PROCEDIMIENTO MOTIVACION, COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA CÓDIGO: S-P-14

Transcripción

1 MOTIVACION, CÓDIGO: S-P-14 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

2 PÁGINA 2 DE 7 1. OBJETIVO Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna en la empresa Servicer S.A.S., así como regular y asegurar la comunicación externa entre nuestros Clientes, Contratista, Comunidad, Proveedores, Autoridad Y Otros. 2. ALCANCE Este Procedimiento se aplica a todas las actuaciones de Comunicación, Consulta y Participación en materia de Prevención de Riesgos Laborales, calidad en la ejecución del trabajo y prevención de la contaminación generada por las actividades que se realicen en la empresa. También es aplicable a todos los trabajadores, partes interesadas y grupos de interés que presten sus servicios para la empresa en los términos que se reflejan en el presente Procedimiento. 3. RESPONSABLES Coordinador Del Sistema De Gestión Integral: Es responsable por el contenido de éste procedimiento y por asegurar su aplicación, mantenimiento y mejora. Líderes De Proceso: Son responsables de hacer la aplicación correcta de comunicación interna y externa de cada uno de los procesos correspondientes al mejoramiento continuo del sistema de gestión integral. Trabajadores: Todo el personal es responsable de su correcta aplicación y de la administración de la comunicación generada en el desarrollo de sus actividades particulares. 4. RECURSOS Tecnología informática y comunicaciones, papelería, humano, financiero. 5. VOCABULARIO Comunicación Interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de la empresa Servicer S.A.S.. Comunicación Externa: Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc., con carácter organizacional.

3 PÁGINA 3 DE 7 Parte Interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones de la empresa, tanto externo como interno a la organización y que tienen un interés en el desempeño o éxito de ésta. Motivación: son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con el de voluntad y el del interés. 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE Identificar La Información: La información puede surgir de las siguientes fuentes: Por parte de la Gerencia. 2. Líderes de procesos. 3. Partes interesadas. La información a comunicar se identificara mediante la matriz de comunicación. Determinar La Modalidad De Comunicación: Se identificara como, cuando, donde, porque, se divulgara la información y quien sea responsable de dar respuesta oportunamente o que se dé a conocer los principales acontecimientos que afecten directamente a la empresa, así como las actividades externas en las que se pueda participar. Se puede divulgar por cualquier modalidad de comunicación: Cartelera Visita directa Correo Interno Teléfono Comités Blog Proceso, Cualquier integrante de la organización. Proceso, Cualquier integrante de la organización.

4 PÁGINA 4 DE Reforzar Información Con Soportes De Medios Internos: Una vez se divulga el mensaje por cualquiera de los canales, de requerirse, se refuerza el tema con nuevos mensajes o visitas a cada uno de los receptores. Archivar Información: Si se requiere y según matriz de comunicación se archivara la documentación se archivara la documentación pertinente de acuerdo a la regulación nacional. Recepción, Documentación Y Respuesta: Todas las comunicaciones o consultas, referentes al tema del Sistema de Gestión integral, procedentes de las partes interesadas externas se remiten a área encargada y/o afectada, quien dará una respuesta oportuna de acuerdo al requerimiento y/o necesidad que se establezca, entre las cuales se encuentran: Denuncias. Quejas o reclamaciones. Inspecciones. Posibles No Conformidades del Sistema. Auditorias, actas de copasst. NOTA: El tipo de respuesta podrán ser canalizadas a través de correos electrónicos, oficios en físico y/o llamadas telefónicas. Comunicación Interna: De forma general la comunicación interna en Servicer S.A.S., se presenta en documentos, correos electrónicos y llamadas telefónicas, las cuales se canalizan de acuerdo al tipo de necesidad y/o requerimiento de las partes interesada, teniendo en cuenta cada uno de los parámetros establecidos por la S-F-71 Matriz de Comunicaciones Internas. Los responsables de las diferentes áreas, informan internamente sobre las actividades de la empresa, con el objetivo de: Proceso, Cualquier integrante de la organización. Jefe Administrativo y de Recursos, Lideres de Proceso. Procesos. Procesos.

5 PÁGINA 5 DE 7 Dar a conocer el comportamiento de la organización en temas de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente mejoras conseguidas, programa de objetivos y metas, etc. Atender las inquietudes o dudas sobre las actividades de la organización, productos o servicios. Dar a conocer las Políticas y mostrar el compromiso de la Dirección. Recepcionar y comunicar a las partes interesadas las quejas, reclamos y opiniones sobre los servicios prestados por la organización. Comunicación Externa: Es la que se mantiene entre la empresa Servicer S.A.S. y las partes interesadas externas como: 7 Clientes Contratista Comunidad Proveedores Autoridad Y Otros. Procesos. Según la matriz S-F- 63 Matriz de Comunicación Externas. 7. GENERALIDADES Participación y Consulta Los medios de participan y consulta para el Sistema De Gestión Integral son entre otros: COPASST: A través de la convocatoria para la participación del Comité, la selección de éste, en las reuniones mensuales y gestión de las propuestas de trabajadores.

6 PÁGINA 6 DE 7 BRIGADISTAS: La empresa cuenta con brigadistas distribuidos en diferentes áreas, a quienes se les puede informar situaciones con potencial de generar una emergencia. COMITÉ DE CONVIVENCIA: Existen un grupo de trabajadores para la recepción y solución de los temas de acoso laboral que se puedan presentar en la organización. REPORTE DE ACTO O CONDICION INSEGURA: Medio de comunicación de los trabajadores y contratista para reportar actos y condiciones inseguras. COORDINADOR SISO Y CALIDAD: Son un canal de comunicación y retroalimentación de los trabajadores y contratistas en lo relacionado con el Sistema de Gestión Integral BLOG Y CORREO: Medio de información oportuno para dar a conocer y recibir información sobre el Sistema de Gestión Integral. TEAM BRIEF: Son un canal de comunicación entre los supervisores y los colaboradores de cada programa. COMITÉ INTEGRAL: Reunión de todos los líderes de proceso y gerencia donde se socializan informes de todas las aéreas, acciones correctivas y preventivas a las falencias. REPRESENTANTE DEL SISTEMA ANTE LA DIRECCIÓN: Se divulga por medio de socialización en reuniones de team brief. Todos estos canales buscan la concientización de los beneficios del trabajo seguro y de las consecuencias de la No Seguridad. 8. FORMATOS RELACIONADOS S-F- 63 Matriz de Comunicación Externas. S-F-71 Matriz de Comunicaciones Internas. 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN 00 04/06/ /04/2015 CAMBIO REALIZADO Se modificó el nombre del procedimiento de acuerdo a lo establecido por la Guía RUC. Se incluyó en la actividad N 1 Identificar La Información el termino Partes Interesadas

7 PÁGINA 7 DE 7 haciendo referencia a (Clientes, Contratista, Comunidad, Proveedores, Autoridad, Y Otros). En la actividad N 5 Recepción, Documentación Y Respuesta se incluye la anotación El tipo de respuesta podrán ser canalizadas a través de correos electrónicos, oficios en físico y/o llamadas telefónicas /08/2015 En la actividad N 6 Comunicación Interna se especifica aclaración sobre la metodología de cómo atender los diferentes tipos de requerimientos a nivel interno. Se modifica el procedimiento debido a que la organización cambia de Razón Social dejando de ser LTDA para ser S.A.S. Así mismo se cambian todos los documentos relacionados en este procedimiento. REVISÓ: APROBÓ: Karlin Morales Rosa Coordinadora de Calidad Franklin Hernandez Sanchez Gerente General