MANUAL DE USUARIO 1. INSTALACIÓN DE SISTEMA ACADÉMICO MATSYS. MATSYS Sistema Académico de Matriculación para la Escuela de

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1 MANUAL DE USUARIO 1. INSTALACIÓN DE SISTEMA ACADÉMICO MATSYS Este documento hace referencia a una guía de instalación de la aplicación MATSYS Sistema Académico de Matriculación para la Escuela de Ingeniería Civil, esta guía provee paso a paso de todas y cada una de las acciones que se deben realizar para la instalación y configuración de MATSYS, además se describe y muestra una a una las diferentes pantallas que se presentan al momento de realizar la instalación de MATSYS (con sus mensajes respectivos y los pasos adecuados). 1.1 REQUERIMIENTOS DEL EQUIPO A INSTALAR Es indispensable de ciertos requerimientos de equipos y el sistema operativo correcto para poder trabajar con MATSYS. 1

2 Por estación a ser instalada: MB de RAM o superior GB de disco duro o superior 3. Procesador P IV de 2.6 GHZ 4. Monitor de Teclado 6. Mouse 7. Sistema Operativo Windows XP o superior 8. Tener instalado el NET FRAMEWORK versión o superior. 1.2 COMIENZA LA INSTALACIÓN Empezamos dando clic en el archivo Setup.Exe, ubicado en el directorio \\Instaladores\Sistema Academico MATSYS que se encuentra en el CD, e iniciamos la instalación de la aplicación MATSYS. 1. Se inicia la preparación de la instalación de la aplicación Figura 1.1 Preparación de la Instalación 2

3 2. Una vez terminada la preparación y confirmación de los requerimientos del equipo, el usuario decidirá si desea continuar con la instalación de la aplicación MATSYS, si la decisión del usuario es continuar con la instalación presionamos el botón Siguiente ; caso contrario presionamos el botón Cancelar. Figura 1.2 Asistente de Instalación MATSYS 3. A continuación el programa de instalación le solicitará la ruta en donde residirá la aplicación MATSYS, el usuario decidirá si la aplicación se 3

4 instalará en el directorio por defecto o si cambia el directorio de instalación. Además el programa de instalación le solicitará si la aplicación MATSYS se habilita para todos los usuarios o para un solo usuario. El usuario decidirá proseguir con la instalación presionando el botón Siguiente, caso contrario se presiona el botón Cancelar. Figura 1.3 Selección de Destino de Instalación de MATSYS 4

5 4. A continuación, el programa de instalación le pedirá al usuario que confirme la instalación de la aplicación MATSYS. Si el usuario decide proseguir con la instalación de la aplicación se procede a presionar el botón Siguiente caso contrario se presiona el botón Cancelar. Figura 1.4 Confirmación de Instalación de MATSYS 5. El programa de instalación procederá a realizar la instalación de la aplicación MATSYS. Nota: Si dentro del proceso de instalación se le presenta los siguientes mensajes proceder así: 5

6 De que el archivo necesita estar actualizado, solo debemos presionar el botón OK para proseguir la instalación Figura 1.5 Progreso de Instalación de MATSYS 6. Finalización de la instalación, el programa de instalación le confirma a UD que la aplicación ha sido instalada correctamente, solo presionamos el botón Cerrar. 6

7 Figura 1.6 Finalización de la Instalación de MATSYS 7. Una vez culminada la instalación UD. tendrá en su estación de trabajo al sistema MATSYS, y estará listo para utilizar el Sistema Académico MATSYS. 7

8 2. EXPLICACIÓN DEL SISTEMA ACADÉMICO 2.1. INTRODUCCIÓN. Este manual ha sido diseñado con el objetivo de que los usuarios destinados a la utilización del sistema conozcan las herramientas necesarias en el manejo de la aplicación con la intención de que puedan usarla de la mejor manera y lograr así sacar el mayor provecho de la misma. En este manual se encuentra explicado de manera fácil y sencilla como se realiza el manejo del sistema, para que el usuario pueda rápidamente satisfacer sus necesidades, encontrando en el mismo una ayuda para el manejo del sistema. El sistema académico emplea iconos, botones, y accesibilidades semejantes a las utilizadas en otras herramientas permitiendo al usuario una fácil adaptación al sistema. Recuerda que el domino de cualquier trabajo involucra tanto el conocimiento teórico como el práctico, es por ello que para alcanzar los máximos resultados de tus objetivos deberás: 8

9 Leer el manual de usuario. Dedicar tiempo en la práctica del sistema CARACTERISTICAS DE MATSYS. 1. Niveles de acceso de acuerdo al perfil asignado al usuario. 2. Auditoria aplicada por el sistema por cada sesión iniciada en el mismo. 3. Creación de parámetros cada vez que sea necesario, el mismo que no cambiara durante el periodo de matriculación de la subunidad académica. 4. Filtración de la información ya que las consultas que se hagan al sistema pueden ser filtradas de acuerdo a un criterio aplicado por el usuario. 5. Múltiples informes de acuerdo con las principales consultas que podrían ser realizadas al sistema. 9

10 2.3. FUNCIONALIDADES DEL MATSYS El sistema académico ofrece varias funcionalidades que se detallan a continuación: Los botones de Limpiar, Guardar, Eliminar, Buscar y Salir (Figura 2.0.) los cuales tienen la misma funcionalidad en todas las formas del sistema: o Limpiar. Borra toda la información que se encuentre en las cajas de texto, para permitir un nuevo ingreso o consulta. o Guardar. Graba la información digitada, en la base de datos del sistema; si el registro se ingresa por primera vez, al dar clic sobre el botón se añade el nuevo registro en la base de datos y se visualiza el correspondiente mensaje de éxito (Ver Figura 2.1.), caso contrario si le registro en pantalla ya existe, se muestra el correspondiente mensaje de confirmación de actualización (Ver Figura 2.2.), si el usuario lo confirma se procede a la actualización del registro en la base de datos, y luego se muestra le correspondiente mensaje de éxito (Ver Figura 2.1.). o Eliminar. Borra por completo el registro que esta siendo visualizado en la base de datos, antes de realizar la operación de eliminación, se muestra el respectivo mensaje de confirmación 10

11 (Ver Figura 2.3.), luego se procede a la eliminación del mismo, en caso que el usuario lo confirme, y se muestra el correspondiente mensaje de eliminación del registro (Ver Figura 2.4). o Buscar. Permite encontrar uno o varios registros de la base de datos, dependiendo de él/los criterio(s) de búsqueda que emplee el usuario en la pestaña Resultado de Búsqueda (Ver Figura 2.5.) (existente en cada forma) se muestra la información correspondiente a él/lo criterio(s) de búsqueda especificados. En el caso que el usuario no ingrese ningún criterio de búsqueda y de clic en el botón Buscar, se presenta en la pestaña Resultado de Búsqueda todos los registros de la base de datos, correspondiente al mantenedor en que se encuentre. o Imprimir. Permite imprimir los datos correspondientes a la forma que se está ejecutando. o Salir. Cierra el mantenedor en que nos encontramos. La pestaña Resultado de Búsqueda (Ver Figura 2.5), aparece en todas las formas del sistema académico, y en ella se presentan los datos correspondientes a la consulta realizada en la pestaña inicial cuando se da clic en el botón buscar. 11

12 El botón Auxiliar de Búsqueda (Ver Figura 2.6.) sirve en todas las formas para visualizar una lista de datos existentes en la base de datos, dicha información depende del campo que haga clic sobre el botón. Por ejemplo en la forma provincia, existe el campo país, en el cual hay un botón auxiliar búsqueda, al dar clic en el botón aparecerá una lista con todos los países existentes en el sistema. El botón Añadir Registro (Ver Figura 2.7.) sirve para agregar un(os) registro(s) al campo o a la forma correspondiente del que fue invocado. Figura 2.0. Botones del sistema Figura 2.1. Mensaje de Diálogo al Guardar o Actualizar un registro. 12

13 Figura 2.2. Mensaje de Confirmación al Actualizar un registro. Figura 2.3. Mensaje de Confirmación al Eliminar un registro. Figura 2.4. Mensaje de Eliminación del registro. 13

14 Figura 2.5. Pestaña Resultado de Búsqueda. Figura 2.6. Botón Auxiliar de Búsqueda. Figura 2.7. Botón Añadir Registro ACCESO AL SISTEMA Al ingresar al sistema la primera pantalla en visualizarse es la forma de Inicio de Sesión (Ver Figura 2.7.), en donde el usuario deberá poner su 14

15 identificación y contraseña para ingresar al sistema académico, las opciones del menú se habilitarán dependiendo de los permisos que el usuario tenga según la asignación previa por parte del administrador del sistema. Luego de dar clic en el botón aceptar, aparece la pantalla de Presentación del Sistema Académico (Ver Figura 2.8.), y luego aparecerá la pantalla del Menú Principal del Sistema Académico (Ver Figura 2.9.). Figura 2.7. Acceso al sistema Figura 2.8. Presentación del Sistema Académico 15

16 Figura 2.9. Menú del Sistema Académico 2.5. MENU DEL SISTEMA La barra del menú del sistema contiene seis opciones de menú, mismas que detallaremos a continuación: a. Mantenedores. Contiene las formas necesarias para el funcionamiento del sistema. El correspondiente submenú es el siguiente (Ver Figura ): 16

17 Figura Menú Mantenedores. Parámetros (Ver Figura ). País. Provincia. Ciudad. Bancos. Rubros. Tipos. Colegios. Tipos de Cursos. Secciones. Salón. Títulos Universitarios. Docentes. Universidad. Facultad. SubUnidad. Estudiantes. 17

18 Asignatura. Periodos. Ciclos. Área Académica. Figura Submenú Parámetros. Transacciones. (Ver Figura ). Asignatura Docente. Horas Disponibles Docentes. Optativas por Asignatura. 18

19 Figura Submenú Transacciones. b. Procesos. En este encontramos las formas correspondientes para los procesos de matriculación, entre las cuales tenemos (Ver Figura ): Figura Menú Procesos. Generación de Pensum. Convalidar Materias. Generación de Grupos. 19

20 Creación de Horarios. Cambio de Pensum de Estudiante. Cambio de Grupo. Inscripciones. Tesis. (Ver Figura ) Inscripción. Prorrogas. Calificación. Figura Submenú Tesis. Orden de Pago. (Ver Figura ) Duplicar Órdenes. Registrar Órdenes Pagadas. 20

21 Figura Submenú Orden de Pago. Anular Materias. Notas. (Ver Figura ) Ingreso de Notas. Cambio de Notas. Figura Submenú Notas. 21

22 Apertura Ciclo. Cierre Ciclo. c. Seguridad. Permite dar los correspondientes permisos a los usuarios que utilizan el sistema. El correspondiente submenú es el siguiente (Ver Figura 2.12.): Cambio de Usuario. Cambio de Contraseña. Perfiles. Usuarios. Parámetros. Figura Menú Seguridad. d. Reportes. En este encontramos los listados necesarios para el usuario. A continuación detallamos los reportes existentes Ver (Figura ): 22

23 Figura Menú Reportes. Listados. (Ver Figura ) Estudiantes Por Grupo. Inscripciones por Estudiante. Docentes Por Área Académica. Descuentos y Aranceles. Estudiantes Matriculados. Estadística de Inscritos. Archivo para Banco. Figura Submenú Listados. Horarios. (Ver Figura ) Por Grupos. Por Docente. 23

24 Figura Submenú Horarios. Calificaciones. (Ver Figura ) Por Asignatura. Por Estudiante. Por Parcial. Atrasos en Entrega. Promedios Altos. Figura Submenú Calificaciones. e. Salir. Opción para salir del sistema académico (Ver Figura 2.14.). Figura Menú Salir. 24

25 2.6. MANTENEDORES PARÁMETROS Países. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción País y se ejecutará la forma Definición de Países (Ver Figura 2.16). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes al país. Aquí registramos los diferentes países en caso de tener estudiantes, o profesores extranjeros en la carrera, o en el momento en que se matriculen estudiantes provenientes de universidades extranjeras. Para crear un país, es necesario que el usuario registre lo siguiente: f. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del país. g. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a identificar de forma rápida el nuevo país a registrar. h. Nombre. Breve descripción del país a registrar. i. Nacionalidad. Campo alfabético que sirve para ingresar la nacionalidad asociada al país que se va a registrar. 25

26 Figura Mantenimiento de Países. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Provincia. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Provincia y se ejecutará la forma Definición de Provincias (Figura 2.17). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos 26

27 correspondientes a la provincia. Aquí registramos las diferentes provincias según el país seleccionado. Para crear una provincia, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador de la provincia. b. Nombre. Breve descripción de la provincia a registrar. c. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre del país seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de los países existentes en el sistema (Ver Figura 2.17.). d. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a identificar de forma rápida la nueva provincia a registrar. 27

28 Figura Mantenimiento de Provincias. Figura Lista de Países. 28

29 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Ciudad. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Ciudad y se ejecutará la forma Definición de Ciudades (Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las ciudades. Aquí registramos las diferentes ciudades según la provincia y el país seleccionado. Para crear una ciudad, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador de la ciudad. b. Nombre. Breve descripción de la ciudad a registrar. 29

30 c. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre del país seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los países existentes en el sistema (Ver Figura 2.17.). d. Provincia. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la provincia seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de las provincias existentes en el sistema (Ver Figura ). e. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a identificar de forma rápida la nueva ciudad a registrar. Figura Mantenimiento de Ciudades. 30

31 Figura Lista de Provincias. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Bancos o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Bancos y se ejecutará la forma Definición de Bancos (Figura 2.19). En este formulario 31

32 ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los bancos. Aquí registramos los diferentes bancos con que la carrera trabaja para el periodo de matriculación. Para crear un banco, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del banco. b. Nombre. Breve descripción del banco a registrar. c. Tipo de Cuenta. Campo que se refiere a los tipos de cuentas que ofrece un banco, estos pueden ser: Cuenta Corriente o Cuenta de Ahorros. d. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a identificar de forma rápida el nuevo banco a registrar. e. Número de Cuenta. Campo numérico correspondiente al número de cuenta del banco a registrar. 32

33 Figura Mantenimiento de Bancos. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Rubros. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Rubros y se ejecutará la forma Definición de Rubros (Ver Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los rubros. Aquí registramos los diferentes 33

34 conceptos de rubros a cada categoría de colegio y dependiendo del tipo de rubro (Aranceles, Descuentos o Recargos). Para crear un rubro, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del rubro. b. Tipo. Campo que especifica el tipo de rubro a registrar, este puede ser un arancel, un descuento o un recargo. c. Descripción. Campo alfabético, breve descripción del rubro a registrar, dependiendo de la categoría del colegio y el tipo de rubro. d. Categoría. Campo en el cual se muestra el código y nombre de la categoría del colegio al cual se le asigna un rubro. En el caso que un rubro se aplique para todas las categorías de colegio, habrá la opción de Categoría General, de esta forma se entenderá que dicho rubro se aplica a todas las categorías, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de las categorías existentes en el sistema (Ver Figura ). 34

35 e. Tipo. Contiene 2 campos, en el primero se especifica si el valor del rubro a registrar es en porcentaje, o corresponde a un valor fijo (valor en dólares); el segundo campo es de tipo numérico, y corresponde al valor del rubro según el tipo. f. Mostrar por Defecto en Matrícula Ordinaria. Se activa esta opción si dicho rubro a registrar, es obligatorio su aparición en la orden de pago en el caso de matrícula ordinaria. g. Mostrar por Defecto en Matrícula Extraordinaria. Se activa esta opción si dicho rubro a registrar, es obligatorio su aparición en la orden de pago en el caso de matrícula extraordinaria. h. Cobrar solo en la Primera Cuota. Se activa esta opción si dicho rubro a registrar debe aparecer obligatoriamente en la primera cuota de la orden de pago. 35

36 Figura Mantenimiento de Rubros. Figura Lista de Categorías. 36

37 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Tipos. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Tipos y se ejecutará la forma Definición de Tipos (Ver Figura 2.21.). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los tipos existentes en la base de datos. Para crear un tipo, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del tipo. b. Tipo. Campo en el cual se escogerá el tipo a ingresar. Estos pueden ser: Categoría. Opción utilizada para ingresar las diferentes categorías que serán asignadas a los colegios. 37

38 Especialización. Opción utilizada para ingresar las diferentes especialidades que un estudiante puede tener en el colegio. Tipos de Subunidad. Opción utilizada para ingresar los diferentes tipos de subunidades existentes, ejemplo: autofinanciadas, no financiadas, entre otras. Financiamiento. Opción utilizada para ingresar las diferentes formas de pago que un estudiante puede aplicar al momento de cancelar su periodo lectivo, ejemplo: contado, crédito, entre otras. c. Descripción. Breve descripción del tipo a registrar. Figura Mantenimiento de Tipos. 38

39 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Colegios. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Colegios y se ejecutará la forma Definición de Colegios (Ver Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los colegios existentes en la base de datos. Para crear un colegio, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del colegio. b. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre del país seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda 39

40 (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los países existentes en el sistema (Ver Figura 2.17.). c. Provincia. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la provincia seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las provincias existentes en el sistema (Ver Figura ). d. Ciudad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la ciudad seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las ciudades existentes en el sistema (Ver Figura ). e. Categoría. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se establece el código y descripción de la categoría del colegio seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las ciudades existentes en el sistema (Ver Figura ). 40

41 Figura Mantenimiento de Colegios. Figura Lista de Ciudades. 41

42 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Tipos de Cursos. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Tipos de Cursos y se ejecutará la forma Definición de Tipos de Cursos (Figura 2.23). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los tipos de cursos existentes en la base. Para crear un tipo de curso, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del tipo de curso. b. Estado. Campo que indica si el tipo de curso se encuentra habilitado o no está habilitado. c. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a identificar de forma rápida el nuevo tipo de curso a registrar. 42

43 d. Nombre. Breve descripción del tipo de curso a registrar. e. Número Niveles. Campo numérico de selección donde se registra o ingresa cuántos niveles va a tener el tipo de curso en cuestión. f. Número Semanas. Campo numérico donde se registra cuántas semanas existirán para el tipo de curso que se esta creando. g. Número de Parciales. Campo numérico donde se registra la cantidad de parciales que tendrá el tipo de curso a crear. h. Número de Recuperación. Campo numérico donde se registra cuántos exámenes de recuperación son permitidos en el tipo de curso a crear, esto depende de la modalidad y política de la carrera. i. Número de Suspensos. Campo numérico donde se registra la cantidad de suspensos que tendrá el tipo de curso a crear, esto depende de la modalidad y/o políticas de la carrera o escuela. j. Minutos por Hora. Campo numérico donde se registra la cantidad minutos tendrá cada hora de clases en el tipo de curso a crear. k. Porcentaje de Asistencia. Campo numérico donde se registra el porcentaje de asistencia con el cual el estudiante aprueba el tipo de curso en cuestión. 43

44 l. Máx. Asignatura a Cursar. Campo numérico donde se registra el número máximo de materias que el estudiante puede tomar en un periodo y/o ciclo según el tipo de curso escogido. m. Nota Total de Parciales. Campo numérico donde se registra la calificación máxima que un estudiante puede obtener para aprobar una materia. n. Nota Aprueba Curso. Campo numérico donde se registra la calificación que el estudiante debe obtener para aprobar la materia correspondiente, el valor que se especifica en dicho campo, corresponde a la suma de notas dependiendo del número de parciales ingresados para dicho curso. Forma de llegar al Suspenso: El sistema brinda dos opciones posibles, en que el estudiante puede presentarse a rendir suspenso, en el caso que no haya aprobado directamente el curso, y son: o. Por Suma de Notas. Se escoge esta opción si la forma de cruzar al suspenso es a través de que las sumas de calificaciones de los parciales existentes debe ser mayor o igual a la nota especificada en el campo nota pasa a suspenso. 44

45 p. Por lo Menos una Nota. Se escoge esta opción si la forma de cruzar al suspenso es a través de que por lo menos una de las calificaciones parciales obtenidas por el estudiante debe ser mayor o igual a la nota especificada en el campo nota pasa a suspenso. q. Nota Pasa a Suspenso. Campo numérico donde se registra la calificación necesaria para ir al suspenso, en caso que un estudiante no haya aprobado el curso. Figura Mantenimiento de Tipos de Cursos. 45

46 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Secciones. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Secciones y se ejecutará la forma Definición de Secciones (Ver Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las secciones existentes en la base de datos, con su respectivo horario. Para crear una sección, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador de la sección. b. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre del tipo de curso 46

47 seleccionado, este puede ser anual, semestral, entre otros. Presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura ). c. Hora Inicio Hora Final. Campo de tipo hora, en este campo se asigna el horario de clases de la sección a registrar, se define la hora en que inician las clases y su hora de culminación, tanto para los días normales, como para en el caso en que existan clases los fines de semana (sábados y domingos) en la carrera. Figura Mantenimiento de Secciones. 47

48 Figura Lista de Tipos de Cursos. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Salón. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Salones y se ejecutará la forma Definición de Salón (Ver Figura 2.25.) En este formulario 48

49 ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los salones (aulas) existentes en la base de datos. Para crear un salón, es necesario que el usuario registre lo siguiente: d. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del salón. e. Ubicación. Breve descripción del sitio en donde se encuentra ubicado el aula o salón dentro de la carrera universitaria. f. Número. Campo numérico, en este campo se especifica el número del aula. g. # Estudiantes. Campo numérico, en este campo se registra la capacidad de estudiantes que el salón o aula puede abarcar. Este campo nos ayuda a determinar si un salón se encuentra al límite de su capacidad en el momento de la matriculación. Figura Mantenimiento de Salón. 49

50 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Títulos Universitarios. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Títulos Universitarios y se ejecutará la forma Mantenimiento de Títulos Universitarios (Ver Figura 2.26.). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los títulos universitarios existentes en la base de datos, y que pueden se asociados a un docente. Para crear un título universitario, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del título universitario. b. Título. Breve descripción del título universitario a registrar. 50

51 c. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a identificar de forma rápida el nuevo título universitario a registrar. Figura Mantenimiento de Títulos Universitarios. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Docentes. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Docentes y se ejecutará la forma Ficha Docente (Ver Figura ). En este formulario 51

52 ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los docentes existentes en la base de datos. Para crear un docente, es necesario que el usuario registre las pestañas que se detallan a continuación: En la pestaña Datos Personales (Ver Figura ) se registra lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del docente. b. Cédula. Campo numérico en donde se registra la cédula de identidad del docente. c. Apellidos. Campo alfabético, en donde se registra los apellidos paterno y materno del docente. d. Nombres. Campo alfabético donde se registra los nombres del docente. e. Dirección. Campo alfanumérico donde se registra la dirección domiciliaria del docente. f. Teléfono. Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos a donde se puede contactar al docente. 52

53 g. Nacionalidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre del país al cual pertenece el docente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los países existentes en el sistema (Ver Figura 2.17.). h. Prov. De Nac. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la provincia en donde nació el docente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las provincias existentes en el sistema (Ver Figura ). i. Ciudad Nac. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la ciudad de nacimiento del docente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las ciudades existentes en el sistema (Ver Figura ). j. Subunidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la subunidad en la cual el docente imparte clases, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el 53

54 botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las subunidades existentes en el sistema (Ver Figura ). k. Libreta Militar. Campo numérico, opcional, en donde se registra el número de la cédula militar del docente. l. Número IESS. Campo numérico, opcional, en donde se registra el número de afiliación al Seguro Social del docente. m. Fecha Nac. Campo de tipo fecha, en donde se registra la fecha de nacimiento del docente. n. En la pestaña Trabajo/Estudios (Ver Figura ) se registra los siguientes datos: o. Empresa. Nombre de la institución en donde el docente actualmente labora. p. Dirección. Campo alfanumérico donde se registra la dirección de la empresa donde labora el docente. q. Teléfono. Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos de la empresa en donde labora el docente. r. Cargas. Campo numérico donde se registra el número de hijos que tiene el docente para beneficios sociales o estudiantiles que la carrera pueda brindar al docente. 54

55 s. Tit. Univ. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del título universitario que el docente posee, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las títulos universitarios existentes en el sistema (Ver Figura ). t. Títulos. Campo en donde se registran el o los títulos universitarios que tenga un docente. En el campo Tit. Univ. Se ingresa el título y se lo añade a este campo, a través del botón de añadir registro (Ver Figura 2.7.). u. Logros Obtenidos. Campo alfanumérico donde se registra una breve descripción de logros personales que un docente haya alcanzado en su vida profesional como constancia de su esfuerzo. v. Fec. Ingr. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y año en que el docente se adhiere a la subunidad académica y forma parte del área académica. w. Fec. Egr. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y año en que el docente deja de pertenecer o laborar en la subunidad académica. 55

56 Figura Mantenimiento de Docentes Pestaña Datos Personales. 56

57 Figura Mantenimiento de Docentes Pestaña Trabajo/Estudios. 57

58 Figura Lista de Subunidades. Figura Lista de Títulos Universitarios. 58

59 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Universidad. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Universidad y se ejecutará la forma Definición de Universidades (Ver Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las universidades existentes en la base de datos. Para crear una universidad, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador de la universidad. b. Universidad. Campo alfabético donde se registra el nombre de la universidad. 59

60 c. Rector. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre de la autoridad que tiene el cargo del rector de la universidad, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de las autoridades existentes en el sistema capacitadas a ocupar dicho cargo (Ver Figura ). d. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre del país seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de los países existentes en el sistema (Ver Figura 2.17.). e. Provincia. Campo que consta de 2 cajas d texto, en la cuales se establece el código y nombre de la provincia seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura ) aparecerá una pantalla con la lista de las provincias existentes en el sistema (Ver Figura ). f. Ciudad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la ciudad seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar 60

61 de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las ciudades existentes en el sistema (Ver Figura ). g. Dirección. Campo alfanumérico donde se registra la dirección de la universidad. h. Teléfono(s). Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos de la universidad, si existe mas de uno se separa los teléfonos por comas. i. Utiliza Sistema. Campo opcional, se activa el campo en caso que la universidad a registrar, esta siendo uso del sistema académico. Figura Mantenimiento de Universidades. 61

62 Figura Lista de Autoridades. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Facultad. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Facultad y se ejecutará la forma Definición de Facultades (Ver Figura ). En este 62

63 formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las facultades existentes en la base de datos. Para crear una facultad, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador de la facultad. b. Nombre. Campo alfabético donde se registra el nombre de la facultad. c. Universidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre de la universidad al cual pertenece la facultad a registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las universidades existentes en el sistema (Ver Figura ). d. Director. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del director de la facultad a registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista 63

64 de las autoridades existentes en el sistema capacitadas a ocupar dicho cargo (Ver Figura ). Figura Mantenimiento de Facultades. Figura Lista de Universidades. 64

65 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Subunidad. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción SubUnidad y se ejecutará la forma Definición de Subunidades (Ver Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las subunidades existentes en la base de datos. Para crear una subunidad, es necesario que el usuario registre lo siguiente: e. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador de la subunidad. 65

66 f. Descripción. Campo alfabético donde se registra el nombre de la subunidad. g. Tipo Subunidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del tipo de subunidad, estas pueden ser autofinanciadas, no financiadas, entre otras, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tipos de subunidades existentes en el sistema (Ver Figura ). h. Universidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre de la universidad al cual pertenece la subunidad a registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las universidades existentes en el sistema (Ver Figura ). i. Facultad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre de la facultad al cual pertenece la subunidad a registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las facultades existentes en la base de 66

67 datos, en función de la universidad seleccionada con anterioridad, sino se ha ingresado una universidad con anterioridad, se muestran todas las facultades existentes en la base de datos (Ver Figura ). j. Director. Campo que consta de 2 cajas d texto, en la cuales se especifica el código y nombre del director de la subunidad a registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las autoridades existentes en el sistema capacitadas a ocupar dicho cargo (Ver Figura ). k. Teléfono(s). Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos de la universidad, si existe mas de uno se separa los teléfonos por comas. l. Estado. Campo que indica si la subunidad se encuentra habilitada o no está habilitada. 67

68 Figura Mantenimiento de Subunidad. Figura Lista de Tipos de Subunidades. 68

69 Figura Lista de Facultades. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Estudiante. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Estudiantes y se ejecutará la forma Ficha de Estudiante (Ver Figura ). En este 69

70 formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los estudiantes existentes en la base de datos. Para crear un estudiante, es necesario que el usuario registre las pestañas que se detallan a continuación: En la pestaña Datos Personales (Ver Figura ) se registra lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del estudiante. b. Cédula. Campo numérico donde se registra el número de identidad del estudiante, dicho campo solo admite cédulas válidas. c. Nombre. Campo alfabético donde se registra los nombres del estudiante. d. Apellidos. Campo alfabético donde se registra los apellidos del estudiante. e. Nombres del Padre. Campo alfabético donde se registra los nombres y apellidos del padre del estudiante. 70

71 f. Nombres de la Madre. Campo alfabético donde se registra los nombres y apellidos de la madre del estudiante. g. Teléfono(s) Domicilio. Campo numérico donde se registra el/los teléfono(s) domiciliario del estudiante. h. Dirección Domicilio. Campo alfanumérico donde se la dirección donde vive el estudiante. i. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del país al cual pertenece el estudiante, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los países existentes en el sistema (Ver Figura 2.17.). j. Provincia. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre de la provincia al cual pertenece el estudiante, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las provincias existentes en el sistema, en función al país seleccionado con anterioridad; sino se ha ingresado un país con anterioridad, se muestran todas las provincias existentes en la base de datos (Ver Figura ); al escoger una 71

72 provincia, se llenan por defecto los campos país y provincia con los datos seleccionados. k. Ciudad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la ciudad al cual pertenece el estudiante, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las ciudades existentes en el sistema, en función al país y/o provincia seleccionado con anterioridad; sino se ha ingresado un país y/o provincia con anterioridad, se muestran todas las ciudades existentes en la base de datos (Ver Figura ); al escoger una ciudad, se llenan por defecto los campos país, provincia y ciudad con los datos seleccionados. l. Fecha de Nacimiento. Campo de tipo fecha donde se registra la fecha de nacimiento del estudiante, el formato para ingresar la fecha es mm/dd/aa. m. Sexo. Campo en donde se especifica la sexualidad del estudiante, en caso de que sea, masculino o femenino. 72

73 Figura Mantenimiento de Estudiantes Pestaña Datos Personales. En la pestaña Otros Datos (Ver Figura ) se registra lo siguiente: n. Colegio. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre del colegio de donde proviene el estudiante, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla 73

74 con la lista de los colegios existentes en el sistema (Ver Figura ). o. Especialización. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se establece el código y nombre de la especialidad que el estudiante obtuvo en el colegio, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las especializaciones existentes en el sistema (Ver Figura ). p. Categoría. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se establece el código y descripción de la categoría del colegio de donde proviene el estudiante, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las categorías de colegios existentes en el sistema (Ver Figura ). q. Empresa. Campo opcional en donde se registra el nombre de la empresa en donde labora el estudiante, en caso que el estudiante tenga un trabajo. r. Dirección Trabajo. Campo opcional en donde se registra la dirección en donde trabaja el estudiante. 74

75 s. Teléfono(s) Trabajo. Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos del trabajo del estudiante, si existe más de uno, se separa los teléfonos por comas. t. Libreta Militar. Campo numérico opcional en donde se registra el número de la cédula militar del estudiante, para el caso de que el estudiante sea masculino. u. Número IESS. Campo numérico opcional en donde se registra el número de afiliación al Seguro Social del estudiante. v. Fecha de Ingreso. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y año en que el estudiante se incorpora a la subunidad académica. w. Fecha de Salida. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y año en que el estudiante deja de pertenecer definitivamente a la subunidad académica. 75

76 Figura Mantenimiento de Estudiantes Pestaña Otros Datos. 76

77 Figura Lista de Colegios. Figura Lista de Especialización. 77

78 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Asignatura. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Asignatura y se ejecutará la forma Definiciones de Asignaturas (Ver Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las asignaturas existentes en la base de datos. Para crear una asignatura, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico donde se registra el código de la materia, el cual debe corresponder al código que se encuentra en el pensum académico. 78

79 b. Nombre. Campo alfabético donde se registra el nombre de la materia. c. Área Académica. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del área académica para la cual se crea la asignatura correspondiente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las áreas académicas existentes en el sistema (Ver Figura ). d. Modalidad - Múltiple. Campo que se lo habilita, si la asignatura a registrar es múltiple, es decir, si de dicha asignatura dependen otras materias. Por defecto el campo no se encuentra visteado, haciendo referencia que la materia a registrar es única, sin dependencias de otras. En el caso que la materia sea considerada múltiple, se habilita dicho campo. e. Estado. Campo que por defecto viene visteado en activo al registrar una asignatura, el cual indica que la asignatura se encuentra en vigencia. f. Optativa. Campo que se lo habilita en el caso en que la materia a registrar sea una asignatura optativa, es decir que depende de una 79

80 materia registrada como múltiple., ejemplo: Visual Basic, es una materia optativa, y la materia múltiple es Optativa II. g. Nivel. Campo numérico que sirve de referencia para saber en que nivel se encuentra la materia, este nivel se asigna automáticamente a la asignatura cuando se crea el pensum académico; este campo no se ingresa en el momento de crear una asignatura. h. Flujo. Campo donde se especifica el tipo de curso para el cual esta siendo creada la asignatura, en este campo aparece una lista con los diferentes tipos de cursos existentes. i. Tipo. Campo donde se especifica el método de estudio de la asignatura a registrar, el cual puede ser: teórica, práctica, teóricapráctica. 80

81 Figura Mantenimiento de Asignatura. Figura Lista de Áreas Académicas. 81

82 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Periodos. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Periodos y se ejecutará la forma Definiciones de Periodos (Ver Figura 2.33.). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los periodos existentes en la base de datos. Para crear un periodo, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del periodo. 82

83 b. Activo. Campo de verificación que indica si el periodo se encuentra en uso. Por defecto se crea un periodo en estado activo. c. Descripción. Campo alfabético donde se registra el nombre del periodo. d. Fecha Inicio. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y año en que el periodo entra en vigencia. e. Fecha Final. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y año en que el periodo finiquita su vigencia. Figura Mantenimiento de Periodos. 83

84 Ciclos. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Ciclos y se ejecutará la forma Definiciones de Ciclos (Ver Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los ciclos existentes en la base de datos. Para crear un ciclo, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del ciclo. b. Estado. Campo que muestra el estado en que se encuentra el ciclo. Por defecto los ciclos se crean como pendientes, y se ponen activos cuando se da la apertura del ciclo. c. Descripción. Campo alfabético donde se registra una breve descripción del ciclo. d. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del periodo al cual pertenece el ciclo a crear, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón 84

85 auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura ). e. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso al cual pertenece el ciclo a crear, estos pueden ser, cursos anuales, semestrales, entre otros, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos existentes en el sistema (Ver Figura ). f. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del pensum vigente del ciclo a crear, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los pensums activos y pendientes existentes en el sistema (Ver Figura ). 85

86 Figura Mantenimiento de Ciclos. 86

87 Figura Lista de Periodos. Figura Lista de Pensums. 87

88 o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Área Académica o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Parámetros y luego haga clic en la opción Área Académica y se ejecutará la forma Definiciones de Área Académica (Ver Figura 2.35.). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las áreas académicas existentes en la base de datos. Para crear un área académica, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del área académica. 88

89 b. Descripción. Campo alfabético donde se registra una breve descripción del área académica, las cuales pueden ser: programación, matemáticas, entre otras. c. Director. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del director del área académica a registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las autoridades existentes en el sistema capacitadas a ocupar dicho cargo (Ver Figura ). d. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del periodo al cual pertenece la área académica a crear, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura ). e. Activo. Campo de verificación que indica si el área académica se encuentra en uso. Por defecto se crea un área académica en estado activo. 89

90 Figura Mantenimiento de Áreas Académicas TRANSACCIONES Asignatura Docente o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Transacciones y luego haga clic en la opción Asignatura Docente y se ejecutará la forma Asignaturas por Docente (Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las asignaturas que se encuentran registradas a cada docente. Esta forma nos permite registrar las asignaturas que un docente va a dictar en un periodo y ciclo determinado. 90

91 Para asignar una o varias materias a un docente, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Docente. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del docente al cual se le va asignar la(s) materia(s) a impartir, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los docentes existentes en el sistema (Ver Figura ). b. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del periodo en el cual el docente se le asigna la(s) materia(s) a impartir, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura ). c. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del ciclo en el cual el docente se le asigna la(s) materia(s) a impartir, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos existentes en el sistema, en función del periodo escogido con anterioridad, en el 91

92 caso de no haber escogido un periodo al seleccionar un ciclo, se llenará por defecto el periodo correspondiente al ciclo seleccionado (Ver Figura ). d. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del pensum en el cual el docente se le asigna la(s) materia(s) a impartir, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los pensums activos y pendientes existentes en el sistema (Ver Figura ). En la cuadrícula inferior, se detallan la o las materias a las cuales el docente dará clases, presionando la tecla funcional F9 aparecerá una pantalla con la lista de las materias existentes en el sistema en base al pensum seleccionado (Ver Figura ), escoja la materia y de clic en aceptar, dicha materia se agregará en la cuadrícula inferior con el código y el nombre de la asignatura. Si desea seguir agregando más materias, siga el mismo procedimiento mencionado. Si desea eliminar una materia que ha escogido, colóquese sobre la materia a eliminar y presione la tecla SUPR o DEL en el teclado. 92

93 Figura Mantenimiento de Asignaturas por Docente. 93

94 Figura Lista de Docentes. Figura Lista de Ciclos. 94

95 Figura Lista de Asignaturas. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Horas Disponibles Docentes o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Transacciones y luego haga clic en la opción Horas Disponible Docente y se ejecutará la forma Horas Disponibles (Ver Figura 2.37.). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o 95

96 consultamos los datos correspondientes a las horas que un docente tiene a su disposición de acuerdo al horario de clases. Esta forma nos permite registrar la disponibilidad de horas en la semana que el docente tiene para impartir clases en la subunidad académica, según el horario proporcionado por el docente, y el cual nos servirá posteriormente en el momento de la creación de horarios y grupos en la subunidad académica. Para detallar la disponibilidad horaria del docente, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Docente. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del docente al cual se le va asignar la disponibilidad horaria, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los docentes existentes en el sistema (Ver Figura ). b. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del periodo en el cual el docente se le asigna la disponibilidad horaria, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) 96

97 aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura ). c. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del ciclo en el cual el docente se le asigna la disponibilidad horaria, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos existentes en el sistema, en función del periodo escogido con anterioridad, en el caso de no haber escogido un periodo al seleccionar un ciclo, se llenará por defecto el periodo correspondiente al ciclo seleccionado (Ver Figura ). d. Tipo Curso. Campo de sólo lectura que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se visualiza el código y nombre del tipo de curso para el cual el docente se le asigna la disponibilidad horaria, dicho campo se llena por defecto cuando se escoge el ciclo en el cual se va a registrar las horas disponibles. En la cuadrícula inferior, se detalla las horas y los días que el docente tiene disponible para dar clases, el rango de horas que se visualiza depende del tipo de curso que este asignado al ciclo escogido. 97

98 Figura Mantenimiento de Horas Disponibles por Docente. o Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error. 98

99 Optativas por Asignatura. o Haga clic en el menú Mantenedores, luego seleccione el submenú Transacciones y luego haga clic en la opción Optativas por Asignatura y se ejecutará la forma Optativas por Asignatura (Ver Figura ). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las asignaturas consideradas optativas (Ejemplo: Visual Basic) y que son dependientes de una asignatura múltiple (Ejemplo: Optativa I). Para detallar las asignaturas consideradas optativas o dependientes de otra asignatura, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del periodo en el cual se detallan las asignaturas consideradas optativas, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura ). b. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del ciclo en el cual se detallan las asignaturas consideradas optativas, presionando la tecla funcional 99

100 F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos existentes en el sistema, en función del periodo escogido con anterioridad, en el caso de no haber escogido un periodo al seleccionar un ciclo, se llenará por defecto el periodo correspondiente al ciclo seleccionado (Ver Figura ). c. Tipo Curso. Campo de sólo lectura que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se visualiza el código y nombre del tipo de curso para el cual se detallan las asignaturas consideradas optativas, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tipos de cursos existentes en el sistema, en función del ciclo escogido con anterioridad (Ver Figura ). d. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del pensum en el cual se detallan las asignaturas consideradas optativas, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los pensums activos y pendientes existentes en el sistema (Ver Figura ). 100

101 e. Asignatura Múltiple. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la asignatura múltiple, para la cual se van a detallar las materias optativas. presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las asignaturas múltiples existentes en el sistema (Ver Figura ). En la cuadrícula inferior, se detallan la o las materias optativas que pueden escogerse para la asignatura múltiple, presionando la tecla funcional F9 aparecerá una pantalla con la lista de las materias creadas como optativas existentes en el sistema (Ver Figura ), escoja la materia y de clic en aceptar, dicha materia se agregará en la cuadrícula inferior con el código y el nombre de la asignatura. Si desea seguir agregando más materias, siga el mismo procedimiento mencionado. Si desea eliminar una materia que ha escogido, colóquese sobre la materia a suprimir y presione la tecla SUPR o DEL en el teclado. 101

102 Figura Mantenimiento de Optativas por Asignatura. 102

103 Figura Lista de Asignaturas Optativas PROCESOS Generación de Pensum. o Haga clic en el menú Procesos y seleccione el submenú Generación de Pensum y se ejecutará la forma Generación de Pensum (Ver Figura ). Para crear un pensum es necesario que el usuario registre lo siguiente: 103

104 a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del pensum. b. Estado. Seleccione uno de los 3 estados que se encuentran en el combo Activo, Pendiente e Inactivo. c. Descripción. Campo alfanumérico donde se registra la descripción del pensum. d. SubUnidad: Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la Subunidad, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de Subunidades existentes en el sistema (Ver Figura ). e. Tipos de Curso: Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de Tipos de Cursos existentes en el sistema tales como: seminario, anual, semestral, pre-universitario, etc. (Ver Figura ). f. No. De Niveles: Seleccione la cantidad de niveles que tendrá el pensum. 104

105 g. No. De Materias x Nivel: Específica la cantidad máxima de materias a cursar por nivel. h. No. Semanas. Se visualizar automáticamente y representa la cantidad de semanas que tiene asignado el tipo de curso en ese pensum. Figura Generación de Pensum. Dando un clic en el botón añadir registro podemos seleccionar las materias que pertenecerán a dicho nivel (Ver Figura ). Seleccionamos la materia dando un clic en la columna chequear y automáticamente mostrara el nivel y la posición de la materia en relación a dicho nivel, pudiendo cambiar la posición del nivel de acuerdo a nuestro criterio, además debemos colocar el numero de horas dictadas para esa materia. 105

106 Figura Lista de Asignaturas para Crear un Pensum. Dando clic en el botón aceptar visualizaremos las materias seleccionadas en la ventana de pensum (Ver Figura ). 106

107 Figura Agregando Asignaturas al Pensum. Habiendo colocado todas las materias correspondientes al nuevo pensum debemos proceder con relacionar el flujo de materias en cada uno de los niveles, solo debemos de dar un clic en la materia dependiente (hija) y otro clic en la materia padre para enlazar esta relación y automáticamente visualizaremos una línea que detalla este proceso (Ver Figura ). Habiendo relacionado todo el pensum procedemos a guardarlo en la base de datos dando un clic en el botón guardar que se encuentra en la parte derecha superior de la pantalla. 107

108 Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, (Ver Figura 2.1.) Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error. Figura Enlazando Asignaturas con sus Prerrequisitos Convalidar Materias o Haga clic en el menú Procesos y seleccione el submenú Convalidar Materias y se ejecutará la forma Convalidación de Materias (Ver Figura ). 108

109 Para convalidar una materia es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del pensum actual, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.), aparecerá una pantalla con la lista de los pensum actuales existentes en el sistema (Ver Figura ). b. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la asignatura a convalidar en los pensum pendientes, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las asignaturas correspondientes al pensum seleccionado existentes en el sistema (Ver Figura ). Dependiendo de la materia y del pensum a convalidar damos un clic en el botón pensum activos o pensum inactivos para visualizar todos los pensum existentes en el sistema (Ver Figura ). 109

110 Sección Convalidar Figura Proceso Convalidación de Materias. Damos un clic en el botón añadir registro para poder visualizar y seleccionar hasta un máximo de 4 materias que serán convalidadas con la registrada en la sección anterior (Ver Figura ), damos un clic en aceptar y automáticamente se añadieran a nuestra ventana actual. Una vez seleccionadas las materias en la ventana de descrita anteriormente damos un clic en aceptar se visualizaran en la ventana de Convalidación de Materias (Ver Figura Sección Convalidar). 110

111 Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, (Ver Figura 2.1.) Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error. Figura Lista de Asignaturas a ser convalidadas. 111

112 Generación de Grupos o Haga clic en el menú Procesos y seleccione el submenú Generación de Grupos para visualizar la ventana correspondiente (Ver Figura ). Para crear un nuevo grupo, es necesario que el usuario registre los siguientes campos: a. Grupo. Campo alfanumérico que se generara automáticamente cuando se de clic en el botón guardar. b. Estado. Casilla de activación del grupo a crear. c. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura ). d. Sección. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la sección, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las secciones 112

113 correspondientes al tipo de curso seleccionado anteriormente (Ver Figura ). e. Salón. Campo alfabético donde se registra el salón, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los salones existentes en el sistema (Ver Figura ). f. Número. Campo numérico donde se registra el número del aula. g. Ubicación. Campo alfanumérico donde se registra de forma breve la ubicación del aula. h. Num. Estudiante. Campo numérico donde se registra el número estudiantes que tendrá como máximo el aula. i. Nivel. Seleccione de la lista el nivel al cual pertenece dicho grupo. j. Paralelo. Seleccione de la lista el paralelo al cual representa dicho grupo. k. Num. Subgrupos. Seleccione de la lista el número de subgrupos a crear para dicho grupo. 113

114 Figura Generación de Grupos Figura Lista de Secciones. 114

115 Figura Lista de Salones. Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la Figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Creación de Horarios o Haga clic en el menú Procesos y seleccione el submenú Generación de Horarios y se ejecutará la forma Generación de Horarios (Ver Figura ). 115

116 Para crear un nuevo Horario, es necesario que el usuario registre los siguientes campos: a. Grupo. Campo alfanumérico, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las grupos existentes en el sistema (Ver Figura ). Seleccionando uno de los grupos automáticamente genera el formato de horarios en la cuadricula inferior de la ventana y además se visualizar los siguientes campos: Nivel Sección Tipo de Curso. Min. Hora Normales Hora Inicial (Lunes a Viernes) Hora Final (Lunes a Viernes) Hora Inicial (Sábado y Domingo) Hora Final (Sábado y Domingo) 116

117 b. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del periodo, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes (Ver Figura ). c. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del ciclo, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos correspondientes al pensum seleccionado en la sección anterior, en caso de no existir pensum asignado automáticamente mostrará el pensum correspondiente al ciclo seleccionado (Ver Figura ). d. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del pensum, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes (Ver Figura ). Además se visualizara las materias que corresponden al pensum y grupo seleccionado. 117

118 Figura Creación de Horarios. Para empezar a llenar el horario debemos de seleccionar la materia dándole un clic y automáticamente se visualizarán el/los nombre(s) de los profesores que pueden dictarla (Ver Figura ). Figura Asignación de Docente por asignatura. A continuación debemos de dar un clic en el profesor que dictará la materia y se visualizará en la pantalla de registro de horarios los días de la semana y las horas hábiles en que el docente puede dictar sus 118

119 clases (Ver Figura ); seleccionamos el/los días que se dictará la materia según sus horas disponibles por el docente ingresadas en los mantenedores (Ver Figura ), damos un clic en aceptar y se visualizarán en la cuadrícula inferior de la ventana creación de horarios. Figura Añadiendo Docente al Horario. 119

120 Figura Horas de Clases según el Docente y Materia. Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Cambio de Pensum a Estudiante. o Haga clic en el menú Procesos y seleccione el submenú Cambio de Pensum a Estudiante y se ejecutará la forma Cambio de Pensum a Estudiante (Ver Figura ). 120

121 Para crear un nuevo Horario, es necesario que el usuario registre los siguientes campos: a. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del estudiante que va a cambiar el pensum que actualmente tiene por un nuevo pensum a asignar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los estudiantes existentes en el sistema (Ver Figura ) b. Pensum Actual. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se describe el código y nombre del pensum que posee el estudiante actualmente. Dicho campo se carga automáticamente cuando se escoge el estudiante. c. Pensum Nuevo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del nuevo pensum que va a poseer dicho estudiante, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los pensums activos existentes en el sistema (Ver Figura ) 121

122 d. Motivo. Campo alfanumérico en el cual se detalla la circunstancia por la cual dicho estudiante sufre un cambio de pensum. Figura Cambio de Pensum a Estudiante. Figura Lista de Estudiantes. 122

123 Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura Cambiar Grupo. o Haga clic en el menú Procesos y seleccione el submenú Cambiar Grupo y se ejecutará la forma Cambiar Grupo (Ver Figura ). Para realizar un cambio de grupo, es necesario que el usuario registre los siguientes campos: a. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura ). b. Grupo. Campo alfanumérico, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las grupos existentes en el sistema (Ver Figura ). 123

124 c. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la asignatura sobre la cual se va a cambiar le grupo o paralelo, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las asignaturas correspondientes al pensum seleccionado existentes en el sistema (Ver Figura ). Figura Cambio de Grupo. 124

125 Inscripción. o Haga clic en el menú Procesos y seleccione el submenú Inscripción y se ejecutará la forma Módulo de Inscripción (Ver Figura ). Para crear una inscripción del estudiante, es necesario que el usuario registre los siguientes campos: a. Número. Campo numérico que se genera automáticamente cuando se almacena una nueva inscripción. b. Estudiante. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del estudiante, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los estudiantes (Ver Figura ). Además se llenará todas las cajas de texto y se visualizará las materias que el estudiante puede tomar para su inscripción del nuevo ciclo. c. Tipo de Curso. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista 125

126 de los diferentes tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura ). d. Categoría. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la categoría del colegio al cual representa dicho estudiante. Este campo se carga automáticamente al escoger el estudiante que va a inscribirse. e. Periodo. Campo alfanumérico que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del periodo. Este campo se carga automáticamente al escoger el estudiante que va a inscribirse. f. Ciclo. Campo alfanumérico que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del ciclo. Este campo se carga automáticamente al escoger el estudiante que va a inscribirse. g. Pensum. Campo alfanumérico que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del pensum. Este campo se carga automáticamente al escoger el estudiante que va a inscribirse. 126

127 Figura Módulo de Inscripción. Una vez escogido los datos del estudiante a inscribirse, se visualiza un listado de las materias que dicho estudiante puede escoger en dicho periodo lectivo (Ver Figura ). A continuación se procede a escoger el paralelo según la materia que va a cursar y automáticamente se visualizará la sección, y se activa el campo cursar. Luego se procede a escoger el subgrupo, en el supuesto caso que dicha materia sea práctica y se hayan creados subgrupos 127

128 para la materia seleccionada. Cabe mencionar que no se podrán escoger las materias si se sobrepasa del cupo asignado al aula. Figura Flujo de Materias del Estudiante. Si un estudiante se acerca a inscribirse antes del periodo de matriculación ordinaria, o la secretaria desea inscribir antes de la fecha de matriculación ordinaria, el sistema muestra el respectivo mensaje, indicando que aún no empieza el periodo de inscripción (Ver figura ) Mensaje indicando Fuera de Inicio de Matricula Ordinaria. 128

129 Cuando un estudiante se inscribe dentro del periodo de matrícula ordinaria, el sistema muestra el respectivo mensaje, indicando su inscripción a la carrera (Ver figura ) Mensaje indicando la Inscripción en Matricula Ordinaria. Si un estudiante se acerca a inscribirse después del periodo de matriculación ordinaria y antes de extraordinaria, o la secretaria desea inscribir en dicho intervalo de tiempo, el sistema muestra el respectivo mensaje, indicando que está fuera de dichas fechas de inscripción (Ver figura ) Mensaje indicando fuera de todo periodo de inscripción. Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados 129

130 correctamente (Ver Figura 2.1.), Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error. Cuando un estudiante se inscribe en del periodo de matrícula extraordinaria, el sistema muestra el respectivo mensaje, indicando su inscripción en dicho periodo (Ver figura ) Mensaje indicando la matriculación del Estudiante. Si un estudiante se acerca a inscribirse después del periodo de matriculación extraordinaria, o la secretaria desea inscribir en dicho intervalo de tiempo, el sistema muestra el respectivo mensaje, indicando que el periodo de matrícula extraordinaria ha concluido (Ver figura ) Mensaje indicando fin de periodo a matrícula extraordinaria. 130

131 Una vez guardada la información correspondiente a la inscripción del estudiante, se activa el botón Orden de Pago, con el objetivo de generar la orden correspondiente a la matrícula del estudiante, y se muestra la pantalla de Creación de Orden de Pago (Ver Figura ) Creación de Órdenes de Pago. o Esta pantalla se visualiza en el momento en que el usuario da clic en el botón Orden de Pago (Ver Figura ). Figura Creación de Órdenes de Pago 131

132 Para registrar una nueva orden de pago se debe de llenar los siguientes campos: Cabecera de la Orden de Pago: a. No. de Comprobante. Campo numérico que se genera automáticamente cuando se guarda la orden de pago. b. Pagar en Banco. Campo donde se selecciona en que institución bancaria puede ser cancelada la orden de pago. c. Total a Pagar Primera Cuota. Campo numérico que indica el valor a cancelar en la matrícula o primera cuota. Por lo general la primera cuota o matrícula sufre un recargo adicional por diferentes conceptos de cobros. d. Total a Pagar Resto de Cuotas. Campo numérico que indica el valor a cancelar en las cuotas siguientes. Esto sucede en el caso que la subunidad académica divida el valor del curso en más de una cuota. e. Fecha de Emisión. Campo de tipo fecha, que indica el día, mes y año en que fue emitido la orden de pago. f. No. De Cuenta. Campo numérico que indica el número de cuenta bancaria de la institución a donde el estudiante cancela la orden de pago. 132

133 g. Números de Cuotas. Campo numérico que indica en cuantas cuotas se cancela el curso que el estudiante ha tomado. Este campo depende si ese tipo de curso permite dividir el valor del curso en más de una cuota. h. Financiamiento. Campo de selección que indica la forma de pago de la matrícula dependiendo del tipo de curso escogido. Detalle de la Orden de Pago: i. Código. Campo numérico correspondiente al rubro que se carga en el detalle de la orden de pago. j. Por concepto de. Motivo o concepto de cobro del rubro. k. Valor Total. Valor del rubro a cargar en la orden de pago. l. Valor 1era. Cuota. Valor a cobrar en la primera cuota, dicho valor se detalla en la orden de pago. m. Valores Otras. Valor restante a cobrar en las posteriores cuotas, en el caso que exista más de una cuota. Dichos valores vienen por defecto, y son detallados en el momento de crear el rubro mencionado. Se pueden añadir más rubros al detalle de la orden de pago. Para agregar más rubros, se presiona la tecla funcional F9, y aparecerá 133

134 una lista de los rubros existentes en el sistema (Ver Figura ) se da clic en el botón aceptar y dicho rubro se añadirá a la orden de pago, si desea agregar más rubros, siga el mismo procedimiento mencionado. Se pueden cargar todo tipo de rubros sean estos de cobro, descuento, entre otros. Datos del Estudiante en la Orden de Pago: n. Facultad/Escuela. Nombre de la facultad al cual pertenece el estudiante inscrito. o. Estudiante. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del estudiante inscrito en la subunidad académica. p. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del periodo lectivo al cual se genera la orden de pago del estudiante inscrito en la subunidad académica. q. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del ciclo al cual se genera la orden de pago del estudiante inscrito en la subunidad académica. 134

135 r. Categoría. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la categoría del colegio al cual pertenece el estudiante inscrito en la subunidad académica. s. Curso. Campo en donde es especifica el curso o paralelo al cual es esta registrando el estudiante. Si un estudiante esta inscrito en más de un paralelo, se muestra el paralelo en el que más veces se haya inscrito. t. Veces. Campo numérico, en donde es especifica el número de veces que el estudiante repite el curso. u. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso en que el estudiante esta inscrito. v. Nivel. Campo numérico que indica el nivel en que se encuentra el estudiante inscrito. 135

136 Figura Lista de Rubros Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error. 136

137 Si desea imprimir la orden de pago ingresada correspondiente al estudiante inscrito, de clic sobre el botón imprimir, y aparecerá el formato de impresión de la orden de pago correspondiente Tesis Inscripción. Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Tesis y luego haga clic en la opción Inscripción y se ejecutará la forma Inscripción a Tesis (Ver Figura ). Para crear un tema de tesis, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Director. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del docente que va a dirigir la tesis, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los docentes existentes en el sistema (Ver Figura ). b. Tema de Tesis. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código con el cual se identifica la tesis y 137

138 el nombre del tema aprobado. En caso de realizar una consulta de algún tema existente, presionamos la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los temas de tesis existentes en el sistema que han sido aprobados anteriormente (Ver Figura ). c. Fecha de Aprobación. Campo de tipo fecha, en donde se especifica el día, mes y año en que ha sido aprobado el tema de tesis d. Aprobado. Campo de chequeo, que se activa en el momento en que la tesis ha sido aprobada. e. Fecha de Culminación. Campo de tipo fecha, en donde se especifica el día, mes y año en que la tesis ha llegado a su finalización. Esta fecha se modificará cuando la tesis haya sido finalizada en un 100% por los estudiantes involucrados. f. Fecha Sustentación. Campo de tipo fecha, en donde se especifica el día, mes y año, en que los estudiantes involucrados deben de sustentar el tema de tesis propuesto. 138

139 Figura Inscripción de la Tesis. 139

140 Figura Lista de Tema de Tesis. Adicionalmente, a los campos mencionados, se debe ingresar en la cuadrícula de la forma, los integrantes que desarrollan la tesis mencionada (Ver Figura ). Para ingresar un estudiante a la cuadrícula, se debe presiona la tecla funcional F9 sobre la cuadrícula, y se muestra una lista de los estudiantes existentes en el sistema (Ver Figura ), se da clic en aceptar y se agrega el estudiante a la celda. Si se desea ingresar más estudiantes, se debe presionar la tecla INSERT del teclado para crear un nuevo registro y a continuación se ingresa un nuevo estudiante de la forma antes mencionada. 140

141 Si se desea por el contrario eliminar un estudiante, el usuario debe posicionarse sobre el estudiante a eliminar y a continuación presionar la tecla SUPR O DELETE del teclado, y automáticamente se elimina dicho estudiante Prórrogas. Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Tesis y luego haga clic en la opción Prórrogas y se ejecutará la forma Asignación de Prórroga (Ver Figura ). Para crear un tema de tesis, es necesario que el usuario registre lo siguiente: a. Tema de Tesis. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código y nombre del tema de tesis que pidió la prórroga, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tema de tesis existentes en el sistema. 141

142 b. Fecha de Culminación. Campo de tipo fecha, en donde se especifica el día, mes y año en que termina la tesis desde su aprobación. c. Días de Prórroga. Campo numérico, en donde se especifica cuántos días han sido aprobados para la prórroga de la tesis desde su culminación. d. Nueva Fecha de Culminación. Campo de tipo fecha, en donde se muestra automáticamente la nueva fecha de entrega de la tesis. Este campo se muestra automáticamente al sumar a la fecha de culminación los días de prórroga, dando como resultado esta nueva fecha. Figura Prórroga de Tesis. 142

143 Calificación. Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Tesis y luego haga clic en la opción Calificación y se ejecutará la forma Calificación de Tesis (Ver Figura ). Para registrar la calificación individual de los estudiantes que presentaron un tema de tesis, es necesario que el usuario considere lo siguiente: a. Tema de Tesis. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se especifica el código con el cual se identifica la tesis y el nombre del tema aprobado. En caso de realizar una consulta de algún tema existente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los temas de tesis existentes en el sistema que han sido aprobados anteriormente (Ver Figura ). b. Una vez elegido el tema de tesis, se visualiza en la cuadrícula, la cédula, el o los nombres de los integrantes que desarrollan la tesis mencionada y la calificación (Ver Figura ). En el 143

144 campo calificación, el usuario debe ingresar la nota obtenida por el estudiante en la sustentación. Figura Calificación de los Estudiantes de Tesis. Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error. 144

145 Órdenes de Pago Duplicar Órdenes de Pago. Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Orden de Pago y luego haga clic en la opción Duplicar Orden y se ejecutará la forma Duplicar Órdenes de Pago (Ver Figura ). Figura Duplicar Orden de Pago. Para crear un duplicado de una orden de pago específica debemos de ingresar los siguientes campos: a. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del estudiante que ha 145

146 solicitado un duplicado de la orden de pago, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los estudiantes existentes en el sistema (Ver Figura ). b. Recargo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y concepto del recargo a aplicar, es decir recargo por duplicado de orden de pago. c. Valor del Recargo. Campo numérico que corresponde al valor a pagar por el recargo mencionado. Este valor se muestra automáticamente, junto con el recargo por duplicado de orden de pago, y dicho valor se encuentra registrado al ingresar el recargo en cuestión. Teniendo lleno todos los campos de esta ventana debemos dar un clic en el botón buscar para poder visualizar todas las cuotas no canceladas, luego seleccionamos en la columna duplicar la cuota que deseamos copiar estableciéndole la nueva fecha de vencimiento (Ver Figura ). 146

147 Figura Duplicando Orden de Pago. Haga clic en el botón Duplicar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo indicando que la operación fue exitosa (Ver Figura ). Figura Mensaje de Éxito de Orden Duplicada. 147

148 Registrar Órdenes Pagadas. Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Orden de Pago y luego haga clic en la opción Registrar Ordenes Pagadas y se ejecutará la forma Registrar Pagos de Órdenes (Ver Figura ). Figura Registrar Órdenes de Pago. 148

149 Para registrar las órdenes que fueron canceladas se debe ingresar el siguiente campo: a. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del estudiante al cual se va a registrar la(s) orden(es) de pago cancelada(s), presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los estudiantes matriculados en dicho periodo (Ver Figura ). Dando un clic en el botón buscar visualizaremos todas las cuotas pendientes de pago, para proceder a registrar una orden pagada, ponemos un visto en el campo Pagado, de esa forma la cuota queda registrada como cancelada (Ver Figura ). 149

150 Figura Cancelando Orden de Pago. Haga clic en el botón Pagar Orden para registrar como pagada la orden de pago correspondiente, y el sistema muestra el cuadro de diálogo indicando el registro de la misma (Ver Figura ) Figura Registro Exitoso de Orden de Pago. 150

151 Anular Materia. o Haga clic en el menú Procesos, y seleccione el submenú Anular Materia y se ejecutará la forma Anular Materias por Estudiante (Ver Figura ). Figura Anulación de Materia por Estudiante. Para registrar la anulación de una o varias materias debemos de ingresar el siguiente campo: a. Estudiante. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del estudiante que ha 151

152 solicitado anular una o varias materias, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los estudiantes inscritos en la subunidad académica (Ver Figura ). Una vez escogido el estudiante, damos clic en el botón Buscar y visualizaremos todas las materias correspondientes al alumno seleccionado en el ciclo actual; para proceder a anular una o varias materias debemos de activar el campo Anulado para cada materia que se desea anular, luego damos clic en el botón Procesar (Ver Figura ), de esta forma queda(n) anulada(s) la(s) materia(s) seleccionada(s), una vez realizado esta operación, el sistema mostrará el respectivo mensaje de diálogo (Ver Figura ). Figura Botón Procesar. Figura Mensaje de Éxito de Anulación de Materia. 152

153 Notas Ingreso de Notas. Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Notas y luego haga clic en la opción Ingreso de Notas y se ejecutará la forma Ingreso de Notas (Ver Figura ). Figura Registro de Ingreso de Notas. 153

154 Para registrar las notas de un curso y asignatura específica debemos de ingresar los siguientes campos: a. Grupo. Campo alfanumérico, donde se registra el código del grupo o paralelo sobre el cual se le van a ingresar las notas, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los grupos existentes en dicho ciclo vigente (Ver Figura ). b. Nivel. Campo numérico que se visualiza automáticamente cuando se registra el código del grupo, este campo indica en que nivel se encuentra el grupo escogido. c. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del periodo vigente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura ). d. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del ciclo vigente, presionando la 154

155 tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos correspondientes al periodo seleccionado en la sección anterior (Ver Figura ). e. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del pensum vigente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los pensum activos existentes en el sistema (Ver Figura ). f. Tipo Nota. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de nota que se va a ingresar en función del pensum escogido, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tipos de notas creados para dicho pensum (Ver Figura ). g. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la asignatura al cual se van a ingresar las calificaciones, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver 155

156 Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las asignaturas correspondientes al pensum seleccionado en la sección anterior (Ver Figura ). Figura Lista de Grupos. 156

157 Figura Lista de Tipo de Nota. Una vez registrados todos los campos mencionados, se muestra todos los alumnos inscritos en el grupo y asignatura seleccionados, a continuación se procede al ingreso de notas y el porcentaje de asistencia de acuerdo a la lista proporcionada por el docente. (Ver Figura ). Nota: Las calificaciones sólo podrán ser ingresadas dentro del periodo asignado para realizar dicha operación, caso contrario no podrán ingresar las calificaciones, y el sistema mostrará el 157

158 respectivo mensaje indicando el motivo por el cual no puede realizarse (Ver Figura ). Figura Mensaje de Información por estar fuera de tiempo. Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente (Ver Figura 2.1.), Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error Cambio de Notas. Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Notas y luego haga clic en la opción Cambio de Notas de Notas y se ejecutará la forma Permiso de Cambio de Notas (Ver Figura ). 158

159 Figura Cambio de Notas. Para registrar las notas de un curso y asignatura específica debemos de ingresar los siguientes campos: a. Tipo Curso. Campo alfanumérico, donde se registra el código del grupo o paralelo sobre el cual se le van a ingresar las notas, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los grupos existentes en dicho ciclo vigente (Ver Figura ). b. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del periodo vigente, 159

160 presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura ). c. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del ciclo vigente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos existentes en el sistema (Ver Figura ). d. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del pensum vigente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los pensums activos existentes en el sistema (Ver Figura ). e. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del estudiante, al cual se le va a cambiar una nota, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) 160

161 aparecerá una pantalla con la lista de los estudiantes inscritos en dicho periodo (Ver Figura ). f. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre de la asignatura que se hará el cambio de nota, según el estudiante seleccionado, al cual se le va a cambiar una nota, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los asignaturas existentes en dicho periodo (Ver Figura ). g. Tipo Nota. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de nota que se va a cambiar, según el estudiante seleccionado, al cual se le va a cambiar una nota, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tipos de notas existentes en dicho periodo (Ver Figura ). h. Motivo. Campo alfabético, en donde es registra cual fue la causa del cambio de nota del estudiante en dicha asignatura. 161

162 Apertura de Ciclo. o Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Apertura de Ciclo, y se ejecutará la forma Proceso de Apertura de un Nuevo Ciclo (Ver Figura ). Para registrar la apertura de ciclo debemos de ingresar los siguientes campos: a. Periodo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del periodo que entrará vigencia, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los periodos que se encuentran pendientes para su apertura (Ver Figura ). b. Tipo Curso. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso que se desea abrir en dicho periodo, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura ). 162

163 c. Ciclo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del ciclo que estará en vigencia, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los ciclos existentes en el sistema (Ver Figura ). Figura Apertura de Ciclo Una vez ingresado todos los campos mencionados anteriormente, se da clic en el botón Apertura y a partir de ese momento el periodo, tipo de curso y ciclo seleccionado, entrará en vigencia dentro de la subunidad académica. 163

164 Cierre de Ciclo. o Haga clic en el menú Procesos, luego seleccione el submenú Cierre de Ciclo, y se ejecutará la forma Proceso de Cierre de Ciclo (Ver Figura ). Para registrar el cierre de un ciclo debemos, es necesario que el usuario ingrese lo siguiente: a. Tipo Curso. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso que se desea concluir y que aún esta en vigencia, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura ). b. Periodo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del periodo que está en vigencia y se desea concluir. Este campo se visualiza automáticamente al escoger el tipo de curso. 164

165 c. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del ciclo que se desea concluir. Este campo se visualiza automáticamente al escoger el tipo de curso. Figura Cierre de Ciclo Seguridad Cambio de Usuario. o Haga clic en el menú Seguridad, luego seleccione el submenú Cambio de Usuario, y se ejecutará la forma Inicio de Sesión (Ver Figura ). Para ingresar con otro usuario al sistema, es necesario que el usuario digite lo siguiente: a. Usuario. Campo en donde el usuario debe ingresar su identificación al sistema. 165

166 b. Contraseña. Campo en donde el usuario debe ingresar la clave de acceso al sistema. Figura Cambio y/o Inicio de Sesión. Una vez ingresado estos dos campos, el usuario debe dar clic en el botón Aceptar, el sistema verificará si el usuario tiene acceso al sistema en ese horario, si esto sucede, se desconectará automáticamente al usuario anterior, para dar paso al nuevo usuario, caso contrario, si el usuario no tiene los permisos suficientes se muestra el correspondiente mensaje que no pudo ingresar al sistema (Ver Figura y ) y se mantendrá al usuario anterior. Figura Mensaje de Acceso Denegado. 166

167 Figura Mensaje de Acceso Denegado. Si los datos de usuario y/o contraseña son inválidos, es decir, dicho nombre de sesión no existe o la contraseña es errónea, el sistema mostrará su respectivo mensaje de error (Ver Figura ). Figura Mensaje de Error de Inicio de Sesión Cambio de Contraseña. o Haga clic en el menú Seguridad, luego seleccione el submenú Cambio de Contraseña, y se ejecutará la forma Cambio Contraseña (Ver Figura ). Para que el usuario pueda cambiar su contraseña al ingresar al sistema, es necesario que el usuario digite lo siguiente: 167

168 a. Contraseña Actual. Campo en donde el usuario debe escribir la contraseña actual con la que ingresa al sistema. b. Contraseña Nueva. Campo en donde el usuario debe escribir la nueva contraseña con la que ingresará al sistema. c. Confirmación de Contraseña Nueva. Campo en donde el usuario confirma la nueva contraseña ingresada. Figura Cambio de Contraseña Perfiles. o Haga clic en el menú Seguridad, luego seleccione el submenú Perfiles, y se ejecutará la forma Creación de Perfiles (Ver Figura ). Para crear un nuevo perfil el usuario debe de llenar los siguientes campos: 168

169 a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del nuevo perfil. b. Nombre: Campo alfanumérico, donde se especifica una breve descripción del nombre del perfil. Para poder otorgar permisos debemos de activar (chequear) las pantallas a la cual dicho perfil tendrá acceso dentro del sistema académico (Ver Figura ). Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; y si todos los datos fueron ingresados correctamente (Ver Figura 2.1.), Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error. 169

170 Figura Creación de Perfil. 170

171 Usuarios. o Haga clic en el menú Seguridad, luego seleccione el submenú Usuarios, y se ejecutará la forma Creación de Usuarios (Ver Figura ). Figura Creación de Usuarios. 171

172 Para crear un nuevo usuario, es necesario registrar los siguientes campos: a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al guardar el registro y sirve como identificador del nuevo usuario. b. Nombre: Campo alfanumérico, donde se registra el nombre del nuevo usuario que tendrá acceso al sistema. c. Usuario: Campo alfanumérico, donde se registra el nombre con el cual el usuario tendrá acceso al sistema académico. d. Contraseña: Campo alfanumérico, donde se registra la clave de acceso del usuario para ingresar al sistema. e. Perfil: Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del perfil que se le asignará al nuevo usuario y dependerá del perfil para el acceso a las formas del menú, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los perfiles existente en el sistema (Ver Figura ). f. Hora Inicio. Campo de tipo hora, donde se registra el inicio de jornada para que el usuario pueda ingresar al sistema. 172

173 g. Hora Fin. Campo de tipo hora, donde se registra la culminación de la jornada para dicho usuario, por lo que no podrá continuar dentro del sistema académico. Figura Listado de Perfiles Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados correctamente (Ver Figura 2.1.), Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error. 173

174 Parámetros. o Haga clic en el menú Seguridad, luego seleccione el submenú Parámetros, y se ejecutará la forma Definición de Parámetros (Ver Figura ). Figura Definición de Parámetros. Para iniciar un nuevo periodo lectivo es necesario ingresar los siguientes parámetros: Pestaña. Aperturado en (Ver Figura ): 174

175 a. Periodo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del periodo que entrará vigencia, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los periodos que se encuentran pendientes para su apertura (Ver Figura ). b. Tipo Curso. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso que se desea abrir en dicho periodo, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura ). c. Ciclo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del ciclo que estará en vigencia, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los ciclos existentes en el sistema (Ver Figura ). d. Pensum. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se especifica el código y nombre del pensum que estará en 175

176 vigencia, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los pensums existentes en el sistema (Ver Figura ). Pestaña. Otros Parámetros (Ver Figura ): e. Número de Materias Máximas a Tomar. Campo numérico en donde se especifica cuánto es el máximo de materias que puede un estudiante tomar para ese periodo lectivo. f. Número de Materias Mínimas a Tomar. Campo numérico en donde se especifica cuánto es el mínimo de materias que puede un estudiante tomar para ese periodo lectivo. g. Ver Materias de Nivel Superior Hasta. Campo numérico en donde se especifica hasta que cantidad de nivel superior un estudiante puede adelantar una o varias materias. h. Ver Materias de Nivel Inferior Hasta. Campo numérico en donde se especifica hasta que cantidad de nivel inferior un estudiante puede arrastrar una o varias materias. i. Número de Niveles del Pensum Actual. Campo numérico en donde se especifica cuántos niveles va a tener dicho pensum que va a estar en vigencia. 176

177 j. Número Máximo de Subgrupos. Campo numérico en donde se especifica que cantidad de subgrupos puede tener un paralelo en ese periodo lectivo. k. Aprueba Curso. Campo numérico donde se registra la calificación que el estudiante debe obtener para aprobar la materia correspondiente, el valor que se especifica en dicho campo, corresponde a la suma de notas dependiendo del número de parciales ingresados para dicho tipo de curso. l. Pasa a Suspenso. Campo numérico donde se registra la calificación necesaria para ir al suspenso, en caso que un estudiante no haya aprobado el curso. m. Aprueba Suspenso. Campo numérico donde se registra la calificación necesaria para que un estudiante apruebe el suspenso. n. Número de Cuotas. Campo numérico en donde es especifica en cuántas cuotas se dividirá la matrícula al realizar una orden de pago, en el caso que el financiamiento sea a crédito. o. Pagar Cuota Cada. Campo de numérico en donde se especifica cuantos días deben pasar para cancelar la siguiente cuota. p. Costo de Tesis. Campo numérico en donde se especifica cuál es el valor de la tesis en dicho ciclo y periodo lectivo. 177

178 q. Número de Cuotas para Tesis. Campo numérico en donde se especifica en cuántas cuotas se dividirá el valor de la tesis. r. Porcentaje de Primeras Cuotas. Campo numérico en donde se especifica cuál es el porcentaje a cobrar en la primera cuota del valor total del curso. s. Porcentaje de Otras Cuotas. Campo numérico en donde se especifica cuál es el porcentaje a cobrar para la demás cuotas del valor total del curso. Figura Definición de Parámetros. 178

179 Pestaña. Formatos para Notas (Ver Figura ): t. Número de Notas por Parcial. Campo numérico en donde se especifica cuántas nota se calificarán dentro de un parcial para dicho periodo lectivo. u. Nota Total. Campo numérico en donde se especifica cuál es la nota total que un estudiante puede obtener en el curso de apertura. v. Redondear Promedio. Campo de selección en donde se indica si la calificación final obtenida por un estudiante, debe ser redondeada o no redondeada, en caso de vistear el campo, se indica que la nota será redondeada. Además de aquello se especificará en la cuadrícula la descripción que se dará a cada nota parcial y el porcentaje de calificación de cada nota. 179

180 Figura Definición de Parámetros. Pestaña. Definición de Parciales (Ver Figura ): w. Número de Parciales. Campo numérico en donde se especifica cuántos parciales se crearán para dicho periodo lectivo. x. Número de Suspensos. Campo numérico en donde se especifica cuántos exámenes de suspenso se permitirán para dicho periodo lectivo. 180

181 y. Número de Recuperación. Campo numérico en donde se especifica cuántos exámenes de recuperación se permitirán para dicho periodo lectivo. Además de aquello se especificará en la cuadrícula los nombres que se darán a cada parcial creado. Se especifica el formato de los parciales. Figura Definición de Parámetros. 181

182 2.9. Reportes. o El sistema proporciona varios reportes, basado en las necesidades del usuario que utiliza el sistema académico. o Haga clic en el menú Reportes, y encontrará 4 opciones. La opción Listados proporciona los siguientes reportes: a. Reporte de Estudiantes por Grupo. b. Reporte de Inscripciones por Estudiante. c. Reporte de Docentes por Área Académica. d. Reporte de Rubros. e. Reporte de Estudiantes Matriculados. f. Reporte de Estadísticas de Inscritos. La opción Horarios proporciona los siguientes reportes: g. Reporte de Horarios por Grupo. h. Reporte de Horarios por Docente. La opción Calificaciones proporciona los siguientes reportes: i. Reporte de Calificaciones por Asignatura. 182

183 j. Reporte de Calificaciones por Estudiante. k. Reporte de Calificaciones por Parcial. l. Reporte de Atrasos en Entrega de Calificaciones. m. Reporte de Promedios Altos. La última opción Auditoría permite saber la actividad que ha realizado cada usuario. Cabe mencionar que en cada forma de reportes todos los campos tienen criterios de búsqueda, en los campos de periodo, ciclo y tipo de curso, se mostrará por defecto el último que se encuentre en curso, en el caso que el usuario desee realizar una consulta de un periodo, ciclo y/o tipo de curso anterior, puede dar clic en el botón auxiliar (Ver Figura 2.6) o presionando la tecla funcional F9 sobre dichos campos y aparecerá el listado correspondiente de donde el usuario puede escoger el que desee consultar; para generar el reporte debemos dar un clic en el botón imprimir y automáticamente haciendo una combinación de lo ingresado en cualquiera de las cajas de textos se visualizará el listado especificado. 183

184 Además los reportes que muestra el sistema constan de los siguientes datos básicos: En la parte superior del reporte se muestra los datos corresponde a la universidad, los cuales son: Logo de la Universidad. Universidad. Universidad de Guayaquil. Facultad. Facultad de Matemáticas y Físicas. Subunidad Académica. Escuela de Ingeniería Civil. Nombre del Reporte. Nombre del reporte con que el usuario lo conoce, esto depende del reporte a imprimir. A continuación, en la parte izquierda del reporte, se presenta los datos correspondientes al periodo, los cuales son: Periodo. Nombre del periodo especificado en los parámetros. Ciclo. Nombre del ciclo especificado en los parámetros. Tipo Curso. Nombre del tipo de curso especificado en los parámetros. 184

185 En la parte derecha del reporte, que sigue a continuación de la cabecera, se presenta los datos correspondientes al usuario que imprime el reporte, los cuales son: Usuario. Nombre del usuario que imprime el reporte. Fecha Impresión. Fecha en que el usuario realiza el reporte. Hora Impresión. Hora en que el usuario realiza el reporte. Nombre del Reporte. Nombre Real con el cual se conoce el reporte. Luego se muestra el detalle correspondiente al reporte que el usuario ha escogido LISTADOS Estudiantes por Grupo. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Listados y luego haga clic en la opción Estudiantes por Grupo y se ejecutará la forma Informe de Estudiantes por Grupo y por Asignatura (Ver Figura 2.62.). 185

186 Figura Criterios de Búsqueda de Estudiantes por Grupo y Por Asignatura. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada. El usuario debe especificar los siguientes campos: a. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema. b. Grupo. Campo en donde se especifica el código y nombre del grupo del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver 186

187 Figura 2.6), aparecerá una lista con los grupos existentes en el sistema. c. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la asignatura del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las asignaturas existentes en el sistema en el periodo respectivo. Una vez especificado los criterios de búsqueda, de clic sobre el botón Imprimir, y aparecerá el reporte Listado de Estudiantes (Ver Figura 2.63.). Este reporte muestra el Listado de los Estudiantes que se encuentran matriculados en el paralelo (grupo) especificado, en base al docente y asignatura especificada. Por ejemplo el reporte de la Figura 2.63 muestra todos los estudiantes matriculados en la sección MATUTINA, del grupo ANU1A, que escogen la materia FISICA 1 con el profesor QUINTO JIMÉNEZ DARWIN, del periodo y ciclo actual. 187

188 Figura Reporte de Listado de Estudiantes Inscripción por Estudiante. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Listados y luego haga clic en la opción Inscripción por Estudiante y se ejecutará la forma Informe Inscripción por Estudiante (Ver Figura y 2.64.). 188

189 Figura Criterios de Búsqueda por Estudiante. Figura Criterios de Búsqueda por Nivel a Cursar. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada, puede obtener el reporte escogiendo el estudiante inscrito o un nivel específico. El usuario debe especificar los siguientes campos: 189

190 a. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema. b. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre del estudiante del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los estudiantes inscritos en dicho periodo. c. Nivel a Cursar. Campo de selección, en donde el usuario puede especificar el nivel del cual desea obtener el reporte. Dando clic sobre el botón de opción, El usuario puede escoger entre el estudiante o el nivel a cursar. Una vez especificado los criterios de búsqueda, de clic sobre el botón Imprimir, y aparecerá el reporte Inscripciones de Estudiantes (Ver Figura 2.65.). Este reporte muestra el LISTADO DE MATERIAS del estudiante inscrito, en donde se detalla, el número de materias, grupo o paralelo en que ve la 190

191 materia, subgrupo en caso que la materia sea práctica, nombre de la materia escogida, número de veces que ha visto dicha materia, nivel de la materia, y docente que dicta dicha materia. Además en la parte inferior derecha del reporte se muestra la leyenda ENTREGADO POR en el cual constará la firma de la persona encargada de entregar dicho listado de inscripción. Por ejemplo el reporte de la Figura 2.65 muestra el nombre del estudiante inscrito ARELLANO MENDOZA WILLIAN XAVIER y el detalle de las materias escogidas en dicho periodo. Figura Reporte de Estudiantes Inscritos. 191

192 Nota: si el usuario escogió en los parámetros iniciales la opción Informe por Estudiante (Ver Figura 2.63), el reporte mostrará solo una hoja, correspondientes a la materia escogidas por dicho estudiante, en caso que el usuario haya escogido la opción Informe por Nivel a Cursar (Ver Figura 2.64), el usuario mostrará todos los estudiantes inscritos en dicho nivel con sus respectivas materias, en tantas hojas como sean necesarias, dependiendo de cuántas personas estén inscritas. Para ir a la siguiente hoja, de clic en el botón Siguiente (>) para visualizar el siguiente estudiante Docente por Área Académica. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Listados y luego haga clic en la opción Docente por Área Académica y se ejecutará la forma Informe Docentes por Área Académica (Ver Figura 2.66.). Figura Criterios de Búsqueda por Docente. 192

193 El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada, puede obtener el reporte escogiendo entre un rango de docentes. El usuario debe especificar los siguientes campos: a. Docente desde. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre del docente desde donde se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los docentes existentes en el sistema. b. Docente hasta. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre del docente hasta donde se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los docentes existentes en el sistema. Este reporte muestra el LISTADO DE DOCENTES POR ÁREA ACADÉMICA (Ver Figura 2.67.), en donde se detalla, el área académica, código y nombre el docente. 193

194 Por ejemplo el reporte de la Figura 2.67 muestra el nombre del área académica INGENIERÍA CIVIL y la lista de docentes asociados al área académica INGENIERÍA CIVIL. Dando clic en el botón siguiente (>) podrá ver las demás áreas académicas en donde se encuentra registrados dichos docentes. Figura Reporte de Listado de Docentes por Área Académica. 194

195 Nota: si el usuario no especifica ningún docente en ninguna de las cajas de texto, el sistema imprimirá un reporte de todos los docentes agrupados por cada área académica Rubros. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Listados y luego haga clic en la opción Descuentos y Aranceles y se ejecutará la forma Informe Descuentos y Aranceles (Ver Figura 2.68). Figura Criterios de Búsqueda por Rubros. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según A subunidad especificada. El usuario debe especificar el siguiente campo: 195

196 a. Subunidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la subunidad académica donde se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los subunidades existentes en el sistema. Este reporte muestra el LISTADO DE RUBROS (Ver Figura 2.69.), en donde se detalla, el nombre del rubro, la cantidad de veces que ese rubro ha sido procesado, el valor del rubro, tipo de cálculo, y el valor total procesado de dicho rubro. 196

197 Figura Reporte de Rubros Estudiantes Inscritos. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Listados y luego haga clic en la opción Estudiantes Inscritos y se ejecutará la forma Estadística Estudiantes Inscritos (Ver Figura 2.70.). 197

198 Figura Criterio de Búsqueda para Estudiantes Inscritos. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada, puede obtener un reporte estadístico de los estudiantes inscritos en la subunidad académica. El usuario debe especificar los siguientes campos: a. Subunidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la subunidad académica de la cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los subunidades existentes en el sistema. 198

199 b. Resumen por. Campo de selección, en donde el usuario puede escoger de que forma desea que se imprima el pastel estadístico. Entre las opciones para el resumen son: Nacionalidad. Categoría. Edad. Sexo. Este reporte muestra un pastel de ESTADÍSTICA DE ESTUDIANTES INSCRITOS (Ver Figura 2.71.), en base al resumen elegido por el usuario, además en la parte derecha del reporte se muestra un cuadro estadístico según el resumen escogido y sus porcentajes. Por ejemplo el reporte de la Figura 2.71 muestra un cuadro estadístico que esta basado en un RESUMEN POR NACIONALIDAD mostrando en la parte derecha el porcentaje de estudiantes inscritos por nacionalidad. 199

200 Figura Cuadro Estadístico de Estudiantes Inscritos Estudiantes Matriculados. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Listados y luego haga clic en la opción Estudiantes Matriculados y se ejecutará la forma Informe Estudiantes Matriculados (Ver Figura 2.72.). 200

201 Figura Criterio de Búsqueda para Estudiantes Matriculados. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada. El usuario debe especificar el siguiente campo: a. Subunidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la subunidad académica de la cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los subunidades existentes en el sistema. Este reporte muestra el LISTADO DE ESTUDIANTES MATRICULADOS (Ver Figura 2.73.), en donde el código, cédula, apellidos y nombres del estudiante y el valor cancelado por la matrícula. 201

202 Por ejemplo el reporte de la Figura 2.73 muestra un listado de todos los estudiantes inscritos dentro de la subunidad académica ESCUELA DE INGENIERÍA CIVIL. Figura Reporte de Estudiantes Inscritos. 202

203 Horarios Horarios por Grupo. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Horarios y luego haga clic en la opción Horarios por Grupo y se ejecutará la forma Informe Horarios por Grupo (Ver Figura 2.74.). Figura Criterios de búsqueda para Horarios por Grupo. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada, puede obtener el reporte escogiendo el grupo. El usuario debe especificar los siguientes campos: a. Secciones. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o 203

204 dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema. b. Grupo. Campo en donde se especifica el código y nombre del grupo del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los grupos existentes en el sistema. Este reporte muestra el LISTADO DE HORARIOS POR GRUPO (Ver Figura 2.75.), en donde se visualiza el horario de clases del grupo especificado. Por ejemplo el reporte de la Figura 2.75 muestra el horario de clases correspondiente al Grupo ANU1A. 204

205 Figura Reporte de Horarios por Grupo Horarios por Docente. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Horarios y luego haga clic en la opción Horarios por Docente y se ejecutará la forma Informe Horarios por Docente (Ver Figura 2.76). 205

206 Figura Criterios de búsqueda para Horarios por Docente. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada, puede obtener el reporte escogiendo el docente. El usuario debe especificar los siguientes campos: a. Secciones. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema. b. Docente. Campo en donde se especifica el código y nombre del docente del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver 206

207 Figura 2.6), aparecerá una lista con los docentes existentes en el sistema. Este reporte muestra el LISTADO DE HORARIOS POR DOCENTE (Ver Figura 2.77.), en donde se visualiza el horario de clases del docente especificado. Por ejemplo el reporte de la Figura 2.77 muestra el horario de clases correspondiente al Docente QUINTO JIMÉMEZ DARWIN GERÓNIMO Figura Reporte de Horarios por Docente. 207

208 Calificaciones Notas por Asignatura. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Calificaciones y luego haga clic en la opción Notas por Asignatura y se ejecutará la forma Informe Notas por Asignatura (Ver Figura 2.78). Figura 2.78 Criterios de búsqueda para Notas por Asignatura. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada, puede obtener el reporte escogiendo el grupo y asignatura. El usuario debe especificar los siguientes campos: 208

209 a. Secciones. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema. b. Grupo. Campo en donde se especifica el código y nombre del grupo del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los grupos existentes en el sistema. c. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la asignatura del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las asignaturas existentes en el sistema. Este reporte muestra el LISTADO DE NOTAS POR ASIGNATURA (Ver Figura 2.79.), en donde se muestra el listado de calificaciones de los estudiantes inscritos en el grupo seleccionado. 209

210 Por ejemplo el reporte de la Figura 2.79 muestra el listado de notas de los estudiantes inscritos en el grupo MIG1A, correspondiente a la materia MATEMÁTICAS 1. Figura Reporte de Calificaciones por Grupo. 210

211 Notas por Estudiantes. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Calificaciones y luego haga clic en la opción Notas por Estudiantes y se ejecutará la forma Informe Notas por Estudiantes (Ver Figura 2.80.). Figura Criterios de búsqueda para Notas por Estudiantes. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada, puede obtener el reporte escogiendo el estudiante matriculado o un nivel específico. El usuario debe especificar los siguientes campos: 211

212 a. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema. b. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre del estudiante del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los estudiantes inscritos en dicho periodo. c. Nivel a Cursar. Campo de selección, en donde el usuario puede especificar el nivel del cual desea obtener el reporte. Dando clic sobre el botón de opción, El usuario puede escoger entre el estudiante o el nivel a cursar. Una vez especificado los criterios de búsqueda, de clic sobre el botón Imprimir, y se muestra el LISTADO DE NOTAS POR ESTUDIANTE (Ver Figura 2.81.), en donde se muestra el listado de calificaciones del estudiante especificado, el nivel que se encuentra, las materias escogidas y sus calificaciones parciales. 212

213 Por ejemplo el reporte de la Figura 2.81 muestra el listado de notas del estudiante BENAVIDES MELENDES JOSE MANUEL, que cursa el nivel 1 y el detalle de materias escogidas por ese estudiante con sus respectivas calificaciones. Figura Reporte de Notas por Estudiante. 213

214 Notas por Parcial. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Calificaciones y luego haga clic en la opción Notas por Parcial y se ejecutará la forma Informe Notas por Parcial (Ver Figura 2.82.). Figura Criterios de búsqueda para Notas por Parcial. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada, puede obtener el reporte escogiendo la asignatura y el tipo de calificación del cual desea el reporte. El usuario debe especificar los siguientes campos: 214

215 a. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema. b. Grupo. Campo en donde se especifica el código y nombre del grupo del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los grupos existentes en el sistema. c. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la asignatura del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las asignaturas existentes en el sistema. d. Tipo Calificación. Campo de selección, en donde el usuario puede escoger cual es la calificación que desea saber. Estas opciones depende del detalle que se realice en la forma de Parámetros (Ver Figura ). 215

216 Dando clic sobre el botón Imprimir, se muestra el LISTADO DE NOTAS POR PARCIAL (Ver Figura 2.82.), en donde se muestra las calificaciones de un parcial específico de los estudiantes matriculados en el grupo y materia especificado. Por ejemplo el reporte de la Figura 2.82 muestra el listado de notas del parcial RECUPERACIÓN del grupo MIG1A de la asignatura MATEMÁTICAS. Figura Reporte de Notas por Parcial. 216

217 Atrasos por Entrega. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Calificaciones y luego haga clic en la opción Atrasos por Entrega y se ejecutará la forma Informe Atrasos Notas (Ver Figura 2.83.). Figura Criterios de búsqueda para Atrasos de Notas. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada. El usuario debe especificar los siguientes campos: a. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema. 217

218 b. Grupo. Campo en donde se especifica el código y nombre del grupo del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los grupos existentes en el sistema (Ver Figura ). Dando clic sobre el botón Imprimir, se muestra el LISTADO DE ATRASOS DE NOTAS (Ver Figura 2.84.), en donde se detalla los docentes con sus respectivas materias y parcial en que han entregado las calificaciones fuera del tiempo reglamentario. 218

219 Figura Reporte de Atrasos de Notas Promedios Altos. o Haga clic en el Menú Reportes, luego seleccione el submenú Calificaciones y luego haga clic en la opción Promedios Altos y se ejecutará la forma Informa Promedios Altos (Ver Figura 2.85.). 219

220 Figura Criterios de búsqueda para Promedios Altos. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada. El usuario debe especificar los siguientes campos: a. Nivel. Campo de selección en donde se escoge el nivel del cual se desea obtener el reporte de promedios altos. b. Número Estudiante. Campo numérico en donde se especifica la cantidad estudiantes que va a obtener el reporte. c. Promedio Desde. Campo numérico en donde se especifica desde que calificación se desea obtener el reporte. d. Promedio Hasta. Campo numérico en donde se especifica hasta que calificación se desea obtener el reporte. 220

221 Dando clic sobre el botón Imprimir, se muestra el LISTADO DE MEJORES PROMEDIOS ALTOS (Ver Figura 2.86.), en donde se detalla a los estudiantes con mejor promedio de calificaciones, junto con su porcentaje de asistencia y promedio, agrupado por la sección y nivel especificados. Figura Reporte de Promedios Altos. 221

222 Auditoría. o Haga clic en el Menú Reportes, luego haga clic en la opción Auditoría y se ejecutará la forma Informe de Actividades (Ver Figura 2.87.). Figura Criterio de búsqueda para la auditoría. El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según los criterios de búsqueda especificada. El usuario debe especificar los siguientes campos: a. Máquina. Campo en donde se especifica el nombre de la máquina del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista de las máquinas que se encuentra registrada en la base. 222

223 b. Usuario. Campo en donde se especifica el nombre del grupo del usuario del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una lista con los usuarios que ha accedido al sistema. c. Actividad. Campo de selección en donde es especifica la actividad que se desea saber con respecto al usuario especificado. d. Fecha Desde. Campo de tipo fecha, en donde se especifica desde que día, mes y año se desea conocer las actividades realizadas por el usuario. e. Fecha Desde. Campo de tipo fecha, en donde se especifica hasta que día, mes y año se desea conocer las actividades realizadas por el usuario. Puede obviarse cualquiera de los campos mencionados. Dando clic sobre el botón Imprimir, se muestra el LISTADO DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL SISTEMA (Ver Figura 2.88.), en donde se muestra la máquina en donde se conecto al sistema, el usuario que se conecto, las tablas a las cuales accedió según la transacción 223

224 realizada, desde que forma accedió a la tabla, la actividad que realizó, y la fecha y hora en que realizó dicha transacción. Figura 2.88 Reporte de Actividades de Usuarios. 224

225 INDICE MANUAL DE USUARIO 1. INSTALACIÓN DE SISTEMA ACADÉMICO MATSYS REQUERIMIENTOS DEL EQUIPO A INSTALAR COMIENZA LA INSTALACIÓN EXPLICACIÓN DEL SISTEMA ACADÉMICO INTRODUCCIÓN CARACTERISTICAS DE MATSYS FUNCIONALIDADES DEL MATSYS ACCESO AL SISTEMA MENU DEL SISTEMA MANTENEDORES PARÁMETROS Países Provincia Ciudad Bancos Rubros Tipos Colegios Tipos de Cursos Secciones Salón Títulos Universitarios Docentes Universidad Facultad Subunidad Estudiante Asignatura Periodos Ciclos Área Académica TRANSACCIONES Asignatura Docente Horas Disponibles Docentes Optativas por Asignatura PROCESOS GENERACIÓN DE PENSUM

226 CONVALIDAR MATERIAS GENERACIÓN DE GRUPOS CREACIÓN DE HORARIOS CAMBIO DE PENSUM A ESTUDIANTE CAMBIAR GRUPO INSCRIPCIÓN Creación de Órdenes de Pago TESIS Inscripción Prórrogas Calificación ÓRDENES DE PAGO Duplicar Órdenes de Pago Registrar Órdenes Pagadas ANULAR MATERIA NOTAS Ingreso de Notas Cambio de Notas APERTURA DE CICLO CIERRE DE CICLO SEGURIDAD Cambio de Usuario Cambio de Contraseña Perfiles Usuarios Parámetros REPORTES LISTADOS Estudiantes por Grupo Inscripción por Estudiante Docente por Área Académica Rubros Estudiantes Inscritos Estudiantes Matriculados HORARIOS Horarios por Grupo Horarios por Docente CALIFICACIONES Notas por Asignatura Notas por Estudiantes Notas por Parcial Atrasos por Entrega Promedios Altos AUDITORÍA

227 UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales Mejoramiento e Implantación del Sistema Académico para la Carrera de Ingeniería Civil y Capacitación al Personal Administrativo TESIS DE GRADO Previo a la Obtención del Título de: INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES Autores: Paúl Chávez Vélez Luis Lazo Tuárez Peter León Herrera Darwin Quinto Jiménez GUAYAQUIL ECUADOR Año: 2007

228 AGRADECIMIENTO Gracias a Dios por permitir llegar a este momento, estando tan cerca de culminar mi carrera profesional el cual me ayudara a enfrentar con responsabilidad y rectitud cualquier decisión en la vida. Paúl Chávez V.

229 Primero dar gracias a Dios por las oportunidades que me ha dado de tener a una familia excelente. Quiero expresar un profundo agradecimiento y dedicar este trabajo a mis padres que me dieron la oportunidad de estudiar y gracias a su apoyo incondicional especialmente a mi madre que a pesar de la distancia me a sabido guiar por el camino correcto, a mi esposa por haber sabido comprender el esfuerzo que he realizado para conseguir la gran meta de culminar mi carrera, a mi hijo que ahora a pasado a ser unas de la razones mas importante de mi vida para salir adelante y así ser un gran ejemplo para él. Luis Lazo Tuárez.

230 Quiero expresar mi agradecimiento a Dios por permitirme llegar a esta instancia de mi vida profesional, a mis padres por haberme impulsado en todo momento para alcanzar este logro, a toda mi familia en sí por estar siempre a mi lado apoyándome y aconsejándome de manera acertada, y a todas aquellas personas que de una u otra forma estuvieron involucrados y colaboraron con el desarrollo de este proyecto. Peter León Herrera.

231 Agradezco a Dios por permitirme llegar a este momento y bendecido con una grandiosa familia en especial con unos padres espectaculares; a mis padres que nunca dudaron que cumpliría mi sueño y por dar todo para que yo pueda lograrlo; a mis hermanas que siempre me ayudaron y compartieron conmigo momentos buenos y malos; a mis queridos sobrinos que gracias a ellos tome fuerza de flaqueza para poder continuar en mi duro camino; a mi querida abuelita que me dio su apoyo y ayuda incondicional; a mis tíos que muchas veces me ayudaron en todo; y en general a toda mi familia por siempre estar ahí y poder contar con ellos en todo momento. Darwin Quinto J.

232 DEDICATORIA Dedico este trabajo a mis padres, hermanos y esposa quienes lo han dado todo por mí y a quienes les debo en gran parte lo que soy en este momento, con todo el corazón ofrecemos los frutos de nuestro trabajo. Paúl Chávez V.

233 A mis padres, Julio Lazo y Gloria Tuárez que han sido un gran ejemplo en mi vida por ser luchadores en la vida y no dejarse llevar por las situaciones adversas, y a Dios por darme unos padres como los que tengo. Luis Lazo Tuárez.

234 Este trabajo lo dedico a mi familia porque es por ellos que he logrado culminar una etapa muy importante en mi vida profesional. A mis padres Vicky y Lucho por demostrarme que no hay que rendirse sin agotar todos los recursos que existan, en especial a mi madre por brindarme todo apoyo y por estar siempre luchando junto a mi, afrontando todas los inconvenientes presentados para hacer realidad este sueño. A mis abuelos, a mis tíos y mis tías por su colaboración constante y sus consejos oportunos que me ayudaron a no desmayar a lo largo de esta etapa. Peter León Herrera.

235 Dedico el presente trabajo a Dios que gracias a sus bendiciones me encuentro culminando otra etapa de mi vida; a mis padres Gerónimo y Edith que me enseñaron a ser una persona de bien y a dar lo mejor de mi en todo lo que hago; a mis hermanas Magali, Maricel, Mariana, Joselyn por darme aliento en momentos de desaire; a mis sobrinos Katherine, Vanesa, Hugo, Eduardo, Bryan por ver en mi una persona en quien seguir su ejemplo, a mi abuelita Sabina por darme su cariño y confianza; a toda mi familia por estar siempre a mi lado en los momentos buenos, malos, alegres y tristes; que me enseñaron a levantarme tantas veces caía; en quienes vi un hombro donde apoyarme cuando me sentía sin fuerzas. Darwin Quinto J.

236 TRIBUNAL DE GRADUACION

237 DECLARACION EXPRESA La autoría de la tesis de grado corresponde exclusivamente a los suscritos, perteneciendo a la Universidad de Guayaquil los derechos que generen la aplicación de la misma. (Reglamento de Graduación de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales, Art. 26). Paúl Chávez Vélez. Luis Lazo Tuárez. Peter León Herrera. Darwin Quinto Jiménez.

238 RESUMEN EJECUTIVO Una actividad muy importante dentro de la carrera Ingeniería Civil es el proceso de matriculación, el cual se lleva de forma manual y consumiendo recurso, tiempo y dinero. Por lo que se decidió a realizar una inspección minuciosa del Sistema de Matriculación que fue desarrollado por una promoción anterior para adecuarlo a las nuevas necesidades de la misma. La nueva solución permitirá agilitar los nuevos procesos de matriculación ahorrando recurso, tiempo y dinero; proveyendo de reportes necesarios para llevar un control. La aplicación está desarrollada en un ambiente Microsoft, base de datos SQL Server, plataforma.net, haciendo referencia al lenguaje de programación Visual Basic.NET y funciona en Sistema Operativo Windows XP o Superior.

239 CAPITULO 1 1. INTRODUCCION 1.1 Antecedentes. En la actualidad la automatización de sistemas de cualquier índole es muy importante ya que con ello se ahorran recursos de todo tipo, es por ello que un punto importante para las personas responsables de la matriculación de la Carrera de Ingeniería Civil es sin duda alguna, la complejidad de realizar este proceso de forma manual, ya que conlleva gran cantidad de tiempo, dedicación y paciencia. El proceso de matriculación se desarrolla en grandes matrices (hechas en papel y a mano), cada vez que surge alguna consulta por parte del estudiante, resulta complejo volver a buscar la cartilla correspondiente al estudiante solicitado. 1.2 Visión. Proporcionar una herramienta confiable, flexible capaz de acoplarse a cualquier exigencia que demande una institución educativa de nivel superior, garantizándole la integridad de la información (Ver Figura 1.1). 1

240 1.3 Objetivo de la aplicación. Teniendo conocimiento del proceso arduo y tedioso que involucra la matriculación de forma manual; la aplicación tiene como objetivo facilitar el trabajo de la(s) persona(s) responsable(s) o encargada(s) de la elaboración de los mismos, permitiendo que realicen sus labores de forma más nítida, rápida y precisa. USUARIO PROCESO DE PENSUM Figura 1.1. Proceso de Matriculación La implantación de esta solución está orientada no sólo a la carrera de Ingeniería civil sino a cada una de las diferentes universidades que existen en Ecuador, tratándose de una estructura abierta y parametrizable. 1.4 Alcance de la aplicación. Considerando los requerimientos de los futuros usuarios de la aplicación, tenemos como resultado la implementación de diferentes opciones que 2

241 facilitan y a su vez agilizan el proceso de matriculación, entre ellas podemos mencionar las siguientes Niveles de Acceso Los accesos a la información están restringidos o habilitados de acuerdo a una bitácora especificada en la pantalla de Acceso al Sistema con su correspondiente perfil Auditoria del Sistema. La aplicación registra de manera automática los eventos tales como: Creación, Modificación y Eliminación ocurridas durante una sesión; de esta manera queda constancia de todas y cada una de las operaciones que se llevan a cabo, al mismo tiempo que permite identificar al responsable de dicha operación Modificación de parámetros. La aplicación permite la modificación de los parámetros cada vez que se apertura un ciclo. Considerando como parámetro aquel dato que sirve para identificar una característica que no cambiará durante el proceso de matriculación. 3

242 1.4.4 Información Filtrada. Establecer filtros consistentes al sistema Académico en el cual ingresando información en las cajas de textos podemos buscar y mostrar información relacionada de aquello que se consulte; ya sea esta acerca de docentes, asignaturas, pensum, etc. El resultado de la consulta podrá visualizarse de forma global en la pestaña resultado de búsqueda; o individual, en la pestaña principal del formulario Creación de Pensum en Modo Grafico. El usuario está capacitado para elaborar pensum según reformas, de forma rápida y sencilla; Los pensum son prioritarios, pues sin ellos no existirá el proceso de matriculación tanto para el pre-universitario, carrera y seminario Depuración de Errores. El sistema esta depurado para que no surjan posibles errores que nos ocasionen abortar del sistema en algún proceso del sistema de matriculación. 4

243 1.4.7 Depuración de la Base de Datos Consiste en una reestructuración total, es decir la eliminación de tablas innecesarias y/o redundantes, creación de nuevas tablas que almacenen la información necesaria para el sistema de matriculación Migración de Información Consiste en ingresar los datos personales y de calificaciones que se encuentran archivados en cartillas de todos los estudiantes de la carrera de ingeniería civil correspondiente a los siguientes niveles: Tercero año. Cuarto año. Quinto año Reportes. Los reportes son presentados de tal manera que el usuario tendrá el control, clasificación y documentación de todos los periodos, ciclos, grupos, asignaturas, docentes, estudiantes etc. Además de brindar una alta fiabilidad de la información, se enfoca en la realización de procesos de consultas e informes mucho más rápido para satisfacción del usuario final, entre los cuales tenemos: 5

244 Reportes de Listados Estudiantes por Grupo Inscripciones por Estudiantes Docentes por Área Académica Descuentos y Aranceles Estudiantes Matriculados Estadísticas de Inscritos Reportes de Horarios Grupo. Docente Calificaciones Asignatura. Estudiante Parcial Atrasos en Entrega Promedios Altos Auditoria 6

245 1.5 Contribución tecnológica. La mejora de esta solución es con la intención de brindar una ayuda a las personas encargadas del proceso de matriculación, así como también entregar un producto de fácil manejo, amigable y que refleje la información de forma rápida. 1.6 Cronograma. La duración y el cronograma de trabajo se detallan en el Anexo A. Duración: 18 meses 1.7 Plataforma Tecnológica. Como plataforma tecnológica hemos utilizado un Ambiente Microsoft, la misma se describe a continuación: 1.8 Arquitectura de Datos. Base de Datos SQL Server, presentando características tales como: Desarrollar e implantar aplicaciones empresariales más escalables, fiables y seguras Optimizar la productividad de los departamentos de Tecnología de Información reduciendo la complejidad en la creación, 7

246 implantación y administración de las aplicaciones de bases de datos. Compartir datos a través de múltiples plataformas, aplicaciones y dispositivos para facilitar la interconexión entre sistemas internos y externos. Ofrecer soluciones de inteligencia empresarial que ayuden a tomar decisiones con fundamento y aumentar la productividad por toda la empresa; y Controlar los costos sin sacrificar el rendimiento, la disponibilidad ni la fiabilidad. 1.9 Arquitectura de Aplicación. Aplicaciones desarrolladas en plataforma.net, haciendo referencia al lenguaje de programación Visual Basic.NET con el objetivo de estar en la punta de Tecnología de manejo de información que existe actualmente. Aplicación para el manejo y desarrollo de reportes, Crystal Report 9.0 versión Professional. Plataforma de Sistema Operativo: Windows XP. 8

247 1.10 Infraestructura Tecnológica. En hardware de estaciones de trabajo, todos los requerimientos mínimos para la implantación de sistemas basados en arquitectura.net. En hardware de servidores, servidores con la capacidad de trabajar y soportar la base de datos. La infraestructura necesaria para lograr el rendimiento y la disponibilidad de la información entre los diferentes componentes o elementos que la utilizan Recursos necesarios A continuación se detallan los recursos necesarios tanto para el desarrollo e implementación de la solución propuesta: Para el desarrollo de la aplicación. Recurso humano 4 desarrolladores y/o analistas, para acciones de documentación y desarrollo del código fuente del software. Recurso Tecnológico 4 computadoras PIV con 256 MB de RAM o superior, para el desarrollo y documentación 9

248 1 HUB de 8 puertos Plataformas Visual Studio.NET 2003, como herramienta de desarrollo para los Front End. Crystal Report 9.0, como herramienta para la elaboración de los diferentes reportes. SQL Server 2000, como herramienta de Base de Datos Para la implementación de la aplicación. Por estación a ser instalada 40 GB de disco duro o superior 256 MB de RAM o Superior Procesador P IV de 2.8 Ghz Monitor de 15 Sistema Operativo Windows XP. Para el servidor de Base de Datos 1GB de RAM 80 GB de disco duro (con preferencia disco SCSI) Procesador PIV de 3.2 Ghz o superior 10

249 Monitor 15 Sistema Operativo Windows 2000 o con tecnología NT 1.12 Casos de Uso El diagrama de caso de uso representa la funcionalidad completa de un sistema, mostrando su interacción con los agentes externos (actores) y los casos de uso (acciones) dentro del sistema. Los diagramas de casos de uso definen un grupo de funcionalidades afines de que el sistema debe cumplir con la finalidad de satisfacer todos los requerimientos que tiene a su cargo. En conclusión se pueden definir como vamos a visualizar las funciones más importantes que la aplicación puede realizar o como las opciones presentes en el menú de la aplicación (Ver Figura 1.2) 11

250 Sistema Académico Procesa Ingreso Ingresa Clave Accesa al Sistema Sistema de Nivel de Acceso Matriculación Procesa Procesa Modificación Secretaria Obtiene Eliminación Consultar Figura 1.2 Diagrama de casos de uso. 12

251 CAPITULO 2 2. ANÁLISIS 2.1. Actores Un actor es una entidad fuera del sistema con el cuál este interactúa, por ejemplo: Una persona, otro sistema que requiere servicios, otro sistema que provee servicios, los actores son entidades activas y su comportamiento no es predefinido, ellos son fuentes de eventos ante los cuales el sistema debe reaccionar Lista de Actores A continuación denotaremos cada uno de los actores que interactuaran con el sistema. Secretario General Secretarias Profesores Estudiantes Descripción de Actores Secretario General: Responsable de la coordinación de las funciones que ejercen las secretarias durante el proceso de matriculación y de todos los involucrados tales como: 13

252 Docentes Asignaturas Estudiantes Grupo y Sub-Grupo Horarios Convalidación de materias Pensum Realización de consultas y reportes Secretaria: Responsable del ingreso de los datos y notas del estudiante, así como también de las siguientes consultas: Reportes y Consultas de horarios de clases. Reportes y Consultas de las materias que dictase un docente. Consulta del listado de los estudiantes en un determinado salón. Docente: Responsable de entregar las calificaciones dentro de sus fechas establecidas, así como también el listado de sus horas disponibles para poderle asignar sin inconveniente sus asignaturas a dictarse en los diferentes grupos. 14

253 Estudiantes: Responsables de entregar todos los documentos necesarios para que pueda ser matriculado sin inconvenientes Casos de Uso Un caso de uso es una secuencia de interacciones entre un actor y el sistema en la obtención de algunos servicios de la aplicación, de esta forma los servicios que deben ser provistos definen los casos de usos Lista de Casos de Uso Desarrollaremos a continuación el listado de los principales casos de uso, basado en los requerimientos funcionales del sistema. Asignatura Pensum Inscripción Grupo Ciclo Convalidar Materia Salón Período Seguridad Reportes 15

254 2.2.2 Descripción de Casos de Uso Describimos cada uno de los casos de usos enumerados en el punto anterior, esto nos dará una idea más clara de cuales son las tareas esenciales que abarcaremos dentro de nuestro esquema funcional. Caso de Uso Actores Función Descripción Asignatura Secretario General, Secretarias Permitir el mantenimiento de las Asignaturas Caso de uso que específica la información de todas las asignaturas que se encuentren activas en la carrera de Ingeniería Civil. El responsable podrá ingresar, modificar, eliminar la información correspondiente a las asignaturas que existen o se manejan dentro de la carrera de civil. Para ingresar una nueva asignatura, se necesita introducir información tal como: Código: Campo alfanumérico que identifica la asignatura por ejemplo 105. Descripción: Campo alfabético donde se registra una breve descripción de la asignatura. Área Académica: Campo de búsqueda en la cual se establece el área a la que representa la asignatura. Modalidad: Campo de selección que representa si la asignatura es única o múltiple. Optativa: Campo opcional que indica si la asignatura es dependiente o no. Para el caso de cambios o eliminaciones de una asignatura, se permitirán alteraciones en todos los campos siempre y cuando no estén relacionados con algún registro. 16

255 Caso de Uso Actores Función Descripción Pensum Secretario General, Secretarias Permitir el mantenimiento de los Pensum Caso de uso que específica la información de los diferentes pensum activos, pendientes e inactivos. El responsable podrá ingresar pensum, para modificar y eliminar algún pensum este deberá de estar en estado pendiente. Para ingresar un nuevo pensum, se necesita introducir información tal como: Descripción: Campo alfanumérico donde se registra una breve descripción del pensum. Por ejemplo: pensum Sub-unidad Académica: Campo de búsqueda donde se registra la sub. unidad académica del pensum a crear. Tipo de Curso: Campo de búsqueda donde se establece el tipo de curso del pensum a crear. d Además debemos de registrar las materias correspondientes a cada nivel de ese pensum. Para el caso de modificaciones o eliminaciones de un pensum, sólo se permitirán alteraciones/eliminaciones en los pensum pendientes. Caso de Uso Actores Función Descripción Inscripción Secretario general, Secretarias. Permitir la inscripción de los Estudiantes Caso de uso que específica la información de los estudiantes que se van o están matriculados. El responsable podrá ingresar la información correspondiente a las asignaturas que el estudiante podrá cursan en los diferentes niveles de la carrera de Ingeniería civil. Para ingresar un nuevo estudiante, se necesita introducir información tal como: Cedula: Campo de búsqueda donde se registra la cedula del estudiante (Identificador único del estudiante). La modificación de las inscripciones solo se podrá con la autorización del secretario general indicando el motivo de dicha modificación. La eliminación de las inscripciones solo se podrá deshacer la inscripción realizada. 17

256 Caso de Uso Actores Función Descripción Grupo Secretario General, Secretarias Permitir el mantenimiento de los Grupos. Caso de uso que específica la información referente a los grupos que tiene una sub-unidad del sistema académico. El responsable podrá ingresar, modificar, eliminar la información correspondiente a los grupos que se encuentran creados en el sistema. Para ingresar un nuevo grupo, se necesita introducir información tal como: Tipo de Curso: Campo de búsqueda donde se registra el tipo de curso del grupo a crear. Sección: Campo de búsqueda donde se registra el tipo de sección que tendrá el grupo a crear. Salón: Campo de Búsqueda donde se registra el salón que tendrá asignado. Nivel: Campo numérico que se llena automáticamente cuando se ingresa el salón. Paralelo: Campo alfanumérico que se llena automáticamente cuando se llena el salón. Para la modificación y eliminación de los grupos solo se la podrá realizar si no esta relacionado con algún otro registro. Caso de Uso Actores Función Descripción Ciclo Secretaria General, Secretarias Permitir el mantenimiento de los ciclos. Caso de uso que específica la información de los diferentes ciclos que tendrá una carrera dependiendo de sus reformas. El responsable podrá ingresar la información correspondiente a los ciclos que se manejan dentro de la carrera de Ingeniería civil. Para ingresar un nuevo ciclo, se necesita introducir información tal como: Descripción: Campo alfanumérico donde se registra una breve descripción del ciclo. Tipo de Curso: Campo de búsqueda donde se registra el tipo de curso que tendrá el ciclo a crear. Periodo: Campo de búsqueda en donde se registra el período al cual pertenece el ciclo a crear. Pensum: Campo de búsqueda en donde se registrara el pensum que tendrá asignado el ciclo a crear. Para el caso de las modificaciones o eliminaciones a un ciclo, sólo se permitirán alteraciones/eliminaciones en aquellos que se encuentren en estado pendientes. 18

257 Caso de Uso Actores Función Descripción Caso de Uso Actores Función Descripción Convalidar Materia Secretaria General, Secretarias Permitir el proceso de Convalidaciones. Caso de uso que específica la información correspondiente a los pensum y materias que están involucrados en dicha convalidación. El responsable podrá ingresar la información correspondiente a la convalidación que se manejen dentro de la carrera de Ingeniería civil. Para realizar una nueva convalidación, se necesita introducir información tal como: Pensum: Campo de búsqueda en donde se registra el pensum que se va a convalidar contra otro pensum. Asignatura: Campo de búsqueda donde se registra la materia que se va a convalidar contra materias de otro pensum. Además debemos de registrar el pensum con el cual vamos a convalidar en conjuntamente con sus materias. Para el caso de las modificaciones o eliminaciones de una convalidación, sólo se permitirán alteraciones/eliminaciones en aquellos donde el pensum sea pendiente. Salón Secretaria General, Secretarias Permitir el mantenimiento de los salones. Caso de uso que específica la información de los diferentes salones que existen en la carrera de Ingeniería civil. El responsable podrá ingresar la información correspondiente a los ciclos que se manejan dentro de la carrera de Ingeniería civil. Para ingresar un nuevo salón, se necesita introducir información tal como: Descripción: Campo alfanumérico donde se registra una breve descripción del salón. Num. De salón: Campo numérico donde se registra el número que tendrá el salón. Número de estudiantes: Campo numérico en donde se registra el número máximo de estudiantes que tendrá dicho salón. Para el caso de cambios o eliminaciones de una asignatura, se permitirán alteraciones en todos los campos siempre y cuando no estén relacionados con algún registro. 19

258 Caso de Uso Actores Función Descripción Período Secretaria General, Secretarias Permitir el mantenimiento de los periodos Caso de uso que específica la información de todos los períodos que existen dentro de una carrera. El responsable podrá ingresar la información correspondiente al período dentro de la carrera de Ingeniería civil. Para ingresar un nuevo período, se necesita introducir información tal como: Descripción: Campo alfanumérico donde de registra una breve descripción del período. Fecha de inicio del período: Campo tipo fecha donde se registra el comienzo del período lectivo. Fecha final del período: Campo tipo fecha donde se registra el final del período lectivo Para el caso de cambios o eliminaciones de un período, se permitirán alteraciones en todos los campos siempre el período no este activo ni se halla cerrado, ósea solo cuando esta pendiente. Caso de Uso Actores: Función: Descripción: Seguridad Secretaria General, Secretarias Permitir el control de la seguridad del sistema El responsable podrá llevar un control de la seguridad del sistema, mediante el mantenimiento de usuarios y creación de perfiles que les serán asignados, a cada perfil se les asignaran las diferentes acciones que se pueden ejecutar mediante esto me definirá si debo restringir o permitir el acceso a las diferentes opciones y procesos del sistema. Para registrar un usuario, el responsable deberá ingresar información de atributos tales como: Nombre del usuario: Campo alfabético donde se describe el nombre del usuario. Usuario o login: Campo alfanumérico donde se registra el nombre alias del usuario con el que se conectará al sistema. Contraseña: Campo enmascarado donde se registra la clave para poder ingresar al sistema. Perfil: Campo de búsqueda donde se registra el perfil que tendrá el usuario a crear. Hora de inicio: Campo tipo hora donde se registra el hora inicial para poder ingresar al sistema. Hora Final: Campo tipo hora donde se registra la hora final para poder estar dentro del sistema. Podrán ser modificados todos los atributos e incluso se podrá cambiar de perfil al usuario. 20

259 Caso de Uso Reportes Actores: Secretaria General, Secretarias Función: Permitir la visualización de consultas y reportes de control. Descripción: Los responsables podrán generar reportes; los mismos que podrán realizarse de forma individual o colectiva. Los responsables visuales y/o impresas tales como: Reporte de estudiantes x período. Reporte de estudiantes x ciclo. Reporte de estudiantes x grupo. Reporte de estudiantes x asignatura. Reporte de estudiantes inscritos. Reporte de docentes x tipo de curso Reporte de docentes x ciclo Reporte de docentes x periodos Repote de descuentos Reporte de aranceles Reporte de notas Reporte de Parciales Reporte de Atrasos de Notas de Entrega Reporte de Promedios altos. Reporte de auditoria Diagramas de Casos de Uso Para determinar el alcance del proyecto nos hemos basado nuestro análisis en los gráficos que ilustraremos a continuación en donde se visualizara como interactúa el actor del sistema con los diferentes casos de Uso (Ver figuras ). 21

260 Sistema Académico Procesa Ingreso Ingresa Clave Accesa al Sistema Sistema de Nivel de Acceso Matriculación Procesa Procesa Modificación Secretaria Obtiene Eliminación Consultar Figura 2.1 Diagrama de Caso de Uso, Secretarias. Sistema Académico Procesa Ingreso Ingresa Clave Accesa al Sistema Sistema de Nivel de Acceso Matriculación Procesa Procesa Modificación Secretaria Obtiene Eliminación Consultar Figura 2.2 Diagrama de Caso de Uso, Asignatura. 22

261 Sistema Académico Secretaria Ingresa Clave Procesa Ingreso Ingresa Clave Nivel de Acceso Visualiza Pensum Procesa Procesa Modificación Obtiene Eliminación Consultar Secretario General Figura 2.3 Diagrama Caso de Uso, Pensum. Sistema Académico Procesa Ingreso «uses» Nivel de Acceso Visualiza Pensum Procesa Procesa Modificación Obtiene Eliminación Secretaria Consultar Interactua Estudiante Figura 2.4 Diagrama Caso de Uso, Inscripción. 23

262 Sistema Académico Procesa Ingreso Ingresa Clave Accesa al Sistema Nivel de Acceso Grupo Procesa Procesa Modificación Secretaria Obtiene Eliminación Consultar Figura 2.5 Diagrama Caso de Uso, Grupos. Sistema Académico Procesa Ingreso Ingresa Clave Accesa al Sistema Nivel de Acceso Ciclo Procesa Procesa Modificación Secretaria Obtiene Eliminación Consultar Figura 2.6 Caso de Uso, Ciclo. 24

263 Sistema Académico Pensun Obtiene Procesa Ingreso Ingresa Clave Nivel de Acceso Visualiza Convalida Materias Procesa Procesa Modificación Secretaria Obtiene Obtiene Eliminación Asignaturas Consultar Figura 2.7 Caso de Uso, Convalida Materia. Sistema Académico Procesa Ingreso Ingresa Clave Nivel de Acceso Accesa al Sistema Procesa Periodos Pendientes Procesa Modificación Secretaria Obtiene Eliminación Consultar Figura 2.8 Caso de Uso, Periodo 25

264 Sistema Académico Capacidad Salon Obtiene Ingreso Procesa Ingresa Clave Nivel de Acceso Accesa al Sistema Salon Procesa Procesa Modificación Secretaria Obtiene Eliminación Consultar Figura 2.9 Caso de Uso, Salón. Sistema Académico Ingreso Perfiles Procesa Procesa Procesa Obtiene Elimina Modifica Visualiza Consulta Ingresa Clave Nivel de Acceso Administrador Administra Seguridad Visualiza Ingreso Coordinador Académico Procesa procesa Elimina Usuario Procesa Obtiene Modifica Consulta Figura 2.10 Caso de Uso, Seguridad. 26

265 Sistema Académico Estudiantes x Periodo Estdiante x Ciclos Estudiantes x Grupo EStudiantes x Grupo Obtiene Obtiene Obtiene Estudante x Asignatura Obtiene Obtiene Estudiantes Inscritos Ingresa Clave Obtiene Obtiene Docente x Tipo de Curso Secretarias Nivel de Acceso Visualiza Genera Consultas y Reportes Obtiene Obtiene Docente x Ciclo Ingresa Clave Obtiene Docente x Período Obtiene Obtiene Descuentos y Aranceles Secretario General Obtiene Obtiene Notas Parciales Atrasos en Entrega de Notas Auditoria Figura 2.11 Caso de Uso, Reportes. 27

266 2.3. Escenarios Los escenarios denotan en forma precisa cual es la secuencia que realiza el usuario con el sistema a lo largo de su interacción, es decir que nos dará una visión detallada de las tareas que éste cumple al momento de ejecutar determinadas acciones, listamos a continuación algunos de los casos de usos mas importantes. Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Asignatura Secretario general, Secretarias Ingreso de Nueva Asignatura El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Código que identifica la asignatura Breve descripción de la asignatura. Área Académica en la cual esta la asignatura. Modalidad que representa si la asignatura es única o múltiple. Optativa que indica si la asignatura es dependiente o no. El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa toda la información pero existe un código de asignatura repetida. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y verifica que existe un código de la asignatura repetido y envía un mensaje de alerta al usuario diciendo que ya existe un registro asociado a ese código de la asignatura, el usuario procede a cambiar el código de la asignatura. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 28

267 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Asignatura Secretario general, secretarias Modificación de la asignatura El responsable modifica correctamente la descripción de la asignatura, tipo de curso, modalidad, optativa, nivel y envía a guardar. El responsable al modificar no ingresa toda la información necesaria. El usuario modifica los valores correctamente y envía a guardar pero no hay comunicación con la base de datos. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI el sistema envía un mensaje al usuario diciendo que el registro fue modificado correctamente. El sistema valida que no existe la información suficiente para realizar la operación y envía un mensaje al usuario indicándole que debe ingresar la información requerida. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Asignatura Secretario general, secretarias. Eliminación de la asignatura. El responsable elige la opción de eliminar una asignatura y ésta no tiene registros asociados, tal como tipo de curso, y materias optativas. El responsable elige la opción de eliminar una asignatura y ésta tiene registros asociados, tal como tipo de curso y materias optativas. El responsable envía a eliminar un registro pero no existe comunicación con la base de datos. El sistema envía un mensaje diciendo que el registro fue eliminado correctamente. El sistema envía un mensaje de error diciendo que la asignatura que intenta eliminar tiene registros asociados y que por lo tanto no puede eliminar el registro activo sin antes eliminarlo de las relaciones y no se realiza ningún tipo de operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 29

268 Caso de Uso Actores Escenario Supuesto Solución Pensum Secretario general, secretarias Ingreso del Pensum El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Nombre que identifica el pensum Sub-unidad académica Tipo de curso. El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. El responsable sobrepasa la selección de las materias. El responsable coloca un número de horas mayor al establecido en las pantallas anteriores. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje de error pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. El sistema valida y le emite un mensaje de error indicando que ya no puede seleccionar mas materias. El sistema valida y le emite un mensaje de error indicando que se ha sobrepasado del numero de horas. 30

269 Caso de Uso Actores Escenario Supuesto Solución Pensum Secretario general, secretarias Modificación del Pensum El responsable modifica la información completa de/los pensum(s) pendiente(s) y envía a guardar. El responsable modifica la información completa de/los pensum(s) pendiente(s) y no llena todos los campos y envía a guardar. El responsable modifica toda la información de/los pensum(s) pendiente(s) pero no hay comunicación con la base de datos. El responsable modifica toda la información de/los pensum(s) activos/inactivo(s). El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje de error pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. El sistema valida y le emite un mensaje de error indicando que ya se pueden modificar pensum activos o inactivos. Caso de Uso Actores Escenario Supuesto Solución Pensum Secretario general, secretarias Eliminación de Pensum El responsable elimina la información completa de/los pensum(s) pendiente(s) y envía a guardar. El responsable elimina toda la información de/los pensum(s) pendiente(s) pero no hay comunicación con la base de datos. El responsable elimina toda la información de/los pensum(s) activos/inactivo(s). El sistema valida y emite un mensaje indicando que el proceso se realizo con éxito. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. El sistema valida y le emite un mensaje de error indicando que ya no se pueden eliminar pensum activos o inactivos. 31

270 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Inscripción Secretario general, Secretarias Ingreso de una Nueva Inscripción El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Cedula que identifica al estudiante Nombre que identifica al estudiante. El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa un numero de cedula repetido. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y verifica que existe un código de la asignatura repetido y visualiza la información del estudiante. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Inscripción Secretario general, secretarias Modificación de una Inscripción El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Cedula. Nombre del estudiante. El responsable no modifica la información completa y envía a guardar. El responsable modifica toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI envía un mensaje indicando que el proceso se realizo correctamente. El sistema valida que se pueda realizar la modificación y si faltan de llenar campos obligatorios envía a un mensaje indicando el respectivo error. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 32

271 Caso de Uso Actores Escenario Supuesto Solución Inscripción Secretario general, secretarias Eliminación de Inscripción El responsable elimina una inscripción con algunos campos faltantes. El responsable elimina una inscripción con todos los campos llenos. El responsable elimina una inscripción pero no existe comunicación con la base de datos. El sistema valida y emite un mensaje indicando que no se puede eliminar ninguna inscripción. El sistema valida y emite un mensaje indicando que no se puede eliminar ninguna inscripción. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Grupo Secretario general, Secretarias Ingreso de un grupo El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Tipo de curso Sección Salón El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa un código de salón repetido. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y verifica que existe un código del salón repetido y visualiza un mensaje de error. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 33

272 Caso Uso Actores Escenario Supuestos Solución Grupo Secretario general, Secretarias Modificación de un grupo El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Tipo de curso Sección Salón El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso Uso Actores Escenario Supuestos Solución Grupo Secretario general, Secretarias Eliminación de un grupo El responsable ingresa el código del grupo y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del salón y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos. El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 34

273 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Ciclo Secretario general, Secretarias Ingreso de un ciclo El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Tipo de curso Período Pensum El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa un código de período repetido. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y verifica que existe un código del período repetido y visualiza un mensaje de error. Ciclo Secretario general, Secretarias Modificación de un Ciclo El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Tipo de curso El responsable modifica el código de un período. El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida y emite un mensaje de error indicando que no existe relación alguna entre los campos. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 35

274 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Grupo Secretario general, Secretarias Eliminación de un ciclo El responsable ingresa el código del ciclo y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del período y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del tipo de curso y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos. El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Convalida Materia Secretario general, Secretarias Ingreso de una convalidación El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Código de Pensum Pendientes Código de Asignatura del pensum pendiente Código de Pensum Activos/Inactivos Código de Asignatura del pensum Activo o Inactivo. El responsable no ingresa la información completa de los pensum/asignatura pendiente y envía a guardar. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 36

275 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Convalida Materia Secretario general, Secretarias Modificación de convalidación El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Tipo de curso El responsable modifica el código de un pensum/asignatura pendiente. El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida y emite un mensaje de error indicando que no existe relación alguna entre los campos. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso de Uso Convalida Materia Actores Secretario general, Secretarias Escenario Eliminación de una convalidación Supuestos El responsable ingresa el código del pensum/asignatura pendientes y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del pensum pendiente y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del pensum activo/asignatura y envía a eliminar. Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. 37

276 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Salón Secretario general, Secretarias Ingreso de un Salón El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Num. Del Salón Num. De Estudiantes El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Salón Secretario general, Secretarias Modificación de un Salón El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Num. Del salón num. De estudiantes El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida y emite un mensaje de error indicando que no existe relación alguna entre los campos. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos. 38

277 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Salón Secretario general, Secretarias Eliminación de un Salón El responsable ingresa el código del ciclo y envía a eliminar. El responsable ingresa la descripción del ciclo y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos. El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Período Secretario general, Secretarias Ingreso de un Período El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Fecha de inicio Fecha final El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable coloca la fecha final menor a la fecha de inicio. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y envía un mensaje de error indicando que la fecha de final debe de ser mayor a la fecha de inicio. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 39

278 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Período Secretario general, Secretarias Modificación de un Período El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Fecha de inicio Fecha de final El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Período Secretario general, Secretarias Eliminación de un Período El responsable busca un periodo y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar con campos vacíos. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos. El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación lógica se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 40

279 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Seguridad Secretario general, Secretarias Ingreso de un usuario El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Nombres Login Contraseña Perfil Hora de inicio Hora final El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable coloca la hora final menor a la hora de inicio. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y envía un mensaje de error indicando que la hora final debe de ser mayor a la hora inicial. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 41

280 Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Seguridad Secretario general, Secretarias Modificación de un Usuario El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Nombres Login Contraseña Perfil Hora de inicio Hora final El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable repite el login de un usuario. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y emite un mensaje de error indicando que el login de usuario ya existe. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. Caso de Uso Actores Escenario Supuestos Solución Seguridad Secretario general, Secretarias Eliminación de un Usuario El responsable ingresa el código del usuario y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar con campos vacíos. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos. El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación lógica se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. 42

281 2.4. Migración de Información El proceso de migración se basa en digitalizar la información existente en las cartillas que llevan manualmente los registros de los estudiantes en la carrera de ingeniería civil (Ver Figura 2.12), para ello describiremos todos los campos que serán migrados correspondientes a los estudiantes activos de los últimos 3 años. Campos Migrados Cédula del estudiante Nombres del estudiante Apellidos del estudiante Período de inscripción Código de la asignatura Nombre de la asignatura Nivel de la asignatura Notas del primer trimestre Notas del segundo trimestre Notas del tercer trimestre Para ello se coordino en conjunto con el personal involucrado en el proceso de matriculación de la carrera de ingeniería en civil para llevar a 43

282 cabo este con éxito, a continuación detallamos a las personas involucradas: Sra. Rocío Noboa Sra. Delia Maroyez Sra. Rita Villamar Srta. Carmen Murillo Cartillas Secretarias Usuario Cliente Base de datos Figura 2.12 Proceso de Migración 2.5. Diagrama de Entidad Relación Ver Anexo B 44

283 CAPITULO 3 3. DISEÑO 3.1 Diseño de Datos La actividad principal del diseño de datos es seleccionar representaciones lógicas de objetos de datos (estructuras de datos) identificada durante la fase de definición y especificación de requisitos. El proceso de selección puede incluir el análisis de estructuras alternativas para determinar el diseño más eficaz o puede incluir simplemente el empleo de un conjunto de módulos que proporcione las operaciones deseadas sobre alguna representación de un objeto. Un conjunto de datos bien diseñados pueden llevar a una mejor estructura, modularidad del programa y a una menor complejidad procedimental. Al rediseñar la estructura de datos existente vamos a proporcionar una base sólida eficaz en donde se van a realizar todas las operaciones bien estructuras tales como consultas, reportes y actualizaciones. A continuación se nombran y detallan a breve rasgos las tablas en la que se hicieron los cambios. Además cabe mencionar que en todas las tablas se eliminaron los campos de auditoria ya que ese proceso se lo va a 45

284 realizar mediante triggers en cada uno de los procedimientos arrastrando el nombre del usuario, maquina, actividad y pantalla que ha sido manipulada mediante el usuario Descripción de Tablas Modificadas Tbl_AreaAcademica En esta tabla se almacenaran todas las posibles áreas académicas que tenga la carrera. Tabla Original TBMA_Area_Acad1 Tabla Modificada Tbl_AreaAcademica PK PK ArAc_Codigo ArAc_Subunidad ArAc_Coordinado ArAc_Descripcio ArAc_Usuario ArAc_FecUl_Modi PK Id Codigo Descripcion IdDocente IdPeriodo Estado 46

285 Tbl_Asignatura En esta tabla se almacenaran todas las asignaturas que se dicten en la carrera de Ingeniería de civil. Tabla Original Tabla Modificada PK TBMA_Asignatura1 Asig_Codigo Asig_Nombre Asig_Numer_Punt Asig_Nivel Asig_Area_Acad Asig_Subunidad Asig_Horas_Sema Asig_Tipo Asig_Usuario Asig_FecUl_Modi PK Tbl_Asignatura Id Codigo Nombre Modalidad Estado Optativa De Tipo IdAreaAcademica Nivel Tbl_AsignaturaDocente En esta tabla se almacenaran todas las asignaturas cargadas a un docente para un período determinado. Tabla Original Tabla Modificada TBMI_Docen_Asig1 Tbl_AsignaturaDocente DoAs_Asignatura DoAs_Docente DoAs_Tipo_Curs DoAs_Grupo DoAs_Cupo_Estu DoAs_Anio_Lect DoAs_Ciclo DoAs_Usuario DoAs_FecUl_Modi PK PK PK PK PK IdDocente IdPeriodo IdCiclo IdAsignatura IdPensum 47

286 Tbl_Docente Esta tabla guardará información sobre cada uno de los docentes que dictan su cátedra en la carrera de Ingeniería Civil. Tabla Original Tabla Modificada TBMD_Docente1 Tbl_Docente PK Doce_Codigo PK id Doce_Cedula Doce_Nombre Doce_Apellido Doce_Provi_Resi Doce_Ciuda_Resi Doce_Domicilio Doce_Telefono1 Doce_Telefono2 Doce_Direc_Trab Doce_Telef_Trab Doce_Nacionalid Doce_Provi_Naci Doce_Ciuda_Naci Doce_Fecha_Naci Doce_Carne_Afil Doce_Empresa Doce_Universida Doce_Titul_Univ Doce_Logro_Obte Doce_Cedul_Mili Doce_Recor_Poli Doce_Usuario Doce_FecUl_Modi Codigo Cedula Nombre Apellido DireccionDomicilio TelefonosDomicilio Empresa DireccionTrabajo TelefonosTrabajo FechaNacimiento FechaIngreso FechaEgreso LibretaMilitar NumeroIess IdCiudad Cargas LogrosObtenidos IdSubunidad 48

287 Tbl_Estudiante En esta tabla almacenaremos todos los registros de los estudiantes que se inscriban en la carrera de civil. Tabla original Tabla Modificada TBME_Estudiante1 Tbl_Estudiante PK Estu_Codigo PK Id Estu_Colegio Estu_Cedula Estu_Apellido Estu_Nombre Estu_Nacionalid Estu_Sexo Estu_Provi_Naci Estu_Ciuda_Naci Estu_Fecha_Naci Estu_Estad_Civi Estu_Provi_Domi Estu_Ciuda_Domi Estu_Direc_Domi Estu_Telef_Domi Estu_Telef_Trab Estu_Nombr_Padr Estu_Categoria Estu_Nombr_Madr Estu_Especializ Estu_Anio_Grad Estu_Nota_Grad Estu_Nombr_Empr Estu_Universida Estu_Direc_Empr Estu_Carnet_IESS Estu_ Estu_Grupo_Sang Estu_Cedul_Mili Estu_Recor_Poli Estu_Observacio Estu_Exame_Grac Estu_Usuario Estu_FecUl_Modi I1,I3 I1,I2 I1 I1 Codigo Cedula Nombre Apellido Sexo NombrePadre NombreMadre DireccionDomicilio TelefonosDomicilio Empresa DireccionTrabajo TelefonosTrabajo FechaNacimiento FechaIngreso FechaEgreso LibretaMilitar NumeroIess IdCiudad IdCategoria IdColegio IdEspecializacion IdPensum IdTipoCurso Nivel Egresado 49

288 Tbl_Facultad En esta tabla se van a almacenar todas las facultades que pertenecen a las diferentes carreras dentro de una universidad. Tabla Original Tabla Modificada TBMA_Facultad1 Tbl_Facultad PK Facu_Codigo PK Id Facu_Nombre Facu_Decano Facu_Usuario Facu_Direccion Facu_FecUl_Modi Facu_Ubicacion Facu_Observacio Codigo Nombre IdUniversidad IdDocente Tbl_Colegio En esta tabla se va a almacenar todos los colegios que sean necesarios para registrar los datos del estudiante. Tabla Original Tabla Modificada TBMM_Colegio1 Tbl_Colegio PK Cole_Codigo PK Id Cole_Categoria Cole_Nombre Cole_Tipo Cole_Usuario Cole_FecUl_Modi Codigo Descripcion IdCategoria IdCiudad 50

289 Tbl_Tipos En esta tabla se va a almacenar varios criterios de tipos tales, como categorías, especializaciones, SubUnidad, etc. De esa forma optimizaremos la base de datos al tener una sola tabla para realizar varias opciones en nuestro sistema. Tablas Originales Tablas Modificadas TBMM_Categoria1 PK Cate_Codigo Cate_Observacio Cate_Usuario Cate_FecUl_Modi PK TBME_Especializ1 Espe_Codigo Espe_Descripcio Espe_Usuario Espe_FecUl_Modi PK PK Tbl_Tipos Tipo Codigo Descripcion Tbl_TiposVarios Tipo Codigo Descripcion TBMA_Tipo_Subu1 PK TiSu_Codigo TiSu_Descripcio TiSu_Usuario TiSu_FecUl_Modi 51

290 Tbl_Subunidad En esta tabla se va a almacenar todas las subunidades que puede tener una facultad. Tabla Original Tabla Modificada PK TBMA_Subun_Acad1 SuAc_Codigo SuAc_Tipo SuAc_Facultad SuAc_Nombre SuAc_Director SuAc_Nivel SuAc_Telefono1 SuAc_Telefono2 SuAc_Usuario SuAc_FecUl_Modi SuAc_Periodicid PK U1 Tbl_Subunidad Id Codigo CodTipoSubunidad IdFacultad IdDocente Descripcion Telefonos Tbl_Prerequisito En esta tabla se va a almacenar todas las dependencias de las materias según reformas de la facultad para estructurar los diversos pensum. Tabla original Tabla Modificada TBMA_Prerequisi1 Tbl_Prerequisito Prer_Asignatura Prer_Pensum Prer_Requisito Prer_Usuario Prer_Nivel Prer_FecUl_Modi PK PK PK IdAsignaturaPre IdAsignaturaDep IdPensum Correlativa Estado 52

291 Tbl_Pensum En esta tabla se va a almacenar todos los pensum creados según reformas de la carrera. Tabla Original Tabla Modificada TBMA_Pensum1 Tbl_Pensum PK Pens_Codigo PK Id Pens_Subunidad Pens_Descripcio Pens_Usuario Pens_Fecha_Inic Pens_FecUl_Modi Pens_Fecha_Cadu Pens_Estado U1 Codigo Descripcion IdSubunidad IdTipoCurso NumeroNiveles MateriasXNiveles NumeroSemanas Estado Tbl_Titulos En esta tabla se va a almacenar los diferentes títulos que puedan tener cualquier docente y a su vez los que emite la carrera. Tabla original Tabla Modificada PK TBMD_Titul_Univ1 TiUn_Codigo TiUn_Descripcio TiUn_Abreviatur TiUn_Usuario TiUn_FecUl_Modi PK Tbl_Titulos Id Codigo Descripcion Abreviatura 53

292 Tbl_Banco En esta tabla se va a almacenar los diferentes bancos con los que trabaja la universidad para que sus estudiantes puedan cancelar las diferentes cuotas o cursos. Tabla Original Tabla Modificada TBMM_Banco1 Tbl_Banco PK Banc_Codigo PK Id Banc_Descripcio Banc_Numer_Cuen Banc_Tipo_Cuen Banc_Usuario Banc_FecUl_Modi U1 Codigo Descripcion Cuenta TipoCuenta Abreviatura Las tablas descritas en el ANEXO C fueron eliminadas y reemplazadas por las descritas en el ANEXO D, las cuales serán explicadas en el manual técnico. 3.2 Migración de Información Ya conociendo los campos necesarios para hacer a migración de las cartillas descritas en la fase de análisis, se procedió a buscar la mejor opción para desarrollar una pequeña aplicación que nos sirviera de herramienta para lograr nuestros objetivos de digitalizar los 3 últimos años de los registros estudiantiles de la carrera de ingeniería en civil, llegando a la conclusión de desarrollarla en Visual Fox 7.0. (Ver Figura 3.1) 54

293 Figura 3.1 Interfaz para Migración de Cartillas Una vez desarrollada la herramienta que nos facilitara la digitalización de los datos, se coordino con las personas que custodian las cartillas como son las secretarias y con la autorización del Abogado. Se llego al acuerdo que nos faciliten fotos copias de las cartillas para poder hacer este proceso con mayor rapidez desde nuestros hogares. Una vez terminado este proceso se procedió a revisar los datos migrados por personas ajenas a las que ingresaron la información, escogiendo una muestra del 5% de las cartillas migradas obteniendo un 100% de fiabilidad en la información ingresada no teniendo que depurar ningún registro de los revisados. 55