INDICADOR: % de trámites en proceso en el año No. Trámites en proceso en el año Total Trámites recibidos en el año Quejas ,1 0,00% Reclamos ,1 0,00% Sugerencias ,5 0,00% Felicitaciones ,0 0,00% Peticiones ,1 0,00% BuenTrámite 0 0 # DIV/0! TOTAL ,60%

8 3. GESTION DE ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PREVENTIVAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA Durante el 2014 se avanzó en el cierre de planes de mejoramiento del 2012 en el aplicativo Softexpert, sin embargo todavía están pendientes de cierre el 29%. La mayoría de las acciones correctivas generadas en el 2014 están pendientes de gestionar en el aplicativo como resultado de la auditoria interna 2014 para el primer cuatrimestre del 2015, aunque los procesos han avanzado en su análisis y plan de acción en el formato digital establecido. Es importante anotar que debido a las fallas recurrentes en el aplicativo, se ha generado de alguna manera indisposición en los usuarios finales, ya que no se informa este tipo de situaciones. Aunque se realizaron varias capacitaciones desde Sede a los coordinadores de calidad de las diferentes dependencias en el módulo de acciones, no existe estrategia institucional que promueva su uso. AÑO AÑO AÑO TOTAL cierre previsto 2015 PLANES DE MEJORAMIENTO AÑOS: PLANES DE ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS OPORTUNIDADES DE MEJORA PLANES DE MEJORAMIEN MEJORAMIEN TO No. ABIERTO No. CERRADO No. ABIERTO No. CERRADO No. ABIERTO No. CERRADO TO ABIERTOS CERRADOS Tabla 8. Estado de planes de mejoramiento Fuente Softexpert TOTAL PLANES DE MEJORAM. INDICADOR EFICACIA % de Cierre de Acciones Generadas % 44% 63% AC cerradas AÑO 1 + AÑO 2 Total AC generadas AÑO 1 +AÑO 2 CIERRE PREVISTO 2015 AP cerradas AÑO 1 + AÑO 2 Total AP generadas AÑO 1 +AÑO 2 OM cerradas AÑO 1 + AÑO 2 Total OM generadas AÑO 1 +AÑO 2 Tabla 9 Porcentaje de Cierre de acciones en el Softexpert Oportunidades de Mejora Publicar y socializar herramientas como videos o cursos para promover el uso del Softexpert. Designar responsables por proceso para liderar la inclusión y seguimiento de los planes de mejora en el aplicativo. Establecer un plan de capacitación de manera continua en la administración y uso del módulo de acciones al funcionario designado Construir planes de mejora en forma articulada con los niveles correspondientes Nacional, Sede y Facultad.

9 4. DESEMPEÑO DE PROCESOS La Sede Bogotá cuenta como mecanismo de evaluación a la gestión realizada los resultados de la ejecución del Plan de Acción de Sede y los Planes de Acción a nivel de Facultad, Centro e Instituto para la vigencia 2014, planes que se encuentran articulados al Plan Global de Desarrollo el cual establece las metas y objetivos a nivel institucional, resultados que se plasman en los informes de gestión, así como los indicadores relacionados a los procesos. Para el 2014 se reportaron en total 111 indicadores, de los cuales el 68% reportó cumplimiento satisfactorio. Como directriz de la Oficina Nacional de Planeación y Estadística se reportaron las acciones correctivas generadas en los informes de gestión, sin embargo no existe mecanismo para hacer seguimiento a las acciones citadas. Oportunidades de Mejora Articulación desde el Nivel Nacional de los indicadores de proceso existentes con el Nivel de Sede teniendo en cuenta el nivel operativo de facultades e institutos. Establecer estrategia institucional para realizar análisis de datos según aplique. Número Total Indicadores 2014 Medidos No Medidos Reportaron Cumplimiento Meta No reportaron cumplimiento Meta % de procesos que cumplieron metas No cumplieron meta Reportaron acciones correctivas % Tabla 10. Reporte de indicadores de proceso reportados en los Informes de Gestión Sede Bogotá 2014.

10 5. EVALUACIÓN DE LA GESTION DEL RIESGO Se actualizaron 19 mapas de riesgo a nivel de sede en los procesos de Planeación Estratégica, Autoevaluación Institucional, Relaciones Interinstitucionales, Mejoramiento de la Gestión, Registro y Matrícula, Gestión de Programas Curriculares, Gestión de la actividad académica, Gestión de Investigación y Creación artística, Gestión de Extensión, Gestión Jurídica, Bienestar Universitario, Gestión de Tecnologías, Gestión Documental, Gestión de Espacios Físicos, Servicios Generales y apoyo administrativo y en conjunto con el Nivel Nacional y otras sedes en los macroprocesos de Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios, Gestión del Talento Humano, Gestión administrativa y Financiera y Gestión Ambiental. Nota: Para el Macroproceso de Gestión de Laboratorios las facultades construyeron su respectivo mapa de riesgos. Se identificaron en total 115 riesgos, de ellos el 48% se evaluaron como significativos, así como los controles definidos un 73% de estos se calificó como efectivo, y en cuanto a los planes de tratamiento construidos para la vigencia han avanzado en un 65 %. Así mismo al realizar la evaluación comparando los riesgos evaluados en el 2011, se evidenció una minimización en riesgos significativos del 26%. Cabe resaltar la estrategia de articulación de la dirección académica, dirección de investigación y extensión con las facultades e institutos, así como el trabajo articulado como Macroproceso en Gestión del Talento Humano, Gestión administrativa y financiera, Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios y Gestión de Extensión. TOTAL MAPAS DE RIESGO CONSTRUIDOS* TOTAL PLANES DE TRATAMIENTO CONSTRUIDOS* % DE CUMPLIMIENTO DE PLANES DE TRATAMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS RIESGOS EN EL AÑO (No. planes de tratamiento cerrados / No. planes de tratamiento generados) * 100 TOTAL DE PLANES DE MEJORAMIENTO (Acciones correctivas generadas por la materialización del riesgo) % 0 Tabla 11 Reporte de avance en la gestión del riesgo en la Sede Bogotá *Fuente: Consolidado mapas de riesgo medio digital Bogotá EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES RIESGOS SIGNIFICATIVOS NÚMERO TOTAL DE CONTROLES DEFINIDOS EN EL * NÚMERO DE CONTROLES EVALUADOS COMO EFECTIVOS* % EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES , Tabla 12. Reporte de evaluación de controles TOTAL DE RIESGOS IDENTIFICADOS* No. DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS IDENTIFICADOS % DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS (%) (Número de riesgos significativos identificados en el año actual / Número de riesgos identificados en el año actual)* % Tabla 13. Evaluación de riesgos significativos

11 GESTIÓN EFECTIVA DEL RIESGO TOTAL DE RIESGOS IDENTIFICADOS QUE SE MANTIENEN DE LA VIGENCIA ANTERIOR 2011 No. DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS IDENTIFICADOS EN EL 2011 (año anterior) No. DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS IDENTIFICADOS EN EL 2014(año actual) No. DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS QUE DISMINUYERON SU VALORACIÓN DEL (Año anterior) 2011 AL (Año actual) 2014 % DE RIESGOS MINIMIZADOS (%) ((Número de riesgos significativos identificados en el (Año anterior) Número de riesgos significativos identificados en el (Año actual) 2014) / Número de riesgos significativos identificados en el (Año anterior) 2011) * 100 Debilidades ,7 Tabla 14. Reporte Evaluación de la Gestión del Riesgo Actualización tardía de los procedimientos para la Administración del Riesgo (marzo 2015), ya que la visita de la contraloría fue realizada en febrero No todos los líderes de los procesos del Nivel Nacional acorde a lineamientos del VRG 391 solicitaron los riesgos o generaron estrategias de consolidación y evaluación. El uso de la herramienta para la Inclusión de los mapas de riesgo en el softexpert solo desde el nivel nacional, teniendo en cuenta que el módulo no cuenta aún con nueva parametrización Oportunidades de Mejora Revisar la formulación de la Política de administración del riesgo vigente acorde a lineamientos de la norma ISO Como parte de cualquier Política institucional debe contar con recursos que soporten la implementación de las acciones necesarias en los planes de tratamiento de los riesgos críticos a nivel institucional. Establecer estrategia de Seguimiento institucional a los planes de tratamiento. Realizar Auditorías a la gestión del riesgo. Planes de capacitación líderes en los procesos en administración del riesgo.

12 6. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN Actividades realizadas Cierre de planes de mejora en el módulo acciones del aplicativo Softexpert. Definición e implementación de estrategia para promover el reporte de fallas en la prestación del servicio. Actualización de mapas de riesgo. Establecer e implementar nuevas estrategias de mejora. 7. CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Los cambios más representativos que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad son: Cambios en el personal que apoya el proceso de implementación y seguimiento del Sistema de Calidad en las dependencias. Implementación del SIGA La nueva estructura organizacional. La disponibilidad de recursos. Cambios en la administración 8. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Resolución que adopta el SIGA La resolución no incluyó la Ley 872 que enmarca el Sistema de Calidad en las instituciones públicas, lo cual efecta visiblemente la sostenibilidad del sistema enmarcado en NTC GP No deroga las normas internas vigentes relacionadas a SIMEGE El Comité que cita no incluye los líderes o representantes de calidad de las Sedes. Articulación en todos los niveles Es de vital importancia consolidar el trabajo por Macroproceso/ proceso a nivel institucional promoviendo la articulación y participación de sus actores en todos los niveles. Personal de Planta Los funcionarios designados para apoyar el proceso de implementación deben pertenecer a la planta de la Universidad. Capacitación Establecer de manera continua un plan de capacitación en los temas de calidad así como incorporarlo en el proceso de Inducción de la Comunidad Universitaria. Gestión Documental Realizar el proceso de revisión y actualización de procedimientos del softexpert ya que muchos están bajo normativa desactualizada. Motivación Establecer mecanismos de motivación y reconocimiento para los funcionarios que promuevan la implementación y participen en el proceso de auditorías internas.

13 Auditorias Conformar un grupo especializado con el fin de evitar retiros de los auditores internos y mejorar sus competencias por temática o procesos. Icontec Realizar seguimientos a la ejecución de los planes de acción relacionados con los nueve hallazgos de la auditoria de seguimiento. Comunicación Definir e implementar estrategias de comunicación para el sistema de Calidad en todos los niveles incluyendo las Coordinaciones de Sedes y Nivel Nacional. Softexpert Establecer plan de capacitación y curso virtual para el manejo del aplicativo. Fortalecer la disponibilidad permanente del aplicativo. 9. CONCLUSIONES SOBRE EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD De manera satisfactoria en el 2014 se evidenciaron avances significativos no solo a nivel de cumplimiento de requisitos sino la apropiación y conocimiento del tema en los procesos en Sede. Como obstáculos se considera la ausencia de recursos financieros en la Sede para apoyar el desarrollo de ciertas actividades que así lo requieren, así como la ausencia de estrategias de promoción del Sistema de Calidad y sus beneficios a nivel institucional. Se considera necesario fortalecer la articulación en todos los niveles, los canales de comunicación y la definición de estrategias metodológicas para el cumplimiento e implementación de los requisitos de norma y de ley relacionados al Sistema. Se considera que el Sistema de Gestión de Calidad se acopla al quehacer administrativo de la Sede en la planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y mejora inmerso en el desarrollo de los procesos en todos los niveles lo cual se refleja en los planes de acción de Sede, Facultad e Institutos donde se incorporan los macroprocesos y procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Como resultado del trabajo realizado se identifica la necesidad de fortalecer su implementación y adopción mediante normativa interna así como la participación de la comunidad académica en el desarrollo del mismo, de igual manera establecer estrategias que simplifiquen la gestión, dar continuidad en el Mejoramiento efectivo del servicio y orientar el enfoque a visualizar el impacto de la Gestión de Calidad en la Satisfacción de los usuarios. DIEGO FERNANDO HERNANDEZ LOSADA Vicerrector de Sede Original Firmado