PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO CIENTÍFICO

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1 0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION de Julio de 2012 Creación del Documento de Marzo de 2015 Actualización del documento 1. OBJETO Establecer las actividades mediante las cuales se reciben, evalúan y seleccionan los proyectos de que serán avalados para ser financiados por la FUCS o entidades externas, con el propósito de generar conocimiento científico con impacto social. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los docentes o profesionales que tengan vinculación laboral con la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud y que hagan parte de alguno de los grupos de avalados institucionalmente. Cubre desde la concepción de la idea por parte del investigador, hasta la culminación del proyecto. 3. DEFINICIONES Acta de inicio: Documento que enmarca el inicio de un proyecto de. Es el punto de partida para la ejecución presupuestal y cronológica, en este se detallan aspectos como (fecha de firma del convenio, trámite de la primera solicitud de compra, trámites de cuentas de cobro, trámite de contratos, solicitud de traslado de rubros, presentación de informes de gestión del proyecto, presentación de informe final, cambios del principal, obtención de productos ). Ver Anexo F-INV-GCC-01 Formato acta de inicio proyectos de. Acta de seguimiento: Documento que enmarca el seguimiento cronológico y presupuestal del trabajo de Investigación este engloba aspectos como (cumplimiento de los objetivos, ejecución presupuestal, dificultades, descripción de los instrumentos de recolección de datos, calidad del dato, escala de cumplimiento). Ver Anexo F-INV-GCC-02 Formato guía informe de avance trimestral VISION DE INVESTIGACIONES 1 de 18

2 Anteproyecto de : Documento en el cual el grupo de presenta de forma sucinta la justificación del problema de estudio, la pregunta, el objetivo, el abordaje metodológico, los resultados esperados, el presupuesto global y el cronograma, con el propósito de establecer la pertinencia, viabilidad y factibilidad de un futuro proyecto. Ver Anexo F-INV-GCC-05 Formato guía para la elaboración de anteproyectos de Archivo Administrativo del Proyecto: Es toda la documentación escrita que informa el estado del desarrollo, y ejecución del proyecto de (historial del proyecto, seguimiento al cronograma, ejecución presupuestal, correspondencia enviada y recibida, informes y análisis realizados) reposa en la División de Investigaciones. Asesor metodológico: Docente encargado de orientar los aspectos metodológicos de un proyecto. Base de datos: Archivo electrónico recolectado de forma sistemática, donde se condensan los datos obtenidos durante la ejecución para su respectivo análisis. Comité de investigaciones de facultad: Es el ente regulador de la en cada facultad, encargado de evaluar y aprobar proyectos de estructurados por sus docentes. Otorgar el aval a los nuevos grupos adscritos a su respectiva facultad. Comité Institucional de Investigaciones (CII): Órgano que junto a la Vicerrectoría Académica establece las políticas institucionales de y sus estrategias de ejecución. Consentimiento informado: Registro en el cual un sujeto confirma voluntariamente su disposición de participar en un proyecto particular, después de haber sido informado de todos los aspectos de la que son relevantes para la decisión. Contrapartida: Recursos que serán invertidos para el desarrollo de una, por parte de una entidad co-finaciadora. Convenio de Investigación Institucional: Documento que reglamenta la relación entre la FUCS y un, para el adecuado desarrollo y ejecución VISION DE INVESTIGACIONES 2 de 18

3 de un proyecto de Investigación. Este documento será firmado por el representante legal de la FUCS y el investigador. Convenio de interinstitucional: Documento que reglamenta el desarrollo de la Investigación entre dos o más instituciones. Este documento será firmado por el representante legal de cada una de las instituciones que hagan parte del convenio. De acuerdo con lo establecido en el procedimiento P-RIN-CCI- 01 Convenios Interinstitucionales y afiliaciones. Convocatoria Externa: Mecanismo mediante el cual entidades externas a la FUCS convocan investigadores, grupos de e instituciones, a presentar propuestas de, para apoyar su ejecución con recursos propios. Convocatoria Interna: Mecanismo mediante el cual la División de Investigaciones en representación de la FUCS, convoca a la comunidad académica para que participe en los programas institucionales de fortalecimiento de la, presentando propuestas que requieran apoyo económico para su ejecución. Grupo de Investigación: : conjunto de personas que interactúan para investigar y generar productos de conocimiento en uno o varios temas, de acuerdo con un plan de trabajo de corto, mediano o largo plazo (tendiente a la solución de un problema). (Colciencias, 2014). Informe de cierre: Documento administrativo que enmarca la finalización de un proyecto de Investigación. engloba aspectos como evaluación de cumplimiento de objetivos, informe financiero, inventario de activos, de productos biológicos, de datos y de productos finales. Ver Anexo F-INV-GCC-04 Formato informe final y reunión de cierre de proyecto de. Investigación: Es un proceso sistemático a través del cual se plantea la generación de nuevo conocimiento para la resolución de cuestiones filosóficas o aplicadas, llevado a cabo a través del método científico, que comprende una estructura que parte de una pregunta de, propone un método de abordaje y desemboca en una reseña formal de los procedimientos y resultados [1]. Para la FUCS, la es una actividad que la comunidad académica realiza con el objeto de generar conocimiento que produzca impacto directo VISION DE INVESTIGACIONES 3 de 18

4 sobre la sociedad, articulado en procesos educativos y formativos sostenibles en el tiempo. Principal: Líder del equipo de ejecución de un proyecto de, quien es el responsable principal del cumplimiento de los objetivos, de la generación de los resultados, de la obtención de los productos de nuevo conocimiento, y de la administración eficiente de los recursos asignados. El investigador deberá contar, al menos, con título de pregrado y vinculación laboral con la FUCS, el Hospital Universitario de San José o el Hospital Infantil Universitario de San José. : Docentes de pregrado o postgrado, y/o personal administrativo de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud que participa en la concepción y desarrollo proyectos de. Línea de Investigación: Campo o área de interés científico en el que los grupos e investigadores centran su atención, pretendiendo solucionar uno o más problemas. La línea de es el escenario en el cual se organizan y direccionan saberes, experticias y experiencias, con miras a la generación de innovación, nuevo recurso humano y nuevas competencias institucionales. Los grupos registran sus líneas de mediante el formato F-INV-CSG- 04 inscripción de líneas de. Par evaluador externo metodológico: Profesional experto en metodología de la (cuali-cuantitativa), que revisa los aspectos metodológicos de un proyecto de. Par evaluador externo temático: Profesional experto en el tema central del proyecto, y con conocimientos en, que realiza una evaluación integral del proyecto. Proyecto de : Corresponde a una propuesta de plasmada en un documento, en el cual se contextualiza el conjunto de actividades que una vez desarrolladas, darán lugar a la generación de nuevo conocimiento. Ver Anexo formato F-INV-GCC-03 guía para la elaboración de proyectos de. VISION DE INVESTIGACIONES 4 de 18

5 PROCEMIENTO Reglamento de propiedad intelectual: Es el documento institucional que reglamenta el tema de derechos de autor, propiedad intelectual e industrial de productos de nuevo conocimiento generados en la FUCS. 4. CONCIONES GENERALES El formato F-INV-GCC-05 guía para la elaboración de anteproyectos de, aplica para el planteamiento inicial de una propuesta de, en la que se vinculan estudiantes de posgrado. El anteproyecto se presenta en la División de Investigaciones para la asignación de un asesor metodológico que acompañara la estructuración del proyecto de. El anteproyecto tiene interés formativo para los estudiantes de posgrado, y no constituye un requisito indispensable para la presentación de proyectos de propuestos por grupos o semilleros de la FUCS. El estudiante de posgrado deberá radicar su anteproyecto en la División de Investigaciones acompañándolo del formato F-INV-GCC-06 carta de radicación de anteproyecto PROYECTO DE INVESTIGACIÓN El proyecto de debe incluir el detalle de la estructura general del estudio, incluyendo un resumen, la formulación del problema de (planteamiento del problema, marco teórico y pregunta de ), los objetivos, la metodología, el cronograma de actividades, los resultados/productos esperados y sus potenciales beneficiarios, los impactos esperados a partir del uso de los resultados, la conformación del grupo de, el presupuesto, la bibliografía, y los anexos requeridos. El proyecto de debe ser aprobado por el comité de la facultad respectiva, y por el Comité de Ética en Investigación con seres humanos cuando corresponda. Cuando un proyecto requiera financiación con recursos institucionales a través de la convocatoria interna para proyectos de, deberá ser aprobado por el Comité Institucional de Investigaciones. VISION DE INVESTIGACIONES 5 de 18

6 4.2. PROCESO DE EVALUACIÓN: Los jurados seleccionados reciben el proyecto de y lo evalúan de acuerdo a criterios establecidos, en los formatos (F-INV-GCC-07 Formato guía evaluación jurado temático de proyectos de y F-INV-GCC-08 Formato guía evaluación jurado metodológico de proyectos de ). El jurado asigna un puntaje a cada criterio y una calificación general al trabajo. El puntaje final será uno de los criterios para la decisión de financiación por parte de la FUCS. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Reglamento de Propiedad Intelectual P-RIN-CCI-01 Procedimiento convenios interinstitucionales y afiliaciones. P-GD-INV-03 Procedimiento gestión del conocimiento Formato control factura por compras o prestación de servicios adquiridos al régimen simplificado o persona natural. Formato requisitos para pagos por transferencia electrónica F-INV-GCC-01 Formato acta de inicio proyectos de. F-INV-GCC-02 Formato guía informe de avance trimestral grupos de. F-INV-M-02 Formato verificación de CvLac F-INV-GCC-03 Formato guía para la elaboración de proyectos de. F-INV-GCC-04 Formato informe final y reunión de cierre de proyecto de. F-INV-CSG-04 Formato de inscripción de líneas de. F-INV-GCC-05 Formato guía para la elaboración de anteproyectos de. F-INV-GCC-06 Formato carta de radicación de anteproyecto.f-inv-gcc-07 Formato guía evaluación jurado temático de proyectos de F-INV-GCC-08 Formato guía evaluación jurado metodológico de proyectos de F-INV-GCC-09 Formato guía para la elaboración de proyectos de grupos de. F-INV-GCC-10 Formato cesión de derechos de autor. F-INV-GCC-11 Formato compromiso de confidencialidad F-INV-GCC-12 Formato compromiso para la ejecución de actividades por parte de estudiantes participantes de los semilleros de F-INV-GCC-13 Formato guía informe de avance bimestral semilleros de. VISION DE INVESTIGACIONES 6 de 18

7 6. DESARROLLO No Flujograma Actividad Descripción 1 2 Generar una nueva pregunta de. Solicitar información sobre el proceso de. 3 Elaborar anteproyecto. 4 Presentar anteproyecto Plasmar el problema temático, la pregunta de que se desea resolver y socializarla con el semillero, grupo, programa o servicio. Solicitar información en la División de Investigaciones de la FUCS, sobre las instrucciones para el desarrollo de nuevas propuestas de. Estructurar la idea del anteproyecto en el formato F- INV-GCC-05 Formato guía para la elaboración de anteproyectos de. (Ver condiciones generales). Presentar el título provisional del anteproyecto mediante una carta adjuntando el formato F-INV- GCC-06 carta radicación anteproyecto.(ver condiciones generales) Responsable reconocido reconocido grupo de reconocido Estudiante de posgrado grupo de reconocido 5 Asignar un asesor metodológico que otorgue el aval Asignar un asesor metodológico que otorgue el aval para la presentación en Comité de Investigaciones de la facultad respectiva, para lo cual se debe programar en la División de Investigaciones de la FUCS, una División de investigaciones VISION DE INVESTIGACIONES 7 de 18

8 6 Elaborar el proyecto reunión de los investigadores con el asesor metodológico. En esta se tratan todos los aspectos relacionados con el método. Elaborar el proyecto de acuerdo con el formato F-INV- GCC-03 guía para la elaboración de proyectos de semilleros de o el formato F-INV-GCC- 09 guía para la elaboración de proyectos de grupos de. reconocido 7 Presentar ante Comité de Facultad. Solicitar ante el Comité de la Facultad respectiva un espacio para la presentación del proyecto y presentar el formato F-INV-GCC-10 cesión de derechos de autor. reconocido 8 Los proyectos requieren ajustes solicitados por Comité de Investigaciones de Facultad? 9 Realizar ajustes 10 NO SI Radicar el proyecto en la oficina de bioética Realizar los ajustes solicitados por el comité de Investigaciones Radicar el proyecto de en la oficina de bioética para ser presentado en el comité de ética (HSJ-HIUSJ) (reunión ordinaria o aprobación expedita) reconocido reconocido VISION DE INVESTIGACIONES 8 de 18

9 11 41 Requiere financiación? 12 Ejecución del proyecto de El grupo investigador desarrolla su proyecto de cumpliendo con todos los parámetros académicos definidos en los reglamentos estudiantiles. Equipo investigador 13 Solicitar información para aplicar a convocatoria interna Solicitar información a la División de Investigaciones. La coordinación de convocatoria interna indica los documentos requeridos para la radicación del proyecto, formato F-INV-GCC-09 guía para la elaboración de proyectos de grupos de., hojas de vida CvLAC actualizado investigadores, formato F-INV-M-02 verificación de CvLac, datos de dos pares evaluadores sugeridos (Nombre, correo electrónico, número de celular). reconocido 14 Radicar el proyecto en convocatoria Interna. El investigador entrega los documentos mencionados a la coordinación de convocatoria interna de la División de Investigaciones, quien dará inicio al proceso de evaluación por pares. reconocido VISION DE INVESTIGACIONES 9 de 18

10 15 Contactar a los pares evaluadores. La coordinación de convocatoria interna contactará a los pares evaluadores a través de correo electrónico o llamada telefónica y acordará de forma inmediata la disponibilidad de participar en el proceso, teniendo en Cuenta los plazos establecidos, (15 días hábiles para la evaluación). Convocatoria Interna/semilleros SI 16 El par acepta evaluar el proyecto? NO 17 Seleccionar otro par 18 Enviar formatos correspondientes Seleccionar otro par evaluador, cuando se niegue a evaluar el proyecto o no responda en un plazo máximo de 8 días calendario Enviar al par que acepto evaluar el proyecto, los formatos a diligenciar (F-INV-GCC-11 Compromiso de confidencialidad, el formato de evaluación según corresponda,(f-inv-gcc-07 Formato guía evaluación jurado temático de proyectos de o F-INV- GCC-08 Formato guía evaluación jurado metodológico de proyectos de ) formato control factura por compras o prestación de servicios adquiridos al régimen simplificado o persona natural, y el documento del proyecto. División de Investigaciones Grupo investigador Dir. División de Investigaciones y convocatoria Interna/ semilleros VISION DE INVESTIGACIONES 10 de 18

11 19 Devolver evaluación y demás formatos recibidos a la División de Investigaciones. Devolver por correo electrónico los formatos diligenciados, las observaciones y sugerencias. Adicionalmente para trámites administrativos se debe presentar diligenciado el formato control factura por compras o prestación de servicios adquiridos al régimen simplificado o persona natural, y el formato requisitos para pagos por transferencia electrónica. Pares evaluadores. 20 Tramitar el pago del par evaluador externo Recibir hoja de vida, copia de la cedula al 150%, RUT, certificación bancaria, y los formatos diligenciados, solicitar firma de autorización del Director de la División de Investigaciones, y radicar en Humana para el pago respectivo según lo establecido. Convocatoria Interna 21 Notificar los resultados de la evaluación par a los investigadores Notificar al principal vía correo electrónico las observaciones recibidas de los pares. Convocatoria Interna. / semilleros 22 El proyecto es aprobado por los pares evaluadores? 23 SI NO fin Comunicar decisión de no aprobación al investigador En caso de recibir evaluaciones pares no aprobatorias, se comunicara al investigador dicho resultado y este deberá replantear la propuesta y si es su decisión podrá radicar el proyecto ajustado el próximo semestre. Convocatoria Interna./ Semilleros VISION DE INVESTIGACIONES 11 de 18

12 24 El proyecto aprobado requiere ajustes? NO SI Ajustar y responder las observaciones hechas por el par evaluador Notificar al investigador principal cuando se debe presentar al Comité Institucional de Investigaciones Presentar el proyecto en comité institucional de Investigaciones El equipo investigador junto con su asesor metodológico, deberá realizar las enmiendas o ajustes sugeridos por el par, y posterior a ello deberá ser radicado en la coordinación de convocatoria interna. Si pasados 15 días hábiles no se presentan las correcciones la solicitud de financiación se considerará declinada. Notificar al principal, la fecha y hora de presentación al CII. La presentación no debe ser mayor a 5 minutos y deberá resaltar los siguientes aspectos: Pregunta de Investigación, Objetivos, Metodología, Resultados y Productos Esperados. Posterior a esto el Comité Institucional de Investigaciones evaluará bajo criterios establecidos la decisión de aprobación. El investigador principal o un investigador delegado presentan el proyecto ante el CII. reconocido Convocatoria Interna 28 Comité Institucional de Investigaciones aprueba el proyecto? 29 SI NO Fin Notificar al investigador principal la decisión de no aprobación Mediante comunicación escrita se le informa al investigador principal la decisión de no aprobación por parte del CII. Director de la División de Investigaciones, Convocatoria Interna. VISION DE INVESTIGACIONES 12 de 18

13 30 El comité Institucional solicita ajustes al proyecto? 31 Comunicar a los es principales las decisiones adoptadas en el Comité. 32 Entregar documento final 33 NO SI Notificar a gestión humana para la elaboración del convenio 34 Reunión de apertura. Por medio de carta dirigida al Principal, se notifica la decisión tomada, los posibles condicionamientos de aprobación y compromisos. Entregar el documento final ajustado en la División de Investigaciones Notificar por medio de comunicación dirigida al coordinador de nómina y contratación, nombre del proyecto, fecha de aprobación, duración, principal, monto total aprobado, obligaciones y compromisos de cada uno de los proyectos aprobados y solicitar la elaboración del convenio. P-RIN-CCI-01 Convenios Interinstitucionales y Afiliaciones Dar inicio al proyecto en una reunión en la División de Investigaciones por medio del formato F-INV-GCC-01 acta de inicio proyectos de. En esta reunión se resaltan los compromisos adquiridos por parte del equipo investigador y se firma el convenio. En caso de proyectos de semilleros se diligencia el formato F-INV-GCC-12 compromiso para la ejecución de actividades por parte de estudiantes participantes de los semilleros de. Vicerrector académico, Director de la División de Investigaciones y la Convocatoria Interna principal Director de la División de Investigaciones y la coordinación de convocatoria interna Director de la División de Investigaciones, Convocatoria Interna, grupo o semilleros de y asesor metodológico VISION DE INVESTIGACIONES 13 de 18

14 Solicitud de materiales e insumos Solicitar informes de seguimiento Realizar reunión de seguimiento Presentar informe de proyectos a Comité Institucional de Investigaciones. 39 Realizar reunión de cierre Mediante requisición se solicitan los materiales e insumos para el proyecto (Equipos, papelería, cajas menores, refrigerios, reactivos entre otros) Solicitar al principal mediante comunicación escrita (correo-carta) que diligencie el formato F-INV-GCC-02 guía informe de avance trimestral de grupos de, o formato F-INV-GCC-13 guía de informe de avance bimestral de semilleros de, y se acerque a la División de Investigaciones a una reunión para revisar el informe presentado. En reunión en la División de Investigaciones se revisa el informe de seguimiento del proyecto enfocado al control de la ejecución (cronograma-presupuesto). Presentar al Comité Institucional de Investigaciones un informe resume de la ejecución de actividades y presupuesto de los proyectos financiados En caso de proyectos que presenten retraso el Comité Institucional de Investigaciones citará al investigador principal para recibir un informe de la situación. El investigador diligencia el formato F-INV-GCC-04 informe final y reunión de cierre de proyectos de, y presenta a la División de Investigaciones la ejecución de actividades, Convocatoria Interna. Convocatoria Interna. Director de la División de Investigaciones, Convocatoria Interna, grupo o semillero y asesor metodológico Dirección División de Investigaciones - Coordinador de semilleros de Dirección División de Investigaciones/ Convocatoria Interna. VISION DE INVESTIGACIONES 14 de 18

15 Presupuesto y cumplimiento de los compromisos adquiridos Informar sobre generación de productos científicos. Generar una nueva pregunta de. El investigador notifica los productos científicas generados, hace llegar la evidencia a la División de Investigaciones y actualiza CvLac y GrupLac. De acuerdo con el procedimiento establecido P-GD-INV- 03 del conocimiento Plasmar el problema temático, la pregunta de que desea resolver y la socializa con el grupo o semillero, programa o servicio. (Regresa al paso 2 del presente proceso ) reconocido grupo de reconocido por la FUCS (Ver proyectos aval grupos) 42 FIN VISION DE INVESTIGACIONES 15 de 18

16 COGO FORMATO O REGISTRO F-INV-GCC-01 F-INV-GCC-02 Tabla de Registros TABLA DE FORMATOS Y REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEMIENTO NOMBRE DEL FORMATO Acta de inicio proyectos de Guía informe de avance trimestral grupos de RESPONSABLE DE LIGENCIARLO Par evaluador externo es Principales Grupo División de Investigaciones LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIVO SPOSICIÓN FINAL F-INV-M-02 Verificación CvLac de Grupo F-INV-GCC-03 F-INV-GCC-04 Guía para la elaboración de proyectos de Informe final y reunión de cierre de proyecto de Grupo Principal Grupo División de Investigaciones F-INV-CSG-04 F-INV-GCC-05 F-INV-GCC-06 Formato de inscripción de líneas de Guía para la elaboración de anteproyectos de Carta radicación anteproyecto Líder del grupo Permanente No aplica Grupo Principal Grupo GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 16 de 18

17 F-INV-GCC-07 Guía evaluación jurado temático de proyectos de Principal Residentes, Grupo Principal s F-INV-GCC-08 Guía evaluación jurado metodológico de proyectos de Par evaluador externo F-INV-GCC-09 F-INV-GCC-10 F-INV-GCC-11 F-INV-GCC-12 F-INV-GCC-13 Guía para la elaboración de proyectos de grupos de Cesión de derechos de autor Compromiso de confidencialidad Compromiso para la ejecución de actividades por parte de estudiantes participantes de los semilleros de Guía informe de avance bimestral semilleros de. Grupo Principal Par evaluador externo Semilleros de, líderes de semillero. Líderes de semillero. GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 17 de 18

18 7. ANEXOS Formato control factura por compras o prestación de servicios adquiridos al régimen simplificado o persona natural. Formato requisitos para pagos por transferencia electrónica. F-INV-GCC-01 Formato acta de inicio proyectos de. F-INV-GCC-02 Formato guía informe de avance trimestral grupos de. F-INV-M-02 Formato verificación de CvLac F-INV-GCC-03 Formato guía para la elaboración de proyectos de. F-INV-GCC-04 Formato informe final y reunión de cierre de proyecto de. F-INV-CSG-04 Formato de inscripción de líneas de. F-INV-GCC-05 Formato guía para la elaboración de anteproyectos de. F-INV-GCC-06 Formato carta de radicación de anteproyecto. F-INV-GCC-07 Formato guía evaluación jurado temático de proyectos de F-INV-GCC-08 Formato guía evaluación jurado metodológico de proyectos de F-INV-GCC-09 Formato guía para la elaboración de proyectos de grupos de. F-INV-GCC-10 Formato cesión de derechos de autor. F-INV-GCC-11 Formato compromiso de confidencialidad F-INV-GCC-12 compromiso para la ejecución de actividades por parte de estudiantes participantes de los semilleros de F-INV-GCC-13 Formato guía informe de avance bimestral semilleros de. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Jef. Nataly Preciado Cargo:Coordinación Convocatoria Interna Nombre: Julián Guillen Cargo: Analista de Procesos Fecha: 16-MAR-2015 Nombre: Dr. Guillermo Sánchez Cargo: Director de Investigaciones Fecha: 16-ABR-2015 Nombre: Dr. Edgar Muñoz Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 22-ABR-2015 GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 18 de 18