Revisión Anual de Mantenimiento de Registros para el Año Fiscal 2012 (comienza el 1 de Octubre del 2011)

Transcripción

1 Revisión Anual de Mantenimiento de Registros para el Año Fiscal 2012 (comienza el 1 de Octubre del 2011) Lea este estudio en el hogar y después someta sus respuestas al examen adjunto para 2 horas de adiestramiento requerido en mantenimiento de registros. Para garantizar su capacidad para seguir participando en el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adulto (CACFP), complete este adiestramiento entre 2 semanas de recibirlo. Cualquier asistente aprobado que opera su programa en su ausencia también tiene que completar este adiestramiento para asegurar el conocimiento de los requerimientos del CACFP. Yours for Children, Inc. (YFCI) suministra los formularios necesarios o el programa de computadora para completar su reclamo por escrito o en línea. El método usted selecciona cambiara un poco como usted completa algunas tareas, como se señala en este adiestramiento. Su reclamo para su reembolso tiene que reflejar precisamente las comidas y los niños servidos de acuerdo a las directrices del CACFP. Este adiestramiento anual provee la información necesaria para usted registrar información correctamente y mantener los documentos para cumplir con las regulaciones del CACFP. Mantenimiento de registros precisos asegura que usted reciba un reembolso preciso y oportuno. Recursos: Massachusetts Department of Elementary & Secondary Education CACFP Family Day Care Policies and Procedures USDA Management Improvement Guidance What s in a Meal? A Resource Manual for Providing Nutritious Meals in the CACFP Yours for Children, Inc. Provider Handbook

2 Registrar Niños Cada sección del formulario de Registro de Niño es importante y tiene que ser completada. No deje espacios en blancos o use flechas. Registre todos los niños (aunque usted reclame al niño o no). Escriba legiblemente en los formularios. Asigne un numero permanente de niño en los formularios escritos. Complete un Informe de Niño por el Internet para cada niño e imprima si usted reclama por medio de Minute Menu Kids. Registre las horas de entrada y despedida del niño. Indique las comidas servidas mientras esta en cuido. Complete las horas de despedida y regreso de la escuela, si es aplicable. Registre el nombre de la formula de infante que USTED ofrece en su negocio a todos los infantes registrados. Indique quien suple la formula de infante y los alimentos de infantes por cada infante registrado. Indique todos los días posible que el niño puede asistir cuando usted marque horarios varían. Los días que no son incluidos serán descontados aun cuando los días varían es indicado. Asegurase que los padres firmen los registros. Mantenga una copia firmada de todos los Registros de Niños en sus expedientes. Dele a los padres una copia del formulario, el cual incluye el afiche Construyendo para el Futuro. Proveedores que reclaman usando Minute Menu Kids pueden imprimir el afiche de Dele a los padres de los infantes una copia del Patrón de Comida para Infantes también disponible en yoursforchildren.com. Si usted provee cuidado sustituto, el niño tiene que ser registrado en nuestro programa con un Registro de Niño completo entre 24 horas de proveer el cuido. Una copia del Registro de Niño de el proveedor regular del niño puede ser usado. Proveedores que reclaman usando formularios de papel pueden someter los Registros de Niños completados en seguida después de los padres firmar el formulario o someterlo con su reclamo al final de mes. Proveedores que reclaman por Minute Menu Kids tienen que someter los Informe de Niños firmados en seguida después de los padres firmar y ANTES de someter el reclamo. 2.

3 Forma de Información de Reclamo (FIR) El propósito del FIR es actualizar la información para el mes reclamado. No incluya información para un futuro mes. El formulario nos da la información que nos permite procesar su reclamo rápidamente y precisamente. Un descuento puede suceder si un FIR no es sometido para validar los cambios durante el mes. Use el FIR para reclamos escritos sometidos por correo postal para: Retirar niños que se han retirado de su programa. Hacer cambios permanentes al horario del niño requiere una firma del padre. Explicar la razón usted reclama temporalmente un niño fuera del horario en archivo. Poner en lista niños de edad escolar cuando no hay clases o los niños faltan clases debido a enfermedad. Actualizar cualquier cambio a su horario programado de comida. Notar cualquier otra información que puede afectar su reclamo. Use el FIR para reclamos sometidos por Minute Menu Kids para: Explicar la razón usted reclama un niño temporalmente fuera del horario en archivo. Actualizar cualquier cambio a su horario programado de comidas. Proveedores que usan Minute Menu Kids retiran a los niños de su programa al seleccionar al niño y hacer un clic en el botón retirar (withdraw) e indicar el ultimo día de participación. Para todos los otros cambios, proveedores que usan Minute Menu Kids: re-imprima el Informe de Niño y pida que el padre escriba los cambios, firme y anote la fecha en el formulario. Someta el Informe de Niño a YFCI, donde los cambios pueden ser hechos. Para reactivar un niño que previamente se retiro del programa: cambie el filtro de niño a Todos (All) y seleccione el niño e imprima el Informe de Niño. Pida que el padre actualice la información por escrito, firme y anote la fecha de reactivación. Someta el formulario a YFCI, donde el niño será reactivado. Mantenga copias de todas las actualizaciones y cambios en sus expedientes. 3.

4 Planear y registrar el menú Es su responsabilidad a registrar precisamente los alimentos servidos a los niños participando en el CACFP para reunir el patrón de comida antes del servicio de comida. Como usted es requerido a registrar su menú antes de servir la comida, YFCI recomienda planear el menú en anticipación para una semana. NUEVO requerimiento comenzando Octubre del 2011 Sirva leche baja en grasa (1%) o leche de grasa (descremada) a niños mayores de 2 años. NUEVO requerimiento comenzando Octubre del 2011 Agua de beber tiene que ser disponible a los niños durante el día. Agua no es un componente reembolsable - No lo registre en los menús. Las mejores practicas para planear el menú incluyen: Haga mitad de sus selecciones de granos, granos integrales. Servir pan de trigo integral o pasta o arroz marrón son maneras fáciles de incluir más granos integrales. Reduzca el sodio al servir menos alimentos procesados. Lea las etiquetas! Es recomendado a limitar el consumo de sodio de los niños a no más de 1,000 1,200 mg. diario, mucho menos que el valor diario de los adultos. Sirva más frutas enteras y menos jugo en las meriendas. Las meriendas para niños sobre un año de edad no necesitan jugo o leche. Las meriendas requieren 2 diferentes componentes de alimentos. Refiérase a la sección de Nutrición en su manual de YFCI para información adicional acerca planear menús. Proveedores que reclaman por Minute Menu Kids usan el Planeador el Menú que le permite planear los menús en anticipación e imprimirlos. Si usted no registra diariamente sus menús directamente en la computadora, usted tiene que usar las Hojas de Trabajo Diario de Minute Menu Kids para documentar sus menús/ asistencias. Imprima esta hoja de trabajo de su programa de Minute Menu Kids. 4.

5 Problemas en los menús Errores registrados en los menús le cuestan a usted dólares de reembolso. Revise sus menús antes de sumisión, sea por escrito o por Minute Menu Kids. Cuando registre sus menús escritos en papel, favor de escribir de forma legible. Todos los menús son revisados para cumplimiento antes de que podamos pagar su reclamo mensual. El error más común es no registrar un menú para una comida reclamada en el formulario de asistencia de comidas servidas, o menús que le faltan un componente de alimento. Trozos de pollo chicken nuggets, palitos de pescado, y todos las carnes procesadas comercialmente tiene que ser registrados como CN (rotulado Child Nutrition) o registrado y servido con una carne/alternativa de carne adicional. Sopas, guisos, cacerolas, y lasaña son platos combinados que solo son acreditados por dos (2) componentes. Registre y sirva otros alimentos que fácilmente son identificados como alimentos servidos aparte del plato combinado para hacer una comida acreditada. Pizza es un plato combinado que es acreditado como una carne/queso y la masa o pan usado como una corteza. Registre y sirva componentes de fruta y vegetal que son fácilmente identificados como un alimento separado del plato combinado para hacer una comida acreditada. Galletitas y granos dulces, como las barras de granola, son acreditadas solo en las meriendas y no más de dos veces en una semana calendar. La papa es acreditada como un vegetal. La papa no es un sustituto de pan/grano. Lechuga, aun la Romana, no puede ser registrada sola como un componente de fruta/ vegetal. Usted puede registrar y servir una ensalada verde o lechuga/tomate como un componente. No sirva los siguientes alimentos a los niños menores de 3 años: Hot dogs (frankfurters) Uvas Mantequilla de nueces (incluso de mantequilla de maní) Nueces Frutas secas Si usted sirve los alimentos arriba a niños mayores, usted tiene que registrar el alimento alternativo para los niños menores de 3 años. Cualquier apelación de un descuento de comida tiene que ser hecho a la oficina de YFCI entre 5 días de recibir su cheque de reembolso. 5.

6 Alimentar y reclamar infantes Los beneficios del CACFP tienen que ser ofrecidos a todos los niños incluso de los infantes (menores de un año). Usted es requerido a ofrecerle a los padres de los infantes una formula de infante fortificada con hierro (IFIF). Usted tiene que decidir cual formula usted va a ofrecer. El nombre de la formula que usted ofrece en su negocio tiene que ser registrado en el formulario de Registro de Niño. Los padres deciden si quieren aceptar la formula usted ofrece o suplir leche materna o una formula diferente. Una lista aceptable de formula de infante fortificada con hierro se puede encontrar en: Cada infante tiene que tener su propio menú sin tomar en cuenta el grupo de edad. La cantidad de IFIF/leche materna y todos los alimentos ofrecidos en cada comida tienen que ser servidos de acuerdo al patrón de comida del infante. Cereales de adultos, como los Cheerios, nunca son acreditados en los menús de infantes. Solo cereal de infante fortificado con hierro reúne el requerimiento para cereal de infante. Si sirve alimentos de infantes preparados comercialmente, usted tiene que asegurar que el primer ingrediente como fruta, vegetal, o carne. Comidas combinadas de infantes preparadas comercialmente, postres de frutas, y combinaciones de diferentes componentes (tales como fruta y carne) no son acreditados. Cuando el infante este entre 4-7 meses, registre los solo los alimentos sólidos cuando el infante este dispuesto según su desarrollo para recibirlos en cada comida. Cuando el infante cumpla ocho meses, todos los alimentos sólidos son requeridos y tienen que ser servidos en todas las comidas. Entre 8-12 meses, las meriendas de los infantes pueden ser IFIF/leche materna o 100% jugo puro. Sirva jugo solo en una taza. Cuando un infante entre 8-12 meses este dispuesto según su desarrollo para alimentos de dedos, todas las meriendas tienen que incluir un pan o galleta para reunir el patrón de comida de infante. Cereales, galletitas, incluso de las galletitas arrowroot o de animales, o puffs de vegetales o frutas no son sustitutos aceptables para pan o galleta y no reúnen el patrón de comida de infante para la merienda. Usted será reembolsado por alimentar a los infantes con leche materna o formula suministrada por los padres después que usted suministre los alimentos sólidos para reunir el patrón de comida de infante cuando estén dispuesto según su desarrollo. 6.

7 Asistencia de comidas servidas Según la Póliza de YFCI es requerido registrar la asistencia de comidas servidas al punto de servicio en los formularios de YFCI. Esto aplica para reclamos sometidos por escrito en papel o Minute Menu Kids. La asistencia de comidas servidas no puede ser registrada en anticipacion. Los registros de asistencia, que demuestran las horas de entrada y salida para los niños no son sustitutos aceptables para los registros de asistencia de comidas servidas. Ayúdenos procesar su reclamo correctamente. Problemas que pueden causar demoras o descuentos: Formulario de Asistencia de Comidas Servidas recibido en malas condiciones. Número permanente del niño anotado incorrectamente en el formulario de Asistencia de Comidas Servidas. Refiérase a su comprobante de cheque cada mes para la lista de números permanentes de los niños. Reclamar cualquier niño por más de 3 comidas cada día. De las 3 comidas, una comida tiene que ser una merienda. Reclamar un niño para una comida o día que no coincide el formulario de Registro de Niño en archivo. Someta un FIR para actualizar los cambios y evitar descuentos. Reclamar los niños de edad escolar sin notificarnos de un cierre de escuela o para un niño que esta muy enfermo para asistir clases. Proveedores que usan Minute Menu Kids nos notifican en línea, todos los otros necesitan someter un FIR. Proveedores que usan Minute Menu y someten tardes los Informes de Niños firmados. Todos los Informes de Niños de Minute Menu deben ser recibidos por YFCI ANTES de someter el reclamo. Proveedores de Cuidado Informal son limitados a reclamar solo las comidas soportados por la información del voucher del niño. Reclamar más niños que de la capacidad de su licencia. Errores de capacidad tienen que ser corregidos inmediatamente. Cualquier error sin resolver tiene que ser reportado al Department of Early Education and Care (EEC). Usted es requerido notificar a YFCI inmediatamente de cualquier cambio en su licencia y/o licencia de su asistente aprobada. Usted tiene que enviarnos una copia de su nueva licencia entre cinco (5) días de negocio de recibir su nueva licencia de EEC. Un cambio en la capacidad de su licencia tiene que ser recibida por la oficina de YFCI antes del 25 día del mes reclamado. Usted recibirá confirmación escrita de nosotros por cualquier cambio en capacidad. YFCI tiene que mantener una copia de todas las licencias actuales o cartas de aprobación de los asistentes. Proveedores de Cuidado Informal tienen que someter cualquier voucher nuevo entre cinco (5) días de negocio de recibir el nuevo voucher. 7.

8 Documentos para fijar / mantener en archivo Como un participante en el CACFP, usted es requerido a fijar el afiche Construyendo para el Futuro para los padres, que le hemos suministrado a usted. Si usted necesita otra copia, imprima uno de Este afiche asegura que los padres sean informados que los beneficios del CACFP son disponibles para todos. Usted también tiene que fijar en un lugar visible su licencia de cuidado de niños y la licencia o carta de aprobación para todos los asistentes que trabajan en su negocio. Estos documentos tienen que estar a la mano para revisión inmediata por su monitor, o representantes del Department of Elementary and Secondary Education, y/o el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos. Estos documentos incluyen: Copia del Acuerdo Permanente del CACFP Copia de la Actualización Anual de Estatus de Participación para el año actual Menús mensuales, asistencia de comidas servidas, y registros Copias de los formularios de Registros de Niños para los ultimo doce meses Copias de menús y asistencias de comidas servidas para los ultimo doces meses Copias de las Revisiones al Hogar para el año fiscal actual Documentación de estatus de Tier localizado en el comprobante de cheque Declaración del Medico, si es aplicable Cualquier correspondencia referente al CACFP Copias de cualquier carta de aprobación para elegibilidad por ingreso o cambios en la capacidad Certificados de adiestramiento de YFCI Afiche Construyendo para el Futuro en vista de los padres Las regulaciones del USDA requieren que los proveedores mantengan tres años de registros del CACFP. Proveedores pueden guardar los dos años restantes de archivos en una manera accesible entre una cantidad de tiempo razonable y debajo de su control. Los archivos pueden ser guardados en un formato electrónico. Registros disponibles en dos lugares su casa y la oficina de YFCI permite a ESE o USDA la habilidad de confirmar registros precisos en las dos localizaciones. Cualquier anuncio de su negocio que hace referencia al CACFP tiene que incluir un descargo de responsabilidad de no discriminación. Un descargo es incluido en la parte detrás de este estudio y en Si el material es muy pequeño para imprimir la declaración completa, usted puede incluir en un tamaño más grande el texto Esta institución es un empleador de oportunidades iguales. 8.

9 Horario de los servicios de comidas / Notificación de cierres Las horas de servicio de comida que nosotros tenemos en archivo tiene que reflejar el comienzo del servicio de comida. Un intervalo de tiempo no es entendido ser un intervalo para el empezar los servicios de comidas. Un horario de servicio de comida puede continuar después de que usted comience a cumplir con las necesidades de los horarios variados de los niños registrados. Por ejemplo, usted puede cuidar tres niños preescolares, los cuales según sus horarios están listos para comer una merienda de la tarde a las 2:30 p.m. Su hora de servir la merienda de la tarde comienza a las 2:30 p.m. Usted también cuida dos niños de edad escolar, los cuales llegan en el autobús a las 3:00 p.m., a la hora que usted le sirve a ellos su merienda. El intervalo de tiempo para la merienda de la tarde acomoda las necesidades de todos los niños. Usted es responsable por notificar a YFCI en anticipación cuando usted o los niños estarán fuera del hogar durante una hora programada de comida. También, tienes que notificar de días usted estará de vacaciones o cerrado por cualquier razón. Usted puede llamar, enviar un correo electrónico a (yfci@yoursforchildren.com), o enviar un fax cualquier tiempo para notificarnos de cambios en su horario de comida, excursiones con los niño, o cierres del negocio. Proveedores que reclaman por Minute Menu Kids pueden usar el calendario localizado en el Lesson Planner para registrar cierres del negocio. Su cumplimiento en el horario de servicio de comida y notificaciones de cierres nos permite a monitorear su participación en el CACFP como es estipulado en el Acuerdo Permanente. Revisiones en el Hogar Usted recibirá por lo menos 3 revisiones durante el año fiscal durante el año fiscal. Es requerido completar por lo menos 2 de las revisiones sin anunciar. Monitores también son requeridos observar por los menos 2 servicios de comidas cada año fiscal. Su monitor necesita revisar lo siguiente en las revisiones en el hogar: Copias firmadas por los padres de los formularios de Registros de Niños en su negocio. Menús actuales registrados en anticipación del servicio de comida. Asistencia de comidas servidas actuales registrado al punto de servicio, según la póliza de YFCI. Copia del Acuerdo Permanente del CACFP. Copia de la Actualización Anual de Estatus de Participación para el año fiscal actual. Afiche Construyendo para el Futuro en vista para los padres. Licencias fijadas del proveedor y asistentes trabajando en el negocio. 9.

10 Revisiones en el Hogar (continuación)... Durante su revisión al hogar, su monitor revisa todos los archivos que apoyen sus reclamos. Si la revisión es conducida entre la primera semana del mes, usted tendrá que suplir las copias del previo mes reclamado. Documentos que no son disponibles para revisión resultara en descuentos de comidas. Su monitor también: Revisara su cocina y áreas de almacenar alimentos para saneamiento general. Revisara la temperatura de sus termómetros en su refrigerador y congelador usado para su negocio. Revisara las fechas de expiración de los alimentos refrigerados o secos. Registrara todos los nombres de los niños presentes y los niños reclamados para el servicio de comida. Los niños presente y reclamados son validados cuando su reclamo es procesado. Registrara cualquier asistente presente. Verificara que usted esta entre la capacidad de su licencia. Observara un servicio de comida por lo menos dos veces en un ano fiscal. Le dará a usted asistencia técnica referente su menús y cualquier cuestión referente cumplimiento a las pólizas y regulaciones. Le dará una fecha especificando cuando una corrección es debido. Contestara preguntas y proveer recursos como sean necesarios. Preguntarle si usted tiene necesidades especificas referente adiestramiento. Su licencia de cuidado de niños requiere que usted mantenga archivos diarios de la asistencia de los niños, demostrando la hora de entrada y despedida. YFCI le suministra a usted todos los anos con un calendario para mantener archivos de negocio que usted puede usar para cumplir con este requerimiento. Este calendario permite que usted registre la asistencia de los niños, lo cual ayuda a su monitor validar sus asistencia de comidas servidas. 10.

11 Estatus de Tier El CACFP suministra reembolsos de dos niveles tiers para hogares de cuidado de niños. El nivel Tier 1 es el precio mas alto de reembolso. El nivel Tier 2 es el precio más bajo de reembolso. Los precios son establecidos por el USDA y cambian anualmente. Los precios están en efecto desde el 1 de Julio al 30 de Junio cada ano. Su nivel de reembolso es basado en los datos económicos de su distrito de escuela, el censo de los EU, o su situación financiero personal. Al inscribirse con YFCI, nosotros revisamos la dirección de su hogar y determinamos su nivel a base de los datos de la escuela y censo. Usted fue asignado el nivel mas alto posible a base de los datos actuales. Si, debido a la información actual, usted recibe los precios de reembolso de Tier 2, usted puede someter un Formulario para Elegibilidad para Beneficios de Alimentos del CACFP por Ingreso a cualquier tiempo basado en su situación financiero. Si usted no califica para el precio de Tier 1 como proveedor, nosotros los animamos a usted a distribuir, o pedir que YFCI distribuya a todas las familias, los Formularios para Elegibilidad para Beneficios de Alimentos del CACFP por Ingreso. Los padres someten el formulario completado para revisión. El numero de niños aprobado para los precios de Tier 1 aparecerán en su comprobante de cheque mensual. Los Formularios para Beneficios de Alimentos del CACFP por Ingreso son disponibles por medio de su monitor o al llamar a YFCI, o en Sumisión de reclamos Revise su reclamo para exactitud. Proveedores que usan Minute Menu Kids pueden revisar el reporte Claimed Attendance Detail para exactitud. Someta su reclamo después de servir y registrar la ultima comida para el mes. Dirección para enviar reclamos de papel: P.O. Box 238, Auburn, MA Los reclamos deben ser sometidos y recibidos por YFCI antes del 5to día del siguiente mes. Si a usted se le pasa la fecha tope, su reembolso puede ser retrasado significantemente. Los patrocinadores del CACFP son limitados a dos peticiones para fondos del estado cada mes reclamado. Nosotros pagaremos el reclamo validado en la primera petición para fondos (sumisión de factura). Todos los reclamos tardes o reclamos con información incompleta son sometidos en la segunda y ultima petición aproximadamente 45 días siguiendo el mes reclamado. Proveedores que usan Minute Menu Kids pueden ver en línea el estatus de su reclamo para reembolso bajo Revisar Reclamos. Al recibir los fondos, Nosotros inmediatamente le enviamos su reembolso. Asegurase de revisar el Resumen de Reclamos y el Informe de Errores incluido con su cheque. 11.

12 Washington Street Auburn, MA Non Profit Org. U.S. Postage PAID Permit No. 37 Auburn, MA Address Service Requested One hundred percent of the funding for this program and publication is provided by USDA and, therefore, any publications may be freely copied by USDA, the Massachusetts Department of Elementary and Secondary Education, and by any other institutions under the Child and Adult Care Food Program. Please credit the listed source when given or Yours for Children, Inc. when not given. PARA: Adiestramiento de Revisión Anual de Registros Octubre del 2011 Revisión Anual de Mantenimiento de Registros del AF 2012 Complete todas las preguntas del estudio en el hogar y someta a la oficina de YFCI entre dos (2) semanas de recibir este estudio en el hogar. Es un adiestramiento requerido para participar en el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP). De acuerdo a la ley federal y la póliza del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos, esta institución es prohibido a discriminar a base de raza, color, nacionalidad, sexo, edad o incapacidad. Para registrar una queja de discriminación, escriba al USDA, Director, Office of Civil Rights, 1400 Independence Avenue, SW, Washington DC o llame al (800) (voz) o (202) (TTY). USDA es un proveedor e empleador de oportunidades iguales.