Procedimiento implementación de nuevos clientes. Dpto. Implementación

Transcripción

1 Procedimiento implementación de nuevos clientes. Dpto. Implementación

2 Índice Control de modificaciones...3 Puntos comunes...4 Cuentas nacionales...5 Cuentas internacionales...6 Estándar de servicio...7 Implementación OBT: /7 Fulfillment...9 Page 2 / 9

3 Control de modificaciones REVISION FECHA Realizado por: DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 06 agosto 2012 Rocío Vázquez Creación 2 05 febrero 2013 Rocío Vázquez Actualización 3 12 dec 2013 Ester Sánchez Actualización eliminación CVV Page 3 / 9

4 Puntos comunes Necesidades comunes para una implementación: 1- El con la solicitud de apertura, ya sea offline u online, debe ser enviado al buzón de CWTES Implementation (ncispain@carlsonwagonlit.es) Esta comunicación puede llegar del departamento de Ventas, departamento de TTS (en la oficina correspondiente), o una oficina de la red de proximidad. Quedan fuera de este procedimiento las oficinas pertenecientes a red de agencias asociadas (franquicias). 2- Condiciones económicas: En cualquier apertura, debe existir un PEM (P&L) autorizado por el equipo de control de gestión. Page 4 / 9

5 Cuentas nacionales Información obligatoria previa para una implementación: Contacto del cliente: nombre, teléfono, Contrato / Aceptación de condiciones económicas. Es preferible disponer de contrato firmado por el cliente. En el caso de no disponer del contrato firmado, es válido un documento ( ) originario del cliente donde indique expresamente que está de acuerdo con las condiciones económicas. En dicho deberá aparecer la referencia de propuesta económica establecida por el equipo de control de gestión. Forma de pago: Tarjeta de crédito: Anexo del contrato firmado con la autorización del cargo a la tarjeta (indicando nombre, cargo de la persona firmante, y sello). Subsidiariamente, se puede aceptar un mail proveniente de un servidor del cliente, con los datos de la misma. Domiciliación: documento de domiciliación bancaria debidamente cumplimentado, es preferible que exista un sello de la entidad bancaria. Aprobación del crédito por el departamento de Créditos y Cobros, en los casos que sea necesario. Ficha de apertura con todas las celdas en color amarillo cumplimentadas. Responsabilidades del equipo de implementación: Recopilar la información necesaria para que la ficha de apertura esté correctamente cumplimentada. Perfiles de pasajeros. Es necesario recordar, que es política de CWT que el mantenimiento de perfiles se realice por el cliente. Recordar: En la plantilla cambiar el nombre por el nombre del cliente Incluir referencias fijas del cliente (centros de coste, número de empleado ) Acuerdos. Si el cliente tiene algún acuerdo: Copia del acuerdo de colaboración entre el cliente y el proveedor Contacto comercial del proveedor para el cliente Coordinación con todos los departamentos implicados en la apertura de un cliente, y revisión que se realiza de acuerdo con las necesidades del cliente, dentro de las posibilidades de CWT. Cuando la implementación se ha llevado a cabo, se envía al cliente los datos del equipo que le prestará servicio. Y a la oficina y al gestor correspondiente un resumen de los datos necesarios a tener en cuenta para atender al cliente. Page 5 / 9

6 Cuentas internacionales La siguiente información es obligatoria para que el departamento de implementación pueda gestionar la apertura de una cuenta. Información obligatoria previa para una implementación: Contacto del cliente (nombre, y teléfono) y del contacto de CWT internacional encargado de la implementación. Contrato Country Schedule preferiblemente firmado. Es válido un borrador del mismo proveniente del PM internacional. Aprobación del crédito. En el caso de responsabilidad de la matriz extranjera de una empresa radicada en España, el equipo de implementación requerirá una carta responsabilidad solidaria de la matriz del cliente. Cualquier tipo de información que pueda ser útil para el proceso de implementación del cliente. Responsabilidades del equipo de implementación: El equipo de implementación recabará el resto de información, y realizará las gestiones oportunas para la correcta apertura del cliente. Page 6 / 9

7 Estándar de servicio Facturación: Factura en formato PDF Factura simple (siempre destinatario de la factura mismo ) Factura no parametrizable Fichero EDI estándar PMC para clientes: Internacionales Volumen superior a 200K Incluido el coste en el PEM Forma de pago: Las tarjetas de pago de servicios siempre deberán ser del cliente (ya sean físicas o de conciliación). Tarjeta para el pago de LCC y garantía de hoteles debe ser de NO conciliación. Conciliación: AMEX BTA DINERS Visa solo BBVA Designación de gestor de cuenta (sea Program Manager, director oficina...) Flujo de autorización gestionado por el cliente (proceso interno) Productos Perfiles mantenimiento cliente BMF (al menos ofrecido al cliente) Cualquier excepción de este proceso debe ser validado por el dpto. De implementación, quien valorará con el dpto. Interno que corresponda si es viable o no. Page 7 / 9

8 Implementación OBT: La herramienta se integra en el Portal de CWT. Las OBTs están diseñadas para reservas sencillas punto a punto. Se debe tener en cuenta este detalle antes de implementarla. Las herramientas de autoreserva no son absolutamente flexibles, se debe analizar el cliente (política de viajes, proceso de autorización, etc), para evaluar si es viable implementar o no una OBT. Es necesario disponer de Internet Explorer 7 o superior, Firefox ó Google Chrome. El pago de coche es necesario que sea pago directo. Hoteles: es necesaria una tarjeta para garantizar los hoteles, en el caso de hoteles internacionales siempre serán a través de pago directo. Es necesaria una tarjeta para el pago de aéreos. Recordar que las tarifas web son de compra inmediata y se necesita una tarjeta aceptada por estas compañías (problemas con AMEX). El mantenimiento de los perfiles se realizará con el programa Portrait incluido en el Portal de CWT. Gestión de la OBT debe realizarse desde el FC (en Sevilla). Informar con un tiempo mínimo de dos meses al dpto. de implementación. Page 8 / 9

9 24/7 Fulfillment Instant Ticketing La emisión de los billetes se realizará inmediatamente después de la reserva. Flujo de autorización Si el cliente tiene un proceso de autorización, la OBT deberá retener el PNR hasta su aprobación (no debe aparecer en colas en el GDS). On-Hold Workflow Si el cliente tienen habilitada esta funcionalidad, la OBT deberá retener el PNR hasta que confirme el Cliente que quiere viajar (no debe aparecer en colas en el GDS). No Multi-Cuentas Todos los servicios online se deben facturar a un solo número de cuenta. Pago directo en hotel y coche Las reservas de hotel y coche a través de la OBT deben ser de pago directo, no se admite pago con bono. Imposibilidad de añadir comentarios El cliente no puede incluir comentarios libres vía la OBT. Fulfillment en FC local El fulfillment de las reservas online, en horario de oficina, debe obligatoriamente realizarse en el FC local. Reservas encoladas a Aqua Online Automation La emisión de los reservas online debe ser realizadas por Aqua y la OBT debe ser configurada para que dichas reservas se encolen de forma automática desde la propia OBT. Lista de espera La funcionalidad de lista de espera debe ser desactivada en la OBT. No PNRs Multipax (salvo si la herramienta separa el PNR) La funcionalidad de multipax debe ser desactivada en la OBT salvo si la propia OBT es capaz de separar los pasajeros en el momento de creación de los PNRs. CWT e-ticket enviado por Aqua El formato de documentación de viaje enviada al viajero es el CWT e-ticket. Este será enviado a su destinatario vía Aqua. El destinatario del CWT e-ticket debe poder ser configurado en la OBT, no debe haber excepciones. Page 9 / 9