CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

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1 ccennuratia GENERAL DEL ESTADO CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DAI-AI EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE LOGISTICA PARA LA SEGURIDAD Y LA CONVIVENCIA CIUDADANA EP INFORME GENERAL EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS DE SEGUROS PARA LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE: 2012/01/01 HASTA: 2013/12/31

2 EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE LOGÍSTICA PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVIENCIA CIUDADANA Examen especial al proceso precontractual, contractual ejecución y liquidación de los contratos de seguros para los bienes de larga duración de la Empresa Pública Metropolitana de Logística para la Seguridad y Convivencia Ciudadana por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA Quito - Ecuador

3 RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS Cía. Ltda. CMAC CPC DMQ. DAIN Compañía Limitada Central Metropolitana de Atención Ciudadana Clasificador Central de Productos Distrito Metropolitano de Quito Dirección de Auditorías Internas EP EMSEGURIDAD Empresa Pública Metropolitana de Logística para la Seguridad y Convivencia Ciudadana LOCSE POA PAC SERCOP USD. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Plan Operativo Anual Plan Anual de Contratación Servicio Nacional de Contratación Pública Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

4 ÍNDICE Contenido Página Carta de Presentación 1 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA - Motivo del Examen 2 - Objetivo del Examen 2 - Alcance del Examen 2 - Base Legal 2 - Estructura Orgánica 3 - Objetivos de la entidad 4 - Monto de recursos examinados 4 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN - Inadecuada Planificación del Plan Operativo Anual (POA) y el Plan Anual de 6 Contratación (PAC) - Documentación incompleta y entregada en forma tardía 13 - Demora en las gestiones de cobro de los siniestros pendientes de indemnizar 16 Anexos Anexo 1 - Servidores relacionados Anexo 2 - Monto de recursos examinados

5 _ 6-, CUL, inkteuitil DE AUDITORIAS INTERNAS _1 }nr)u ORLA SU IADO,PROBADO POR: s--77c I.A10 ~~~~~ TLYInts= EMSEGURIDAD Ref: Informe aprobado el Quito DM., Señor Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito y Presidente del Directivo de la Empresa Pública Metropolitana de Logística para la Seguridad y Convivencia Ciudadana Ciudad De mi consideración: La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al proceso precontractual, contractual, ejecución y liquidación de los contratos de seguros para los bienes de larga duración, de la Empresa Pública Metropolitana de Logística para la Seguridad y Convivencia Ciudadana, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Lcdo. A drés Muñoz Argüello DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA

6 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial en la Empresa Metropolitana de Logística para la Seguridad y Convivencia Ciudadana, se realizó en cumplimiento del Plan Operativo de Control del año 2015, de la Dirección de Auditoría Interna; y, a la orden de trabajo , emitida el 11 de junio de 2015 por el Auditor Interno. Objetivos del examen 1. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas en los procesos de contratación de los seguros de los bienes de larga duración, 2. Verificar la veracidad, propiedad y legalidad de las operaciones administrativas y financieras, durante el periodo examinado.. Alcance del examen El examen especial comprendió el proceso precontractual, contractual, ejecución y liquidación de los contratos de seguros para los bienes de larga duración, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de Base legal Con Ordenanza Municipal 0281 de 15 de diciembre de 20018, publicada en Registro Oficial 574 de 21 de abril de 2009, se creó la Empresa Municipal de Logística para la Seguridad y Convivencia Ciudadana; posteriormente, a través de la Ordenanza Metropolitana 0309 de 19 de abril de 2010, publicada en Registro Oficial 186 de 5 de mayo de 2010, se convirtió en la Empresa Pública Metropolitana de Logística para la Seguridad y Convivencia Ciudadana, con personería jurídica propia, autonomía administrativa, operativa, patrimonial y financiera; adicionalmente, la Ordenanza Metropolitana 0301 de 4 de septiembre de 2009, publicada en Registro Oficial 39 de 2 de octubre de 2009, establece el "Régimen Común para la Organización y 2

7 Funcionamiento de las Empresas Metropolitanas", que ejercen su acción en el Distrito Metropolitano de Quito. Estructura orgánica La Empresa Pública Metropolitana de Logística para la Seguridad y Convivencia Ciudadana cuenta con el Reglamento Orgánico por Procesos, aprobado por el Directorio de EP EMSEGURIDAD, el 23 de junio de 2010 y modificado en sesión del 19 de junio de 2012, el mismo que se encuentra conformado por los siguientes niveles: 1. PROCESOS GOBERNANTES 1.1 NIVEL DIRECTIVO Directorio Gerencia General 2. PROCESOS HABILITANTES 2.1 DE ASESORIA Jurídico Coordinación de Patrocinio Legal Auditoría Interna Comunicación Social Planificación Planificación Institucional Evaluación y seguimiento de Proyectos 2.2 DE APOYO Secretaría General Gestión documental Administrativo Servicios de Atención a la comunidad y Seguros (Ámbito de Gestión) Mantenimiento y Servicios Generales Activos Fijos Administración de Talento Humano Desarrollo Organizacional Financiero Presupuesto Contabilidad Tesorería Compras Públicas Elaboración de Pliegos Control del Sistema de Compras Públicas 3. PROCESOS AGREGADORES DE VALOR 3.1 TÉCNICO DE APOYO LOGÍSTICO Infraestructura Apoyo Logístico Servicios para la Seguridad 3.2 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES Operaciones y Mantenimiento Tecnológicos Innovación Tecnológica Fuente: Reglamento Orgánico por procesos del 23 de junio de 2010

8 Objetivos de la entidad El Municipio de Quito ha definido varios ejes para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, la EP EMSEGURIDAD como parte integrante de esta entidad, se alinea a uno de ellos denominado "Quito, lugar de vida y convivencia", cuyo alcance es "Hacia la generación de condiciones en el territorio que permitan el ejercicio del derecho a la ciudad, la vida y la convivencia de los habitantes de Quito". El cumplimiento del objetivo estratégico No. 1 de este Eje; "Promover prácticas sociales de convivencia Ciudadana", se direcciona hacia el aporte que entrega la Secretaria General de Gobernabilidad y Seguridad Ciudadana y la Empresa Pública Metropolitana de Logística para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana, entre otros. El propósito del área examinada, de acuerdo con el manual de procesos, es el de garantizar que los bienes estén bien asegurados para evitar pérdidas monetarias ante cualquier eventualidad mediante la administración y control de las pólizas de seguros de EP EMSEGURIDAD. Monto de recursos examinados Los recursos económicos utilizados por la EP EMSEGURIDAD, a través de la Dirección Administrativa, área de Atención de Servicios a la Comunidad y Seguros, para la contratación de las pólizas de seguro para los bienes de larga duración, durante el período a ser examinado se desglosan de la siguiente manera: Ramas de Seguros Valor de la prima Período de vigencia USD. Seguros Generales Proporcional De 1 enero al 15 de junio de de póliza ,00 Seguros Generales Renovación De 15 de junio 2012 al 15 de póliza de junio de ,82 Seguros Generales Extensión de De 15 junio al 15 de julio de Vigencia ,00 Seguros Generales Contrato de De 15 de julio al 14 de Emergencia agosto de ,07 Seguros Generales Proceso de De 14 de agosto de 2013 al Licitación. 14 de agosto de ,10 Inclusiones de Seguros Generales ,35 Casco Aéreo Contratación de De 29 de diciembre de 2011 Póliza ,47 al 29 de diciembre de

9 Ramas de Seguros Período de vigencia Valor de la prima USD. Casco Aéreo Proporcional de De 29 de diciembre de 2012 Pólizas ,00 al 14 de agosto de 2013 Seguro Ganadero Proporcional de De 01 de enero al 8 de Póliza mayo de Seguro Ganadero Renovación de De 08 de mayo de 2012 al Póliza 08 de mayo de ,59 Seguro Ganadero Extensión de De 08 de mayo al 07 de vigencia junio de ,69 Seguro Ganadero Extensión de De 07 de junio al 07 de julio vigencia de ,48 Seguro Ganadero Extensión de De 07 de julio al 21 de vigencia agosto de ,11 Seguro Ganadero Proceso de De 21 de agosto al 31 de Contratación Proporcional diciembre ,53 Suman ,92 Monto de recursos examinados consta en anexo 2 basado en información entregada por la dirección financiera. Servidores relacionados Cicit Consta en anexo 1. 5

10 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Inadecuada Planificación del Plan Operativo Anual (POA) y del Plan Anual de Contratación (PAC) Cada año, los responsables de las diferentes direcciones o departamentos efectúan la planificación de sus requerimientos de bienes, servicios y de las actividades que proyectan se ejecutarán el próximo período para incluirlos dentro del POA; información que es consolidada para la elaboración del PAC, para ser aprobado por el Directorio de EP EMSEGURIDAD. Con comunicación de 4 de abril de 2013, el Gerente General del bróker Ávila & Asociados, le recordó a la Gerente General de la EP EMSEGURIDAD actuante desde el 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013, que la póliza de seguros generales que se mantiene con la empresa aseguradora Centro Seguros vencerá el 15 de junio de La Gerente General de la EP EMSEGURIDAD, con oficio 0419-EMS-GG-2013 de 16 de abril de 2013, solicitó al Gerente General del bróker Ávila & Asociados, se proceda con la elaboración de los pliegos, a fin de iniciar con el proceso de contratación de las pólizas de seguros generales. El 14 de mayo de 2013, la Directora Administrativa (E), actuante en el período desde el 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013 con memorando 1181-EMS-DA-2013 solicitó a la Gerente General de la EP EMSEGURIDAD, autorice el inicio del proceso de contratación de Seguros Generales, quien a su vez, con memorando 0267-EMS-GG-2013 de 15 de mayo de 2013, dispuso al Director de Compras Públicas actuante en el período desde el 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013 realice los trámites para que inicie el proceso. Mediante Resolución Administrativa 0103-EMS-2013 de 15 de mayo de 2013, la Gerente General de la EP EMSEGURIDAD designó como miembros de la Comisión Técnica, encargada de llevar el proceso de contratación de las pólizas de seguros generales, a la Abogada de la EP EMSEGURIDAD con período de gestión del 1 enero 2012 al 31 de diciembre de 2013, a la Directora Administrativa actuante en el período 6

11 desde el 1 de octubre de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013, al Gerente General del bróker y a un delegado de la Dirección Metropolitana Administrativa del DMQ; quienes al revisar los pliegos entregados por el personal del bróker, en el Acta 01-CT- SEGUROS-2013 de 16 de mayo de 2013, concluyeron que la Unidad requirente debe solicitara la Gerente General de la EP EMSEGURIDAD revise la sumas aseguradas, a fin de determinar el presupuesto referencial para la contratación. La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros con período de gestión del 1 de julio de 2012 al 31 de diciembre de 2013, con memorando 1404-EMS-DA-2013 de 1 de julio de 2013, remitió a los Directores Administrativos y Jurídico el detalle explicativo de los cambios tanto de los bienes como de los valores de los mismos, es decir, el incremento del valor asegurable que se dio en cada una de las ramas que conformaron las pólizas. Desde que los miembros de la Comisión Técnica solicitaron la revisión del monto asegurado hasta que la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros remitió la información, transcurrieron 45 días. La Directora Administrativa con memorando 1524-EMS-DA-2013 de 3 de julio de 2013, solicitó a la Gerente General de la EP EMSEGURIDAD autorice la reforma al PAC. El Presupuesto para la contratación de la póliza de seguros generales varió de acuerdo a la siguiente tabla: Presupuesto Certificación Presupuesto luego Ramas Publicado en Portal de presupuestaria inicial en de la reforma Compras Públicas expediente de Seguros posterior al inicio del proceso Seguros ,72 USD ,00 USD ,39 USD Generales Seguro Ganadero 7264,50 USD USD 8 136,24 USD Posterior al inicio del proceso, con Resolución Administrativa 0150-EMS-2013 de 4 de julio de 2013, la Gerente General de la EP EMSEGURIDAD resolvió aprobar la reforma en el segundo cuatrimestre del PAC 2013, se incrementaron valores y crearon nuevas partidas, así como se dividieron códigos CPC. 7

12 En Acta 02-CT-SEGUROS-2013 de 5 de julio de 2013, la Comisión Técnica aprobó los pliegos para la contratación de las pólizas de los seguros generales para que se continúe con el proceso. De acuerdo a lo mencionado, se observó que, antes del inicio del proceso de contratación de las pólizas, no se analizaron los bienes que se asegurarían ni tampoco se verificó que cuenten con su respectivo presupuesto actualizado; además la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros remitió la actualización de los montos luego de 45 días de lo solicitado por la comisión. Por la demora generada por la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros, la Gerente General solicitó a la Aseguradora Centro Seguros la extensión de vigencia de la póliza por 60 días. El Gerente General de Ávila & Asociados con comunicación de 28 de junio de 2013, comunicó que la póliza de seguros generales fue extendida su vigencia por 60 días más. Por orden de la Gerente General, esta extensión no fue cancelada, por cuanto se mantenía la póliza de casco aéreo contratada hasta el 29 de diciembre de 2013, quedando un valor pendiente por restituir a la EP EMSEGURIDAD, con lo que se aplicaría un "cruce de cuentas" con el saldo a pagar por la extensión de vigencia de la póliza, según lo expresado por La Gerente General y la Directora Administrativa. Con oficios 890-EMS-GG-2013 de 12 de julio de 2013, 1099-EMS-GG-2013 de 29 de agosto de 2013, 1165-EMS-GG-2013 de 16 de septiembre de 2013, 1178-EMS-GG de 16 de septiembre de 2013 y1409-ems-gg-2013 de 30 de octubre de 2013 la Gerente General comunicó e insistió a Centro Seguros en Liquidación que se otorgue la nota de crédito de la póliza de casco aéreo ( ,22 USO) para poder realizar la compensación de crédito con el monto adeudado por la extensión de 60 días de la póliza (38 509,09 USO), sin embargo no se recibió una contestación al respecto. Según lo expresado de manera verbal por la derente General y la Directora Administrativa, al no poderse contactar ni por vía telefónica ni con visita personal con el liquidador de Centro Seguros, se procedió a realizar una contratación emergente por 30 días con QBE-Colonial que entró en vigencia a partir del 14 de Julio de 2013, sin 8

13 embargo los bienes quedaron sin cobertura desde el 15 de junio de 2013 hasta el 14 de julio de Durante este período se dieron 4 eventos que, hasta la fecha de la conferencia final de resultados el 10 de septiembre de 2015, no fueron cubiertos y de acuerdo a la documentación presentada por el broker Ávila & Asociados, el Liquidador de la Aseguradora Centro Seguros comunicó que no serán indemnizados por la falta de pago de la prima de seguros. Un evento pendiente de pago, ocurrió el último día de vigencia de la póliza general. Reclamo dentro de cobertura no aceptado por Centro Seciuros en Licjuidación No. Reclamo Fecha Siniestro Detalle Valor siniestro Observación 4366/ Camioneta Sta. Rosa de Chillogallo II Etapa placa PMA3223 USD 4365,25 Dentro de vigencia pero no reconocido Siniestros ocurridos dentro del período no cubierto con se uro No. Reclamo Fecha Detalle Valor Observación Siniestro siniestro USD Radio Motorola UPC La Libertad 1 978,00 No cubierto Camioneta Ponciano/ Condado 4933,39 No cubierto Placa PMA / Camioneta UPC Hermano Miguel 1 365,51 No cubierto TOTAL La Directora Administrativa con período de gestión del 10 de octubre de 2012 al 31 de diciembre de 2013 y la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros con período de gestión del 1 de julio de 2012 al 31 de diciembre de 2013 inobservaron la siguiente normativa: Artículo 22 y 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. La Norma de Control Interno Administración estratégica y la Norma de Control Interno Planificación. La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros no mantuvo información actualizada de los bienes que requerían ser asegurados causando que la Directora -

14 Administrativa no planifique adecuadamente el PAC considerando ajustes posibles a valores e inclusión de nuevos activos a ser asegurados. Antes de iniciar el proceso de licitación para contratar las pólizas de seguros, la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros no revisó el detalle completo y definitivo de los bienes a ser asegurados. Además, una vez determinada la necesidad de ajustar los valores, existió demora de 45 días en la entrega de información por parte de la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros a la comisión encargada de renovar la póliza. Esto ocasionó que tres siniestros por un valor total de 8 276,90 USD que ocurrieron dentro del tiempo que correspondía a la extensión de vigencia de la póliza solicitada, se encuentren pendientes de indemnizar, pues de acuerdo a los documentos del liquidador, no serán cubiertos por falta de pago de la prima de seguros. Un siniestro por un valor de 4 365,25 USD ocurrió dentro del tiempo de vigencia pero no se reconoció como tal por la aseguradora en liquidación debido a que fue el día de término de la misma. Además obligó a la EMSEGURIDAD a realizar una contratación de emergencia hasta terminar con la adjudicación quedando un mes sin cobertura de seguro. Con oficios 0046, 0047-EMS-DAIN.2015 de 4 de septiembre de 2015, se puso en conocimiento a la Gerente General, a la Directora Administrativa y, a la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros con memorando 0056-EMS-DAIN-2015 de 4 de septiembre de 2015, los resultados provisionales del examen especial para que presenten sus puntos de vista documentadamente. La Gerente General y la Directora Administrativa, con comunicación de 8 y 7 de septiembre de 2015 respectivamente, al respecto manifestaron: "...En consecuencia y tomando en cuenta que se conoció del proceso de liquidación de la Compañía Centro Seguros CENSEG mediante oficio AMP de junio 28, 2013, se tomó indispensable convocar a licitación la póliza de seguro de casco aéreo que cubría el helicóptero marca EUROCOP TER, modelo AS350 83, año 2011, placa PN-128, la misma que vencía el 29 de diciembre de Entonces, como usted comprenderá señor Auditor, surgió un imprevisto durante el ejercicio económico 2013, que obligó a la administración de la época a reformar el Plan Anual de Contrataciones e incluir dentro de la licitación la contratación de la póliza de casco aéreo para la mencionada aeronave.- En tal virtud, no se puede establecer que existió una inadecuada planificación como por cuanto el hecho relatado constituyó un 10

15 imprevisto que no era posible de resistir ni de prever, en los términos del art. 30 de Código Civil, es decir se trató de una causa de fuerza mayor o caso fortuito que determinó la necesidad institucional de modificar el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Contrataciones, con el fin de brindar la cobertura necesaria a un bien como es el helicóptero de un monto considerable para la arcas municipales...". (Las dos comunicaciones dicen exactamente lo mismo) Lo comentado tanto por la Gerente General como por la Directora Administrativa, ratifica el comentario de auditoría, por cuanto el proceso precontractual para la contratación de seguros para los bienes de larga duración se inició el 15 de mayo de 2013, es decir, 46 días antes de conocer que la empresa Centro Seguros entró en liquidación. De haber contado con el listado actualizado de los bienes a asegurar antes de iniciar el proceso de contratación, para la fecha de conocimiento de la intervención de Centro Seguros por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros, la EP EMSEGURIDAD ya hubiese contado con una póliza adjudicada y en proceso de ejecución. La Gerente General, la Directora Administrativa, mediante comunicaciones de 17 de septiembre de 2015; y la Analista de Atención de Servicio a la Comunidad y Seguros con memorando1601-ems-da-2015 de 17 de septiembre de 2015, manifestaron: "... la EMSEGURIDAD sí contó con el detalle definitivo y completo de los bienes a ser asegurados, tanto es así que los mismos se encuentran plenamente detallados e identificados en los pliegos de contratación, en los cuales se describe cada uno de ellos tomando en cuenta la naturaleza de los ramos asegurados...- Es necesario mencionar que en el año 2013 la EMSEGURIDAD se encontraba ejecutando obras de trascendental importancia para la ciudad como son la Casa de la Justicia Pichincha Norte, Unidades Multiuso Eloy Alfaro y Norte, Unidades de Policía Comunitaria Benalcázar Norte, Nayón y Checa. Estas edificaciones fueron construidas por la empresa, para posteriormente ser entregadas a las diferentes instituciones del Sistema Integrado de Seguridad del Distrito Metropolitano de Quito De igual manera la Unidad de Servicios de atención a la Comunidad y Seguros procedió a la verificación de los demás activos fijos de la institución, con el fin de que los términos de referencia de los pliegos de contratación cuenten con los datos exactos de los bienes a asegurarse y a su vez contar con un presupuesto referencial real, de acuerdo a las necesidades de la época de EMSEGURIDAD...-En definitiva, la EMSEGURIDAD si contó con el detalle definitivo y completo de los bienes a ser asegurados, su revisión y verificación no generó un retraso en el proceso de licitación, al contrario permitió contar con datos exactos y validados de los distintos bienes muebles e inmuebles que requerían ser asegurados por la EMSEGURIDAD, en precautela de los intereses del Estado y de la Institución...". 11

16 Lo comentado por la Gerente General y la Directora Administrativa, y por la Analista de Atención de Servicio a la Comunidad y Seguros no es aceptado auditoría por cuanto luego de iniciado el proceso se realizó un ajuste del 157% variando de USD a ,63 USD y este estudio se debió realizar antes de iniciar el proceso de licitación especialmente si se incluyeron edificaciones cuya construcción se encontraba planificada. Conclusiones La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros con período de gestión del 1 de julio de 2012 al 31 de diciembre de 2013 no elaboró el detalle definitivo de bienes y valores de los bienes a ser asegurados, lo que ocasionó que la Directora Administrativa con período de gestión del 10 de octubre de 2012 al 31 de diciembre de 2013, no realice las reformas tanto del PAC como del presupuesto oportunamente lo que retrasó el proceso de contratación de la póliza de seguros y generó que se solicite una extensión de vigencia de plazo de la póliza, inobservando el Artículo 22 y 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y la Norma de Control Interno Administración estratégica y la Norma de Control Interno Planificación. La extensión de la póliza no se pagó ya que la aseguradora Centro Seguros entró en liquidación. Durante el período que los bienes quedaron sin cobertura desde el 15 de junio de 2013 hasta el 14 de julio de 2013 se dieron 3 siniestros por un valor de 8 276,90 USD que según el Liquidador no serán cubiertos por falta de pago de la prima y un siniestro por 4 365,25 USD si tuvo cobertura, puesto que ocurrió horas antes de que venza la póliza, sin embargo, tampoco es reconocido por el mismo motivo, quedando como saldo no reconocido por Centro Seguros en liquidación un valor de ,15 USD. A pesar de la insistencia a Centro Seguros en Liquidación por parte de la Gerente General actuante desde el 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013, para compensar el valor de la prima por extensión de póliza con el saldo a favor del seguro de Casco Aéreo, no se obtuvo una respuesta por 12

17 z El valor de los siniestros no cubierto es de 8 276,90 USD y el valor de prima por la extensión de póliza asciende a ,09 USD. La diferencia entre lo que se debió pagar entre la prima y los siniestros ocurridos es de ,19 USD por lo que en consideración que la aseguradora ya entró en proceso de liquidación, no convenía seguir insistiendo en la compensación del valor de esta prima ya el valor de los siniestros es inferior. Recomendaciones Al Gerente General 1 Dispondrá a los Directores y Jefes de área requirentes, que antes de solicitar a la Gerencia General la autorización para el inicio de cada uno de los procesos de contratación pública, presenten los estudios y análisis definitivos actualizados para evitar que existan errores en la contratación. 2. Dispondrá a la Directora Administrativa en coordinación con la Directora Jurídica se realice las gestiones pertinentes para incluir en la ronda de pagos de Centro Seguros en Liquidación, el siniestro de la camioneta de Santa Rosa de Chillogallo con placa PMA3223, la misma que se encontraba dentro del período de cobertura para recuperar el valor de siniestro. Documentación incompleta y entregada de forma tardía Con memorandos 0043 y 0037-EMS-DAIN-2015 de 10 y 21 de julio de 2015, respectivamente, se solicitó e insistió al Director Administrativo proporcione la información concerniente a las pólizas de seguros que se contrataron durante el período examinado con las respectivas renovaciones, inclusiones y exclusiones; así como, el detalle de los reclamos por siniestros suscitados con el desglose de cuales fueron atendidos y los que se encuentran pendientes de indemnizar. El Director Administrativo con memorando 1316-EMS-DA-2015 de 29 de julio de 2015, remitió información incompleta y de forma tardía, adjuntando los programas de seguros, suscritos con Centro Seguros y con QBE Seguros Colonial, conteniendo solo el detalle de las pólizas que se contrataron de los seguros generales, casco aéreo y 13

18 ganadero con vigencias y coberturas, es decir no se proporcionó el detalle de siniestros tanto de vehículos como de equipo electrónico. Posteriormente con memorando 1360-EMS-DA-2015 del 6 de agosto de 2015, remitió el detalle total de reclamos por los siniestros de vehículos, sin embargo del análisis realizado a la información no se encontró documentación concerniente a los siniestros pendientes de indemnizar, así como tampoco constó el detalle y la documentación de respaldo de los siniestros correspondientes a Equipo Electrónico. El Director Administrativo con memorando 1466-EMS-DA-2015 de 26 de agosto de 2015 y recibido el 27 de agosto del mismo año, entregó la documentación concerniente a los siniestros de equipo electrónico y de los que se encontraron pendientes de indemnizar correspondiente a vehículos, 47 días después de lo solicitado. La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros con período de gestión del 1 de julio de 2012 al 31 de diciembre de 2013 inobservó la siguiente normativa: Art Obligación de remitir información de la LOCGE Párrafo cuarto del Art Acceso irrestricto y declaraciones de la LOCGE, La Norma de Control Interno Documentación de respaldo y su archivo,, Literal g del Art Atribuciones y Responsabilidades dentro del Subproceso de Servicios a la Comunidad y Seguros del Reglamento Orgánico por Procesos de la EP EMSEGURIDAD vigente hasta junio de 2012 y Literal g del Art Atribuciones y Responsabilidades dentro del Subproceso de Servicios a la Comunidad y Seguros del Reglamento Orgánico por Procesos actualmente vigente, indica: "...g. Mantener un archivo actualizado de los siniestros ocurridos y realizar su seguimiento...". La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros no contaba con archivos organizados de la documentación de seguros suficiente y pertinente, por lo que no disponía de información oportuna ni de la documentación relevante que respalde las transacciones relacionadas con las pólizas de seguros de la entidad lo que ocasionó 14

19 que no entregue en forma la información requerida y además no se pudo realizar seguimiento y control de la actividades de la Unidad de Seguros. Con memorandos 0051, 0052, 0053-EMS-DAIN-2015 de 27 de agosto de 2015, se puso en conocimiento del Director Administrativo, del Gerente General, y de la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros, respectivamente los resultados provisionales del examen para que emitan sus puntos de vista documentadamente. La Analista de Servicio de Atención a la Comunidad y Seguros con memorando EMS-DA-2015, indicó: "...no se puede aseverar que la falta de entrega de información se debió al mal manejo del archivo de la Unidad de Seguros, al contrario esta dependencia administrativa contiene la misma información que la proporcionada por Ávila & Asociados, en base a la cual se realizaron las observaciones materia de este examen, es decir, que las fotocopias entregadas por el Bróker Institucional al equipo de auditoría, corresponden a la documentación generada por la Unidad de Seguros de la EMSEGURIDAD, quien en su debido momento las remitió al Bróker para tramitar los reclamos que se iban presentando en cada una de las vigencias de las pólizas de la Compañía Centro Seguros y QBE Seguros Colonial...". Lo comentado por la Analista de Servicio de Atención a la Comunidad y Seguros, no es aceptado por el equipo de auditoría pues es el área de Seguros, la encargada de cumplir con las funciones determinadas en el Estatuto Orgánico por Procesos y proporcionar la información completa que se le solicita de su archivo. Conclusión La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros con período de gestión del 1 de julio de 2012 al 31 de diciembre de 2013 no mantuvo un archivo organizado que contenga toda la documentación pertinente a los seguros y siniestros de EP EMSEGURDAD lo que ocasionó que no se disponga de información oportuna, misma que es relevante para las operaciones relacionadas con los seguros de la entidad y que no se pueda realizar actividades de seguimiento y control, inobservando el Art Obligación de remitir información de la LOCGE, el Párrafo cuarto del Art Acceso irrestricto y declaraciones de la LOCGE y La Norma de Control Interno Documentación de respaldo y su archivo, 15

20 Recomendaciones Al Director Administrativo 3. Dispondrá a la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros, implantar y aplicar políticas y procedimientos para la conservación y mantenimiento de los archivos físicos y magnéticos, mismos que deben estar ordenados de manera lógica y secuencial por el tiempo establecido en la normativa vigente para contar con información oportuna y poder realizar un seguimiento adecuado de los reclamos y renovaciones de seguros. 4. Supervisará que la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros mantenga los expedientes con documentación completa y actualizada de las actividades propias del área, a fin de contar con información de manera inmediata y precisa Demora en las gestiones de cobro de los siniestros pendientes de indemnizar Con memorandos 0037-EMS-DAIN-2015 de 10 de julio de 2015 y 0043-EMS-DAIN de 21 de julio de 2015, se solicitó al Director Administrativo, proporcione el detalle de los reclamos por siniestros suscitados, con desglose de los que fueron atendidos y de aquellos que no se indemnizaron, quien con memorando 1360-EMS- DA-2015 del 6 de agosto de 2015, remitió el detalle de 4 reclamos por los siniestros de vehículos, suscitados dentro del período de alcance del examen con los respectivos respaldos que se encuentran pendientes de indemnizar. La EP EMSEGURIDAD solicitó al bróker de seguros Ávila & Asociados Cía. Ltda., con oficio 0033-EMS-DAIN-2015 de 30 de julio de 2015, proporcionen la información concerniente a las pólizas de seguros, a los reclamos que se tramitaron y de los siniestros que se encuentran pendientes de indemnizar. Con comunicación de 11 de agosto de 2015, la Directora Comercial del mencionado bróker, remitió lo solicitado en 9 carpetas que contienen 42 anexos, en esta documentación remitida por el bróker se identificó que existen 6 siniestros en total, de los cuales corresponden 4 a vehículos y 2 a equipos electrónicos; en cada siniestro 16

21 pendiente se encontrada toda la documentación de seguimiento realizada por parte del broker hacia EP EMSEGURIDAD y la aseguradora. Considerando las fechas del siniestro hasta el 31 de diciembre de 2013, se pudo determinar que entre los siniestros pendientes de indemnizar existieron 2 que tuvieron una demora en las gestiones de cobro, como consta en el siguiente cuadro: # No. Reclamo Detalle Valor USD Fecha Tiempo Bróker Siniestro Transcurrido Estado Daños equipo meses En ronda de C MAC Pagos Robo motocicleta meses Falta Matricula Reclamo Daños Equipo CMAC: El siniestro ocurrió el 1 de mayo de 2012, el 8 de mayo de 2012 la Policía Metropolitana notificó el siniestro a la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros con período de gestión del 1 de julio de 2012 al 31 de diciembre de 2013 quien comunicó mediante correo electrónico el 9 de mayo a Ávila Asociados. El 24 de mayo de 2012, Centro Seguros requirió los documentos para formalizar el reclamo. El 16 de agosto de 2013, luego de quince requerimientos del broker, la Gerente General envió toda la documentación requerida excepto las facturas de preexistencia de los bienes que fueron entregadas directamente a Centro Seguros en Liquidación el 26 de septiembre de 2013 para incluir este reclamo en la ronda de pagos. Transcurrieron 14 meses hasta entregar la información necesaria. Este reclamo fue aceptado por la empresa Centro Seguros en Liquidación. Hasta el 31 de diciembre de 2014 se han efectuado dos rondas de pagos por un total de USD $ quedando un saldo pendiente de US $ Reclamo Robo Motocicleta: El 8 de diciembre de 2012 ocurrió el robo de la motocicleta, el 18 de diciembre se realizó el reclamo al broker. Esta motocicleta pertenece a la policía y el número de placas con las que contaba pertenecían a un camión. Similares hechos habían ocurrido antes y Centro Seguros aceptó una declaración juramentada de la Policía en reemplazo de la matrícula, sin embargo, transcurrieron más de 7 meses hasta que entregó la declaración Juramentada el 13 de Junio de to --re 17

22 La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros contó con el suficiente tiempo para obtener y enviar esta declaración juramentada, sin embargo no lo hizo. Cuando Centro seguros en Liquidación analizó el caso y manifestó que para poder tramitar este reclamo, esta declaración juramentada no será aceptada ya que la ley les impide hacer concesiones comerciales, por lo que EP EMSEGURIDAD no pudo cobrar este siniestro. La motocicleta, propiedad de la Policía Nacional, no fue repuesta. La Directora Administrativa con período de gestión del 10 de octubre de 2012 al 31 de diciembre de 2013 inobservó la siguiente normativa: La Norma de Control Interno Supervisión. Literal f del Art Responsabilidades del Director Administrativo del Reglamento Orgánico por Procesos vigente desde junio "...f. Notificar y tramitar ante las compañías aseguradoras los siniestros de vehículos, equipos y bienes;..." La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros inobservó la siguiente normativa: Literales g y h del Art Atribuciones y Responsabilidades dentro del Subproceso de Servicios a la Comunidad y Seguros del Reglamento Orgánico por Procesos vigente desde junio 2012: "...g. Mantener un archivo actualizado de los siniestros ocurridos y realizar su seguimiento;.- h. Gestionar en coordinación con el bróker de seguros, sobre la recuperación de bienes siniestrados,..." La Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros, no realizó las gestiones necesarias a fin de recuperar los montos de estos 2 siniestros, lo que se ocasionó que se mantengan pendientes hasta la que Centro Seguros entró en liquidación el 28 de junio de 2013 y hasta el 31 de diciembre de El 27 de agosto de 2015 se comunicaron lo resultados provisionales a los Gerentes Generales con oficio 0041-EMS-DAIN-2015 y memorando 0053-EMS-DAIN-2015; a los Directores Administrativos con oficios 0042-EMS-DAIN-2015, 0043-EMS-DAIN- Pfée", 18

23 2015 y memorando 0051-EMS-DAIN-2015, y a la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros con memorando 0052-EMS-DAIN-2015, La Gerente General actuante durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, con comunicación de 8 de septiembre de 2015 y la Directora Administrativa, con comunicación de 7 de septiembre de 2015, manifestaron: "...N Reclamo Broker Reclamo PERDIDA TOTAL POR ROBO (...).- la Compañía de Seguros rechaza el pedido de cancelación del siniestro por cuanto considera que no se ha podido demostrar la propiedad del bien (...).- Es necesario indicar que la institución policial se encontraba a cargo del trámite de matriculación (...), por lo que las placas eran asignadas al ázahar (SIC) sin haber sido legalizadas oportunamente (...).- la Policía Nacional mediante informe interno remitido a la EMSEGURIDAD-Q a través de oficio 226-SZP-2014 de febrero 5 de 2014, comunica que es imposible matricular el referido automotor, por lo que se vuelve inejecutable este siniestro a la fecha N RECLAMO BRÓKER RECLAMO 288/ Daño por variación de voltaje EQUIPOS CMAC mediante oficio EMS-GG-2013 de septiembre 16, de 2013, la EMSEGURIDAD-Q, calificó como acreedor el pago del siniestro del vehículo en mención (SIC), esperando dicha cancelación a través de la ronda de pagos pertinentes (SIC)...". (Las dos comunicaciones son exactamente iguales) Lo manifestado tanto por la Gerente General como por la Directora Administrativa no es aceptado por auditoría, debido a que ya existieron casos anteriores que se aceptaba el reclamo con la declaración juramentada por lo que ya se conocían los documentos requeridos para ambos casos y la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros contó con suficiente tiempo para presentarlos antes que Centro Seguros entre en liquidación. La Gerente General y la Directora Administrativa, con comunicaciones de 17 de septiembre de 2015, manifestaron: "... es necesario señalar que la obligación de la matriculación de los automotores era de la Policía Nacional, conforme se desprende del Convenio Interinstitucional No , suscrito entre el Ministerio del Interior y la EMSEGURIDAD-Q, para la provisión de combustible, mantenimiento preventivo y correctivo y seguro de los automotores adquiridos por el Comando Provincial de Pichincha, destinados al Servicio de la Policía Comunitaria del Distrito Metropolitano de Quito y cuyo instrumento contractual se encuentra referido en las diferentes comunicaciones cursadas con la institución policial Para el cobro del referido siniestro (oficio No EMS-GG-2014, de 7 de 19

24 enero del 2014 y 0542-EMS-GG-2014, de 14 de julio del 2014)... (Las dos comunicaciones son iguales) Lo comentado por la Gerente General y la Directora Administrativa, es aceptado parcialmente por auditoría, por cuanto era responsabilidad de la Policía matricular las unidades, sin embargo la Analista de Servicios a la Comunidad y Seguros contó con suficiente tiempo para obtener y presentar la declaración juramentada antes que Centro Seguros entre en liquidación ya que conocía el procedimiento a seguir en base a otros siniestros pagados con problema similar. Conclusión: La Directora Administrativa con período de gestión del 10 de octubre de 2012 al 31 de diciembre de 2013 no supervisó a la Analista de Servicios a la comunidad y Seguros con período de gestión del 1 de julio de 2012 al 31 de diciembre de 2013 quién no realizó un seguimiento adecuado a los procesos de reclamo de siniestros. Esto ocasionó se encuentren 2 siniestros pendientes de indemnizar hasta el momento en que Centro Seguros entró en liquidación forzosa el 28 de junio de 2013 y hasta el 31 de diciembre de 2013, fecha de corte del Examen Especial, inobservando la Norma de Control Interno Supervisión, el Literal f del Art Responsabilidades del Director Administrativo del Reglamento Orgánico por Procesos vigente desde junio 2012., los literales g y h del Art Atribuciones y Responsabilidades dentro del Subproceso de Servicios a la Comunidad y Seguros del Reglamento Orgánico por Procesos vigente desde junio Recomendaciones Al Gerente General 5. Dispondrá al Director Administrativo que cambie el estado del reclamo , Robo de Motocicleta, de pendiente a no pagado ya que Centro Seguros en Liquidación no reconocerá el mismo sin la matrícula y la Policía Nacional no pudo presentarla para demostrar la propiedad del vehículo. 20

25 6. Dispondrá a la Directora Jurídica, analice la situación legal del reclamo , Daños Equipo CMAC, que aún no ha sido liquidado en su totalidad por la empresa aseguradora Centro Seguros en Liquidación, a fin de determinar y ejecutar las acciones judiciales que permitan la recuperación total del mismo. Lcdo. Andrés Muñoz Argüello Director de Auditoría Interna 21