MEJORA 1. OBJETO 2. DEFINICIONES

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1 PÁGINA 1 de 7 1. OBJETO Definir la manera como se identifican, analizan, ejecutan y verifican las acciones correctivas, preventivas y de mejora para asegurar la mejora continua y el buen funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión. 2. DEFINICIONES No conformidad: incumplimiento de un requisito. Corrección o Tratamiento de la no conformidad: acción tomada para eliminar los efectos de una no conformidad detectada o una situación indeseable. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Se toma para evitar que algo vuelva a producirse. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Se toma para prevenir que algo suceda. Acción de mejora: acción tomada para que un proceso o producto tenga un mejor desempeño y arroje mejores resultados; es decir, para aumentar la capacidad de cumplir requisitos. ACPM: sigla que representa Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora. Reclamación o queja del cliente: pronunciamiento de no conformidad del cliente, por escrito, sobre un producto o servicio, por el incumplimiento de las especificaciones. Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos. Método de los tres porqués: actividad que consiste en preguntarse sucesivamente (tres veces si es necesario) por qué sucedió algo, de manera que las respuestas conduzcan a encontrar la verdadera causa del problema. Incidente de trabajo (SISO): 1. Definición legal: suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con éste, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos. 2. Definición OHSAS 18000: evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el(los) que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal.

2 PÁGINA 2 de 7 Nota 1: un accidente es un incidente que da lugar a lesión, enfermedad o víctima mortal. Nota 2: un incidente en el que no hay lesión, enfermedad ni víctima mortal también se puede denominar como casi accidente (situación en la que casi ocurre un accidente). Nota 3: una situación de emergencia es un tipo particular de incidente. Accidente de trabajo (SISO): Definición legal: todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. Incidente ambiental: evento repentino en el que ocurre un impacto negativo ambiental y que es sujeto a corrección inmediata sin generar consecuencias. Adicionalmente genera una acción preventiva para evitar que el incidente se convierta en un accidente. Accidente ambiental: evento repentino en el que ocurre un impacto negativo al medio ambiente cuya solución no es inmediata y se lleva a cabo mediante una acción correctiva. Emergencia (SISO y ambiental): evento súbito e indeseado de origen natural, social o tecnológico, capaz de ocasionar muertes o lesiones de trabajadores, visitantes, contratistas y comunidades vecinas; efectos nocivos al medio ambiente, daños materiales en equipos, materias primas, productos terminados e instalaciones locativas; pérdidas económicas y efectos sociales negativos que puedan poner en peligro la estabilidad de la organización.

3 PÁGINA 3 de 7 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes (P-PH-SISO-002). Procedimiento Aspectos e Impactos Ambientales (P-PH-AMB-002). 4. APLICACIÓN Este procedimiento aplica al Sistema Integrado de Gestión de Construcciones El Cóndor S. A. en los s. 5. METODOLOGÍA 5.1 FUENTES DE INFORMACIÓN Las situaciones por las que se origina una acción correctiva, preventiva o de mejora surgen de las siguientes fuentes de información: FUENTE Informe de auditoría Identificación de una acción en la aplicación de un documento del SIG Informes de indicadores Informes de objetivos Reclamaciones o quejas del cliente o partes interesadas Controles operacionales CRITERIOS Se generan unas acciones correctivas por las NC de la auditoría y las preventivas o de mejora establecidas en el Informe a criterio de los líderes de proceso y los Gerentes. Se genera una acción correctiva, preventiva o de mejora en cualquier momento como resultado de la aplicación de un documento del SIG. En un período de seis meses, el promedio o el acumulado del indicador no cumple la meta pero está dentro del rango de control, se genera acción preventiva, si no cumple la meta y no está dentro del rango de control, se genera acción correctiva. Los períodos se cumplen en junio y diciembre. Cuando en un período de seis meses, el promedio o el acumulado del Objetivo Táctico del no cumplen con la meta, se genera acción correctiva. Los períodos se cumplen en junio y diciembre. Se genera acción correctiva cuando se tiene una reclamación del cliente en la que se manifieste un incumplimiento a un requisito, ya sea técnico, de SISO, ambiental o social Cuando se detectan incumplimientos o que no existan los controles operacionales se generan acciones correctivas. También se pueden detectar incumplimientos potenciales lo que genera acciones preventivas. RESPONSABLE DE DOCUMENTAR y LLEVAR A CABO LA ACCIÓN Responsable del Objetivo Encargado del SIG, Encargado del SIG o cualquier empleado que detecte la situación

4 PÁGINA 4 de 7 FUENTE Informes de inspecciones Resultados de ensayos de laboratorio o inspecciones técnicas Comités, gestión del riesgo, listas de verificación, revisiones de procesos, retroalimentación, entre otros. Actos o condiciones inseguras o sub estándar CRITERIOS Se generan acciones correctivas, preventivas y de mejora, como resultado de las Inspecciones ambientales o de SISO. Se generan acciones correctivas, preventivas y de mejora, como resultado de las Inspecciones técnicas o los resultados de ensayos de laboratorio Cualquiera de esas situaciones puede generar alguna acción, correctiva, preventiva o de mejora. Acciones correctivas y preventivas que son acciones correctivas o preventivas y que se trabajan con base en el procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes (P-PH-SISO-002). RESPONSABLE DE DOCUMENTAR y LLEVAR A CABO LA ACCIÓN Encargado SISO, Encargado Ambiental, Encargado del SIG o líder del proceso Encargado del SIG, Director de Proyectos, Ingeniero Residente Civil Encargado SISO Nota: la documentación de las acciones se realiza con el apoyo del Encargado del SIG. 5.2 CRITERIOS PARA GENERAR LAS ACCIONES Los tipos de acciones se generan de acuerdo con los siguientes criterios: Acciones de mejora No hay incumplimientos potenciales pero si se mejoran los resultados, las condiciones de seguridad y/o ambientales. Acciones preventivas Se tienen evidencias de incumplimientos o desviaciones potenciales con respecto a cualquier requisito y/o evidencias de riesgos e impactos potenciales en SISO y ambiental, respectivamente. Acciones correctivas Reporte de incidente ambiental. Incumplimientos menores que pueden generar no conformidades Incumplimiento de cualquier requisito que afecte el objetivo del proceso o incumplimiento de alguna actividad del proceso de manera importante o recurrente Falta de controles operacionales SISO ambientales Accidentes ambientales ya que los de SISO se documentan en el procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes (P-PH-SISO-002) Situaciones de emergencia ambientales

5 PÁGINA 5 de TRÁMITE DE LAS ACCIONES Las acciones se generan de acuerdo con las fuentes mencionadas en el numeral Registro de la acción en el formato Acciones correctivas, preventivas y de mejora (C-FA-ME-001) El Encargado del SIG es responsable de: Apoyar al responsable de documentar la acción en el formato Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (C-FA-ME-001ª) y hacer el seguimiento respectivo Incidentes y accidentes ambientales El Encargado Ambiental es responsable de: Realizar una inspección quincenal en el, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Aspectos e Impactos Ambientales (C-PH-AMB-002). Si como resultado de estas inspecciones se generan acciones correctivas, preventivas y de mejora, informar al Encargado del SIG. El Encargado del SIG es responsable de: Analizar las acciones establecidas por el Encargado Ambiental para determinar si por su relevancia se incluyen en el formato de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (C- FA-ME-001ª) y proceder con el trámite respectivo Ejecución de la acción Una vez documentada la acción, el Encargado del SIG es responsable de: En lo posible hacerle seguimiento mensual. Verificar que la acción se realice dentro del plazo establecido. Verificar su eficacia para poder cerrar la acción. En lo posible, hacerle seguimiento mensual al trámite de los incidentes y accidentes reportados en el proceso de SISO. Nota: la causa de las acciones correctivas y preventivas se puede determinar usando la metodología de los tres porqués.

6 PÁGINA 6 de Eficacia de las acciones correctivas de auditorías internas Como regla general, la eficacia de las acciones correctivas generadas en auditorías las verifica el auditor que realizó la auditoría o en su defecto el Director del SIG. 5.4 CLASIFICACIÓN DE LAS ACCIONES El Encargado del SIG es responsable de: Documentar en el formato de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (C-FA-ME- 001ª) la clasificación de las acciones, que se realiza con la finalidad de generar los reportes estadísticos que alimentan la Revisión por la Dirección para ser parte de los análisis de datos y la toma de acciones posterior. La clasificación es la siguiente: CLASE Desconocimiento documento del CRITERIO Cuando la NC se genera porque la persona no conoce lo que debe hacer. Carencia de un documento No implementación de un documento Lo que está escrito no refleja la realidad Resultado de Objetivo o Indicador No cumple especificación Incidente Ambiental Accidente Ambiental Acción de Mejora Acción Preventiva Cuando no se tiene el documento que se debe tener, el cual es referencia dentro del SIG, una norma o especificación a cumplir o un documento contractual, entre otros. Ej.: norma técnica que pida el PPI, resolución para el transporte de equipos. No se hace lo que está escrito; es decir, no se aplica o no se aplica bien la metodología del documento (Manual, Plan, procedimiento, instructivo). Lo que está escrito no se puede aplicar a las circunstancias actuales. Ej.: modificación de procedimientos para adecuarlos a los s. Se generan acciones basadas en los resultados de las mediciones de los Objetivos o indicadores. Especificación de tipo técnico, producto no conforme. Incidente ambiental de acuerdo con la definición, generado por las inspecciones ambientales o falta de controles operacionales. Genera acción preventiva Accidente ambiental de acuerdo con la definición, generado por las inspecciones ambientales o falta de controles operacionales. Genera acción correctiva Cuando por las fuentes mencionadas se genera una acción de mejora de acuerdo con la definición. Cuando por las fuentes mencionadas se genera una acción preventiva de acuerdo con la definición.

7 PÁGINA 7 de 7 6. REGISTROS CÓDIGO FORMATO NOMBRE DEL REGISTRO NÚMERO ÚLTIMA REVISIÓN FORMATO FECHA ÚLTIMA REVISIÓN FORMATO ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCIÓN P-FA-ME-001a Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 13 28/10/2013 Archivo Encargado del SIG Mientras esté vigente el SIG (Acciones de los dos últimos años) 7. APROBACIÓN Y REVISIÓN Elaboró Revisó Aprobó Nombre: Mauricio Villegas P. Sergio Pérez C. Ana María Jaillier C. Cargo: Director del SIG Gerente de Desarrollo de la Organización Firma: Presidente Ejecutivo Nombre: Sergio Pérez C. Cargo: Representante de la Dirección Firma: Numerales que cambiaron respecto a la versión anterior (tachar): FIN DEL DOCUMENTO - INCLUIR LOS REGISTROS GENERADOS