Presentación Servicios de Consultoría

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1 Presentación Servicios de Consultoría <LOGO Cliente> 01 1

2 Índice 1 Servicios de Consultoría Contenidos 3 Metodología de trabajo 4 Beneficios y detalle económico 5 Referencias

3 Índice 1 Servicios de Consultoría Contenidos 3 Metodología de trabajo 4 Beneficios y detalle económico 5 Referencias 3

4 Referencias Beneficios Objetivo Servicios de consultoría 1 Infraestructura Discovery 3 Procesos es Optimización de la produción y gestión de la flota de dispositivos de impresión Identificación y parametrización del entorno documental de una compañía. Optimización de los procesos documentales sujetos a análisis Reducción de costes hasta un 30% Optimización impactos medioambientales Mejora de la seguridad documental Optimización de la producción gráfica Mejora del nivel de servicio Diagramación del entorno documental según el nivel de eficiencia e impacto en negocio de los procesos identificados. Establecimiento de un plan director de proyectos según relación coste/beneficio. Incremento del nivel de productividad y eficiencia de los procesos documentales analizados. Kern Pharma Checkpoint IESE UPC UPF UOVI Avis MasterD Allianz Massimo Dutti Renault Schneider Bershka The Boston Consulting Group Universidad Internacional de Cataluña The Boston Consulting Group TV3 AXA BBVA 4

5 Índice 1 Servicios de Consultoría Contenidos 3 Metodología de trabajo 4 Beneficios y detalle económico 5 Referencias 5

6 Objetivo Impresoras Copiadoras Faxes MFPs Total Impresoras Copiadoras Faxes MFPs Version: 1.1 Classification: Internal Owner: MDC Total 0,56 usuarios por equipo.031 páginas /Usuario 968 horas Tiempo medio impresión 19.09% Volumen (1) Incluye amortización/renting de equipos, consumibles, reparaciones y/o mantenimientos, costes energéticos y costes indirectos color TCO global TCO global 99 modelos distintos 3años de antigüedad media Conectividad 6% Contenidos 1 1 Infraestructura Optimización de la produción y gestión de la flota de dispositivos de impresión Reducción de costes hasta un 30% Optimización impactos medioambientales Mejora de la seguridad documental Optimización de la producción gráfica Mejora del nivel de servicio Kern Pharma Checkpoint IESE UPC UPF USP Hospitales Avis MasterD Allianz Massimo Dutti Renault Schneider Discovery Identificación y parametrización del entorno documental de una compañía. Diagramación del entorno documental según el nivel de eficiencia e impacto en negocio de los procesos identificados. Establecimiento de un plan director de proyectos según relación coste/beneficio. Bershka The Boston Consulting Group Infraestructura 3 Procesos es Optimización de los procesos documentales sujetos a análisis Incremento del nivel de productividad y eficiencia de los procesos documentales analizados. The Boston Consulting Group TV3 AXA BBVA Optimización de la produción y gestión de la flota de dispositivos de impresión Contenido Los contenidos de la consultoría de infraestructura de impresión son: Diagnóstico situación actual Análisis tecnológico: infraestructura IT, distribución en planta, volumetrías, niveles de productividad Análisis de costes: directos, indirectos y energéticos Análisis seguridad documental: diagnóstico sobre los 4 niveles de seguridad documental. Análisis nivel de servicio: valoración del servicio actual Análisis medioambiental: emisiones de CO, consumo energético, impactos medioambientales Recomendaciones de mejora Establecimiento de recomendaciones de mejora Definición de políticas y criterios del nuevo modelo Nuevo modelo económico Análisis funcional del parque de dispositivos Nº Equipos por tipología Volumen mensual por tipología Coste medio por página (TCO) Distribución del volumen mensual por b/n y color Costes total/ mes BN XXXX.- COLORXXXX.- Distribución de la producción según velocidad Coste por página ponderado B/N: COLOR: 11 0,0XXX.- 0,XXX.- 0 Volumen total/ mes BN XXXX Pág. Análisis funcional del parque de dispositivos COLORXXXX Pág. Análisis dispositivos por fabricante Distribución de los dispositivos por antigüedad Total equipos: XXX Conectividad de los equipos actuales 8 Distribución en función del método de adquisición 6 9

7 Objetivo Contenidos 1 Infraestructura Optimización de la produción y gestión de la flota de dispositivos de impresión Reducción de costes hasta un 30% Optimización impactos medioambientales Mejora de la seguridad documental Optimización de la producción gráfica Mejora del nivel de servicio Kern Pharma Checkpoint IESE UPC UPF USP Hospitales Avis MasterD Allianz Massimo Dutti Renault Schneider Discovery Identificación y parametrización del entorno documental de una compañía. Diagramación del entorno documental según el nivel de eficiencia e impacto en negocio de los procesos identificados. Establecimiento de un plan director de proyectos según relación coste/beneficio. Bershka The Boston Consulting Group Discovery 3 Procesos es Optimización de los procesos documentales sujetos a análisis Incremento del nivel de productividad y eficiencia de los procesos documentales analizados. The Boston Consulting Group TV3 AXA BBVA Identificación y parametrización del entorno documental de una compañía. Contenido Los contenidos del Discovery son: Identificación y diagnóstico actual Estructura organizativa Modelo de negocio compañía objetivo Modelo organizativo de la empresa Procesos de negocio Matriz de procesos de negocio Flujos documentales Taxonomía documental Ficha técnica de eficiencia documental Diagrama/radar del entorno documental Diagrama de Pareto Recomendaciones de mejora Diagrama de Ishikawa Matriz de posicionamiento (DOM) Matriz coste-beneficio de iniciativas Plan director 7

8 Objetivo Área: Áreas que gestionan parte del proceso Propietario: Propietario del proceso Volumen: volumen mensual Periodicidad: frecuencia de uso del proceso Prioridad: importancia del proceso Facilities Consultor fact./mes fact./mes entreg./mes albaranes/mes catálog./trim 500 contratos/año manuales/año Continua Continua Continua Alta Alta Alta Continua Media Libros a cliente 46 Trimestral Doc. de trabajo, Baja Mailings, folletos planificados Continua Doc. de trabajo, Alta Mailings, folletos no planificados Cuatrimestral Alta Otros Horario: Lunes-Viernes 07:30-17:00 Página Estacionalidad (+4%): Julio y Noviembre Estacionalidad (-5%): Agosto y Diciembre Solicitud, procesamiento e impresión centralizada de los proyectos realizados por los consultores. Facilities Assistant Consultores Página 15 KPI óptimo a.1.1 Envío solicitud impresión Volumen (88 pág./documento) Recursos tecnológicos a.1. Recepción solicitudes a.1.3 Gestión prioridades a.1.4 Formato a.1.5 Accounting a.1.6 Control de calidad Criticidad Estacionalidad (+): Recursos humanos No No Alta Julio y Nov. a.1.1 Entregables documentación a.1.7 Impresión a.1.8 Acabados? Si a.1.9 Acabados a.1.8 Manipulado? Si a.1.10 Manipulado a.1.11 Entrega Coste Página 13 Contenidos 1 Infraestructura Optimización de la produción y gestión de la flota de dispositivos de impresión Reducción de costes hasta un 30% Optimización impactos medioambientales Mejora de la seguridad documental Optimización de la producción gráfica Mejora del nivel de servicio Kern Pharma Checkpoint IESE UPC UPF USP Hospitales 3 Avis MasterD Allianz Massimo Dutti Renault Schneider Discovery Identificación y parametrización del entorno documental de una compañía. Diagramación del entorno documental según el nivel de eficiencia e impacto en negocio de los procesos identificados. Establecimiento de un plan director de proyectos según relación coste/beneficio. Bershka The Boston Consulting Group Procesos es 3 Procesos es Optimización de los procesos documentales sujetos a análisis Incremento del nivel de productividad y eficiencia de los procesos documentales analizados. The Boston Consulting Group TV3 AXA BBVA Optimización de los procesos documentales sujetos a análisis Contenido Matriz de flujos documentales actual Identificación y clasificación de los flujos documentales críticos Definición y ficha técnica Diagrama de flujo Tiempos volúmenes y estacionalidad Recursos humanos y tecnológicos que soportan el proceso Análisis de seguridad y políticas del proceso Costes del proceso por actividad Identificación de las oportunidades de mejora Infraestructura tecnológica propuesta Plataformas de servicio propuestas Cuantificación económica y cálculo ROI Valor añadido para la organización Matriz de flujos documentales La matriz de flujos documentales muestra la parametrización de los principales procesos documentales de la compañía atendiendo a la siguiente descripción: Descripción Entregables a cliente: tiempos, volúmenes y estacionalidad Área Propietario Volumen Periodicidad Criticidad. Flujos documentales Mensualmente se gestionan centralizadamente 495 solicitudes de trabajo para llevar a cabo la Facturas proveedores Todas Áreas Contabilidad impresión de entregables a cliente Facturas clientes Administración Administración Entregables a cliente Albaranes Almacén Logística Catálogos Marketing Marketing Contratos Dept. Jurídico Dpt. Finanzas Manuales formación Formación RRHH Archivo Electrónico Production Compañía N/A Continua Media Páginas por Volumen anual de Entregables a cliente Volumen anual Estacionalidad documento páginas Entregables a cliente: definición y ficha técnica Definición: Área Facilities Propietario Consultores Estacionalidad (-): Agosto y Dic. Impresión trabajos urgentes: plazo máximo de 30 minutos para ser Prioridad Alta impresos y entregados internamente. Solicitud Procesamiento Impresión y entrega Prioridad media Impresión documentos planificados: entrega según planificación predeterminada (documentos solicitados con 3 días de antelación). Prioridad baja Flowchart. documental Impresión documentos no planificados: se priorizarán en función del orden de entrada KPIS del proceso Volumen 495 solicitudes/mes KPI mejorable Recursos tecnológicos Recursos humanos MFD Color 1,48 FTE s 8.718,06 /mes Costes 8

9 Índice 1 Servicios de Consultoría Contenidos 3 Metodología de trabajo 4 Beneficios y detalle económico 5 Referencias 9

10 Metodología de trabajo Metodología Ricoh* Metodología Ricoh* FASE 1 Planificación del proyecto FASE Toma de datos de campo FASE 3 Análisis de datos Análisis (comprender) Planificación del proyecto Toma de datos de campo FASE 4 Diagnóstico situación actual Explicación de la metodología de trabajo, solicitud de información, establecimiento timing y equipo de proyecto. FASE 5 Diseño propuesta de mejora FASE 6 Presentación informe global Asesoramiento experto (mejorar) Diseño propuesta de mejora Diseño y establecimiento de las oportunidades de mejora detectadas en base al análisis realizado durante la fase de diagnóstico. Recogida de información. Entrevistas usuarios/áreas clave. Presentación informe global Análisis de datos Análisis de los datos cuantitativos y cualitativos recopilados. Presentación de los resultados de la consultoría en base al modelo actual atendiendo a las oportunidades de mejora identificadas. Diagnóstico situación actual Análisis de la infraestructura documental a nivel : tecnológico, costes, servicio, seguridad, medioambiente y procesos asociados. * Metodología de trabajo basada en: 10

11 Calendario del proyecto Fecha inicio: 5/04/01 Fecha Fin: 5/05/01 Fases L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D Recogida y análisis de la información Diagnóstico actual Recomendaciones mejora Reuniones de seguimiento Presentación informe de conclusiones Semana 1 Semana Semana 3 Semana 4 Tarea Ricoh Reunión con cliente Hoy 11

12 Equipo de trabajo <Cliente> Ricoh Dirección proyecto Dirección proyecto Sr./Sra. XXXX XXXX Sr. XXXX XXXX Sr./Sra. XXXX XXXX Sra. XXXX xxxx Responsable proyecto Responsable proyecto Sr./Sra XXXX XXXXX Sr. XXXX Consultor Senior Expertos proyecto Expertos proyecto Sr./Sra. XXXX XXXX Consultor Tecnológico Consultores analistas Equipo de trabajo basado en: 1

13 Índice 1 Servicios de Consultoría Contenidos 3 Metodología de trabajo 4 Beneficios y detalle económico 5 Referencias 13

14 Objetivo Detalle económico Detalle económico 1 Infraestructura Optimización de la produción y gestión de la flota de dispositivos de impresión Detalle económico: la tasación de la consultoría irá en relación al número de equipos sujetos a análisis. Alcance proyecto Precio Tiempo 0-50 equipos sem equipos sem equipos sem equipos sem equipos sem equipos sem equipos Personal izado Personal izado 14

15 Objetivo Detalle económico Detalle económico Discovery Identificación y parametrización del entorno documental de una compañía Detalle económico: la tasación de la consultoría irá en relación al número de departamentos y procesos documentales sujetos a análisis* *Calificación de proyecto personalizada Precio base por proceso: *Calificación de proyecto personalizada 15

16 Objetivo Detalle económico Detalle económico 3 Procesos es Optimización de los procesos documentales sujetos a análisis Detalle económico: la tasación de la consultoría irá en relación al número de procesos documentales sujetos a análisis* *Calificación de proyecto personalizada Precio base por proceso: *Calificación de proyecto personalizada 16

17 Beneficios Objetivo Beneficios 1 Infraestructura Discovery 3 Procesos es Optimización de la produción y gestión de la flota de dispositivos de impresión Reducción de costes hasta un 30%. Optimización impactos medioambientales. Mejora de la seguridad documental. Optimización de la producción gráfica. Mejora del nivel de servicio. Identificación y parametrización del entorno documental de una compañía. Diagramación del entorno documental según el nivel de eficiencia e impacto en negocio de los procesos identificados. Establecimiento de un plan director de proyectos según relación coste/beneficio. Optimización de los procesos documentales sujetos a análisis Incremento del nivel de productividad y eficiencia de los procesos documentales analizados. 17

18 Índice 1 Servicios de Consultoría Contenidos 3 Metodología de trabajo 4 Beneficios y detalle económico 5 Referencias 18

19 Clientes de referencia Administración Pública Educación Sanidad Finanzas 19

20 Clientes de referencia Resto de sectores 0

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