E-LEARNING TÉCNICO DE FORMACIÓN

Transcripción

1 ELABORACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS DE FORMACIÓN A DISTANCIA 1. CONCEPTO DEL PROYECTO Un proyecto es un conjunto de acciones de duración determinada, formalmente organizadas, que utilizan unos recursos concretos. La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación y del control o evaluación del progreso del proyecto. La planificación de un proyecto debe dejar claro varios aspectos: Qué se debe hacer Cómo debe hacerse Quién es el responsable de que se haga Por qué debe hacerse Gestionar un determinado proyecto requiere la coordinación en el tiempo de aspectos tan variados como: equipos, proveedores, personas, tareas y dinero. Para la adecuada realización de todas estas tareas, podemos dividir nuestro proyecto en tres grandes momentos: Creación y planificación del proyecto. Seguimiento y control del proyecto. Comunicación del proyecto. Aplicaciones informáticas, como Microsoft Project, facilitan la administración de proyectos de gran envergadura y se hacen prácticamente indispensables. 2. LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Especificaciones del proyecto Si quiere que la planificación sea adecuada, deberá realizar una detallada definición del proyecto puesto que si existen imprecisiones, la planificación dejará de tener utilidad. Deberá especificar los siguientes aspectos: Descripción y objetivos del proyecto. Recursos que se utilizarán. Productos que se obtendrán con el proyecto. Fecha de finalización. Definición del calendario del proyecto Asegúrese de que el número de horas que incluya en la planificación son las necesarias para la realización del proyecto. Deberá incluir: 02 Computer Aided Education, S.A. 1 R

2 Días festivos. Períodos vacacionales. Horarios y turnos de trabajo. Definición del esquema del proyecto El grado de división de las actividades en otras más elementales dependerá del nivel de control que se tenga sobre las mismas. Por ejemplo, si usted contrata a una empresa externa que se encargue de la contabilidad, es esa empresa la que se encargará de gestionar esa parte del proyecto. En las partes del proyecto que usted deba gestionar éstas son las etapas a seguir: División del proyecto en fases División de las fases en actividades División reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades elementales Determinación de las características de cada actividad Intente documentar estas características, de este modo le será más sencillo realizar rectificaciones ante posible imprevistos. Éstos son los pasos a seguir en esta fase: Definición de las características de cada actividad Cálculo del número de horas necesarias para llevarla a cabo. Computer Aided Education, S.A. R 2

3 Determinación de fechas específicas que puedan afectar a la actividad. Determinación de cómo se verá afectada la actividad por la existencia de festivos, la asignación de recursos adicionales o la realización de horas extraordinarias. Localización de hitos Los hitos se utilizan como puntos de control. Indican momentos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideración. Búsqueda de dependencias entre actividades Al gestionar el proyecto usted debe explicitar todas las dependencias existentes entre las diferentes actividades. Para ello debe usted considerar estos aspectos: Debe determinar para cada actividad si su realización depende del inicio o la finalización de otras actividades. Existen tres tipos de dependencias. Fin - Inicio (FI): el inicio de la actividad dependiente está ligado a la finalización de la precedente. Inicio - Inicio (II): el inicio de la actividad dependiente está ligado al inicio de la precedente. Fin - Fin (FF): para poder completar la actividad dependiente se debe finalizar la precedente. Determinación de los recursos (personas, empresas, materiales, etc.) que participarán en el proyecto Definición del calendario de disponibilidad de cada recurso. Asignación de recursos a cada tarea. Revisión y análisis crítico del proyecto Resolución de conflictos de programación. Resolución de conflictos de recurso. Verificación de plazos con proveedores y subcontratistas. Verificación de plazos con departamentos implicados. Análisis crítico: búsqueda de posibilidades de optimización. Computer Aided Education, S.A. R 3

4 3. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Lo que se persigue con el seguimiento es que el proyecto se ajuste a la planificación inicial. Para ello distinguiremos tres fases: Creación de un plan de referencia Es la planificación definitiva del proyecto antes de su ejecución. Sirve para comparar si la evolución del proyecto real coincide con la evolución que se esperaba. Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto. Recolección de datos reales Se trata de determinar la periodicidad del seguimiento que podrá ser diario, semanal, quincenal o mensual, en función de la duración y naturaleza de las actividades. Así mismo usted deberá determinar la información a recoger para cada actividad. Por lo general los datos que se recogen son: Fecha de inicio y finalización real. Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas. Recursos utilizados y gastos reales. Análisis del seguimiento del plan original Consiste en realizar una retroalimentación de la programación con valores reales para obtener una planificación que incorpore el estado real del proyecto. Podemos distinguir tres momentos: Comprobación de la utilización de los recursos. Si existen desviaciones puede ser necesario el recálculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto más ajustado a la realidad. Comparación de la planificación basada en valores reales con el plan original. Determinación de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programación y en los recursos. 4. COMUNICACIÓN DEL PROYECTO El objetivo es mantener informados a todos los participantes de la evolución del proyecto, así como provocar el intercambio de información sobre su marcha. Podemos distinguir diferentes tipos de informes según a quien vayan dirigidos: Computer Aided Education, S.A. R 4

5 Informes para la dirección En este tipo de informes deberá usted incluir información relativa a los siguientes aspectos: Principales resultados obtenidos en el curso del proyecto. Puntos de control definidos. Recursos necesarios para una correcta ejecución del proyecto. Coste del proyecto. Informes para el responsable del proyecto Lo adecuado es incluir los siguientes puntos: Organización del trabajo. Flujo de trabajo e información. Fecha de inicio de cada actividad. Recursos implicados en cada actividad del proyecto. Informes para los recursos Actividades asignadas a cada recurso. Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada actividad. Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general. nformes para el cliente Situación real del proyecto. Desviaciones respecto a la planificación o el coste previstos. CÁLCULO DE TIEMPOS DEL PROYECTO No olvide que para poder realizar correctamente todas las fases de la gestión del proyecto (la planificación, el análisis y el seguimiento), es imprescindible conocer: Duración del proyecto. Fechas de inicio y final de cada una de las actividades. Qué consecuencias tendrá sobre el proyecto el retraso de una actividad (margen libre y total). Esta información se obtiene a partir de las duraciones de las tareas (muchas veces obtenidas por la experiencia) y las relaciones de dependencia que existen entre ellas. Computer Aided Education, S.A. R 5

6 El análisis cuantitativo de un proyecto, exige determinar una serie de valores que nos proporcionarán una imagen detallada del proyecto y nos ayudarán a mejorar la planificación y el control del mismo. Veamos algunos conceptos relevantes para la realización de este análisis: Duración del proyecto Es el número de unidades de tiempo (horas, días, semanas, meses...) necesarias para llevar a cabo el proyecto. La duración del proyecto depende de la duración de cada una de las tareas y de las relaciones de dependencia que existan entre ellas. Caminos del proyecto Son todas y cada una de las secuencias de tareas vinculadas entre sí por relaciones de dependencia. Inicio Mínimo Es el tiempo mínimo que tiene que pasar desde el inicio del proyecto para poder empezar una determinada tarea, en el caso de que no se hayan producido retrasos en las tareas de las que depende. O sea, es lo más pronto que puede iniciarse una tarea. Fin mínimo Es el tiempo mínimo que tiene que pasar desde el inicio del proyecto para poder finalizar una determinada tarea, en el caso de que no se hayan producido retrasos en la misma ni en las tareas de las que depende. O sea, es lo más pronto que puede finalizarse una tarea. Inicio máximo Es el tiempo que, como máximo, puede pasar desde el inicio del proyecto hasta el inicio de una tarea sin que se produzca un incremento en la duración del proyecto. O sea, es lo más tarde que puede iniciarse una tarea. Fin máximo Es el tiempo que, como máximo, puede pasar desde el inicio del proyecto hasta la finalización de una tarea sin que se produzca un incremento en la duración del proyecto. O sea, es lo más tarde que puede finalizar una tarea. Margen libre Es el margen de retraso del que dispone una tarea, es decir, lo que puede retrasarse su inicio o finalización sin que afecte a los inicios mínimos de las tareas sucesoras. Margen total Es el margen de retraso del que dispone una tarea, es decir, lo que puede retrasarse su inicio o finalización sin que afecte a la duración del proyecto. Computer Aided Education, S.A. R 6

7 Camino crítico Un camino crítico es una secuencia de tareas en la que todas tienen margen total igual a cero. Las tareas del camino crítico (denominadas críticas), no pueden sufrir retrasos sin que, a su vez, los sufra el proyecto. El camino crítico de un proyecto nos indicará las tareas que deben vigilarse especialmente durante su ejecución para evitar retrasos. Computer Aided Education, S.A. R 7

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